Qu'est-ce que la communication asynchrone ? 

La communication asynchrone signifie une interaction sans conversation en temps réel — les réponses peuvent être retardées. Un bon exemple est l'email. Dans cette approche, les gens ne programment pas de réunions et les réponses sont moins urgentes.

Dans ce scénario, au lieu de demander à vos employés d'être en ligne en même temps, vous donnez à vos coéquipiers la flexibilité de choisir leurs heures de travail, indépendamment de leur localisation. 

Par exemple, si vous avez envoyé un email demandant un document à un membre de l'équipe, au lieu d'attendre une réponse immédiate, vous êtes patient et attendez qu'il réponde plus tard. Il existe de plus en plus de preuves montrant les avantages en termes de productivité de ne pas répondre à toutes les demandes dès qu'elles arrivent. En fait, des recherches menées par l'American Psychological Association ont révélé que les interruptions peuvent réduire considérablement la productivité.

Types de communication synchrones vs asynchrones

Apprentissage

L'apprentissage synchrones se déroule en temps réel, avec les étudiants et les enseignants ensemble. Alternativement, les enseignants peuvent partager des informations de manière asynchrone. Les apprenants explorent à leur propre rythme, par exemple en regardant des vidéos, en lisant et en écoutant. Les enseignants utilisent un système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour partager des matériels d'apprentissage.

Programmation

Dans le codage, les opérations synchrones sont effectuées une à la fois. Une tâche finie, l'étape suivante commence. Les opérations asynchrones peuvent se produire en même temps — vous pouvez passer à l'étape suivante pendant qu'une autre étape se finit.

Communication

La principale différence entre la communication synchrones et asynchrones est que les communications synchrones sont des interactions planifiées en temps réel par téléphone, vidéo ou en personne. La communication asynchrone se déroule selon votre propre emploi du temps et ne nécessite pas de planification.

Dans cet article, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur la communication synchrones vs asynchrones, en général.

Pourquoi devriez-vous vous orienter vers la communication asynchrone ? 

Une étude de Stanford sur 16 000 employés a révélé que les travailleurs à distance sont 13 % plus productifs. Dans un autre examen, une entreprise qui est passée au travail à distance a enregistré une valeur annuelle augmentée de 1,3 milliards de dollars. 

Plus de trajets vers le travail pendant les heures de pointe, à inhaler un air chargé de carbone, à s'engager dans des politiques de bureau, ou à devoir toujours être présent même lorsque vous n'en avez pas envie. Vous avez plus de temps à consacrer à votre famille et à vos loisirs parce que vous avez repris le contrôle de votre journée et de la façon dont vous planifiez vos activités.

Bien que beaucoup de gens supposent que l'indépendance géographique est la seule raison pour laquelle les travailleurs à distance sont plus heureux, la communication asynchrone joue un rôle important en donnant aux employés à distance le contrôle sur la manière dont ils communiquent avec leurs coéquipiers.

Dans un environnement entièrement asynchrone, d'abord à distance, vous vous réveillez quand vous le souhaitez, voyez les emails dans votre boîte de réception et ne ressentez aucune pression pour répondre. Ainsi, vous prenez une boisson et terminez votre routine matinale avant de vous installer à votre bureau pour commencer à travailler pour la journée.

Bien que de nombreuses entreprises soient convaincues que le travail à distance est l'avenir, elles éprouvent également des difficultés à donner le contrôle à leurs employés et à adopter la communication asynchrone — même lorsque les avantages incluent une main-d'œuvre plus heureuse, des coûts généraux réduits et la possibilité d'embaucher des talents de haut niveau partout dans le monde.

Communication synchrones vs asynchrones 

La communication synchrones se produit en temps réel entre deux personnes ou plus. Toutes les parties sont en ligne en même temps. Lorsqu'un message ou une demande est envoyé, il y a une réponse immédiate.

La communication synchrones est courante dans un lieu de travail physique où les managers peuvent se rendre au bureau d'un membre de l'équipe et demander un document ou poser une question sur un processus. Les heures de travail et les pauses sont prédéfinies, et il y a une forte pression pour toujours être disponible.

Les exemples de communication synchrones incluent les vidéoconférences, les messages instantanés et les conversations téléphoniques.

Les situations où la communication synchrones est bénéfique incluent :

• Séances de brainstorming
• Réunions d'équipe hebdomadaires
• Activités de team building
• Discussions de projet
• Séances d'entretien
• Conversations à la machine à café

Bien que la communication synchrones soit instantanée, il y a un retard attendu dans la communication asynchrone. Plutôt que de déterminer quand les employés peuvent travailler ou répondre aux communications, la communication asynchrone donne le contrôle à l'employé, pas à l'employeur.

Exemples de communication asynchrone

Logiciel de messagerie : Des logiciels de messagerie comme Microsoft Teams et Slack sont utiles pour la communication et la collaboration entre employés. Vous envoyez un message et le destinataire répond lorsqu'il se connecte.

Email: Il n'y a pas de pression pour répondre immédiatement aux courriels professionnels. Les employés peuvent répondre à un moment qui leur convient avec des outils comme Gmail et Outlook. 

Enregistrement vidéo : Les enregistrements ou démonstrations vidéo fonctionnent très bien lorsque vous devez expliquer un processus. Parmi les outils d'enregistrement vidéo populaires, on trouve Zoom et Loom.

Collaboration dans le cloud : Avec des outils comme Google Workspace et Microsoft Teams, vous pouvez collaborer sur des documents avec vos coéquipiers, apporter des modifications et laisser des commentaires qu'ils peuvent traiter à un moment qui leur convient.   

Bibliothèques vidéo : Une bibliothèque vidéo est une collection de vidéos de formation que les employés peuvent regarder dans le cadre du processus d'intégration ou à des intervalles de formation régulière. Vous pouvez intégrer Guru avec des logiciels de gestion de l'apprentissage comme Lessonly et Skilljar pour aider les employés à apprendre à leur propre rythme.

Logiciel de gestion de projet : Les outils de gestion de projet sont un excellent moyen de collaborer sur des projets, de communiquer les résultats et de suivre l'activité du projet. Les exemples à explorer avec Guru incluent Asana et Trello. 

Wikis et intranets : Wikis et intranets servent de source unique de vérité au sein d'une organisation. C'est un dépôt de documents, de processus et d'autres ressources dont les employés ont besoin pour exercer leurs fonctions. Avec un CMS intranet comme Guru, chacun peut créer du contenu et partager des connaissances vérifiables afin que les employés utilisent toujours les meilleures pratiques.

Quels sont les avantages de la communication asynchrone ?

Flexibilité à répondre quand vous le pouvez 

La communication asynchrone vous donne la liberté de planifier votre journée de travail en fonction de vos heures les plus productives. Au lieu de changer d'onglet pour répondre à des messages incessants, vous pouvez regrouper vos réponses lorsque vous avez du temps. 

Avec plus de flexibilité, vous passez des périodes prolongées sur des tâches plus importantes, ce qui améliore votre performance et votre productivité. 

Une communication plus honnête 

Bien que la communication asynchrone soit plus lente, elle a également tendance à être de meilleure qualité que les réponses impulsives. Elle vous permet de réfléchir à une idée particulière, de rassembler vos pensées et de fournir des réponses lorsque vous êtes prêt. Cela facilite la compréhension de votre message par les autres et évite des allers-retours inutiles. 

Une plus grande transparence puisque la communication est sauvegardée par défaut 

Les messages de chat et les fils Slack se font tous par écrit et sont automatiquement sauvegardés afin que vous et votre équipe puissiez y référer plus tard. Cela permet une plus grande transparence au sein de votre entreprise et garantit que personne ne manque d'informations importantes. 

Mieux pour les personnes dans différents fuseaux horaires 

Communiquer en temps réel à travers différents fuseaux horaires est difficile quand un coéquipier dort paisiblement alors qu'un autre revient de sa course matinale. 

Puisque la communication asynchrone ne nécessite pas que les travailleurs à distance soient connectés en même temps, vous pouvez envoyer un message à un employé en Europe depuis votre appartement à San Francisco et il répondra plus tard dans la journée, lorsqu'il sera à son poste de travail.

Augmentation de la productivité 

Dans un environnement synchrone, l'employé moyen passe 12 heures par semaine à préparer et à assister à des réunions. 

Sans distractions, les employés peuvent bloquer du temps pour un travail approfondi, puis regrouper les réponses quelques fois par jour au lieu de vérifier leur téléphone toutes les 30 minutes. 

Sans parler du fait que les employés peuvent faire exploser leur productivité grâce à un partage d'informations asynchrone pour gagner du temps et réduire le stress.

Trouver l'équilibre entre la communication synchrones et asynchrone

Soyons clairs, nous ne vous demandons pas de renoncer entièrement à la communication en temps réel. Il y a des situations où cela a du sens.

Le travail à distance, par exemple,  peut être extrêmement isolant. La communication synchrones peut vous aider à établir des liens avec vos coéquipiers et à développer des relations personnelles qui mènent à une meilleure collaboration au travail.

Elle est également utile lorsque vous souhaitez discuter de sujets sensibles, donner un retour critique, évaluer la performance ou brainstormer un grand nombre d'idées à la fois.

Lorsqu'un projet avance rapidement et que vous souhaitez synchroniser tout le monde, une réunion Zoom peut vous aider à atteindre cet objectif. En cas de crise ou d'urgence, il est logique d'avoir tout le monde à bord rapidement, pour atténuer le problème.

Cependant, cela peut être une perte de temps lorsque :

• Les employés doivent se rendre aux réunions et attendre que tout le monde arrive 
• Vous vous réveillez le matin et la première chose que vous faites est de répondre à des emails de travail et à des messages Slack
• Vous passez toute la journée à répondre à un interminable fil d'emails au lieu de terminer cette tâche qui doit être faite dans une heure.

Le truc est de garder la communication synchrones au minimum. Donnez à votre équipe de l'autonomie mais fixez des règles qui maintiennent tout le monde aligné. Ne pas micro-gérer mais restez disponible lorsque vous avez besoin d'aide pour surmonter un obstacle. 

Organisez des événements de cohésion d'équipe réguliers pour gérer l'isolement et maintenir des relations sociales. Combinez la communication asynchrone et synchrones et vous aurez une équipe heureuse avec un équilibre travail-vie sain.

Comment la communication asynchrone peut-elle être améliorée ? 

En tant qu'individu

Écrivez vos pensées

Il est plus difficile de mal comprendre ou de perdre du contexte lorsque vous écrivez. Écrire vos pensées donne aux gens le temps de lire et de réfléchir à votre message plutôt que de réagir immédiatement. Lorsque vous écrivez vos pensées, vous pouvez les affiner et fournir plus de contexte qui aide les autres à comprendre rapidement votre message, ce qui réduit la nécessité de réunions en tête-à-tête ou de longs fils de messages.

Communiquez trop 

Le délai entre les réponses offre une occasion d'envoyer des messages clairs. Que doit savoir la prochaine personne sur la tâche ou la réunion ? Donnez autant de détails de contexte que possible. 

Utilisez des captures d'écran et des enregistrements d'écran pour fournir du contexte. Envoyez des liens vers des conversations passées pertinentes et des ressources qui aideront vos collègues à mieux comprendre votre message. Fixez des délais clairs pour qu'ils sachent quand une tâche est due. Vous gagnez plus de temps lorsque vous fournissez un contexte en amont. 

Créez une documentation exceptionnelle 

Ce serait formidable si tout le monde dans votre entreprise avait des capacités de rappel surhumaines et devait seulement être informé une fois. Malheureusement, à moins que vous ne travailliez dans un programme vraiment cool et top secret que nous ne devrions probablement pas connaître, les gens vont avoir besoin de nombreux rappels sur les règles de travail et de communication.  

Concentrez-vous sur la création d'une documentation informative qui peut expliquer facilement les tâches et répondre aux questions de base qui sont susceptibles de se poser tout au long de la journée. Vous pouvez créer une documentation sur les processus de communication, des directives spécifiques autour du travail de projet, et tout ce que vous pensez que vos collaborateurs trouveront particulièrement utile. 

Il est important de ne pas se limiter aux documents écrits lorsque vous réfléchissez à la meilleure façon de communiquer certaines choses. Les vidéos d'instruction, les infographies et les fichiers audio peuvent être un excellent moyen de tenir les gens informés.

Avoir la bonne documentation donne aux gens beaucoup plus de flexibilité et aide à s'assurer que l'information est accessible et facile à comprendre. Cela peut aider à réduire les messages de va-et-vient sans fin (fin des tapotements sur l'épaule) et permet à chacun de travailler de manière plus autonome et efficace.

Planifiez à l'avance

Au lieu d'envoyer un message qui dit :

« Bonjour Linda, pourrais-tu m'envoyer la liste de contrôle d'intégration mise à jour pour notre équipe de vente en ce moment ? »

Vous pourriez dire :

« Bonjour Linda, j'aurai besoin de la liste de contrôle d'intégration mise à jour pour notre équipe de vente dans trois jours. »

La planification donne aux employés le temps de se préparer et élimine la pression d'accomplir des tâches immédiatement.

Assurez-vous que tout le monde ait accès aux bons documents

Vérifiez vos paramètres de partage de documents et assurez-vous que vos collègues aient accès aux fichiers appropriés. Cela peut sembler mineur, mais si quelqu'un doit demander l'accès, cela peut entraîner des retards inutiles de plusieurs heures ou même d'un jour entier.

Utilisez des fils de discussion pour communiquer efficacement

Le but des fils de discussion est de faciliter les conversations par texte. Les discussions par email sont fragmentées et enferment l'information à l'intérieur d'une boîte de réception où elle ne peut être accessible que par l'expéditeur et le destinataire.

Les fils de discussion sont idéaux pour les conversations où plusieurs membres de l'équipe peuvent partager des idées et prendre des décisions.

Avant les réunions, utilisez des fils de discussion pour partager des informations pertinentes afin d'aider votre équipe à comprendre le sujet en cours. Après la réunion, continuez le fil de discussion afin que ceux qui n'ont pas pu assister puissent trouver l'information. Vous pouvez partager un lien vers la vidéo de la réunion dans le fil de discussion et quiconque pose des questions obtiendra des réponses directement dans le fil.

Les outils de communication comme Slack vous permettent de gérer des projets de groupe en ajoutant directement des tâches dans les fils de discussion du projet. Au lieu de passer par diverses conversations disjointes, votre équipe peut rapidement trouver le fil pertinent ainsi que les informations dont elle a besoin pour commencer. 

Désactivez les notifications lors de votre travail

Les notifications ruinent votre productivité. Cela vous maintient dans un état d'hyper-réactivité lorsque vous attendez toujours le son d'une notification sur smartphone ou ordinateur. Chaque fois que vous répondez, cela prend 25 minutes pour revenir sur la bonne voie, ce qui entraîne une perte de productivité.

Au lieu de cela, utilisez des blocs de temps pour tirer le meilleur parti de chaque jour. Si vous travaillez 8 heures par jour, vous pouvez vérifier les notifications toutes les trois heures et répondre d'un coup.

En tant que Responsable

Sachez quand utiliser la communication asynchrone par rapport à la communication synchrone

Que pouvez-vous communiquer par email, dans un fil de discussion ou lors d'un appel vidéo Zoom ?

Alors que les membres de l'équipe peuvent fixer leurs heures de travail sous la communication asynchrone, il est important que les responsables sachent quand attendre (ou ne pas attendre) des réponses en temps réel.

Établissez un protocole pour les situations nécessitant une réponse instantanée et créez un canal dédié afin que les employés sachent qu'ils doivent répondre instantanément lorsqu'ils reçoivent de tels messages.

Par exemple, si votre site Web est hors ligne, c'est une urgence et cela nécessite que tout le monde se mette au travail immédiatement. Un rapport pour une tâche qui doit être remis la semaine prochaine peut être communiqué par Slack ou un rappel envoyé sur Asana.

Ayez des processus de communication clairs en place

L'une des raisons pour lesquelles la communication asynchrone échoue souvent est que les gens n'ont pas de règles de communication en place. C'est pourquoi il est important d'établir des attentes très claires sur la façon dont les gens se parlent. Lorsque vous le faites correctement, vous réduisez les risques de malentendus ou de mauvaise communication d'informations.

Envisagez de faire en sorte que les employés créent des heures de travail désignées où ils sauront qu'ils seront à leur ordinateur et disponibles pour travailler. Utilisez différentes étiquettes, noms et paramètres de sujet dans vos canaux Slack afin que les employés sachent quelles conversations ils devraient avoir.

Définir l'urgence

Une fonctionnalité publique défectueuse sur un site Web ou une application est un problème de travail urgent. Une question sur la couleur des notes Post-it® que votre équipe préfère ne l'est pas. Si vous ne trouvez pas un moyen de faire la distinction entre les deux, chaque email ou message Slack entrant va sembler être une urgence.

Pour que la communication asynchrone fonctionne, les employés devront connaître la différence entre les questions urgentes et celles qui peuvent attendre.

Établissez des directives sur ce qui constitue vraiment une question urgente et la meilleure manière de le signaler. Ayez un plan d'action clair sur qui contacter, les bonnes étapes à suivre et comment documenter le problème.

Voulez-vous approfondir la meilleure façon de gérer les problèmes de communication au travail ? Découvrez notre article sur notre approche de la communication interne chez Guru.

Évaluez les membres de l'équipe en fonction des résultats et des productions

Faites-leur comprendre qu'ils seront jugés en fonction de leurs contributions aux objectifs de l'équipe et non du nombre d'heures qu'ils ont passées au travail.

Les employés peuvent fixer leurs heures de travail tant qu'ils sont productifs. S'ils préfèrent travailler trois heures le matin et quatre heures le soir pour un travail intense ininterrompu, cela est acceptable tant qu'ils atteignent leurs objectifs mensuels.

Abolissez les horaires de travail rigides

Adopter un emploi du temps flexible vous permet de recruter les meilleurs talents du monde entier. Vous vous dirigerez naturellement vers des communications asynchrones lorsque tout le monde ne pourra pas être en ligne en même temps.

Planifiez des bilans asynchrones

Lorsqu'il y a beaucoup de dépendances dans votre équipe, vous vous retrouvez avec plus de réunions. Avant que Rick envoie une mise à jour à un client au sujet d'un bug qu'il a trouvé, il doit vérifier avec Anna du service ingénierie pour voir si le problème a été résolu. Personne ne sait sur quoi chacun travaille, ce qui conduit à des réunions et à de longs fils de discussion par email.

Utilisez des bilans à distance pour rendre les réunions asynchrones. C'est un moyen pour les équipes de partager ce sur quoi elles travaillent sans perturber leur flux de travail.

Quelques moyens d'y parvenir incluent :

• Un portail central où les équipes partagent les projets sur lesquels elles travaillent chaque jour
• Un outil de gestion de projet comme Asana où vous construisez des flux de travail et suivez les progrès sur plusieurs projets
• Un outil de messagerie comme Slack où les équipes peuvent poster ce sur quoi elles travaillent et qui s'intègre facilement avec les plateformes de communication interne comme Guru.

Encouragez les routines, mais ne revenez pas aux vieilles habitudes

Alors qu'il y a moins de besoin de maintenir des heures de travail traditionnelles dans un environnement à distance, encouragez votre équipe à avoir une routine de travail qui remplace l'ancien horaire 9-17.

En tant que leader d'équipe, vous pouvez fixer :

• Des horaires pour des bilans hebdomadaires auxquels tout le monde doit assister.
• Un délai pour les réponses aux emails et aux messages sur Slack (qui pourrait être de 12 à 24 heures).
• Des procédures de communication pour ceux qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents et en cas d'urgence.

Construisez la confiance, l'indépendance et la responsabilité dans votre culture de travail.

La confiance et l'indépendance sont les valeurs sur lesquelles repose la communication asynchrone. Vous devez faire confiance à votre équipe pour respecter les délais, de sorte que les collègues ne doivent pas s'inquiéter de savoir si quelqu'un tiendra sa parole. Lorsque les employés travaillent de manière indépendante sans être surveillés, cela encourage l'innovation et renforce leur confiance.

Laissons un peu de répit aux gens. Jusqu'à très récemment, il était presque impossible que le travail asynchrone fonctionne. Grâce aux innovations technologiques modernes, travailler à distance est plus facile que jamais, mais il est important de garder à l'esprit que l'environnement de travail que nous apprécions maintenant n'aurait pas été possible il y a 20 ans, voire même 10 ans dans certains cas.

Rappelez-vous que vous et vos collègues travaillez ensemble pour une raison. Vous avez tous été jugés comme des employés efficaces, talentueux et capables. À moins que quelqu'un ne vous ait donné une raison de croire qu'il ne peut pas gérer la responsabilité qui accompagne le travail asynchrone, faites confiance à ses capacités.

Rendez l'information facilement accessible grâce à un système de gestion des connaissances.

81 % des employés ressentent de la frustration lorsqu'ils ne parviennent pas à accéder aux informations dont ils ont besoin pour accomplir une tâche. 

Un système interne de gestion des connaissances (KM) minimise le besoin pour les employés de poser des questions. Il devient le référentiel central pour tous les documents de l'entreprise tels que l'intégration des employés, la documentation des processus, les lignes directrices de publication et les valeurs de la marque. Le système que vous choisissez doit être intuitif, facile à rechercher et s'intégrer à votre flux de travail.

Utilisez bien votre temps de réunion.

Nous avons dit auparavant qu'adopter un modèle de communication asynchrone ne signifie pas que vous rejetez le travail synchrone. Lorsque vous faites partie d'une main-d'œuvre distribuée, chaque réunion compte. La pandémie nous a forcés à examiner attentivement la façon dont nous utilisions nos temps de réunion et à réfléchir sérieusement aux meilleures façons d'utiliser le temps de chacun.

Prenez le temps de penser à l'objectif et aux principaux objectifs d'une réunion avant d'ouvrir votre outil de planification. Demandez-vous si c'est quelque chose qui doit être discuté en direct, ou si vous pourriez obtenir le même résultat après avoir envoyé un email ou un message Slack.

Le travail préalable à la réunion peut être un outil précieux pour les personnes qui travaillent de manière asynchrone. Faire en sorte que les gens examinent des documents, regardent des vidéos ou viennent avec des questions ou des idées avant de se réunir officiellement peut réduire le temps de réunion et rendre le temps que vous passez ensemble encore plus significatif.

Et n'oubliez pas la valeur des réunions enregistrées. Malgré vos meilleurs efforts, il y aura des fois où certaines personnes ne pourront pas se réunir. Les réunions enregistrées peuvent fournir aux gens les informations dont ils ont besoin pour continuer à travailler.

Investissez dans des activités de renforcement d'équipe.

Lorsque vous adoptez une communication asynchrone, il y a moins d'opportunités pour les équipes de se connecter en personne ou de socialiser, surtout lorsque vous êtes à distance.

Vous pouvez combler le vide en organisant des activités régulières qui favorisent la création de relations et l'unité de l'équipe. Par exemple, vous pourriez organiser une heure de jeu mensuelle le vendredi, des boissons sur Zoom pour discuter, ou des retraites en personne bi-annuelles.

Cela donne à votre équipe quelque chose à attendre avec impatience les jours où elle se sent isolée ou démotivée.

Utilisez des outils qui favorisent les communications asynchrones.

Guru 

Guru est un outil de communication interne et une plateforme de partage des connaissances qui fournit des informations vérifiées par des experts de votre équipe. Les informations peuvent être accessibles aux employés directement là où ils travaillent. Pensez à Guru comme à un wiki d'entreprise qui s'intègre à votre flux de travail, afin que vous ayez toujours les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail.

Google Workspace

Google Workspace est un ensemble d'outils de productivité et de cloud computing qui facilitent la collaboration sur des projets en un seul endroit. Les outils de Google Workspace incluent Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms et Drive.

Plusieurs personnes peuvent collaborer sur un document, laisser des commentaires là où quelque chose est flou et résoudre des problèmes en temps réel. Tout est sauvegardé sur Google Drive, vous n'avez donc pas à vous inquiéter de perdre des documents ou l'accès à des fichiers.

Applications de messagerie

Les applications de messagerie comme Slack et Microsoft Teams éliminent le besoin d'avoir de longues discussions par email et rationalisent la communication via une plateforme de messagerie. 

Vous pouvez organiser des sujets par canaux pour différentes équipes afin d'améliorer la qualité et la pertinence des conversations. Les membres de l'équipe peuvent choisir comment ils souhaitent être notifiés en fonction des sujets d'intérêt ou de leur disponibilité.

Heureusement, Slack ne montre pas de confirmation de lecture, ce qui élimine la pression de répondre immédiatement après avoir reçu un message privé.

Asana

Utilisez Asana pour attribuer des projets et des délais à vos coéquipiers sans envoyer d'emails ni organiser de réunions. Vous pouvez taguer vos employés, commenter des projets et même lier des documents clés du projet dans Asana pour fournir tout ce dont ils ont besoin pour effectuer leur tâche efficacement. 

Loom

Loom est un outil de messagerie vidéo où vous pouvez enregistrer votre écran, votre visage et votre voix pour créer des vidéos et les partager instantanément soit par email soit via un lien. Vous pouvez utiliser Loom pour documenter des processus, intégrer de nouveaux employés et partager des connaissances avec vos collègues.

En tant qu'outil de communication asynchrone, vous envoyez des messages vidéo à votre propre rythme et votre collègue consomme la vidéo à son aise. C'est un excellent moyen d'expliquer une feuille de route produit, de montrer à vos coéquipiers comment corriger une erreur, ou d'expliquer pourquoi vous avez pris certaines décisions.

Attention à ne pas créer une culture de l'« activation » permanente

La surcharge collaborative se produit lorsqu'un employé consacre trop de temps à répondre aux demandes et à s'engager avec l'équipe au détriment de son propre travail. Quelques causes de surcharge collaborative incluent :

Prioriser la communication plutôt que la productivité 

Selon la Harvard Business Review, les employés passent actuellement 50 % de temps en plus en collaboration qu'il y a 20 ans. 

Pensez 80 % d'une journée de travail à la communication par e-mail, 15 % du temps en entreprise en réunions, et plus de 200 messages Slack par jour. Le temps des employés est précieux, et les entreprises devraient évaluer si leurs pratiques de communication internes actuelles fonctionnent en leur faveur ou non.

Cette tendance à la communication constante signifie que toute leur journée est organisée autour de réunions, avec du temps entre ces réunions passé sur les fonctions principales du travail. Cela entraîne généralement un travail supplémentaire pour les employés pendant les jours de semaine et le week-end (sans paiement supplémentaire) pour compléter les tâches assignées.

Pression inutile pour que les employés soient toujours disponibles 

Si les travailleurs sont toujours engagés dans une communication en temps réel, ils n'ont alors aucun contrôle sur leurs emplois du temps. Plutôt que de définir leurs propres agendas et d'être productifs, votre équipe passe la journée à répondre aux demandes. Pour compenser le temps perdu, ils travaillent plus vite, ce qui entraîne plus de pression, une plus grande frustration et du stress. Le résultat est un épuisement professionnel et un manque de motivation à se présenter.

Des conversations de mauvaise qualité 

La première réponse n'est probablement pas votre meilleure réponse. Lorsque vous devez répondre immédiatement, il n'y a pas de temps pour réfléchir à vos réponses et fournir une réponse réfléchie, car vous êtes sous pression.  La qualité de la conversation en souffre et les solutions sont souvent en dessous de la moyenne.

Le travail à distance est ici pour rester : favoriser l'efficacité plutôt que la communication constante

L'avenir du travail est distribué et diversifié. De plus en plus d'entreprises réalisent qu'elles n'ont pas besoin d'être dans le même fuseau horaire pour obtenir des résultats. Ainsi, le succès dépend désormais des résultats et de la production, pas du nombre d'heures passées.

L'adoption d'un système asynchrone vous permet de tirer parti des meilleurs talents du monde entier. Cela donne à votre équipe l'autonomie de choisir les heures auxquelles elle est la plus productive et d'optimiser la production sans avoir à toujours être connectée. C'est un excellent moyen de faire plus de travail en profondeur, de se déconnecter quand vous en avez besoin et de revenir rechargé.

Pour ces moments où vous avez besoin de conversations en personne, choisissez des outils qui combinent communication synchrone et asynchrone pour un flux de travail simplifié.