Kennisdeling is de levensader van elk succesvol team. Maar naarmate een bedrijf groeit, kan het niet langer vertrouwen op kennis die via assimilatie wordt gedeeld. En wanneer dit gebeurt, kan het tijd zijn om een kennismanager aan te nemen. Dit is een rol die is gewijd aan het creëren van een kennisgestuurde cultuur en ervoor zorgen dat alle medewerkers zijn voorbereid op succes in hun rol.

Wat is een kennismanager?

Een kennismanager zorgt ervoor dat iedereen in uw organisatie de informatie heeft die ze nodig hebben. Ze doen dit door de voortdurende governance van een kennisbasis of bedrijfswiki, Inclusief de algehele gezondheid en best practices. Zij zijn degenen die belangrijke beslissingen nemen over informatiearchitectuur, technologie en de algehele structuur en het gebruik van de kennisbasis van een organisatie.

Waarom kennismanagers een waardevolle investering zijn voor uw team  

Afhankelijk van de grootte van de organisatie, het type kennisbasis en de kennismanagementstrategie die is geïmplementeerd, kan een bedrijf ervoor kiezen om een toegewijde rol voor kennismanagement te creëren.

Kennismanagers kunnen veel meer doen dan alleen uw kaarten en kennisbasis op orde houden. Sterker nog, het inhuren van een kan veel voordelen hebben. 

Verbeter de toegang tot informatie en kennis 

We weten dat veel medewerkers uw kennisdelende software al gebruiken, maar een kennismanager kan echt helpen om uw kennisdelingsspel naar een hoger niveau te tillen.

Uw teams hebben al een vrij goede job gedaan om hun eigen manier te vinden om kennis te delen binnen uw gevestigde systeem, maar een kennismanager kan helpen om dingen nog toegankelijker en deelbaarder te maken. Zij zijn experts in het organiseren en verspreiden van belangrijke informatie, en zij weten hoe ze een "best goed" systeem kunnen veranderen in een "echt geweldig" systeem. 

Het is ook belangrijk om te weten dat kennismanagement niet alleen beperkt is tot het produceren van content om te delen. Een echte kennismanager kan helpen andere vormen van kennisdeling te faciliteren en anderen te begeleiden over de juiste manier om informatie te verspreiden. 

Niet zeker wat we bedoelen? We laten Aprill Allen van Knowledge Bird het uitleggen:

Ik beschouw kennismanagement als een overkoepelende capaciteit waarbij de kennismanager als coach en facilitator optreedt, teams en individuen aanmoedigt om hun kennisdelingspraktijken te verbeteren.

​

Zij doen dat door een meer gestroomlijnde informatiestroom tussen tools mogelijk te maken, maar ook door de voorwaarden te creëren voor kennis om tussen mensen te stromen. Die voorwaarden kunnen informele mogelijkheden zijn om samen te komen evenals formele structuren zoals peer learning en mentoring.

Stroomlijn het besluitvormingsproces

Wat is de beste manier om kaarten te formatteren die het verkoopproces schetsen? Hoe veranderen we het titel- en tagging-systeem om het voor mensen gemakkelijker te maken om informatie te vinden? 

Uw werkplek heeft geen gebrek aan goede ideeën. Het probleem komt bij het beslissen welke goede idee moet worden nagestreefd. Soms is de eenvoudigste manier om dingen gedaan te krijgen gewoon iemand te laten zeggen “ja” of “nee.” 

De schoonheid van het hebben van een kennismanager is tweeledig in deze ruimte. Je krijgt iemand die de officiële “beslisser” kan zijn, en je hebt iemand met de expertise die nodig is om die beslissingen te maken. In plaats van eindeloze planningsvergaderingen te plannen en tientallen meningen te krijgen, heb je nu één persoon waarop je kunt vertrouwen om geïnformeerde beslissingen te nemen. 

Bevorder organisatie-innovatie en verandering 

Is er een bedrijf dat niet innovatiever wil zijn? Iedereen wil zeggen dat hun bedrijf de volgende “grote” dingen in hun industrie heeft gemaakt. Kennismanagement is een cruciale opstap naar innovatie, en de juiste persoon kan u helpen uw doelen te bereiken. 

Vergeet niet, kennismanagement is meer dan alleen het verzamelen en organiseren van belangrijke informatie. Het helpt ook om het delen van ideeën en samenwerking tussen medewerkers en teams aan te moedigen. Wanneer je een kennismanager inhuurt, huur je iemand in die kan helpen bij het bevorderen van innovatie. Uw kennismanager kan helpen discussies te faciliteren, belangrijke kennis te organiseren, en helpen samenwerking tussen teams te bevorderen. 

Verbeter de efficiëntie over afdelingen heen 

Je zou versteld staan hoeveel efficiënter zaken kunnen zijn wanneer iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om te werken. Dan duurt het ineens veel minder tijd om essentiële taken te doen omdat alles wat je nodig hebt gemakkelijk beschikbaar is. Volgens Gartner, struggle 47% van de werknemers om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

Bedenk wat uw teams echt zouden kunnen doen als ze genoeg tijd en capaciteit hadden om aan verschillende dingen te werken. Nieuwe projecten kunnen van start gaan, brainstormsessies worden de norm, en iedereen werkt in nauwkeurige samenwerking omdat het kantoor zoveel georganiseerder en efficiënter is! 

Wie maakt een goede kennismanager?

Iedereen wiens taak het is om het gebruik van een kennisbasis te bevorderen, kan een kennismanager zijn, maar degenen die formeel de rol en verantwoordelijkheden op zich nemen, zijn meestal:

• Enablement managers (inclusief revenue, sales en CX enablement)
• IT-managers
• Operations managers
• Program managers
• Learning and development managers

Voorbeeld functiebeschrijving voor een kennismanager

Je kunt misschien iemand intern vinden om het werk voor kennismanagement op zich te nemen, of het is mogelijk dat je moet beginnen met het werven voor deze rol. Ongeacht hoe u ervoor kiest uw kennismanager aan te nemen, begint succes met een grondige functiebeschrijving. 

Uw toekomstige kennismanager (of wijsheidsoorlogvoerder, kennisninja, of wat voor vreemde draai HR en het merk ook aan de rol willen geven) moet binnenkomen met een duidelijke verwachting van hun rol en verantwoordelijkheden. Als u hulp nodig heeft bij het opstellen van uw functiebeschrijving, kunt u dit als uitgangspunt gebruiken. 

Samenvatting: 

De primaire verantwoordelijkheid van de kennismanager is om correct en wijdverbreid gebruik van de kennisbasis van het bedrijf aan te moedigen. Ze moeten richtlijnen opstellen voor welke informatie wordt vastgelegd, door wie, hoe deze wordt geïntegreerd met de rest van de technologische infrastructuur, en hoe het kan worden voorkomen dat het verouderd raakt.

Een ideale kandidaat gedijt in een dynamische, snel veranderende omgeving en heeft ervaring met het leiden van inhouds- en informatiearchitectuurstrategieën binnen een organisatie. Als kennismanager definieert u de strategie voor content/kennisbeheer en leidt u de inhoudsarchitectuur en strategie. De rol zal zich richten op het ontwikkelen, auditen en onderhouden van hoogwaardige inhoud voor medewerkers.

Je zult nauw samenwerken met belangrijke stakeholders binnen het bedrijf om consistentie op wereldwijde schaal te behouden en de contentstrategie af te stemmen op hun visie. U speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling van een succesvolle en effectieve kennisbasis en heeft directe invloed op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers.

De primaire verantwoordelijkheden zijn:

• Definieer de strategie voor kennisbeheer voor onze kennisbasis en onderhouden hoogwaardige, actuele en doorzoekbare inhoud voor doelgroepen met verschillende vaardigheidsniveaus
• Effectief samenwerken met de organisatie met belanghebbenden, verandermanagement, serviceteams, trainers, curriculumontwikkelaars en deskundigen om nieuwe en bestaande producten, functies en diensten te ontwikkelen en te ondersteunen.
• Maak gebruik van de analyses van Guru om de impact op het bedrijf te evalueren, het gebruik bij te houden en de efficiëntie van de inhoud van de kennisbasis te definiëren.
• Een team van auteurs uit elke afdeling leiden, coachen en ontwikkelen
• Schrijf richtlijnen op basis van de beste praktijken van kennisbases en ontwikkel het team om ervoor te zorgen dat ze deze bereiken of overtreffen.

Hoe stel je je kennismanager in voor succes 

Wanneer je zoektocht naar een kennismanager eindelijk ten einde is, is het de perfecte tijd om te praten over hoe je ze kunt voorbereiden op echt succes. 

Teams die willen dat hun kennismanager succesvol is, zullen een beetje werk moeten verzetten om hen in de best mogelijke omgeving te plaatsen. Als je serieus bent over het aannemen van een kennismanager, is dit wat je moet doen. 

Overweeg documentatie 

Een groot deel van kennismanagement is het hebben van de juiste documentatie. Voordat je je nieuwe medewerker aanneemt, help je ze de tools te geven die ze nodig hebben om interne kennis te organiseren en te onderhouden via herhaalbare processen en sjablonen. 

Niet zeker wat we bedoelen? Laat de professionals je laten zien hoe ze sjablonen gebruiken om hun belangrijkste werkkennis te beheren. 

Heeft jouw marketingafdeling een gemakkelijke manier nodig om hun standaard operationele procedures (SOPs) te creëren? Zie hoe de financiële experts bij Bread geweldige SOP's maken door hun gratis sjabloon te downloaden!

Wil je meer handige sjablonen van branche-experts en je vrienden bij Guru? Bekijk onze sjablonengalerij! 

Bepaal uw ultieme doelen 

Iedereen actiegerichte doelen geven is essentieel voor het succes op de werkvloer, en je toekomstige kennismanager is daarop geen uitzondering. In deze rol stappen bij organisaties die nieuw zijn in het begrijpen van de waarde van kennismanagement kan voelen als het koken van de oceaan. Denk dus voordat je ze aanneemt na over wat je wilt dat je kennismanager bereikt. 

Veel van de geweldige resultaten die je van je kennismanager ziet, kunnen moeilijk te kwantificeren zijn in termen van harde bedrijfsresultaten. Dus in plaats van dingen in termen van omzet- en verkoopdoelen te bekijken, denk na over hoe ze de structuur en het delen van kennis kunnen verbeteren. 

Stel het als een doel om specifieke deskundigen te identificeren en volledig te integreren in uw kennismanagementsysteem binnen zes maanden na het aannemen van uw kennismanager. Taak uw kennismanager om een nieuwe inhoudsstructuur voor kaarten voor te stellen tegen hun 90-dagen beoordeling. Ongeacht wat je bedenkt, zorg ervoor dat je ze haalbare en uitvoerbare doelen geeft om te bereiken.

Begrijp wat ze wel en niet kunnen doen 

Uw kenniswerker kan veel doen om te helpen vitale informatie onder uw personeel te verzamelen, organiseren en verspreiden. Ze kunnen gezien worden als deskundige communicatie-experts, informatiearchitecten en meesters van organisatie en distributie.

Kennismanagers kunnen veel dingen zijn, maar helaas zijn ze geen wonderwerkers. 

Vergeet niet, kennismanagement is ieders verantwoordelijkheid op het werk, maar het is de rol van de kennismanager om ervoor te zorgen dat iedereen deze verantwoordelijkheid kan vervullen. Ze kunnen helpen met de basisprincipes van het organiseren en verspreiden van kennis. Echter, om dat te laten werken, moeten managers en andere werknemers bereid zijn om de bouwstenen van die informatie bij te dragen. 

Het is heel goed mogelijk dat, om dat te laten gebeuren, je misschien enkele veranderingen in je organisatie moet aanbrengen. Maar maak je geen zorgen, we komen daar zo op terug. 

Praat met teamleden over hun behoeften op het gebied van kennismanagement

Wat willen uw teams zien van de kennismanager? Bijvoorbeeld, HR wil misschien de inhoudshierarchie van de collecties vernieuwen, en de verkoop wil misschien een betere manier om hun prospects te organiseren. Ongeacht wat ze willen, de enige manier om het te weten is om te vragen. 

Zoals we eerder zeiden, willen we voorkomen dat je nieuwe kennismanager het gevoel heeft dat hij de oceaan aan het koken is, dus prioriteit geven is essentieel. Denk na over de meest effectieve veranderingen die een kennismanager kan doorvoeren door het team de juiste vragen te stellen. 

Wat zou de dag gemakkelijker maken voor je supportmedewerkers? Is er iets dat je intern kunt doen om de klantbeleving te verbeteren? Wat zou het engineeringteam helpen om sneller code te verzenden? Wanneer je je richt op dingen die de grootste impact kunnen maken, is het gemakkelijker om je kennismanager goed van start te helpen. 

Creëer een welkome omgeving 

Het zal moeilijk zijn om bij te dragen aan de kennisbasis van je bedrijf wanneer je overroost bent voor de week en side-eye van je manager krijgt wanneer ze zien dat je niet aan projectwerk bezig bent. Veel van de tijd houdt overschakelen naar een meer kennisgestuurde werkplek meer culturele veranderingen in dan iets anders. Als je echt je kennismanager voor succes wilt instellen, maak het dan gemakkelijker voor iedereen om samen te werken. 

Stel de verwachting met managers en teamleden dat kennismanagement geen optionele activiteit is.  Om effectief te werken, moet iedereen de tijd en moeite nemen om bij te dragen. 

Geef iedereen de tijd die ze nodig hebben om kennis te creëren en te organiseren. Je hoeft geen uren per dag vrij te maken om mensen aan te moedigen om bij te dragen aan en je kennisdatabase te verbeteren. Gewoon iedereen 15-30 minuten geven om wijzigingen aan te brengen en nieuwe informatie toe te voegen kan meer dan genoeg zijn. 

Wil je de dag van je kennismanager echt makkelijker maken? Help ze je kenniskampioenen op verschillende onderwerpen en teams te identificeren. Ze zullen een belangrijke rol spelen in het helpen van je kennismanager en het opbouwen van je kennisdatabase. 

Voorzie ze van de juiste technologie 

Het hebben van de juiste techstack is essentieel voor elke werknemer, en dat is vooral waar voor je kennismanager. Neem wat tijd om uit te leren hoe het hebben van de juiste tools werknemers kan voorbereiden op succes voordat je je zoektocht naar tools start. 

Je kennisbeheerder heeft veel erfelijke kennis om door te nemen. Maak het gemakkelijker voor hen door ze te laten weten over alle verschillende gebieden waar kennis op dit moment in je bedrijf aanwezig is. Betrek managers van verschillende teams om ervoor te zorgen dat je geen steen onbenut laat. 

Weten waar je kennis zich bevindt kan het vinden van de juiste tools en integraties gemakkelijker maken. Als je dat weet, kun je beginnen met het gebruik van een werkelijk geweldige kennisbank.