Обмен знаниями – это жизненно важный элемент любой успешной команды. Но по мере роста компании она больше не может полагаться на обмен знаниями по принципу осмоса. И когда это происходит, возможно, пришло время нанять менеджера знаний. Эта роль посвящена созданию культуры, основанной на знаниях, и обеспечению успешного выполнения обязанностей всеми сотрудниками.

Что такое менеджер знаний?

Менеджер знаний обеспечивает, чтобы каждый в вашей организации имел необходимую информацию. Они делают это, управляя постоянным контролем знания или корпоративной вики, включая её общее состояние и лучшие практики. Они принимают важные решения в области информационной архитектуры, технологий, а также общей структуры и использования базы знаний организации.

Почему менеджеры знаний являются ценным вложением для вашей команды  

В зависимости от размера организации, типа базы знаний и стратегии управления знаниями может быть принято решение создать специализированную роль менеджера знаний.

Менеджеры знаний могут делать гораздо больше, чем просто поддерживать порядок в ваших картах и базе знаний. На самом деле, наем одного человека может принести много преимуществ. 

Улучшить доступ к информации и знаниям 

Мы знаем, что многие сотрудники уже используют ваше программное обеспечение для обмена знаниями, но менеджер знаний может действительно помочь поднять вашу игру обмена знаниями на новый уровень.

Ваши команды довольно неплохо справляются с поиском собственного способа обмена знаниями в вашей установленной системе, но менеджер знаний может помочь сделать вещи еще более доступными и удобными для обмена. Они эксперты в организации и распространении важной информации и знают, как превратить “довольно хорошую” систему в “поистине потрясающую”.

Также важно знать, что управление знаниями не ограничивается только производством контента для обмена. Истинный менеджер знаний может помочь облегчить другие виды обмена знаниями и наставлять других относительно правильного способа распространения информации. 

Не уверены, что мы имеем в виду? Мы позволим Эприл Аллен из Knowledge Bird объяснить:

Я рассматриваю управление знаниями как всеобъемлющую способность, где менеджер знаний выступает в роли тренера и фасилитатора, подталкивающего команды и отдельных людей к улучшению их практик обмена знаниями.

​

Они делают это, обеспечивая более упорядоченный поток информации между инструментами, а также создавая условия для свободного обмена знаниями между людьми. Эти условия могут быть неформальными возможностями для сбора, а также официальными структурами, такими как обучение между равными и наставничество.

Оптимизация процесса принятия решений

Каков лучший способ форматировать карточки, описывающие процесс продаж? Как изменить систему заголовков и тегов, чтобы людям было легче находить информацию? 

В вашем офисе недостатка в хороших идеях нет. Проблема возникает при принятии решения, какая хорошая идея будет реализована. Иногда самый простой способ сделать дело - это просто заставить кого-то сказать “да” или “нет.” 

Преимущество наличия менеджера знаний состоит в том, что оно дает два результата в этой области. Вы получаете кого-то, кто может быть официальным “решателем,” и у вас есть кто-то с экспертизой, необходимой для принятия таких решений. Вместо того чтобы планировать бесконечные совещания и получать десятки мнений, теперь у вас есть один человек, на которого вы можете полагаться для принятия обоснованных решений. 

Стимулирование организационной инновации и изменений 

Существует ли компания, которая не хочет быть более инновационной? Все хотят сказать, что их компания создала следующую “большую” вещь в своей отрасли. Управление знаниями – это важный этап на пути к инновациям, и правильный человек может помочь вам достичь ваших целей. 

Помните, управление знаниями – это больше, чем просто сбор и организация важной информации. Это также способствует обмену идеями и сотрудничеству между сотрудниками и командами. Когда вы нанимаете менеджера по знаниям, вы нанимаете человека, который может помочь содействовать инновациям. Ваш менеджер знаний может помочь организовать обсуждения, организовать важные знания и способствовать сотрудничеству между командами. 

Улучшение эффективности в различных отделах 

Вы будете удивлены, насколько эффективнее могут быть дела, когда у всех есть необходимая информация для работы. Затем, вдруг, выполнение важных задач занимает гораздо меньше времени, потому что все, что вам нужно, доступно. Согласно Gartner, 47% сотрудников испытывают трудности с поиском информации, необходимой для эффективного выполнения их работы.

Подумайте, что ваши команды действительно могли бы сделать, если бы у них было достаточно времени и ресурсов для работы над различными задачами. Новые проекты могут быть запущены, сессии по мозговому штурму становятся нормой, а все работают согласованно, потому что офис стал гораздо более организованным и эффективным! 

Кто подходит для роли менеджера знаний?

Любой, чья работа заключается в поддержке использования базы знаний может быть менеджером знаний, но те, кто формально берет на себя роль и обязанности, обычно включают:

• Менеджеры по поддержке (включая поддержку доходов, продаж и CX)
• IT-менеджеры
• Менеджеры по операциям
• Программные менеджеры
• Менеджеры по обучению и развитию

Пример описания работы менеджера знаний

Возможно, вы сможете найти кого-то внутри компании, чтобы заняться задачами по управлению знаниями, или, возможно, вам придется начать искать кандидатов на эту должность. Несмотря на то, как вы решите нанять своего менеджера знаний, успех начинается с детального описания работы. 

Ваш будущий менеджер знаний (или воин мудрости, ниндзя знаний или любое другое оригинальное название, которое HR и бренд захотят назначить на эту роль) должен приходить с четким пониманием своей роли и обязанностей. Если вам нужна помощь в создании описания работы, не стесняйтесь использовать это как отправную точку. 

Резюме: 

Основная ответственность менеджера по знаниям заключается в том, чтобы способствовать правильному и широкому использованию базы знаний компании. Они должны создать рекомендации по тому, какая информация собирается, кем, как она интегрируется с остальной технической системой и как предотвратить её устаревание.

Идеальный кандидат умеет работать в динамичной, быстро меняющейся среде и имеет опыт руководства стратегией контента и архитектурой информации в организации. Как менеджер знаний, вы будете определять стратегию управления контентом/знаниями и руководить архитектурой и стратегией контента. Роль будет сосредоточена на разработке, аудите и поддержании качественного контента для сотрудников.

Вы будете тесно работать с ключевыми заинтересованными сторонами по всей компании, чтобы поддерживать согласованность на глобальном уровне и согласовывать стратегию контента с их видением. Вы сыграете значительную роль в развитии успешной и эффективной базы знаний и будете непосредственно влиять на повседневную работу сотрудников.

Основные обязанности включают:

• Определить стратегию управления знаниями для нашей базы знаний и поддерживать высококачественный, актуальный и доступный контент для аудитории различного уровня подготовки
• Эффективно работать по всей организации с заинтересованными сторонами, управлением изменениями, сервисными командами, тренерами, разработчиками учебных планов и экспертами в предметной области для разработки и поддержки новых и существующих продуктов, функций и услуг.
• Используйте аналитику Guru'а для оценки воздействия на бизнес, отслеживания использования и определения эффективности контента базы знаний.
• Руководить, обучать и развивать команду авторов из каждого отдела
• Установить рекомендации по написанию на основе лучших практик базы знаний и развивать команду, чтобы обеспечить выполнение или превышение этих стандартов.

Как настроить вашего менеджера знаний на успех 

Когда ваш поиск менеджера по знаниям наконец завершится, это идеальное время, чтобы поговорить о том, как вы можете настроить их для истинного успеха. 

Команды, которые хотят, чтобы их менеджер знаний добивался успеха, должны будут немного поработать над тем, чтобы создать им лучшие условия. Если вы серьезно настроены на привлечение менеджера по знаниям, вот что вам нужно сделать. 

Учтите документацию 

Большая часть управления знаниями заключается в наличии правильной документации. Прежде чем вы приступите к новому сотруднику, помогите предоставить ему инструменты, необходимые для начала организации и поддержания внутренних знаний с помощью повторяемых процессов и шаблонов. 

Не уверены, что мы имеем в виду? Пусть профессионалы покажут вам, как они используют шаблоны для управления своими важнейшими рабочими знаниями. 

Нуждается ли ваш отдел маркетинга в простом способе создания своих стандартных оперативных процедур (SOP)? Узнайте, как финансовые эксперты компании Bread создают отличные SOP, скачав их бесплатный шаблон!

Хотите больше полезных шаблонов от специалистов отрасли и ваших друзей в Guru? Посмотрите нашу галерею шаблонов! 

Определите свои основные цели 

Давать всем исполнимые цели крайне важно для успеха на рабочем месте, и ваш будущий менеджер знаний не исключение. Взять на себя эту роль в организациях, которые только начинают понимать ценность управления знаниями, может быть непросто. Поэтому прежде чем вы его найдете, подумайте о том, чего вы хотите, чтобы ваш менеджер знаний достиг. 

Многие выдающиеся результаты, которые вы видите от своего менеджера знаний, могут быть сложными для количественной оценки в терминах жестких бизнес-результатов. Поэтому вместо того, чтобы думать об этом в терминах доходов и продаж, подумайте о том, как они могут улучшить структурирование и обмен знаниями. 

Сделайте цель идентифицировать экспертов в предметной области и полностью интегрировать их в вашу систему управления знаниями в течение шести месяцев после прихода вашего менеджера знаний. Поставьте перед своим менеджером знаний задачу предложить новую структуру контента для карточек к их 90-дневному обзору. Независимо от того, что вы придумаете, убедитесь, что вы даете им достижимые и конкретные цели для достижения.

Понимайте, что они могут и что не могут делать 

Ваш рабочий с знаниями может сделать много для сбора, организации и распределения важной информации среди вашего персонала. Их можно рассматривать как экспертов по коммуникации, архитектуре информации, а также мастеров организации и распределения.

Менеджеры по знаниям могут быть многими вещами, но, к сожалению, они не волшебники. 

Помните, управление знаниями - это общая ответственность на работе, но именно менеджер по знаниям должен убедиться, что все могут выполнить эту ответственность. Они могут помочь с основами удержания знаний в порядке и распределения. Однако для этого необходимо, чтобы менеджеры и другие сотрудники были готовы вносить строительные блоки этой информации. 

Вполне возможно, что для этого вам придется внести некоторые изменения в вашу организацию. Но не переживайте, мы обсудим это чуть позже. 

Поговорите с членами команды о их потребностях в управлении знаниями

Что ваши команды хотят видеть от менеджера знаний? Например, HR может захотеть обновить иерархию контента коллекций, а продажи могут захотеть лучше организовать свои перспективы. Неважно, что они хотят, единственный способ узнать - это спросить. 

Как уже было сказано ранее, мы хотим избежать того, чтобы ваш новый менеджер по знаниям почувствовал, что они ’кипят океан&, так что приоритизация крайне важна. Подумайте о самых эффективных изменениях, которые менеджер знаний может внести, задавая команде правильные вопросы. 

Что могло бы облегчить день вашим сотрудникам поддержки? Можете ли вы что-то сделать внутри компании для улучшения работы с клиентами? Что поможет инженерам быстрее выпускать код? Когда вы сосредотачиваетесь на вещах, которые могут оказать наибольшее влияние, вашему менеджеру по знаниям проще будет начать свою работу правильно. 

Создайте приветственную атмосферу 

Вам будет тяжело внести вклад в базу знаний компании, когда у вас слишком много задач на неделю и вы получаете недовольный взгляд от вашего менеджера, когда они видят, что вы не заняты проектной работой. Во многих случаях переход к более ориентированному на знания рабочему месту требует больше культурных изменений, чем чего-либо еще. Если вы действительно хотите, чтобы ваш менеджер знаний добился успеха, упростите всем совместную работу. 

Установите ожидания с менеджерами и членами команды о том, что управление знаниями не является необязательной деятельностью.  Для того чтобы это эффективно работало, всем нужно потратить время и усилия для вклада.

Дайте всем время, необходимые для создания и организации знаний. Вам не нужно выделять часы каждый день, чтобы побуждать людей добавлять и улучшать вашу базу знаний. Просто выделив всем 15-30 минут, чтобы внести изменения и добавить новую информацию, можно получить больше, чем достаточно. 

Хотите действительно облегчить день вашему менеджеру по знаниям? Помогите им выявить ваших чемпионов знаний по различным темам и командам. Они будут играть неотъемлемую роль в помощи вашему менеджеру по знаниям и в развитии вашей базы знаний. 

Обеспечьте их нужной технологией 

Наличие правильного технологического стека имеет решающее значение для любого работника, и это особенно верно для вашего менеджера по знаниям. Уделите время, чтобы узнать, как правильные инструменты могут настроить сотрудников на успех перед тем, как начать поиск ваших инструментов. 

Вашему менеджеру по знаниям придется отсортировать много устаревших знаний. Упростите им задачу, сообщив о всех разных областях, в которых знания в настоящее время существуют в вашей компании. Привлеките менеджеров из различных команд, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили. 

Знание того, где существуют ваши знания, может облегчить поиск правильных инструментов и интеграций. Как только вы это узнаете, вы сможете начать использовать поистине отличную базу знаний.