ما هو عملية إدماج الموظف؟

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

ما المطلوب لإدماج الموظف؟

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

لماذا يعد الإدماج أمراً مهماً؟

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

ما هي 4 سي’s لإدماج الموظف؟

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

من لا يحب صندوقاً صغيراً من الهدايا الخاصة بالشركة في أول يوم له؟ According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Some branded t-shirts, a few trinkets that reflect your company’s culture, and a greeting card from the team gets day one off to the right start. If you’re remote, ship a welcome package along with other WFH materials to their door! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. They'll need identification to fill out the necessary forms, and payroll information so they know when they'll be getting their first paycheck. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. By being prepared ahead of time, you'll help make their transition into the company as smooth as possible. 

Phase 2: Introductions

Starting a new job can be overwhelming, especially if you don't know anyone at the company. That's why it's important for managers and colleagues to take the time to introduce new employees to everyone they'll be working with. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. إدماج الموظف لا يتعلق فقط بسياسات الشركة وأوراق الضرائب، بل يتعلق أيضاً بالتعرف على الأشخاص الذين ستعمل معهم. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

إذا كنت تعمل في مكتب، ابدأ الأمور بجولة لتعريف الموظفين الجدد بالمساحة. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

إذا كنت في بيئة بعيدة، لا تتجاهل جولة المكتب! قم بدعوة جميع أعضاء فريقك إلى مكالمة تعريفية عبر Zoom في أول يوم للموظف الجديد، واجعلها محادثة غير رسمية مع القهوة والدردشة لتهيئة زملائك الجدد للشعور بالراحة والحماس حول إمكانية العمل مع هذا الفريق. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. كمدير، أنت مدرب، لذا اعتمد على هذا الجزء من دورك من خلال مساعدة الموظفين الجدد على الاستقرار بسرعة حتى يتمكنوا من الانطلاق بنجاح منذ البداية. هذا لا يساعد فقط في تقليل الاحتكاك مع الموظفين الحاليين، بل يقلل أيضاً من فرصة أن يندم الموظف الجديد على قبول الوظيفة ويجعل من الأسهل "التكيف" على الفور.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. عند إدماج موظف جديد، من المهم إنشاء تجربة مخصصة بناءً على دورهم. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. ستجعل رسالة الترحيب البسيطة مع قائمة المهام الكثيفة يوم الموظف الجديد أكثر رهبة. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

هل ترغب في معرفة كيف تستخدم Guru منصتها في إدماج الموظفين؟ تحقق من هذه المقالة بواسطة بوبي لوندكويست، متخصص عمليات الأشخاص الرئيسي في Guru.

Phase 4: Follow up 

بمجرد أن تكون قد حددت توقعات واضحة لموظفك الجديد، من المهم أن تتحقق من موظفك بانتظام لضمان انتقال سلس إلى دوره الجديد. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. كونك متفاعلاً في إدماج الموظفين الجدد سيوضح أنك مهتم بتجربتهم ويمكن أن يساعد في بناء الثقة، وكذلك زيادة الأداء والاحتفاظ بالقوى العاملة. 

Establish a plan for review

لا تنتهي عملية الإدماج بعد الأسابيع أو الأشهر القليلة الأولى في وظيفة جديدة، ولا يجب أن تنتهي التحقق أيضاً. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. أخيراً، أنشئ مقاييس للنجاح لكل هدف، حتى تتمكن من تتبع تقدم الموظف الجديد. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

استخدم قالب خطة 30-60-90 الخاصة بـ Guru لإنشاء وتيرة للتحقق مع الموظف الجديد للحصول على تغذية مرتدة مستمرة وطويلة الأمد حول تجربتهم في الإدماج ولضمان أنك تعدهم للنجاح على المدى الطويل.

Onboarding process examples

دعنا ننظر إلى ثلاثة أمثلة على عمليات إدماج فعالة:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. يمكن أن يكون هذا النوع من التوجيه فعالًا للموظفين عن بُعد، حيث يوفر لهم الأدوات والموارد التي يحتاجونها للبدء دون الحاجة للسفر إلى المكتب.
2. التوجيه بواسطة زميل: يتضمن هذا النوع من التوجيه تعيين مرشد أو زميل للموظف الجديد. عادة ما يكون المرشد أو الزميل موظفًا ذو خبرة يمكنه تقديم الإرشاد والدعم خلال عملية الإدماج. يمكن أن يكون هذا النوع من التوجيه فعالًا بشكل خاص للموظفين الجدد الذين قد يشعرون بالتوتر بشأن بدء وظيفة جديدة.
3. الإعداد الذي يقوده المدير: في هذا النوع من الإعداد، يتولى مدير الموظف الجديد زمام المبادرة في توفير التدريب والدعم. يمكن أن يكون هذا النوع من التوجيه فعالًا للموظفين الذين سيعملون عن كثب مع مديرهم أو المشرف عليهم. يسمح للموظف الجديد بتأسيس علاقة مع مديرهم في وقت مبكر ويمكن أن يساعدهم على الشعور بأنهم أكثر ارتباطًا بالفريق.

بغض النظر عن عملية التوجيه، المفتاح هو التأكد من أن الموظفين الجدد يشعرون بالدعم والانخراط خلال العملية. من خلال توفير تواصل واضح، والوصول إلى الموارد الضرورية، وإحساس بالمجتمع، يمكن للمنظمات تجهيز موظفيها الجدد للنجاح. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الحلول مثل Guru في تبسيط عملية التوجيه وضمان حصول الموظفين الجدد على جميع المعلومات اللازمة لتحقيق النجاح.

التحديات الشائعة خلال توظيف الموظفين الجدد

لقد كنا جميعًا هناك: إنه أول يوم لك في العمل وهناك أسماء يجب حفظها، وعمليات يجب فهمها، وبرامج جديدة يجب تعلمها، وانطباعات أولى إيجابية يجب تقديمها. إنه أمر مرهق، وإذا كنت تبدأ في شركة جديدة في بيئة عن بُعد، فقد يبدو ذلك أكثر عزلة.

إذا كانت جميع موارد الإعداد والتدريب موزعة عبر الأدوات، وإرسال البريد الإلكتروني، ورسائل Slack الفردية، فمن السهل تكثيف تلك المشاعر من الضغط والعزلة. إن استثمار في برنامج توجيه يجمع جميع المواد التي يحتاجها الموظفون الجدد للانطلاق بنجاح هو وسيلة رائعة لجعلهم يشعرون بالتمكين الفوري في مناصبهم. وهذا أمر مهم؛ فالأشخاص الذين مروا بتجربة توظيف سلبية للموظفين الجدد هم مرتين أكثر عرضة للبحث عن فرصة مختلفة في المستقبل القريب. 

وقت الإنتاجية مهم، لكن لا تتعجل في ذلك. مقالة من Harvard Business Review تشير إلى أن ما يصل إلى 20% من دوران العمالة يحدث في الأيام الـ 45 الأولى من العمل، وأن أنجح الشركات تقضي عامًا في إعداد الموظفين الجدد بالكامل.

تحمل المعلومات الزائدة

عندما يبدأ موظف جديد في العمل، غالبًا ما يتعرض لتدفق هائل من المعلومات والمهام لتعلمها وإنجازها. يمكن أن يؤدي هذا بسهولة إلى تحميل المعلومات الزائدة، مما قد يكون مُربكًا ويعوق قدرتهم على الأداء بشكل جيد في دورهم الجديد. ومع ذلك، يمكن أن تساعد عملية التوجيه المصممة بشكل جيد في التخفيف من هذه المشكلة.

تتمثل إحدى طرق منع عملية التوجيه من تحميل المعلومات الزائدة في تقسيم المعلومات إلى أجزاء قابلة للتدبير. بدلاً من تقديم قائمة طويلة من المهام والمعلومات لموظف جديد دفعة واحدة، سيتم تقديم المعلومات الضرورية بترتيب منظم ومنطقي من خلال برنامج توجيه فعال. يمكن أن يتضمن ذلك تقديم مواد تدريب مقسمة إلى أقسام صغيرة وسهلة الهضم، أو تعيين مهام محددة في تسلسل منطقي لمساعدة الموظف الجديد على بناء معرفته ومهاراته تدريجيًا.

عدم وضوح الدور

أحد الجوانب الأساسية في عملية توظيف الموظفين الجديدة الناجحة هو ضمان أن الموظفين الجدد لديهم فهم واضح لدورهم ومسؤولياتهم داخل المنظمة. يشمل هذا ليس فقط وصف الوظيفة الأساسي ولكن أيضًا فهمًا أعمق لكيفية ملاءمة دورهم في الأهداف والرؤية الأكبر للشركة. لتحقيق ذلك، يجب أن تتضمن خطة التوجيه الفعالة جلسات تدريب شاملة توفر للموظفين الجدد فهمًا كاملًا لواجباتهم وتوقعاتهم.

بالإضافة إلى التدريب، من المهم أيضًا توفير الأدوات التي يحتاجها الموظفون الجدد لأداء وظائفهم بفعالية. قد يشمل ذلك الوصول إلى البرامج أو الأجهزة الخاصة بالشركة، والمعلومات حول السياسات والإجراءات ذات الصلة، والاتصالات مع الأعضاء الرئيسيين في الفريق أو أصحاب المصلحة.

عدم تنفيذ توجيه محدد للدور

من المهم التعرف على أن كل دور داخل المؤسسة فريد ويأتي مع مجموعة خاصة به من المسؤوليات والمهارات ومتطلبات المعرفة. لضمان فعالية عملية الإعداد، يجب أن تكون جزءًا من البرنامج مخصصًا بشكل خاص لدور الموظف الجديد. قد يتضمن ذلك توفير تدريب متخصص، أو تكليف مهام محددة للدور، أو ربط الموظف الجديد بأصحاب المصلحة الرئيسيين في مجال مسؤولياته.

من خلال تخصيص تجربة الإعداد لدور الموظف الجديد، يمكن للشركة مساعدتهم على الشعور بمزيد من الثقة والتمكين في منصبهم الجديد، مما يؤدي إلى انتقال أكثر سلاسة ودمج أسرع في الفريق. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد تقديم التدريب والموارد المحددة لدور في جعل الموظف أكثر إنتاجية والمساهمة بشكل أسرع في أهداف المنظمة.

توفير معلومات دقيقة ومحدثة

في الحفاظ على عمليات التوجيه الناجحة، من الضروري التأكد من أن المعلومات التي يتلقاها الموظفون الجدد دقيقة ومحدثة. يمكن أن تؤدي المعلومات القديمة إلى الارتباك، والإحباط، وأخيرًا الأداء السيئ. علاوة على ذلك، يمكن أن تؤدي المعلومات غير الدقيقة إلى سوء الفهم والأخطاء التي يمكن أن تؤثر على عمل الموظف الجديد وعلى المؤسسة ككل.

طلب الملاحظات

غالبًا ما تكون خطوة مفقودة، لكن هذا لا يعني أن طلب الملاحظات من الموظفين الجدد حول تجربتهم ليس مهمًا. أولاً، يوفر رؤى قيمة حول فعالية برنامج التوجيه ويساعد في تحديد المجالات التي تتطلب تحسينًا. ثانيًا، يمكن أن تساعد ملاحظات الموظفين الجدد المنظمات في تحديد المشاكل المحتملة في وقت مبكر، مما يمنع المشاكل من أن تصبح عوائق رئيسية لاحقًا. أخيرًا، يظهر طلب الملاحظات التزامًا بالانخراط وتطوير الموظفين، مما يمكن أن يساعد في خلق ثقافة شركة إيجابية وتحسين رضا الموظفين بشكل عام. من خلال السعي بنشاط للحصول على الملاحظات واستخدامها من الموظفين الجدد، يمكن للشركات خلق تجربة توجيه أكثر فعالية وإيجابية للموظفين الجدد في المستقبل.

تكاليف توظيف الموظفين الجدد

التكلفة الحقيقية لـ توجيه الموظفين الجدد وتدريبهم هي حوالي 2,000 دولار للشركات الصغيرة إلى أكثر من 3,000 دولار بالنسبة للأكبر منها. حتى أنجح الشركات يمكن أن تقضي أشهرًا في الإعداد الكامل للموظفين الجدد، مما يعني أن معظم الموظفين الجدد لا يحققون إنتاجية كاملة لأسابيع عدة. 

مجتمعة، هذه التكاليف لها تأثير مادي على الناتج النهائي: يمكن أن تقلل إجمالي الإيرادات بين 1 و 2.5% للموظفين الجدد (والمتدربين!). بغض النظر عن حجم شركتك، فإن هذه نسبة كبيرة من العائدات التي تفقد في عملية تحسين عملك. 

تعلم كيف يمكنك تقليل التكلفة المتوسطة لتدريب موظف جديد.

الأسئلة الشائعة أثناء عملية التوجيه

يمكن أن يكون بدء وظيفة جديدة مثيرًا ومرعبًا في نفس الوقت. مع وجود الكثير لتعلمه وفعله، من الشائع أن يكون لديك الكثير من الأسئلة. لهذا السبب، فإن عملية الإعداد المصممة بشكل جيد مهمة للغاية. إليك بعض من الأسئلة الأكثر شيوعًا خلال عملية التوجيه.

• ما الفوائد المتاحة لي؟
• ماذا يجب أن أرتدي في العمل؟
• كيف سأتم تدريبي؟
• إلى من يجب أن ألجأ إذا كان لدي سؤال أو مشكلة؟

ما هو سير عمل الإدماج؟

سير عمل الإدماج هو مجموعة من الخطوات والإجراءات المهيكلة التي يمر بها الموظفون الجدد خلال عملية التوجيه. يتضمن عادة مزيجًا من التوجيه، والتدريب، والتعلم أثناء العمل. يجب أن يكون سير عمل الإعداد الجيد شاملاً، يغطي جميع جوانب دور الموظف وثقافة الشركة. يجب أيضًا تخصيصه لاحتياجات الموظف الفردية، حيث ليس جميع الموظفين الجدد لديهم نفس المتطلبات.

مع Guru، يمكن لموارد البشرية إنشاء سير عمل إعداد مبسط وفعال يتم تخصيصه وفقًا للاحتياجات الفردية لكل موظف جديد. تجعل وظيفة البحث المدعومة بالذكاء الاصطناعي من السهل العثور على المعلومات المطلوبة، بينما تتيح القدرات المشاركة للمعرفة للموظفين الجدد التواصل مع المرشدين والأقران.

ما الذي يجعل عملية الإدماج قوية؟

تعتبر عملية الإدماج القوية هي تلك التي تكون شاملة، وجذابة، وداعمة. يجب أن تزود الموظفين الجدد بجميع الأدوات والموارد التي يحتاجونها ليصبحوا منتجين تمامًا في دورهم، أثناء تعزيز ثقافة إيجابية في الشركة. مع Guru، يمكن لموارد البشرية إنشاء عملية إعداد شاملة تغطي جميع جوانب دور الموظف، بما في ذلك التدريب والسياسات والإجراءات.

ما هو دور الموارد البشرية في عملية الإدماج؟

تؤدي الموارد البشرية دورًا حيويًا في عملية الإدماج، حيث تكون مسؤولة عن إنشاء وتنفيذ سير العمل للتوجيه. باستخدام Guru، يمكن لموارد البشرية إنشاء عملية إعداد شاملة بسهولة تتناسب مع الاحتياجات الفردية لكل موظف جديد؛ تغطي جميع جوانب دور الموظف وتعزز ثقافة الشركة الإيجابية. مع Guru، يمكن للموظفين الجدد أن يشعروا بالدعم والترابط، بينما يمكن للموارد البشرية تبسيط سير عمل الإدماج، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويحسن الأداء العام للشركة.