What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Who doesn’t like a little box of company swag on their first day? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Some branded t-shirts, a few trinkets that reflect your company’s culture, and a greeting card from the team gets day one off to the right start. If you’re remote, ship a welcome package along with other WFH materials to their door! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. They'll need identification to fill out the necessary forms, and payroll information so they know when they'll be getting their first paycheck. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. By being prepared ahead of time, you'll help make their transition into the company as smooth as possible. 

Phase 2: Introductions

Starting a new job can be overwhelming, especially if you don't know anyone at the company. That's why it's important for managers and colleagues to take the time to introduce new employees to everyone they'll be working with. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Onboarding isn’t all about company policies and tax papers, it’s about getting to know the people you’ll be working alongside. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

If you’re operating in an office, start things off with a tour to let new hires get acquainted with the space. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

If you’re in a remote setting, don’t skimp out on the ‘office tour’! Get all your team members onto an orientation Zoom call on their new team member's first day, keep it to a casual first day coffee and chit chat to make your new coworkers feel comfortable and excited about the prospect of working with this team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

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Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. As a manager, you’re a coach, so lean into that part of your role by helping new hires settle in quickly so they can hit the ground running and be successful from the start. This not only helps reduce friction with existing employees, it lowers the chance that your new hire will regret taking the job and makes it easier to "fit in" right away.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. When onboarding a new employee, it’s important to create a personalized experience based on their role. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. A simple welcome email with a dense to-do list will only make your new hire’s first day feel more daunting. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Curious how Guru uses Guru for employee onboarding? Check out this post by Bobby Lundquist, Guru’s Lead People Operations Specialist.

Phase 4: Follow up 

Once you’ve established clear expectations for your new hire, it’s important to check in with your employee regularly to ensure a smooth transition into their new role. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Being actively involved in a new hires onboarding will show that you’re invested in their experience and can help establish trust, as well as increase performance and workforce retention. 

Establish a plan for review

Onboarding doesn't end after the first few weeks or months at a new job and check-ins shouldn't either. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Finally, establish metrics of success for each goal, so that you can track the new hire's progress. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Use Guru’s 30-60-90 day plan template to create a check in cadence with your new hire to get continuous, long term feedback about their onboarding experience and to ensure you're setting them up for long term success.

Onboarding process examples

Let’s look at three examples of effective onboarding processes:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Este tipo de integração pode ser eficaz para funcionários remotos, pois fornece a eles as ferramentas e os recursos necessários para começar sem exigir que eles viajem para um escritório.
2. Integração com Buddy: Este tipo de integração envolve designar um mentor ou buddy para o novo contratado. O mentor ou buddy é geralmente um funcionário experiente que pode fornecer orientação e suporte durante o processo de integração. Este tipo de integração pode ser particularmente eficaz para novos funcionários que podem estar nervosos sobre começar um novo trabalho.
3. Integração Liderada pelo Gerente: Neste tipo de integração, o gerente do novo contratado assume a liderança na oferta de treinamento e suporte. Este tipo de integração pode ser eficaz para funcionários que irão trabalhar perto de seu gestor ou supervisor. Isso permite que o novo contratado estabeleça um relacionamento com seu gestor desde o início e pode ajudá-los a se sentir mais conectados à equipe.

Independentemente do processo de integração, a chave é garantir que os novos contratados se sintam apoiados e engajados durante o processo. Ao fornecer uma comunicação clara, acesso a recursos necessários e um senso de comunidade, as organizações podem preparar seus novos funcionários para o sucesso. Além disso, usar uma solução como Guru pode ajudar a simplificar o processo de integração e garantir que os novos contratados tenham acesso a todas as informações necessárias de que precisam para ter sucesso.

Desafios comuns durante a integração de funcionários

Todos nós já estivemos lá: é seu primeiro dia de trabalho e há nomes para decorar, processos para aprender, novos programas para descobrir e impressões iniciais positivas para causar. É esmagador, e se você estiver começando em uma nova empresa em um ambiente remoto, pode parecer ainda mais isolante.

Se todos os recursos de integração e treinamento estiverem espalhados por ferramentas, envios de e-mail e mensagens únicas no Slack, é fácil para esses sentimentos de estresse e isolamento serem amplificados. Investir em um software de integração que consolida todos os materiais que os novos contratados precisam para começar de forma produtiva é uma ótima maneira de fazê-los se sentir imediatamente empoderados em suas funções. E isso importa; as pessoas que tiveram uma experiência negativa de integração de novos contratados estão duas vezes mais propensas a procurar uma oportunidade diferente em um futuro próximo. 

O tempo até a produtividade é importante, mas não se apresse. Um artigo da Harvard Business Review aponta que até 20% da rotatividade de funcionários ocorre nos primeiros 45 dias de trabalho, e que as empresas mais bem-sucedidas passam um ano totalmente integrando novos contratados.

Sobrecarga de informações

Quando um novo funcionário começa um trabalho, ele frequentemente é bombardeado com uma infinidade de informações e tarefas para aprender e realizar. Isso pode facilmente resultar em sobrecarga de informações, o que pode ser esmagador e dificultar sua capacidade de desempenhar bem em seu novo papel. No entanto, um processo de integração bem elaborado pode ajudar a mitigar esse problema.

Uma maneira de um processo de integração de funcionários evitar a sobrecarga de informações é dividir a informação em partes gerenciáveis. Em vez de apresentar a um novo funcionário uma lista longa de tarefas e informações de uma só vez, um programa de integração eficaz fornecerá as informações necessárias em uma ordem estruturada e lógica. Isso pode envolver fornecer materiais de treinamento que sejam divididos em pequenas seções digestíveis ou atribuir tarefas específicas em uma sequência lógica para ajudar o novo funcionário a construir seu conhecimento e habilidades gradualmente.

Falta de clareza de função

Um aspecto crucial de um processo de integração de funcionários bem-sucedido é garantir que os novos contratados tenham uma compreensão clara de seu papel e responsabilidades dentro da organização. Isto inclui não apenas uma descrição básica do trabalho, mas também uma compreensão mais profunda de como seu papel se encaixa nos maiores objetivos e visão da empresa. Para alcançar isso, um programa de integração eficaz deve incluir sessões de treinamento abrangentes que forneçam aos novos contratados uma compreensão completa de seus deveres e expectativas.

Além do treinamento, também é importante fornecer aos novos funcionários as ferramentas necessárias para desempenhar suas funções de maneira eficaz. Isso pode incluir acesso ao software ou hardware da empresa, informações sobre políticas e procedimentos relevantes e conexões com membros-chave da equipe ou partes interessadas. 

Não implementar uma integração específica para funções

É importante reconhecer que cada função dentro de uma organização é única e vem com seu próprio conjunto de responsabilidades, habilidades e requisitos de conhecimento. Para garantir que o processo de integração seja eficaz, uma parte do programa deve ser adaptada especificamente ao papel do novo contratado. Isso pode envolver a oferta de treinamento especializado, a atribuição de tarefas específicas para a função ou conectar o novo funcionário com partes interessadas-chave em sua área de responsabilidade. 

Ao personalizar a experiência de integração para o papel do novo contratado, a empresa pode ajudá-lo a se sentir mais confiante e empoderado em sua nova posição, levando a uma transição mais suave e a uma integração mais rápida na equipe. Além disso, fornecer treinamento e recursos específicos para o papel pode ajudar o funcionário a se tornar mais produtivo e a contribuir mais rapidamente para os objetivos da organização.

Fornecendo informações precisas e atualizadas

Ao manter processos de integração bem-sucedidos, é crítico garantir que as informações que os novos contratados recebem sejam atualizadas e precisas. Informações desatualizadas podem levar a confusão, frustração e, em última instância, a um desempenho insatisfatório. Além disso, informações imprecisas podem levar a mal-entendidos e erros que podem impactar tanto o trabalho do novo funcionário quanto a organização como um todo.

Solicitando feedback

É frequentemente um passo esquecido, mas isso não significa que solicitar feedback dos novos contratados sobre sua experiência não seja importante. Primeiro, fornece insights valiosos sobre a eficácia do programa de integração e ajuda a identificar áreas que exigem melhoria. Em segundo lugar, o feedback dos novos contratados pode ajudar as organizações a identificar problemas potenciais mais cedo, prevenindo que se tornem obstáculos maiores mais tarde. Finalmente, solicitar feedback demonstra um compromisso com o engajamento e desenvolvimento dos funcionários, o que pode ajudar a criar uma cultura organizacional positiva e melhorar a satisfação geral dos funcionários. Ao buscar e usar ativamente feedback de novos contratados, as empresas podem criar uma experiência de integração mais eficaz e positiva para futuros funcionários.

Custos da integração de funcionários

O real custo da integração e treinamento de um novo funcionário é cerca de $2.000 para pequenas empresas e mais de $3.000 para as maiores. Mesmo as empresas mais bem-sucedidas podem passar meses totalmente integrando novos funcionários, o que significa que a maioria dos novos contratados não alcança plena produtividade por muitas, muitas semanas. 

Considerando tudo, esses custos têm um impacto quantificável no resultado final: novos contratados (e transferências!) podem reduzir a receita total em uma faixa de 1 a 2,5%. Independentemente do tamanho da sua empresa, essa é uma porcentagem significativa de receita perdida no processo de melhorar seu negócio. 

Saiba como reduzir o custo médio para treinar um novo funcionário.

Perguntas frequentes durante o processo de integração

Começar um novo trabalho pode ser ao mesmo tempo emocionante e intimidante. Com tanto para aprender e fazer, é comum ter muitas perguntas. É por isso que um processo de integração bem projetado é tão importante. Aqui estão algumas das perguntas mais frequentes durante o processo de integração.

• Que benefícios estão disponíveis para mim?
• O que devo vestir para o trabalho?
• Como serei treinado?
• A quem devo recorrer se tiver uma pergunta ou problema?

O que é um fluxo de trabalho de integração?

Um fluxo de trabalho de integração é um conjunto estruturado de passos e procedimentos que os novos contratados seguem durante o processo de integração. Ele geralmente inclui uma mistura de orientação, treinamento e aprendizagem no trabalho. Um bom fluxo de trabalho de integração deve ser abrangente, cobrindo todos os aspectos do papel do funcionário e da cultura da empresa. Ele também deve ser adaptado às necessidades individuais do funcionário, já que nem todos os novos contratados têm os mesmos requisitos.

Com Guru, o RH pode criar um fluxo de trabalho de integração simplificado e eficaz que seja personalizado para as necessidades individuais de cada novo contratado. Nossa função de busca com inteligência artificial facilita encontrar as informações necessárias, enquanto as capacidades de compartilhamento de conhecimento permitem que os novos contratados se conectem com mentores e colegas.

O que faz um processo de integração forte?

Um processo de integração forte é aquele que é abrangente, envolvente e de apoio. Ele deve fornecer aos novos contratados todas as ferramentas e recursos de que precisam para se tornarem totalmente produtivos em seus papéis, enquanto promove uma cultura organizacional positiva. Com o Guru, o RH pode criar um processo de integração abrangente que cobre todos os aspectos do papel do funcionário, incluindo treinamento, políticas e procedimentos.

Qual é o papel do RH no processo de integração?

O RH desempenha um papel vital no processo de integração, pois é responsável por criar e implementar o fluxo de trabalho de integração. Usando o Guru, o RH pode facilmente criar um processo de integração abrangente que é personalizado para as necessidades individuais de cada novo contratado; um que cobre todos os aspectos do papel do funcionário e promove uma cultura empresarial positiva. Com o Guru, os novos contratados podem se sentir apoiados e conectados, enquanto o RH pode simplificar o fluxo de trabalho de integração, reduzindo o risco de erros e melhorando o desempenho geral da empresa.