Qu'est-ce que le partage des connaissances ?

Le partage des connaissances englobe à la fois la mise à la disposition des informations à ceux qui les recherchent activement au sein de votre organisation et la communication directe des connaissances appropriées à un utilisateur qui pourrait potentiellement les appliquer au profit de votre entreprise. Les chefs d'équipe devraient régulièrement encourager, voire encourager, le partage des connaissances afin de l'intégrer à la culture de l'apprentissage au sein de leur organisation.

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Les avantages du partage des connaissances

Un partage efficace des connaissances présente de nombreux avantages, tant pour les employés individuels que pour l'ensemble de votre organisation. Grâce au partage des connaissances, vous pouvez :

• Mobiliser les employés — Dans les grandes organisations en particulier, les employés peuvent avoir du mal à faire entendre leur voix ou à jouer un rôle important dans les décisions et les initiatives de l'entreprise. Une culture de partage des connaissances efficace fonctionne de deux manières. Il encourage les employés à partager leur expertise et à entrer en contact avec d'autres membres de l'équipe qui peuvent tirer parti de cette expertise ou s'appuyer sur celle-ci. Il explique également comment cette contribution aux connaissances joue un rôle dans les grandes décisions ou les avancées.
  

• Réduisez les retouches et la redondance — Qu'il s'agisse d'une solution éprouvée à un problème client courant, d'un programme de formation particulièrement efficace ou d'un moyen plus rapide d'effectuer des calculs financiers complexes, le fait de faciliter la recherche ou le partage des connaissances favorise la productivité en réduisant le besoin de retouches.
  

• Prenez des décisions éclairées — Avec les bonnes informations à portée de main, qu'elles soient recherchées ou envoyées, les employés peuvent prendre des décisions plus rapidement sur la base de connaissances pertinentes, vérifiées, mises à jour et souvent éprouvées. Sur la base de leurs expériences uniques, ils peuvent également enrichir ces connaissances, renforçant ainsi leur capacité à résoudre les problèmes et à prendre des décisions.
  

• Éviter la perte de connaissances — Les connaissances institutionnelles ont de la valeur. Lorsqu'une personne quitte votre entreprise, votre entreprise peut perdre son expertise et son expérience précieuses. Une solide culture de partage des connaissances vous permet de préserver cette expérience et cette expertise pour l'accès futur de votre équipe.
  

• Stimulez l'innovation — En engageant régulièrement les employés et en réduisant les licenciements, vous encouragez les employés (et vous leur libérez du temps) à contribuer aux connaissances de l'entreprise. Cela leur permet de partager des domaines d'expertise que vous n'auriez peut-être pas découverts autrement et de collaborer de manière plus innovante et créative avec leurs collègues.
  

• Identifier les opportunités de croissance — Grâce à une solide culture du partage des connaissances, vous pouvez identifier des contributeurs fréquents ou particulièrement influents qui peuvent offrir une expertise unique ou avoir la capacité d'inspirer et d'enseigner à leurs collègues. Des opportunités de reconnaissance et de promotion de ces employés en tant qu'experts en la matière ou en tant que gestionnaires pourraient suivre.
  

• Améliorez les relations avec les clients — Un employé bien informé, confiant dans sa capacité à trouver les bonnes réponses et à les fournir à ses clients, fournira une meilleure expérience client. Un employé qui se sent engagé et valorisé travaillera également plus fort pour améliorer et développer les relations avec les clients.
  

Qu'est-ce que le partage des connaissances dans la gestion des connaissances ?

Le partage des connaissances est un processus de gestion des connaissances qui met les informations à la disposition de ceux qui les recherchent activement et les communique directement aux utilisateurs susceptibles de les appliquer au profit de votre entreprise. Il existe deux types de connaissances applicables au sein d'un système de gestion des connaissances :

• Connaissances tacites englobe les expériences, les compétences, les intuitions, les observations et les méthodes stockées principalement dans l'esprit de vos employés, à savoir leur façon de travailler. Certaines de ces connaissances peuvent être documentées, mais il est préférable de partager les connaissances tacites en mettant en relation les bons employés et en leur laissant du temps pour le mentorat, une conversation approfondie et un travail collaboratif.
  

• Connaissances explicites est une information documentée qui peut être facilement stockée, organisée, recherchée et appliquée. Les rapports et les notes de service, les instructions, les protocoles de formation et les fiches techniques sont des exemples de ce type de connaissances qui sont facilement accessibles aux employés par le biais de recherches ou de partages directs (par e-mail, webinaires, etc.).
  

En savoir plus sur types de connaissances et comment nous nous transmettons des informations les uns aux autres, ainsi que pour apprendre et grandir individuellement.

Qu'est-ce qu'un système de partage des connaissances ?

Un système de partage des connaissances est une ressource qui permet aux employés d'accéder aux connaissances stockées dans l'ensemble de votre organisation, de les partager, de les réutiliser ou de les appliquer. Ces connaissances peuvent être documentées (explicites) ou conservées dans l'esprit d'un autre employé ou d'un dirigeant d'entreprise (tacite).

Un système de gestion des connaissances doté de fonctions de recherche intuitives et d'un contenu balisé bien organisé garantit que les employés qui recherchent des connaissances explicites peuvent facilement les trouver, être alertés d'autres connaissances pertinentes et les partager avec d'autres membres de l'organisation qui pourraient les utiliser à bon escient.

Pour promouvoir l'échange de connaissances tacites, un système et une culture de gestion des connaissances efficaces devraient également offrir des opportunités de relations formelles et informelles avec des experts et des collègues. Qu'il s'agisse de dispositifs d'observation ou de mentorat, de formations pratiques, d'espaces de discussion moins structurés ou d'applications de messagerie, ces connexions permettent une plus grande liberté de circulation de l'information.

Apprentissage organisationnel et partage des connaissances

L'apprentissage organisationnel continu permet à votre entreprise d'évoluer pour répondre aux besoins de vos clients et de votre marché et aide à identifier de nouvelles opportunités de croissance. Mais l'apprentissage organisationnel continu ne se fait pas dans le vide. Votre organisation doit rechercher et créer des connaissances, encourager les employés à apporter de nouvelles idées et offrir des opportunités de développement aux employés et des discussions susceptibles de susciter de nouvelles idées et pratiques. Cela nécessite que vous trouviez des moyens de conserver vos connaissances, afin de ne pas les perdre si certains employés partent. Cela nécessite également le partage des connaissances avec les bonnes personnes au bon moment grâce à des recherches intuitives, à des communications directes et à une culture qui encourage le partage et la collaboration réguliers.

Vous pouvez utiliser des outils de gestion des connaissances pour optimiser l'apprentissage organisationnel. Ces outils permettent aux employés (avec les autorisations appropriées) de collaborer à la création ou à la mise à jour de documents, de protocoles et de supports de formation ; de rechercher et/ou de partager facilement des supports de connaissances pertinents ; et de se connecter de manière à permettre aux connaissances tacites stockées dans l'esprit de chaque employé d'être mieux comprises et appliquées (plus explicitement). Les organisations apprennent et s'améliorent en partageant leurs connaissances et en agissant sur la base des enseignements tirés de ces connaissances.