Silne zarządzanie wiedzą procesy integrują działania zarządzania wiedzą—w tym odkrywanie, przechwytywanie, organizowanie, ocenianie, udostępnianie, ponowne wykorzystanie/zastosowanie i tworzenie—w istniejące procesy biznesowe, aby wewnętrzny lub zewnętrzny użytkownik końcowy mógł łatwo uzyskać dostęp, zastosować i/lub zaktualizować tę wiedzę w razie potrzeby. ‍

Jak rozwijać proces zarządzania wiedzą?

Rozwój systemów zarządzania wiedzą i procesów wewnątrz Twojego biznesu wymaga wstępnej oceny Twoich istniejących procesów biznesowych, aby członkowie zespołu zarządzania wiedzą mogli zintegrować kroki KM tam, gdzie ma to największy sens. Dopasowanie odpowiednich kroków lub działań zarządzania wiedzą do odpowiednich procesów biznesowych daje ludziom w Twojej organizacji dostęp do wiedzy, której potrzebują, aby podejmować ważne decyzje, zwiększać efektywność, komunikować się z zespołem lub klientami, skutecznie szkolić pracowników, dodawać swoją własną wiedzę i więcej.

Oto spojrzenie na najczęstsze systemy i procesy, które firma może zintegrować w organizacji w ramach skutecznego procesu zarządzania wiedzą:

Typowe kroki w procesach zarządzania wiedzą

Odkrywanie

Proces zarządzania wiedzą rozpoczyna się od odkrywania. Odkrywanie wiedzy to proces wydobywania informacji z danych, które mogą być przydatne w strategii, operacjach, komunikacji i rozwoju relacji w Twojej organizacji. Wykorzystanie analizy danych do identyfikacji wzorców, trendów lub korelacji w dużych zestawach danych transakcyjnych lub danych o relacjach z klientami jest przykładem odkrywania. 

Przechwytywanie

Przechwytywanie wiedzy oznacza nabywanie wiedzy, którą Twoja organizacja już posiada—wśród poszczególnych pracowników, zespołów, dokumentów lub procesów—jak również wiedzy zewnętrznej, aby mogła być dokumentowana, komunikowana i dzielona z korzyścią dla Twojego biznesu. Przeprowadzenie audytu istniejącej dokumentacji oraz zachęcanie do tworzenia treści w obszarach wiedzy, w których masz luki, jest kluczowe dla przechwytywania wiedzy.

{{cta}}

Organizacja

Organizacja wiedzy oznacza opisywanie, klasyfikowanie, kategoryzowanie i indeksowanie informacji, aby można je było łatwo odzyskać, nawigować, ponownie wykorzystywać i dzielić się nimi wśród pracowników, zespołów oraz innych kluczowych użytkowników. Odpowiedni system zarządzania wiedzą może pomóc Ci w sortowaniu i segmentowaniu wiedzy, aby informacje były łatwo dostępne dla osób, które najbardziej ich potrzebują. 

Ocena

‍ Aby wiedza przyczyniła się do korzystnych decyzji biznesowych, wywołała współpracę i innowacje oraz poprawiła procesy wewnętrzne i zewnętrzne, musisz zapewnić, że wiedza jest weryfikowana i walidowana. To oznacza integrację procesów, które zapewniają, że wszelkie informacje, które Twoja organizacja zamierza zastosować, są dokładne, kompletne, spójne i aktualne. Funkcje automatycznej walidacji w Twoim systemie zarządzania wiedzą, a także regularne przeglądy przez Twoich wewnętrznych ekspertów, są kluczowe. 

Dzielnie się wiedzą

‍Dzielenie się wiedzą obejmuje zarówno udostępnianie wiedzy tym, którzy aktywnie jej poszukują w Twojej organizacji, jak i bezpośrednie komunikowanie odpowiedniej wiedzy użytkownikowi, który mógłby ją zastosować dla korzyści Twojego biznesu. Liderzy zespołów powinni regularnie zachęcać, a być może nawet motywować, do dzielenia się wiedzą. 

Ponowne wykorzystanie/zastosowanie

‍Ponowne wykorzystanie lub zastosowanie wiedzy oznacza, że indywidualna osoba lub zespół może zebrać (i zorganizować/ocenić) wiedzę  i zastosować tę wiedzę, aby zwiększyć efektywność, poprawić operacje biznesowe, wykonać strategiczne zadanie, komunikować się skuteczniej z kolegami lub klientami itd. Udokumentowana lekcja wyciągnięta z złożonej interakcji pracownika z klientem może uprościć proces dla kolegi w podobnej sytuacji. 

Tworzenie

‍Tworzenie wiedzy to proces, w którym osoby lub zespoły w Twojej organizacji dodają to, czego się nauczyły — poprzez praktykę, nawigację procesów, interakcje wewnętrzne i zewnętrzne, niezależne badania oraz inne doświadczenia — do wspólnej wiedzy organizacji. Ta indywidualna wiedza może następnie być dzielona, ponownie wykorzystywana i stosowana, a także rozwijana przez przyszłych poszukiwaczy wiedzy. Ustalenie wytycznych dotyczących tworzenia treści i regularne komunikowanie wartości–oraz chwalebne/nagrodzenia za tworzenie—nowej istotnej treści może pomóc Ci w budowaniu kultury tworzenia wiedzy wśród Twoich zespołów. 

Zrozum, gdzie każdy element procesu zarządzania wiedzą może być zastosowany w Twojej strukturze organizacyjnej, i upewnij się, że proces zarządzania wiedzą w Twojej firmie jest w dobrych rękach z menedżerem wiedzy.