文件管理系統還允許您創建、修改和管理業務文件。 這些文件可能是 PDF、文字處理文件、掃描並保存的紙本內容圖像、電子郵件、財務報告和電子表格。

文件管理系統的好處是什麼？

文件管理系統自動化企業的文件管理流程，為您和您的員工節省寶貴的時間，並幫助您清理和整理現有的實體和數字儲存空間。 

• 整理並適當標記的文件可以更輕易地檢索–這是另一種節省時間的方法，也能減少你員工和客戶的挫折感。
• 自動化流程還可以捕獲元數據，幫助驗證和確認您的文件，並對其進行分類，從而改善員工工作流程並增強協作能力。 
• 內建的安全功能幫助您設定訪問和許可規則，並查看文件何時被查看、共享和編輯。 
• 文件管理還允許你備份之前的紙本檔案，以及數位檔案如電子郵件，以防它們遺失。 

什麼是 EDMS 系統？

電子文件管理系統 (EDMS) 使您能夠更有效地存儲、組織、搜索、共享和分發許多類型的文件到整個組織中。 

EDMS 可以無縫地 集成到常規工作流程中。 這讓用戶可以使用工具和自動化流程，從而使創建和轉換文件的時間更少，並且更可靠。 EDMS 還幫助在這些文件中開辟更快且更輕鬆的合作之路，存儲和訪問文件，並保護和驗證這些文件。 

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7 種文件管理系統範例

有多種類型的文件管理系統可供選擇，因此檢視每個系統的功能很重要，以確定哪一個最符合你的組織需求。

專案管理平台

在計劃和管理專案時，專案經理和員工可以訪問包含相關文件的中心存儲庫。 利用這個軟體，專案團隊可以以唯讀或可編輯格式存儲文件並相互共享。 

內部知識庫

一個 內部知識庫 是由組織內的團隊成員創建的，以隨需應變的方式獲取專有和/或私有知識。 它應該包含盡可能多的信息和文檔，以幫助員工在最少的干擾下完成他們的工作。 這是一種有效的存儲、管理和共享內部文件的方法。 

合作工具

合作工具為您的組織成員在特定文件上一起工作提供了即時訪問，清晰了解誰在處理每個部分或組件，明確的批准結構，以及當需要或完成編輯或更新時的通知。 

知識管理工具

知識管理 指的是組織如何編目、更新和使用其員工的集體知識—包括過去和現在的知識。 它還是對該知識的分析。 文件是捕獲知識的重要範例，知識管理工具允許集中數字存檔公司文件。因此，文件可以更輕鬆地檢索——使工作流程更高效。 因此，文件可以更輕易地檢索—使工作流程更加高效。 當文件管理系統增強了密碼和備份程序時，文件安全性也得到了提升。 基於網路的文件管理工具

基於網絡的文件管理工具

基於網路的文件管理允許您的組織將數字文件組織到文件夾和子文件夾中，具備網頁導覽和共享、搜索及檢索文件的控制。 基於網路的文件管理工具允許您的員工在各種地點高效而安全地創建、合作、共享和搜索文件。 

雲端文件管理系統

雲端文件管理是由外部供應商提供並可在線訪問到您的組織。 雲端提供商通常負責所有維護和軟體更新，因此您不需要 IT 團隊來安裝或維護它。 儲存在雲端的文件可以在你的員工能上網的任何地方訪問，因為檔案自動儲存在雲端，你不需要擔心備份它們。 

本地文件管理系統

透過本地文件管理系統，您的組織使用自己的伺服器和儲存設備並進行自行維護。 您需要備份所有文件，以確保文件得以保存並安全。 雖然您始終控制著系統，但您的組織需要足夠的 IT 支持來進行維護和更新。 一個優勢是，因為本地系統不依賴於網際網路連接，當您的連接出現故障時，您仍然可以訪問文件。

文件管理示例能力與功能

有效的文件管理系統包含某些功能和能力，以確保你組織的所有文件都被妥善捕獲、轉換、儲存、組織和標記，輕易檢索並準備好進行分發和協作。 這些功能包括：

智能組織

為了改善工作流程、節省時間並提升你組織的效率，你希望合適的人能快速找到合適的文件。 一個良好組織的文件組織系統，運用智能分類、標籤、評分和驗證，將使您的搜索更快且更直觀。

清晰的可見性和導航

您的文件管理系統應該是用戶友善的。 一個吸引人的介面，配有明顯可見的搜索功能和其他工具，將意味著較少的挫折感以及更高的接受度和使用率。

強大的搜索功能

花在搜索所需文件上的時間更少，意味著您的員工將有更多時間進行合作、創新，並推動您的組織向前發展。 在文件經過你的文件管理系統的搜索優化後，能同時搜索你公司所有文件的能力，意味著團隊之間的挫折感更少，生產力更高。 

版本控制

一個保存所有版本（及其相關編輯和更新）的文件管理系統，對於輕鬆識別貢獻者之間的錯誤或差異、跟蹤文件進度和變更、避免內容重複，以及當問題出現時有時避免完全重寫是重要的。 

訪問和許可權

並非您組織中的每一位成員都需要編輯或貢獻每個文件。 一些重要文件應該是唯讀的，或者只能由特定經理修改，而其他文件則需要由關鍵團隊進行編輯。 設置特定許可的能力將使合適的人能夠訪問合適的文件。 

多樣的文件格式能力

商業文件可能以多種文件格式存在，從 PDF 和文字處理文件，到掃描並保存的紙本內容圖像，電子郵件、財務報告和電子表格。 您需要一個能夠支持所有這些格式的文件管理系統。