Wissensaustausch ist das Lebenselixier jedes erfolgreichen Teams. Aber wenn ein Unternehmen wächst, kann es sich nicht länger darauf verlassen, dass Wissen durch Osmose geteilt wird. Und wenn dies geschieht, könnte es an der Zeit sein, einen Wissensmanager einzustellen. Dies ist eine Rolle, die darauf abzielt, eine wissensgesteuerte Kultur zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter für ihren Erfolg in ihren Rollen vorbereitet sind.

Was ist ein Wissensmanager?

Ein Wissensmanager sorgt dafür, dass jeder in Ihrer Organisation die Informationen hat, die er benötigt. Sie tun dies, indem sie die laufende Governance einer Wissensdatenbank oder Unternehmenswiki, inklusive ihrer allgemeinen Gesundheit und bewährten Praktiken, übernehmen. Sie sind diejenigen, die wichtige Entscheidungen über Informationsarchitektur, Technologie und die gesamte Struktur und Nutzung der Wissensdatenbank einer Organisation treffen.

Warum Wissensmanager eine wertvolle Investition für Ihr Team sind  

Je nach Größe der Organisation, Typ der Wissensdatenbank und der Wissensmanagementstrategie kann ein Unternehmen entscheiden, eine dedizierte Rolle im Wissensmanagement zu schaffen.

Wissensmanager können viel mehr tun, als Ihre Karten und Wissensdatenbank in Ordnung zu halten. Tatsächlich kann die Einstellung eines Wissensmanagers viele Vorteile haben. 

Verbessern Sie den Zugang zu Informationen und Wissen 

Wir wissen, dass viele Mitarbeiter bereits Ihre Software zum Wissensaustausch nutzen, aber ein Wissensmanager kann wirklich helfen, Ihr Geschäft im Wissensaustausch auf das nächste Level zu bringen.

Ihre Teams haben bereits gute Arbeit geleistet, um ihren eigenen Weg zu finden, Wissen innerhalb Ihres etablierten Systems zu teilen, aber ein Wissensmanager kann helfen, die Dinge noch zugänglicher und teilbarer zu machen. Sie sind Experten darin, wichtige Informationen zu organisieren und zu verteilen, und sie wissen, wie man ein „recht gutes“ System in ein „wirklich großartiges“ verwandelt. 

Es ist auch wichtig zu wissen, dass Wissensmanagement nicht nur auf die Erstellung von Inhalten zum Teilen beschränkt ist. Ein wahrer Wissensmanager kann auch andere Arten des Wissensaustauschs erleichtern und andere im richtigen Umgang mit der Verbreitung von Informationen schulen. 

Nicht sicher, was wir meinen? Wir lassen Aprill Allen von Knowledge Bird erklären:

Ich betrachte Wissensmanagement als eine übergeordnete Fähigkeit, mit dem Wissensmanager als Coach und Facilitator, der Teams und Einzelpersonen dazu anregt, ihre Praktiken im Wissensaustausch zu verbessern.

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Sie tun dies, indem sie einen effizienteren Informationsfluss zwischen Werkzeugen ermöglichen, aber auch, indem sie die Bedingungen schaffen, unter denen Wissen zwischen Menschen fließen kann. Diese Bedingungen können informelle Gelegenheiten zum Treffen sowie formelle Strukturen wie Peer-Learning und Mentoring sein.

Den Entscheidungsprozess rationalisieren

Was ist der beste Weg, um Karten zu formatieren, die den Verkaufsprozess skizzieren? Wie ändern wir das Titel- und Tagging-System, um es den Menschen zu erleichtern, Informationen zu finden? 

Ihr Arbeitsplatz hat keine Mangel an guten Ideen. Das Problem besteht darin, zu entscheiden, welche gute Idee verfolgt werden soll. Manchmal ist der einfachste Weg, Dinge zu erledigen, einfach, dass jemand „ja“ oder „nein“ sagt. 

Die Schönheit eines Wissensmanagers ist in diesem Bereich zweifach. Man hat jemanden, der der offizielle „Entscheider“ sein kann, und man hat jemanden mit dem Fachwissen, das nötig ist, um diese Entscheidungen zu treffen. Anstatt endlose Planungssitzungen zu planen und Dutzende von Meinungen einzuholen, haben Sie jetzt eine Person, auf die Sie sich verlassen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Fördern Sie Innovations- und Änderungsorganisationen 

Gibt es ein Unternehmen, das nicht innovativer sein möchte? Jeder möchte sagen, dass sein Unternehmen das nächste „große“ Ding in seiner Branche gemacht hat. Wissensmanagement ist ein entscheidender Schritt zur Innovation, und die richtige Person kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen. 

Denken Sie daran, dass Wissensmanagement mehr ist als nur das Sammeln und Organisieren wichtiger Informationen. Es hilft auch, den Austausch von Ideen und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams zu fördern. Wenn Sie einen Wissensmanager einstellen, stellen Sie jemanden ein, der helfen kann, Innovationen zu fördern. Ihr Wissensmanager kann Diskussionen erleichtern, wichtige Informationen organisieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern. 

Effizienz in allen Abteilungen verbessern 

Sie würden überrascht sein, wie viel effizienter die Dinge sein können, wenn jeder die Informationen hat, die er braucht, um zu arbeiten. Dann dauert es plötzlich viel weniger Zeit, wesentliche Aufgaben zu erledigen, weil alles, was Sie brauchen, sofort verfügbar ist. Laut Gartner, haben 47% der Mitarbeiter Schwierigkeiten, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Überlegen Sie, was Ihre Teams wirklich tun könnten, wenn sie genug Zeit und Kapazität hätten, um an verschiedenen Dingen zu arbeiten. Neue Projekte können gestartet werden, Brainstorming-Sitzungen werden zur Norm, und jeder arbeitet Hand in Hand, weil das Büro viel organisierter und effizienter ist! 

Wer macht einen guten Wissensmanager?

Jeder, dessen Aufgabe es ist, die Nutzung einer Wissensdatenbank zu unterstützen, kann ein Wissensmanager sein, aber diejenigen, die die Rolle und Verantwortlichkeiten formell übernehmen, sind in der Regel:

• Enablement-Manager (einschließlich Umsatz-, Vertriebs- und CX-Enablement)
• IT-Manager
• Betriebsleiter
• Programm-Manager
• Lern- und Entwicklungsmanager

Beispiel für eine Stellenbeschreibung eines Wissensmanagers

Vielleicht können Sie intern jemanden finden, der die Arbeiten im Wissensmanagement übernimmt, oder es ist möglich, dass Sie mit der Rekrutierung für die Rolle beginnen müssen. Unabhängig davon, wie Sie Ihren Wissensmanager einstellen, beginnt der Erfolg mit einer gründlichen Stellenbeschreibung. 

Ihr zukünftiger Wissensmanager (oder Weisheitskrieger, Wissensninja oder welcher skurrile Spin auch immer HR und Branding der Rolle geben möchte) muss mit einer klaren Vorstellung seiner Rolle und Verantwortlichkeiten an die Arbeit kommen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer Stellenbeschreibung benötigen, können Sie dies gerne als Ausgangspunkt verwenden. 

Zusammenfassung: 

Die Hauptverantwortung des Wissensmanagers besteht darin, die korrekte und weit verbreitete Nutzung der Wissensdatenbank des Unternehmens zu fördern. Er sollte Richtlinien dafür erstellen, welche Informationen erfasst werden, von wem, wie sie in den Rest des Technologie-Stacks integriert werden und wie sie verhindern können, dass sie veralten.

Ein idealer Kandidat gedeiht in einer dynamischen, schnelllebigen Umgebung und verfügt über einen Hintergrund in der Führung von Inhalts- und Informationsarchitekturstrategien in einer Organisation. Als Wissensmanager werden Sie die Strategie für das Inhalts-/Wissensmanagement definieren und die Inhaltsarchitektur und -strategie leiten. Die Rolle wird sich darauf konzentrieren, qualitativ hochwertige Inhalte für Mitarbeiter zu entwickeln, zu überprüfen und beizubehalten.

Sie arbeiten eng mit wichtigen Interessengruppen im Unternehmen zusammen, um Konsistenz auf globaler Ebene zu gewährleisten und die Inhaltsstrategie mit ihrer Vision in Einklang zu bringen. Sie werden eine bedeutende Rolle bei der Entwicklung einer erfolgreichen und effektiven Wissensdatenbank spielen und einen direkten Einfluss auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter haben.

Die Hauptverantwortung umfasst:

• Definieren Sie die Wissensmanagementstrategie für unsere Wissensdatenbank und pflegen Sie qualitativ hochwertige, aktuelle und durchsuchbare Inhalte für Zielgruppen mit unterschiedlichen Kenntnissen.
• Arbeiten Sie effektiver mit Stakeholdern, Change Management, Serviceteams, Schulungsleitern, Lehrplanentwicklern und Fachexperten im gesamten Unternehmen zusammen, um neue und bestehende Produkte, Funktionen und Dienstleistungen zu entwickeln und zu unterstützen.
• Nutzen Sie die Analytik von Guru, um die Geschäftsauswirkungen zu bewerten, die Nutzung zu verfolgen und die Effizienz der Inhalte der Wissensdatenbank zu definieren.
• Leiten, coachen und entwickeln Sie ein Team von Autoren aus jeder Abteilung
• Richten Sie Schreibrichtlinien basierend auf den besten Praktiken der Wissensdatenbank ein und entwickeln Sie das Team weiter, um sicherzustellen, dass diese erreicht werden oder sie übertroffen werden.

Wie Sie Ihren Wissensmanager auf Erfolg vorbereiten 

Wenn Ihre Suche nach einem Wissensmanager endlich vorbei ist, ist es der perfekte Zeitpunkt, um darüber zu sprechen, wie Sie ihn für echten Erfolg aufstellen können. 

Teams, die wollen, dass ihr Wissensmanager erfolgreich ist, müssen ein wenig Arbeit leisten, um ihn in die bestmögliche Umgebung zu bringen. Wenn Sie es ernst meinen mit der Einstellung eines Wissensmanagers, hier ist, was Sie tun müssen. 

Dokumentation berücksichtigen 

Ein wichtiger Teil des Wissensmanagements besteht darin, die richtige Dokumentation zu haben. Bevor Sie Ihren neuen Mitarbeiter einstellen, helfen Sie ihm, die Werkzeuge zu bekommen, die er benötigt, um internes Wissen durch wiederholbare Prozesse und Vorlagen zu organisieren und zu pflegen. 

Nicht sicher, was wir meinen? Lassen Sie die Profis Ihnen zeigen, wie sie Vorlagen verwenden, um ihr wichtigstes Arbeitswissen zu verwalten. 

Braucht Ihre Marketingabteilung einen einfachen Weg, um ihre Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zu erstellen? Sehen Sie, wie die Finanzexperten bei Bread hervorragende SOPs erstellen, indem Sie ihre kostenlose Vorlage herunterladen!

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Bestimmen Sie Ihre ultimativen Ziele 

Jeden handlungsfähigen Zielen zu geben, ist entscheidend für den Erfolg am Arbeitsplatz, und Ihr baldiger Wissensmanager ist da nicht anders. In diese Rolle bei Organisationen zu gelangen, die neu im Verständnis des Wertes von Wissensmanagement sind, kann sich ein wenig anfühlen wie das Meer zu kochen. Also, bevor Sie ihn einstellen, denken Sie darüber nach, was Sie von Ihrem Wissensmanager erwarten möchten. 

Viele der hervorragenden Ergebnisse, die Sie von Ihrem Wissensmanager sehen, können schwierig zu quantifizieren sein in Bezug auf harte Geschäftsergebnisse. Denken Sie also anstatt daran, die Dinge in Bezug auf Umsatz- und Verkaufsziele zu betrachten, wie sie die Strukturierung und den Austausch von Wissen verbessern können. 

Ziel ist es, Fachexperten innerhalb von sechs Monaten nach der Einstellung Ihres Wissensmanagers zu identifizieren und vollständig in Ihr Wissensmanagementsystem zu integrieren. Beauftragen Sie Ihren Wissensmanager mit der Vorschlag eines neuen Inhaltsstruktur für Karten bis zu seiner 90-Tage-Bewertung. Unabhängig von dem, was Sie sich einfallen lassen, stellen Sie sicher, dass Sie ihnen erreichbare und umsetzbare Ziele setzen.

Verstehen Sie, was sie können und was nicht 

Ihr Wissensarbeiter kann viel tun, um zu helfen, wichtige Informationen unter Ihren Mitarbeitern zu sammeln, zu organisieren und zu verteilen. Sie können als erfahrene Kommunikatoren, Informationsarchitekten und Meister der Organisation und Verteilung angesehen werden.

Wissensmanager können viele Dinge sein, aber leider sind sie keine Wunderarbeiter. 

Denken Sie daran, dass das Wissensmanagement jedermanns Verantwortung am Arbeitsplatz ist, aber es ist die Rolle des Wissensmanagers sicherzustellen, dass jeder diese Verantwortung erfüllen kann. Sie können bei den grundlegenden Prinzipien helfen, das Wissen organisiert und verteilt zu halten. Damit das funktioniert, müssen Manager und andere Mitarbeiter jedoch bereit sein, die Bausteine dieser Informationen beizutragen. 

Es ist durchaus möglich, dass Sie, um dies zu erreichen, einige Änderungen in Ihrer Organisation vornehmen müssen. Aber keine Sorge, wir werden darauf in Kürze eingehen. 

Sprechen Sie mit Teammitgliedern über ihre Bedürfnisse im Wissensmanagement

Was möchten Ihre Teams vom Wissensmanager sehen? Zum Beispiel möchte die Personalabteilung vielleicht die Inhaltsstruktur der Sammlungen überarbeiten, und der Vertrieb möchte vielleicht einen besseren Weg finden, um ihre Interessenten zu organisieren. Egal, was sie wollen, der einzige Weg, es herauszufinden, besteht darin, zu fragen. 

Wie bereits erwähnt, möchten wir vermeiden, dass sich Ihr neuer Wissensmanager fühlt, als würde er das gesamte Wissen auf einmal sammeln, daher ist Priorisierung der Schlüssel. Denken Sie über die effektivsten Änderungen nach, die ein Wissensmanager vornehmen kann, indem Sie das Team die richtigen Fragen stellen. 

Was würde den Tag für Ihre Supportmitarbeiter einfacher machen? Gibt es etwas intern, was Sie tun können, um das Kundenerlebnis zu verbessern? Was würde dem Ingenieurteam helfen, den Code schneller zu versenden? Wenn Sie sich auf Dinge konzentrieren, die den größten Einfluss haben können, ist es einfacher, Ihren Wissensmanager richtig zu positionieren. 

Schaffen Sie eine einladende Umgebung 

Es wird schwierig sein, zu Ihrer Wissensdatenbank des Unternehmens beizutragen, wenn Sie für die Woche überlastet sind und von Ihrem Manager skeptisch betrachtet werden, wenn er sieht, dass Sie nicht an Projektarbeiten beteiligt sind. Oft beinhaltet der Wechsel zu einem wissensgesteuerten Arbeitsplatz mehr kulturelle Veränderungen als alles andere. Wenn Sie wirklich möchten, dass Ihr Wissensmanager erfolgreich ist, machen Sie es einfacher für alle, zusammenzuarbeiten. 

Setzen Sie mit den Managern und Teammitgliedern die Erwartung, dass Wissensmanagement keine optionale Tätigkeit ist.  Damit es effektiv funktioniert, muss jeder die Zeit und Mühe aufwenden, um beizutragen. 

Geben Sie jedem die Zeit, die er braucht, um Wissen zu schaffen und zu organisieren. Sie müssen nicht jeden Tag Stunden investieren, um die Menschen zu ermutigen, zu Ihrer Wissensdatenbank beizutragen und sie zu verbessern. Es reicht oft aus, jedem 15-30 Minuten zu geben, um Änderungen vorzunehmen und neue Informationen hinzuzufügen. 

Möchten Sie den Tag Ihres Wissensmanagers wirklich erleichtern? Helfen Sie ihnen, Ihre Wissenschampions zu verschiedenen Themen und Teams zu identifizieren. Sie spielen eine integrale Rolle dabei, Ihrem Wissensmanager zu helfen und Ihre Wissensdatenbank auszubauen.

Rüsten Sie sie mit der richtigen Technologie aus 

Die richtige technische Ausstattung ist für jeden Mitarbeiter unerlässlich, insbesondere für Ihren Wissensmanager. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu lernen, wie die richtigen Werkzeuge Ihren Mitarbeitern helfen können, erfolgreich zu sein, bevor Sie mit Ihrer Suche nach Werkzeugen beginnen. 

Ihr Wissensmanager wird viel überliefertes Wissen sortieren müssen. Erleichtern Sie es ihm, indem Sie ihn über all die verschiedenen Bereiche informieren, in denen Wissen derzeit in Ihrem Unternehmen existiert. Binden Sie Manager aus verschiedenen Teams ein, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen. 

Zu wissen, wo Ihr Wissen existiert, kann es erleichtern, die richtigen Werkzeuge und Integrationen zu finden. Sobald Sie das wissen, könnten Sie anfangen, eine wirklich großartige Wissensdatenbank zu nutzen.