Et dokumenthåndteringssystem lar deg også opprette, endre og administrere forretningsdokumenter. Disse dokumentene kan være PDF-filer, tekstbehandlingsfiler, skannede og lagrede bilder av papirinnhold, e-poster, økonomiske rapporter og regneark.

Hva er fordelene med et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem automatiserer prosessene for dokumenthåndtering i virksomheten, noe som sparer deg og dine ansatte for verdifull tid, samt hjelper deg med å rydde opp og redusere eksisterende fysiske og digitale lagringsplasser. 

• Organiserte og riktig merkede dokumenter kan hentes enklere – enda en tidsbesparer som også vil redusere frustrasjon blant dine ansatte og kunder.
• Automatiserte prosesser kan også fange metadata, hjelpe til med å validere og verifisere dokumentene dine, og klassifisere dem, forbedre arbeidsflytene til ansatte og forbedre samarbeidsmulighetene. 
• Innebygde sikkerhetsfunksjoner kan hjelpe deg med å angi tilgangs- og tillatelsesregler og se når dokumenter har blitt vist, delt og redigert. 
• Dokumenthåndtering gjør det også mulig å sikkerhetskopiere tidligere papirbaserte filer, så vel som digitale filer som e-poster, slik at de ikke går tapt. 

Hva er et EDMS-system?

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) gjør det mulig å mer effektivt lagre, organisere, søke etter, dele og distribuere mange typer dokumenter i hele organisasjonen din. 

Et EDMS kan sømløst integreres i vanlige arbeidsflyter. Dette gir brukerne tilgang til verktøy og automatiserte prosesser som gjør det mindre tidkrevende og mer pålitelig å opprette og konvertere dokumenter. Et EDMS hjelper også med å bane vei for raskere og enklere samarbeid innen dokumentene, lagre og få tilgang til filer, samt sikre og verifisere disse dokumentene. 

{{cta}}

7 eksempler på dokumenthåndteringssystemer

Det finnes flere typer dokumenthåndteringssystemer tilgjengelig, så det er viktig å gjennomgå funksjonene til hver for å bestemme hvilken som best møter organisasjonens behov.

Prosjektledelsesplattformer

Når du planlegger og administrerer prosjekter, kan prosjektledere og ansatte få tilgang til et sentralt arkiv med relevante dokumenter. Med denne programvaren kan prosjektteam lagre filer og dele dem med hverandre i skrivebeskyttede eller redigerbare formater. 

Interne kunnskapsbaser

En intern kunnskapsbase er opprettet av og for teammedlemmer innen en organisasjon for å få tilgang til proprietær og/eller privat kunnskap ved behov. Den bør inneholde så mye informasjon og dokumentasjon som mulig for å hjelpe ansatte med å gjøre jobben sin med minimal avbrudd. Det er en effektiv måte å lagre, administrere og dele interne dokumenter på. 

Samarbeidsverktøy

Samarbeidsverktøy gir medlemmer av organisasjonen din som jobber sammen om spesifikke dokumenter, øyeblikkelig tilgang, en klar oversikt over hvem som arbeider med hver seksjon eller komponent, klart definerte godkjenningsstrukturer, og varsler når redigeringer eller oppdateringer er nødvendig eller fullført. 

Kunnskapshåndteringsverktøy

Kunnskapshåndtering refererer til hvordan en organisasjon katalogiserer, oppdaterer og bruker den kollektive kunnskapen til sine ansatte – både fortid og nåtid. Det refererer også til analysen av den kunnskapen. Dokumenter er viktige eksempler på den fangede kunnskapen, og verktøy for kunnskapshåndtering gjør det mulig med sentralisert digital arkivering for selskapsdokumenter. Som et resultat kan dokumenter hentes enklere — noe som gir mer effektive arbeidsprosesser. I tillegg kan et godt vedlikeholdt system for kunnskapshåndtering hjelpe selskaper med å forbli i samsvar med stadig skiftende regulative forskrifter. Når et dokumenthåndteringssystem forbedres med passord og sikkerhetskopieringsprosedyrer, forbedres også dokumentets sikkerhet.

Nettbaserte dokumenthåndteringsverktøy

Nettbasert dokumenthåndtering lar organisasjonen din organisere digitale dokumenter i mapper og undermapper med nettbasert navigasjon og kontroller for deling, søk og henting av dokumenter. Nettbaserte dokumenthåndteringsverktøy lar de ansatte dine som arbeider fra forskjellige steder, opprette, samarbeide om, dele og søke etter dokumenter effektivt og sikkert. 

Skybaserte dokumenthåndteringssystemer

Skybasert dokumenthåndtering tilbys av en ekstern leverandør og gjøres tilgjengelig for organisasjonen din på nett. Skyleverandøren håndterer vanligvis all vedlikehold og programvareoppdateringer, så du trenger ikke et IT-team for å installere eller vedlikeholde det. Dokumenter lagret i skyen kan nås hvor som helst dine ansatte kan komme seg på nettet, og fordi filer automatisk lagres i skyen, trenger du ikke å bekymre deg for å sikkerhetskopiere dem. 

Lokale dokumenthåndteringssystemer

Med et lokalt dokumenthåndteringssystem benytter organisasjonen din sine egne servere og lagring og utfører eget vedlikehold. Du må sikkerhetskopiere alle filene dine for å sikre at dokumentene bevares og er sikre. Selv om du alltid har kontroll over systemet ditt, vil organisasjonen din trenge tilstrekkelig IT-støtte for vedlikehold og oppdateringer. En fordel er at fordi lokale systemer ikke er avhengige av internettforbindelser, vil du fortsatt kunne få tilgang til dokumenter hvis tilkoblingen din er nede.

Dokumenthåndterings eksempler funksjoner & egenskaper

Effektive dokumenthåndteringssystemer inkluderer bestemte funksjoner og egenskaper for å sikre at alle organisasjonens dokumenter blir riktig fanget, konvertert, lagret, organisert og merket, lett hentet og klare for distribusjon og samarbeid. Disse funksjonene inkluderer:

Intelligent organisering

For å forbedre arbeidsprosesser, spare tid, og øke organisasjonens effektivitet, ønsker du at de riktige personene skal kunne finne de riktige dokumentene raskt. Et godt organisert dokumentorganiseringssystem som benytter smart kategorisering, merking, vurdering, og verifisering, vil gjøre søkene dine raskere og mer intuitive.

Klar synlighet og navigasjon

Dokumenthåndteringssystemet ditt bør være brukervennlig. Et attraktivt grensesnitt med tydelig synlige søkefunksjoner og andre verktøy vil bety mindre frustrasjon og mer aksept og bruk av teamene dine.

En sterk søkefunksjon

Mindre tid brukt på å lete etter dokumentene de trenger, betyr at de ansatte vil ha mer tid til å samarbeide, innovere, og på annen måte sette organisasjonen din fremover. Evnen til å søke i alle selskapets dokumenter samtidig, etter at disse dokumentene har blitt optimalisert av dokumenthåndteringssystemet for søk, betyr mindre frustrasjon og mer produktivitet blant teamene dine. 

Versjonskontroll

Et dokumenthåndteringssystem som bevarer alle versjoner (og tilknyttede redigeringer og oppdateringer) av filene dine er viktig for enkelt å identifisere feil eller forskjeller blant bidragsytere, spore dokumentprogresjon og endringer, unngå innholdsduplikasjon, og noen ganger unngå komplette omskrivninger når problemer oppstår. 

Tilgang og tillatelser

Ikke alle medlemmer av organisasjonen din trenger å redigere eller bidra til hvert dokument. Noen viktige dokumenter bør være skrivebeskyttede eller kun kan endres av spesifikke managere, mens andre må være redigerbare av viktige team. Muligheten til å angi spesifikke tillatelser vil gi de riktige personene tilgang til de riktige dokumentene. 

Diverse filformatmuligheter

Forretningsdokumenter kan være i en rekke forskjellige filformater, fra PDF-er og tekstbehandlingsfiler, til skannede og lagrede bilder av papirinnhold, til e-poster, økonomiske rapporter og regneark. Du trenger et dokumenthåndteringssystem som kan støtte dem alle.