What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Who doesn’t like a little box of company swag on their first day? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Some branded t-shirts, a few trinkets that reflect your company’s culture, and a greeting card from the team gets day one off to the right start. If you’re remote, ship a welcome package along with other WFH materials to their door! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. They'll need identification to fill out the necessary forms, and payroll information so they know when they'll be getting their first paycheck. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. By being prepared ahead of time, you'll help make their transition into the company as smooth as possible. 

Phase 2: Introductions

Starting a new job can be overwhelming, especially if you don't know anyone at the company. That's why it's important for managers and colleagues to take the time to introduce new employees to everyone they'll be working with. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Onboarding isn’t all about company policies and tax papers, it’s about getting to know the people you’ll be working alongside. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

If you’re operating in an office, start things off with a tour to let new hires get acquainted with the space. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

If you’re in a remote setting, don’t skimp out on the ‘office tour’! Get all your team members onto an orientation Zoom call on their new team member's first day, keep it to a casual first day coffee and chit chat to make your new coworkers feel comfortable and excited about the prospect of working with this team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. As a manager, you’re a coach, so lean into that part of your role by helping new hires settle in quickly so they can hit the ground running and be successful from the start. This not only helps reduce friction with existing employees, it lowers the chance that your new hire will regret taking the job and makes it easier to "fit in" right away.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. When onboarding a new employee, it’s important to create a personalized experience based on their role. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. A simple welcome email with a dense to-do list will only make your new hire’s first day feel more daunting. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Curious how Guru uses Guru for employee onboarding? Check out this post by Bobby Lundquist, Guru’s Lead People Operations Specialist.

Phase 4: Follow up 

Once you’ve established clear expectations for your new hire, it’s important to check in with your employee regularly to ensure a smooth transition into their new role. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Being actively involved in a new hires onboarding will show that you’re invested in their experience and can help establish trust, as well as increase performance and workforce retention. 

Establish a plan for review

Onboarding doesn't end after the first few weeks or months at a new job and check-ins shouldn't either. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Finally, establish metrics of success for each goal, so that you can track the new hire's progress. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Use Guru’s 30-60-90 day plan template to create a check in cadence with your new hire to get continuous, long term feedback about their onboarding experience and to ensure you're setting them up for long term success.

Onboarding process examples

Let’s look at three examples of effective onboarding processes:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Denne typen onboarding kan være effektiv for eksterne ansatte, da den gir dem de verktøyene og ressursene de trenger for å komme i gang uten at de må reise til et kontor.
2. Buddy Onboarding: Denne typen onboarding involverer å tildele en mentor eller buddy til den nyansatte. Mentoren eller buddyen er vanligvis en erfaren ansatt som kan gi veiledning og støtte under onboardingprosessen. Denne typen onboarding kan være spesielt effektiv for nye ansatte som kan være nervøse for å starte i en ny jobb.
3. Lederledet onboarding: I denne typen onboarding tar den nyansattes leder føringen i å gi opplæring og støtte. Denne typen onboarding kan være effektiv for ansatte som vil jobbe tett med lederen eller veilederen sin. Det gir den nyansatte muligheten til å etablere et forhold til lederen tidlig og kan hjelpe dem med å føle seg mer knyttet til teamet.

Uansett onboardingprosessen er nøkkelen å sikre at nye ansatte føler seg støttet og involvert i prosessen. Ved å gi klar kommunikasjon, tilgang til nødvendige ressurser og en følelse av fellesskap, kan organisasjoner sette sine nye ansatte opp for suksess. I tillegg kan bruk av en løsning som Guru hjelpe med å strømlinjeforme onboardingprosessen og sikre at nye ansatte har tilgang til all nødvendig informasjon de trenger for å lykkes.

Vanlige utfordringer under ansattes onboarding

Vi har alle vært der: det er din første dag på jobben og det er navn å huske, prosesser å lære, nye programmer å sette seg inn i, og positive førsteinntrykk å gjøre. Det er overveldende, og hvis du begynner i et nytt selskap i en fjerninnstilling, kan det føles enda mer isolerende.

Hvis alle onboardingressurser og opplæring er spredt over verktøy, e-postsendelser og enkeltstående Slack-meldinger, er det lett for disse følelsene av stress og isolasjon å bli forsterket. Å investere i en onboarding-programvare som konsoliderer alt av materialene som nye ansatte trenger for å komme i gang på en produktiv måte, er en flott måte å få dem til å føle seg umiddelbart styrket i sin stilling. Og det betyr noe; folk som har hatt en negativ opplevelse med onboarding for nyansatte er to ganger mer sannsynlig til å søke etter en annen mulighet i nær fremtid. 

Tid til produktivitet er viktig, men ikke hast det. En artikkel fra Harvard Business Review peker på at opptil 20 % av ansattomsetningen skjer i løpet av de første 45 dagene av ansettelsen, og at de mest vellykkede selskapene bruker et år på å onboarde nye ansatte.

Informasjonsoverload

Når en ny ansatt begynner i en jobb, blir de ofte bombardert med en mengde informasjon og oppgaver som de skal lære og utføre. Dette kan lett føre til informasjonsoverload, som kan være overveldende og hindre deres evne til å prestere godt i den nye rollen. Imidlertid kan en velfungerende onboardingprosess bidra til å redusere dette problemet.

En måte en onboardingprosess kan hindre informasjonsoverload på, er ved å dele opp informasjonen i håndterbare biter. I stedet for å presentere en ny ansatt for en lang liste med oppgaver og informasjon på en gang, vil et effektivt onboardingprogram gi nødvendig informasjon i en strukturert og logisk rekkefølge. Dette kan innebære å gi opplæringsmaterialer som er delt opp i små, fordøydelige seksjoner, eller å tildele spesifikke oppgaver i en logisk rekkefølge for å hjelpe den nye ansatte med å bygge sin kunnskap og ferdigheter gradvis.

Manglende rolleklareheti

En viktig aspekter ved en vellykket onboardingprosess for ansatte er å sikre at nye ansatte har en klar forståelse av sin rolle og ansvar i organisasjonen. Dette inkluderer ikke bare en grunnleggende stillingsbeskrivelse, men også en dypere forståelse av hvordan deres rolle passer inn i selskapets større mål og visjon. For å oppnå dette, bør et effektivt onboardingprogram inkludere omfattende treningsøkter som gir nye ansatte en fullstendig forståelse av deres plikter og forventninger.

I tillegg til opplæring er det også viktig å gi nye ansatte de verktøyene de trenger for å utføre jobben sin effektivt. Dette kan inkludere tilgang til selskapsprogramvare eller maskinvare, informasjon om relevante retningslinjer og prosedyrer, og forbindelser til nøkkelmedlemmer av teamet eller interessenter. 

Ikke implementering av rolle-spesifikk onboarding

Det er viktig å anerkjenne at hver rolle innen en organisasjon er unik og kommer med sitt eget sett av ansvar, ferdigheter og kunnskapskrav. For å sikre at onboardingprosessen er effektiv, bør en del av programmet være skreddersydd spesifikt til den nyansettedes rolle. Dette kan involvere å gi spesialisert opplæring, tildele rolle-spesifikke oppgaver, eller koble den nyansatte med nøkkelinteressenter i sitt ansvarsområde. 

Ved å tilpasse onboardingopplevelsen til den nyansattes rolle, kan selskapet bidra til at de føler seg mer sikre og myndiggjorte i sin nye stilling, noe som fører til en smidigere overgang og raskere integrasjon i teamet. I tillegg kan det å tilby rolle-spesifikk opplæring og ressurser hjelpe de ansatte til å bli mer produktive og bidra raskere til organisasjonens mål.

Å gi nøyaktig og oppdatert informasjon

I opprettholdelsen av vellykkede onboardingprosesser er det kritisk å sikre at informasjonen nye ansatte får, er oppdatert og nøyaktig. Utdaterte opplysninger kan føre til forvirring, frustrasjon og til slutt dårlig ytelse. Dessuten kan unøyaktig informasjon føre til misforståelser og feil som kan påvirke både den nye ansattes arbeid og organisasjonen som helhet.

Innhente tilbakemeldinger

Det er ofte et oversett trinn, men det betyr ikke at det ikke er viktig å be om tilbakemelding fra nye ansatte om deres erfaringer. For det første gir det verdifulle innsikter i effektiviteten av onboardingprogrammet og hjelper til med å identifisere områder som krever forbedring. For det andre kan tilbakemeldinger fra nye ansatte hjelpe organisasjoner med å identifisere potensielle problemer tidlig, og forhindre at problemer blir store hindringer senere. Til slutt viser det å be om tilbakemeldinger et engasjement for ansattes involvering og utvikling, noe som kan bidra til å skape en positiv bedriftskultur og forbedre den generelle ansattes tilfredshet. Ved aktivt å søke og bruke tilbakemeldinger fra nye ansatte, kan selskaper skape en mer effektiv og positiv onboardingopplevelse for fremtidige ansatte.

Kostnader relatert til ansattes onboarding

Den virkelige kostnaden ved onboarding og opplæring av en ny ansatt er omtrent $2,000 for mindre bedrifter til mer enn $3,000 for større. Selv de mest vellykkede selskapene kan bruke måneder på å onboarde nye ansatte helt, noe som betyr at de fleste nye ansatte ikke oppnår full produktivitet på mange, mange uker. 

Når man vurderer samlet, har disse kostnadene en målbar innvirkning på bunnlinjen: nye ansatte (og overføringer!) kan redusere totale inntekter med mellom 1 og 2.5%. Uansett størrelsen på selskapet ditt, er det en betydelig prosentandel av inntekten som tapes i prosessen med å forbedre virksomheten din. 

Lær hvordan du reduserer gjennomsnittlige kostnader for å trene en ny ansatt.

Vanlige spørsmål under onboardingprosessen

Det å starte i en ny jobb kan være både spennende og skremmende. Med så mye å lære og gjøre, er det vanlig å ha mange spørsmål. Det er derfor en godt utformet onboardingprosess er så viktig. Her er noen av de mest stilte spørsmålene under onboardingprosessen.

• Hvilke fordeler er tilgjengelige for meg?
• Hva skal jeg ha på meg på jobben?
• Hvordan vil jeg bli opplært?
• Hvem skal jeg henvende meg til hvis jeg har et spørsmål eller problem?

Hva er en onboarding arbeidsflyt?

En onboarding arbeidsflyt er et strukturert sett med steg og prosedyrer som nye ansatte går gjennom under onboardingprosessen. Den inkluderer vanligvis en blanding av orientering, trening og læring on-the-job. En god onboardingarbeidsflyt bør være omfattende, og dekke alle aspekter av den ansattes rolle og selskapets kultur. Den bør også tilpasses de individuelle behovene til den ansatte, da ikke alle nye ansatte har de samme kravene.

Med Guru, kan HR lage en strømlinjeformet og effektiv onboarding arbeidsflyt som er tilpasset de individuelle behovene til hver nyansatt. Vår AI-drevne søkefunksjon gjør det enkelt å finne den nødvendige informasjonen, mens mulighetene for kunnskapsdeling gjør at nye ansatte kan koble seg til mentorer og kolleger.

Hva gjør en sterk onboardingprosess?

En sterk onboardingprosess er en som er omfattende, engasjerende og støttende. Den bør gi nye ansatte alle verktøyene og ressursene de trenger for å bli fullt produktive i sin rolle, samtidig som den fremmer en positiv bedriftskultur. Med Guru kan HR lage en omfattende onboardingprosess som dekker alle aspekter av den ansattes rolle, inkludert opplæring, retningslinjer og prosedyrer.

Hva er rollen til HR i onboardingprosessen?

HR spiller en viktig rolle i onboardingprosessen, da de er ansvarlige for å opprette og implementere onboarding arbeidsflyten. Ved å bruke Guru kan HR enkelt lage en omfattende onboardingprosess som er tilpasset de individuelle behovene til hver nyansatt; en som dekker alle aspekter av den ansattes rolle og fremmer en positiv selskapkultur. Med Guru kan nye ansatte føle seg støttede og tilknyttede, mens HR kan strømlinjeforme onboarding arbeidsflyten, noe som reduserer risikoen for feil og forbedrer den generelle virksomhetens ytelse.