Ett dokumenthanteringssystem gör det också möjligt att skapa, ändra och hantera affärsdokument. Dessa dokument kan vara PDF-filer, ordbehandlingsfiler, skannade och sparade bilder av pappersbaserat innehåll, e-post, finansiella rapporter och kalkylblad.

Vilka är fördelarna med ett dokumenthanteringssystem?

Ett dokumenthanteringssystem automatiserar företagets dokumenthanteringsprocesser, vilket sparar värdefull tid för dig och dina anställda, samt hjälper dig att rensa och organisera befintliga fysiska och digitala lagringsutrymmen. 

• Organiserade och korrekt taggade dokument kan hämtas enklare – ytterligare en tidsbesparare som också minskar frustrationen bland dina anställda och kunder.
• Automatiserade processer kan också fånga metadata, hjälpa till att validera och verifiera dina dokument och klassificera dem, vilket förbättrar medarbetares arbetsflöden och ökar samarbetsmöjligheterna. 
• Inbyggda säkerhetsfunktioner kan hjälpa dig att ställa in åtkomst- och behörighetsregler och se när dokument har visats, delats och redigerats. 
• Dokumenthantering gör det också möjligt för dig att säkerhetskopiera tidigare pappersbaserade filer, samt digitala filer som e-post, så att de inte går förlorade. 

Vad är ett EDMS-system?

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) gör det möjligt att mer effektivt lagra, organisera, söka, dela och distribuera många typer av dokument i hela din organisation. 

Ett EDMS kan sömlöst integreras i vanliga arbetsflöden. Detta ger användarna tillgång till verktyg och automatiserade processer som gör att skapa och konvertera dokument tar mindre tid och blir mer pålitligt. Ett EDMS hjälper också till att bana väg för snabbare och enklare samarbete inom dessa dokument, lagra och komma åt filer och säkra och verifiera dessa dokument. 

{{cta}}

7 exempel på dokumenthanteringssystem

Det finns flera typer av dokumenthanteringssystem tillgängliga, så det är viktigt att granska funktionerna för varje för att avgöra vilket som bäst uppfyller din organisations behov.

Projektledningsplattformar

När projekt planeras och hanteras kan projektledare och anställda få tillgång till ett centralt arkiv som innehåller relevanta dokument. Med denna programvara kan projektteam lagra filer och dela dem med varandra i skrivskyddade eller redigerbara format. 

Interna kunskapsbaser

En intern kunskapsbas skapas av och för teammedlemmar inom en organisation för att få tillgång till proprietär och/eller privat kunskap vid behov. Den bör innehålla så mycket information och dokumentation som möjligt för att hjälpa anställda att utföra sina jobb med minimal avbrott. Det är ett effektivt sätt att lagra, hantera och dela interna dokument. 

Samarbetsverktyg

Samarbetsverktyg ger medlemmar av din organisation som arbetar tillsammans med specifika dokument omedelbar tillgång, en tydlig översikt över vem som arbetar med varje avsnitt eller komponent, tydligt definierade godkännandeprocesser och meddelanden när redigeringar eller uppdateringar behövs eller är klara. 

Kunskapsförvaltningsverktyg

Kunskapshantering handlar om hur en organisation katalogiserar, uppdaterar och använder den gemensamma kunskapen bland sina anställda—både dåtid och nutid. Det avser också analysen av den kunskapen. Dokument är viktiga exempel på den fångade kunskapen, och kunskapsförvaltningsverktyg möjliggör centraliserad digital arkivering för företagsdokument. Som ett resultat kan dokument hämtas enklare—vilket skapar mer effektiva arbetsflöden. Dessutom kan ett väl underhållet kunskapsförvaltningssystem hjälp företag att förbli i överensstämmelse med ständigt föränderliga regler. När ett dokumenthanteringssystem förbättras med lösenord och säkerhetskopieringsprocedurer, förbättras också dokumentets säkerhet.

Webbaserade dokumenthanteringsverktyg

Webbaserad dokumenthantering gör det möjligt för din organisation att organisera digitala dokument i mappar och undermappar med webb-baserad navigering och kontroller för dokumentdelning, sökning och hämtning. Webbaserade dokumenthanteringsverktyg gör det möjligt för dina anställda att arbeta från olika platser för att skapa, samarbeta, dela och söka dokument effektivt och säkert. 

Molnbaserade dokumenthanteringssystem

Molnbaserad dokumenthantering tillhandahålls av en extern leverantör och görs tillgänglig för din organisation online. Molnleverantören hanterar vanligtvis all underhåll och mjukvaruuppdateringar, så du kommer inte att behöva ett IT-team för att installera eller underhålla det. Dokument som lagras i molnet kan nås var som helst där dina anställda kan gå online, och eftersom filer automatiskt sparas i molnet behöver du inte oroa dig för att säkerhetskopiera dem. 

Lokala dokumenthanteringssystem

Med ett lokalt dokumenthanteringssystem använder din organisation egna servrar och lagring och utför eget underhåll. Du måste säkerhetskopiera alla dina filer för att säkerställa att dokumenten behålls och är säkra. Även om du alltid har kontroll över ditt system, kommer din organisation att behöva tillräckligt med IT-stöd för underhåll och uppdateringar. En fördel är att eftersom lokala system inte är beroende av internetanslutningar, kommer du fortfarande kunna få tillgång till dokument även om din anslutning är nere.

Dokumenthantering exempel på funktioner & egenskaper

Effektiva dokumenthanteringssystem inkluderar vissa funktioner och kapabiliteter för att säkerställa att alla dina organisations dokument är korrekt fångade, konverterade, lagrade, organiserade och taggade, lätt hämtade och redo för distribution och samarbete. Dessa funktioner inkluderar:

Intelligent organisation

För att förbättra arbetsflöden, spara tid och öka din organisations effektivitet vill du att rätt personer snabbt ska kunna hitta de rätta dokumenten. Ett välorganiserat dokumentorganisationssystem som använder smart kategorisering, taggning, betygsättning och verifiering kommer att göra dina sökningar snabbare och mer intuitiva.

Tydlig synlighet och navigering

Ditt dokumenthanteringssystem bör vara användarvänligt. Ett attraktivt gränssnitt med tydligt synliga sökfunktioner och andra verktyg kommer att innebära mindre frustration och mer acceptans och användning av dina team.

En stark sökfunktion

Mindre tid som spenderas på att söka efter de dokument de behöver betyder att dina anställda har mer tid att samarbeta, innovera och utveckla din organisation. Möjligheten att söka i alla dina företags dokument på en gång, efter att dessa dokument har optimerats av ditt dokumenthanteringssystem för sökning, innebär mindre frustration och mer produktivitet bland dina team. 

Versionskontroll

Ett dokumenthanteringssystem som bevarar alla versioner (och associerade redigeringar och uppdateringar) av dina filer är viktigt för att lätt identifiera fel eller avvikelser bland bidragsgivare, spåra dokumentets framsteg och ändringar, undvika innehållsduplicering och ibland undvika kompletta omskrivningar när problem uppstår. 

Åtkomst och behörigheter

Inte varje medlem av din organisation behöver redigera eller bidra till varje dokument. Vissa viktiga dokument bör vara skrivskyddade eller endast kunna ändras av specifika chefer, medan andra behöver kunna redigeras av viktiga team. Möjligheten att ställa in specifika behörigheter ger rätt personer tillgång till rätt dokument. 

Variation av filformatkapabiliteter

Affärsdokument kan finnas i en mängd olika filformat, från PDF-filer och ordbehandlingsfiler till skannade och sparade bilder av pappersbaserat innehåll, till e-post, finansiella rapporter och kalkylblad. Du behöver ett dokumenthanteringssystem som kan stödja dem alla.