يسمح لك نظام إدارة الوثائق أيضًا بإنشاء وتعديل وإدارة الملفات التجارية. قد تكون هذه الوثائق عبارة عن ملفات PDF، أو ملفات معالجة نصوص، أو صور ممسوحة ومخزنة لمحتوى يعتمد على الورق، أو رسائل بريد إلكتروني، أو تقارير مالية، أو جداول بيانات.

ما فوائد نظام إدارة الوثائق؟

يعمل نظام إدارة الوثائق على أتمتة عمليات إدارة الوثائق في المؤسسات، مما يوفر لك وللموظفين وقتًا ثمينًا، بالإضافة إلى مساعدتك في إزالة الفوضى وتنظيف المساحات التخزينية الفيزيائية والرقمية الحالية. 

• يمكن استرجاع الوثائق المنظمة والموسومة بشكل مناسب بسهولة أكبر – توفير آخر للوقت سيساعد أيضًا في تقليل الإحباط بين موظفيك وعملائك.
• يمكن للعمليات المؤتمتة أيضًا التقاط البيانات الوصفية، والمساعدة في التحقق من صحة وثائقك والتحقق منها، وتصنيفها، مما يحسن تدفقات العمل للموظفين ويعزز قدرات التعاون. 
• يمكن أن تساعدك الميزات الأمنية المدمجة في تحديد قواعد الوصول والإذن ورؤية متى تم عرض الوثائق ومشاركتها وتعديلها. 
• تتيح لك إدارة الوثائق أيضًا عمل نسخ احتياطية للملفات التي كانت تعتمد على الورق سابقًا، فضلاً عن الملفات الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني، حتى لا تضيع.

ما هو نظام EDMS؟

يساهم نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) في تخزين وتنظيم والبحث ومشاركة وتوزيع أنواع متعددة من الوثائق بشكل أكثر كفاءة عبر مؤسستك. 

يمكن دمج نظام EDMS بسلاسة في سير العمل العادي. يوفر ذلك للمستخدمين الوصول إلى الأدوات والعمليات المؤتمتة التي تجعل إنشاء وتحويل الوثائق أقل استهلاكًا للوقت وأكثر موثوقية. يساعد نظام EDMS أيضًا في تسهيل التعاون بشكل أسرع وأسهل ضمن هذه الوثائق، وتخزين والوصول إلى الملفات، وتأمين والتحقق من هذه الوثائق. 

{{cta}}

7 أمثلة على أنظمة إدارة الوثائق

هناك عدة أنواع من أنظمة إدارة الوثائق المتاحة، لذا من المهم مراجعة ميزات كل منها لتحديد أيها يلبي احتياجات مؤسستك بشكل أفضل.

منصات إدارة المشاريع

عند التخطيط وإدارة المشاريع، يمكن لمديري المشاريع والموظفين الوصول إلى مستودع مركزي يحتوي على الوثائق ذات الصلة. بفضل هذا البرنامج، يمكن لفرق المشروع تخزين الملفات ومشاركتها مع بعضهم البعض في صيغ قابلة للقراءة فقط أو قابلة للتعديل. 

قواعد المعرفة الداخلية

يتم إنشاء قاعدة معرفة داخلية من قبل أعضاء الفريق وبالتالي للموظفين داخل المنظمة للاستفادة من المعرفة الخاصة أو الخاصة عند الحاجة. يجب أن تحتوي على أكبر قدر ممكن من المعلومات والتوثيق لمساعدة الموظفين على أداء مهامهم بأقل تدخل. إنها وسيلة فعالة لتخزين وإدارة ومشاركة الوثائق الداخلية. 

أدوات التعاون

توفر أدوات التعاون لأعضاء مؤسستك الذين يعملون معًا على وثائق محددة وصولًا فوريًا، ورؤية واضحة لمن يعمل على كل قسم أو مكون، وهياكل موافقة محددة بوضوح، وإشعارات عند الحاجة للتعديلات أو التحديثات أو الانتهاء منها. 

أدوات إدارة المعرفة

إدارة المعرفة تشير إلى كيفية قيام المؤسسة بفهرسة وتحديث واستخدام المعرفة الجماعية لموظفيها - سواء في الماضي أو الحاضر. تشير أيضًا إلى تحليل تلك المعرفة. الوثائق هي أمثلة مهمة على تلك المعرفة الملتقطة، وتسمح لك أدوات إدارة المعرفة بتخزين رقمي مركزي لوثائق الشركة. نتيجة لذلك، يمكن استرجاع الوثائق بسهولة أكبر - مما يؤدي إلى عمليات عمل أكثر كفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد نظام إدارة المعرفة المُدار بشكل جيد الشركات في الالتزام بالقوانين التنظيمية المتغيرة باستمرار. عندما يتم تعزيز نظام إدارة الوثائق بكلمات مرور وإجراءات نسخ احتياطي، يتم أيضًا تعزيز أمان الوثائق.

أدوات إدارة الوثائق المستندة إلى الويب

تسمح لك إدارة الوثائق المستندة إلى الويب بتنظيم الوثائق الرقمية في مجلدات ومجلدات فرعية مع تنقل وتحكم مستندين إلى الويب لمشاركة الوثائق والبحث والاسترجاع. تسمح لك أدوات إدارة الوثائق المستندة إلى الويب لموظفيك العاملين من مواقع مختلفة بإنشاء، والتعاون على، ومشاركة، والبحث في الوثائق بكفاءة وأمان. 

أنظمة إدارة الوثائق المستندة إلى السحابة

تقدم إدارة الوثائق المستندة إلى السحابة من قبل بائع خارجي وتكون متاحة لمؤسستك عبر الإنترنت. يتولى مزود الخدمة السحابية بشكل عام جميع الصيانة وتحديثات البرمجيات، لذا لن تحتاج إلى فريق تكنولوجيا المعلومات لتثبيتها أو صيانتها. يمكن الوصول إلى الوثائق المخزنة في السحابة من أي مكان يمكن لموظفيك الاتصال بالإنترنت، وبما أن الملفات تحفظ تلقائيًا في السحابة، فلا داعي للقلق بشأن عمل نسخ احتياطية لها.

أنظمة إدارة الوثائق التي يتم تثبيتها محليًا

مع نظام إدارة الوثائق المثبت محليًا، تستخدم مؤسستك خوادمها الخاصة وتخزينها وتقوم بصيانتها بنفسها. ستحتاج إلى الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع ملفاتك لضمان الاحتفاظ بالوثائق وتأمينها. بينما تكون دائمًا متحكمًا في نظامك، ستحتاج مؤسستك إلى دعم تكنولوجيا المعلومات الكافي للصيانة والتحديثات. ميزة واحدة هي أنه نظرًا لأن الأنظمة المثبتة محليًا ليست معتمدة على الاتصال بالإنترنت، ستحصل على إمكانية الوصول إلى الوثائق حتى إذا كانت اتصالك معطلاً.

أمثلة على ميزات وإمكانيات إدارة الوثائق

تتضمن أنظمة إدارة الوثائق الفعّالة ميزات وإمكانيات معينة لضمان التقاط الوثائق الخاصة بمؤسستك بشكل صحيح، وتحويلها، وتخزينها، وتنظيمها ووضع علامات عليها، واسترجاعها بسهولة، وجعلها جاهزة للتوزيع والتعاون. تشمل هذه الميزات:

التنظيم الذكي

لتحسين سير العمل، وتوفير الوقت، وزيادة كفاءة مؤسستك، تحتاج إلى أن يتمكن الأشخاص المناسبون من العثور على الوثائق المناسبة بسرعة. ستجعل نظام تنظيم الوثائق المنظم جيدًا والذي يستخدم التصنيف الذكي، ووضع العلامات، والتقييم، والتحقق من صحة نتائج بحثك أسرع وأكثر سهولة.

رؤية وتنقل واضحين

يجب أن يكون نظام إدارة الوثائق لديك سهل الاستخدام. واجهة جذابة مع ميزات بحث مرئية بوضوح وأدوات أخرى تعني إزعاجًا أقل وقبولًا أكبر واستخدامًا من قبل الفرق لديك.

ميزة بحث قوية

يعني إنفاق وقت أقل في البحث عن الوثائق التي يحتاجونها أن موظفيك سيكون لديهم المزيد من الوقت للتعاون، والابتكار، والتقدم بمؤسستك. تتيح لك القدرة على البحث في جميع وثائق شركتك دفعة واحدة، بعد أن تم تحسين هذه الوثائق بواسطة نظام إدارة الوثائق الخاص بك للبحث، تقليل الإحباط وزيادة الإنتاجية بين فرقك.

التحكم في النسخ

يعد نظام إدارة الوثائق الذي يحتفظ بجميع النسخ (والمراجعات والتحديثات المرتبطة) من ملفاتك مهمًا لتحديد الأخطاء أو التباينات بسهولة بين المساهمين، وتتبع تقدم الوثيقة والتغييرات، وتجنب تكرار المحتوى، وفي بعض الأحيان تجنب إعادة الكتابة الكاملة عند حدوث مشاكل. 

الوصول والأذونات

ليس كل عضو في منظمتك يحتاج إلى تعديل أو المساهمة في كل وثيقة. يجب أن تكون بعض الوثائق المهمة للقراءة فقط أو يمكن تعديلها فقط من قبل مدراء محددين، بينما يحتاج آخرون إلى أن تكون قابلة للتعديل من قبل فرق رئيسية. ستمنح القدرة على تعيين أذونات معينة الأشخاص المناسبين الوصول إلى الوثائق المناسبة. 

قدرات تنسيقات الملفات المتنوعة

يمكن أن تكون الوثائق التجارية في مجموعة واسعة من تنسيقات الملفات، بدءًا من PDF وملفات معالجة النصوص، إلى صور ممسوحة ومخزنة لمحتويات مستندة إلى الورق، إلى رسائل البريد الإلكتروني، وتقارير مالية، وجداول بيانات. تحتاج إلى نظام إدارة وثائق يمكنه دعمها جميعًا.