Sterk kunnskapshåndtering prosesser integrerer kunnskapshåndteringshandlinger—inkludert oppdagelse, fangst, organisering, vurdering, deling, gjenbruk/applikasjon og skapelse—i eksisterende forretningsprosesser slik at den interne eller eksterne sluttbrukeren enkelt kan få tilgang til, bruke og/eller oppdatere den kunnskapen etter behov. ‍

Hvordan utvikler du en kunnskapshåndteringsprosess?

Utvikling av kunnskapshåndteringssystemer og prosesser innenfor virksomheten din krever en innledende vurdering av eksisterende forretningsprosesser, slik at medlemmene i kunnskapshåndteringsteamet kan integrere KM-trinn der de gir mest mening. Å pare de riktige trinnene eller handlingene i kunnskapshåndtering med passende forretningsprosesser gir folk i organisasjonen tilgang til den kunnskapen de trenger for å ta viktige beslutninger, forbedre effektiviteten, kommunisere med teamet eller klientene sine, trene ansatte effektivt, legge til sin egen ekspertise, og mer.

Her er en oversikt over de vanligste systemene og prosessene et selskap kan integrere gjennom hele organisasjonen med en effektiv kunnskapsforvaltningsprosess:

Typiske trinn i kunnskapshåndteringsprosesser

Oppdagelse

Prosessen med kunnskapshåndtering begynner med oppdagelse. Kunnskapsoppdagelse er prosessen med å hente informasjon fra data som kan være nyttig for selskapets strategi, drift, kommunikasjon og utvikling av relasjoner. Å bruke datagruving for å identifisere mønstre, trender eller korrelasjoner innenfor store sett med transaksjons- eller kunde-relasjonsdata er et eksempel på oppdagelse. 

Fangst

Kunnskapsfangst er å tilegne seg kunnskapen organisasjonen din allerede besitter—innen individuelle ansatte, team, dokumenter eller prosesser—samt ekstern kunnskap, slik at den kan dokumenteres, kommuniseres og deles til fordel for virksomheten din. Å utføre en revisjon av din eksisterende dokumentasjon og oppmuntre til innholdsproduksjon i kunnskapsområder hvor du har hull, er nøkkelen til å fange kunnskap.

{{cta}}

Organisering

Kunnskapsorganisering betyr å beskrive, klassifisere, kategorisere og indeksere informasjon slik at den enkelt kan hentes, navigeres, gjenbrukes og deles blant ansatte, team og andre viktige brukere. Det riktige kunnskapshåndteringssystemet kan hjelpe deg med å sortere og segmentere kunnskap slik at informasjon er lett tilgjengelig for de som trenger det mest. 

Vurdering

‍For at kunnskap skal drive fordelaktige forretningsbeslutninger, fremme samarbeid og innovasjon, og forbedre interne og eksterne prosesser, må du sørge for at kunnskapen er verifisert og validert. Det betyr å integrere prosesser som sikrer at informasjonen organisasjonen din har til hensikt å bruke, er nøyaktig, fullstendig, konsistent og oppdatert. Automatiske valideringsfunksjoner innen ditt kunnskapshåndteringssystem, samt regelmessige vurderinger av dine interne eksperter, er kritiske. 

Deling

‍Kunnskapsdeling omfatter både å gjøre kunnskap tilgjengelig for de som aktivt søker det innen organisasjonen din, og direkte kommunisere passende kunnskap til en bruker som potensielt kan bruke den til fordel for virksomheten din. Teamledere bør regelmessig oppmuntre, og muligens incentivisere, kunnskapsdeling. 

Gjenbruk/applikasjon

‍Kunnskapsgjenbruk eller -applikasjon er når en enkeltperson eller et team kan ta fanget (og organisert/vurdert) kunnskap  og bruke den kunnskapen til å forbedre effektiviteten, forbedre forretningsdriften, fullføre en strategisk oppgave, kommunisere mer effektivt med kolleger eller kunder, osv. En dokumentert erfaring fra en ansatts kompliserte kundesamhandling kan forenkle prosessen for en kollega i en lignende situasjon, for eksempel. 

Skapelse

‍Kunnskapskapning skjer når enkeltpersoner eller team innen organisasjonen tilfører det de har lært—gjennom praksis, prosessnavigering, interne og eksterne interaksjoner, uavhengig forskning og andre erfaringer—til organisasjonens kollektive kunnskap. Den individuelle kunnskapen kan deretter deles, gjenbrukes og anvendes, samt utvides av fremtidige kunnskapssøkere. Å etablere retningslinjer for innholdsproduksjon og regelmessig kommunisere verdien av – og rose/belønne fullføringen av—nytt relevant innhold kan hjelpe deg med å etablere en kultur for kunnskapskapning blant teamene dine. 

Forstå hvor hver komponent av kunnskapsforvaltningsprosessen kan brukes innenfor organisasjonsstrukturen, og sørg for at selskapets kunnskapsprosess er i trygge hender med en kunnskapsforvalter.