What are internal communication tools?

Internal communication tools are software that helps companies manage employee communications. These tools can help streamline communication between managers and employees, or between employees themselves. They can also help reduce the need for face-to-face meetings, which can save time and money.

Internal communication examples

There are a variety of ways to communicate at work, but here are a few universal interactions that happen at nearly every workplace:

Management-to-employee communication

This kind of internal communication puts a tight focus on organizational structure and the top-down delivery of information from managers and decision-makers to individual contributors. มันสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การประชุมผู้จัดการ 1:1 ที่คุณทำอยู่เป็นประจำไปจนถึง DM อย่างรวดเร็วเพื่อยืนยันว่าคุณยังอยู่ในเส้นทางที่จะทำให้เสร็จตามกำหนดเวลา.

Employee-up communication

หากคุณกำลังมองหาวิธีให้พนักงานสื่อสารข้อมูลสำคัญกับผู้บริหารระดับสูง คุณจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่การสื่อสารจากพนักงานขึ้นไป. Communication like this tends to be collaborative because it focuses on the workforce as a whole. 

Peer-to-peer communication

ไม่ว่าคุณจะกำลังพูดคุยกับคนในทีมของคุณหรือสนทนากับผู้ร่วมงานคนอื่น ๆ คุณกำลังทำงานเพื่อส่งเสริมการสื่อสารแบบเพื่อนต่อเพื่อน. This is communication that happens between staff members throughout the day.

Crisis communication

This critical type of internal communication can outline the strategies, systems, and processes that organizations use to communicate during a crisis. เนื่องจากปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นได้ยากโดยไม่มีการเตือนล่วงหน้า การพิจารณาว่าองค์กรต่าง ๆ จะจัดการกับสถานการณ์ได้อย่างไรจึงเป็นสิ่งสำคัญก่อนที่มันจะเกิดขึ้น.

Change communication

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อยหรือการปรับเปลี่ยนที่สำคัญ สิ่งที่จำเป็นคือการสื่อสารที่ถูกต้องเพื่อจัดการกับการบริหารการเปลี่ยนแปลง. การสื่อสารการเปลี่ยนแปลงควรช่วยให้พนักงานเข้าใจการเปลี่ยนแปลงที่คาดหวัง เมื่อไหร่และทำไมจึงเกิดขึ้น รวมถึงบริบทเกี่ยวกับว่าการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กรหรือทีมเฉพาะอย่างไร.

Why are communication tools important?

ในที่ทำงานในปัจจุบัน การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ. Having the right tools in place can make a big difference in how well your team works together and how efficiently you can get things done.

‍

‍

The benefits of communication tools

• Facilitates collaboration across teams
• Reduces time wasted
• Eliminates geographic barriers
• Improves efficiency, clarity, and transparency
• Gives employees the information needed to do their job
• Promotes an engaged workplace

หากไม่มีเครื่องมือการสื่อสาร คุณอาจประสบปัญหาในการประสานงานการทำงาน รักษาการให้ข้อมูลตรงกัน และแค่การถ่ายทอดความคิดของคุณ. When communication is ineffective, it can lead to frustration, wasted time, or information overload.

Features of an effective communication tool

Search capabilities

The ability to search for specific messages or conversations is a key component of any great communication tool. These tools should have features that allow you to search by keywords, people, dates, tags, categories, and even attachments. Allowing users to easily find the information they need without having to search within projects.

Maximize the capabilities of your internal communication tools by connecting them with compatible enterprise AI search. ตัวอย่างเช่น ด้วย Guru คุณสามารถได้รับคำตอบทันทีจากการสนทนาในแชทของคุณ โดยไม่ต้องออกจากกระบวนการทำงานของคุณเพื่อค้นหามัน.

Organization and structure

An organized communication tool will allow users to structure information in the ways that work best for them. Many communication tools have the ability to create channels, tagging, and even custom fields to help organize information. 

The ability to control how information is presented makes it easier for users to find the information they need and reduces the overall clutter in a project.

News feed

Communication tools that provide users with a news feed allow teams to see what is happening in real-time. This feature is important for keeping everyone on the same page and up-to-date on the latest activity and project developments across teams.

Notifications and announcements

The ability to receive notifications about specific conversations or messages is a key feature of communication tools. This allows users to stay updated on the latest activity in a project and ensures that no important information is missed.

File sharing

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บริษัทจะใช้เครื่องมือหลายอย่างในการสื่อสารภายใน ซึ่งทำให้ฟีเจอร์การแชร์ไฟล์กลายเป็นสิ่งที่สำคัญ. The ability to share PDFs, images, videos, and other types of files can make it much easier for team members to collaborate on projects.

Social sharing

The ability to share information with people outside of your company is a major advantage of communication tools. This feature allows you to quickly connect with prospects, customers, partners, and other stakeholders.

Activity tracking

The ability to track activity is a feature that can help users see the history of what has been said and done in a project. ความสามารถในการดูประวัติการทำงานยังช่วยได้เมื่อทำงานข้ามหลายโครงการ เพราะมันสามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องหมายเพื่ออ้างอิงสิ่งที่คุณกำลังทำโดยไม่ต้องค้นหาผ่านโครงการแต่ละตัว. It can also be helpful for auditing purposes or simply understanding how a project has progressed over time.

Security and permissions

Security plays an important role in how your information is stored. Using a communication tool that offers advanced permissions and security, can give you peace of mind that your data is safe.

Multi-language support

Multi-language support is often overlooked when it comes to communication tools. However, it can be a critical feature for companies with employees or customers located in different parts of the world. 

Having the ability to use tools in several languages also promotes an inclusive environment and can allow employees or customers to enjoy the program in their native language.

Interactions and discussion

When working within a tool, it can be helpful to have the ability to interact with other users in a discussion without having to utilize a separate tool. This feature allows you to ask questions, give feedback and collaborate with others in real-time.

Mobile app

The ability to access your communication tool on the go is a major advantage. แอปพลิเคชันมือถือช่วยให้ผู้ใช้เชื่อมต่อและยังคงทำงานในโครงการ แม้จะไม่อยู่ที่สำนักงาน. It can help teams be aware of any urgent updates or notifications, as soon as they arise.

Integrations

The ability to integrate with the other tools you have can make communication more seamless. This can include project management tools, customer relationship management (CRM) systems, and even accounting software. 

ในขณะที่เครื่องมือบางชนิดมีการรวมเข้ากันโดยตรง เครื่องมืออื่น ๆ อาจต้องการการใช้ซอฟต์แวร์จากภายนอก ดังนั้นจึงสำคัญที่จะพิจารณาว่าจะใช้เครื่องมือใดที่เหมาะสมที่สุดกับทีมของคุณเมื่อเลือกเครื่องมือการสื่อสาร.

Types of internal communication tools

มีเครื่องมือจำนวนมากที่ส่งผลต่อคุณภาพของกลยุทธ์การสื่อสารภายในของบริษัท. Here are some of the most important ones:

• Messaging and chat
• Intranet
• Collaboration tools
• Knowledge management 
• Project management 
• Voice and video conferencing
• File sharing 
• Team bonding
• Client relationship management (CRM)

Messaging and chat

Messaging and live chat tools allow teams to communicate in real-time, whether in the same room or across the globe. These tools allow for quick and easy communication between team members without needing face-to-face interaction.

Some of the advantages of these tools are that they can be used for informal conversations, they allow for quick exchange of information, and they can an be used to share files and links.

On the other hand, they can make it difficult to have a back-and-forth conversation and may be disruptive if used for non-work related conversations.

Intranet 

อินทราเน็ตคือเครือข่ายส่วนตัว ที่เข้าถึงได้เฉพาะพนักงานขององค์กรเท่านั้น. อินทราเน็ตของพนักงาน เป็นแพลตฟอร์มที่ทีมต้องการเพื่อสื่อสารในขณะเดียวกันก็ยังคงทันต่อข่าวสารและประกาศของบริษัท. 

Pros:

• Can be used to share sensitive information
• Allows for easy collaboration on projects
• Can be customized to fit the needs of the organization

Cons:

• Can be difficult to set up and maintain
• Not all employees may have access to the network

Collaboration tools

ในที่ทำงานที่ร่วมมือกัน การทำงานกับเอกสารร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ. เครื่องมือการทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานกับเอกสารเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน และเห็นการเปลี่ยนแปลงของกันและกันแบบเรียลไทม์. These tools can be used for brainstorming sessions, writing documents,  design work, or collaborating on presentations. 

Pros:

• Can be used for a variety of purposes
• Allows team members to work together in real-time
• Can be used for brainstorming sessions

Cons:

• May require training for team members to use correctly

Knowledge management

ในยุคข้อมูล การจัดการและแบ่งปันความรู้ในบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ ในขณะที่ยังคงบริหารจัดการแหล่งข้อมูลเดียวภายในองค์กร. เครื่องมือการจัดการความรู้ ช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบ เก็บข้อมูลและแบ่งปันข้อมูลในขณะที่ลดการสูญเสียเวลา. 

Pros:

• Can be used to store and share a variety of information
• Allows for easy retrieval of information
• Can help teams stay organized
• Some knowledge management tools have the flexibility to also serve as an intranet

Cons:

• Legacy tools can require a large time investment to set up and maintain

While legacy tools tend to have a high barrier to entry, next-gen tools (including Guru) allow you to build your knowledge base simply by using it, thanks to AI-powered features and the ability to connect with all of the tools in your existing workflow.

Project management

Project management tools help teams to plan, track, and execute projects. เครื่องมือเหล่านี้สามารถนำไปใช้สำหรับโครงการขนาดเล็กหรือโครงการขนาดใหญ่ และอนุญาตให้พนักงานจัดการกำหนดเวลาและติดตามความก้าวหน้า

ข้อดี:

• สามารถใช้สำหรับโครงการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่
• อนุญาตให้พนักงานจัดการกำหนดเวลาและติดตามความก้าวหน้า
• ช่วยให้ทีมงานรักษางบประมาณ

ข้อเสีย:

• อาจเรียนรู้และใช้งานได้อย่างยากลำบาก
• อาจไม่มีความยืดหยุ่นขึ้นอยู่กับทีมที่ใช้
• อาจต้องการการฝึกอบรมที่ต่อเนื่องสำหรับสมาชิกในทีม

การประชุมเสียงและวิดีโอ

เครื่องมือการประชุมเสียงและวิดีโออนุญาตให้สมาชิกในทีมสื่อสารกันโดยไม่ต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน เครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้สำหรับการประชุมทีม เซสชันการฝึกอบรม หรือการปรึกษาหารือแบบตัวต่อตัว การประชุมวิดีโอยังสามารถใช้เชื่อมต่อกับสมาชิกทีมที่ทำงานจากระยะไกลหรือกับลูกค้าได้ 

ข้อดี:

• สามารถใช้สำหรับการสนทนาทุกประเภท
• อนุญาตให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อกับกันและกันโดยไม่ต้องอยู่ในห้องเดียวกัน

ข้อเสีย:

• อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในการตั้งค่า

การแชร์ไฟล์

ในสถานที่ทำงานดิจิทัล การแชร์ไฟล์อย่างรวดเร็วและง่ายดายเป็นสิ่งสำคัญ เครื่องมือการแชร์ไฟล์อนุญาตให้สมาชิกในทีมแชร์เอกสาร ภาพถ่าย วิดีโอ และประเภทไฟล์อื่นๆ ได้ เครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้สำหรับการทำงานร่วมกันหรือเพียงเพื่อแชร์ข้อมูล

ข้อดี:

• อนุญาตให้สมาชิกในทีมแชร์ไฟล์

ข้อเสีย:

• อาจติดตามได้ยากว่าใครเข้าถึงไฟล์ใด
• อาจต้องการการสมัครสมาชิกที่ต้องชำระเงินสำหรับฟีเจอร์บางอย่าง

การสร้างความสัมพันธ์ในทีม

ขอบคุณที่การทำงานจากระยะไกลและรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดก่อตัวขึ้น การหาวิธีสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการจึงสำคัญกว่าที่เคย เครื่องมือการสร้างความสัมพันธ์ในทีมมอบวิธีการต่างๆ ให้พนักงานในการโต้ตอบและสร้างความสัมพันธ์ในหลากหลายวิธี 

ข้อดี:

• สร้างความเชื่อมโยงระหว่างพนักงาน
• เพิ่มวัฒนธรรมของบริษัท 

ข้อเสีย:

• ความเป็นไปได้ที่จะเกิดความขัดแย้งในการนัดหมายระหว่างเพื่อนร่วมงาน

การตลาด

เครื่องมือการตลาดช่วยให้ทีมสามารถสร้างและจัดการแคมเปญการตลาดได้ สามารถใช้ได้หลากหลายวัตถุประสงค์ เช่น การตลาดทางอีเมล การตลาดโซเชียลมีเดีย หรือการตลาดเนื้อหา

ข้อดี:

• อนุญาตให้ทีมการตลาดติดตามผลลัพธ์และตรวจสอบข้อความและความสำเร็จของแคมเปญ

ข้อเสีย:

• เครื่องมือเพิ่มเติมอาจต้องการสำหรับการวิเคราะห์ที่ละเอียดยิ่งขึ้น

การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

ซอฟต์แวร์ CRM ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการและรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้สามารถใช้สำหรับการขาย การตลาด หรือการบริการลูกค้าได้

ข้อดี:

• อนุญาตให้องค์กรติดตามการติดต่อและข้อมูลของลูกค้าได้
• สามารถช่วยพัฒนา ความพึงพอใจของลูกค้า

ข้อเสีย:

• อาจต้องการการลงทุนในเวลาเป็นจำนวนมากในการตั้งค่าและบำรุงรักษา

เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารภายใน

การส่งข้อความและการแชท: Slack

หากคุณกำลังมองหาตัวอย่างที่ดีที่สุดในด้านซอฟต์แวร์การสื่อสารของพนักงานที่เน้นการส่งข้อความและแชท ไม่ต้องมองไปไกลกว่า Slack เครื่องมือนี้อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งและรับข้อความจากบุคคล กลุ่ม และทีม

อินทราเน็ต: Guru

Guru เป็นเครื่องมือที่เลือกของผู้ที่ต้องการความสามารถรวมกันของ [เครื่องมือการสื่อสารภายในและอินทราเน็ต]() ผู้ใช้ได้รับประโยชน์และความยืดหยุ่นทั้งหมดของการทำงานร่วมกันที่อินทราเน็ตแบบดั้งเดิมเสนอ และขอบคุณที่มีการรวมระบบและส่วนขยายเบราว์เซอร์ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องออกจากการทำงานปัจจุบันเพื่อตอบคำถาม (หรือมีส่วนร่วม) แก้ไข

การทำงานร่วมกัน: Figma

เป็นไปได้ว่าพนักงานทีมแบรนด์และ UX ของคุณอาจจะคุ้นเคยกับ Figma แต่เครื่องมือออกแบบอินเตอร์เฟซแบบร่วมมือสามารถเป็นประโยชน์ต่อทุกคนในที่ทำงาน  เครื่องมือ FigJam ของพวกเขาสามารถใช้ได้ดีมากในการประชุมวาดภาพบนกระดานขาว และมันยังเชื่อมต่อกับเครื่องมือต่าง ๆ ที่อาจเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีของคุณอยู่แล้ว 

การจัดการความรู้: Guru

Guru อาจเป็นเครื่องมืออินทราเน็ตและการสื่อสารภายในที่ยอดเยี่ยม แต่ยังเป็นโซลูชันการจัดการความรู้ที่มอบข้อมูลและคำตอบที่ผู้คนต้องการในช่วงเวลาที่พวกเขาต้องการ ด้วย Guru ทีมงานของคุณสามารถสร้าง แชร์ เข้าถึง และอัปเดตข้อมูลในบริบทของการทำงานปัจจุบันของพวกเขา 

การจัดการโครงการ: Asana

การจัดการโครงการนำการสื่อสารภายในไปสู่ระดับใหม่ทั้งหมด และเครื่องมือแบบรวมทั้งหมดอย่าง Asana สามารถช่วยทั้งผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนร่วมรายบุคคล นอกเหนือจากการใช้งานได้ง่าย Asana ยังทำให้การทำงานอัตโนมัติกระบวนการ งานซ้ำ และการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่ายขึ้น อาจช่วยทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

การประชุมวิดีโอ: Zoom

แผนการสื่อสารภายในที่มั่นคงต้องการเครื่องมือแชทผ่านวิดีโอเพื่อให้มันทำงานได้ และ Zoom ได้กลายเป็นตัวเลือกที่ทุกแห่งสำหรับบริษัทต่างๆ นอกเหนือจากความสะดวกในการใช้งาน Zoom ยังอนุญาตให้ผู้ใช้บันทึกการประชุมและเสนอความละเอียดสูงถึง 1080p สำหรับบัญชีชำระเงิน 

การแชร์ไฟล์: Google Drive

ชุดเครื่องมือระดับมืออาชีพของ Google ร่วมกับราคาที่ต่ำเป็นที่รู้จักได้ทำให้ Google Drive กลายเป็นเครื่องมือแชร์ไฟล์ที่ได้รับความนิยมอย่างมากสำหรับทั้งบริษัทและบุคคล เครื่องมือนี้สามารถรวมเข้ากับแอปอื่นๆ ได้อย่างราบรื่นและมีฟังก์ชันการค้นหาที่ทรงพลังซึ่งทำให้การค้นหาไฟล์เป็นเรื่องง่าย 

การสร้างความสัมพันธ์ในทีม: Donut

ต้องการวิธีที่ไม่เป็นทางการในการเชื่อมต่อกับพนักงานและพบเพื่อนใหม่หรือไม่? ไม่ต้องมองหาที่ไหนไกลไปกว่า Donut ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือการสร้างความสัมพันธ์ในทีมที่เราชื่นชอบ Donut จับคู่พนักงานแบบสุ่มสำหรับการสนทนาและโอกาสในการเชื่อมต่อ นี่เป็นวิธีที่ดีในการช่วยให้ผู้คนพบผู้ร่วมงานคนอื่นๆ นอกเหนือจากแผนกและทีมธรรมดาของพวกเขา 

การตลาด: Hubspot

Hubspot ได้กลายเป็นมาตรฐานในอุตสาหกรรมในฐานะเครื่องมือการตลาดแบบครบวงจร นอกเหนือจากความสามารถในการกำหนดเวลาและสร้างเนื้อหาแล้ว เครื่องมือนี้ยังอนุญาตให้ผู้ใช้วัดและดูการวิเคราะห์และเมตริกจากแคมเปญ

การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า: Salesforce

Salesforce อาจไม่เข้ามาในหัวเมื่อคุณคิดถึงซอฟต์แวร์ CRM และเครื่องมือการสื่อสารของทีม แต่เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการความสัมพันธ์ที่ครอบคลุมที่สุดที่มีอยู่ เครื่องมือนี้มีบริการและการรวมที่หลากหลายและเหมาะสำหรับบริษัทที่กังวลเกี่ยวกับการปรับแต่งและความสามารถในการปรับขนาด

7 กลยุทธ์ในการสร้างแผนการสื่อสารภายในของคุณ

ตอนนี้ที่คุณรู้พื้นฐานของเครื่องมือการสื่อสารภายในแล้ว ถึงเวลาวางแผนกลยุทธ์ของคุณ นี่คือสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณเริ่มสร้างแผนของคุณ:

• กำหนดเป้าหมายของคุณ: คุณต้องการบรรลุอะไรจากการสื่อสารภายใน? คุณต้องการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานหรือไม่? พัฒนาการสื่อสารระหว่างแผนก? ให้แน่ใจว่าทุกคนได้ข้อมูลเกี่ยวกับข่าวสารและประกาศของบริษัท?
• ระบุผู้ชมของคุณ: คุณต้องการสื่อสารกับใคร? พนักงานทุกคน? เพียงแค่พนักงานจากระยะไกล? คุณต้องการแบ่งข้อความตามแผนกหรือสถานที่หรือไม่?
• เลือกช่องทางที่เหมาะสม: ช่องทางการสื่อสารใดจะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับผู้ชมและเป้าหมายของคุณ? อีเมล? อินทราเน็ต? Slack? การประชุมวิดีโอ?

1. ตรวจสอบวิธีการสื่อสารภายในในปัจจุบันของคุณ

ลองดูวิธีที่คุณสื่อสารกับพนักงานในปัจจุบัน มีพื้นที่ใดบ้างที่สามารถปรับปรุงหรือเครื่องมือหรือช่องทางที่คุณไม่ได้ใช้ซึ่งอาจมีประโยชน์? ทำแบบทดสอบ 5 นาทีของเราเพื่อช่วยกำหนดพื้นที่ที่ต้องการปรับปรุง.

2. ระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

ตอนนี้ที่คุณได้ตรวจสอบการสื่อสารภายในของคุณในปัจจุบันแล้ว ถึงเวลาเริ่มคิดถึงวิธีการปรับปรุง นี่คือความคิดเล็กๆ น้อย ๆ เพื่อช่วยคุณเริ่มต้น

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน: หากคุณต้องการเพิ่ม การมีส่วนร่วมของพนักงาน ให้พิจารณาใช้งานเครื่องมือที่อนุญาตให้มีการสื่อสารแบบสองทาง สิ่งนี้อาจเป็นเช่นฟอรัมของบริษัทหรือเครื่องมือส่งข้อความทันที

ทำให้หาข้อมูลได้ง่าย: หากพนักงานมีปัญหาในการหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการ ให้พิจารณาใช้งานอินทราเน็ตที่สามารถค้นหาได้หรือ แพลตฟอร์มการสื่อสารภายใน ที่อนุญาตให้มีการแท็กและจัดประเภทเนื้อหา

ทำให้ทุกคนเข้าใจซึ่งกันและกัน: ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อความเดียวกัน ให้พิจารณาใช้เครื่องมือที่อนุญาตให้คุณกำหนดเป้าหมายกลุ่มคนเฉพาะหรือส่งข้อความไปยังทุกคนในคราวเดียว

3. ขอความคิดเห็นและแนวคิด

ถามพนักงานของคุณว่าพวกเขาคิดว่าการสื่อสารภายในจะดีขึ้นได้อย่างไร เขาอยากเห็นเครื่องมือหรือวิธีการใดที่มีการนำมาใช้? เขาคิดว่าอะไรทำงานได้ดีและอะไรที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง? คุณยังสามารถขอคำติชมหลังจากที่คุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงในแผนการสื่อสารภายในของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณประเมินได้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นมีผลตามที่ต้องการหรือไม่

4. สื่อสารเป็นประจำ

เมื่อคุณได้ดำเนินการตามแผนการสื่อสารภายในของคุณแล้ว สิ่งสำคัญคือการสื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ นี่อาจเป็นการอัปเดตทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ประกาศทั่วทั้งบริษัท หรือเพียงแค่ตรวจสอบทั่วไป

โปรดให้แน่ใจว่าคุณอัปเดตพนักงานของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือการอัปเดตใดๆ ของแผน และขอให้พวกเขาให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับว่าเป็นอย่างไร การสื่อสารภายในคือกระบวนการที่ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบและปรับปรุงแผนของคุณอย่างสม่ำเสมอ

5. เสนอทรัพยากรและการฝึกอบรมสำหรับพนักงาน

ถ้าคุณต้องการให้พนักงานของคุณใช้เครื่องมือและช่องทางการสื่อสารภายในที่คุณได้ตั้งขึ้น สิ่งสำคัญคือการนำเสนอทรัพยากรและการฝึกอบรมให้กับพนักงาน สิ่งนี้อาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น:

• คู่มือการเริ่มต้นอย่างรวดเร็วในการใช้เครื่องมือ
• บทเรียนออนไลน์หรือวิดีโอวิธีการ
• การฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวหรือเซสชันกลุ่ม

6. ตั้งกฎทอง

สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่ามาตรฐานทั่วทั้งบริษัท (หรือ “Golden Rule”) สำหรับการสื่อสารภายในที่กำหนดว่าพนักงานควรคาดหวังที่จะได้รับและบริโภคข้อมูลอย่างไร นี่อาจเป็นสิ่งที่ง่ายดายเช่น  "พนักงานทุกคนต้องตรวจสอบอินทราเน็ตของบริษัททุกวัน" หรืออย่างที่ซับซ้อนกว่า ที่ Guru หลักการของเราคือ:

เรามองหาและแบ่งปันความรู้ ในการนี้จะต้องมี “สัญญา” ระหว่างคุณและทุกคนที่คุณทำงานร่วมกันที่ Guru นี่หมายความว่าเราทุกคนมุ่งมั่นที่จะทำ 2 สิ่ง…

(1) คุณแชร์ความรู้ของคุณแบบไม่ต้องรอรู้ โดยรู้ว่าคนอื่นๆ จะพยายามย่อยสิ่งที่คุณแชร์. คุณรับรู้ถึงผู้ชมที่คุณแชร์และปรับให้เหมาะสมกับพวกเขาเพราะมันสำคัญสำหรับคุณที่พวกเขาจะเข้าใจ.

(2) คุณพยายามที่จะย่อยความรู้ที่คนอื่นใช้เวลาเตรียมไว้เพื่อแบ่งปันกับคุณ. หากสิ่งที่ถูกแชร์ไม่ชัดเจนหรอไม่เกี่ยวข้อง คุณรับรู้ถึงความสำคัญในการแชร์ข้อเสนอแนะแบบนี้เพื่อปรับปรุงสิ่งที่มีการแชร์ในอนาคต.

โดยการตั้งกฎ คุณสามารถช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและการสื่อสารมีความสม่ำเสมอ.

7. ใช้แม่แบบ 

การปรับปรุงการสื่อสารภายในของคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน มีแม่แบบ แม่แบบ และเครื่องมืออัตโนมัติหลายรายการที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบกระบวนการและประหยัดเวลา. 

ใช้แม่แบบสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ประกาศบริษัท บันทึกการประชุม หรือการอัปเดตสถานะ เพื่อกำหนดมาตรฐานทั่วทั้งบริษัท และใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อกำหนดเวลาและส่งข้อความหรือสร้างและแจกจ่ายเนื้อหา.