Nykyisessä työpaikassa on yleistä käyttää jopa muutamia tunteja joka viikko etsiessään asiakirjoja, tiedostoja ja tietoa. With so many apps now at our fingertips, there are countless digital locations where important documents could be stored.

Siksi monet yritykset päättävät ostaa CMS-intranetin. The best CMS intranets give companies an easy way to centralize documentation, give their teams a single source of truth for information, and improve internal communications.

Tässä artikkelissa selitämme, mitä CMS-intranet on, sen etuja ja sen keskeisiä ominaisuuksia.

Definition of CMS intranet 

Aloitetaan määrittelemällä termit ‘intranet’ ja ‘sisällönhallintajärjestelmä’ erikseen.

An intranet is an internal company website that only employees of that company can access. Sitä käytetään hyödyllisten tietojen tallentamiseen, päivitysten jakamiseen ja työntekijöille resurssien, kuten organisaatiokaavioden, vakio toimintatapojen ja lomakäytäntöjen tarjoamiseen. Intranets have been around for decades and have recently seen a surge in popularity thanks to more modern, AI-powered solutions entering the market.

Niin että se on mitä intranet on. Entä ne kolme kirjainyhdistelmää, ‘CMS’?

CMS – tai sisällönhallintajärjestelmä – on ohjelmistotyyppi, joka mahdollistaa käyttäjiensä luoda, muokata ja hallita sisältöä verkkosivustolla. CMSs have a reputation for being easy to use and maintain. Today, most websites that have a blog section use a CMS to host their articles (like this one).

Joten, tämän mielessä, mikä on ‘CMS-intranetin’ määritelmä?

A CMS intranet is an internal company website with a content management system built in, allowing administrators and users to easily upload, modify, and maintain content. Companies use a CMS intranet to give their employees a single source of truth for information, increase the quality of internal communications, and improve collaboration between teams.

Benefits of a CMS intranet

CMS intranets offer a range of benefits to companies. Ne ovat erityisen houkuttelevia yrityksille, jotka pyrkivät parantamaan työntekijöiden sitoutumista, säilyttämistä ja tuottavuutta. Here are some of the key advantages that modern employee intranets promise.

Increase knowledge sharing

Koska nykyään tiimeillä on hallittavanaan niin monia erilaisia sovelluksia, on entistä vaikeampaa estää tiedon eristämistä. Ja kun näin tapahtuu, se johtaa yhteistyön vähenemiseen ja lisääntymiseen toistuvissa kysymyksissä – kaksi suuntausta, jotka voivat aiheuttaa yrityksen kasvun pysähtymisen.

A CMS intranet gives all employees one place to store, share, and find knowledge. As a result, it can break down silos and facilitate a seamless spread of knowledge across teams.

Better internal communications

Jos viime vuodet ovat opettaneet meille jotain, niin se on, että muutos on jatkuvaa – ja väistämätöntä. Leading a company through turbulent times like these is impossible without strong internal communications. Changes to strategies, policies, and products need to be communicated to all employees quickly and clearly.

A corporate intranet offers an effective way to do that. It gives leadership teams the ability to post an update to all employees and see real-time engagement rates. That way, they know that the news they shared has been received, seen, and is likely to be acted on.

Improve employee engagement

Employee engagement has been declining in recent years, and improving it is a top priority for many HR leaders. There are a lot of tools that promise an immediate boost to engagement rates, but few are as effective as a widely-adopted, well-managed CMS intranet.

Kun työntekijät voivat helposti löytää tarvitsemansa tiedot työtään varten, saada säännöllisiä päivityksiä johtajilta ja olla merkityksellisesti vuorovaikutuksessa kollegoidensa kanssa – jopa niiden kanssa, jotka ovat eri sijainneissa ja aikavyöhykkeillä – he todennäköisesti tuntevat itsensä merkittävästi sitoutuneemmiksi.

Greater efficiency 

Kun yritykset eivät tarjoa helppoa tapaa käyttää tärkeitä tietoja, se on resepti tehottomuudelle. Employees can lose hours every week looking for what they need, and will often resort to shoulder-tapping a teammate, which in turn slows down the teammate. Patterns like this compound over time and cause efficiency to plummet.

With a well-maintained employee intranet though, employees know exactly where to go to find the information they need. Eivätkä he keskeytä kollegoita kysymyksillä. The result is improved efficiency company-wide.  

Higher retention rates

Research from Forrester has shown that a lack of access to valuable information is a top contributor to burnout. Ja kun työntekijät ovat uupuneita, he ovat suurassa riskissä erota.

By giving employees a single source of truth for information, as well as opportunities to engage with their colleagues, a company intranet can help to prevent burnout and keep retention rates high.

How to implement a CMS intranet

By now you might be getting excited at the thought of enjoying the many benefits a CMS intranet has to offer. So you should! Mutta on tärkeää muistaa, että yksikään ohjelmistotuote ei ole tehokas, ellei sitä käytetä sen suunnitellun käyttäjän toimesta.

The path to adoption starts with successful implementation. Here are the key steps to follow when implementing a new intranet.

Define success

Ennen kuin aloitat yrityksen intranetin kanssa, on tärkeää määritellä selvästi haaste, jota yrität ratkaista ja miltä menestys näyttää.

Jos ongelma on huono sisäinen viestintä, on tärkeää, että valitsemasi CMS-intranet sisältää ominaisuudet, jotka voivat käsitellä tämän ongelman. Samoin, jos yrityksesi ongelma on tiedonjakamisen puute, on mahdollista, että toinen tuote – kuten yritys-AI-haku työkalu tai wiki – on parempi vaihtoehto.

Clearly defining a vision for success is the first step to ensuring that your purchase will be a positive investment.

Train and onboard users

On vain riittämätöntä ‘asetaa ja unohtaa’ CMS-intranet. On tärkeää hahmotella selkeä perehdytysprosessi, joka antaa kaikille työntekijöille tarvitsemansa tason pääsyä, näyttää heille, kuinka käyttää uutta tuotetta, ja ihanteellisesti vaatii heitä suorittamaan tiettyjä tehtäviä, kuten sisällön julkaiseminen tai profiilinsa päivittäminen. On-demand training videos, live workshops, and office hours with administrators are all effective ways to help employees familiarize themselves with a new intranet.

A well-executed onboarding process for existing employees and new hires alike will ensure your CMS intranet offers as much value as possible.

Establish guidelines and assign responsibilities

Good guardrails and governance are needed for your company intranet to be successful long term. Certain employees, like senior members of the HR team for example, should be given advanced permissions that give them oversight of how the CMS intranet is organized.

There should also be content guidelines in place to give teams direction on what type of information should be added and how it should be shared. Hyvään käytäntöön kuuluu antaa tiimeille valmiiksi tehtyjä malleja erilaisille sisältötyypeille. These not only make the task of adding content easier, they give all employees a consistent experience when consuming information stored in the intranet.

Measure performance

CMS-intranet ei ole lyhyen aikavälin ratkaisu. Se on pitkäaikainen investointi, joka pitäisi jatkuvasti tuottaa arvoa. Joten on tärkeää, että käytössä on selkeät menestysohjeet ja suoritetaan säännöllisesti raportointia.

Metrics like daily usage by employees and read-rates on important content can be effective measures of success. Employee surveys are another way of getting feedback on the effectiveness of an intranet. Kun oppimisia ilmenee, on tärkeää toimia niiden perusteella nopeasti, jotta voidaan käsitellä kaikki tunnistetut ongelmat.

The future: AI-powered CMS intranets 

The intranet category has undergone a rebirth in recent years with the emergence of a new wave of modern CMS intranets. Jos vertailet vaihtoehtoja, lue artikkelimme 9 parasta intranet-ohjelmiston alustaa ja työkalua vuonna 2024. Features that were once seen as cutting edge have become table stakes. 

Now, the leading CMS intranets are powered by the latest in generative AI technology. This is making it possible for employees to do things like search across all the content in their intranet and get instant answers to their questions and see personalized content in their intranet based on their role, location, and recent activity. 

Tällaiset ominaisuudet tekevät CMS-intraneteistä entistä tehokkaampia auttamaan yrityksiä parantamaan tiedonjakamista, sisäistä viestintää ja tuottavuutta. Gurun työntekijäintranet on moderni ratkaisu, jota ohjaa AI ja varustettu yritys-AI-haku- ja tietopankkikyvyillä. Jos haluat oppia lisää, katso kysyntävideomme.

‍