Czym jest komunikacja asynchroniczna? 

Komunikacja asynchroniczna oznacza interakcję bez rozmowy w czasie rzeczywistym — odpowiedzi mogą być opóźnione. Dobrym przykładem jest e-mail. W tym podejściu ludzie nie umawiają się na spotkania, a odpowiedzi są mniej pilne.

W tym scenariuszu, zamiast wymagać od swoich pracowników bycia online w tym samym czasie, dajesz swoim współpracownikom elastyczność w wyborze godzin pracy, niezależnie od ich lokalizacji. 

Na przykład, jeśli wysłałeś e-mail z prośbą o dokument od członka zespołu, zamiast oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi, jesteś cierpliwy i czekasz, aż odpowiedzą później. Istnieje rosnąca liczba dowodów, które pokazują korzyści w zakresie wydajności wynikających z nieodpowiadania na wszystkie prośby w momencie ich nadejścia. W rzeczywistości badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne wykazały, że przerwy mogą znacznie obniżyć wydajność.

Rodzaje komunikacji synchronizowanej i asynchronicznej

Uczenie się

Uczenie się synchronizowane odbywa się w czasie rzeczywistym, z uczniami i nauczycielami razem. Alternatywnie, nauczyciele mogą dzielić się informacjami w sposób asynchroniczny. Uczniowie eksplorują na własny czas, na przykład oglądając filmy, czytając i słuchając. Nauczyciele używają systemu zarządzania nauczaniem (LMS), aby dzielić się materiałami dydaktycznymi.

Programowanie

W programowaniu operacje synchronizowane wykonuje się jedna po drugiej. Jedno zadanie się kończy, następny krok się zaczyna. Operacje asynchroniczne mogą odbywać się jednocześnie — możesz przejść do następnego kroku, podczas gdy inny krok się kończy.

Komunikacja

Kluczowa różnica między komunikacją synchronizowaną a asynchroniczną polega na tym, że komunikacja synchronizowana to zaplanowane interakcje w czasie rzeczywistym za pośrednictwem telefonu, wideo lub osobiście. Komunikacja asynchroniczna odbywa się w twoim własnym tempie i nie wymaga umawiania się.

W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o komunikacji synchronicznej i asynchronicznej, ogólnie mówiąc.

Dlaczego powinieneś przejść na komunikację asynchroniczną? 

Badanie Stanforda dotyczące 16 000 pracowników ujawniło, że zdalni pracownicy są o 13% bardziej wydajni. W innej recenzji, firma, która przeszła na pracę zdalną, odnotowała wzrost rocznej wartości 1,3 miliarda dolarów. 

Koniec z porannymi korkami do pracy, wdychaniem powietrza z paliwem węglowym, angażowaniem się w biurową politykę czy koniecznością ciągłej obecności, nawet gdy nie masz na to ochoty. Masz więcej czasu, aby poświęcić go rodzinie i hobby, ponieważ odzyskałeś kontrolę nad swoim dniem oraz nad tym, jak planujesz swoje zajęcia.

Podczas gdy wiele osób zakłada, że niezależność lokalizacyjna jest cały powód, dla którego zdalni pracownicy są szczęśliwsi, komunikacja asynchroniczna odgrywa znaczną rolę w dawaniu zdalnym pracownikom kontroli nad tym, jak komunikują się ze swoimi współpracownikami.

W środowisku całkowicie asynchronicznym, w stylu zdalnym, budzisz się, kiedy chcesz, widzisz e-maile czekające w skrzynce odbiorczej i nie czujesz się zmuszony do odpowiedzi. Więc łapiesz napój i kończysz swoją poranną rutynę, zanim usiądziesz przy swoim biurku, aby rozpocząć pracę na dzień.

Podczas gdy wiele firm jest przekonanych, że praca zdalna to przyszłość, również borykają się z tym, jak dać kontrolę swoim pracownikom i przyjąć komunikację asynchroniczną — nawet gdy korzyści obejmują szczęśliwszych pracowników, obniżone koszty ogólne i możliwość zatrudnienia najlepszych talentów z całego świata.

Komunikacja synchronizowana vs asynchroniczna 

Komunikacja synchronizowana odbywa się w czasie rzeczywistym pomiędzy dwiema lub więcej osobami. Wszyscy uczestnicy są online w tym samym czasie. Kiedy wiadomość lub prośba jest wysyłana, następuje natychmiastowa odpowiedź.

Komunikacja synchroniczna jest powszechna w fizycznym miejscu pracy, gdzie menedżerowie mogą podejść do biura członka zespołu i poprosić o dokument lub zadać pytanie dotyczące jakiegoś procesu. Godziny pracy i czas na przerwy są ustalone, a presja na ciągłą dostępność jest ogromna.

Przykładami komunikacji synchronizowanej są wideokonferencje, komunikatory internetowe i rozmowy telefoniczne.

Sytuacje, w których komunikacja synchronizowana jest korzystna, obejmują:

• Sesje burzy mózgów
• Cotygodniowe spotkania zespołowe
• Aktywności integracyjne zespołu
• Dyskusje projektowe
• Sesje wywiadów
• Rozmowy przy wodopoju

Podczas gdy komunikacja synchroniczna jest natychmiastowa, w komunikacji asynchronicznej przewiduje się opóźnienie. Zamiast ustalać, kiedy pracownicy mogą pracować lub odpowiadać na wiadomości, komunikacja asynchroniczna przekazuje kontrolę pracownikowi, a nie pracodawcy.

Przykłady komunikacji asynchronicznej

Oprogramowanie do wiadomości: Oprogramowanie do wiadomości, takie jak Microsoft Teams i Slack jest pomocne w komunikacji i współpracy pracowników. Wysyłasz wiadomość, a odbiorca odpowiada, gdy jest online.

E-mail: Nie ma presji, aby natychmiast odpowiadać na e-maile robocze. Pracownicy mogą odpowiadać w dogodnym dla siebie czasie za pomocą narzędzi takich jak Gmail i Outlook. 

Nagranie wideo: Nagrania wideo lub demonstracje są świetne, gdy potrzebujesz wyjaśnić proces. Popularne narzędzia do nagrywania wideo to Zoom i Loom.

Współpraca w chmurze: Za pomocą narzędzi takich jak Google Workspace i Microsoft Teams, możesz współpracować nad dokumentami z członkami zespołu, wprowadzać zmiany i zostawiać komentarze, które mogą zostać rozwiązane w dogodnym dla nich czasie.   

Biblioteki wideo: Biblioteka wideo to zbiór filmów szkoleniowych, które pracownicy mogą obejrzeć w ramach procesu wprowadzania lub regularnych szkoleń. Możesz zintegrować Guru z oprogramowaniem do zarządzania nauką, takim jak Lessonly i Skilljar, aby pomóc pracownikom uczyć się we własnym tempie.

Oprogramowanie do zarządzania projektami: Narzędzia do zarządzania projektami to świetny sposób na współpracę nad projektami, komunikowanie rezultatów i śledzenie aktywności projektów. Przykładami do eksploracji z Guru są Asana i Trello. 

Wiki i intranety: Wiki i intranety służą jako jedno źródło prawdy w organizacji. To repozytorium dokumentów firmowych, procesów i innych zasobów, których pracownicy potrzebują do wykonywania swoich obowiązków. Dzięki CMS intranetowemu jak Guru, każdy może tworzyć treści i dzielić się wiarygodną wiedzą aby pracownicy zawsze korzystali z najlepszych praktyk.

Jakie są korzyści z komunikacji asynchronicznej?

Elastyczność odpowiedzi, kiedy możesz 

Async komunikacja daje Ci wolność planowania swojego dnia pracy w oparciu o najproduktywniejsze godziny. Zamiast przełączać się między zakładkami, aby odpowiadać na nieustanne wiadomości, możesz grupować swoje odpowiedzi, kiedy masz czas. 

Dzięki większej elastyczności możesz na dłużej skoncentrować się na ważniejszych zadaniach, co prowadzi do poprawy wydajności i produktywności. 

Szczersza komunikacja 

Podczas gdy komunikacja asynchroniczna jest wolniejsza, ma tendencję do bycia wyższej jakości niż impulsywne odpowiedzi. To pozwala ci przemyśleć określony pomysł, zebrać myśli i zaoferować odpowiedzi, gdy jesteś gotowy. To ułatwia innym osobom zrozumienie Twojego przekazu skutecznie i unikanie niepotrzebnych wymian zdań. 

Większa przejrzystość, ponieważ komunikacja jest zapisywana domyślnie 

Wiadomości czatowe i wątki Slacka odbywają się w formie pisemnej i są automatycznie zapisywane, abyście wy i wasz zespół mogli do nich później sięgnąć. To prowadzi do większej przejrzystości w całej firmie i zapewnia, że nikt nie przegapi ważnych informacji. 

Lepiej dla ludzi w różnych strefach czasowych 

Komunikacja w czasie rzeczywistym w różnych strefach czasowych jest trudna, gdy jeden członek zespołu śpi spokojnie, podczas gdy inny wraca z porannego biegu. 

Ponieważ komunikacja asynchroniczna nie wymaga, aby zdalni pracownicy byli połączeni w tym samym czasie, możesz wysłać wiadomość do pracownika w Europie z mieszkania w San Francisco, a on odpowie później w ciągu dnia, kiedy usiądzie przy swoim biurku.

Zwiększona wydajność 

W środowisku synchronizowanym przeciętny pracownik spędza 12 godzin tygodniowo na przygotowaniach do spotkań i ich uczestnictwie. 

Bez rozproszeń pracownicy mogą zablokować czas na głęboką pracę, a następnie zbierać odpowiedzi kilka razy dziennie, zamiast sprawdzać telefon co 30 minut. 

Nie wspominając o tym, że pracownicy mogą skoczyć wydajność dzięki asynchronicznemu dzieleniu się informacjami w celu zaoszczędzenia czasu i stresu.

Znajdowanie równowagi między komunikacją synchronizowaną a asynchroniczną

Aby było jasne, nie prosimy cię o całkowite rezygnowanie z komunikacji w czasie rzeczywistym. Są sytuacje, w których ma to sens.

Praca zdalna, na przykład,  może być ekstremalnie izolująca. Komunikacja synchronizowana może pomóc w nawiązywaniu relacji z członkami zespołu i rozwijaniu osobistych relacji, które prowadzą do lepszej współpracy w pracy.

Jest to również przydatne, gdy chcesz omówić wrażliwe tematy, udzielić krytycznej informacji zwrotnej, przeprowadzic ocenę wydajności lub burzę mózgów w sprawie wielu pomysłów jednocześnie.

Gdy projekt porusza się szybko, a chcesz, żeby wszyscy byli w syncie, spotkanie konferencyjne Zoom może pomóc osiągnąć ten cel. W kryzysie lub pilnej sytuacji ma sens, aby szybko wprowadzić wszystkich na pokład, aby zminimalizować problem.

Jednak może to być czasochłonne, gdy:

• Pracownicy muszą stawić się na spotkania i czekać na przybycie wszystkich 
• Budząc się rano, pierwszą rzeczą, którą robisz jest odpowiadanie na e-maile służbowe i wiadomości Slack.
• Spędzasz cały dzień odpowiadając na nieskończoną korespondencję e-mailową, zamiast kończyć zadanie, które ma termin za godzinę.

Sztuczka polega na tym, aby ograniczyć komunikację synchronizowaną do minimum. Daj swojej drużynie autonomię, ale ustal zasady, które utrzymają wszystkich w zgodzie. Nie zarządzaj zbyt szczegółowo, ale bądź dostępny, gdy będą potrzebować pomocy w pokonaniu przeszkody. 

Organizuj regularne wydarzenia integracyjne, aby zarządzać izolacją i utrzymywać relacje społeczne. Połącz komunikację asynchroniczną i synchroniczną, a będziesz miał zadowolony zespół z zdrową równowagą między pracą a życiem prywatnym.

Jak można poprawić komunikację asynchroniczną? 

Jako osoba

Zapisz swoje myśli

Trudniej jest źle zrozumieć lub stracić kontekst, gdy piszesz. Zapisanie swoich myśli daje ludziom czas na przeczytanie i przemyślenie twojej wiadomości zamiast reagować od razu. Podczas pisania swoich myśli możesz je udoskonalić i dostarczyć więcej kontekstu, który pomoże innym szybko zrozumieć twoje przesłanie, co ogranicza potrzebę spotkań jeden na jeden lub długich wątków wiadomości.

Nadkomunikuj 

Opóźnienie czasu między odpowiedziami daje okazję do wysłania jasnych komunikatów. Co następna osoba musi wiedzieć o zadaniu lub spotkaniu? Daj tyle szczegółów, ilu to możliwe. 

Używaj zrzutów ekranu i nagrań ekranu, aby dostarczyć kontekstu. Wyślij linki do odpowiednich wcześniejszych rozmów i zasobów, które pomogą twoim kolegom lepiej zrozumieć twoją wiadomość. Ustal jasne terminy, aby wiedzieli, kiedy zadanie jest do zrobienia. Oszczędzasz więcej czasu, gdy dostarczasz kontekst na samym początku. 

Tworzenie doskonałej dokumentacji 

Fajnie byłoby, gdyby wszyscy w twojej firmie mieli superludzkie zdolności do zapamiętywania i musieli usłyszeć coś tylko raz. Niestety, chyba że pracujesz w naprawdę super tajnym programie, o którym nie powinniśmy wiedzieć, ludzie będą potrzebować wielu przypomnień na temat zasad pracy i komunikacji.  

Skup się na tworzeniu informacyjnej dokumentacji, która może łatwo wyjaśnić zadania i odpowiedzieć na podstawowe pytania, które mogą pojawić się w ciągu dnia. Możesz stworzyć dokumentację na temat procesów komunikacyjnych, szczegółowe wytyczne dotyczące pracy przy projektach i cokolwiek, co uważasz, że twoi ludzie mogą znaleźć szczególnie użytecznym. 

Ważne jest, aby nie ograniczać się wtedy, gdy myślisz o najlepszym sposobie komunikacji w danej kwestii. Filmy instruktażowe, infografiki i pliki audio mogą być świetnym sposobem na informowanie ludzi. 

Posiadanie odpowiedniej dokumentacji daje ludziom dużo większą elastyczność i pomaga upewnić się, że informacje są dostępne i łatwe do zrozumienia. Może to pomóc w zmniejszeniu niekończących się wymian wiadomości (więc koniec z nieustannym stukaniem w ramię) i pozwala wszystkim pracować bardziej autonomicznie i efektywnie.

Planuj z wyprzedzeniem 

Zamiast wysyłać wiadomość brzmiącą:

“Cześć Linda, czy mogłabyś teraz wysłać mi zaktualizowaną listę kontrolną dla naszego zespołu sprzedażowego?”

Mogłabyś powiedzieć:

“Cześć Linda, potrzebuję zaktualizowanej listy kontrolnej dotyczącej wdrożenia dla naszego zespołu sprzedażowego za trzy dni.”

Planowanie daje pracownikom czas na przygotowanie się i eliminuje presję na natychmiastowe wykonywanie zadań.

Upewnij się, że wszyscy mają dostęp do odpowiednich dokumentów 

Sprawdź ustawienia udostępniania dokumentów i upewnij się, że twoi współpracownicy mają dostęp do odpowiednich plików. Może to się wydawać drobnostką, ale jeśli ktoś musi poprosić o dostęp, może to spowodować niepotrzebne opóźnienia wynoszące kilka godzin, a nawet cały dzień. 

Używaj wątków do skutecznej komunikacji 

Celem wątków jest ułatwienie prowadzenia rozmów tekstowych. Dyskusje e-mailowe są fragmentaryczne i zamykają informacje w skrzynce odbiorczej, gdzie mogą być dostępne tylko dla nadawcy i odbiorcy.

Wątki są świetne do rozmów, w których wielu członków zespołu może dzielić się pomysłami i podejmować decyzje.

Przed spotkaniami używaj wątków, aby dzielić się istotnymi informacjami, które pomogą twojemu zespołowi zrozumieć temat spotkania. Po spotkaniu kontynuuj wątek, aby ci, którzy nie mogli uczestniczyć, mogli znaleźć informacje. Możesz podzielić się linkiem do nagrania ze spotkania w wątku, a każdy, kto zada pytanie, otrzyma odpowiedzi bezpośrednio w wątku.

Narzędzia do komunikacji takie jak Slack pozwalają zarządzać projektami grupowymi, dodając zadania bezpośrednio do wątków dyskusyjnych projektów. Zamiast przeszukiwania różnych niepowiązanych rozmów, twój zespół może szybko znaleźć odpowiedni wątek wraz z informacjami, które potrzebują, aby rozpocząć. 

Wyłącz powiadomienia podczas pracy

Powiadomienia psują twoją produktywność. Ciągłe czekanie na dźwięk powiadomienia z telefonu lub komputera powoduje, że jesteś w stanie hiperreagowania. Za każdym razem, gdy odpowiadasz, zajmuje to 25 minut na powrót do tematu, co skutkuje utratą produktywności.

Zamiast tego używaj bloków czasowych, aby uzyskać więcej z każdego dnia. Jeśli pracujesz 8 godzin dziennie, możesz sprawdzić powiadomienia co trzy godziny i odpowiedzieć za jednym razem.

Jako menedżer

Wiedz, kiedy używać komunikacji asynchronicznej and synchronicznej

Co możesz komunikować za pomocą e-maila, w wątku lub poprzez wideokonferencję Zoom?

Choć członkowie zespołu mogą ustawiać swoje godziny pracy w ramach komunikacji asynchronicznej, ważne jest, aby menedżerowie wiedzieli, kiedy oczekiwać (lub nie oczekiwać) odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Ustanów protokół dla sytuacji, które wymagają natychmiastowej odpowiedzi, i stwórz dedykowany kanał, aby pracownicy wiedzieli, aby natychmiast odpowiadać, gdy otrzymują takie wiadomości.

Na przykład, gdy twoja strona internetowa jest niedostępna, jest to sytuacja awaryjna i wymaga działania wszystkich, aby natychmiast ją naprawić. Raport dotyczący zadania, które ma być wykonane w przyszłym tygodniu, można komunikować za pośrednictwem Slacka lub wysłać przypomnienie w Asanie.

Miej jasne procesy komunikacyjne 

Jednym z największych powodów, dla których komunikacja asynchroniczna kończy się niepowodzeniem, jest brak zasad dotyczących komunikacji. Dlatego ważne jest, aby ustanowić bardzo jasne oczekiwania dotyczące tego, w jaki sposób ludzie rozmawiają ze sobą. Gdy robisz to poprawnie, zmniejszasz ryzyko niedomówień lub błędnego przekazywania informacji. 

Rozważ, aby pracownicy ustalili określone godziny pracy, w których będą przy komputerze i dostępni do pracy. Wykorzystuj różne etykiety, nazwy i ustalenia tematów w swoich kanałach Slack, aby pracownicy wiedzieli, jakie rozmowy powinni prowadzić.

Zdefiniuj pilność 

Uszkodzona publiczna funkcja na stronie internetowej lub w aplikacji jest pilnym problemem roboczym. Pytanie, który kolor karteczek Post-it® preferuje twój zespół, nie jest takim. Jeśli nie znajdziesz sposobu, aby rozróżnić obie sytuacje, każda przychodząca wiadomość e-mail lub Slack będzie wydawała się czymś pilnym. 

Aby komunikacja asynchroniczna mogła działać, pracownicy będą musieli znać różnicę między pilnymi sprawami a tymi, które mogą poczekać.

Ustanów wytyczne dotyczące tego, co w rzeczywistości stanowi pilną sprawę oraz jak najlepiej to zasygnalizować. Miej ustalony plan działania dotyczący tego, kogo skontaktować, jakie kroki podjąć i jak udokumentować problem. 

Chcesz głębiej zająć się najlepszym sposobem radzenia sobie z problemami komunikacyjnymi w pracy? Sprawdź nasz post na temat naszego podejścia do komunikacji wewnętrznej w Guru.

Oceń pracowników na podstawie wyników i rezultatów 

Wyjaśnij pracownikom, że będą oceniani na podstawie wkładów w cele zespołu, a nie na podstawie tego, ile godzin spędzili w pracy. 

Pracownicy mogą ustalać swoje godziny pracy, o ile są produktywni. Jeśli wolą pracować trzy godziny rano i cztery godziny wieczorem, aby mieć nieprzerwaną głęboką pracę, to w porządku, o ile osiągną swoje miesięczne cele.

Znieś sztywne godziny pracy

Wprowadzenie elastycznego harmonogramu pracy pozwala rekrutować najlepsze talenty z całego świata. Naturalnie skłonisz się do komunikacji asynchronicznej, gdy wszyscy nie mogą być online w tym samym czasie. 

Zaplanuj asynchroniczne spotkania

Kiedy w twoim zespole jest wiele zależności, kończysz z większą liczbą spotkań. Zanim Rick prześle aktualizację klientowi o błędzie, który klient znalazł, musi skonsultować się z Anną z działu inżynieryjnego, aby sprawdzić, czy problem został rozwiązany. Nikt nie wie, nad czym pracuje każdy, co prowadzi do spotkań i długich wątków e-mailowych.

Używaj zdalnych spotkań, aby wprowadzić spotkania asynchroniczne. To sposób dla zespołów na dzielenie się tym, nad czym pracują, bez zakłócania ich pracy.

Kilka sposobów, aby to zrobić to:

• Centralny portal, w którym zespoły dzielą się projektami, nad którymi pracują każdego dnia.
• Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Asana, w którym tworzysz przepływy pracy i śledzisz postępy w wielu projektach
• Narzędzie do wiadomości, takie jak Slack, w którym zespoły mogą publikować, nad czym pracują i które płynnie integruje się z wewnętrznymi platformami komunikacyjnymi jak Guru.

Zachęcaj do rutyn, ale nie wracaj do starych nawyków 

Choć istnieje mniejsze zapotrzebowanie na utrzymywanie tradycyjnych godzin pracy w warunkach pracy zdalnej, zachęcaj swój zespół do posiadania rutyny pracy, która zastąpi stary harmonogram 9-17.

Jako lider zespołu możesz ustalić:

• Czasy na cotygodniowe przeglądy, podczas których wszyscy powinni być obecni
• Oś czasu na odpowiedzi na e-maile i wiadomości w Slack (może wynosić 12-24 godziny)
• Procedury komunikacji dla osób w różnych strefach czasowych i w przypadku sytuacji awaryjnej

Buduj zaufanie, niezależność i odpowiedzialność w swojej kulturze pracy 

Zaufanie i niezależność to wartości, na których oparta jest komunikacja asynchroniczna. Musisz ufać, że twój zespół dostarczy na czas, aby współpracownicy nie musieli się martwić, że ktoś nie dotrzymał słowa. Gdy pracownicy pracują niezależnie, bez bycia mikro-zarządzanym, sprzyja to innowacjom i buduje ich pewność siebie.

Pozwólmy ludziom na trochę luzu. Jeszcze do niedawna było niemal niemożliwe, aby praca asynchroniczna... działała. Dzięki innowacjom w nowoczesnej technologii, praca zdalna jest łatwiejsza niż kiedykolwiek, ale ważne jest, aby pamiętać, że środowisko pracy, które teraz cieszymy się, nie byłoby możliwe 20 lat temu, a nawet 10 lat temu w niektórych przypadkach. 

Pamiętaj, że ty i twoi koledzy pracujecie razem z jakiegoś powodu. Wszyscy zostaliście uznani za efektywnych, utalentowanych i zdolnych pracowników. O ile ktoś nie dał ci powodu do wierzenia, że nie potrafi poradzić sobie z odpowiedzialnością, która wiąże się z pracą asynchroniczną, uważaj, że potrafi poradzić sobie z następnym krokiem w twoim środowisku pracy.

Ułatwiaj dostęp do informacji za pomocą systemu zarządzania wiedzą 

81% pracowników czuje frustrację, gdy nie mogą uzyskać informacji, które potrzebują, aby zakończyć zadanie. 

Wewnętrzny system zarządzania wiedzą (KM) minimalizuje potrzebę zadawania pytań przez pracowników. Staje się centralnym repozytorium wszystkich dokumentów firmowych, takich jak onboarding pracowników, dokumentacja procesów, wytyczne dotyczące publikacji i wartości marki. System, który wybierzesz, powinien być intuicyjny, łatwy do wyszukiwania i integrujący się z twoim codziennym przepływem pracy.

Wykorzystuj dobrze czas spotkań

Już wcześniej powiedzieliśmy, że przyjęcie modelu komunikacji asynchronicznej nie oznacza, że odrzucasz pracę synchroniczną. Kiedy jesteś częścią rozproszonej siły roboczej, każde spotkanie ma znaczenie. Pandemia zmusiła nas do dokładnego spojrzenia na to, jak wykorzystywaliśmy nasze czasy spotkań i naprawdę zastanowienia się nad najlepszym sposobem wykorzystania czasu wszystkich. 

Poświęć czas na zastanowienie się nad celem spotkania i głównymi celami, zanim otworzysz narzędzie do planowania. Zadaj sobie pytanie, czy to coś, co musi być omawiane na żywo, czy można to samo osiągnąć po wysłaniu e-maila lub wiadomości w Slack.

Praca przed spotkaniem może być cennym narzędziem dla osób pracujących asynchronicznie. Posiadanie ludzi, którzy przeglądają dokumenty, oglądają filmy lub przychodzą przygotowani z pytaniami lub pomysłami przed oficjalnym spotkaniem, może skrócić czas spotkania i sprawić, że czas, który spędzasz razem, jest jeszcze bardziej efektywny. 

I nie zapomnij o wartości nagranych spotkań. Pomimo twoich najlepszych starań, będą momenty, w których niektórzy ludzie nie będą mogli się spotkać. Nagrane spotkania mogą przekazać ludziom informacje które potrzebują, aby kontynuować pracę.

Zainwestuj w działania integracyjne zespołu 

Kiedy przyjmujesz komunikację asynchroniczną, masz mniej okazji, aby zespoły mogły połączyć się osobiście lub zintegrować, zwłaszcza gdy jesteś zdalnie. 

Możesz wypełnić lukę, organizując regularne działania, które promują budowanie relacji i jedność zespołu. Na przykład możesz zorganizować comiesięczne piątkowe zajęcia, napoje przez Zoom, aby nadrobić zaległości, lub biuletyny osobiste co pół roku.

Daje to twojemu zespołowi coś, na co mogą czekać w dni, gdy czują się izolowani lub zdemotywowani.

Używaj narzędzi, które wspierają komunikację asynchroniczną 

Guru 

Guru to wewnętrzne narzędzie komunikacyjne i platforma dzielenia się wiedzą, które dostarcza zweryfikowaną informację od ekspertów w twoim zespole. Informacje mogą być dostępne dla pracowników tam, gdzie pracują. Pomyśl o Guru jak o firmowej wiki, która integruje się z twoim przepływem pracy, dzięki czemu zawsze masz informacje potrzebne do wykonywania pracy.

Google Workspace

Google Workspace to zbiór narzędzi obliczeniowych w chmurze i produktywności, które ułatwiają współpracę nad projektami w jednym miejscu. Narzędzia w Google Workspace obejmują Czaty, Gmaila, Kalendarz, Dokumenty, Prezentacje, Arkusze, Formularze i Dysk.

Wielu ludzi może współpracować nad dokumentem, pozostawiając komentarze tam, gdzie coś jest niejasne, i rozwiązując problemy w czasie rzeczywistym. Wszystko jest zapisane na Dysku Google, więc nie musisz się martwić o utratę dokumentów lub dostęp do plików.  

Aplikacje do przesyłania wiadomości

Aplikacje do przesyłania wiadomości, takie jak Slack i Microsoft Teams eliminują potrzebę długich dyskusji w wątkach e-mailowych i usprawniają komunikację za pomocą platformy do przesyłania wiadomości. 

Możesz organizować tematy w kanałach dla różnych zespołów, aby poprawić jakość i trafność rozmów. Członkowie zespołu mogą wybierać, jak chcą otrzymywać powiadomienia na podstawie tematów, które ich interesują, lub dostępności. 

Na szczęście, Slack nie pokazuje potwierdzenia przeczytania, co zmniejsza presję, aby odpowiedzieć natychmiast po otrzymaniu prywatnej wiadomości.

Asana

Użyj Asany do przydzielania projektów i terminów twoim współpracownikom bez wysyłania e-maila lub organizowania spotkania. Możesz oznaczać swoich pracowników, komentować projekty i nawet łączyć kluczowe dokumenty projektowe w Asanie, aby zapewnić wszystko, co potrzebne do efektywnego wykonania pracy. 

Loom

Loom to narzędzie do przesyłania wiadomości wideo, w którym możesz zarejestrować swój ekran, twarz i głos, aby tworzyć filmy i udostępniać je natychmiast za pośrednictwem e-maila lub linku. Możesz używać Looma do dokumentowania procesów, wprowadzania nowych pracowników i dzielenia się wiedzą ze swoimi kolegami.

Jako narzędzie do komunikacji asynchronicznej wysyłasz wiadomości wideo w swoim własnym czasie, a twój kolega odbiera wideo w swoim tempie. To świetny sposób na wyjaśnienie planu rozwoju produktu, pokazanie kolegom, jak naprawić błąd lub wyjaśnienie, dlaczego podjąłeś określone decyzje.

Uważaj na tworzenie kultury „zawsze dostępnej”

Przeciążenie współpracy występuje, gdy pracownik spędza zbyt dużo czasu na odpowiadaniu na prośby i angażowaniu się w zespół na szkodę własnej pracy. Kilka przyczyn przeciążenia współpracy to:

Priorytetowanie komunikacji nad produktywnością 

Według Harvard Business Review, pracownicy obecnie spędzają 50% więcej czasu na współpracy niż 20 lat temu. 

Myśl 80% dnia roboczego na komunikację mailową, 15% czasu w firmie na spotkania, oraz ponad 200 wiadomości na Slacku dziennie. Czas pracowników jest cenny, a firmy powinny ocenić, czy obecne praktyki komunikacji wewnętrznej są odpowiednie czy też przynoszą szkody.

Ten trend ciągłej komunikacji oznacza, że cały dzień jest zorganizowany wokół spotkań z przerwami poświęconymi na podstawowe funkcje zawodowe. Zwykle to prowadzi do tego, że pracownicy pracują w nadgodzinach w dni powszednie i weekendy (bez dodatkowego wynagrodzenia), aby dokończyć przypisane zadania.

Niekonieczna presja na pracowników, by zawsze być dostępnym 

Jeśli pracownicy są zawsze zaangażowani w komunikację na żywo, to nie mają kontroli nad swoimi harmonogramami. Zamiast ustalać własne agendy i być produktywnym, twój zespół spędza dzień, odpowiadając na prośby. Aby zrekompensować stracony czas, pracują szybciej, co prowadzi do większej presji, wyższego poziomu frustracji i stresu. Wynikiem jest wypalenie zawodowe i brak motywacji do przychodzenia do pracy.

Niskiej jakości rozmowy 

Pierwsza odpowiedź prawdopodobnie nie jest twoją najlepszą odpowiedzią. Kiedy musisz odpowiedzieć natychmiast, nie ma czasu na przemyślenie odpowiedzi i udzielenie przemyślanej odpowiedzi, ponieważ jesteś pod presją.  Jakość rozmowy cierpi, a rozwiązania często są poniżej standardu.

Praca zdalna to trend, który pozostaje: promuj efektywność kosztem ciągłej komunikacji

Przyszłość pracy jest zróżnicowana i rozproszona. Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że nie muszą znajdować się w tej samej strefie czasowej, aby osiągnąć wyniki. Dlatego teraz sukces zależy od wyników i produktywności, a nie od tego, ile godzin się pojawiasz.

Przyjęcie systemu asynchronicznego umożliwia korzystanie z najlepszych talentów na całym świecie. Daje to twojemu zespołowi autonomię w wyborze godzin, kiedy są najbardziej produktywni i maksymalizują wydajność, bez konieczności bycia zawsze online. To świetny sposób na wykonanie głębszej pracy, odłączenie się, gdy jest to konieczne, i powrót naładowanym.

W przypadku tych sytuacji, gdy potrzebujesz rozmów twarzą w twarz, wybierz narzędzia łączące synchronizację z komunikacją asynchroniczną dla usprawnienia pracy.