Um sistema de gerenciamento de documentos também permite que você crie, modifique e gerencie arquivos de negócios. Estes documentos podem ser PDFs, arquivos de processamento de texto, imagens digitalizadas e salvas de conteúdo em papel, e-mails, relatórios financeiros e planilhas.

Quais são os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos automatiza os processos de gerenciamento de documentos da empresa, economizando tempo valioso para você e seus funcionários, além de ajudar a limpar e desentulhar os espaços de armazenamento físicos e digitais existentes. 

• Documentos organizados e adequadamente etiquetados podem ser recuperados mais facilmente – uma economia de tempo a mais que também reduzirá a frustração entre seus funcionários e clientes.
• Processos automatizados também podem capturar metadados, ajudar a validar e verificar seus documentos e classificá-los, melhorando os fluxos de trabalho dos funcionários e aumentando as capacidades de colaboração. 
• Recursos de segurança integrados podem ajudar você a definir regras de acesso e permissão e ver quando os documentos foram visualizados, compartilhados e editados. 
• O gerenciamento de documentos também permite fazer backup de arquivos anteriormente em papel, bem como de arquivos digitais como e-mails, para que não sejam perdidos. 

O que é um sistema EDMS?

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) torna possível armazenar, organizar, pesquisar, compartilhar e distribuir de forma mais eficiente muitos tipos de documentos em toda a sua organização. 

Um EDMS pode ser integrado aos fluxos de trabalho regulares. Isso fornece aos usuários acesso a ferramentas e processos automatizados que tornam a criação e conversão de documentos menos demoradas e mais confiáveis. Um EDMS também ajuda a traçar um caminho para uma colaboração mais rápida e fácil dentro desses documentos, armazenando e acessando arquivos, e garantindo e verificando esses documentos. 

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7 exemplos de sistemas de gerenciamento de documentos

Existem vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos disponíveis, por isso é importante revisar as características de cada um para determinar qual atende melhor às necessidades da sua organização.

Plataformas de gerenciamento de projetos

Ao planejar e gerenciar projetos, gerentes de projeto e funcionários podem acessar um repositório central contendo documentos relevantes. Com este software, as equipes de projeto podem armazenar arquivos e compartilhá-los entre si em formatos somente leitura ou editáveis. 

Bases de conhecimento internas

Uma base de conhecimento interna é criada por e para membros da equipe dentro de uma organização para acessar conhecimentos proprietários e/ou privados conforme necessário. Deve conter o máximo de informações e documentação possível para ajudar os funcionários a realizarem suas tarefas com interrupções mínimas. É uma maneira eficaz de armazenar, gerenciar e compartilhar documentos internos. 

Ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração oferecem aos membros da sua organização que trabalham juntos em documentos específicos acesso instantâneo, uma visão clara sobre quem está trabalhando em cada seção ou componente, estruturas de aprovação claramente definidas, e notificações quando edições ou atualizações são necessárias ou concluídas. 

Ferramentas de gerenciamento de conhecimento

Gerenciamento do conhecimento  refere-se à forma como uma organização categoriza, atualiza e utiliza o conhecimento coletivo de seus funcionários—tanto do passado quanto do presente. Refere-se também à análise desse conhecimento. Documentos são exemplos importantes desse conhecimento capturado, e ferramentas de gerenciamento de conhecimento permitem o arquivamento digital centralizado para documentos da empresa. Como resultado, os documentos podem ser recuperados mais facilmente—resultando em fluxos de trabalho mais eficientes. Além disso, um sistema de gerenciamento de conhecimento bem mantido pode ajudar as empresas a permanecerem em conformidade com estatutos regulatórios em constante mudança. Quando um sistema de gerenciamento de documentos é aprimorado com senhas e procedimentos de backup, a segurança do documento também é aprimorada.

Ferramentas de gerenciamento de documentos baseadas na web

O gerenciamento de documentos baseado na web permite que sua organização organize documentos digitais em pastas e subpastas com navegação e controles baseados na web para compartilhamento, pesquisa e recuperação de documentos. Ferramentas de gerenciamento de documentos baseadas na web permitem que seus funcionários, que trabalham de várias localidades, criem, colaborem, compartilhem e procurem documentos de forma eficiente e segura. 

Sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem

O gerenciamento de documentos baseado em nuvem é fornecido por um fornecedor externo e acessado pela sua organização online. O fornecedor de nuvem normalmente cuida de toda a manutenção e atualizações de software, portanto você não precisará de uma equipe de TI para instalá-lo ou mantê-lo. Documentos armazenados na nuvem podem ser acessados em qualquer lugar onde seus funcionários possam se conectar à internet, e como os arquivos são salvos automaticamente na nuvem, você não precisa se preocupar em fazer backup deles. 

Sistemas de gerenciamento de documentos locais

Com um sistema de gerenciamento de documentos local, sua organização utiliza seus próprios servidores e armazenamento e realiza sua própria manutenção. Você precisará fazer backup de todos os seus arquivos para garantir que os documentos sejam mantidos e seguros. Embora você esteja sempre no controle do seu sistema, sua organização precisará de suporte de TI suficiente para manutenção e atualizações. Uma vantagem é que, como os sistemas locais não dependem de conexões de internet, você ainda poderá acessar documentos se sua conexão cair.

Capacidades e características dos exemplos de gerenciamento de documentos

Sistemas de gerenciamento de documentos eficazes incluem certas características e capacidades para garantir que todos os documentos da sua organização sejam devidamente capturados, convertidos, armazenados, organizados e etiquetados, facilmente recuperados e prontos para distribuição e colaboração. Esses recursos incluem:

Organização inteligente

Para melhorar os fluxos de trabalho, economizar tempo e aumentar a eficiência da sua organização, você quer que as pessoas certas consigam encontrar os documentos certos rapidamente. Um sistema de organização de documentos bem organizado que emprega categorização inteligente, etiquetagem, classificação e verificação tornará suas buscas mais rápidas e intuitivas.

Visibilidade e navegação claras

Seu sistema de gerenciamento de documentos deve ser fácil de usar. Uma interface atraente com recursos de pesquisa e outras ferramentas claramente visíveis significará menos frustração e mais aceitação e uso por suas equipes.

Um recurso de pesquisa forte

Menos tempo gasto procurando os documentos que precisam significa que seus funcionários terão mais tempo para colaborar, inovar e mover sua organização para frente. A capacidade de pesquisar todos os documentos da sua empresa ao mesmo tempo, após esses documentos terem sido otimizados pelo seu sistema de gerenciamento de documentos para pesquisa, significa menos frustração e mais produtividade entre suas equipes. 

Controle de versão

Um sistema de gerenciamento de documentos que preserva todas as versões (e edições e atualizações associadas) dos seus arquivos é importante para identificar facilmente erros ou discrepâncias entre os colaboradores, rastrear o progresso e as mudanças do documento, evitar duplicação de conteúdo e, às vezes, evitar reescritas completas quando surgem problemas. 

Acesso e permissões

Nem todo membro da sua organização precisa editar ou contribuir para cada documento. Alguns documentos importantes devem ser somente leitura ou apenas passíveis de alteração por gerentes específicos, enquanto outros precisam ser editáveis por equipes-chave. A capacidade de definir permissões específicas dará às pessoas certas acesso aos documentos certos. 

Diversas capacidades de formatos de arquivo

Documentos de negócios podem estar em uma ampla variedade de formatos de arquivo, desde PDFs e arquivos de processamento de texto até imagens digitalizadas e salvas de conteúdo em papel, e-mails, relatórios financeiros e planilhas. Você precisa de um sistema de gerenciamento de documentos que possa suportar todos eles.