¿Qué es el proceso de incorporación de los empleados?

La incorporación de empleados es el proceso de integrar a un nuevo empleado en una empresa y prepararlo para que sea un miembro productivo del equipo. Abarca los primeros días, semanas y meses de empleo, a medida que el empleado aprende sobre la cultura, las políticas, los procesos y las responsabilidades laborales de la empresa.

La incorporación suele incluir tres pasos:

1. Una orientación presenta al empleado a la empresa y explica sus responsabilidades.
2. La capacitación enseña las habilidades necesarias para el trabajo.
3. La socialización ayuda al empleado a conectarse con sus compañeros de trabajo y a adaptarse a la cultura de la empresa.

Dedicar tiempo a la incorporación adecuada mejora la satisfacción y la retención de los empleados. En resumen, prepara a todos para el éxito.

¿Qué se requiere para la incorporación de los empleados?

Garantizar un proceso de incorporación fluido implica una serie de pasos clave, desde gestionar el papeleo inicial hasta proporcionar una formación integral e integrar sin problemas a los nuevos empleados en la cultura de la empresa.

Empieza por fomentar una comunicación clara entre RRHH y el nuevo empleado. Esto implica enviar con prontitud toda la documentación necesaria, abordar cualquier duda que pueda tener el empleado y establecer expectativas transparentes para el proceso de incorporación. Es igualmente importante garantizar que los nuevos empleados tengan acceso rápido a los materiales, políticas y procedimientos de capacitación esenciales.

Un aspecto crucial de una incorporación eficaz es asignar a cada nuevo empleado un mentor o un amigo para que lo apoye. Esto no solo les ayuda a sentirse más conectados con el equipo, sino que también les proporciona una sensación de seguridad durante todo el proceso de incorporación. Gracias a las capacidades de intercambio de conocimientos de Guru, conectarse con mentores y compañeros es muy sencillo, lo que fomenta una cultura empresarial positiva.

¿Por qué es importante la incorporación?

El proceso de incorporación constituye la piedra angular de toda la experiencia de un nuevo empleado con su empresa. Equiparlos con las herramientas y los conocimientos necesarios para prosperar en su puesto contribuye a que los empleados sean más felices y tengan más probabilidades de quedarse a largo plazo. Esto se traduce en una mejora de las tasas de retención de los empleados, un aumento de la productividad y un ahorro sustancial de costos para su empresa. Como dijo Amy Hirsh Robinson, directora de la consultora The Interchange Group en Los Ángeles, «la incorporación es un momento mágico en el que los nuevos empleados deciden mantener su compromiso o dejar de hacerlo». Es increíblemente importante hacerlo bien.

¿Cuáles son las 4 C de la incorporación de empleados?

La incorporación de empleados es un componente clave de cualquier empresa exitosa, ya que ayuda a garantizar que los nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para tener éxito en sus funciones. Una forma de maximizar la eficacia de la incorporación de empleados es seguir el modelo de las «4 C». Este modelo se centra en cuatro elementos clave: comunicación, cultura, cumplimiento y capacidad.

Cumplimiento

El cumplimiento es el proceso de asegurarse de que su nuevo empleado cumpla con todos los requisitos legales necesarios para trabajar para usted. Esto incluye la verificación de antecedentes, los formularios de impuestos y cualquier otro papeleo o proceso que deba completarse para que pasen a formar parte oficial de su organización.

Clarificación

La aclaración es el proceso de asegurarse de que su nuevo empleado comprenda su función laboral, sus expectativas y cualquier política o procedimiento que deba cumplirse. Esto incluye sesiones de orientación, cursos de formación empresarial y otras actividades diseñadas para garantizar que el nuevo empleado conozca toda la información pertinente antes de empezar a trabajar.

Cultura

La cultura es el proceso de introducir a su nuevo empleado en la cultura y los valores de su organización. Esto incluye actividades de creación de equipos, salidas en equipo y otras actividades diseñadas para garantizar que se sientan aceptados como parte de la fuerza laboral.

Conexión

La conexión es el proceso de asegurarse de que su nuevo empleado se sienta conectado con sus compañeros de trabajo. Esto incluye proporcionar un mentor o un patrocinador, organizar eventos sociales y otras actividades diseñadas para ayudar al nuevo empleado a establecer relaciones con sus colegas.

Las 4 fases del proceso de incorporación de empleados

Fase 1: Preincorporación

La preincorporación es el proceso de lograr que los nuevos empleados se aclimaten a la empresa antes de su primer día de trabajo. La preincorporación puede incluir ofrecer el puesto, enviar una carta de aceptación, compartir qué esperar (o traer) el primer día y proporcionar información sobre la cultura de la empresa. Si te ocupas de estas cuestiones con antelación, puedes ayudar a los nuevos empleados a sentirse más cómodos y preparados para su primer día de trabajo. La preincorporación es una excelente manera de causar una buena impresión a los nuevos empleados y prepararlos para el éxito en la empresa.

Cálido paquete de bienvenida

¿A quién no le gusta una cajita con regalos de empresa en su primer día? Según QZ, las muestras de agradecimiento como estas pueden ayudar en gran medida a que los empleados se sientan conectados. Unas camisetas de marca, unas cuantas baratijas que reflejen la cultura de la empresa y una tarjeta de felicitación del equipo ayudan a empezar el primer día con buen pie. Si trabajas lejos, ¡envía un paquete de bienvenida junto con otros materiales de la WFH a su puerta! Este toque adicional hará que incluso los miembros del equipo distribuidos se sientan más cerca de sus compañeros de trabajo y creará una excelente experiencia para el primer empleado.

Prepárelos para su primer día

El primer día puede ser una experiencia abrumadora para cualquier empleado nuevo. Para ayudarlos (y a ti) a prepararse, hay algunos documentos importantes que deben llevar consigo: la documentación de recursos humanos, la identificación y la información de nómina. La documentación de recursos humanos incluye cosas como su carta de oferta, la descripción del puesto y el manual del empleado. Necesitarán una identificación para completar los formularios necesarios y la información de nómina para saber cuándo recibirán su primer cheque de pago. Si tienen alguna pregunta de antemano, bríndeles su información de contacto para que puedan comunicarse con ellos. Si te preparas con antelación, ayudarás a que su transición a la empresa sea lo más sencilla posible.

Fase 2: Introducciones

Comenzar un nuevo trabajo puede ser abrumador, especialmente si no conoces a nadie en la empresa. Por eso es importante que los gerentes y colegas se tomen el tiempo necesario para presentar a los nuevos empleados a todas las personas con las que van a trabajar. Las presentaciones ayudan a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y cómodos, y pueden proporcionar información valiosa sobre la cultura y las expectativas de la empresa. Además, las presentaciones ayudan a construir relaciones y confianza, que son esenciales para un trabajo en equipo eficaz. Al tomarse el tiempo para presentar a los nuevos empleados a sus colegas, los gerentes y compañeros de trabajo pueden ayudarlos a tener un buen comienzo en su nuevo trabajo.

Enviar un anuncio

¡Recuerde al personal que alguien nuevo se ha unido al equipo! ¡Encuentra un plantilla para que las personas compartan sus historias de vida, datos curiosos y estilos de trabajo preferidos. La incorporación no se basa solo en las políticas de la empresa y en la documentación fiscal, sino en conocer a las personas con las que trabajarás. ¡Abre un espacio para que tu nuevo empleado se conecte con sus compañeros y encuentre intereses comunes!

Organiza visitas, momentos sociales y presentaciones

Si trabajas en una oficina, comienza con un recorrido para que los nuevos empleados se familiaricen con el espacio. Este es un buen momento para presentar a tu nuevo empleado a tus compañeros de trabajo interdepartamentales y proporcionarles las llaves o códigos de acceso que puedan necesitar para acceder al edificio.

Si se encuentra en un entorno remoto, ¡no escatime en el «recorrido por la oficina»! Haz que todos los miembros de tu equipo asistan a una sesión de orientación por Zoom el primer día de trabajo del nuevo miembro del equipo, dedica el primer día a tomar un café informal y a charlar para que tus nuevos compañeros de trabajo se sientan cómodos y entusiasmados ante la posibilidad de trabajar con este equipo. Compartir fotos y vídeos de bienvenida del equipo, de la sede de la empresa o de eventos de creación de vínculos anteriores es una excelente manera de mostrarle a tu nuevo empleado lo que es la cultura de la empresa.

Comparta políticas, valores y directrices con un manual para empleados

Un manual para empleados es un documento que describe las políticas, los valores y las directrices de una empresa. Es una herramienta importante para comunicarse con los empleados y garantizar que todos estén en sintonía. Un manual para empleados bien redactado puede ayudar a mejorar la moral y reducir la rotación, además de proporcionar un punto de referencia para la resolución de conflictos. También puede dejar en claro qué tipo de expectativas debe tener un miembro del equipo con respecto a la experiencia general de sus empleados.

Un manual debe ser claro y conciso, y debe cubrir temas como la asistencia, el código de vestimenta, el acoso y la seguridad en el lugar de trabajo. Además, el manual debe revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar que siga siendo relevante.

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Fase 3: Acomodarse

Comenzar un nuevo trabajo es emocionante y estresante al mismo tiempo. Como gerente, eres un entrenador, así que aprovecha esa parte de tu rol ayudando a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente para que puedan empezar a trabajar de inmediato y tener éxito desde el principio. Esto no solo ayuda a reducir las fricciones con los empleados actuales, sino que también reduce las probabilidades de que el nuevo empleado se arrepienta de haber aceptado el puesto y hace que sea más fácil «adaptarse» de inmediato.

Haga coincidir a los nuevos empleados con un compañero de incorporación

Contratar a los nuevos empleados con una persona de contacto que los guíe durante sus primeras semanas y meses ayuda a facilitar la transición. Y aunque su gerente está ahí para cualquier duda que puedan tener, a veces parece más natural plantear las pequeñas preguntas y los problemas de crecimiento a un compañero que a un superior.

Proporcione listas de verificación para la incorporación y recursos valiosos

Equipe a sus nuevos empleados con los recursos que necesitan para sobresalir y ponerse al día en sus funciones con nuestro guía para crear una lista de verificación de incorporación. Al incorporar a un nuevo empleado, es importante crear una experiencia personalizada en función de su función. El proceso de incorporación de nuevas contrataciones en ventas tendrá un aspecto diferente al de esos incorporación en RRHH o People Ops y contar con una incorporación estructurada que incluya recursos específicos para cada puesto ayudará a mantener a su nuevo empleado comprometido y al día.

Consolide los recursos de contratación nueva en un solo lugar en el que se puedan realizar búsquedas

Brinde a los nuevos miembros del equipo un punto de partida claro. Un simple correo electrónico de bienvenida con una lista densa de tareas pendientes solo hará que el primer día de tu nuevo empleado sea más abrumador. En su lugar, intenta utilizar una herramienta fácil de usar software de incorporación de empleados que almacena todo, desde las políticas de la empresa, la documentación de las nuevas contrataciones, la información de configuración del dispositivo, varias herramientas e inicios de sesión, y todas las demás partes de su programa de incorporación en un solo lugar en el que se pueden buscar.

Un software de incorporación que mantenga la información accesible incluso después de que finalice el proceso formal de incorporación ayudará a sus nuevos empleados a sentirse seguros en sus funciones con mayor rapidez a corto plazo y les dará la flexibilidad de recordar esos aprendizajes iniciales para mantener la productividad a largo plazo.

¿Tienes curiosidad por saber cómo Guru usa Guru para la incorporación de empleados? Echa un vistazo a esta publicación de Bobby Lundquist, especialista principal en operaciones de personal de Guru.

Fase 4: Seguimiento

Una vez que hayas establecido expectativas claras para tu nuevo empleado, es importante que te pongas en contacto con tu empleado con regularidad para garantizar una transición sin problemas a su nuevo puesto. Mantener la coherencia con el desempeño de un empleado puede ayudar a resolver cualquier problema o confusión que pueda tener en el camino. Participar activamente en la incorporación de un nuevo empleado demostrará que inviertes en su experiencia y puede ayudar a generar confianza, así como a aumentar el rendimiento y la retención de la fuerza laboral.

Establecer un plan de revisión

La incorporación no termina después de las primeras semanas o meses en un nuevo trabajo y los registros tampoco deberían terminar. Un plan de 30 a 60 a 90 días es una herramienta importante que cualquier gerente debe tener en su arsenal. Este sencillo documento puede ayudar a garantizar que el nuevo empleado esté centrado y comprenda claramente sus objetivos y prioridades. También se puede usar para hacer un seguimiento del progreso de un nuevo empleado y para identificar cualquier área en la que pueda necesitarse capacitación adicional.

Al crear un plan de 30 a 60 a 90 días, asegúrese de incluir una combinación de áreas de enfoque, objetivos y prioridades. Para cada área de enfoque, identifica una o dos metas que te gustaría que alcanzara el nuevo empleado. Luego, priorice estos objetivos por orden de importancia. Por último, establece métricas de éxito para cada objetivo, de modo que puedas hacer un seguimiento del progreso del nuevo empleado. Si te tomas el tiempo necesario para crear un plan completo de 30 a 60 a 90 días, puedes preparar a tu nuevo empleado para que tenga éxito desde el primer día.

Usa Guru's Plantilla de plan de 30-60-90 días para crear una cadencia de seguimiento con tu nuevo empleado para recibir comentarios continuos y a largo plazo sobre su experiencia de incorporación y garantizar que lo estás preparando para el éxito a largo plazo.

Ejemplos de procesos de incorporación

Veamos tres ejemplos de procesos de incorporación eficaces:

1. Incorporación virtual: la incorporación virtual generalmente implica una combinación de sesiones de capacitación en línea, videoconferencias y otros recursos virtuales. Este tipo de incorporación puede ser eficaz para los empleados remotos, ya que les proporciona las herramientas y los recursos que necesitan para empezar sin necesidad de viajar a una oficina.
2. Incorporación de amigos: este tipo de incorporación implica la asignación de un mentor o amigo al nuevo empleado. El mentor o amigo suele ser un empleado con experiencia que puede brindar orientación y apoyo durante el proceso de incorporación. Este tipo de incorporación puede ser particularmente eficaz para los nuevos empleados que pueden estar nerviosos por empezar un nuevo trabajo.
3. Incorporación dirigida por el gerente: en este tipo de incorporación, el gerente del nuevo empleado toma la iniciativa a la hora de brindar capacitación y apoyo. Este tipo de incorporación puede ser eficaz para los empleados que trabajarán en estrecha colaboración con su gerente o supervisor. Permite al nuevo empleado establecer una relación con su gerente desde el principio y puede ayudarlo a sentirse más conectado con el equipo.

Independientemente del proceso de incorporación, la clave es garantizar que los nuevos empleados se sientan apoyados y comprometidos durante el proceso. Al proporcionar una comunicación clara, acceso a los recursos necesarios y un sentido de comunidad, las organizaciones pueden preparar a sus nuevos empleados para el éxito. Además, usar una solución como Gurú puede ayudar a agilizar el proceso de incorporación y garantizar que los nuevos empleados tengan acceso a toda la información necesaria para tener éxito.

Desafíos comunes durante la incorporación de los empleados

Todos hemos pasado por eso: es tu primer día de trabajo y hay nombres que memorizar, procesos que aprender, nuevos programas que aprender y primeras impresiones positivas que dar. Es abrumador, y si estás empezando una nueva empresa en un entorno remoto, puedes sentirte aún más aislado.

Si todos los recursos de incorporación y la formación se distribuyen entre herramientas, envíos de correo electrónico y mensajes puntuales de Slack, es fácil que esos sentimientos de estrés y aislamiento se amplifiquen. Invertir en un software de incorporación que consolide todos los materiales que los nuevos empleados necesitan para empezar de manera productiva es una excelente manera de hacer que se sientan inmediatamente empoderados en su puesto. Y eso es importante; las personas que han tenido una experiencia negativa al incorporar nuevos empleados dos veces más probable para buscar una oportunidad diferente en el futuro inmediato.

El tiempo dedicado a la productividad es importante, pero no se apresure. A Artículo de Harvard Business Review señala que hasta un 20% de la rotación de empleados se produce en los primeros 45 días de empleo y que las empresas más exitosas dedican un año a incorporar por completo a los nuevos empleados.

Sobrecarga de información

Cuando un nuevo empleado comienza un trabajo, a menudo es bombardeado con una gran cantidad de información y tareas que aprender y realizar. Esto puede provocar fácilmente una sobrecarga de información, lo que puede resultar abrumador y obstaculizar su capacidad para desempeñarse bien en su nueva función. Sin embargo, un proceso de incorporación de empleados bien diseñado puede ayudar a mitigar este problema.

Una forma en que un proceso de incorporación de empleados puede evitar la sobrecarga de información es dividiendo la información en partes manejables. En lugar de presentar a un nuevo empleado una larga lista de tareas e información de una sola vez, un programa de incorporación eficaz proporcionará la información necesaria en un orden estructurado y lógico. Esto podría implicar proporcionar materiales de capacitación divididos en secciones pequeñas y fáciles de digerir, o asignar tareas específicas en una secuencia lógica para ayudar al nuevo empleado a desarrollar sus conocimientos y habilidades de forma gradual.

Falta de claridad de funciones

Un aspecto crucial de un proceso exitoso de incorporación de empleados es garantizar que los nuevos empleados comprendan claramente su función y responsabilidades dentro de la organización. Esto incluye no solo una descripción básica del puesto, sino también una comprensión más profunda de cómo su función se ajusta a los objetivos y la visión más amplios de la empresa. Para lograrlo, un programa de incorporación eficaz debe incluir sesiones de formación integrales que proporcionen a los nuevos empleados una comprensión completa de sus funciones y expectativas.

Además de la formación, también es importante proporcionar a los nuevos empleados las herramientas que necesitan para desempeñar su trabajo de forma eficaz. Esto puede incluir el acceso al software o hardware de la empresa, la información sobre las políticas y los procedimientos pertinentes y las conexiones con los miembros clave del equipo o las partes interesadas.

No se implementa la incorporación específica de funciones

Es importante reconocer que cada función dentro de una organización es única y tiene su propio conjunto de responsabilidades, habilidades y requisitos de conocimiento. Para garantizar que el proceso de incorporación sea efectivo, una parte del programa debe centrarse específicamente en la función del nuevo empleado. Esto podría implicar proporcionar capacitación especializada, asignar tareas específicas para cada puesto o conectar al nuevo empleado con las partes interesadas clave en su área de responsabilidad.

Al adaptar la experiencia de incorporación al puesto del nuevo empleado, la empresa puede ayudarlo a sentirse más seguro y empoderado en su nuevo puesto, lo que lleva a una transición más fluida y a una integración más rápida en el equipo. Además, ofrecer capacitación y recursos específicos para cada puesto puede ayudar al empleado a ser más productivo y a contribuir más rápidamente a los objetivos de la organización.

Proporcionar información precisa y actualizada

Para mantener procesos de incorporación exitosos, es fundamental garantizar que la información que reciben los nuevos empleados esté actualizada y sea precisa. La información desactualizada puede generar confusión, frustración y, en última instancia, un rendimiento deficiente. Además, la información inexacta puede provocar malentendidos y errores que pueden afectar tanto al trabajo del nuevo empleado como a la organización en su conjunto.

Solicitud de comentarios

A menudo es un paso omitido, pero eso no significa que no sea importante solicitar la opinión de los nuevos empleados sobre su experiencia. En primer lugar, proporciona información valiosa sobre la eficacia del programa de incorporación y ayuda a identificar las áreas que requieren mejoras. En segundo lugar, los comentarios de los nuevos empleados pueden ayudar a las organizaciones a identificar los posibles problemas desde el principio, evitando que los problemas se conviertan en obstáculos importantes más adelante. Por último, solicitar comentarios demuestra un compromiso con el compromiso y el desarrollo de los empleados, lo que puede ayudar a crear una cultura empresarial positiva y mejorar la satisfacción general de los empleados. Al buscar y utilizar activamente los comentarios de los nuevos empleados, las empresas pueden crear una experiencia de incorporación más eficaz y positiva para los futuros empleados.

Costos de la incorporación de empleados

El verdadero costo de incorporación y capacitar a un nuevo empleado consiste en 2000$ para empresas más pequeñas a más de 3000$ para los más grandes. Incluso las empresas más exitosas pueden gastar meses incorporando completamente a nuevos empleados, lo que significa que la mayoría de los nuevos empleados no alcanzan la plena productividad durante muchas, muchas semanas.

En conjunto, estos costos tienen un impacto cuantificable en los resultados finales: nuevas contrataciones (¡y transferencias!) puede reducir los ingresos totales entre un 1 y un 2,5%. Independientemente del tamaño de su empresa, ese es un porcentaje significativo de los ingresos perdidos en el proceso de mejorar tu negocio.

Aprenda cómo reducir el costo promedio de capacitar a un nuevo empleado.

Preguntas frecuentes durante el proceso de incorporación

Comenzar un nuevo trabajo puede ser emocionante e intimidante. Con tanto que aprender y hacer, es común tener muchas preguntas. Por eso es tan importante un proceso de incorporación bien diseñado. Estas son algunas de las preguntas más frecuentes durante el proceso de incorporación.

• ¿Qué beneficios tengo a mi disposición?
• ¿Qué debo ponerme para trabajar?
• ¿Cómo me capacitarán?
• ¿A quién debo dirigirme si tengo alguna pregunta o problema?

¿Qué es un flujo de trabajo de incorporación?

Un flujo de trabajo de incorporación es un conjunto estructurado de pasos y procedimientos por los que pasan los nuevos empleados durante el proceso de incorporación. Por lo general, incluye una combinación de orientación, capacitación y aprendizaje en el trabajo. Un buen flujo de trabajo de incorporación debe ser integral y cubrir todos los aspectos del rol del empleado y la cultura de la empresa. También debe adaptarse a las necesidades individuales del empleado, ya que no todos los nuevos empleados tienen los mismos requisitos.

Con Gurú, RRHH puede crear un flujo de trabajo de incorporación ágil y eficaz que se adapte a las necesidades individuales de cada nuevo empleado. Nuestra función de búsqueda basada en inteligencia artificial facilita la búsqueda de la información necesaria, mientras que las capacidades de intercambio de conocimientos permiten a los nuevos empleados conectarse con mentores y compañeros.

¿Qué hace que un proceso de incorporación sea sólido?

Un proceso de incorporación sólido es aquel que es integral, atractivo y de apoyo. Debe proporcionar a los nuevos empleados todas las herramientas y los recursos que necesitan para ser plenamente productivos en su puesto y, al mismo tiempo, fomentar una cultura empresarial positiva. Con Guru, RRHH puede crear un proceso de incorporación integral que abarque todos los aspectos de la función del empleado, incluida la formación, las políticas y los procedimientos.

¿Cuál es el papel de los recursos humanos en el proceso de incorporación?

Los recursos humanos desempeñan un papel vital en el proceso de incorporación, ya que son responsables de crear e implementar el flujo de trabajo de incorporación. Con Guru, RRHH puede crear fácilmente un proceso de incorporación integral que se adapte a las necesidades individuales de cada nuevo empleado; un proceso que abarque todos los aspectos del rol del empleado y fomente una cultura empresarial positiva. Con Guru, los nuevos empleados pueden sentirse apoyados y conectados, mientras que RRHH puede agilizar el flujo de trabajo de incorporación, reducir el riesgo de errores y mejorar el rendimiento general de la empresa.