Mitä on asynkroninen viestintä? 

Asynkroninen viestintä tarkoittaa vuorovaikutusta ilman reaaliaikaista keskustelua — vastaukset voivat viivästyä. Hyvä esimerkki on sähköposti. Tässä lähestymistavassa ihmiset eivät aikatauluta kokouksia, ja vastaukset eivät ole niin aikaherkkiä.

Tässä skenaariossa pyydät työntekijöitäsi olemaan online samaan aikaan, vaan annat tiimikavereillesi joustavuutta valita työaikansa, riippumatta sijainnistaan. 

Esimerkiksi, jos olet lähettänyt sähköpostin, jossa pyydät asiakirjaa tiimin jäseneltä, sen sijaan, että odottaisit välitöntä vastausta, olet kärsivällinen ja odotat, että he vastaavat myöhemmin. On yhä kasvava joukko todisteita, jotka osoittavat, että tuottavuus hyötyy siitä, että ei vastata kaikkiin pyyntöihin heti, kun ne tulevat. Itse asiassa, Amerikan Psykologiyhdistyksen tutkimus on osoittanut, että keskeytykset voivat merkittävästi vähentää tuottavuutta.

Synkronisen vs asynkronisen viestinnän tyypit

Oppiminen

Synkroninen oppiminen tapahtuu reaaliajassa, jolloin opiskelijat ja opettajat ovat yhdessä. Vaihtoehtoisesti opettajat voivat jakaa tietoa asynkronisesti. Oppijat tutustuvat omalla ajallaan, esimerkiksi katsomalla videoita, lukemalla ja kuuntelemalla. Opettajat käyttävät oppimisen hallintajärjestelmää (LMS) oppimateriaalien jakamiseen.

Ohjelmointi

Koodauksessa synkronisia operaatioita suoritetaan yksi kerrallaan. Kun yksi tehtävä valmistuu, seuraava vaihe alkaa. Asynkroniset toiminnot voivat tapahtua samanaikaisesti — voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen, kun toinen vaihe valmistuu.

Viestintä

Keskeinen ero synkronisen ja asynkronisen viestinnän välillä on, että synkroniset viestinnät ovat aikataulutettuja, reaaliaikaisia vuorovaikutuksia puhelimella, videolla tai kasvokkain. Asynkroninen viestintä tapahtuu omalla ajallasi eikä vaadi aikataulutusta.

Tässä artikkelissa tarkastelemme kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää synnynnäisestä vs. asynkronisesta viestinnästä yleisesti.

Miksi sinun pitäisi siirtyä kohti asynkronista viestintää? 

Stanfordin tutkimus 16 000 työntekijästä paljasti, että etätyöntekijät ovat 13% tuottavampia. Toisessa arviossa yritys, joka siirtyi etätyöhön, kirjasi lisääntynyttä 1,3 miljardin dollarin vuotuista arvoa. 

Ei enää ruuhka-aikojen työmatkoja, hiilidioksidia ilmaan hengittämistä, toimistopolitiikan parissa käymistä tai sitä, että sinun on aina oltava läsnä, vaikka et oikein haluaisikaan. Sinulla on enemmän aikaa omistaa perheellesi ja harrastuksillesi, koska olet palauttanut hallinnan päivääsi ja siihen, kuinka suunnittelet aktiviteettisi.

Vaikka monet ihmiset olettavat, että sijainnin riippumattomuus on koko syy siihen, että etätyöntekijät ovat onnellisempia, asynkroninen viestintä näyttelee merkittävää roolia antaessaan etätyöntekijöille kontrollia siitä, miten he kommunikoivat tiimikavereidensa kanssa.

Asynkronisessa etätyöntekijä ympäristössä heräät silloin kuin haluat, näet sähköpostit, jotka odottavat saapuneena, etkä tunne painetta vastata. Joten otat juoman ja saat aamurutiinisi valmiiksi ennen kuin alat työhösi päiväksi.

Vaikka monet yritykset ovat varmoja siitä, että etätyö on tulevaisuus, he taistelevat myös sen kanssa, miten antaa kontrolli työntekijöilleen ja omaksua asynkronista viestintää — jopa silloin, kun hyödyt sisältävät onnellisempia työntekijöitä, alhaisemmat kustannukset ja mahdollisuuden palkata huipputalenttia mistä tahansa maailmasta.

Synkroninen vs asynkroninen viestintä 

Synkroninen viestintä tapahtuu reaaliajassa kahden tai useamman henkilön välillä. Kaikki osapuolet ovat online samaan aikaan. Kun viesti tai pyyntö lähetetään, on välitön vastaus.

Synnynnäinen viestintä on yleistä fyysisessä työpaikassa, jossa johtajat voivat kävellä tiimiläisen toimistoon ja kysyä asiakirjaa tai kysyä prosessista. Työajat ja tauot on asetettu etukäteen, ja on valtava paine olla aina saatavilla.

Esimerkkejä synkronisesta viestinnästä ovat videokonferenssit, pikaviestit ja puhelin keskustelut.

Tilanteet, joissa synkroninen viestintä on hyödyllistä, sisältävät:

• Ideoita
• Viikoittaiset tiimikokoukset
• Tiimitoimintatehtävät
• Projektikeskustelut
• Haastattelusessiot
• Keskustelut vesikoneen äärellä

Vaikka synnynnäinen viestintä on hetkellistä, asynkronisessa viestinnässä on odotettavissa viivettä. Sen sijaan, että määrätään, milloin työntekijöiden tulisi työskennellä tai vastata viestintään, asynkroninen viestintä antaa kontrollin työntekijälle, ei työnantajalle.

Esimerkkejä asynkronisesta viestinnästä

Viestintäohjelmistot: Viestintäohjelmistot, kuten Microsoft Teams ja Slack ovat hyödyllisiä työntekijöiden viestinnässä ja yhteistyössä. Lähetät viestin ja vastaanottaja vastaa, kun he menevät online.

Sähköposti: Ei ole painetta vastata heti työ sähköposteihin. Työntekijät voivat vastata sopivana ajankohtana, käyttämällä työkaluja, kuten Gmail ja Outlook. 

Video tallennus: Videotallenteet tai demon suorittaminen toimivat hyvin, kun sinun täytyy selittää prosessi. Suositut video tallennustyökalut ovat Zoom ja Loom.

Pilvikollaboraatio: Työkalujen avulla, kuten Google Workspace ja Microsoft Teams, voit yhteistyössä keskuste bida asiakirjoistasi tiimikavereidesi kanssa, tehdä muutoksia ja jättää kommentteja, jotka he voivat käsitellä sopivana ajankohtana.   

Video kirjastot: Video kirjasto on kokoelma koulutusvideoita, joita työntekijät voivat katsoa osana palkkausprosessia tai säännöllisiä koulutusväliä. Voit integroida Guru oppimisen hallintaohjelmistoihin, kuten Lessonly ja Skilljar, auttamaan työntekijöitä oppimaan omassa tahdissaan.

Projektinhallintatyökalut: Projektinhallintatyökalut ovat hieno tapa tehdä yhteistyötä projekteissa, viestiä toimitettavista asioista ja seurata projektitoimintaa. Esimerkkejä Guru-työkalua varten ovat Asana ja Trello. 

Wikit ja intranetit: Wikit ja intranetit palvelevat  yksittäistä totuutta organisaation sisällä. Se on yritysdokumenttien, prosessien ja muiden resurssien kokoelma, joita työntekijät tarvitsevat työtehtäviensä suorittamiseen. Gurun kaltaisen intranetin CMS myötä kuka tahansa voi luoda sisältöä ja jakaa todettavaa tietoa niin, että työntekijät noudattavat aina parhaita käytäntöjä.

Mitkä ovat asynkronisen viestinnän edut?

Vapaus vastata silloin, kun voit 

Asynkroninen viestintä antaa sinulle vapauden suunnitella työpäiväsi tehokkaimpina aikoina. Sen sijaan, että vaihdat välilehtiä vastataksesi lakkaamattomiin viesteihin, voit kerätä vastauksesi, kun sinulla on aikaa. 

Enemmän joustoa tarkoittaa, että voit viettää enemmän aikaa tärkeimmissä tehtävissä, mikä parantaa suorituskykyä ja tuottavuutta. 

Rehellisempää viestintää 

Vaikka asynkroninen viestintä on hitaampaa, se on myös yleensä laadukkaampaa kuin äkkiväärät vastaukset. Se antaa sinun miettiä tiettyä ideaa, kerätä ajatuksesi ja tarjota vastauksia, kun olet valmis. Tämä helpottaa muiden ihmisten viestin ymmärtämistä tehokkaasti ja välttää tarpeettomia takaisinvaihtoja. 

Suurempi läpinäkyvyys, sillä viestintä tallennetaan oletusarvoisesti 

Keskustelut viestit ja Slack-keskustelut tapahtuvat kaikki tekstimuodossa ja tallentuvat automaattisesti, jotta voit viitata niihin myöhemmin. Tämä johtaa suurempaan läpinäkyvyyteen yrityksessäsi ja varmistaa, ettei kukaan jätä tärkeitä tietoja huomiotta. 

Parempi eri aikavyöhykkeillä oleville ihmisille 

Aikavyöhykkeiden yli viestiminen reaaliaikaisesti on vaikeaa, kun yksi tiimikaveri nukkuu rauhassa juuri kun toinen on palaamassa aamulenkkinsä jälkeen. 

Koska asynkroninen viestintä ei vaadi etätyöläisten olemaankaan yhteydessä samaan aikaan, voit lähettää viestin työntekijälle Euroopassa asunnostasi San Franciscossa, ja he vastaavat myöhemmin päivällä, kun he ovat työpisteellään.

Kasvanut tuottavuus 

Synkronisessa ympäristössä keskimääräinen työntekijä viettää 12 tuntia viikossa valmistautuessaan ja osallistuessaan kokouksiin. 

Ilman häiriöitä työntekijät voivat varata aikaa syvälle työlle, sitten kerätä vastaukset muutaman kerran päivässä sen sijaan, että tarkista puhelinta joka 30. minuutti. 

Puhumattakaan siitä, että työntekijät voivat nostaa tuottavuutensa asynkronisessa tiedonjaossa säästääkseen aikaa ja stressiä.

Tasapainon löytäminen synkronisen ja asynkronisen viestinnän välillä

Selventääksemme, emme pyydä sinua luopumaan reaaliaikaisesta viestinnästä täysin. On tilanteita, joissa se on järkevää.

Etätyö voi esimerkiksi olla äärimmäisen eristävää. Synkroninen viestintä voi auttaa sinua luomaan suhteita tiimikavereidesi kanssa ja kehittämään henkilökohtaisia suhteita, jotka johtavat parempaan yhteistyöhön työssä.

Se on myös hyödyllistä, kun haluat keskustella herkistä aiheista, antaa kriittistä palautetta, arvioida suoriutumista tai aivoriihittää paljon ideoita kerralla.

Kun projekti etenee nopeasti ja haluat saada kaikki samaan rytmiin, Zoom-kokous voi auttaa sinua saavuttamaan tämän tavoitteen. Kriisitilanteessa tai hätätapauksessa on järkevää saada kaikki mukaan nopeasti, jotta ongelma voitaisiin minimoida.

Kuitenkin, se voi olla ajan hukkaa, kun:

• Työntekijöiden on ilmoittaututtava kokouksiin ja odotettava, että kaikki saapuvat 
• Heräät aamulla ja ensimmäinen asia, jonka teet, on vastata työ sähköposteihin ja Slack-viesteihin
• Käytät koko päivän vastaamalla loputtomaan sähköpostiketjuun sen sijaan, että viimeistelisit tuon tehtävän, joka on erääntymässä tunnin kuluttua.

Kikka on pitää synkroninen viestintä minimissä. Anna tiimillesi autonomia, mutta aseta säännöt, jotka pitävät kaikki linjassa. Älä mikromanageeraa, mutta pysy saatavilla, kun he tarvitsevat apua esteen ylittämisessä. 

Järjestetään säännöllisiä tiimiyhdisteitä hallitsemaan eristyneisyyttä ja säilyttämään sosiaalisia suhteita. Yhdistä asynkroninen ja synnynnäinen viestintä, ja sinulla on onnellinen tiimi, jolla on terve työn ja vapaa-ajan tasapaino.

Miten asynkronista viestintää voidaan parantaa? 

Yksilönä

Kirjoita ajatuksesi ylös

On vaikeaa ymmärtää väärin tai menettää konteksti, kun kirjoitat. Ajatustesi kirjoittaminen antaa ihmisille aikaa lukea ja miettiä viestiäsi reagoimisen sijaan heti. Kun kirjoitat ajatuksiasi, voit hiot niitä ja tarjota enemmän kontekstia, joka auttaa muita ymmärtämään viestisi nopeasti, mikä vähentää yksityiskohtien tai pitkien viestiketjujen tarvetta.

Ylensyötävä 

Vastausten välinen aikaviive tarjoaa mahdollisuuden lähettää selkeitä viestejä. Mitä seuraava henkilö tarvitsee tietää tehtävästä tai kokouksesta? Anna mahdollisimman paljon taustatietoa. 

Käytä kuvakaappauksia ja näyttötallennusta antaaksesi kontekstia. Lähetä linkkejä aiheellisiin aiempiin keskusteluihin ja resursseihin, jotka auttavat kollegojasi ymmärtämään viestiäsi paremmin. Aseta selvät määräajat, jotta he tietävät, milloin tehtävä on määräaikana. Säästät enemmän aikaa, kun tarjoat kontekstia etukäteen. 

Luo loistavaa dokumentaatiota 

Olisi hienoa, jos jokaisella yrityksesi työntekijällä olisi yliluonnollinen muistaminen ja heidän tarvitsisi vain kertoa asiat kerran. Valitettavasti, ellet työskentele todella siistissä, salaisessa ohjelmassa, josta meidän ei todennäköisesti pitäisi tietää, ihmiset tarvitsevat paljon muistutuksia työ- ja viestintäsäännöistä.  

Keskity luomaan informatiivista dokumentaatiota, joka voi helposti selittää tehtävät ja vastata peruskysymyksiin, jotka todennäköisesti nousevat päivän aikana. Voit luoda dokumentaatiota viestintäprosesseista, erityisohjeista projektitöissä ja mistä tahansa, jonka ajattelet ihmisten olevan erityisen hyödyllisiä. 

On tärkeää, ettei rajoita itseään pelkästään kirjallisiin asiakirjoihin, kun ajattelee parasta tapaa viestiä tiettyjä asioita. Ohjeelliset videot, infografiikat ja äänitiedostot voivat olla erinomainen tapa pitää ihmiset ajan tasalla. 

Oikean dokumentaation omaaminen antaa ihmisille paljon enemmän joustavuutta ja auttaa varmistamaan, että tiedot ovat saatavilla ja helposti ymmärrettäviä. Tämä voi auttaa vähentämään loputtomia viestejä (niitä pitkiä olkapään taputuksia) ja antaa kaikille työskennellä itsenäisemmin ja tehokkaammin.

Suunnittele etukäteen 

Sen sijaan, että lähetät viestin, joka kuuluu:

“Hei Linda, voisitko lähettää minulle päivitetyn perehdytyslistan myyntitiimillemme heti nyt?”

Voisit sanoa:

“Hei Linda, tarvitsen päivitetyn perehdytyslistan myyntitiimillemme kolmen päivän kuluttua.”

Suunnittelu antaa työntekijöille aikaa valmistautua ja poistaa kiireen tehtävien suorittamiselle heti.

Varmista, että kaikilla on pääsy oikeisiin asiakirjoihin 

Tarkista asiakirjojen jakamisasetuksesi ja varmista, että työkaverisi pääsevät käsiksi asiaankuuluville tiedostoille. Tämä saattaa vaikuttaa vähäpätöiseltä, mutta jos joku tarvitsee pyytää pääsyä, se voi johtaa tarpeettomiin viivästyksiin useita tunteja tai jopa koko päivän. 

Käytä säikeitä tehokkaaseen viestintään 

Säikeiden tarkoitus on helpottaa tekstipohjaisia keskusteluja. Sähköpostikeskustelut ovat fragmentoituneita ja lukitsevat tiedot sähköpostilaatikossa, jota voivat käyttää vain lähettäjä ja vastaanottaja.

Säikeet ovat loistavia keskusteluille, joissa useat tiimin jäsenet voivat jakaa ideoita ja tehdä päätöksiä.

Ennen kokouksia käytä säikeitä jakamaan asiaankuuluvia tietoja, jotka auttavat tiimiäsi ymmärtämään käsiteltävää aihetta. Kokouksen jälkeen jatka keskustelua, jotta ne, jotka eivät voineet osallistua, löytävät tiedot. Voit jakaa linkin kokouksen videoon säikeessä, ja kaikki, jotka kysyvät kysymyksiä, saavat vastauksia suoraan säikeessä.

Viestintätyökalut  kuten Slack mahdollistavat ryhmäprojektien hallinnan lisäämällä tehtäviä suoraan projektikeskustelusäikeisiin. Sen sijaan, että kävisit läpi erilaisia epäyhtenäisiä keskusteluja, tiimisi voi nopeasti löytää asiaankuuluvan säikeen yhdessä tarvittavien tietojen kanssa. 

Tyhjennä ilmoitukset työskennellessäsi

Ilmoitukset pilävät tuottavuutesi. Se pitää sinut jatkuvasti hyper-vastautuvaisena, kun odotat älypuhelimen tai tietokoneen ilmoitusta. Joka kerta, kun vastaat, kestää 25 minuuttia palata takaisin raiteille, mikä johtaa tuottavuuden menetykseen.

Sen sijaan käytä aikablokkeja saadaksesi enemmän irti jokaisesta päivästä. Jos työskentelet 8 tuntia päivässä, voit tarkistaa ilmoitukset kolmen tunnin välein ja vastata kerralla.

Johdossa

Tiedä, milloin käyttää asynkronista vs synkronista viestintää

Mitä voit viestiä sähköpostitse, säikeessä tai Zoom-konferenssipuhelussa?

Vaikka tiimin jäsenet voivat asettaa työaikansa asynkronisessa viestinnässä, on tärkeää, että johtajat tietävät, milloin odottaa (tai eivät odota) reaaliaikaisia vastauksia.

Perusta protokolla tilanteille, jotka vaativat välitöntä vastausta, ja luo omistettu kanava, jotta työntekijät tietävät vastata heti, kun he saavat tällaisia viestejä.

Esimerkiksi verkkosivustosi kaatuminen on hätätilanne ja vaatii kaikkia käsiä korjaamaan sen heti. Tehtävästä, joka on määräpäivänä ensi viikolla, voidaan ilmoittaa Slackissa tai muistutus voidaan lähettää Asanassa.

Aseta selkeät viestintäprosessit paikalleen 

Yksi suurimmista syistä siihen, että asynkroninen viestintä epäonnistuu, on se, että ihmisillä ei ole sääntöjä viestinnästä. Siksi on tärkeää luoda hyvin selkeät odotukset siitä, kuinka ihmiset puhuvat toisilleen. Kun teet sen oikein, vähennät väärinkäsityksen tai tietojen väärinviestimisen mahdollisuuksia. 

Harkitse työntekijöiden määrittävän työaikoja, jolloin he tietävät olevansa tietokoneensa ääressä ja valmiita työskentelemään. Hyödynnä erilaisia etikettejä, nimiä ja aiheasetuksia Slack-kanavissasi, jotta työntekijät tietävät, mitä keskusteluja heidän pitäisi käydä niissä.

Määrittele kriittisyys 

Rikki mennyt julkinen ominaisuus verkkosivustolla tai sovelluksessa on kiireellinen työhanke. Kysymys siitä, mikä väri Post-it® -muistilappuja tiimisi mieluiten on, ei ole. Jos et löydä tapaa erottaa näitä kahta, jokainen saapuva sähköposti tai Slack tulee tuntumaan like hätätilanteelta. 

Jotta asynkroninen viestintä toimisi, työntekijöiden on tiedettävä eron kiireellisten asioiden ja sellaisten asioiden välillä, jotka voivat odottaa.

Aseta ohjeita siitä, mikä todellisuudessa muodostaa kiireellisen asian ja paras tapa merkitä se. Laadi suunnitelma toimenpiteistä sen suhteen, kenelle ottaa yhteyttä, mitkä ovat oikeat vaiheet ja miten asiantila dokumentoidaan. 

Haluatko syventyä syvemmälle parhaan tavan hoitaa viestintäongelmia työpaikalla? Tutustu julkaisuumme lähestymistapamme sisäiseen viestintään  Guruilla.

Arvioi tiimin jäseniä tuotoksen ja tulosten mukaan 

Kerro työntekijöille selkeästi, että heidän tulee saada arvosana tiimin tavoitteisiin panostuksen perusteella, ei työssä vietettyjen tuntien määrästä. 

Työntekijät voivat asettaa työaikansa, kunhan ovat tuottavia. Jos he mieluummin työskentelevät kolme tuntia aamulla ja neljä tuntia illalla keskeytymättömän syvän työn vuoksi, se on kunnossa, kunhan he saavuttavat kuukausitavoitteensa.

Lopeta jäykät työaikajärjestelyt

Joustavan työaikataulun omaksuminen mahdollistaa huipputaitojen rekrytoimisen mistä tahansa maailmasta. Luonnollisesti suuntaudut asynkroniseen viestintään, kun kaikki eivät voi olla samaan aikaan verkossa. 

Aikatauluta asynkroniset tarkistukset

Kun tiimilläsi on paljon riippuvuuksia, päädyt enemmän kokouksiin. Ennen kuin Rick lähettää päivityksen asiakkaalle asiakkaan löytämästä virheestä, hänen täytyy tarkistaa Anna insinööreistä, onko ongelma ratkaistu. Kukaan ei tiedä, mitä kukaan on tekemässä, mikä johtaa kokouksiin ja pitkiin sähköpostiketjuihin.

Käytä etätyön tarkistuksia tehdessäsi kokouksista asynkronisia. Se on tapa, jonka avulla tiimit voivat jakaa, mitä he tekevät ilman työnkulun häiritsemistä.

Muutamia tapoja tehdä tämä ovat:

• Keskusportaali, jossa tiimit jakavat projekteja, joita he työskentelevät joka päivä
• Projektinhallintatyökalu, kuten Asana, jossa rakennat työnkulkuja ja seuraat edistymistä useilla projekteilla
• Viestintätyökalu kuten Slack, jossa tiimit voivat julkaista, mitä he tekevät, ja se integroidaan saumattomasti sisäisiin viestintäalustoihin kuten Guru.

Kannusta rutiineja, mutta älä palaa vanhoihin tapoihin 

Vaikka etäympäristössä perinteisten työaikojen ylläpitämiselle ei ole vähemmän tarvetta, kannusta tiimiäsi luomaan työrytmi, joka korvasi vanhan 9-5 aikataulun.

Tiimijohtajana voit asettaa:

• Aikoja viikoittaisille tarkistuksille, jolloin kaikkien pitäisi olla läsnä
• Aikataulu sähköpostien ja Slack-viestien vastaamiselle (voi olla 12-24 tuntia)
• Menettelyjä kommunikoida eri aikavyöhykkeillä oleville ja hätätilanteissa

Rakenna luottamusta, itsenäisyyttä ja vastuullisuutta työympäristöösi 

Luottamus ja itsenäisyys ovat arvoja, joille asynkroninen viestintä perustuu. Sinun täytyy luottaa, että tiimisi toimittaa ajoissa, jotta tiimikaverit eivät joudu huolehtimaan siitä, että kukaan ei pidä sanansa. Kun työntekijät työskentelevät itsenäisesti ilman, että heitä hallitaan liikaa, se kannustaa innovaatioon ja rakentaa heidän itseluottamustaan.

Antakaamme ihmisille anteeksi. Vasta äskettäin oli lähes mahdotonta, että asynkroninen työ voisi...toimia. Nykyteknologian innovaatioiden ansiosta etätyö on helpompaa kuin koskaan, mutta on tärkeää muistaa, että työympäristö, jota nyt nautimme, ei olisi ollut mahdollista 20 vuotta sitten, tai jopa 10 vuotta sitten joissain tapauksissa. 

Muista, että sinä ja kollegasi työskentelette yhdessä syystä. Olette kaikki osoittautuneet tehokkaiksi, lahjakkaiksi ja kyvykkäiksi työntekijöiksi. Ellei joku ole antanut sinulle syytä uskoa, että he eivät kykene hoitamaan asynkroniseen työhön liittyvää vastuuta, luota, että he voivat hoitaa seuraavan askeleen työympäristössäsi.

Tee tiedot helposti saatavilla tietämyksen hallintajärjestelmän avulla 

81% työntekijöistä tuntevat itsensä turhautuneiksi, kun he eivät voi päästä käsiksi tietoihin, joita he tarvitsevat tehtävän suorittamiseen. 

Sisäinen tiedonhallinta (KM) -järjestelmä minimoi työntekijöiden kysymysten esittämisen tarpeen. Se on keskitetty arkisto kaikille yrityksen asiakirjoille, kuten työntekijöiden perehdytykselle, prosessidokumentaatiolle, julkaisusuuntaviivoille ja brändiarvoille. Valitsemallasi järjestelmällä pitäisi olla intuitiivinen käyttöliittymä, olla helppo etsiä ja integroitua työnkulkuusi.

Käytä kokousaikasi hyvin

Olemme sanoneet aiemmin, että asynkronisen viestintämallin omaksuminen ei tarkoita sitä, että hylkäät synkronisen työn. Kun olet osa jakautunutta työvoimaa, jokainen kokous on tärkeä. Pandemia pakotti meidät tarkastelemaan tarkasti, kuinka käytämme kokoustamme ja oikeasti miettimään parhaat tavat hyödyntää jokaisen aikaa. 

Ota aikaa miettiä kokouksen tarkoitusta ja pääasiallisia tavoitteita ennen kuin avaat aikataulutyökalusi. Kysy itseltäsi, onko tämä jotain, joka tarvitsee keskustella livenä, tai voisiko saman tuloksen saada lähetämällä sähköpostia tai Slack-viestiä.

Esikokouksen työ voi olla arvokas työkalu asynkronista työtä tekeville henkilöille. Kun ihmiset tarkistavat asiakirjoja, katsovat videoita tai tulevat valmiina kysymyksillä tai ideoilla ennen virallista kokousta, se voi vähentää kokouksen kestoa ja tehdä yhdessä vietetystä ajasta vielä vaikuttavampaa. 

Äläkä unohda tallennettujen kokousten arvoa. Parhaista ponnisteluista huolimatta on hetkiä, jolloin jotkut ihmiset eivät voi osallistua. Tallennetut kokoukset voivat antaa ihmisille tietoa jatkaakseen työskentelyä.

Investoi tiimiin liittyviin aktiviteetteihin 

Kun omaksut asynkronisen viestinnän, tiimeillä on vähemmän mahdollisuuksia tavata henkilökohtaisesti tai sosialisoida, erityisesti kun olet etätöissä. 

Voit täyttää tyhjön järjestämällä säännöllisiä aktiviteetteja, jotka edistävät suhteiden rakentamista ja tiimin yhtenäisyyttä. Voit esimerkiksi järjestää kuukausittaisen perjantai peli-illan, juomia Zoomin kautta kuulumisten vaihtamiseksi tai kaksivuotiset henkilökohtaiset vetäytymiset.

Se antaa tiimillesi jotain odotettavaa päivinä, jolloin he tuntevat itsensä eristyksiin tai demoralisoituneiksi.

Käytä työkaluja, jotka edistävät asynkronista viestintää 

Guru 

Guru on sisäinen viestintätyökalu ja tietojen jakamisen alusta, joka tarjoaa vahvistettua tietoa asiantuntijoilta tiimissäsi. Tiedot ovat työntekijöiden saatavilla suoraan siellä, missä he työskentelevät. Ajattele Guru on kuin yrityksen wiki, joka integroituu työnkulkuusi, jotta sinulla on aina tarvitsemiasi tietoja työn tekemiseen.

Google Workspace

Google Workspace on kokoelma pilvipalvelu- ja tuottavuustyökaluja, jotka helpottavat yhteistyötä projekteissa yhdessä paikassa. Työkalut Google Workspacessa sisältävät Chat, Gmail, Kalenteri, Asiakirjat, Diaesitys, Taulukot, Lomakkeet ja Drive.

Useat henkilöt voivat työskennellä asiakirjassa, jättää kommentteja, joissa kaikki ei ole selvää ja ratkaista ongelmia reaaliajassa. Kaikki tallennetaan Google Driveen, joten sinun ei tarvitse huolehtia asiakirjojen tai tiedostojen menettämisestä.  

Viestintäohjelmat

Viestintäohjelmat, kuten Slack ja Microsoft Teams poistavat tarpeen pitkille keskusteluille sähköpostiketjuissa ja virtaviivaistavat viestintää viestintäalustalla. 

Voit järjestää aiheita kanavien mukaan eri tiimeille parantaaksesi keskustelujen laatua ja merkityksellisyyttä. Tiimin jäsenet voivat valita, miten he haluavat saada ilmoituksia kiinnostuksen kohteiden tai saatavuuden mukaan. 

Onneksi Slack ei näytä luettua kuittia, mikä poistaa painetta vastata heti, kun saat yksityisviestin.

Asana

Käytä Asanaa tehtävien ja määräaikojen määrittämiseen tiimijäsenillesi ilman sähköpostiviestin tai kokouksen järjestämistä. Voit merkitä työntekijäsi, kommentoida projekteja, ja jopa liittää tärkeitä projekti-dokumentteja Asanassa tarjotaksesi kaiken, mitä he tarvitsevat tehtävän suorittamiseen tehokkaasti. 

Loom

Loom on videoviestintätyökalu, jossa voit nauhoittaa näyttösi, kasvosi ja äänesi luodaksesi videoita ja jakaa välittömästi joko sähköpostitse tai linkin kautta. Voit käyttää Loomia dokumentoidaksesi prosesseja, perehdyttääksesi uusia työntekijöitä ja jakaa tietoa kollegoidesi kanssa.

Asynkronisen viestinnän työkaluna voit lähettää videoviestejä omassa aikataulussasi ja kollegasi nauttivat videosta omaan tahtiinsa. Se on loistava tapa selittää tuotteen tiekarttaa, näyttää tiimikavereillesi, miten virhe korjataan, tai selittää, miksi teit tiettyjä päätöksiä.

Varo luomasta aina "käynnissä" -kulttuuria

Yhteistyökuormitus syntyy, kun työntekijä viettää liian paljon aikaa vastaten pyyntöihin ja osallistumalla tiimiin oman työnsä kustannuksella. Muutamia yhteistyökuormituksen syitä ovat:

Viestiä tuottavuuden sijaan 

Harvard Business Review'n mukaan työntekijät viettävät tällä hetkellä 50% enemmän aikaa yhteistyöhön kuin 20 vuotta sitten. 

Ajattele 80% työpäivästä sähköposti viestintään, 15% yritysaikaa kokouksiin, ja yli 200 Slack-viestiä päivässä. Työntekijöiden aika on arvokasta, ja yritysten tulisi arvioida, toimivatko heidän nykyiset sisäiset viestintäkäytännöt heille vai heitä vastaan.

Tämä jatkuvan viestinnän trendi tarkoittaa, että koko päivä on järjestetty kokousten ympärille, ja välissä käytetty aika tärkeisiin työtehtäviin. Se johtaa yleensä siihen, että työntekijät tekevät ylitöitä arkipäivisin ja viikonloppuisin (ilman ylimääräistä palkkaa) suorittaakseen määrätyt tehtävät.

Tarpeeton paine työntekijöille olla aina saatavilla 

Jos työntekijät ovat jatkuvasti mukana välittömässä viestinnässä, eivät he voi hallita aikataulujaan. Sen sijaan, että he asettaisivat omia agendojaan ja olisivat tuottavia, tiimisi viettää päivän vastaten pyyntöihin. Kompensoidakseen menetetyn ajan he työskentelevät nopeammin, mikä johtaa suurempaan paineeseen, suurempaan turhautumiseen ja stressiin. Tulos on uupumus ja motivaation puute tulla paikalle.

Huonolaatuiset keskustelut 

Ensimmäinen vastaus ei todennäköisesti ole paras vastauksesi. Kun sinun on vastattava välittömästi, ei ole aikaa miettiä vastauksiasi läpi ja antaa harkittua vastausta, koska olet paineen alla. Keskustelun laatu heikkenee ja ratkaisut ovat usein heikkoja.

Etätyö on täällä jäädäkseen: edistä tehokkuutta jatkuvan viestinnän sijaan

Työn tulevaisuus on hajautettu ja monimuotoinen. Yhä useammat yritykset ymmärtävät, että heidän ei tarvitse olla samassa aikavyöhykkeessä saadakseen tuloksia. Siksi menestys riippuu nyt tuloksista ja tuotoksista, ei siitä, kuinka monta tuntia olet paikalla.

Asynkronisen järjestelmän käyttöönotto mahdollistaa sen, että voit hyödyntää parasta lahjakkuutta ympäri maailmaa. Se antaa tiimillesi itsenäisyyden valita työtunnit silloin, kun he ovat tuottavimpia, ja maksimoida tulokset ilman, että heidän tarvitsee aina olla paikalla. Se on loistava tapa tehdä syvällisempää työtä, irtautua, kun tarvitset, ja palata virkeämmänä.

Niille hetkille, kun tarvitset henkilökohtaisia keskusteluja, valitse työkalut  jotka yhdistävät synkronisen ja asynkronisen viestinnän sujuvammaksi työskentelyksi.