No ambiente de trabalho atual, é comum passar até algumas horas toda semana procurando documentos, arquivos e informações. Com tantos aplicativos agora ao nosso alcance, existem incontáveis locais digitais onde documentos importantes podem ser armazenados.

É por isso que muitas empresas decidem comprar um intranet CMS. Os melhores intranets CMS oferecem às empresas uma maneira fácil de centralizar a documentação, fornecer às suas equipes uma única fonte de verdade para a informação e melhorar as comunicações internas.

Neste artigo, explicaremos o que é um intranet CMS, suas vantagens e suas principais características.

Definição de intranet CMS 

Vamos começar definindo os termos 'intranet' e 'sistema de gerenciamento de conteúdo' separadamente.

Uma intranet é um site interno da empresa que apenas os funcionários dessa empresa podem acessar. É usado para armazenar informações úteis, compartilhar atualizações e fornecer aos trabalhadores acesso a recursos como organogramas, procedimentos operacionais padrão, e políticas de férias. As intranets existem há décadas e recentemente viram um aumento na popularidade graças ao surgimento de soluções modernas, baseadas em IA, no mercado.

Portanto, esse é o que é uma intranet. Mas e quanto àquelas três letras, ‘CMS’?

Bem, um CMS–ou sistema de gerenciamento de conteúdo–é um tipo de software que permite aos seus usuários criar, editar e gerenciar conteúdo em um site. Os CMSs têm a reputação de serem fáceis de usar e manter. Hoje, a maioria dos sites que têm uma seção de blog usam um CMS para hospedar seus artigos (como este).

Então, com isso em mente, qual é a definição de 'intranet CMS'?

Um intranet CMS é um site interno da empresa com um sistema de gerenciamento de conteúdo embutido, permitindo que administradores e usuários carreguem, modifiquem e mantenham conteúdo de forma fácil. As empresas usam um intranet CMS para fornecer a seus funcionários uma única fonte de verdade para informações, aumentar a qualidade das comunicações internas e melhorar a colaboração entre equipes.

Benefícios de um intranet CMS

Os intranets CMS oferecem uma gama de benefícios às empresas. Eles são particularmente atraentes para empresas que buscam melhorar o engajamento, a retenção e a produtividade dos funcionários. Aqui estão algumas das principais vantagens que os intranets modernos prometem.

Aumentar o compartilhamento de conhecimento

Dado o número de diferentes aplicativos que as equipes hoje precisam gerenciar, está mais difícil do que nunca evitar que o conhecimento fique isolado. E quando isso acontece, leva a uma diminuição na colaboração e um aumento em perguntas repetidas–duas tendências que podem causar a estagnação do crescimento de uma empresa.

Um intranet CMS oferece a todos os funcionários um lugar para armazenar, compartilhar e encontrar conhecimento. Como resultado, ele pode quebrar silos e facilitar a disseminação contínua do conhecimento entre as equipes.

Melhores comunicações internas

Se os últimos anos nos ensinaram alguma coisa, é que a mudança é constante–e inevitável. Liderar uma empresa em tempos turbulentos como esses é impossível sem comunicações internas fortes. Mudanças nas estratégias, políticas e produtos precisam ser comunicadas a todos os funcionários rapidamente e de forma clara.

Um intranet corporativa oferece uma maneira eficaz de fazer isso. Ele dá às equipes de liderança a capacidade de postar uma atualização para todos os funcionários e ver taxas de engajamento em tempo real. Dessa forma, elas sabem que as notícias compartilhadas foram recebidas, vistas e provavelmente serão tomadas medidas.

Melhorar o engajamento dos funcionários

O engajamento dos funcionários tem diminuído nos últimos anos, e melhorá-lo é uma das principais prioridades para muitos líderes de RH. Existem muitas ferramentas que prometem um aumento imediato nas taxas de engajamento, mas poucas são tão eficazes quanto um intranet CMS amplamente adotado e bem gerido.

Quando os funcionários podem encontrar facilmente as informações que precisam para fazer seu trabalho, receber atualizações regulares dos líderes e interagir de forma significativa com seus colegas–mesmo aqueles em diferentes locais e fusos horários–eles provavelmente se sentirão significativamente mais engajados.

Maior eficiência 

Quando as empresas não fornecem uma maneira fácil de acessar informações importantes, isso é uma receita para ineficiência. Os funcionários podem perder horas toda semana procurando o que precisam e muitas vezes recorrem a um colega, o que por sua vez desacelera o colega. Padrões como esse se acumulam ao longo do tempo e causam uma queda na eficiência.

Com um intranet bem mantido, no entanto, os funcionários sabem exatamente onde ir para encontrar as informações de que precisam. E eles não interrompem os colegas com perguntas. O resultado é uma eficiência aprimorada em toda a empresa.  

Taxas de retenção mais altas

Pesquisas da Forrester mostraram que a falta de acesso a informações valiosas é um dos principais fatores que contribuem para o burnout. E quando os funcionários estão esgotados, eles estão em alto risco de renunciar.

Ao fornecer aos funcionários uma única fonte de verdade para informações, bem como oportunidades para se envolverem com seus colegas, um intranet corporativa pode ajudar a prevenir o burnout e manter as taxas de retenção altas.

Como implementar um intranet CMS

Agora você pode estar se animando com a ideia de desfrutar os muitos benefícios que um intranet CMS tem a oferecer. Então você deveria! Mas é importante lembrar que qualquer produto de software só é eficaz se for adotado por seus usuários pretendidos.

O caminho para a adoção começa com uma implementação bem-sucedida. Aqui estão os passos-chave a seguir ao implementar um novo intranet.

Definir sucesso

Antes de começar com um intranet corporativo, é essencial definir claramente o desafio que você está tentando resolver e como o sucesso se parece.

Se o problema for a má comunicação interna, é importante que o intranet CMS que você escolher tenha os recursos que podem resolver esse problema. Da mesma forma, se o problema que sua empresa tem é a falta de compartilhamento de conhecimento, é possível que um produto diferente–como uma ferramenta de pesquisa AI corporativa ou wiki–seja uma opção melhor.

Definir claramente uma visão de sucesso é o primeiro passo para garantir que sua compra será um investimento positivo.

Treinar e integrar usuários

Não é suficiente simplesmente ‘configurar e esquecer’ um intranet CMS. É vital traçar um processo de integração claro que dê a todos os funcionários o nível de acesso de que precisam, mostre a eles como usar o novo produto e, de preferência, exija que realizem certas tarefas, como publicar conteúdo ou atualizar seu perfil. Vídeos de treinamento sob demanda, workshops ao vivo e horário de atendimento com administradores são todas maneiras eficazes de ajudar os funcionários a se familiarizarem com um novo intranet.

Um processo de integração bem-executado para funcionários existentes e novos garantirá que seu intranet CMS ofereça o máximo de valor possível.

Estabelecer diretrizes e atribuir responsabilidades

Boas diretrizes e governança são necessárias para que seu intranet corporativo seja bem-sucedido a longo prazo. Certos funcionários, como membros seniores da equipe de RH, por exemplo, devem receber permissões avançadas que lhes dê supervisão sobre como o intranet CMS é organizado.

Também devem haver diretrizes de conteúdo para dar às equipes direção sobre que tipo de informação deve ser adicionada e como deve ser compartilhada. É uma boa prática fornecer aos times modelos prontos para vários tipos de conteúdo. Esses modelos não apenas facilitam a tarefa de adicionar conteúdo, mas também proporcionam a todos os funcionários uma experiência consistente ao consumir informações armazenadas no intranet.

Medir o desempenho

Um intranet CMS não é uma solução de curto prazo. É um investimento de longo prazo que deve continuamente entregar valor. Portanto, é importante ter métricas claras de sucesso em vigor e relatar o desempenho regularmente.

Métricas como uso diário pelos funcionários e taxas de leitura de conteúdo importante podem ser medidas eficazes de sucesso. Pesquisas com funcionários são outra forma de obter feedback sobre a eficácia de um intranet. À medida que os aprendizados surgem, é importante agir rapidamente sobre eles para resolver quaisquer problemas identificados.

O futuro: Intranets CMS com IA 

A categoria de intranet passou por um renascimento nos últimos anos com o surgimento de uma nova onda de intranets CMS modernas. Se você está comparando opções, leia nosso artigo sobre as 9 melhores plataformas e ferramentas de software intranet em 2024. Recursos que anteriormente eram considerados de ponta se tornaram requisitos básicos. 

Agora, os intranets CMS líderes são alimentados pela mais recente tecnologia de IA generativa. Isso está tornando possível para os funcionários fazer coisas como pesquisar em todo o conteúdo de seu intranet e obter respostas instantâneas para suas perguntas e ver conteúdo personalizado em seu intranet com base em seu papel, localização e atividade recente. 

Capacidades como essas estão tornando os intranets CMS ainda mais eficazes em ajudar as empresas a melhorar o compartilhamento de conhecimento, a comunicação interna e a produtividade. O intranet para funcionários da Guru é uma solução moderna que é alimentada por IA e equipada com capacidades de pesquisa AI corporativa e base de conhecimento. Se você gostaria de saber mais, assista nosso vídeo de demonstração sob demanda.

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