Stærke vidensstyrings processer integrerer vidensstyringshandlinger—herunder opdagelse, fangst, organisering, vurdering, deling, genbrug/anvendelse og skabelse—i eksisterende forretningsprocesser, så den interne eller eksterne slutbruger nemt kan få adgang til, anvende og/eller opdatere den viden, der er behov for. ‍

Hvordan udvikler man en vidensstyringsproces?

Udvikling af vidensstyringssystemer og processer i din virksomhed kræver en indledende vurdering af dine eksisterende forretningsprocesser, så medlemmer af vidensstyringsteamet kan integrere KM-trin, hvor de giver mest mening. At parre de rigtige vidensstyringstrin eller handlinger med passende forretningsprocesser giver folk i din organisation adgang til den viden, de har brug for, for at træffe vigtige beslutninger, forbedre effektiviteten, kommunikere med deres team eller klienter, uddanne medarbejdere effektivt, tilføje deres egen ekspertise og mere.

Her er et kig på de mest almindelige systemer og procestrin, som en virksomhed måtte integrere i hele organisationen med en effektiv vidensstyringsproces:

Typiske trin i vidensstyringsprocesser

Opdagelse

Processen for vidensstyring begynder med opdagelse. Vidensopdagelse er processen med at udvinde information fra data, der kan være nyttig for din organisations strategi, drift, kommunikation og udvikling af relationer. At bruge datamining til at identificere mønstre, tendenser eller korrelationer inden for store sæt af transaktions- eller kundedata er et eksempel på opdagelse. 

Fangst

Videnfangst er at erhverve den viden, som din organisation allerede besidder—inden for individuelle medarbejdere, teams, dokumenter eller processer—samt ekstern viden, så den kan dokumenteres, kommunikeres og deles til gavn for din virksomhed. At gennemføre et audit af din eksisterende dokumentation og opmuntre til indholdsoprettelse inden for de vidensområder, hvor du har huller, er nøglen til at fange viden.

{{cta}}

Organisering

Vidensorganisering betyder at beskrive, klassificere, kategorisere og indeksere information, så den nemt kan hentes, navigeres, genbruges og deles blandt medarbejdere, teams og andre kritiske brugere. Det rigtige vidensstyringssystem kan hjælpe dig med at sortere og segmentere viden, så information hurtigt er tilgængelig for de personer, der har mest brug for den. 

Vurdering

‍For at viden kan drive gavnlige forretningsbeslutninger, fremme samarbejde og innovation og forbedre interne og eksterne processer, skal du sikre dig, at viden er bekræftet og validere. Det betyder, at man integrerer processer, der sikrer, at alle oplysninger, som din organisation har til hensigt at anvende, er præcise, komplette, konsistente og opdaterede. Automatiske valideringsfunktioner i dit vidensstyringssystem samt regelmæssige anmeldelser af dine interne eksperter er kritiske. 

Deling

‍Vidensdeling omfatter både at gøre viden tilgængelig for dem, der aktivt søger den inden for din organisation, og direkte kommunikere passende viden til en bruger, der potentielt kunne anvende den til gavn for din virksomhed. Teamledere bør regelmæssigt opmuntre og eventuelt give incitamenter til vidensdeling. 

Genbrug/anvendelse

‍Viden genbrug eller anvendelse er, når en person eller et team kan tage fanget (og organiseret/vurderet) viden  og anvende den viden for at forbedre effektiviteten, forbedre forretningsdriften, fuldføre en strategisk opgave, kommunikere mere effektivt med kolleger eller kunder osv. En dokumenteret læring fra en medarbejders komplekse kundeinteraktion kan forenkle processen for en kollega i en lignende situation, for eksempel. 

Skabelse

‍Vidensskabelse er når enkeltpersoner eller teams inden for din organisation tilføjer det, de har lært—gennem praksis, procesnavigation, interne og eksterne interaktioner, uafhængig forskning og andre erfaringer—til organisationens kollektive viden. Den individuelle viden kan derefter deles, genbruges og anvendes, samt udvides af fremtidige videnssøgere. At etablere retningslinjer for content creation og regelmæssigt kommunikere værdien af – samt rose/belønne fuldførelsen af—nyt relevant indhold kan hjælpe dig med at etablere en kultur af vidensskabelse blandt dine teams. 

Forstå, hvor hver komponent af vidensstyringsprocessen kan anvendes inden for din organisationsstruktur, og sørg for, at din virksomheds videnproces er i gode hænder med en vidensmanager.