What are internal communication tools?

Internal communication tools are software that helps companies manage employee communications. These tools can help streamline communication between managers and employees, or between employees themselves. They can also help reduce the need for face-to-face meetings, which can save time and money.

Internal communication examples

There are a variety of ways to communicate at work, but here are a few universal interactions that happen at nearly every workplace:

Management-to-employee communication

This kind of internal communication puts a tight focus on organizational structure and the top-down delivery of information from managers and decision-makers to individual contributors. Ini bisa menjadi apa saja mulai dari pertemuan manajer 1:1 yang biasa hingga DM cepat untuk mengonfirmasi bahwa Anda masih di jalur untuk memenuhi tenggat waktu.

Employee-up communication

Jika Anda mencari cara agar karyawan dapat mengkomunikasikan informasi penting kepada manajemen atas, Anda perlu fokus pada komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi seperti ini cenderung bersifat kolaboratif karena fokus pada tenaga kerja secara keseluruhan. 

Peer-to-peer communication

Apakah Anda berbicara dengan seseorang di tim Anda atau sedang berbincang dengan kontributor individu yang berbeda, Anda sedang bekerja untuk memupuk komunikasi antar rekan. This is communication that happens between staff members throughout the day.

Crisis communication

This critical type of internal communication can outline the strategies, systems, and processes that organizations use to communicate during a crisis. Karena masalah ini jarang terjadi dengan peringatan, penting bagi organisasi untuk mempertimbangkan bagaimana menangani situasi sebelum mereka muncul. 

Change communication

Terlepas dari apakah Anda menghadapi sesuatu yang kecil atau penyesuaian besar, komunikasi yang tepat diperlukan untuk mengelola perubahan. Komunikasi perubahan harus dapat membantu karyawan memahami perubahan yang diharapkan, kapan dan mengapa hal itu terjadi, serta konteks tentang bagaimana perubahan akan memengaruhi seluruh organisasi atau tim individu. 

Why are communication tools important?

Di tempat kerja saat ini, komunikasi adalah kunci. Having the right tools in place can make a big difference in how well your team works together and how efficiently you can get things done.

‍

‍

The benefits of communication tools

• Facilitates collaboration across teams
• Reduces time wasted
• Eliminates geographic barriers
• Improves efficiency, clarity, and transparency
• Gives employees the information needed to do their job
• Promotes an engaged workplace

Tanpa alat komunikasi, Anda kemungkinan akan mengalami masalah dalam mengoordinasikan pekerjaan, menjaga semua orang berada di halaman yang sama, dan sekadar menyampaikan maksud Anda. When communication is ineffective, it can lead to frustration, wasted time, or information overload.

Features of an effective communication tool

Search capabilities

The ability to search for specific messages or conversations is a key component of any great communication tool. These tools should have features that allow you to search by keywords, people, dates, tags, categories, and even attachments. Allowing users to easily find the information they need without having to search within projects.

Maximize the capabilities of your internal communication tools by connecting them with compatible enterprise AI search. Misalnya, dengan Guru, Anda dapat mendapatkan jawaban instan yang bersumber dari percakapan obrolan Anda—tanpa meninggalkan alur kerja Anda untuk mencarinya.

Organization and structure

An organized communication tool will allow users to structure information in the ways that work best for them. Banyak alat komunikasi memiliki kemampuan untuk membuat saluran, penandaan, dan bahkan kolom khusus untuk membantu mengorganisir informasi. 

The ability to control how information is presented makes it easier for users to find the information they need and reduces the overall clutter in a project.

News feed

Communication tools that provide users with a news feed allow teams to see what is happening in real-time. This feature is important for keeping everyone on the same page and up-to-date on the latest activity and project developments across teams.

Notifications and announcements

The ability to receive notifications about specific conversations or messages is a key feature of communication tools. This allows users to stay updated on the latest activity in a project and ensures that no important information is missed.

File sharing

Tidak jarang bagi perusahaan untuk menggunakan beberapa alat untuk komunikasi internal, yang menjadikan fitur berbagi file sangat penting. The ability to share PDFs, images, videos, and other types of files can make it much easier for team members to collaborate on projects.

Social sharing

The ability to share information with people outside of your company is a major advantage of communication tools. This feature allows you to quickly connect with prospects, customers, partners, and other stakeholders.

Activity tracking

The ability to track activity is a feature that can help users see the history of what has been said and done in a project. Kemampuan untuk melihat riwayat aktivitas juga dapat membantu saat bekerja di beberapa proyek, karena dapat berfungsi sebagai penanda untuk merujuk pada apa yang Anda kerjakan tanpa harus mencari melalui setiap proyek secara individual. It can also be helpful for auditing purposes or simply understanding how a project has progressed over time.

Security and permissions

Security plays an important role in how your information is stored. Using a communication tool that offers advanced permissions and security, can give you peace of mind that your data is safe.

Multi-language support

Multi-language support is often overlooked when it comes to communication tools. Namun, ini bisa menjadi fitur yang krusial bagi perusahaan dengan karyawan atau pelanggan yang berada di berbagai bagian dunia. 

Having the ability to use tools in several languages also promotes an inclusive environment and can allow employees or customers to enjoy the program in their native language.

Interactions and discussion

When working within a tool, it can be helpful to have the ability to interact with other users in a discussion without having to utilize a separate tool. This feature allows you to ask questions, give feedback and collaborate with others in real-time.

Mobile app

The ability to access your communication tool on the go is a major advantage. Aplikasi seluler memungkinkan pengguna tetap terhubung dan melanjutkan pekerjaan pada proyek, bahkan saat mereka berada jauh dari kantor mereka. It can help teams be aware of any urgent updates or notifications, as soon as they arise.

Integrations

The ability to integrate with the other tools you have can make communication more seamless. This can include project management tools, customer relationship management (CRM) systems, and even accounting software. 

Sementara beberapa alat memiliki integrasi ini yang dibangun, yang lainnya mungkin memerlukan penggunaan perangkat lunak pihak ketiga, jadi penting untuk mempertimbangkan apa yang paling cocok untuk tim Anda saat memilih alat komunikasi.

Types of internal communication tools

Ada berbagai alat yang berkontribusi pada kualitas strategi komunikasi internal perusahaan. Here are some of the most important ones:

• Messaging and chat
• Intranet
• Collaboration tools
• Knowledge management 
• Project management 
• Voice and video conferencing
• File sharing 
• Team bonding
• Client relationship management (CRM)

Messaging and chat

Messaging and live chat tools allow teams to communicate in real-time, whether in the same room or across the globe. These tools allow for quick and easy communication between team members without needing face-to-face interaction.

Some of the advantages of these tools are that they can be used for informal conversations, they allow for quick exchange of information, and they can an be used to share files and links.

On the other hand, they can make it difficult to have a back-and-forth conversation and may be disruptive if used for non-work related conversations.

Intranet 

Intranets are private networks that are only accessible to an organization's employees. Employee intranets provide a platform for teams to communicate while staying up-to-date on company news and announcements. 

Pros:

• Can be used to share sensitive information
• Allows for easy collaboration on projects
• Can be customized to fit the needs of the organization

Cons:

• Can be difficult to set up and maintain
• Not all employees may have access to the network

Collaboration tools

Di tempat kerja yang kolaboratif, penting untuk dapat mengerjakan dokumen bersama. Alat kolaborasi dokumen memungkinkan anggota tim untuk mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan, dan melihat perubahan satu sama lain secara real-time. These tools can be used for brainstorming sessions, writing documents,  design work, or collaborating on presentations. 

Pros:

• Can be used for a variety of purposes
• Allows team members to work together in real-time
• Can be used for brainstorming sessions

Cons:

• May require training for team members to use correctly

Knowledge management

Di era informasi, penting untuk dapat mengelola dan berbagi pengetahuan perusahaan, sambil mempertahankan satu sumber kebenaran dalam organisasi. Alat manajemen pengetahuan menyediakan kemampuan bagi tim untuk mengorganisir, menyimpan dan berbagi informasi dengan meminimalkan waktu yang terbuang. 

Pros:

• Can be used to store and share a variety of information
• Allows for easy retrieval of information
• Can help teams stay organized
• Some knowledge management tools have the flexibility to also serve as an intranet

Cons:

• Legacy tools can require a large time investment to set up and maintain

While legacy tools tend to have a high barrier to entry, next-gen tools (including Guru) allow you to build your knowledge base simply by using it, thanks to AI-powered features and the ability to connect with all of the tools in your existing workflow.

Project management

Project management tools help teams to plan, track, and execute projects. Alat-alat ini dapat digunakan untuk proyek kecil atau inisiatif besar, dan memungkinkan karyawan untuk mengelola tenggat waktu dan melacak kemajuan mereka.

Pro:

• Dapat digunakan untuk proyek kecil atau besar
• Memungkinkan karyawan untuk mengelola tenggat waktu dan melacak kemajuan
• Dapat membantu tim tetap dalam anggaran

Kontra:

• Dapat sulit untuk dipelajari dan digunakan
• Dapat kaku tergantung pada tim mana yang menggunakannya
• Mungkin memerlukan pelatihan berkelanjutan untuk anggota tim

Konferensi suara dan video

Alat konferensi suara dan video memungkinkan anggota tim berkomunikasi satu sama lain tanpa berada di ruang fisik yang sama. Alat ini dapat digunakan untuk pertemuan tim, sesi pelatihan, atau konsultasi satu lawan satu. Konferensi video juga dapat digunakan untuk terhubung dengan anggota tim atau klien yang jarak jauh. 

Pro:

• Dapat digunakan untuk semua jenis percakapan
• Memungkinkan anggota tim terhubung satu sama lain tanpa berada di ruangan yang sama

Kontra:

• Dapat mahal untuk diatur

Berbagi file

Dalam tempat kerja digital, penting untuk dapat berbagi file dengan cepat dan mudah. Alat berbagi file memungkinkan anggota tim berbagi dokumen, foto, video, dan jenis file lainnya dengan satu sama lain. Alat ini dapat digunakan untuk kolaborasi atau sekadar berbagi informasi.

Pro:

• Memungkinkan anggota tim untuk berbagi file

Kontra:

• Dapat sulit untuk melacak siapa yang memiliki akses ke file mana
• Mungkin memerlukan langganan berbayar untuk fitur tertentu

Penguatan tim

Berkat meningkatnya kerja jarak jauh dan hibrida, menemukan cara untuk membangun ikatan dengan rekan kerja dan manajer lebih penting dari sebelumnya. Alat penguatan tim memberikan karyawan berbagai cara untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan berbagai cara. 

Pro:

• Membangun koneksi antara karyawan
• Menambah budaya perusahaan 

Kontra:

• Potensi untuk menyebabkan konflik jadwal di antara rekan-rekan

Pemasaran

Alat pemasaran membantu tim untuk membuat dan mengelola kampanye pemasaran. Alat ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti pemasaran email, pemasaran media sosial, atau pemasaran konten.

Pro:

• Memungkinkan tim pemasaran untuk melacak hasil dan mengukur messaging serta keberhasilan kampanye

Kontra:

• Alat tambahan mungkin diperlukan untuk analisis yang lebih mendetail

Manajemen hubungan klien (CRM)

Perangkat lunak CRM membantu organisasi untuk mengelola dan mempertahankan hubungan dengan pelanggan mereka. Tipe perangkat lunak ini dapat digunakan untuk penjualan, pemasaran, atau tujuan layanan pelanggan.

Pro:

• Memungkinkan organisasi untuk melacak interaksi dan data pelanggan
• Dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan

Kontra:

• Dapat memerlukan investasi waktu yang besar untuk menyiapkan dan mempertahankan

Alat Teratas untuk komunikasi internal

Pesan dan obrolan: Slack

Jika Anda sedang mencari contoh terbaik dari perangkat lunak komunikasi karyawan yang berfokus pada pesan dan obrolan, tidak perlu mencari lebih jauh daripada Slack. Alat ini memungkinkan pengguna mengirim dan menerima pesan dari individu, grup, dan tim

Intranet: Guru

Guru adalah alat pilihan bagi orang-orang yang menginginkan kemampuan gabungan dari [alat komunikasi internal dan intranet](). Pengguna mendapatkan semua manfaat dan fleksibilitas kolaborasi yang ditawarkan oleh intranet tradisional. Dan berkat integrasi dan ekstensi browser kami, pengguna tidak perlu menavigasi keluar dari alur kerja mereka saat mencari (atau memberikan) jawaban.

Kolaborasi: Figma

Mungkin saja anggota tim merek dan UX Anda sudah sangat familiar dengan Figma, tetapi alat desain antarmuka kolaboratif ini dapat bermanfaat bagi setiap orang di tempat kerja. Alat FigJam mereka bisa sangat berguna untuk sesi papan tulis, dan itu terintegrasi dengan berbagai alat yang mungkin sudah menjadi bagian dari tumpukan teknologi Anda.

Manajemen pengetahuan: Guru

Guru mungkin merupakan alat intranet dan komunikasi internal yang hebat, tetapi itu juga merupakan solusi manajemen pengetahuan yang memberikan orang-orang informasi dan jawaban yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya. Dengan Guru, tim Anda dapat membuat, berbagi, mengakses, dan memperbarui informasi tepat di konteks alur kerja mereka yang ada. 

Manajemen proyek: Asana

Manajemen proyek membawa komunikasi internal ke tingkat yang sama sekali baru, dan alat serba ada seperti Asana dapat membantu PM dan kontributor individu. Dari sekedar penggunaan, Asana memudahkan dalam mengotomatiskan proses, mengulangi tugas, dan alur kerja yang dapat membantu manajemen proyek menjadi jauh lebih mudah dan lebih efisien. 

Konferensi video: Zoom

Rencana komunikasi internal yang solid membutuhkan alat obrolan video untuk memberdayakannya, dan Zoom telah menjadi pilihan umum bagi perusahaan. Selain kemudahan penggunaan, Zoom juga memungkinkan pengguna merekam pertemuan dan menawarkan resolusi hingga 1080p untuk akun berbayar. 

Berbagi file: Google Drive

Rangkaian alat profesional Google yang dipasangkan dengan harga yang terkenal rendah telah menjadikan Google Drive salah satu alat berbagi file yang paling populer untuk perusahaan dan individu. Alat ini dapat dengan mudah terintegrasi dengan berbagai aplikasi populer lainnya dan memiliki fungsi pencarian yang kuat yang membuat mencari file menjadi mudah. 

Penguatan tim: Donut

Ingin cara santai untuk terhubung dengan karyawan dan bertemu teman baru? Jangan lihat lebih jauh dari Donut, salah satu alat penguatan tim favorit kami. Donut secara acak memasangkan karyawan untuk percakapan dan kesempatan untuk terhubung. Ini adalah cara yang bagus untuk membantu orang bertemu rekan kerja lain di luar departemen dan tim mereka yang biasa. 

Pemasaran: Hubspot

Hubspot telah menjadi standar industri sebagai alat pemasaran all-in-one. Selain kemampuan penjadwalan dan pembuatan konten, alat ini juga memungkinkan pengguna untuk mengukur dan melihat analisis serta metrik dari kampanye.

Manajemen hubungan klien: Salesforce

Salesforce mungkin tidak terlintas dalam pikiran Anda saat memikirkan perangkat lunak CRM dan alat komunikasi tim, tetapi itu adalah salah satu alat manajemen hubungan yang paling komprehensif yang tersedia. Alat ini dilengkapi dengan berbagai layanan dan integrasi dan ideal untuk perusahaan yang peduli tentang kustomisasi dan skalabilitas.

7 strategi untuk membangun rencana komunikasi internal Anda

Sekarang Anda telah mengetahui dasar-dasar alat komunikasi internal, saatnya untuk mulai merencanakan strategi Anda. Berikut beberapa hal yang perlu diingat saat Anda mulai membangun rencana Anda:

• Tentukan tujuan Anda: Apa yang ingin Anda capai dengan komunikasi internal Anda? Apakah Anda ingin meningkatkan keterlibatan karyawan? Meningkatkan komunikasi antar departemen? Pastikan semua orang berada di halaman yang sama tentang berita dan pengumuman perusahaan?
• Identifikasi audiens Anda: Siapa yang perlu Anda komunikasikan? Semua karyawan? Hanya pekerja jarak jauh? Apakah Anda perlu membagi pesan Anda berdasarkan departemen atau lokasi?
• Pilih saluran yang tepat: Saluran komunikasi mana yang paling cocok untuk audiens dan tujuan Anda? Email? Intranet? Slack? Konferensi video?

1. Tinjau metode komunikasi internal Anda saat ini

Periksa cara Anda saat ini berkomunikasi dengan karyawan Anda. Apakah ada area yang bisa diperbaiki atau alat atau saluran yang tidak Anda gunakan yang bisa bermanfaat? Ikuti kuis 5 menit kami untuk membantu menentukan area untuk perbaikan.

2. Identifikasi area perbaikan

Sekarang bahwa Anda telah meninjau komunikasi internal Anda saat ini, saatnya untuk mulai memikirkan cara untuk meningkatkan. Berikut beberapa ide untuk memulai:

Tingkatkan keterlibatan karyawan: Jika Anda ingin meningkatkan keterlibatan karyawan, pertimbangkan untuk menggunakan alat yang memungkinkan komunikasi dua arah. Ini bisa berupa sesuatu seperti forum perusahaan atau alat pesan instan.

Buat mudah untuk menemukan informasi: Jika karyawan mengalami kesulitan menemukan informasi yang mereka butuhkan, pertimbangkan untuk menggunakan intranet yang dapat dicari atau sebuah platform komunikasi internal yang memungkinkan penandaan dan pengkategorian konten.

Dapatkan semua orang di halaman yang sama: Jika Anda ingin memastikan semua orang menerima pesan yang sama, pertimbangkan untuk menggunakan alat yang memungkinkan Anda menargetkan kelompok orang tertentu atau yang memungkinkan Anda mengirim pesan ke semua orang sekaligus.

3. Mintalah umpan balik dan ide

Tanya karyawan Anda bagaimana mereka berpikir komunikasi internal dapat diperbaiki. Alat atau metode apa yang mereka inginkan untuk diterapkan? Apa yang mereka anggap berjalan dengan baik dan apa yang perlu diubah? Anda juga dapat meminta umpan balik setelah Anda melakukan perubahan pada rencana komunikasi internal Anda. Ini akan membantu Anda untuk mengukur apakah perubahan tersebut memiliki efek yang diinginkan atau tidak.

4. Berkomunikasi secara teratur

Setelah Anda menerapkan rencana komunikasi internal Anda, penting untuk berkomunikasi secara teratur dengan karyawan Anda. Ini bisa melalui pembaruan mingguan atau bulanan, pengumuman perusahaan, atau sekadar pemeriksaan umum.

Pastikan untuk tetap memberi tahu karyawan Anda tentang setiap perubahan atau pembaruan pada rencana, dan minta umpan balik mereka tentang bagaimana kabar itu. Komunikasi internal adalah proses yang berkelanjutan, jadi pastikan untuk meninjau dan memperbarui rencana Anda secara teratur

5. Tawarkan sumber daya dan pelatihan karyawan

Jika Anda ingin karyawan Anda memanfaatkan alat dan saluran komunikasi internal yang telah Anda siapkan, penting untuk menawarkan sumber daya dan pelatihan bagi karyawan. Ini bisa mencakup hal-hal seperti:

• Panduan cepat untuk menggunakan alat
• Tutorial online atau video petunjuk
• Pelatihan tatap muka atau sesi kelompok

6. Tentukan aturan emas

Penting untuk menetapkan standar perusahaan (atau “Aturan Emas”) untuk komunikasi internal yang mendefinisikan bagaimana karyawan harus berharap untuk menerima dan mengonsumsi informasi. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti  "semua karyawan harus memeriksa intranet perusahaan setiap hari" atau sesuatu yang lebih kompleks. Di Guru, kami adalah:

Kami Mencari dan Membagikan Pengetahuan. Untuk ini berhasil, harus ada sebuah “kontrak” antara Anda dan semua orang yang Anda ajak kerja di Guru. Ini berarti setiap di antara kita berkomitmen untuk melakukan 2 hal…

(1) Anda membagikan pengetahuan Anda secara asinkron, mengetahui bahwa orang lain akan berusaha mencerna apa yang Anda bagikan. Anda mengenali audiens yang Anda bagikan dan mengoptimalkan untuk mereka karena penting bagi Anda bahwa mereka memahami.

(2) Anda berusaha untuk mencerna pengetahuan yang telah dihabiskan orang lain untuk dibagikan kepada Anda. Jika apa yang dibagikan tidak jelas atau tidak relevan, Anda mengenali nilai dalam memberikan umpan balik tersebut untuk meningkatkan apa yang dibagikan di masa depan.

Dengan menetapkan aturan, Anda dapat membantu memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan bahwa komunikasi konsisten.

7. Manfaatkan template 

Meningkatkan komunikasi internal Anda tidak harus menjadi proses yang memakan waktu. Ada sejumlah template dan alat otomatisasi yang dapat membantu Anda menyederhanakan proses dan menghemat waktu. 

Gunakan template untuk hal-hal seperti pengumuman perusahaan, notulen rapat, atau pembaruan status untuk menetapkan standar di seluruh perusahaan, dan manfaatkan alat otomatisasi untuk menjadwalkan dan mengirim pesan atau untuk membuat dan mendistribusikan konten.