Starka kunskapshanterings processer integrerar åtgärder för kunskapshantering—inklusive upptäckter, fångst, organisering, bedömning, delning, återanvändning/tillämpning och skapande—in i befintliga affärsprocesser så att den interna eller externa slutanvändaren enkelt kan få tillgång till, tillämpa och/eller uppdatera den kunskapen efter behov. ‍

Hur utvecklar du en kunskapshanteringsprocess?

Utveckla kunskapshanteringssystem och processer inom ditt företag kräver en första bedömning av dina befintliga affärsprocesser, så att medlemmar från kunskapshanteringsteamet kan integrera KM-steget där de passar bäst. Att para ihop rätt steg eller åtgärder för kunskapshantering med lämpliga affärsprocesser ger människor i din organisation tillgång till den kunskap de behöver för att fatta viktiga beslut, öka effektiviteten, kommunicera med sitt team eller sina kunder, träna anställda effektivt, tillföra sin egen kompetens och mer.

Här är en översikt över de vanligaste systemen och processerna som ett företag kan integrera i hela organisationen med en effektiv kunskapshanteringsprocess:

Typiska steg i kunskapshanteringsprocesser

Upptäckten

Kunskapshanteringsprocessen börjar med upptäckten. Kunskapsupptäckte är processen för att extrahera information från data som kan vara användbar för din organisations strategi, verksamhet, kommunikation och relationsutveckling. Att använda datamining för att identifiera mönster, trender eller korrelationer inom stora mängder transaktions- eller kundrelationsdata är ett exempel på upptäckten. 

Fångst

Kunskapsfångst handlar om att skaffa den kunskap din organisation redan besitter—inom enskilda anställda, team, dokument eller processer—samt extern kunskap, så att den kan dokumenteras, kommuniceras och delas till fördel för ditt företag. Att genomföra en granskning av din befintliga dokumentation och uppmuntra skapande av innehåll inom kunskapsområden där du har luckor är avgörande för att fånga kunskap.

{{cta}}

Organisering

Kunskapsorganisation innebär att beskriva, klassificera, kategorisera och indexera information så att den lätt kan hämtas, navigeras, återanvändas och delas mellan anställda, team och andra viktiga användare. Det rätta systemet för kunskapshantering kan hjälpa dig att sortera och segmentera kunskap så att informationen är lättillgänglig för de som behöver den mest. 

Bedömning

‍För att kunskap ska kunna driva fördelaktiga affärsbeslut, skapa samarbete och innovation, och förbättra interna och externa processer, måste du se till att kunskapen är verifierad och validerad. Det innebär att integrera processer som säkerställer att information som din organisation avser att tillämpa är korrekt, komplett, konsekvent och uppdaterad. Automatiska valideringsfunktioner i ditt system för kunskapshantering, liksom regelbundna granskningar av dina interna experter, är avgörande. 

Delning

‍Kunskapsdelning omfattar både att göra kunskap tillgänglig för dem som aktivt söker den inom din organisation och direkt kommunicera lämplig kunskap till en användare som potentiellt kan tillämpa den för ditt företags fördel. Teamledare bör regelbundet uppmuntra och eventuellt incitamentera kunskapsdelning. 

Återanvändning/tillämpning

‍Kunskapsåteranvändning eller tillämpning är när en individ eller ett team kan ta fångad (och organiserad/beddyad) kunskap  och tillämpa den kunskapen för att öka effektiviteten, förbättra affärsverksamheten, slutföra en strategisk uppgift, kommunicera mer effektivt med kollegor eller kunder osv. En dokumenterad lärdom från en anställds komplexa kundinteraktion kan förenkla processen för en kollega i en liknande situation, till exempel. 

Skapande

‍Kunskapskapande är när individer eller team inom din organisation lägger till vad de har lärt sig–genom praktik, processnavigation, interna och externa interaktioner, oberoende forskning och andra erfarenheter–till organisationens kollektiva kunskap. Den individuella kunskapen kan då delas, återanvändas och tillämpas, samt utvidgas av framtida kunskapssökare. Att etablera riktlinjer för skapande av innehåll och regelbundet kommunicera värdet av – och berömma/belöna fullföljandet av—nytt relevant innehåll kan hjälpa dig att etablera en kultur av kunskapsskapande bland dina team. 

Förstå var varje komponent av kunskapshanteringsprocessen kan tillämpas inom din organisationsstruktur, och se till att ditt företags kunskapsprocess är i bra händer med en kunskapshanterare.