‍Se você está planejando algo tão pequeno quanto uma nova implementação de aplicativo ou tão significativo quanto uma reestruturação completa, ter um processo de gestão de mudanças eficaz em vigor é imprescindível. Mas não se preocupe, temos tudo o que você precisa saber para ser um agente de mudança eficaz para qualquer nova solução.

O que é gerenciamento de mudanças?

A gestão de mudanças é fundamentalmente sobre guiar as pessoas com sucesso através de uma mudança de comportamento. É fácil se prender a jargões de negócios quando falamos sobre mudanças organizacionais (“Temos essa nova ferramenta e precisamos implantá-la com sucesso até o final da semana para atender nossos OKRs do quarto trimestre!”), mas o fator humano está no cerne de toda mudança. Se velhos hábitos são difíceis de morrer, qualquer estratégia de gerenciamento de mudanças deve levar em conta plenamente aqueles que serão impactados pela atualização, ou falhará.

Por que um processo de gerenciamento de mudanças é importante? 

Todos nós já vimos os resultados de uma mudança mal gerida: baixa adoção, medo, ansiedade e um retorno a velhos hábitos. Após uma série de mudanças malsucedidas, as pessoas eventualmente param de confiar que qualquer mudança será bem-sucedida, e então param até mesmo de tentar efetuar mudanças — nesse ponto, um negócio deixa de ser competitivo e entra em estagnação. Ter um processo de gerenciamento de mudanças eficaz é um mitigador de risco e permite que as organizações evitem completamente esse ciclo de estagnação.

O primeiro passo em um bom processo de gerenciamento de mudanças é conhecer o porquê por trás da mudança, e depois segui-lo com uma comunicação clara e um incentivo para mudar. Após tudo, a falta de aceitação é uma das principais maneiras pelas quais os processos de gestão de mudanças falham, mas não é a única. Faça uma imersão em por que os esforços de gestão de mudanças falham.

Principais razões pelas quais as mudanças dão errado

• A razão por trás da mudança é mal compreendida ou comunicada
• A liderança não se envolve
• Os stakeholders certos não fazem parte do processo
• A implementação não é bem pensada
• Há falta de acompanhamento a curto ou longo prazo
• O processo é liderado sem empatia

Principais riscos de gerenciamento de mudanças organizacionais

• Confusão, estresse e burnout dos funcionários
• Falta de fé que as mudanças terão um resultado bem-sucedido levando a uma alta resistência organizacional à mudança
• Um ambiente de trabalho aparentemente “caótico”
• Alta rotatividade de funcionários levando à perda de conhecimento institucional
• Projetos interrompidos ou totalmente abandonados
• Baixa satisfação do cliente levando a associações negativas à marca
• Menor eficiência geral nos negócios

Quais são os cinco passos do gerenciamento de mudanças? 

Para colocar sua organização no caminho de mudanças bem-sucedidas (e mitigar riscos potenciais), há cinco etapas principais a serem seguidas. 

1. Prepare-se para a mudança

Quando pensamos em preparação, tendemos a pensar em logística e soluções (que são importantes), mas um aspecto subestimado do processo de preparação é observar como uma mudança pode ser apoiada pelo comportamento e pela cultura. Ajude os funcionários e a liderança a entender onde estão os problemas antes de introduzir uma nova solução; solicite ativamente feedback sobre o estado atual das coisas e use-o para informar como você comunicará sua próxima mudança e identificar quem precisa ser uma parte interessada.

1. Crie um plano de gerenciamento de mudanças e comunique a estratégia e a visão

Agora que você entende como posicionar sua mudança para uma maior aceitação organizacional, você está pronto para determinar o escopo, elaborar um plano de implementação, envolver os stakeholders certos e determinar como você medirá o sucesso. É também importante que você compartilhe o porquê por trás da mudança como parte de seu processo de aceitação ao apresentar o plano a diferentes constituências dentro da empresa e fale sobre como isso impactará cada um individualmente.

1. Implemente a mudança organizacional

Em seguida, coloque seu projeto em prática. Siga o plano de ação que você traçou, mas certifique-se de solicitar feedback em cada etapa para ver se você precisa fazer ajustes ao longo do caminho. Isso não apenas pode mitigar falhas a longo prazo, mas também pode ajudar a manter o apoio à medida que os funcionários veem suas necessidades sendo atendidas e integradas à medida que você atinge marcos.

1. Integre a mudança na cultura e nos processos organizacionais

Você finalizou a implementação da mudança e tudo está indo muito bem — por cerca de 6 semanas. Como você evita que as pessoas voltem a velhos hábitos e desfazem todo o ótimo trabalho da sua equipe? Reforce a mudança de comportamento por meio de incentivos, documentação, comunicação constante, e, talvez mais importante, a modelagem visível do estado ideal pela liderança.

1. Revise o impacto da mudança

É hora de revisar o sucesso da sua mudança. Reveja os indicadores-chave de desempenho que você designou antes da implementação (imagens antes/depois são muito úteis) e realize uma análise pós-morte para obter uma visão holística de como o processo foi, e quão 'grudenta' tem sido.

Terminologia do processo de gerenciamento de mudanças

Se você quer se destacar na gestão de mudanças, precisará aprender a terminologia. Aqui está uma rápida folha de dicas.

Modelo de gerenciamento de mudanças

Um modelo de gerenciamento de mudanças é uma estrutura pré-construída (informada por muita experimentação no mundo real) para elaborar um processo eficaz de gerenciamento de mudanças dentro de uma empresa. Os modelos comuns são ADKAR, Lewin, Kotter, McKinsey e Kübler-Ross.

Processo de gerenciamento de mudanças

Um processo de gerenciamento de mudanças é a implementação do começo ao fim de uma mudança dentro de uma organização.

Plano de gerenciamento de mudanças

Um plano de gerenciamento de mudanças é a maneira específica como a mudança é efetivada dentro do processo maior. Aqui está nosso guia especializado para escrever o seu.

Como criar um processo de gerenciamento de mudanças eficaz para sua organização

Agora que você sabe como executar um processo de gerenciamento de mudanças suave, pode estar se perguntando quais passos você precisa seguir para criar esse processo em primeiro lugar. Aqui está o que você precisa fazer:

Identifique a mudança desejada e os objetivos

Mudança por mudança não ajuda ninguém. O primeiro passo é descobrir exatamente o que precisa mudar, e por quê. Isso não apenas esclarece coisas como escopo e cronograma, mas também ajuda você a identificar quem precisa estar envolvido e em que nível.

Envolva as partes interessadas chave e apresente o caso de negócios

Ter as partes interessadas certas envolvidas é fundamental. Após tudo, eles vão ser os que ajudarão você a implementar mudanças corretamente! Eles precisam estar envolvidos antes de qualquer um e podem ajudá-lo a identificar a melhor maneira de preparar a organização para o que está por vir.

Planeje a mudança

Aqui é onde você quer documentar quais serão seus indicadores-chave de desempenho durante todo o processo de mudança. Você vai querer capturar imagens do seu estado atual para que possa avaliar o sucesso em pontos de progresso pré-identificados (assim como após o processo ser concluído).

Determine recursos e medições de sucesso

O que você precisa para implementar a mudança de forma eficaz? Como você deseja que o estado futuro se pareça? Seja o mais específico possível ao determinar métricas de sucesso.

Forneça comunicação clara do início ao fim

Ninguém gosta de estar no escuro! Certifique-se de que seu processo, pontos de verificação e métricas de sucesso sejam visíveis para todos que serão impactados — e frequentemente solicite feedback, para que você possa...

Gerencie a resistência e melhore o impacto da mudança

Novamente, mudar é difícil. Garantir que as pessoas se sintam ouvidas pode ajudá-lo a reduzir os níveis de resistência e tornar o processo mais fácil de executar. Além disso, lembretes ocasionais do porquê da mudança e como ela beneficiará os afetados podem manter todos trabalhando em direção a um objetivo comum.

Reconheça o sucesso do projeto de gestão de mudanças

No final do processo (ou, melhor ainda, em cada grande marco) celebre o que você e sua equipe conseguiram. Feedback positivo torna quaisquer planos futuros de mudança muito mais fáceis de apoiar.

Revise o impacto e melhore seu processo de gerenciamento de mudanças para o futuro

Reconheça que sempre há espaço para melhorias. É chamado de processo por um motivo. O que funcionou para você anos atrás pode precisar ser completamente reformulado agora que você tem uma nova equipe/organização/produto. Tome o que você aprendeu e adapte.

Como garantir que você tenha as ferramentas de gerenciamento de mudanças certas

Revise seu conjunto de ferramentas de gerenciamento de mudanças

Prepare-se para o sucesso no gerenciamento de mudanças usando as ferramentas certas para o trabalho. Aqui estão algumas das melhores soluções:

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