Qu'est-ce que le partage des connaissances ?

Le partage des connaissances englobe à la fois le fait de rendre l'information disponible à ceux qui la recherchent activement au sein de votre organisation et de communiquer directement les connaissances appropriées à un utilisateur qui pourrait potentiellement les appliquer au bénéfice de votre entreprise. Les chefs d'équipe devraient régulièrement encourager, et éventuellement inciter, le partage des connaissances pour en faire une partie intégrante d'une culture d'apprentissage au sein de leur organisation.

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Les avantages du partage des connaissances

Il existe de nombreux avantages à un partage de connaissances efficace, tant pour les employés que pour l'ensemble de votre organisation. Avec le partage des connaissances, vous pouvez :

• Impliquer les employés – Surtout dans les grandes organisations, les employés peuvent avoir du mal à faire entendre leur voix ou à jouer un rôle important dans les décisions et initiatives de l'entreprise. Une culture de partage des connaissances efficace fonctionne de deux manières. Elle encourage les employés à partager leur expertise et à se connecter avec d'autres membres de l'équipe qui peuvent apprendre ou s'appuyer sur cette expertise. Elle communique également comment cette contribution de connaissances joue un rôle dans les grandes décisions ou avancées. 
• Réduire le travail en double et la redondance – Qu'il s'agisse d'une solution éprouvée à un problème client courant, d'un programme de formation particulièrement efficace ou d'un moyen plus rapide de réaliser des calculs financiers complexes, rendre les connaissances facilement recherchables ou partageables favorise la productivité en réduisant le besoin de rework.
• Prendre des décisions éclairées – Avec les bonnes connaissances à portée de main, qu'elles soient recherchées ou envoyées, les employés peuvent prendre des décisions plus rapides basées sur des connaissances pertinentes, vérifiées, mises à jour et souvent éprouvées. En fonction de leurs expériences uniques, ils peuvent également ajouter à ces connaissances, renforçant ainsi leur capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions.
• Éviter la perte de connaissances – Les connaissances institutionnelles ont de la valeur. Lorsque quelqu'un quitte votre entreprise, son expertise et son expérience précieuses peuvent être perdues pour votre entreprise. Une forte culture de partage des connaissances vous permet de préserver cette expérience et cette expertise pour l'accès futur de votre équipe. 
• Stimuler l'innovation – En engageant régulièrement les employés et en réduisant les redondances, vous encouragez les employés (et libérez leur temps) à contribuer aux connaissances de l'entreprise.  Cela leur permet de partager des domaines d'expertise que vous n'auriez peut-être pas autrement découverts et de collaborer de manière plus innovante et créative avec leurs collègues. 
• Identifier des opportunités de croissance – Avec une culture de partage des connaissances solide, vous pouvez identifier des contributeurs fréquents ou particulièrement impactants qui peuvent offrir une expertise unique ou avoir la capacité d'inspirer et d'enseigner à leurs collègues. Des opportunités de reconnaissance et de promotion de ces employés en tant qu'experts en la matière ou responsables peuvent suivre. 
• Améliorer les relations avec les clients – Un employé bien informé, confiant dans sa capacité à trouver les bonnes réponses et à les délivrer à ses clients, fournira de meilleures expériences client. Un employé qui se sent engagé et valorisé travaillera également plus dur pour améliorer et élargir les relations avec les clients.

Qu'est-ce que le partage des connaissances dans la gestion des connaissances ?

Le partage des connaissances est un processus de gestion des connaissances qui rend l'information disponible à ceux qui la recherchent activement, ainsi que la communique directement aux utilisateurs qui pourraient potentiellement l'appliquer au bénéfice de votre entreprise. Il existe deux types de connaissances qui s'appliquent dans un système de gestion des connaissances :

• Connaissances tacites englobent les expériences, compétences, intuitions, observations et méthodes conservées principalement dans l'esprit de vos employés—la façon dont ils travaillent. Bien qu'une partie de ces connaissances puisse être documentée, les connaissances tacites sont mieux partagées en reliant les bons employés et en permettant le temps pour un mentorat, une conversation approfondie et un travail collaboratif.
• Connaissances explicites sont des informations documentées qui sont facilement stockées, organisées, recherchées et appliquées. Les rapports et mémos, instructions, protocoles de formation et fiches de données sont des exemples de ce type de connaissance qui est facilement disponible aux employés via des recherches ou des partages directs (par email, webinaires, etc.).

En savoir plus sur les types de connaissances et comment nous transmettons les informations les uns aux autres, ainsi que pour apprendre et grandir individuellement.

Qu'est-ce qu'un système de partage des connaissances ?

Un système de partage des connaissances est une ressource qui permet aux employés d'accéder, de partager et de réutiliser ou appliquer des connaissances stockées dans toute votre organisation. Ces connaissances peuvent être documentées (explicites) ou se trouver dans l'esprit d'un autre employé ou d'un leader d'entreprise (tacites).

Un système de gestion des connaissances avec des fonctionnalités de recherche intuitives et un contenu bien organisé et étiqueté garantit que les employés qui cherchent des connaissances explicites peuvent les trouver facilement, être alertés d'autres connaissances pertinentes et les partager avec d'autres membres de l'organisation qui pourraient les utiliser de manière bénéfique. 

Pour promouvoir l'échange de connaissances tacites, un système de gestion des connaissances et une culture efficaces devraient également offrir des opportunités de connexions formelles et informelles avec des experts et des collègues. Des arrangements de mentorat ou de shadowing et des formations pratiques aux espaces de discussion moins structurés ou aux applications de messagerie, ces connexions permettent une circulation plus libre de l'information. 

Apprentissage organisationnel et partage des connaissances

L'apprentissage organisationnel continu permet à votre entreprise d'évoluer pour répondre aux besoins de vos clients et du marché et aide à identifier de nouvelles opportunités de croissance. Mais l'apprentissage organisationnel continu ne se fait pas dans le vide. Votre organisation doit chercher et créer des connaissances, encourager les employés à contribuer de nouvelles idées et offrir des opportunités de développement des employés et des discussions qui peuvent susciter de nouvelles idées et pratiques. Cela nécessite que vous trouviez des moyens de conserver les connaissances, pour qu'elles ne soient pas perdues si certains employés quittent l'entreprise. Cela nécessite également un partage des connaissances avec les bonnes personnes au bon moment grâce à des recherches intuitives, des communications directes et une culture qui encourage le partage et la collaboration réguliers.

Vous pouvez utiliser des outils de gestion des connaissances pour maximiser l'apprentissage organisationnel. Ces outils permettent aux employés (avec les bonnes autorisations) de collaborer à la création ou à la mise à jour de documents, de protocoles et de matériaux de formation ; de rechercher facilement et/ou de partager des matériaux de connaissances pertinents ; et de se connecter de manière à permettre aux connaissances tacites stockées dans l'esprit des employés d'être mieux comprises et appliquées (plus explicites). Les organisations apprennent et s'améliorent en partageant des connaissances et en agissant sur les idées tirées de ces connaissances.