‍Olitpa suunnittelemassa sitten jotain niin pientä kuin uuden sovelluksen käyttöönottoa tai niin merkittävää kuin täydellistä uudelleenjärjestelyä, tehokkaan muutoksenhallintaprosessin toteuttaminen on välttämätöntä. Mutta älä huoli, meillä on kaikki tarvittava tieto, mitä tarvitset ollaksesi tehokas muutoksen agentti kaikissa uusissa ratkaisuissa.

Mikä on muutosjohtaminen?

Muutoksenhallinta on olennaisesti kyse siitä, että onnistutaan ohjaamaan ihmisiä läpi käyttäytymisen muutoksen. On helppo joutua liiketoimintajargonin suohon, kun puhumme organisaatiomuutoksista (“Meillä on tämä uusi työkalu ja meidän on onnistuttava käyttöönotossa viimeistään viikonloppuna saavuttaaksemme Q4 OKR:amme!”), mutta inhimillinen tekijä on kaikkien muutosten ydin. Jos vanhoista tavoista on vaikeaa luopua, minkä tahansa muutosjohtamisstrategian on täysin otettava huomioon ne, joita päivitys vaikuttaa, tai se epäonnistuu.

Miksi muutosjohtamisprosessi on tärkeä? 

Olemme kaikki nähneet huonosti hallitun muutoksen seuraukset: heikko käyttöönotto, pelko, anxiety, ja paluu vanhoihin tapoihin. Epäonnistuneiden muutosten sarjan jälkeen ihmiset lopulta lakkaavat uskomasta, että mikään muutos olisi onnistunut, ja lopettavat jopa yrittämisen vaikuttaa muutokseen — jolloin yritys lakkaa olemasta kilpailukykyinen ja stagnoutuu. Tehokkaan muutosjohtamisprosessin olemassaolo on riskin vähentäjä ja mahdollistaa organisaatioiden välttää tämän stagnointisykli kokonaan.

Hyvän muutosjohtamisprosessin ensimmäinen askel on tietää, mikä on miksi muutoksen takana, ja seurata sitä selkeällä viestinnällä ja muutokseen kannustavalla tekijällä. After all, not getting buy-in is one of the main ways change management processes fail, but it’s not the only one. Get a deep dive into why change management efforts fail.

Yleisimmät syyt, miksi muutokset epäonnistuvat

• Muutoksen taustalla oleva syy on huonosti ymmärretty tai viestitty
• Johto ei sitoudu
• Oikeat sidosryhmät eivät ole osana prosessia
• Toteutusta ei ole ajateltu hyvin
• Lyhyen tai pitkän aikavälin seuranta puuttuu
• Prosessia johdetaan ilman empatiaa

Organisaation suurimmat muutosjohtamisriskit

• Työntekijöiden hämmennys, stressi ja loppuunpalaminen
• Usko, että muutoksista tulee onnistuneita, puuttuu, mikä johtaa voimakkaaseen organisaation vastustukseen muutokselle
• Ilmeisesti “kaaottinen” työpaikka
• Korkea työntekijävaihtuvuus johtaa institutionaalisten tietojen menetykseen
• Projektit pysäytetään tai hylätään kokonaan
• Huono asiakastyytyväisyys johtaa negatiivisiin brändi-assosiaatioihin
• Alhaisempi kokonaisliiketoiminnan tehokkuus

Mitkä ovat muutosjohtamisen viisi askelta? 

Jotta voit asettaa organisaatiosi menestyksekkään muutoksen tielle (ja vähentää mahdollisia riskejä), on viisitoista pääaskelta toteuttamattomana. 

1. Valmistaudu muutokseen

Kun ajattelemme valmistautumista, ajattelemme usein logistiikkaa ja ratkaisuja (mikä on tärkeää), mutta valmisteluprosessin aliarvioitu aspekti on tarkastella, kuinka muutos voidaan tukea käyttäytymisellä ja kulttuurilla. Auta työntekijöitä ja johtoa ymmärtämään, missä ongelmat ovat ennen uuden ratkaisun esittelyä; kerää aktiivisesti palautetta asioiden nykytilasta ja käytä sitä hyväksi, kun kommunikoit tulevasta muutoksestasi ja tunnistat, kenestä tulee sidosryhmä.

1. Tee muutosjohtamissuunnitelma ja kommunikoi strategia ja visio

Nyt kun ymmärrät, miten voit asemoida muutoksesi laajemmalle organisaation hyväksynnälle, olet valmis määrittämään laajuuden, laatimaan käyttöönotto-suunnitelman, kutsumaan oikeat sidosryhmät ja määrittämään, miten mittaat menestyksen. On myös tärkeää, että jaat muutoksen taustalla olevan miksi osana hyväksyntäprosessiasi, kun esittelet suunnitelman erilaisille sidosryhmille yrityksessä ja puhut siitä, miten se vaikuttaa kunkin erityisesti.

1. Toteuta organisaatiomuutokset

Seuraavaksi, käynnistä projektisi. Seuraa toimintasuunnitelmaa, jonka olet laatinut, mutta varmista, että pyydät palautetta joka vaiheessa nähdäkseksi, tarvitsetko säätöjä matkan varrella. Tämä ei ainoastaan voi vähentää pitkäaikaista epäonnistumista, vaan se voi myös auttaa ylläpitämään ostoa, kun työntekijät näkevät, että heidän tarpeensa otetaan huomioon ja integroidaan etappien myötä.

1. Yhdistä muutos organisaation kulttuuriin ja prosesseihin

Olet viimeistellyt muutoksen lanseerauksen ja kaikki sujuu hienosti — noin 6 viikkoa. Miten estät ihmisiä palaamasta vanhoihin tapoihin ja kumoamasta koko tiimisi hienoa työtä? Vahvista käyttäytymisen muutosta kannustimilla, dokumentaatiolla, jatkuvalla viestinnällä, ja ehkä tärkeimpänä, näkyvällä ihanne-tilan mallintamisella johtajuuden toimesta.

1. Tarkista muutoksen vaikutus

On aika arvioida muutoksen menestystäsi. Katso taaksepäin avain suorituskykymittareihin, jotka olet asettanut ennen käyttöönottoa (ennen/jälkeen kuvat ovat erittäin hyödyllisiä), ja suorita kuoleman jälkeinen arviointi saadaksesi kokonaiskuva siitä, miten prosessi meni, ja kuinka “tarttuvaa” se on ollut.

Muutosjohtamisprosessin terminologia

Jos haluat onnistua muutoksenhallinnassa, sinun on opittava termistö. Tässä on nopea muistiinpano.

Muutosjohtamisen malli

Muutosjohtamisen malli on ennalta rakennettu rakenne (jota on informoinut paljon oikean maailman kokeiluja) tehokkaan muutosjohtamisprosessin laatimiseksi yrityksessä. Yleisiä malleja ovat ADKAR, Lewin’s, Kotter’s, McKinsey’s ja Kübler-Ross’s.

Muutosjohtamisprosessi

Muutosjohtamisprosessi on muutosprosessin alusta loppuun toteuttaminen organisaatiossa.

Muutosjohtamissuunnitelma

Muutosjohtamissuunnitelma on spesifinen tapa, jolla muutos vaikuttaa suurempaan prosessiin. Tässä on meidän asiantuntijamme opas oman suunnitelmasi laatimiseen.

Kuinka luoda tehokas muutosjohtamisprosessi organisaatiollesi

Nyt kun tiedät, miten suorittaa sujuva muutosjohtamisprosessi, saatat miettiä, mitä asioita sinun on toteutettava, jotta voit luoda sen prosessin alun perin. Tässä on, mitä sinun on tehtävä:

Määritä haluttua muutosta ja tavoitteet

Muutos muutos-tekijöiden takia ei ole hyödyllinen kenellekään. Ensimmäinen askel on selvittää tarkalleen, mikä muuttaa ja miksi. Tämä ei ainoastaan selkeytä asioita, kuten laajuus ja aikaraami, vaan se auttaa myös tunnistamaan, ketkä tarvitsevat osalistaa ja millä tasolla.

Osallista keskeiset sidosryhmät ja esitä liiketoimintatapauksen

Oikeiden sidosryhmien osallistuminen on avaintekijä. Kunhan he ovat ne, jotka auttavat sinua toteuttamaan muutoksen oikein! Heidän on pitänyt sitoutua enemmän kuin kukaan muu ja he voivat auttaa sinua löytämään parhaat keinot varustaa organisaatio tulevaan.

Suunnittele muutos

Tässä haluat asiakirjoittaa, mitkä avain suorituskykymittarisi ovat koko muutoksen prosessin ajan. Haluat ottaa kuvia nykytilanteestasi arvioidaksesi menestystä ennalta määritellyissä edistymispisteissä (kuten myös sen jälkeen, kun prosessi on valmis).

Määritä resurssit ja menestyksen mittarit

Mitä tarvitset tehokkaaseen muutoksen toteuttamiseen? Miltä haluat tulevaisuuden tilan näyttävän? Ole niin tarkka kuin mahdollista menestyksen mittareiden määrittämisessä.

Tarjoa selkeää viestintää alusta loppuun

Kukaan ei pidä olla pimeässä! Varmista, että prosessisi, tarkistuspisteesi ja onnistumismittarisi ovat näkyvissä kaikille, joita se koskee — ja pyydä usein palautetta, jotta voit ...

Hallitse vastarintaa ja paranna muutoksen vaikutusta

Edelleen, muutos on vaikeaa. Voimakkaasti käyttöönottaneet muotoilut voivat auttaa vähentämään vastarinnan tasoja ja helpottamaan prosessin toteuttamista. Lisäksi satunnaiset muistutukset muutoksen syistä ja siitä, kuinka se hyödyttää vaikuttavia, voivat pitää kaikki työskentelemässä yhteisen tavoitteen eteen.

Tunnista muutoksenhallintaprojektin menestys

Prosessin lopussa (tai, paremminkin, jokaisessa suuressa vaiheessa) juhli mitä olet ja tiimisi on saavuttanut. Positiivinen palaute tekee mistä tahansa tulevista muutossuunnitelmista huomattavasti helpompaa.

Tarkista vaikutus ja paranna muutosjohtamisprosessiasi tulevaisuutta varten

Tunnista, että parantamiselle on aina tilaa. Sitä kutsutaan prosessoriksi syystä. Mikä toimi sinulle vuosia sitten, saattaa nyt tarvita täydellistä ylihaastetta, nyt kun sinulla on uusi tiimi/organisaatio/tuote. Ota opit ja mukauta.

Kuinka varmistaa, että sinulla on oikeat muutosjohtamisen työkalut

Tarkista muutosjohtamisen työkalupakki

Varaa itsesi muutosjohtamisen onnistumiseen käyttämällä oikeita työkaluja tehtävään. Tässä ovat parhaat ratkaisut:

‍