¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento (KM) es el proceso de organizar, crear, usar y compartir el conocimiento colectivo dentro de una organización. La gestión exitosa del conocimiento incluye mantener la información en un lugar de fácil acceso, como una wiki o intranet de empleados.

Independientemente de la herramienta que elijas, solo unas pocas iniciativas pueden transformar verdaderamente el funcionamiento de una organización, y la gestión del conocimiento es una de ellas.

Tipos de gestión del conocimiento

El conocimiento es uno de los activos más valiosos de su organización. Almacenar, hacer crecer y compartir ese conocimiento es fundamental para cualquier empresa.

Desde esta perspectiva, el significado de la gestión del conocimiento incluye el proceso que le ayuda a adquirir, organizar y compartir:

• Conocimiento explícito (conocimiento que es fácil de escribir y compartir)
• ‍Conocimiento implícito (conocimiento aplicado)
• Conocimiento tácito (conocimientos adquiridos a partir de la experiencia personal)
• Conocimiento declarativo (conocimiento estático que es específico de un tema)
• Conocimientos procedimentales (conocimiento que se centra en el «cómo»)
• Conocimientos a posteriori (conocimiento subjetivo obtenido de la experiencia individual)
• Conocimientos a priori (conocimiento adquirido independientemente de la evidencia)

‍Obtenga más información sobre los diferentes tipos de gestión del conocimiento.

Proceso de gestión del conocimiento

En el nivel más alto, un proceso de gestión del conocimiento es la forma en que una empresa gestiona el conocimiento, desde su creación hasta su metodología organizativa, hasta la forma en que continúa asegurándose de que se comparte.

1. Creación de conocimiento. La creación de conocimiento comienza con la adquisición de conocimiento. Este conocimiento puede provenir de muchas fuentes, incluidos los empleados de una organización o personas externas a las que se contrata para obtener conocimientos o experiencia sobre un tema específico. A medida que se adquieren los conocimientos, el siguiente paso es entender para qué se utilizarán, cómo se aplicarán y dónde son aplicables.
2. Organización del conocimiento. Luego, el conocimiento debe estructurarse en un sistema de gestión del conocimiento para su uso futuro. Este conocimiento no solo debe organizarse, sino que también debe incluir funciones de seguridad para que el personal autorizado pueda acceder a ellos cuando sea necesario. Este proceso de organización del conocimiento es una parte importante de la gestión del conocimiento porque sin él, el conocimiento se desorganiza y no tiene estructura, lo que hace que sea difícil o imposible encontrarlo en el futuro cuando se necesite.
3. Intercambio de conocimientos. El proceso de organización del conocimiento se completa con intercambio de conocimientos. Este intercambio de conocimientos incluye desde la formación de conocimientos hasta el intercambio de conocimientos, donde los conocimientos pueden adquirirse o mejorarse mediante debates sobre los conocimientos con otros empleados de una organización.

Todos estos aspectos trabajan juntos para conformar un proceso de gestión del conocimiento, que promueve la colaboración y el intercambio de información.

Sumérjase más en los procesos de gestión de la información y descubra cómo obtener proceso de gestión del conocimiento comenzó en su empresa.‍

Cómo ayuda un sistema de gestión del conocimiento a las organizaciones

Cuando una organización puede acceder, compartir y actualizar fácilmente el conocimiento empresarial, puede ser más productiva y rentable. La capacidad de acceder al conocimiento correcto en el momento adecuado, a través de un sólido sistema de gestión del conocimiento, sirve de base para la toma de decisiones precisas y estimula la colaboración y la innovación.

Ventajas de un sistema de gestión del conocimiento

Cuanto más eficaz y eficientemente una empresa comparta su información con sus empleados, mejor será el desempeño de la empresa. Los beneficios de la gestión del conocimiento incluyen:

• Toma de decisiones más rápida
• Acceso eficiente al conocimiento y la información
• Mayor colaboración y generación de ideas
• Comunicación mejorada en toda la organización
• Mejora de la calidad de la información y los datos
• Más seguridad para la propiedad intelectual
• Entrenamiento optimizado

¿La gestión del conocimiento mejorará el rendimiento laboral?

UN Informe del McKinsey Global Institute indica que un sistema de gestión del conocimiento sólido puede reducir el tiempo de búsqueda de información hasta en un 35 por ciento y aumentar la productividad de toda la organización entre un 20 y un 25 por ciento. Las conclusiones extraídas de International Data Corp también corroboran el valor de un sistema de gestión del conocimiento, y destacan que las empresas incluidas en la lista Fortune 500 pierden aproximadamente 31.500 millones de dólares al año al no compartir conocimientos.

A medida que su empresa crezca, también lo hará la necesidad de acceder a una base de datos de conocimiento confiable para administrar su negocio de manera efectiva, atender a sus clientes y aumentar los ingresos. Sin un sistema de gestión del conocimiento, sus empleados se verán obligados a aprender y volver a aprender los procesos y la información. Se trata de una práctica ineficiente y costosa. Además, también puede correr el riesgo de perder esos procesos o información si un empleado tradicional o líder en conocimientos deja la empresa.

¿Qué hace un gestor del conocimiento?

Un administrador del conocimiento es responsable de garantizar que los empleados tengan fácil acceso a la información esencial que necesitan para ser productivos. Garantizan que la memoria organizacional permanezca en la empresa y permiten a las personas que asumen nuevas responsabilidades generar valor con mayor rapidez. La gestión del conocimiento mejora la rentabilidad y el administrador del conocimiento establece los procesos y procedimientos para almacenar y compartir el conocimiento en toda la organización. En muchos casos, también mantienen un software de fuente única de conocimiento.

Los gestores del conocimiento desempeñan funciones cruciales en las empresas impulsadas por los datos y el conocimiento. Se encargan de proporcionar a cada empleado individual la información necesaria para trabajar bien y aumentar la eficiencia general. Es habitual que los administradores del conocimiento marquen la pauta para una cultura de almacenamiento e intercambio de conocimientos en toda la organización, asegurándose de que el conocimiento correcto llegue a las personas adecuadas sin correr el riesgo de sobrecargar la información.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento?

Si se hace bien, la gestión del conocimiento agiliza el conocimiento de la empresa, haciéndolo accesible y práctico para todos los miembros de la organización. Con un buen sistema de gestión del conocimiento, toda la empresa puede decir adiós a la información perdida o aislada. Una empresa que fomenta una cultura de intercambio de conocimientos es aquella que crea un equipo adaptable, alineado, comprometido, resiliente y de alto rendimiento.

1. Aumenta la eficiencia y la productividad

Piense en todas las horas desperdiciadas buscando en varios sistemas la información que necesita. ¿Estaba en el chat, en un documento o en un correo electrónico? Cuando encuentre esa información, ¿cómo sabrá que es correcta si el conocimiento de la empresa está disperso en todos estos sistemas? ¿Y cuándo terminan realmente las tareas clave las personas a las que se les interrumpe constantemente?

Un sistema de gestión del conocimiento tiene como objetivo crear una fuente única y confiable de verdad a la que todos puedan acudir para encontrar la información que necesitan sin realizar múltiples búsquedas en varias fuentes ni interrumpir constantemente al personal esencial con preguntas repetidas. Un gran herramienta de gestión del conocimiento marca la diferencia día y noche en cuanto a la eficiencia operativa, ya que ahorra tiempo a los equipos de servicio y de TI y genera más ingresos para la organización.

2. Permite la toma de decisiones informadas

Las decisiones nunca deben tomarse en silos de información. Una empresa con conocimientos transparentes en toda la organización garantiza que todos trabajen con la misma información y con los mismos objetivos. Une a todos los empleados y garantiza que tengan toda la información que necesitan para tomar las mejores decisiones posibles.

3. Reduce la información duplicada u obsoleta

Después de haber dedicado tiempo a buscar información y finalmente encontrarla, ¿cómo puede saber si es la información más confiable y reciente? Cuando la información de la empresa reside en varios sistemas, se corre el riesgo de tomar decisiones o hacer referencia a información que no es precisa. A única fuente de verdad like Guru crea un espacio para que la información confiable viva, de modo que pueda adaptarse más rápido y mantenerse resiliente sin el riesgo de utilizar información desactualizada.

4. Evita los silos de la empresa

Una buena gestión del conocimiento elimina el riesgo de los silos de información y fomenta una cultura de transparencia y comunicación. Un silo de información se produce cuando solo una persona o un equipo conoce la información, lo que puede impedir que otros departamentos conozcan la información que necesitan para colaborar de manera eficaz. La gestión eficaz del conocimiento garantiza que todos tengan acceso al conocimiento que necesitan para trabajar en consonancia con los objetivos de la empresa y mantener la productividad.

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¿Qué tipo de información se captura en la gestión del conocimiento?

La información capturada como parte de la gestión del conocimiento puede incluir:

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Documentos

• Manuales de la empresa
• Desglose de beneficios
• Preguntas frecuentes sobre los productos
• Calendarios de días festivos
• Notas de lanzamiento
  

Datos del equipo

• Estrategia
• Informes de la competencia
• Cronogramas de desarrollo de productos
• Tácticas de presentación
• Obras en curso
• Mejores prácticas (como cómo usa Asana tu equipo o tu proceso de gestión de cambios)
  

Datos organizacionales

• Organigramas
• Flujos de adquisiciones
• Información de contrato individual
• Ubicación de la oficina e información de contacto
• Información sobre la marca
  

Noticias organizacionales

• Menciones en medios de la empresa
• Actualizaciones de tecnología de la información (TI)
• Actualizaciones generales
• Próximas promociones
• Puntuaciones e información sobre el NPS
• Actualizaciones de promociones

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Por qué falla la gestión del conocimiento

En un Pieza de 2015 para el Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, experto en análisis de negocios, explicó que hay muchas razones por las que la gestión de los conocimientos ha fracasado históricamente, pero las principales son tres:

1. Aferrarse al conocimiento. Es posible que algunos empleados quieran acumular conocimiento para mantener una posición o nivel de importancia en particular dentro de una empresa, mientras que es posible que otros simplemente no tengan tiempo, interés o un lugar para compartirlo. En todos estos casos, la información no se documenta, lo que significa que no se puede difundir ampliamente.
2. La búsqueda lleva mucho tiempo. Cuando las empresas carecen de soltera fuente de verdad, la información se puede difundir en demasiadas aplicaciones diferentes. Si un empleado no sabe dónde buscar o tiene que buscar una respuesta en demasiados sitios, puede que simplemente deje de buscar y empiece a confiar en sus colegas para que le den respuestas rápidamente.
3. La información está desactualizada. Si los procesos de gestión del conocimiento se utilizan principalmente para el almacenamiento de documentos en lugar de para la aplicación del conocimiento, la información antigua prolifera, lo que dificulta enormemente la búsqueda de la respuesta correcta. En este caso, una vez más, los empleados simplemente dejan de confiar en la base de conocimientos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión del conocimiento

¿Cómo puede la gestión del conocimiento promover el aprendizaje organizacional?

La gestión del conocimiento puede promover el aprendizaje organizacional mediante la creación de un cultura impulsada por el conocimiento, en el que la curiosidad y la apertura a la nueva información son una parte central de la estructura operativa de una empresa.

¿Cómo se puede implementar la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento se puede implementar mediante el uso de gestión de cambios métodos para elegir una base de conocimientos, establecer métricas de éxito y fomentar una alta adopción.

¿Quién es el propietario de la gestión del conocimiento?

Quién es el propietario de la gestión del conocimiento depende de la estructura y el tamaño de la empresa. En las empresas más pequeñas, es posible que todos tengan la responsabilidad de mantener la base de conocimientos y fomentar su buen uso, mientras que las grandes empresas pueden decidir contratar a una empresa dedicada gestor de conocimientos.

¿Qué es el ciclo de gestión del conocimiento?

El ciclo de gestión del conocimiento es el proceso mediante el cual se captura, procesa y distribuye el conocimiento.

¿Cuál es el impacto de la gestión del conocimiento en el desempeño organizacional?

Cuando se implementa correctamente, el impacto de la gestión del conocimiento en el desempeño organizacional puede ser enormemente beneficioso. Por ejemplo, en la investigación sobre empresas impulsadas por el conocimiento, que mantienen la tecnología de la información en el centro de sus culturas, el 94% alcanzó o superó sus expectativas de crecimiento para 2019.

Herramientas de gestión del conocimiento

Estos son algunos buenos ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento:

Sistemas de gestión documental

Estos sistemas actúan como archivadores digitales centralizados para los documentos de la empresa. Facilitan la recuperación de documentos, respaldan el cumplimiento normativo y mejoran el flujo de trabajo. Además, cuando se mejora un sistema de administración de documentos con contraseñas y procedimientos de respaldo, se mejora la seguridad de los documentos, pero no se protege completamente del acceso externo. Muchos sistemas de administración de documentos típicos tienen limitaciones de funcionalidad, por lo que las actualizaciones personalizadas pueden aumentar los costos. Este tipo de sistema no captura datos ni los analiza automáticamente.

Sistemas de administración de contenido

‍Sistemas de administración de contenido son similares a los sistemas de administración de documentos, pero almacenan audio, vídeo y otros tipos de medios además de los documentos.

bases de datos

Una base de datos es una aplicación informática que permite a las personas capturar, almacenar, analizar e interactuar con los datos. Las bases de datos se indexan para que la información sea más accesible. Los datos almacenados en las bases de datos pueden ser muy seguros porque el sistema prohíbe la manipulación. Sin embargo, pueden ser volátiles y, a menudo, su diseño y configuración son costosos. También requieren un alto nivel de habilidad para su uso y mantenimiento.

Almacenes de datos

Estos sistemas que abarcan toda la empresa extraen datos de diferentes partes de la organización y pueden ser muy eficaces para la elaboración de informes y el análisis. Almacenan datos actuales e históricos y transforman los datos en información significativa. Sin embargo, los almacenes de datos suelen ser sistemas de alto mantenimiento que requieren una integración compleja para proporcionar una visión unificada de los datos.

Intranets

Estas redes informáticas privadas basadas en plataformas con capacidad de búsqueda pueden proporcionar un recurso de información de fácil acceso que mejora la colaboración y las redes sociales dentro de su empresa. Pero es tradicional las intranets tienen algunos riesgos, incluido el fácil acceso de personal no autorizado. Descubra por qué Guru es la mejor opción para un moderno intranet de empleados.

Wikis

Estas páginas web son fáciles de usar herramientas colaborativas que permiten a cualquier persona publicar y almacenar información en una ubicación central. Pueden ser buenos lugares para mantener documentos comerciales o catálogos de productos. Sin embargo, dado que se pueden editar abiertamente, las wikis suelen incluir información errónea. Además, no están optimizadas para mostrar qué información contienen se está viendo o utilizando o dónde existen lagunas de conocimiento.

Redes sociales

Las redes sociales permiten a las personas conectarse entre sí, unirse a grupos, aportar información y discutir temas que les interesan. Las redes sociales pueden influir en el conocimiento organizacional. Los sistemas de gestión del conocimiento pueden aplicar las redes sociales para identificar, documentar y transferir conocimientos.

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Estrategias de gestión del conocimiento que impulsan la productividad

Hay tres estrategias principales de gestión del conocimiento para impulsar la productividad:

Facilite el intercambio de conocimientos

Cree una cultura en la que los empleados compartan conocimientos libremente entre sí, en lugar de acumularlos. Esto se logra mediante la implementación de herramientas de gestión del conocimiento que permiten encontrar y acceder al conocimiento fácilmente.

Cree procesos repetibles

No obligue a los empleados a reinventar la rueda cada vez que tengan conocimientos importantes que compartir. Contar con plantillas y otros documentos fáciles de compartir y editar hace que compartir conocimientos sea aún más efectivo y sencillo.

Incentivar la creación de conocimiento

Recompense a quienes aporten más conocimientos. La implementación de herramientas de gestión del conocimiento que faciliten el reconocimiento de los colaboradores puede ayudar a alentar a más personas a aportar conocimiento.

Fomentar un uso elevado

Hacer preguntas está bien, pero si los empleados solo interrumpen a sus colegas para obtener respuestas en lugar de consultar la base de conocimientos, comience a crear recordatorios amables para comprobar la base de conocimientos antes de preguntar. Esto no solo les ahorra tiempo, sino que también aumenta la eficiencia general.

En conjunto, estas estrategias mejoran el acceso a la información para todos los empleados y departamentos, lo que resulta en una cultura de apertura y curiosidad.

¿La base de conocimientos de su empresa hace que sea más productivo o menos? Siga este sencillo diagrama de flujo para averiguar en qué parte del espectro se encuentra, y luego descubre lo que significan los resultados.

Casos de uso de la gestión del conocimiento

Estos son algunos de los casos de uso más comunes de la gestión del conocimiento:

Incorporación de empleados

Los nuevos empleados necesitan mucha información muy rápidamente para convertirse en miembros efectivos de la organización. Un sistema de gestión del conocimiento puede proporcionar respuestas instantáneas, garantizando que todos estén en sintonía desde el primer día, lo que limita la frustración y reduce el tiempo de formación. Descubre cómo Guru acelera la incorporación de los empleados.

Comunicaciones y actualizaciones internas

Una buena gestión del conocimiento puede mejorar la colaboración al reducir el ruido de los chats. Al usar KM para crear un lugar dedicado a hacer y responder preguntas y ofrecer actualizaciones, está liberando tiempo para que todos puedan ser más eficientes. Descubre cómo Guru resuelve problemas de comunicación interna.

Servicio de atención al cliente simplificado

Dado que una de las principales métricas del servicio de atención al cliente es el tiempo de finalización de los tickets, asegurarse de que los representantes tengan acceso a la información que necesitan exactamente cuando y donde la necesitan hace imprescindible una buena gestión del conocimiento. Deje de poner a los clientes en espera o dejar las entradas abiertas durante días (o semanas) mientras los representantes localizan a la persona que tiene la respuesta correcta haciendo que esa persona se la dé a todos una vez. Descubre cómo Guru ayuda a las marcas a crear las mejores experiencias de cliente.

Product habilitacion

Mantener a todos informados sobre los últimos y más importantes cambios y actualizaciones de su producto requiere una solución simplificada y accesible para todos. Su sistema de gestión del conocimiento debe estar disponible en toda la empresa para garantizar que todos sepan qué está disponible y cuándo. Descubre cómo Guru mantiene a todos alineados en el desarrollo de productos.

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