I dagens arbeidsmiljø er det vanlig å bruke opp til noen timer hver uke på å lete etter dokumenter, filer og informasjon. Med så mange apper nå ved fingertuppene, finnes det utallige digitale steder hvor viktige dokumenter kan lagres.

Det er derfor mange selskaper bestemmer seg for å kjøpe et CMS-intranett. De beste CMS intranetene gir selskaper en enkel måte å sentralisere dokumentasjon, gi teamene sine en enkelt kilde til sannhet for informasjon, og forbedre intern kommunikasjon.

I denne artikkelen vil vi forklare hva et CMS-intranett er, dets fordeler og viktige funksjoner.

Definisjon av CMS intranet 

La oss starte med å definere begrepene ‘intranett’ og ‘innholdsstyringssystem’ separat.

Et intranet er et internt bedriftsnettsted som bare ansatte i det selskapet kan få tilgang til. Det brukes til å lagre nyttig informasjon, dele oppdateringer, og for å gi ansatte tilgang til ressurser som organisasjonskart, standard operasjonsprosedyrer, og feriepolicyer. Intranets har eksistert i flere tiår og har nylig sett en økning i popularitet takket være mer moderne, AI-drevne løsninger som har kommet inn på markedet.

Så det er hva et intranett er. Men hva med de tre bokstavene, ‘CMS’?

Vel, et CMS–eller innholdsstyringssystem–er en type programvare som lar brukerne opprette, redigere og administrere innhold på et nettsted. CMS-er har et rykte for å være enkle å bruke og vedlikeholde. I dag bruker de fleste nettsteder med en bloggseksjon et CMS til å være vert for artiklene deres (som denne).

Så, med dette i bakhodet, hva er definisjonen av ‘CMS-intranett’?

Et CMS intranet er et internt bedriftsnettsted med et innebygd innholdsstyringssystem, som gjør det mulig for administratorer og brukere å enkelt laste opp, endre og vedlikeholde innhold. Bedrifter bruker et CMS intranet for å gi sine ansatte en enkelt kilde til sannhet for informasjon, øke kvaliteten på intern kommunikasjon, og forbedre samarbeidet mellom team.

Fordeler med et CMS intranet

CMS intranetene tilbyr en rekke fordeler for selskaper. De er spesielt tiltalende for bedrifter som ønsker å forbedre ansattengasjement, oppbevaring og produktivitet. Her er noen av de viktigste fordelene som moderne ansatte intraneter lover.

Øk kunnskapsdeling

Gitt antallet forskjellige apper som team i dag må håndtere, er det vanskeligere enn noen gang å hindre kunnskap i å bli siloert. Og når det skjer, fører det til redusert samarbeid og flere gjentatte spørsmål–to trender som kan føre til stagnasjon i selskapets vekst.

Et CMS intranet gir alle ansatte ett sted å lagre, dele og finne kunnskap. Som et resultat kan det bryte ned siloer og legge til rette for en sømløs spredning av kunnskap på tvers av team.

Bedre intern kommunikasjon

Hvis de siste årene har lært oss noe, er det at endring er konstant–og uunngåelig. Å lede et selskap gjennom turbulente tider som disse er umulig uten sterk intern kommunikasjon. Endringer i strategier, retningslinjer og produkter må kommuniseres til alle ansatte raskt og tydelig.

Et bedriftsintranet tilbyr en effektiv måte å gjøre dette på. Det gir ledelsesteam muligheten til å legge ut en oppdatering til alle ansatte og se sanntids engasjementsrater. Slik vet de at nyhetene de delte har blitt mottatt, sett, og sannsynligvis vil bli handlet på.

Forbedre ansattes engasjement

Ansattes engasjement har vært synkende de siste årene, og å forbedre det er en topp prioritet for mange HR-ledere. Det finnes mange verktøy som lover en umiddelbar boost til engasjementsgrader, men få er så effektive som et mye tatt i bruk, godt administrert CMS intranet.

Når ansatte enkelt kan finne informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin, få regelmessige oppdateringer fra ledere, og samhandle meningsfullt med kolleger–til og med de i forskjellige lokasjoner og tidssoner–er de sannsynligvis mye mer engasjert.

Større effektivitet 

Når selskaper ikke gir en enkel måte å få tilgang til viktig informasjon, er det en oppskrift på ineffektivitet. Ansatte kan miste timer hver uke på å lete etter det de trenger, og vil ofte måtte gå til en kollega, noe som igjen bremser kollegaen. Mønstre som dette akkumuleres over tid og får effektiviteten til å stupe.

Med et godt vedlikeholdt ansatt intranet vet ansatte nøyaktig hvor de skal gå for å finne informasjonen de trenger. Og de forstyrrer ikke kolleger med spørsmål. Resultatet er forbedret effektivitet på tvers av selskapet.  

Høyere oppbevaringsrater

Forskning fra Forrester har vist at mangel på tilgang til verdifull informasjon er en viktig årsak til utbrenthet. Og når ansatte er utbrent, er de i høy risiko for å si opp.

Ved å gi ansatte en enkelt kilde til sannhet for informasjon, samt muligheter til å engasjere seg med sine kolleger, kan et selsapsintranet bidra til å forhindre utbrenthet og opprettholde høye oppbevaringsrater.

Hvordan implementere et CMS intranet

Nå kan du bli begeistret ved tanken på å nyte de mange fordelene et CMS intranet har å tilby. Så du burde! Men det er viktig å huske at ethvert programvareprodukt kun er effektivt hvis det blir tatt i bruk av de tiltenkte brukerne.

Veien til adopsjon begynner med vellykket implementering. Her er nøkkeltrinnene å følge når du implementerer et nytt intranet.

Definer suksess

Før du begynner med et bedriftsintranett, er det avgjørende å tydelig definere utfordringen du prøver å løse og hvordan suksess ser ut.

Hvis problemet er dårlig intern kommunikasjon, er det viktig at CMS-intranettet du velger har funksjoner som kan adressere det problemet. På tilsvarende måte, hvis problemet selskapet ditt har er en mangel på kunnskapsdeling, er det mulig at et annet produkt–som et enterprise AI-søkverktøy eller wiki–er et bedre alternativ.

Å tydelig definere en visjon for suksess er det første skrittet for å sikre at innkjøpet ditt vil være en positiv investering.

Tren og onboard brukere

Det er ikke nok å bare ‘sette og glemme’ et CMS-intranett. Det er avgjørende å skissere en klar onboarding-prosess som gir alle ansatte det nivået av tilgang de trenger, viser dem hvordan de skal bruke det nye produktet, og ideelt sett krever at de fullfører visse oppgaver som å publisere innhold eller oppdatere profilen sin. On-demand opplæringsvideoer, live workshops, og kontortimer med administratorer er alle effektive måter å hjelpe ansatte med å bli kjent med et nytt intranet.

En vellykket onboarding-prosess for eksisterende ansatte og nyansatte vil sikre at CMS intranetet ditt tilbyr så mye verdi som mulig.

Etabler retningslinjer og tildel ansvar

Gode retningslinjer og styring er nødvendig for at ditt firma intranet skal være vellykket på lang sikt. Visse ansatte, som senior medlemmer av HR-teamet for eksempel, bør få avanserte tillatelser som gir dem oversikt over hvordan CMS intranetet er organisert.

Det bør også være innholdsretningslinjer på plass for å gi team retning på hvilken type informasjon som skal legges til og hvordan den skal deles. Det er god praksis å gi team klare maler for ulike typer innhold. Disse gjør ikke bare oppgaven med å legge til innhold enklere, de gir alle ansatte en konsistent opplevelse når de konsumerer informasjon som er lagret i intranet.

Mål ytelse

Et CMS-intranett er ikke en kortsiktig løsning. Det er en langsiktig investering som kontinuerlig bør tilføre verdi. Så det er viktig å ha klare suksessmetrikker på plass og rapportere om ytelse regelmessig.

Metrikker som daglig bruk av ansatte og lesegrader på viktig innhold kan være effektive mål på suksess. Ansattundersøkelser er en annen måte å få tilbakemelding på effektiviteten til et intranet. Etter hvert som lærdommer dukker opp, er det så viktig å handle raskt for å ta tak i eventuelle problemer som identifiseres.

Fremtiden: AI-drevne CMS intraneter 

Intranet-kategorien har gjennomgått en gjenfødelse de siste årene med fremveksten av en ny bølge av moderne CMS intraneter. Hvis du sammenligner alternativer, les artikkelen vår om de 9 beste intranettprogramvareplattformene og verktøyene i 2024. Funksjoner som en gang ble sett på som banebrytende har blitt standard. 

Nå er de ledende CMS intranetene drevet av det nyeste innen generativ AI-teknologi. Dette gjør det mulig for ansatte å gjøre ting som å søke i alt innholdet i sitt intranet og få umiddelbare svar på spørsmålene sine samt se personlig innhold i intranetet basert på rolle, plassering og nylig aktivitet. 

Muligheter som disse gjør CMS-intranett mye mer effektive for å hjelpe selskaper med å forbedre kunnskapsdeling, intern kommunikasjon og produktivitet. Gurus ansattintranett er en moderne løsning som er drevet av AI og utstyrt med enterprise AI-søk og kunnskapsbase-funksjoner. Hvis du vil lære mer, se vår on-demand demovideo.

‍