What is asynchronous communication? 

Asynchronous communication means interaction without real-time conversation — replies can be delayed. A good example is email. In this approach, people aren't scheduling meetings and responses are less time-sensitive.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

For example, if you’ve sent an email requesting a document from a team member, rather than expecting an immediate response, you’re patient and wait for them to respond later on. There's a growing body of evidence that shows the productivity benefits of not responding to all requests the moment they come in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Types of synchronous vs asynchronous communication

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchronous operations can happen at the same time — you can move to the next step while another step finishes.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchronous communication happens on your own time and doesn’t need scheduling.

In this article, we'll explore everything you need to know about synchronous vs asynchronous communication, in general.

Why should you move toward asynchronous communication? 

A Stanford study of 16,000 employees revealed that remote workers are 13% more productive. In another review, a company that switched to remote work recorded an increased $1.3 billion annual value. 

No more rush-hour commute to work, inhaling carbon-fueled air, engaging in office politics, or having to always be present even when you don’t feel like it. You have more time to dedicate to your family and hobbies because you’ve regained control of your day and how you plan your activities.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In a remote-first, fully asynchronous environment, you wake up when you want to, see the emails sitting in your inbox, and feel no pressure to reply. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

While many companies are convinced that remote work is the future, they are also struggling with how to hand control over to their employees and adopt async communication — even when the benefits include a happier workforce, reduced overhead costs, and the ability to hire top talent from anywhere in the world.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. When a message or request is sent, there’s an immediate response.

Synchronous communication is common in a physical work location where managers can walk up to a team member’s office and ask for a document or question about a process. Work hours and break times are preset, and there’s a ton of pressure to always be available.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

While synchronous communication is instantaneous, there’s an expected lag in asynchronous communication. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Examples of asynchronous communication

Messaging software: Messaging software like Microsoft Teams and Slack is helpful for employee communication and collaboration. You send a message and the recipient replies when they come online.

Email: There’s no pressure to respond instantly to work emails. Employees can reply at a convenient time with tools like Gmail and Outlook. 

Video recording: Video recordings or demos work great when you need to explain a process. Popular video recording tools include Zoom and Loom.

Cloud collaboration: With tools like Google Workspace and Microsoft Teams, you can collaborate on documents with your teammates, make edits, and leave comments they can address at a convenient time.   

Video libraries: A video library is a collection of training videos that employees can watch as part of the onboarding process or regular training intervals. You can integrate Guru with learning management software like Lessonly and Skilljar to help employees learn at their own pace.

Project management software: Project management tools are a great way to collaborate on projects, communicate deliverables and track project activity. Examples to explore with Guru include Asana and Trello. 

Wikis and intranets: Wikis and intranets serve as the single source of truth within an organization. It’s a repository of company documents, processes, and other resources employees need to perform their job functions. With an intranet CMS like Guru, anyone can create content and share verifiable knowledge so employees are always using best practices.

What are the benefits of asynchronous communication?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. It allows you to think through a particular idea, gather your thoughts, and offer responses when you’re ready. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Since async communication doesn't require remote workers to be connected at the same time, you can send a message to an employee in Europe from your apartment in San Francisco and they’ll respond later in the day when they sit at their workstation.

Increased productivity 

In a synchronous environment, the average employee spends 12 hours per week preparing and attending meetings. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Not to mention, employees can skyrocket productivity with asynchronous information sharing to save time and stress.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

To be clear, we’re not asking you to ditch real-time communication entirely. There are situations where it makes sense.

Remote work, for example,  can be extremely isolating. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

It’s also useful when you want to discuss sensitive topics, give critical feedback, performance review, or brainstorm a lot of ideas at once.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• You spend an entire day replying to an endless email thread instead of finishing that task that’s due in an hour

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Don’t micromanage but stay available when they need help getting past a roadblock. 

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Combine async and synchronous communication and you’ll have a happy team with a healthy work-life balance.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

It’s harder to misunderstand or lose context when you write. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Unfortunately, unless you’re working in a really cool top-secret program we probably shouldn’t know about, people are going to need plenty of reminders about rules for work and communication.  

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

It’s important to not limit yourself to written documents when you’re thinking about the best way to communicate certain things. วิดีโอการสอน, อินโฟกราฟิก และไฟล์เสียงสามารถเป็นวิธีที่ดีในการทำให้คนได้ข้อมูลอย่างต่อเนื่อง. 

การมีเอกสารที่ถูกต้องทำให้คนมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลสามารถเข้าถึงได้และเข้าใจง่าย. นี่สามารถช่วยลดการส่งข้อความไปมาที่ไม่มีที่สิ้นสุด (การทักทายแบบยาว) และทำให้ทุกคนทำงานได้อย่างอิสระและมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

วางแผนล่วงหน้า 

แทนที่จะส่งข้อความที่อ่านว่า:

“สวัสดีลินดา, คุณช่วยส่งรายการตรวจสอบการเริ่มต้นงานที่อัปเดตแล้วสำหรับทีมขายของเราได้ไหมตอนนี้?”

คุณอาจพูดว่า:

“สวัสดีลินดา ฉันต้องการรายการตรวจสอบการอบรมที่อัปเดตสำหรับทีมขายของเราในสามวัน”

การวางแผนทำให้พนักงานมีเวลาเตรียมตัวและขจัดความกดดันในการทำงานทันที.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าถึงเอกสารที่ถูกต้อง 

ตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์เอกสารของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่เหมาะสม. นี่อาจดูเหมือนเล็กน้อย แต่หากใครต้องการขอสิทธิ์เข้าถึง มันสามารถทำให้เกิดความล่าช้าที่ย unnecessary หรือแม้กระทั่งหนึ่งวันเต็ม. 

ใช้เธรดในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ 

วัตถุประสงค์ของเธรดคือทำให้การสนทนาผ่านข้อความเป็นเรื่องง่าย. การสนทนาทางอีเมลนั้นแตกกระจายและล็อคข้อมูลไว้ในกล่องจดหมายที่สามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ส่งและผู้รับเท่านั้น.

เธรดเหมาะสำหรับบทสนทนาที่สมาชิกหลายคนในทีมสามารถแชร์ความคิดและตัดสินใจได้.

ก่อนการประชุม ให้ใช้เธรดในการแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจเรื่องที่พูดถึง. หลังการประชุม ให้ดำเนินการสนทนาต่อไปเพื่อให้ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมสามารถค้นหาข้อมูลได้ คุณสามารถแชร์ลิงก์ไปยังวิดีโอการประชุมในเธรดและผู้ที่ตั้งคำถามจะได้รับคำตอบโดยตรงในเธรด.

เครื่องมือสื่อสาร เช่น Slack อนุญาตให้คุณจัดการโครงการกลุ่มโดยการเพิ่มงานลงในเธรดการสนทนาเกี่ยวกับโครงการ. แทนที่จะต้องไปผ่านบทสนทนาที่แตกสลายหลากหลาย ทีมของคุณสามารถค้นหาเธรดที่เกี่ยวข้องพร้อมข้อมูลที่พวกเขาต้องการเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว. 

ปิดการแจ้งเตือนเมื่อทำงาน

การแจ้งเตือนทำลายประสิทธิภาพของคุณ. มันทำให้คุณอยู่ในสถานะการตอบสนองอย่างรวดเร็วเมื่อคุณรอเสียงการแจ้งเตือนจากสมาร์ทโฟนหรือเดสก์ท็อปอยู่เสมอ ทุกครั้งที่คุณตอบกลับจะใช้เวลา 25 นาที เพื่อกลับไปติดตามงาน ซึ่งส่งผลให้เกิดการสูญเสียประสิทธิภาพ.

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ให้ใช้เฉพาะช่วงเวลาในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น. หากคุณทำงานวันละ 8 ชั่วโมง คุณสามารถตรวจสอบการแจ้งเตือนทุกๆ 3 ชั่วโมงและตอบกลับในครั้งเดียว.

ในฐานะผู้จัดการ

รู้ว่าเมื่อไหร่ควรใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส vs ซิงโครนัส

คุณสามารถสื่อสารอะไรผ่านอีเมล ในเธรด หรือผ่านการประชุมทาง Zoom?

ในขณะที่สมาชิกในทีมสามารถตั้งเวลาทำงานของตนเองภายใต้การสื่อสารแบบไม่ซิงโครไนซ์ ผู้จัดการต้องรู้ว่าจะคาดหวัง (หรือไม่คาดหวัง) การตอบสนองแบบเรียลไทม์เมื่อใด

กำหนดโปรโตคอลสำหรับสถานการณ์ที่ต้องการการตอบสนองทันทีและสร้างช่องทางเฉพาะเพื่อให้พนักงานรู้ว่าจะต้องตอบกลับทันทีเมื่อได้รับข้อความดังกล่าว.

ตัวอย่างเช่นเว็บไซต์ของคุณที่ไม่สามารถเข้าถึงได้เป็นเหตุฉุกเฉินและต้องการช่วยกันแก้ไขทันที. รายงานสำหรับงานที่ครบกำหนดในสัปดาห์หน้าสามารถส่งผ่าน Slack หรือส่งเตือนใน Asana

ต้องมีขั้นตอนการสื่อสารที่ชัดเจนไว้ 

หนึ่งในเหตุผลที่ใหญ่ที่สุดที่การสื่อสารแบบไม่ซิงโครไนซ์มักล้มเหลวคือคนไม่มีข้อกำหนดเกี่ยวกับการสื่อสาร นี่คือเหตุผลที่สำคัญที่จะต้องกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนมากเกี่ยวกับวิธีที่ผู้คนพูดคุยกัน เมื่อคุณทำในสิ่งที่ถูกต้องแล้ว คุณจะลดโอกาสในการเข้าใจผิดหรือสื่อสารข้อมูลอย่างไม่ถูกต้อง. 

พิจารณาการมีพนักงานสร้างเวลาทำงานที่กำหนดไว้ซึ่งพวกเขารู้ว่าจะอยู่ที่คอมพิวเตอร์และสามารถทำงานได้ ใช้ป้าย ชื่อ และการตั้งค่าเรื่องแตกต่างกันในช่อง Slack ของคุณเพื่อให้พนักงานรู้ว่าบทสนทนาไหนที่พวกเขาควรทำในนั้น

กำหนดความเร่งด่วน 

คุณสมบัติสาธารณะที่เสียหายในเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันเป็นปัญหางานที่เร่งด่วน. คำถามเกี่ยวกับสีของ Post-it® ที่ทีมของคุณชอบนั้นไม่ใช่. ถ้าคุณไม่หาวิธีแยกแยะระหว่างทั้งสอง ทุก ๆ อีเมลหรือ Slack ที่เข้ามาจะรู้สึกเหมือนเป็นสถานการณ์ฉุกเฉิน

เพื่อให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทำงานได้ดี ผู้ร่วมงานจะต้องรู้ความแตกต่างระหว่างเรื่องเร่งด่วนกับเรื่องที่สามารถรอได้.

ตั้งค่าหมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าเป็นเรื่องเร่งด่วนจริงและวิธีการที่ดีที่สุดในการทำเครื่องหมาย. มีแผนการดำเนินการที่กำหนดไว้ว่าควรติดต่อใคร ขั้นตอนที่ถูกต้องคืออะไร และควรบันทึกปัญหาอย่างไร. 

คุณต้องการดำดิ่งลึกลงไปในวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหาการสื่อสารที่ทำงานหรือไม่? ตรวจสอบโพสต์ของเราที่ วิธีการของเราในการสื่อสารภายใน ที่ Guru.

ประเมินสมาชิกในทีมตามผลลัพธ์และผลลัพธ์ 

ทำให้พนักงานเข้าใจชัดเจนว่าพวกเขาจะถูกตัดสินจากการมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ของทีมไม่ใช่จากจำนวนชั่วโมงที่พวกเขาใช้ในงาน

พนักงานสามารถตั้งเวลาทำงานของตนได้ตราบใดที่พวกเขามีประสิทธิภาพ. ถ้าพวกเขาชอบทำงานสามชั่วโมงในตอนเช้าและสี่ชั่วโมงในตอนเย็นเพื่องานที่หนักแน่น ไม่เป็นไรตราบเท่าที่พวกเขาบรรลุเป้าหมายประจำเดือนของพวกเขา

ยกเลิกเวลาทำงานที่เข้มงวด

การใช้ตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นทำให้คุณสามารถสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถจากทุกมุมโลก. คุณจะดึงคนไปที่การสื่อสารแบบไม่ซิงโครไนซ์ตามธรรมชาติเมื่อทุกคนไม่สามารถออนไลน์ในเวลาเดียวกันได้

ตั้งค่าเช็คอินแบบอะซิงโครนัส

เมื่อมีความขึ้นอยู่กับกันมากในทีมของคุณ คุณจะมีการประชุมมากขึ้น ก่อนที่ Rick จะส่งการอัปเดตให้ลูกค้าเกี่ยวกับข้อบกพร่องที่ลูกค้าเจอ เขาต้องตรวจสอบกับ Anna จากฝ่ายวิศวกรรมเพื่อดูว่าสำหรับข้อที่บกพร่องได้ถูกแก้ไขแล้วหรือยัง. ไม่มีใครรู้ว่าพวกเขาทุกคนทำงานอะไร ซึ่งนำไปสู่การประชุมและอีเมลที่ยาวนาน.

ใช้การเช็คอินทางไกลเพื่อทำให้การประชุมเป็นแบบอะซิงโครนัส. มันเป็นวิธีที่ทีมจะแบ่งปันสิ่งที่พวกเขากำลังทำโดยไม่ทำให้การทำงานของพวกเขาถูกรบกวน

วิธีการเล็กน้อยที่คุณสามารถทำได้ ได้แก่:

• พอร์ทัลกลางที่ทีมแชร์โครงการที่พวกเขากำลังทำในแต่ละวัน
• เครื่องมือจัดการโครงการ เช่น Asana ที่คุณสร้างการทำงานภายในและติดตามความก้าวหน้าในหลาย ๆ โครงการ
• เครื่องมือด้านการสื่อสารอย่าง Slack ที่ทีมสามารถโพสต์สิ่งที่พวกเขากำลังทำและมันบูรณาการอย่างไร้รอยต่อกับ แพลตฟอร์มการสื่อสารภายใน เช่น Guru

สนับสนุนกิจวัตร แต่ไม่ย้อนกลับไปยังนิสัยเดิม 

ในขณะที่มีความจำเป็นน้อยลงในการรักษาชั่วโมงทำงานแบบเก่าภายในสภาพแวดล้อมระยะไกล ส่งเสริมให้ทีมของคุณมีรูทีนการทำงานที่แทนที่กำหนดการ 9-5 เก่า

ในฐานะผู้นำทีม คุณสามารถตั้งค่า:

• เวลาสำหรับการเช็คอินประจำสัปดาห์เมื่อทุกคนควรเข้าร่วม
• ระยะเวลาสำหรับการตอบสนองทางอีเมลและข้อความใน Slack (อาจเป็น 12-24 ชั่วโมง)
• ขั้นตอนในการสื่อสารสำหรับผู้ที่อยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกันและกรณีฉุกเฉิน

สร้างความไว้วางใจ ความเป็นอิสระ และความรับผิดชอบในวัฒนธรรมการทำงานของคุณ 

ความไว้วางใจและความเป็นอิสระคือค่าใช้จ่ายที่การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสร้างขึ้น. คุณต้องเชื่อว่าทีมของคุณจะส่งมอบตามเวลาที่กำหนด เพื่อที่เพื่อนร่วมทีมจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับใครที่ไม่รักษาคำพูดของพวกเขา เมื่อพนักงานทำงานอย่างอิสระโดยไม่ต้องมีการควบคุมที่เข้มงวด มันกระตุ้นนวัตกรรมและสร้างความมั่นใจขึ้น.

ให้เราตัดคนบางส่วนที่ต้องการการผ่อนปรน เมื่อไม่นานมานี้ การทำงานแบบอะซิงโครนัสแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย. ขอขอบคุณนวัตกรรมในเทคโนโลยีสมัยใหม่ การทำงานระยะไกลจึงง่ายกว่าที่เคย แต่สิ่งสำคัญคือการเตือนให้รู้ว่าสภาพแวดล้อมการทำงานที่เราเพลิดเพลินในตอนนี้จะเป็นไปไม่ได้หากย้อนกลับไป 20 ปี หรือแม้กระทั่งในกรณีบางอย่าง 10 ปีที่แล้ว 

จำไว้ว่าคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังทำงานร่วมกันด้วยเหตุผล. ทุกคนถูกพิจารณาว่าเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพ มีพรสวรรค์ และมีความสามารถ เว้นแต่จะมีใครสักคนให้เหตุผลที่ทำให้คุณเชื่อว่าพวกเขาไม่สามารถรับผิดชอบที่มาพร้อมกับการทำงานแบบไม่ซิงโครไนซ์ได้ เชื่อว่าพวกเขาสามารถรับมือกับขั้นตอนถัดไปในสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณได้

ทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายด้วยระบบการจัดการความรู้ 

81% ของพนักงาน รู้สึกหงุดหงิดเมื่อไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงานได้ 

ระบบ การจัดการความรู้ (KM) ภายในช่วยลดความต้องการที่พนักงานต้องถามคำถาม. มันกลายเป็นคลังข้อมูลกลางสำหรับเอกสารบริษัททั้งหมด เช่น การเริ่มต้นงานของพนักงาน, เอกสารกระบวนการ, แนวทางการเผยแพร่ และค่านิยมของแบรนด์. ระบบที่คุณเลือกควรใช้งานง่าย ค้นหาได้ง่ายและรวมเข้ากับการทำงานของคุณ.

ใช้เวลาในการประชุมของคุณให้มีประสิทธิภาพ

เรากล่าวไว้ก่อนหน้านี้ว่าการยอมรับโมเดลการสื่อสารแบบไม่ซิงโครไนซ์ไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังปฏิเสธการทำงานแบบซิงโครไนซ์ เมื่อคุณอยู่ในส่วนหนึ่งของการทำงานที่กระจายอยู่ การประชุมแต่ละครั้งมีค่า การระบาดใหญ่บังคับให้เรามองอย่างถี่ถ้วนว่าทำการประชุมของเราเวลาใดและคิดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการใช้งานเวลาของทุกคน

ใช้เวลาในการคิดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมและเป้าหมายหลักก่อนที่คุณจะเปิดเครื่องมือในการจัดตารางนัดหมาย ถามตัวเองว่านี่เป็นสิ่งที่ควรพูดคุยสด หรือว่าคุณสามารถทำได้เหมือนกับการส่งอีเมลหรือ Slack.

การทำงานก่อนการประชุมสามารถเป็นเครื่องมือที่มีค่าให้กับผู้ที่ทำงานอย่างอะซิงโครนัส. การให้ผู้คนตรวจสอบเอกสาร ดูวิดีโอ หรือเตรียมคำถามหรือตัวอย่างไอเดียก่อนที่คุณจะมีการประชุมอย่างเป็นทางการสามารถลดเวลาการประชุมและทำให้เวลาในการทำงานร่วมกันมีผลกระทบมากขึ้น. 

และอย่าลืมเกี่ยวกับคุณค่าของการประชุมที่บันทึกไว้ แม้ว่าคุณจะพยายามดีที่สุด แต่ก็จะมีบางครั้งที่บางคนไม่สามารถเข้าร่วมได้ การประชุมที่บันทึกไว้สามารถ ให้ข้อมูลแก่ผู้คน ที่พวกเขาต้องการในการทำงานต่อ.

ลงทุนในกิจกรรมเชื่อมทีม 

เมื่อคุณนำการสื่อสารแบบไม่ซิงโครไนซ์ไปใช้ จะมีโอกาสน้อยลงสำหรับทีมในการติดต่อกันแบบพบปะกันหรือสังคม โดยเฉพาะเมื่อคุณทำงานระยะไกล 

คุณสามารถเติมความว่างเปล่านี้โดยการจัดกิจกรรมประจำที่ส่งเสริมการสร้างความสัมพันธ์และความเชื่อมโยงของทีม. ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดชั่วโมงเกมในวันศุกร์ ประชุมทาง Zoom เพื่อพบปะ พูดคุย หรือ retreat แบบตัวต่อตัวทุกปี.

มันให้ทีมของคุณมีสิ่งที่ต้องรอคอยในวันที่พวกเขารู้สึกโดดเดี่ยวหรือขาดแรงจูงใจ.

ใช้เครื่องมือที่ส่งเสริมการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส 

Guru 

Guru เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในและแพลตฟอร์มการแชร์ความรู้ที่ให้ข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วจากผู้เชี่ยวชาญในทีมของคุณ. ข้อมูลนี้สามารถเข้าถึงได้โดยพนักงานโดยตรงที่ทำงาน. คิดถึง Guru เหมือนกับ Wiki ของบริษัทที่รวมเข้ากับการทำงานของคุณเพื่อให้คุณมีข้อมูลที่คุณต้องการในการทำงาน.

Google Workspace

Google Workspace เป็นชุดเครื่องมือการประมวลผลและการทำงานร่วมกันผ่านคลาวด์ที่ทำให้การทำงานร่วมกันในโครงการเป็นเรื่องง่าย. เครื่องมือใน Google Workspace ประกอบด้วย Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms และ Drive.

หลายคนสามารถทำงานร่วมกันในเอกสาร ทิ้งความคิดเห็นเมื่อมีสิ่งที่ไม่ชัดเจนและแก้ไขปัญหาได้ทันที. ทุกอย่างถูกจัดเก็บใน Google Drive ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการสูญเสียเอกสารหรือการเข้าถึงไฟล์  

แอพส่งข้อความ

แอปส่งข้อความเช่น Slack และ Microsoft Teams กำจัดความต้องการในการสนทนาที่ยาวนานทางอีเมลและทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นผ่านแพลตฟอร์มการส่งข้อความ. 

คุณสามารถจัดระเบียบหัวข้อโดยช่องสำหรับทีมที่แตกต่างกันเพื่อปรับปรุงคุณภาพและความเกี่ยวข้องของบทสนทนา. สมาชิกในทีมสามารถเลือกวิธีการส่งการแจ้งเตือนตามหัวข้อที่สนใจหรือตามความพร้อม. 

โชคดีที่ Slack ไม่แสดงบัญชีการอ่านซึ่งลดความกดดันในการตอบสนองทันทีที่คุณได้รับข้อความส่วนตัว

Asana

ใช้ Asana เพื่อตั้งค่าโครงการและเหตุการณ์ที่ต้องส่งให้เพื่อนร่วมงานของคุณโดยไม่ต้องส่งอีเมลหรือจัดการประชุม. คุณสามารถแท็กพนักงานของคุณ แสดงความคิดเห็นในโครงการ และแม้กระทั่งเชื่อมโยงเอกสารสำคัญใน Asana เพื่อให้พวกเขามีทุกอย่างที่ต้องการในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ. 

Loom

Loom เป็นเครื่องมือส่งข้อความวิดีโอที่คุณสามารถบันทึกหน้าจอ ใบหน้า และเสียงของคุณเพื่อสร้างวิดีโอและแชร์ได้ทันที โดยการส่งผ่านอีเมลหรือลิงก์. คุณสามารถใช้ Loom ในการบันทึกกระบวนการ สร้างความคุ้นเคยให้กับพนักงานใหม่ และแบ่งปันความรู้กับเพื่อนร่วมงานของคุณ.

ในฐานะเครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัส คุณสามารถส่งข้อความวิดีโอในกรอบเวลาของคุณเองและเพื่อนร่วมงานของคุณดูวิดีโอตามความสะดวกของพวกเขา. นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอธิบายแผนที่ผลิตภัณฑ์ แสดงให้เพื่อนร่วมทีมเห็นวิธีการแก้ไขข้อผิดพลาด หรืออธิบายว่าทำไมคุณถึงตัดสินใจบางอย่าง

ระวังการสร้างวัฒนธรรมที่ต้อง "ออนไลน์" เสมอ

การทำงานร่วมกันมากเกินไปเกิดขึ้นเมื่อพนักงานใช้เวลากับการตอบรับคำขอและเข้าร่วมทีมมากเกินไปจนส่งผลเสียต่อการทำงานของตนเอง สาเหตุของการทำงานร่วมกันมากเกินไปมีดังต่อไปนี้:

การให้ความสำคัญกับการสื่อสารมากกว่าผลผลิต 

ตามที่ Harvard Business Review ระบุ พนักงานใช้เวลาบนการทำงานร่วมกันมากขึ้น มากกว่า 50% เมื่อเทียบกับเมื่อ 20 ปีที่แล้ว 

คิด 80% ของวันทำงาน ในงานสื่อสารทางอีเมล, 15% ของเวลาของบริษัท ในการประชุม, และ มากกว่า 200 ข้อความใน Slack ต่อวัน เวลาของพนักงานมีค่า และบริษัทควร ประเมินว่าการสื่อสารภายในในปัจจุบันได้ผลหรือทำให้พวกเขาเสียเวลา หรือไม่

แนวโน้มของการสื่อสารตลอดเวลานี้หมายความว่าระยะเวลาทั้งวันของพวกเขาถูกจัดเรียงรอบการประชุมด้วยเวลาตรงกลางที่ใช้ในการทำงานหลัก มันมักจะส่งผลให้พนักงานต้องทำงานล่วงเวลาในวันธรรมดาและวันหยุดสุดสัปดาห์ (โดยไม่คิดค่าจ้างพิเศษ) เพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จ

ความกดดันที่ไม่จำเป็นสำหรับพนักงานให้ต้องพร้อมเสมอ 

หากคนงานมีส่วนร่วมอยู่เสมอในการสื่อสารแบบเรียลไทม์ พวกเขาจะไม่มีการควบคุมตารางเวลาของตน แทนที่จะจัดตารางเวลาของตนเองและผลิตผลงานที่มีประสิทธิภาพ ทีมของคุณใช้วันตอบสนองต่อคำขอ เพื่อชดเชยเวลาที่เสียไป พวกเขาทำงานได้เร็วยิ่งขึ้น ซึ่งนำไปสู่อารมณ์กดดันมากขึ้น ความหงุดหงิดมากขึ้น และความเครียด ผลก็คือความเหนื่อยล้าและขาดแรงจูงใจในการมาทำงาน

การสนทนาที่มีคุณภาพต่ำ 

การตอบสนองแรกมักจะไม่ใช่การตอบสนองที่ดีที่สุด เมื่อคุณต้องตอบสนองทันที ไม่มีเวลาที่จะคิดคำตอบของคุณให้รอบคอบและให้คำตอบที่มีความคิด เพราะคุณอยู่ภายใต้ความกดดัน.  คุณภาพของการสนทนาจะลดลงและคำตอบมักจะต่ำกว่ามาตรฐาน

การทำงานทางไกลจะอยู่กับเรา: ส่งเสริมประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารตลอดเวลา

อนาคตของการทำงานกระจายและหลากหลาย บริษัทจำนวนมากกำลังตระหนักว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องอยู่ในเขตเวลาเดียวกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ดังนั้น ความสำเร็จจึงขึ้นอยู่กับผลลัพธ์และผลผลิต ไม่ใช่จำนวนชั่วโมงที่คุณมาปรากฏตัว

การนำระบบแบบไม่ตรงกันช่วยให้คุณเข้าถึงพรสวรรค์ที่ดีที่สุดทั่วโลก มันให้ทีมของคุณมีอิสระในการเลือกเวลาที่พวกเขามีประสิทธิภาพมากที่สุดและเพิ่มผลผลิตโดยไม่ต้องออนไลน์เสมอไป นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำงานเชิงลึกมากขึ้น การหยุดย่อนเมื่อคุณต้องการและกลับมาทำงานด้วยพลังใหม่

สำหรับช่วงเวลาที่คุณต้องการการสนทนาเป็นการส่วนตัว ให้เลือก เครื่องมือ ที่ผสมผสานการสื่อสารแบบประสานกับไม่ประสานกันเพื่อสร้างความคล่องตัวในการทำงาน