Vahvat tietämyksen hallinta prosessit integroidut tietämyksen hallinta toimenpiteet—ml. löytö, kaappaus, organisointi, arviointi, jakaminen, uudelleenkäyttö/soveltaminen ja luominen—olemassa oleviin liiketoimintaprosesseihin niin, että sisäinen tai ulkoinen loppukäyttäjä voi helposti käyttää, soveltaa ja/tai päivittää kyseistä tietoa tarpeen mukaan. ‍

Kuinka kehität tietämyksen hallintaprosessin?

Tietämyksen hallintajärjestelmien ja prosessien kehittäminen yrityksessäsi vaatii alkuarvioinnin nykyisistä liiketoimintaprosesseistasi, jotta tietämyksen hallinnan tiimin jäsenet voivat integroida KM-vaiheita, joissa niitä on järkevintä käyttää. Oikeiden tietämyksen hallinta-askeleiden tai -toimenpiteiden yhdistäminen sopiviin liiketoimintaprosesseihin antaa sinulle organisaatiossasi pääsyn tietoon, jota he tarvitsevat tehdäkseen tärkeitä päätöksiä, parantaakseen tehokkuuttaan, kommunikoidakseen tiiminsä tai asiakkaidensa kanssa, kouluttaakseen työntekijöitä tehokkaasti, lisätäkseen omaa asiantuntemustaan ja paljon muuta.

Tässä on katsaus yleisimpiin järjestelmiin ja prosesseihin, joita yritys saattaa integroida organisaatiossa tehokkaan tietämyksen hallintaprosessin avulla:

Tyypilliset vaiheet tietämyksen hallintaprosesseissa

Löytäminen

Tietämyksen hallintaprosessi alkaa löydöksestä. Tietämyksen löytäminen on prosessi, jossa uutetaan tietoa datasta, joka voi olla hyödyllistä organisaatiosi strategiassa, toiminnassa, viestinnässä ja suhteiden kehittämisessä. Data miningin käyttäminen suurista transaktiotai asiakassuhdedatasta kaavojen, trendien tai korrelaatioiden tunnistamiseksi on esimerkki löytämisestä. 

Kaappaus

Tietämyksen kaappaaminen tarkoittaa sellaisten tietojen hankkimista, joita organisaatiosi jo omistaa – yksittäisiltä työntekijöiltä, tiimeiltä, asiakirjoista tai prosesseista – sekä ulkopuolisen tiedon hankkimista, jotta se voidaan dokumentoida, viestiä ja jakaa liiketoimintasi hyväksi. Olemassa olevan dokumentaation tarkastaminen ja sisällön luomisen kannustaminen niillä tietämyksen alueilla, joilla sinulta puuttuu tietoa, ovat keskeisiä tekijöitä tietämyksen kaappamisessa.

{{cta}}

Organisointi

Tietämyksen organisointi tarkoittaa tietojen kuvaamista, luokittelua, kategorisointia ja indeksointia, jotta niitä voidaan helposti poimia, navigoida, käyttää uudelleen ja jakaa työntekijöiden, tiimien ja muiden tärkeiden käyttäjien kesken. Oikea tietämyksen hallintajärjestelmä voi auttaa sinua lajittelussa ja segmentoinnissa niin, että tieto on helposti saatavilla niille ihmisille, jotka tarvitsevat sitä eniten. 

Arviointi

‍Jotta tieto voi ohjata hyödyllisiä liiketoimintapäätöksiä, herättää yhteistyötä ja innovaatioita sekä parantaa sisäisiä ja ulkoisia prosesseja, on varmistettava, että tieto on varmennettu ja validoitu. Se tarkoittaa prosessien integroimista, jotka varmistavat, että kaikki tieto, jota organisaatiosi aikoo soveltaa, on tarkkaa, täydellistä, johdonmukaista ja ajankohtaista. Automaattiset vahvistusominaisuudet tietämyksen hallintajärjestelmäsi sisällä sekä säännölliset tarkastukset sisäisten asiantuntijoidesi toimesta ovat kriittisiä. 

Jakaminen

‍Tietämyksen jakaminen kattaa sekä tiedon jakamisen niille, jotka aktiivisesti etsivät sitä organisaatiossasi, että soveltuvien tietojen suoran viestinnän käyttäjälle, joka voi mahdollisesti hyödyntää sitä yrityksesi hyväksi. Tiimin johtajien tulisi säännöllisesti kannustaa ja mahdollisesti motivoida tietämyksen jakamista. 

Uudelleenkäyttö/soveltaminen

‍Tietämyksen uudelleenkäyttö tai soveltaminen on tilanne, jossa yksilö tai tiimi voi ottaa kaapatun (ja järjestetyn/arvioidun) tiedon  ja soveltaa sen tietämyksen käyttöä tehostaakseen tehokkuutta, parantaakseen liiketoimintaprosesseja, saavuttaakseen strategisia tavoitteita, kommunikoidakseen tehokkaammin kollegoiden tai asiakkaiden kanssa jne. Yhden työntekijän monimutkaisesta asiakaskohtaamisestsa dokumentoitu opetus voi virtaviivaistaa prosessia kollegalle samankaltaisessa tilanteessa, esimerkiksi. 

Luominen

‍Tietämyksen luominen tapahtuu, kun organisaatiosi yksilöt tai tiimit lisäävät oppimaansa – käytännön, prosessin navigoinnin, sisäisten ja ulkoisten vuorovaikutusten, itsenäisen tutkimuksen ja muiden kokemusten kautta – organisaation yhteiseen tietoon. Tätä yksilöllistä tietä voidaan sitten jakaa, uudelleenkäyttää ja soveltaa, samoin kuin tulevat tietohaasteet voivat laajentaa sitä. Sisältöluontiohjeiden laatiminen ja säännöllinen uuden relevantin sisällön arvon viestiminen – sekä sen suorittamisen kiittäminen/palkitseminen – voi auttaa sinua luomaan tietämyksen luomiskulttuurin tiimiesi keskuuteen. 

Ymmärrä, mihin kohtaan tietämyksen hallintaprosessista voidaan soveltaa organisaatiorakenteessasi, ja varmista, että yrityksesi tietämyksen prosessi on hyvissä käsissä tietämyksen hallitsijalla.