O que são ferramentas de comunicação interna?

As ferramentas de comunicação interna são softwares que ajudam as empresas a gerenciar as comunicações dos funcionários. Essas ferramentas podem ajudar a simplificar a comunicação entre gerentes e funcionários, ou entre os próprios funcionários. Elas também podem ajudar a reduzir a necessidade de reuniões presenciais, o que pode economizar tempo e dinheiro.

Exemplos de comunicação interna

Existem várias maneiras de se comunicar no trabalho, mas aqui estão algumas interações universais que acontecem em quase todos os ambientes de trabalho:

Comunicação de gerenciamento para funcionário

Esse tipo de comunicação interna foca fortemente na estrutura organizacional e na entrega de informações de cima para baixo de gerentes e tomadores de decisão para colaboradores individuais. Pode ser qualquer coisa, desde sua habitual reunião individual com o gerente até uma rápida mensagem direta para confirmar se você ainda está no caminho certo para cumprir um prazo.

Comunicação de funcionário para cima

Se você está procurando uma maneira de os funcionários se comunicarem informações importantes para a alta direção, precisa se concentrar na comunicação que vai de baixo para cima. Comunicações como essa tendem a ser colaborativas porque se concentram na força-laboral como um todo. 

Comunicação entre pares

Se você está conversando com alguém da sua equipe ou tendo uma conversa com um colaborador individual diferente, está trabalhando para promover a comunicação entre pares. Essa é uma comunicação que acontece entre membros da equipe ao longo do dia.

Comunicação de crise

Esse tipo crítico de comunicação interna pode delinear as estratégias, sistemas e processos que as organizações usam para comunicar durante uma crise. Como esses problemas raramente ocorrem com aviso prévio, é importante que as organizações considerem como lidar com as situações antes que elas surjam. 

Comunicação de mudança

Independentemente de você estar lidando com algo menor ou uma grande mudança, é necessário o tipo certo de comunicação para gerenciar a mudança. A comunicação sobre mudanças deveria ajudar os funcionários a entender as mudanças esperadas, quando e por que elas estão ocorrendo, além de fornecer contexto de como a mudança afetará toda a organização ou equipes individuais. 

Por que as ferramentas de comunicação são importantes?

No ambiente de trabalho de hoje, a comunicação é fundamental. Ter as ferramentas certas pode fazer uma grande diferença em como bem sua equipe trabalha e quão eficientemente você pode realizar as tarefas.

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Os benefícios das ferramentas de comunicação

• Facilita a colaboração entre as equipes
• Reduz o tempo desperdiçado
• Elimina barreiras geográficas
• Melhora a eficiência, clareza e transparência
• Fornece aos funcionários as informações necessárias para fazer seu trabalho
• Promove um local de trabalho engajado

Sem uma ferramenta de comunicação, é provável que você enfrente problemas para coordenar o trabalho, manter todos na mesma página e simplesmente transmitir seu ponto de vista. Quando a comunicação é ineficaz, pode levar a frustrações, tempo desperdiçado ou sobrecarga de informações.

Características de uma ferramenta de comunicação eficaz

Capacidades de pesquisa

A capacidade de buscar mensagens ou conversas específicas é um componente chave de qualquer ótima ferramenta de comunicação. Essas ferramentas devem ter recursos que permitam pesquisar por palavras-chave, pessoas, datas, tags, categorias e até mesmo anexos. Permitindo que os usuários encontrem facilmente as informações que precisam sem ter que pesquisar dentro de projetos.

Maximize as capacidades das suas ferramentas de comunicação interna conectando-as com uma pesquisa de IA empresarial compatível. Por exemplo, com o Guru, você pode obter respostas instantâneas oriundas de suas conversas no chat — sem sair do seu fluxo de trabalho para procurá-las.

Organização e estrutura

Uma ferramenta de comunicação organizada permitirá que os usuários estruturem as informações da forma que melhor lhes convier. Muitas ferramentas de comunicação têm a capacidade de criar canais, fazer marcações e até mesmo campos personalizados para ajudar a organizar as informações. 

A capacidade de controlar como as informações são apresentadas facilita para os usuários encontrarem as informações que precisam e reduz a desordem geral em um projeto.

Feed de notícias

Ferramentas de comunicação que fornecem aos usuários um feed de notícias permitem que as equipes vejam o que está acontecendo em tempo real. Esse recurso é importante para manter todos na mesma página e atualizados sobre a atividade e os desenvolvimentos de projetos mais recentes entre as equipes.

Notificações e anúncios

A capacidade de receber notificações sobre conversas ou mensagens específicas é um recurso chave das ferramentas de comunicação. Isso permite que os usuários fiquem atualizados sobre a atividade mais recente em um projeto e garante que nenhuma informação importante seja perdida.

Compartilhamento de arquivos

Não é incomum que as empresas usem várias ferramentas para comunicações internas, o que torna um recurso de compartilhamento de arquivos crucial. A capacidade de compartilhar PDFs, imagens, vídeos e outros tipos de arquivos pode facilitar muito a colaboração entre os membros da equipe em projetos.

Compartilhamento social

A capacidade de compartilhar informações com pessoas fora de sua empresa é uma grande vantagem das ferramentas de comunicação. Esse recurso permite que você se conecte rapidamente com potenciais clientes, parceiros e outras partes interessadas.

Rastreamento de atividade

A capacidade de rastrear atividades é um recurso que pode ajudar os usuários a ver o histórico do que foi dito e feito em um projeto. Conseguir visualizar o histórico de atividades também pode ser útil ao trabalhar em vários projetos, pois pode servir como um marcador para referência do que você está trabalhando sem ter que pesquisar em cada projeto individualmente. Isso também pode ser útil para fins de auditoria ou simplesmente para entender como um projeto evoluiu ao longo do tempo.

Segurança e permissões

A segurança desempenha um papel importante em como suas informações são armazenadas. Usar uma ferramenta de comunicação que oferece permissões e segurança avançadas pode lhe dar a tranquilidade de que seus dados estão seguros.

Suporte multilíngue

O suporte multilíngue é frequentemente negligenciado quando se trata de ferramentas de comunicação. No entanto, pode ser um recurso crítico para empresas com funcionários ou clientes localizados em diferentes partes do mundo. 

Ter a capacidade de usar ferramentas em várias línguas também promove um ambiente inclusivo e pode permitir que funcionários ou clientes desfrutem do programa em seu idioma nativo.

Interações e discussões

Ao trabalhar dentro de uma ferramenta, pode ser útil ter a capacidade de interagir com outros usuários em uma discussão sem precisar utilizar uma ferramenta separada. Esse recurso permite que você faça perguntas, dê feedback e colabore com outros em tempo real.

Aplicativo móvel

A capacidade de acessar sua ferramenta de comunicação em movimento é uma grande vantagem. Aplicativos móveis permitem que os usuários permaneçam conectados e continuem trabalhando em projetos, mesmo quando estão longe do escritório. Isso pode ajudar as equipes a estarem cientes de atualizações ou notificações urgentes, assim que elas surgem.

Integrações

A capacidade de integrar com outras ferramentas que você possui pode tornar a comunicação mais fluída. Isso pode incluir ferramentas de gerenciamento de projetos, sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e até mesmo software de contabilidade. 

Enquanto algumas ferramentas possuem essas integrações embutidas, outras podem exigir o uso de software de terceiros, então é importante considerar o que funcionaria melhor para sua equipe ao escolher sua ferramenta de comunicação.

Tipos de ferramentas de comunicação interna

Há uma ampla gama de ferramentas que contribuem para a qualidade da estratégia de comunicações internas de uma empresa. Aqui estão algumas das mais importantes:

• Mensagens e chat
• Intranet
• Ferramentas de colaboração
• Gerenciamento do conhecimento 
• Gerenciamento de projetos 
• Videoconferência
• Compartilhamento de arquivos 
• Integração da equipe
• Gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM)

Mensagens e chat

Ferramentas de mensagens e chat ao vivo permitem que as equipes se comuniquem em tempo real, tanto na mesma sala quanto no mundo inteiro. Essas ferramentas permitem uma comunicação rápida e fácil entre os membros da equipe sem precisar de interação face a face.

Alguns dos benefícios dessas ferramentas são que podem ser usadas para conversas informais, permitem uma troca rápida de informações e podem ser usadas para compartilhar arquivos e links.

Por outro lado, elas podem dificultar uma conversa de ida e volta e podem ser disruptivas se usadas para conversas não relacionadas ao trabalho.

Intranet 

Intranets são redes privadas que são acessíveis apenas aos funcionários de uma organização. Intranets para funcionários fornecem uma plataforma para as equipes se comunicarem enquanto mantêm-se atualizadas sobre as notícias e anúncios da empresa. 

Prós:

• Pode ser usado para compartilhar informações confidenciais
• Permite fácil colaboração em projetos
• Pode ser personalizado para atender às necessidades da organização

Contras:

• Pode ser difícil de configurar e manter
• Nem todos os funcionários podem ter acesso à rede

Ferramentas de colaboração

Em um ambiente de trabalho colaborativo, é importante ser capaz de trabalhar em documentos juntos. Ferramentas de colaboração de documentos permitem que membros da equipe trabalhem no mesmo documento simultaneamente e vejam as alterações uns dos outros em tempo real. Essas ferramentas podem ser usadas para sessões de brainstorming, redação de documentos,  trabalho de design, ou colaborações em apresentações. 

Prós:

• Pode ser usado para uma variedade de propósitos
• Permite que os membros da equipe trabalhem juntos em tempo real
• Pode ser usado para sessões de brainstorming

Contras:

• Pode exigir treinamento para que os membros da equipe o utilizem corretamente

Gerenciamento do conhecimento

Na era da informação, é importante ser capaz de gerenciar e compartilhar o conhecimento da empresa, enquanto se mantém uma única fonte de verdade dentro da organização. Ferramentas de gestão do conhecimento ajudam equipes a organizar, armazenar e compartilhar informações enquanto minimizam o tempo desperdiçado. 

Prós:

• Pode ser usado para armazenar e compartilhar uma variedade de informações
• Permite fácil recuperação de informações
• Pode ajudar as equipes a se manterem organizadas
• Algumas ferramentas de gerenciamento do conhecimento têm a flexibilidade de também servir como uma intranet

Contras:

• Ferramentas legadas podem exigir um grande investimento de tempo para configurar e manter

Enquanto ferramentas legadas tendem a ter uma alta barreira de entrada, ferramentas de próxima geração (incluindo o Guru) permitem que você construa sua base de conhecimento simplesmente usando-a, graças a recursos alimentados por IA e à capacidade de se conectar com todas as ferramentas em seu fluxo de trabalho existente.

Gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam as equipes a planejar, rastrear e executar projetos. Essas ferramentas podem ser usadas para pequenos projetos ou grandes iniciativas, e permitem que os colaboradores gerenciem prazos e acompanhem seu progresso.

Prós:

• Pode ser usado para pequenos ou grandes projetos
• Permite que os colaboradores gerenciem prazos e acompanhem o progresso
• Pode ajudar as equipes a manterem-se dentro do orçamento

Contras:

• Pode ser difícil de aprender e usar
• Pode ser inflexível dependendo das equipes que estão usando
• Pode exigir treinamento contínuo para os membros da equipe

Conferência de voz e vídeo

As ferramentas de conferência de voz e vídeo permitem que os membros da equipe se comuniquem entre si sem estarem no mesmo espaço físico. Essas ferramentas podem ser usadas para reuniões de equipe, sessões de treinamento ou consultas individuais. A conferência de vídeo também pode ser usada para se conectar com membros remotos da equipe ou clientes. 

Prós:

• Pode ser usado para todos os tipos de conversas
• Permite que os membros da equipe se conectem entre si sem estarem na mesma sala

Contras:

• Pode ser caro de configurar

Compartilhamento de arquivos

Em um ambiente de trabalho digital, é importante conseguir compartilhar arquivos de forma rápida e fácil. As ferramentas de compartilhamento de arquivos permitem que os membros da equipe compartilhem documentos, fotos, vídeos e outros tipos de arquivos entre si. Essas ferramentas podem ser usadas para colaboração ou simplesmente para compartilhar informações.

Prós:

• Permite que os membros da equipe compartilhem arquivos

Contras:

• Pode ser difícil acompanhar quem tem acesso a quais arquivos
• Pode exigir uma assinatura paga para certos recursos

Integração da equipe

Devido ao aumento do trabalho remoto e híbrido, encontrar maneiras de se integrar com colegas e gerentes é mais importante do que nunca. As ferramentas de integração de equipe oferecem aos colaboradores diferentes maneiras de interagir e construir relacionamentos de diversas formas. 

Prós:

• Cria conexões entre os colaboradores
• Adiciona à cultura da empresa 

Contras:

• Potencial para causar conflitos de agendamento entre pares

Marketing

As ferramentas de marketing ajudam as equipes a criar e gerenciar campanhas de marketing. Elas podem ser usadas para uma variedade de propósitos, como marketing por e-mail, marketing em redes sociais ou marketing de conteúdo.

Prós:

• Permite que as equipes de marketing acompanhem resultados e meçam as mensagens e o sucesso das campanhas

Contras:

• Ferramentas adicionais podem ser necessárias para análises mais detalhadas

Gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM)

O software de CRM ajuda as organizações a gerenciar e manter relacionamentos com seus clientes. Esse tipo de software pode ser usado para vendas, marketing ou para fins de atendimento ao cliente.

Prós:

• Permite que as organizações acompanhem interações e dados de clientes
• Pode ajudar a melhorar a satisfação do cliente

Contras:

• Pode exigir um grande investimento de tempo para configurar e manter

Principais ferramentas para comunicação interna

Mensagens e chat: Slack

Se você está procurando um exemplo de classe mundial de um software de comunicações internas focado em mensagens e chat, não procure mais do que o Slack. Esta ferramenta permite que os usuários enviem e recebam mensagens de indivíduos, grupos e equipes

Intranet: Guru

Guru é a ferramenta preferida para pessoas que desejam as capacidades combinadas de [ferramentas de comunicação interna e intranets](). Os usuários têm todos os benefícios e flexibilidade de colaboração que as intranets tradicionais oferecem. E graças às nossas integrações e à extensão do navegador, os usuários não precisam sair do seu fluxo de trabalho atual para encontrar (ou contribuir com) respostas.

Colaboração: Figma

É possível que os membros da sua equipe de marca e UX já estejam muito familiarizados com o Figma, mas essa ferramenta colaborativa de design de interface pode beneficiar todos no trabalho.  A ferramenta FigJam deles pode ser muito útil para qualquer sessão de brainstorming, e ela se integra a uma variedade de ferramentas que podem já fazer parte da sua pilha de tecnologia. 

Gerenciamento do conhecimento: Guru

O Guru pode ser uma ótima ferramenta de intranet e comunicações internas, mas também é uma solução de gerenciamento do conhecimento que fornece às pessoas as informações e respostas que precisam no momento em que precisam. Com o Guru, sua equipe pode criar, compartilhar, acessar e atualizar informações diretamente no contexto de seu fluxo de trabalho existente. 

Gerenciamento de projetos: Asana

O gerenciamento de projetos leva as comunicações internas a um nível totalmente novo, e uma ferramenta tudo-em-um como a Asana pode ajudar PMs e colaboradores individuais. Além de ser fácil de usar, a Asana facilita a automação de processos, repetição de tarefas e fluxos de trabalho que podem ajudar a tornar o gerenciamento de projetos muito mais fácil e eficiente. 

Videoconferência: Zoom

Um sólido plano de comunicações internas precisa de uma ferramenta de bate-papo por vídeo para energia-lo, e o Zoom se tornou a escolha ubíqua para as empresas. Além da facilidade de uso, o Zoom também permite que os usuários gravem reuniões e oferece até 1080p de resolução para contas pagas. 

Compartilhamento de arquivos: Google Drive

A suíte de ferramentas profissionais do Google, junto com seu preço notoriamente baixo, tornou facilmente o Google Drive uma das ferramentas de compartilhamento de arquivos mais populares para empresas e indivíduos. A ferramenta pode se integrar perfeitamente com uma variedade de outros aplicativos populares e possui uma poderosa função de busca que facilita a localização de arquivos. 

Integração da equipe: Donut

Quer uma maneira casual de se conectar com os colaboradores e conhecer novos amigos? Não procure mais do que Donut, uma das nossas ferramentas de integração de equipe favoritas. O Donut emparelha aleatoriamente os colaboradores para conversas e oportunidades de conexão. Esta é uma ótima maneira de ajudar as pessoas a conhecer outros colegas fora de seus departamentos e equipes habituais. 

Marketing: Hubspot

O Hubspot se tornou o padrão da indústria como uma ferramenta de marketing tudo-em-um. Além de suas capacidades de agendamento e criação de conteúdo, a ferramenta também permite que os usuários meçam e vejam análises e métricas de campanhas.

Gerenciamento de relacionamento com clientes: Salesforce

O Salesforce pode não vir à mente quando você pensa em software de CRM e ferramentas de comunicação de equipe, mas é uma das ferramentas de gerenciamento de relacionamentos mais abrangentes disponíveis. A ferramenta vem com uma ampla gama de serviços e integrações e é ideal para empresas que estão preocupadas com personalização e escalabilidade.

7 estratégias para construir seu plano de comunicações internas

Agora que você conhece o básico das ferramentas de comunicações internas, é hora de começar a planejar sua estratégia. Aqui estão algumas coisas para manter em mente ao começar a construir seu plano:

• Defina seus objetivos: O que você quer alcançar com suas comunicações internas? Você quer aumentar o envolvimento dos colaboradores? Melhorar a comunicação entre os departamentos? Certifique-se de que todos estão na mesma página sobre as notícias e anúncios da empresa?
• Identifique seu público: Com quem você precisa se comunicar? Todos os colaboradores? Apenas trabalhadores remotos? Você precisa segmentar suas mensagens por departamento ou localização?
• Escolha os canais certos: Quais canais de comunicação funcionarão melhor para seu público e objetivos? E-mail? Intranet? Slack? Videoconferência?

1. Revise seus métodos atuais de comunicação interna

Dê uma olhada na forma como você está se comunicando atualmente com seus funcionários. Há áreas que poderiam ser melhoradas ou ferramentas ou canais que você não está usando que poderiam ser úteis? Faça nosso quiz de 5 minutos para ajudar a determinar áreas para melhoria.

2. Identifique áreas de melhoria

Agora que você revisou suas comunicações internas atuais, é hora de começar a pensar em maneiras de melhorar. Aqui estão algumas ideias para ajudá-lo a começar:

Aumentar o envolvimento dos funcionários: Se você deseja aumentar o envolvimento dos colaboradores, considere usar ferramentas que permitam a comunicação de mão dupla. Isso poderia ser algo como um fórum corporativo ou uma ferramenta de mensagem instantânea.

Facilitar a localização de informações: Se os colaboradores estiverem tendo problemas para encontrar as informações que precisam, considere usar uma intranet pesquisável ou uma plataforma de comunicações internas que permita a categorização e a marcação de conteúdo.

Coloque todos na mesma página: Se você quer ter certeza de que todos estão recebendo as mesmas mensagens, considere usar uma ferramenta que permita segmentar grupos específicos de pessoas ou que permita enviar mensagens a todos de uma só vez.

3. Solicitar feedback e ideias

Pergunte aos seus colaboradores como acham que as comunicações internas poderiam ser melhoradas. Quais ferramentas ou métodos eles gostariam de ver implementados? O que eles acham que está funcionando bem e o que precisa ser mudado? Você também pode pedir feedback depois de ter feito alterações em seu plano de comunicações internas. Isso ajudará você a avaliar se as mudanças estão tendo o efeito desejado.

4. Comunique-se regularmente

Uma vez que você tenha implementado seu plano de comunicações internas, é importante se comunicar regularmente com seus funcionários. Isso pode ser através de atualizações semanais ou mensais, anúncios em toda a empresa, ou apenas verificações gerais.

Certifique-se de manter seus colaboradores informados sobre quaisquer mudanças ou atualizações no plano, e solicite feedback sobre como as coisas estão indo. A comunicação interna é um processo contínuo, então certifique-se de revisar e atualizar seu plano regularmente

5. Ofereça recursos e treinamento para colaboradores

Se você quer que seus funcionários usem as ferramentas e canais de comunicações internas que você configurou, é importante oferecer recursos e treinamento aos funcionários. Isso pode incluir coisas como:

• Um guia de início rápido para usar as ferramentas
• Tutoriais online ou vídeos de como fazer
• Treinamento presencial ou sessões em grupo

6. Defina uma regra de ouro

É importante definir um padrão de empresa (ou “Regra de Ouro”) para comunicações internas que defina como os funcionários devem esperar receber e consumir informações. Isso pode ser algo tão simples como  "todos os colaboradores devem verificar a intranet da empresa todos os dias" ou algo mais complexo. No Guru, a nossa é:

Buscamos e compartilhamos conhecimento. Para que isso funcione, deve haver um “contrato” entre você e todos com quem trabalha no Guru. Isto significa que cada um de nós se compromete a fazer 2 coisas…

(1) você compartilha seu conhecimento de forma assíncrona, sabendo que todos os outros buscarão digerir o que você compartilha. Você reconhece o público para o qual está compartilhando e otimiza para eles porque é importante para você que eles entendam.

(2) você busca digerir o conhecimento que outros passaram tempo preparando para compartilhar com você. Se o que está sendo compartilhado for pouco claro ou não relevante, você reconhece o valor em compartilhar esse feedback para melhorar o que é compartilhado no futuro.

Ao definir uma regra, você pode ajudar a garantir que todos estão na mesma página e que a comunicação é consistente.

7. Utilize modelos 

Melhorar suas comunicações internas não precisa ser um processo demorado. Existem vários modelos e ferramentas de automação que podem ajudá-lo a agilizar o processo e economizar tempo. 

Use modelos para coisas como anúncios da empresa, atas de reuniões ou atualizações de status para estabelecer padrões em toda a empresa, e utilize ferramentas de automação para agendar e enviar mensagens ou para criar e distribuir conteúdo.