内部コミュニケーションツールとは何ですか？

内部コミュニケーションツールは、企業が従業員間のコミュニケーションを管理するのに役立つソフトウェアです。 これらのツールは、マネージャーと従業員間、または従業員同士のコミュニケーションを合理化するのに役立ちます。 対面での会議の必要性を減らすこともでき、時間とお金を節約できます。

内部コミュニケーションの例

職場にはさまざまなコミュニケーション方法がありますが、ほぼすべての職場で一般的に行われるいくつかの相互作用を以下に示します：

管理者から従業員へのコミュニケーション

この種の内部コミュニケーションは、組織構造に厳密に焦点を当て、マネージャーや意思決定者から個々の貢献者への情報のトップダウン配信を行います。 あなたの通常の1対1のマネージャーミーティングから、締切を守るためにまだ進行中であることを確認するためのクイックDMまで、何でも構いません。

従業員から管理者へのコミュニケーション

従業員が重要な情報を上層部に伝える方法を探している場合は、従業員から経営陣へのコミュニケーションに焦点を当てる必要があります。 このようなコミュニケーションは、労働力全体に焦点を当てるため、協力的であることが多いです。 

ピアツーピアコミュニケーション

チームの誰かと話している場合でも、別の個別の貢献者と会話している場合でも、あなたはピア同士のコミュニケーションを促進するために取り組んでいます。 これは、スタッフメンバーの間で日中に発生するコミュニケーションです。

危機コミュニケーション

この重要なタイプの内部コミュニケーションでは、組織が危機時にどのようにコミュニケーションを行うかを示す戦略、システム、およびプロセスを概説できます。 これらの問題はほとんど警告なしに発生することがないため、組織は状況に対処する方法を事前に考慮することが重要です。 

変化コミュニケーション

小さな問題や大きな調整に関係なく、変化の管理に取り組むには、適切な種類のコミュニケーションが必要です。 変化のコミュニケーションは、従業員が期待される変化、いつ、なぜそれが起こるのか、またその変化が組織全体または個々のチームにどのように影響するかを理解するのを助けるべきです。 

なぜコミュニケーションツールが重要なのですか？

今日の職場では、コミュニケーションが鍵です。 適切なツールを用意することで、チームの協力の程度と、作業を効率的に進める方法に大きな違いをもたらすことができます。

‍

‍

コミュニケーションツールの利点

• チーム間のコラボレーションを促進します
• 無駄な時間を減らします
• 地理的な壁を取り除きます
• 効率、明確性、透明性を向上させます
• 従業員が仕事をするために必要な情報を提供します
• エンゲージメントのある職場を促進します

コミュニケーションツールがなければ、作業の調整、全員が同じページにいること、単に自分の意見を伝えることに問題が生じる可能性があります。 コミュニケーションが効果的でないと、フラストレーション、時間の浪費、または情報の過剰負荷につながる可能性があります。

効果的なコミュニケーションツールの特徴

検索機能

特定のメッセージや会話を検索できる能力は、優れたコミュニケーションツールの重要な要素です。 これらのツールには、キーワード、人物、日付、タグ、カテゴリ、添付ファイルなどで検索できる機能が必要です。 プロジェクト内で検索することなく、必要な情報を簡単に見つけられるようにします。

内部コミュニケーションツールの能力を最大限に活用するには、互換性のある企業AI検索と接続します。 例えば、Guruを使用すると、ワークフローを離れずにチャットの会話から即座に答えを得ることができます。

組織と構造

整理されたコミュニケーションツールは、ユーザーが情報を最も効果的な方法で構造化できるようにします。 多くのコミュニケーションツールには、情報を整理するのに役立つチャンネルの作成、タグ付け、さらにはカスタムフィールドを作成する能力があります。 

情報を提示する方法を管理する能力により、ユーザーが必要な情報を見つけやすくなり、プロジェクトの全体的な混乱を軽減します。

ニュースフィード

ニュースフィードを提供するコミュニケーションツールは、チームがリアルタイムで何が起きているかを見ることを可能にします。 この機能は、全員が同じページに留まり、チーム間の最新の活動やプロジェクトの進展について最新情報を受け取るのに重要です。

通知と発表

特定の会話やメッセージについて通知を受け取る能力は、コミュニケーションツールの重要な機能です。 これにより、ユーザーはプロジェクトの最新の活動について更新を受け取り、重要な情報を見逃さないようにします。

ファイル共有

企業が内部コミュニケーションのために複数のツールを使用するのは珍しくなく、そのためファイル共有機能が重要です。 PDF、画像、ビデオ、その他のファイルを共有する能力は、チームメンバーがプロジェクトで協力するのをはるかに簡単にします。

ソーシャル共有

会社以外の人と情報を共有する能力は、コミュニケーションツールの大きな利点です。 この機能を使えば、見込み客、顧客、パートナー、その他の利害関係者と迅速に接続できます。

活動の追跡

活動を追跡する機能は、ユーザーがプロジェクトで何が言われ、行われたかの履歴を見るのに役立つ機能です。 アクティビティ履歴を見ることができることは、複数のプロジェクトにわたって作業する際も役立つ場合があり、個々のプロジェクトを検索することなく現在取り組んでいる内容を参照するためのブックマークとして機能することがあります。 また、監査目的や単にプロジェクトが時間をかけてどのように進展したかを理解するのにも役立ちます。

セキュリティと権限

セキュリティは情報がどのように保存されるかに重要な役割を果たします。 高度な権限とセキュリティを提供するコミュニケーションツールを使用することで、データが安全であることを確認できます。

多言語サポート

多言語サポートはコミュニケーションツールに関してしばしば見落とされがちです。 しかし、これは異なる地域に従業員や顧客がいる企業にとって重要な機能になることがあります。 

複数の言語でツールを使用できる能力は、包括的な環境を促進し、従業員や顧客が母国語でプログラムを享受することを可能にします。

相互作用と議論

ツール内で作業している際に、別のツールを使用することなく他のユーザーと議論する能力があると便利です。 この機能により、質問をしたり、フィードバックを行ったり、他の人とリアルタイムで共同作業をすることができます。

モバイルアプリ

移動中にコミュニケーションツールにアクセスできる能力は大きな利点です。 モバイルアプリは、ユーザーがつながり続け、オフィスを離れていてもプロジェクトに取り組み続けられるようにします。 離れていても、チームは緊急の更新や通知を認識することができます。

統合

あなたが持っている他のツールと 統合する能力 は、コミュニケーションをもっとシームレスにすることができます。 これには、プロジェクト管理ツール、顧客関係管理 (CRM) システム、さらには会計ソフトウェアが含まれることがあります。 

一部のツールにはこれらの統合が組み込まれていますが、他のツールではサードパーティのソフトウェアを使用する必要があるため、コミュニケーションツールを選択する際に、チームにとって何が最適であるかを考慮することが重要です。

内部コミュニケーションツールの種類

企業の内部コミュニケーション戦略の質に貢献する幅広いツールが存在します。 最も重要なものは以下の通りです：

• メッセージングとチャット
• イントラネット
• コラボレーションツール
• ナレッジマネジメント 
• プロジェクト管理 
• 音声およびビデオ会議
• ファイル共有 
• チームビルディング
• クライアント関係管理 (CRM)

メッセージングとチャット

メッセージングとライブチャットツールは、チームがリアルタイムでコミュニケーションを取ることを可能にします。 これらのツールは、対面のやり取りなしにチームメンバー間で迅速かつ簡単にコミュニケーションを取れるようにします。

これらのツールの利点は、非公式な会話に使用でき、迅速な情報の交換を可能にし、ファイルやリンクを共有するのに使用できることです。

一方で、往復の会話をするのが難しくなることがあり、職務に関係ない会話に使用されると中断される可能性があります。

イントラネット 

イントラネットはプライベートネットワークです は、組織の従業員だけがアクセスできるものです。 従業員用イントラネット は、チームが会社のニュースや発表を把握しながらコミュニケーションを取るためのプラットフォームを提供します。 

利点：

• 機密情報を共有するために使用できます
• プロジェクトのコラボレーションを容易にします
• 組織のニーズに合わせてカスタマイズできます

欠点：

• 設定や維持が難しいことがあります
• すべての従業員がネットワークにアクセスできるわけではありません

コラボレーションツール

コラボレーティブな職場では、文書を一緒に作業できることが重要です。 文書共同作業ツールは、チームメンバーが同じ文書で同時に作業し、お互いの変更をリアルタイムで見ることを可能にします。 これらのツールは、ブレインストーミングセッション、文書作成、デザイン作業、またはプレゼンテーションの共同作業に使用できます。 

利点：

• さまざまな目的に使用できます
• チームメンバーがリアルタイムで協力することを可能にします
• ブレインストーミングセッションに使用できます

欠点：

• 正しく使用するためにはチームメンバー向けのトレーニングが必要な場合があります

ナレッジマネジメント

情報の時代において、会社の知識を管理し、共有することが重要であり、組織内での真実の一元的なソースを維持します。 ナレッジマネジメントツール は、チームが情報を整理、保存、共有し、無駄な時間を最小限に抑えるのに役立ちます。 

利点：

• さまざまな情報を保存し共有するために使用できます
• 情報の簡単な取得を可能にします
• チームの整理を助けることができます
• 一部の知識管理ツールは、イントラネットとしても機能する柔軟性があります

欠点：

• レガシーツールは、設定や維持に多くの時間を要する場合があります

レガシーツールは高い参入障壁を持つ傾向がありますが、次世代のツール（Guruを含む）は、AI駆動の機能と既存のワークフロー内のすべてのツールとの接続機能のおかげで、使用することで知識ベースを構築できるようにします。

プロジェクト管理

プロジェクト管理ツールは、チームがプロジェクトを計画、追跡、実行するのを助けます。 これらのツールは、小規模プロジェクトや大規模イニシアチブに使用でき、従業員が締切を管理し、進捗を追跡できるようにします。

利点:

• 小規模または大規模なプロジェクトに使用できます
• 従業員が締切を管理し、進捗を追跡できるようにします
• チームが予算内に留まるのに役立ちます

欠点:

• 学ぶのが難しい場合があります
• 使用するチームによっては柔軟性がない場合があります
• チームメンバーが継続的なトレーニングを必要とする場合があります

音声およびビデオ会議

音声およびビデオ会議ツールは、チームメンバーが同じ物理的空間にいなくても互いにコミュニケーションを取ることができるようにします。 これらのツールは、チームミーティング、トレーニングセッション、または1対1の相談に使用できます。 ビデオ会議は、リモートのチームメンバーやクライアントとつながるためにも利用できます。 

利点:

• すべての種類の会話に使用できます
• 同じ部屋にいなくてもチームメンバーが互いに接続できるようにします

欠点:

• 設定が高額になる可能性があります

ファイル共有

デジタルワークプレイスでは、ファイルを迅速かつ簡単に共有できることが重要です。 ファイル共有ツールは、チームメンバーが互いに文書、写真、ビデオ、およびその他の種類のファイルを共有できるようにします。 これらのツールは、コラボレーションや単に情報を共有するために使用できます。

利点:

• チームメンバーがファイルを共有できるようにします

欠点:

• 誰がどのファイルにアクセスできるかを追跡するのが難しい場合があります
• 特定の機能のためには有料サブスクリプションが必要な場合があります

チームビルディング

リモートおよびハイブリッド勤務の増加により、同僚やマネージャーとの絆を深める方法を見つけることがますます重要になっています。 チームビルディングツールは、従業員がさまざまな方法で相互作用し、関係を築く手助けをします。 

利点:

• 従業員間のコネクションを構築します
• 会社文化に貢献します 

欠点:

• 同僚の間でスケジュールの衝突を引き起こす可能性があります

マーケティング

マーケティングツールは、チームがマーケティングキャンペーンを作成および管理するのに役立ちます。 これらは、電子メールマーケティング、ソーシャルメディアマーケティング、またはコンテンツマーケティングなど、さまざまな目的で使用できます。

利点:

• マーケティングチームが結果を追跡し、メッセージやキャンペーンの成功を測定できるようにします

欠点:

• 詳細な分析のために追加のツールが必要な場合があります

顧客関係管理 (CRM)

CRMソフトウェアは、組織が顧客との関係を管理し、維持するのを助けます。 このタイプのソフトウェアは、営業、マーケティング、またはカスタマーサービスの目的で使用できます。

利点:

• 組織が顧客とのインタラクションやデータを追跡できるようにします
• 顧客満足度を向上させるのに役立ちます

欠点:

• 設定と維持には多くの時間を必要とする場合があります

内部コミュニケーションのためのトップツール

メッセージングとチャット: Slack

最高のメッセージングおよびチャット重視の従業員コミュニケーションソフトウェアの例を探しているなら、Slackが最適です。 このツールを使用すると、ユーザーは個人、グループ、およびチームからメッセージを送受信できます。

イントラネット: Guru

Guruは、[内部コミュニケーションツールとイントラネット]の組み合わせの能力を求める人々に選ばれたツールです。 ユーザーは、従来のイントラネットが提供するすべての利点と柔軟性を得ることができます。 私たちの統合とブラウザ拡張のおかげで、ユーザーは現在のワークフローから離れることなく（または回答を提供することなく）必要な情報を見つけることができます。

コラボレーション: Figma

あなたのブランドとUXチームのメンバーはすでにFigmaに非常に慣れている可能性がありますが、このコラボレーションインターフェースデザインツールは、職場の全員に利益をもたらします。  彼らのFigJamツールは、ホワイトボードセッションに非常に便利であり、すでにあなたの技術スタックの一部であるかもしれないさまざまなツールとも統合できます。 

ナレッジマネジメント: Guru

Guruは優れたイントラネットおよび内部コミュニケーションツールかもしれませんが、それはまた、人々が必要な情報と回答を即座に得られるナレッジマネジメントソリューションです。 Guruを使えば、あなたのチームは既存のワークフローの文脈の中で情報を作成、共有、アクセス、更新することができます。 

プロジェクト管理: Asana

プロジェクト管理は内部コミュニケーションを全く新しいレベルに引き上げます。Asanaのようなオールインワンツールは、プロジェクトマネージャーと個々の貢献者の両方に役立ちます。 使いやすいだけでなく、Asanaはプロセスを自動化し、タスクやワークフローを繰り返すことを容易にします。これにより、プロジェクト管理がはるかに簡単かつ効率的になります。 

ビデオ会議: Zoom

優れた内部コミュニケーションプランには、ビデオチャットツールが必要であり、Zoomは企業にとって普遍的な選択肢となっています。 使いやすさの他にも、Zoomはユーザーが会議を録画し、有料アカウントに対して最大1080pの解像度を提供します。 

ファイル共有: Google Drive

Googleの専門的なツールのスイートは、悪名高い低価格と組み合わさって、Google Driveを企業や個人のための最も人気のあるファイル共有ツールの一つにしています。 このツールは、多くの他の人気アプリとシームレスに統合でき、ファイルをすぐに見つけることができる強力な検索機能を備えています。 

チームビルディング: Donut

従業員とカジュアルに接続し、新しい友達に出会う方法を探していますか？ 従業員とカジュアルに接続し、新しい友達を作る方法を探していますか？ Donutは、私たちのお気に入りのチームビルディングツールの1つです。 これは、通常の部門やチームの外で他の同僚と出会うのを手助けする素晴らしい方法です。 

マーケティング: Hubspot

Hubspotはオールインワンのマーケティングツールとして業界標準となっています。 Hubspotは、オールインワンマーケティングツールとして業界標準となっています。

顧客関係管理: Salesforce

SalesforceはCRMソフトウェアやチームコミュニケーションツールについて考えたときに思い出さないかもしれませんが、最も包括的な関係管理ツールの一つです。 このツールは、広範なサービスや統合機能を備えており、カスタマイズやスケーラビリティを重視する企業に最適です。

このツールは、幅広いサービスと統合とともに、カスタマイズやスケーラビリティを重視する企業に最適です。

内部コミュニケーションツールの基本を理解したので、戦略を立てる時が来ました。 内部コミュニケーションツールの基本を理解したので、戦略を計画し始める時です。

• 計画を立てる際に覚えておくべきことをいくつか紹介します: 目標を定義します: 内部コミュニケーションで何を達成したいですか？ 従業員のエンゲージメントを高めたいですか？ 部門間のコミュニケーションを改善したいですか？
• 全員が会社のニュースや発表について同じ理解を持っていることを確認しますか？ オーディエンスを特定します: 誰とコミュニケーションを取る必要がありますか？ 全従業員ですか？ リモートワーカーだけですか？
• メッセージを部門や場所によってセグメント化する必要がありますか？ 適切なチャネルを選択します: あなたのオーディエンスや目標に最適なコミュニケーションチャネルは何ですか？ 電子メール？ イントラネット？ Slack？

1. ビデオ会議？

現在の従業員とのコミュニケーションの方法を見直してください。 改善できる分野や、役立つ可能性のある、使用していないツールやチャネルはありますか？ 改善点を見つけるための5分クイズを受けてみてください。

2. 改善のための領域を特定します

現在の内部コミュニケーションを見直したので、改善策を考え始める時が来ました。 これから始めるためのいくつかのアイデアを紹介します:

従業員のエンゲージメントを高める: 従業員のエンゲージメントを高めたい場合は、双方向コミュニケーションを可能にするツールの使用を検討してください。 これは、会社のフォーラムやインスタントメッセージツールのようなものになる可能性があります。

情報を見つけやすくする: 従業員が必要な情報を見つけるのに苦労している場合は、検索可能なイントラネットまたはコンテンツのタグ付けや分類が可能な内部コミュニケーションプラットフォームの使用を検討してください。

全員を同じ理解にします: もし全員が同じメッセージを受け取っていることを確認したいなら、特定のグループをターゲットにするか、みんなに一度にメッセージを送ることを可能にするツールを使用することを考えてください。

3. フィードバックやアイデアを求めます

従業員に内部コミュニケーションを改善するための方法を尋ねます。 どのツールや方法を導入したいと思っているかを尋ねます。 どのような方法がうまくいっていると思うか、何を変える必要があると思うかを尋ねます。 内部コミュニケーションプランに変更を加えた後、フィードバックを求めることもできます。 これにより、変更が望んでいた効果を生んでいるかどうかを測ることができます。

4. 定期的にコミュニケーションを取ります

内部コミュニケーションプランを実施した後は、従業員との定期的なコミュニケーションが重要です。 毎週または毎月の更新、会社全体の発表、または一般的なチェックインを通じて行うことができます。

計画に関する変更や更新を従業員に知らせ、進捗状況についてのフィードバックを依頼していることを常に確認してください。 内部コミュニケーションは継続的なプロセスであるため、計画を定期的に見直し、更新するようにしてください。

5. 従業員向けリソースとトレーニングを提供します

従業員が設定した内部コミュニケーションツールやチャネルを利用できるようにするためには、リソースやトレーニングを提供することが重要です。 これには次のようなものが含まれる可能性があります:

• ツールの使用に関するクイックスタートガイド
• オンラインチュートリアルや使用方法の動画
• 対面トレーニングやグループセッション

6. 黄金ルールを設定します

従業員が情報を受け取り、消費する方法を定義する、企業全体の基準（または「ゴールデンルール」）を定めることが重要です。 これは、「すべての従業員は毎日企業のイントラネットを確認しなければならない」などの簡単なことから、より複雑なことまで様々です。 Guruでは、私たちのルールは:

私たちは知識を探し、共有します。 これが機能するためには、Guruでのあなたと一緒に働くすべての人との間に「契約」が必要です。 これは、私たち一人一人が2つのことを行うことを約束することを意味します…

(1) あなたは、自分の知識を非同期的に共有し、他の全員があなたの共有する内容を消化しようとすることを理解しています。 あなたは、共有している聴衆を認識し、彼らに最適化します。彼らが理解することが重要だからです。

(2) あなたは、他の人があなたに共有するために準備するのに費やした知識を消化することを求めます。 もし共有されている内容が不明瞭または関連性がない場合、あなたはフィードバックを共有する価値を認識します。それにより、今後の共有内容を改善することができます。

ルールを設定することで、全員が同じページにいることを確実にし、コミュニケーションが一貫していることを助けることができます。

7. テンプレートを活用する 

内部コミュニケーションを改善することは、時間のかかるプロセスである必要はありません。 プロセスを簡素化し時間を節約するのに役立つ多くの テンプレート や自動化ツールがあります。 

会社の発表や会議の議事録、ステータス更新のようなものにテンプレートを使用して、会社全体の基準を設定し、自動化ツールを利用してメッセージをスケジュールして送信したり、コンテンツを作成して配布します。