¿Qué es el proceso de incorporación de empleados?

La incorporación de empleados es el proceso de integrar a un nuevo empleado en una empresa y prepararlo para ser un miembro productivo del equipo. Abarca los primeros días, semanas y meses de empleo mientras el empleado aprende sobre la cultura de la empresa, políticas, procesos y responsabilidades laborales.

La incorporación suele incluir tres pasos:

1. Una orientación presenta al empleado a la empresa y explica sus responsabilidades.
2. La capacitación enseña las habilidades necesarias para el trabajo.
3. Socializar ayuda al empleado a conectarse con compañeros de trabajo y adaptarse a la cultura de la empresa.

Dedicar tiempo a la incorporación adecuada mejora la satisfacción y retención del empleado. En resumen, prepara a todos para el éxito.

¿Qué se requiere para la incorporación de empleados?

Asegurar un proceso de incorporación fluido implica una serie de pasos clave, desde manejar la documentación inicial hasta proporcionar una capacitación integral e integrar sin problemas a los nuevos empleados en la cultura de la empresa.

Comienza fomentando una comunicación clara entre RRHH y el nuevo empleado. Esto implica enviar de manera rápida toda la documentación necesaria, abordar cualquier consulta que el empleado pueda tener y establecer expectativas transparentes para el proceso de incorporación. Igualmente importante es asegurar que los nuevos empleados obtengan acceso rápido a materiales de capacitación esenciales, políticas y procedimientos.

Un aspecto crucial de una incorporación efectiva es asignar a cada nuevo empleado un mentor o compañero para apoyo. Esto no solo les ayuda a sentirse más conectados con el equipo, sino que también proporciona un sentido de seguridad durante el proceso de incorporación. Gracias a las capacidades de intercambio de conocimientos de Guru, conectarse con mentores y compañeros se convierte en algo fácil, fomentando una cultura empresarial positiva.

¿Por qué es importante la incorporación?

El proceso de incorporación forma la piedra angular de toda la experiencia de un nuevo empleado con tu empresa. Equiparlos con las herramientas y el conocimiento para prosperar en su función contribuye a empleados más felices que probablemente se quedarán a largo plazo. Esto se traduce en tasas de retención de empleados mejoradas, mayor productividad y ahorros sustanciales para tu empresa. Como dijo Amy Hirsh Robinson, principal de la firma consultora The Interchange Group en Los Ángeles: "La incorporación es un momento mágico en el que los nuevos empleados deciden seguir comprometidos o convertirse en desenganchados." Es increíblemente importante hacerlo bien.

¿Cuáles son las 4 C’s de la incorporación de empleados?

La incorporación de empleados es un componente clave de cualquier negocio exitoso, ya que ayuda a garantizar que los nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para tener éxito en sus roles. Una forma de maximizar la efectividad de la incorporación de empleados es seguir el modelo de las "4 C’s". Este modelo se centra en cuatro elementos clave: Comunicación, Cultura, Cumplimiento y Capacidad.

Cumplimiento

El cumplimiento es el proceso de asegurarse de que tu nuevo empleado cumpla con todos los requisitos legales necesarios para trabajar contigo. Esto incluye verificaciones de antecedentes, formularios fiscales y cualquier otra documentación o procesos que deban completarse para que se conviertan en parte oficial de tu organización.

Aclaración

La aclaración es el proceso de asegurarse de que tu nuevo empleado entienda su rol, expectativas y cualquier política o procedimiento que deba seguir. Esto incluye sesiones de orientación, cursos de capacitación en la empresa y otras actividades diseñadas para asegurarse de que el nuevo empleado esté al tanto de toda la información pertinente antes de comenzar a trabajar.

Cultura

La cultura es el proceso de presentar a tu nuevo empleado la cultura y los valores de tu organización. Esto incluye actividades de trabajo en equipo, salidas de equipo y otras actividades diseñadas para asegurarse de que se sientan aceptados como parte de la fuerza laboral.

Conexión

La conexión es el proceso de asegurarse de que tu nuevo empleado se sienta conectado con sus compañeros de trabajo. Esto incluye proporcionar un mentor o patrocinador, organizar eventos sociales y otras actividades diseñadas para ayudar al nuevo empleado a formar relaciones con sus colegas.

Las 4 fases del proceso de incorporación de empleados

Fase 1: Pre-incorporación 

La pre-incorporación es el proceso de aclimatar a los nuevos empleados a la empresa antes de su primer día de trabajo. La pre-incorporación puede incluir ofrecer el puesto, enviar una carta de aceptación, compartir qué esperar (o llevar) el primer día, y proporcionar información sobre la cultura de la empresa. Al encargarte de estas cosas con anticipación, puedes ayudar a los nuevos empleados a sentirse más cómodos y preparados para su primer día en el trabajo. La pre-incorporación es una excelente manera de causar una buena impresión en los nuevos empleados y prepararlos para el éxito en tu empresa.

Paquete de bienvenida cálido

¿A quién no le gusta una pequeña caja de artículos promocionales de la empresa en su primer día? Según QZ, tokens de aprecio como estos pueden ayudar a los empleados a sentirse conectados. Algunas camisetas de marca, algunos recuerdos que reflejen la cultura de tu empresa y una tarjeta de saludo del equipo comienzan el primer día de la manera correcta. ¡Si eres remoto, envía un paquete de bienvenida junto con otros materiales de trabajo desde casa a su puerta! Este toque adicional hará que incluso los miembros del equipo distribuidos se sientan más cerca de sus compañeros de trabajo y creará una gran experiencia en el primer día del empleado.

Prepáralos para su primer día

El día 1 puede ser una experiencia abrumadora para cualquier nuevo empleado. Para ayudarles (y a ti) a prepararse, hay algunos documentos importantes que deben llevar consigo: documentación de RRHH, identificación e información de nómina. La documentación de RRHH incluye cosas como su carta de oferta, descripción del trabajo y manual del empleado. Necesitarán identificación para llenar los formularios necesarios, e información de nómina para que sepan cuándo recibirán su primer salario. Si tienen alguna pregunta de antemano, proporcionales tu información de contacto para que puedan comunicarse. Al estar preparados con anticipación, ayudarás a que su transición a la empresa sea lo más fluida posible.

Fase 2: Presentaciones

Empezar un nuevo trabajo puede ser abrumador, especialmente si no conoces a nadie en la empresa. Por eso es importante que los gerentes y colegas tomen el tiempo para presentar a los nuevos empleados a todos con quienes trabajarán. Las presentaciones ayudan a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y cómodos, y pueden proporcionar información valiosa sobre la cultura empresarial y las expectativas. Además, las presentaciones ayudan a construir relaciones y confianza, que son esenciales para un trabajo en equipo efectivo. Al tomarse el tiempo de presentar a los nuevos empleados a sus colegas, los gerentes y compañeros pueden ayudarles a comenzar con buen pie en su nuevo trabajo.

Envía un anuncio

¡Recuerda al personal que alguien nuevo se ha unido al equipo! Encuentra un plantilla para que las personas compartan sus historias de vida, datos divertidos y estilos de trabajo preferidos. La incorporación no se trata solo de políticas de la empresa y documentos fiscales, se trata de conocer a las personas con las que estarás trabajando. ¡Abre un espacio para que tu nuevo empleado se conecte con sus colegas y encuentre intereses comunes! 

Organiza recorridos, tiempo social y presentaciones

Si estás operando en una oficina, comienza con un recorrido para que los nuevos empleados se familiaricen con el espacio. Este es un excelente momento para presentar a tu nuevo empleado a compañeros de otras departamentos y proporcionarle cualquier llave o código de acceso que necesiten para el edificio.

Si estás en un entorno remoto, ¡no escatimes en el 'tour de oficina'! Haz que todos los miembros de tu equipo se unan a una llamada de orientación por Zoom en su primer día, mantén la llamada casual con un café y charla para hacer que sus nuevos compañeros de trabajo se sientan cómodos y emocionados por la posibilidad de trabajar con este equipo. Compartir fotos y videos de bienvenida del equipo, de la sede de la empresa o de eventos de vinculación pasados es una excelente manera de mostrar a tu nuevo empleado de qué se trata la cultura de tu empresa.

Comparte políticas, valores y directrices con un manual del empleado

Un manual del empleado es un documento que describe las políticas, valores y directrices de una empresa. Es una herramienta importante para comunicarse con los empleados y garantizar que todos estén en la misma página. Un manual del empleado bien escrito puede ayudar a mejorar la moral y reducir la rotación, así como proporcionar un punto de referencia para resolver disputas. También puede dejar claro qué tipo de expectativas debe tener un miembro del equipo para su experiencia general como empleado.

Un manual debe ser claro y conciso, y debe tratar temas tales como asistencia, código de vestimenta, acoso y seguridad en el lugar de trabajo. Además, el manual debe revisarse y actualizarse regularmente para garantizar que siga siendo relevante.

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Fase 3: Adaptación

Empezar un nuevo trabajo es emocionante y estresante al mismo tiempo. Como gerente, eres un entrenador, así que apóyate en esa parte de tu rol ayudando a los nuevos empleados a integrarse rápidamente para que puedan comenzar a trabajar y tener éxito desde el principio. Esto no solo ayuda a reducir la fricción con los empleados existentes, también disminuye la posibilidad de que tu nuevo empleado se arrepienta de haber tomado el trabajo y facilita 'adaptarse' de inmediato.

Empareja a los nuevos empleados con un compañero de incorporación

Establecer nuevos empleados con una persona de referencia para guiarlos durante sus primeras semanas y meses ayuda a facilitar la transición. Y aunque su gerente está allí para cualquier pregunta que puedan tener, a veces se siente más natural plantear las pequeñas preguntas y obstáculos a un compañero en lugar de a un superior.

Proporciona listas de verificación de incorporación y recursos valiosos 

Equipa a tus nuevos empleados con los recursos que necesitan para sobresalir y ajustarse a su rol con nuestra guía para crear una lista de verificación de incorporación. Al incorporar a un nuevo empleado, es importante crear una experiencia personalizada basada en su rol. El proceso de incorporación para nuevos empleados en ventas será diferente al de los que se incorporan en RRHH o People Ops y tener una incorporación estructurada que incluya recursos específicos del rol ayudará a mantener a tu nuevo empleado comprometido y en camino.

Consolida los recursos para nuevos empleados en un solo lugar de búsqueda 

Dale a los nuevos miembros del equipo un lugar claro para comenzar. Un simple correo electrónico de bienvenida con una densa lista de tareas solo hará que el primer día de tu nuevo empleado se sienta más abrumador. En su lugar, intenta utilizar un software de incorporación de empleados amigable que almacene todo, desde políticas de la empresa, documentación de nuevos empleados, información de configuración de dispositivos, herramientas y accesos, y cada otra parte de tu programa de incorporación en un lugar de búsqueda.

El software de incorporación que mantiene la información accesible incluso después de que el proceso formal de incorporación ha terminado ayudará a tus nuevos empleados a sentirse seguros en sus roles más rápidamente a corto plazo y les dará la flexibilidad de mirar hacia atrás en esos primeros aprendizajes para mantener la productividad a largo plazo.

¿Curioso sobre cómo Guru utiliza Guru para la incorporación de empleados? Consulta esta publicación de Bobby Lundquist, Especialista Principal en Operaciones de Personas de Guru.

Fase 4: Seguimiento 

Una vez que hayas establecido expectativas claras para tu nuevo empleado, es importante hacer un seguimiento regularmente con tu empleado para asegurar una transición fluida a su nuevo rol. Mantener la consistencia sobre cómo va un empleado puede ayudar con cualquier contratiempo o confusión que puedan tener en el camino. Estar activamente involucrado en la incorporación de nuevos empleados mostrará que estás invertido en su experiencia y puede ayudar a establecer confianza, así como aumentar el rendimiento y la retención de la fuerza laboral.

Establece un plan para revisión

La incorporación no termina después de las primeras semanas o meses en un nuevo trabajo y las revisiones tampoco deberían. Un plan de 30-60-90 días es una herramienta importante para que cualquier gerente tenga en su arsenal. Este documento simple puede ayudar a garantizar que un nuevo empleado esté enfocado y tenga una comprensión clara de sus objetivos y prioridades. También puede usarse para rastrear el progreso de un nuevo empleado y para identificar áreas donde puede ser necesaria formación adicional. 

Al crear un plan de 30-60-90 días, asegúrate de incluir una mezcla de áreas de enfoque, objetivos y prioridades. Para cada área de enfoque, identifica uno o dos objetivos que te gustaría que el nuevo empleado lograra. Luego, prioriza estos objetivos según su orden de importancia. Finalmente, establece métricas de éxito para cada objetivo, para que puedas rastrear el progreso del nuevo empleado. Al tomarte el tiempo de crear un plan de 30-60-90 días bien estructurado, puedes preparar a tu nuevo empleado para el éxito desde el primer día.

Utiliza la plantilla de plan de 30-60-90 días de Guru para crear un ritmo de revisión con tu nuevo empleado para obtener retroalimentación continua a largo plazo sobre su experiencia de incorporación y asegurarte de que lo estás preparando para el éxito a largo plazo.

Ejemplos del proceso de incorporación

Veamos tres ejemplos de procesos de incorporación efectivos:

1. Integración Virtual: La integración virtual generalmente implica una mezcla de sesiones de capacitación en línea, videoconferencias y otros recursos virtuales. Este tipo de integración puede ser efectivo para los empleados remotos, ya que les proporciona las herramientas y recursos que necesitan para comenzar sin requerir que viajen a una oficina.
2. Integración con Compañero: Este tipo de integración implica asignar un mentor o compañero al nuevo empleado. El mentor o compañero suele ser un empleado experimentado que puede brindar orientación y apoyo durante el proceso de integración. Este tipo de integración puede ser particularmente efectivo para los nuevos empleados que pueden estar nerviosos por comenzar un nuevo trabajo.
3. Integración Liderada por el Manager: En este tipo de integración, el manager del nuevo empleado toma la iniciativa en proporcionar capacitación y apoyo. Este tipo de integración puede ser efectivo para los empleados que trabajarán en estrecha colaboración con su manager o supervisor. Permite al nuevo empleado establecer una relación con su manager desde el principio y puede ayudarles a sentirse más conectados con el equipo.

Independientemente del proceso de integración, la clave es asegurar que los nuevos empleados se sientan apoyados y comprometidos durante el proceso. Al proporcionar una comunicación clara, acceso a los recursos necesarios y un sentido de comunidad, las organizaciones pueden preparar a sus nuevos empleados para el éxito. Además, usar una solución como Guru puede ayudar a optimizar el proceso de integración y asegurar que los nuevos empleados tengan acceso a toda la información necesaria para tener éxito.

Desafíos comunes durante la integración de empleados

Todos hemos estado allí: es tu primer día en el trabajo y hay nombres que memorizar, procesos que aprender, nuevos programas que conocer y primeras impresiones positivas que dejar. Es abrumador, y si estás comenzando en una nueva empresa en un entorno remoto, puede sentirse aún más aislante.

Si todos los recursos y capacitaciones de integración están dispersos en herramientas, correos electrónicos y mensajes aislados de Slack, es fácil que esos sentimientos de estrés y aislamiento se amplifiquen. Invertir en un software de integración que consolide todos los materiales que los nuevos empleados necesitan para comenzar de manera productiva es una excelente manera de hacer que se sientan inmediatamente empoderados en su puesto. Y eso importa; las personas que tuvieron una experiencia negativa de integración son el doble de propensas a buscar otra oportunidad en el futuro inmediato. 

El tiempo hasta la productividad es importante, pero no lo apresures. Un artículo de Harvard Business Review señala que hasta el 20% de la rotación de empleados ocurre en los primeros 45 días de empleo, y que las empresas más exitosas dedican un año a integrar completamente a los nuevos empleados.

Sobrecarga de información

Cuando un nuevo empleado comienza un trabajo, a menudo recibe una gran cantidad de información y tareas que aprender y realizar. Esto puede resultar fácilmente en sobrecarga de información, lo que puede ser abrumador y obstaculizar su capacidad para desempeñarse bien en su nuevo rol. Sin embargo, un proceso de integración de empleados bien diseñado puede ayudar a mitigar este problema.

Una forma en que un proceso de integración puede prevenir la sobrecarga de información es descomponiendo la información en partes manejables. En lugar de presentar a un nuevo empleado una larga lista de tareas e información de una vez, un programa de integración efectivo proporcionará la información necesaria en un orden estructurado y lógico. Esto podría implicar proporcionar materiales de capacitación que estén divididos en secciones pequeñas y digeribles, o asignar tareas específicas en una secuencia lógica para ayudar al nuevo empleado a construir su conocimiento y habilidades gradualmente.

Falta de claridad de rol

Un aspecto crucial de un proceso de integración exitoso es asegurar que los nuevos empleados tengan una comprensión clara de su rol y responsabilidades dentro de la organización. Esto incluye no solo una descripción básica del trabajo sino también una comprensión más profunda de cómo su rol se ajusta a los objetivos y visión más amplios de la empresa. Para lograr esto, un programa de integración efectivo debe incluir sesiones de capacitación integrales que brinden a los nuevos empleados una comprensión completa de sus deberes y expectativas.

Además de la capacitación, también es importante proporcionar a los nuevos empleados las herramientas que necesitan para desempeñar su trabajo de manera efectiva. Esto puede incluir acceso a software o hardware de la empresa, información sobre políticas y procedimientos relevantes, y conexiones con miembros del equipo clave o partes interesadas. 

No implementar una integración específica para el rol

Es importante reconocer que cada rol dentro de una organización es único y viene con su propio conjunto de responsabilidades, habilidades y requisitos de conocimiento. Para asegurar que el proceso de integración sea efectivo, una parte del programa debe estar dirigida específicamente al rol del nuevo empleado. Esto podría implicar proporcionar capacitación especializada, asignar tareas específicas para el rol, o conectar al nuevo empleado con partes interesadas clave en su área de responsabilidad. 

Al personalizar la experiencia de integración al rol del nuevo empleado, la empresa puede ayudarle a sentirse más seguro y empoderado en su nueva posición, lo que conduce a una transición más suave y una integración más rápida en el equipo. Además, proporcionar capacitación y recursos específicos para el rol puede ayudar al empleado a volverse más productivo y contribuir más rápidamente a los objetivos de la organización.

Proporcionar información precisa y actualizada

Al mantener procesos de integración exitosos, es crucial asegurar que la información que reciben los nuevos empleados esté actualizada y sea precisa. La información desactualizada puede llevar a confusiones, frustraciones, y en última instancia a un bajo rendimiento. Además, la información inexacta puede llevar a malentendidos y errores que pueden afectar tanto el trabajo del nuevo empleado como la organización en su conjunto.

Solicitar retroalimentación

A menudo es un paso que se pasa por alto, pero eso no significa que solicitar retroalimentación de los nuevos empleados sobre su experiencia no sea importante. Primero, proporciona información valiosa sobre la efectividad del programa de integración y ayuda a identificar áreas que requieren mejora. En segundo lugar, la retroalimentación de los nuevos empleados puede ayudar a las organizaciones a identificar problemas potenciales temprano, evitando que se conviertan en obstáculos importantes más adelante. Finalmente, pedir retroalimentación demuestra un compromiso con la participación y desarrollo de los empleados, lo que puede ayudar a crear una cultura empresarial positiva y mejorar la satisfacción general de los empleados. Al buscar activamente y utilizar la retroalimentación de los nuevos empleados, las empresas pueden crear una experiencia de integración más efectiva y positiva para futuros empleados.

Costos de la integración de empleados

El verdadero costo de la integración y capacitación de un nuevo empleado es de aproximadamente $2,000 para pequeñas empresas a más de $3,000 para las más grandes. Incluso las empresas más exitosas pueden tardar meses en integrar completamente a nuevos empleados, lo que significa que la mayoría de los nuevos empleados no logran alcanzar la productividad completa durante muchas semanas. 

Tomando todo en cuenta, estos costos tienen un impacto cuantificable en la línea de fondo: los nuevos empleados (¡y transferidos!) pueden reducir los ingresos totales entre un 1 y un 2.5%. Independientemente del tamaño de tu empresa, esa es un porcentaje significativo de los ingresos perdidos en el proceso de mejorar tu negocio. 

Descubre cómo reducir el costo promedio de capacitar a un nuevo empleado.

Preguntas frecuentes durante el proceso de integración

Comenzar un nuevo trabajo puede ser tanto emocionante como intimidante. Con tanto por aprender y hacer, es común tener muchas preguntas. Por eso, un proceso de integración bien diseñado es tan importante. Aquí hay algunas de las preguntas más frecuentes durante el proceso de integración.

• ¿Qué beneficios están disponibles para mí?
• ¿Qué debo usar para trabajar?
• ¿Cómo seré capacitado?
• ¿A quién debo acudir si tengo una pregunta o problema?

¿Qué es un flujo de trabajo de integración?

Un flujo de trabajo de integración es un conjunto estructurado de pasos y procedimientos que los nuevos empleados siguen durante el proceso de integración. Generalmente incluye una mezcla de orientación, capacitación y aprendizaje en el trabajo. Un buen flujo de trabajo de integración debe ser integral, cubriendo todos los aspectos del rol del empleado y la cultura de la empresa. También debe estar adaptado a las necesidades individuales del empleado, ya que no todos los nuevos empleados tienen los mismos requisitos.

Con Guru, RRHH puede crear un flujo de trabajo de integración optimizado y efectivo que se personaliza según las necesidades individuales de cada nuevo empleado. Nuestra función de búsqueda impulsada por IA facilita encontrar la información necesaria, mientras que las capacidades de compartir conocimiento permiten a los nuevos empleados conectarse con mentores y compañeros.

¿Qué hace a un proceso de integración sólido?

Un proceso de integración sólido es aquel que es integral, atractivo y de apoyo. Debería proporcionar a los nuevos empleados todas las herramientas y recursos que necesitan para convertirse en completamente productivos en su rol, al tiempo que fomenta una cultura empresarial positiva. Con Guru, RRHH puede crear un proceso de integración integral que cubra todos los aspectos del rol del empleado, incluyendo capacitación, políticas y procedimientos.

¿Cuál es el papel de RRHH en el proceso de integración?

RRHH desempeña un papel vital en el proceso de integración, ya que son responsables de crear e implementar el flujo de trabajo de integración. Usando Guru, RRHH puede crear fácilmente un proceso de integración integral que esté personalizado según las necesidades individuales de cada nuevo empleado; uno que cubra todos los aspectos del rol del empleado y fomente una cultura empresarial positiva. Con Guru, los nuevos empleados pueden sentirse apoyados y conectados, mientras que RRHH puede optimizar el flujo de trabajo de integración, reduciendo el riesgo de errores y mejorando el rendimiento general de la empresa.