Was ist asynchrone Kommunikation? 

Asynchrone Kommunikation bedeutet Interaktion ohne Konversation in Echtzeit — Antworten können verzögert werden. Ein gutes Beispiel ist E-Mail. Bei diesem Ansatz planen die Teilnehmer keine Besprechungen und die Antworten sind weniger zeitkritisch.

In diesem Szenario bitten Sie Ihre Mitarbeiter nicht, gleichzeitig online zu sein, sondern geben Ihren Teamkollegen die Flexibilität, ihre Arbeitszeiten unabhängig von ihrem Standort zu wählen.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail gesendet haben, in der Sie ein Dokument von einem Teammitglied anfordern, anstatt eine sofortige Antwort zu erwarten, sind Sie geduldig und warten, bis das Teammitglied später antwortet. Es gibt immer mehr Belege dafür, dass es Produktivitätsvorteile hat, wenn nicht alle Anfragen sofort beantwortet werden, sobald sie eingehen. Tatsächlich haben Untersuchungen der American Psychological Association ergeben, dass Unterbrechungen die Produktivität erheblich reduzieren können.

Arten der synchronen und asynchronen Kommunikation

Lernen

Synchrones Lernen findet in Echtzeit statt, wenn Schüler und Lehrer zusammen lernen. Alternativ können Lehrer Informationen asynchron austauschen. Die Lernenden erkunden in ihrer Freizeit, indem sie sich beispielsweise Videos ansehen, lesen und zuhören. Lehrer verwenden ein Lernmanagementsystem (LMS), um Lernmaterialien auszutauschen.

Programmieren

Beim Codieren werden synchrone Operationen nacheinander ausgeführt. Eine Aufgabe ist abgeschlossen, der nächste Schritt beginnt. Asynchrone Operationen können gleichzeitig ausgeführt werden. Sie können zum nächsten Schritt übergehen, während ein anderer Schritt abgeschlossen ist.

Kommunikation

Der wesentliche Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation besteht darin, dass synchrone Kommunikation über geplante Interaktionen in Echtzeit per Telefon, Video oder persönlich erfolgt. Asynchrone Kommunikation findet in Ihrer Freizeit statt und muss nicht geplant werden.

In diesem Artikel werden wir alles untersuchen, was Sie über synchrone und asynchrone Kommunikation im Allgemeinen wissen müssen.

Warum sollten Sie auf asynchrone Kommunikation umsteigen? 

Eine Stanford-Studie mit 16.000 Mitarbeitern ergab, dass Telearbeiter 13% produktiver. In einer anderen Überprüfung verzeichnete ein Unternehmen, das auf Telearbeit umstieg, einen Anstieg Jahreswert von 1,3 Milliarden US-Dollar.

Sie müssen nicht mehr in der Hauptverkehrszeit zur Arbeit pendeln, kohlenstoffhaltige Luft einatmen, sich auf Büropolitik einlassen oder immer anwesend sein müssen, auch wenn Sie keine Lust dazu haben. Sie haben mehr Zeit, um sich Ihrer Familie und Ihren Hobbys zu widmen, weil Sie die Kontrolle über Ihren Tag und die Planung Ihrer Aktivitäten wiedererlangt haben.

Während viele Menschen davon ausgehen, dass Ortsunabhängigkeit der einzige Grund dafür ist, dass Telearbeiter glücklicher sind, spielt asynchrone Kommunikation eine wichtige Rolle dabei, Mitarbeitern an entfernten Standorten die Kontrolle darüber zu geben, wie sie mit ihren Teamkollegen kommunizieren.

In einem Remote-First, vollständig asynchrone Umgebung, du wachst auf, wann du willst, siehst die E-Mails in deinem Posteingang und verspürst keinen Druck zu antworten. Also schnappst du dir ein Getränk und beendest deine Morgenroutine, bevor du es dir an deinem Schreibtisch gemütlich machst, um mit der Arbeit für den Tag zu beginnen.

Viele Unternehmen sind zwar davon überzeugt, dass Telearbeit die Zukunft ist, aber sie haben auch Probleme damit, wie sie die Kontrolle an ihre Mitarbeiter übergeben und asynchrone Kommunikation einführen können — auch wenn die Vorteile darin bestehen, dass die Mitarbeiter zufriedener sind, die Gemeinkosten gesenkt werden und die Möglichkeit besteht, Top-Talente von überall auf der Welt einzustellen.

Synchrone oder asynchrone Kommunikation 

Die synchrone Kommunikation findet in Echtzeit zwischen zwei oder mehr Personen statt. Alle Parteien sind gleichzeitig online. Wenn eine Nachricht oder Anfrage gesendet wird, erfolgt sofort eine Antwort.

Synchrone Kommunikation ist an einem physischen Arbeitsplatz üblich, an dem Manager zum Büro eines Teammitglieds gehen und nach einem Dokument oder einer Frage zu einem Prozess fragen können. Arbeitszeiten und Pausenzeiten sind voreingestellt, und es besteht ein enormer Druck, immer verfügbar zu sein.

Beispiele für synchrone Kommunikation sind Videokonferenzen, Instant Messaging und Telefongespräche.

Zu den Situationen, in denen synchrone Kommunikation von Vorteil ist, gehören:

• Brainstorming-Sitzungen
• Wöchentliche Teamsitzungen
• Teambuilding-Aktivitäten
• Diskussionen über das Projekt
• Interviewsitzungen
• Gespräche mit Wasserkühlern

Die synchrone Kommunikation erfolgt zwar sofort, bei der asynchronen Kommunikation ist jedoch eine Verzögerung zu erwarten. Anstatt festzulegen, wann Mitarbeiter arbeiten oder auf Mitteilungen reagieren können, überlässt die asynchrone Kommunikation dem Mitarbeiter die Kontrolle, nicht dem Arbeitgeber.

Beispiele für asynchrone Kommunikation

Nachrichtensoftware: Messaging-Software wie Microsoft-Teams und Slack ist hilfreich für die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Sie senden eine Nachricht und der Empfänger antwortet, wenn er online ist.

E-Mail: Es besteht kein Druck, sofort auf geschäftliche E-Mails zu antworten. Mitarbeiter können zu einem passenden Zeitpunkt mit Tools wie Gmail und Ausblick.

Videoaufnahme: Videoaufnahmen oder Demos eignen sich hervorragend, wenn Sie einen Vorgang erklären müssen. Zu den beliebten Tools für Videoaufnahmen gehören Zoomen und Webstuhl.

Cloud-Zusammenarbeit: Mit Tools wie Google Workspace und Microsoft-Teams, können Sie mit Ihren Teamkollegen an Dokumenten zusammenarbeiten, Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen, die sie zu einem geeigneten Zeitpunkt bearbeiten können.  

Videobibliotheken: Eine Videobibliothek ist eine Sammlung von Schulungsvideos, die sich Mitarbeiter im Rahmen der Onboarding-Prozess oder regelmäßige Trainingsintervalle. Du kannst integriere Guru mit Lernmanagement-Software wie Lessonly und Skilljar, um Mitarbeitern zu helfen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen.

Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Tools sind eine hervorragende Möglichkeit, an Projekten zusammenzuarbeiten, Ergebnisse zu kommunizieren und Projektaktivitäten zu verfolgen. Zu den Beispielen, die Sie mit Guru erkunden können, gehören Asana und Trello.

Wikis und Intranets: Wikis und Intranets dienen als eine einzige Quelle der Wahrheit innerhalb einer Organisation. Es ist eine Sammlung von Unternehmensdokumenten, Prozessen und anderen Ressourcen, die Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Mit einem Intranet-CMS Wie Guru kann jeder Inhalte erstellen und teilen nachweisbares Wissen so dass die Mitarbeiter immer Best Practices anwenden.

Was sind die Vorteile der asynchronen Kommunikation?

Flexibilität, um zu reagieren, wenn Sie können

Asynchrone Kommunikation gibt Ihnen die Freiheit, Ihren Arbeitstag auf der Grundlage Ihrer produktivsten Stunden zu planen. Anstatt die Tabs zu wechseln, um auf ununterbrochene Nachrichten zu antworten, können Sie Ihre Antworten stapelweise bearbeiten, wenn Sie Zeit haben.

Mit mehr Flexibilität verbringen Sie längere Zeit mit wichtigeren Aufgaben, was zu einer verbesserten Leistung und Produktivität führt.

Ehrlichere Kommunikation

Asynchrone Kommunikation ist zwar langsamer, hat aber tendenziell auch eine höhere Qualität als reflexartige Antworten. Es ermöglicht Ihnen, eine bestimmte Idee zu durchdenken, Ihre Gedanken zu sammeln und Antworten zu geben, wenn Sie bereit sind. Dies erleichtert es anderen Personen, Ihre Botschaft effektiv zu verstehen, und vermeidet unnötiges Hin und Her.

Höhere Transparenz, da die Kommunikation standardmäßig gespeichert wird

Chat-Nachrichten und Slack-Threads werden alle schriftlich verfasst und automatisch gespeichert, sodass Sie und Ihr Team sie später abrufen können. Dies führt zu mehr Transparenz in deinem Unternehmen und stellt sicher, dass niemand wichtige Informationen verpasst.

Besser für Menschen in verschiedenen Zeitzonen

Die Kommunikation in Echtzeit über verschiedene Zeitzonen hinweg ist schwierig, wenn ein Teamkollege friedlich schläft, während ein anderer gerade von seinem morgendlichen Lauf zurückkommt.

Da für die asynchrone Kommunikation keine gleichzeitige Verbindung zwischen Mitarbeitern im Homeoffice erforderlich ist, können Sie von Ihrem Apartment in San Francisco aus eine Nachricht an einen Mitarbeiter in Europa senden, und dieser wird später am Tag antworten, wenn er an seinem Arbeitsplatz sitzt.

Höhere Produktivität

In einer synchronen Umgebung gibt der durchschnittliche Mitarbeiter 12 Stunden pro Woche Vorbereitung und Teilnahme an Treffen.

Ohne Ablenkungen können die Mitarbeiter Zeit für intensive Arbeit einplanen und dann mehrere Male am Tag Antworten sammeln, anstatt alle 30 Minuten auf ihr Telefon zu schauen.

Ganz zu schweigen davon, dass Mitarbeiter die Produktivität in die Höhe schnellen lassen können asynchroner Informationsaustausch um Zeit und Stress zu sparen.

Das Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation finden

Um es klar zu sagen, wir bitten Sie nicht, die Kommunikation in Echtzeit vollständig einzustellen. Es gibt Situationen, in denen das Sinn macht.

Telearbeit kann beispielsweise extrem isolierend sein. Synchrone Kommunikation kann Ihnen helfen, eine Beziehung zu Ihren Teamkollegen aufzubauen und persönliche Beziehungen aufzubauen, die zu einer besseren Zusammenarbeit bei der Arbeit führen.

Es ist auch nützlich, wenn Sie sensible Themen besprechen, kritisches Feedback geben, Ihre Leistung überprüfen oder viele Ideen gleichzeitig brainstormen möchten.

Wenn ein Projekt schnell voranschreitet und Sie alle auf den neuesten Stand bringen möchten, kann Ihnen ein Zoom-Konferenzmeeting dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen. In einer Krise oder einem Notfall ist es sinnvoll, alle schnell mit ins Boot zu holen, um das Problem zu mildern.

Es kann jedoch eine Zeitverschwendung sein, wenn:

• Die Mitarbeiter müssen zu Besprechungen erscheinen und warten, bis alle eintreffen
• Du wachst morgens auf und antwortest als Erstes auf geschäftliche E-Mails und Slack-Nachrichten.
• Sie verbringen einen ganzen Tag damit, auf einen endlosen E-Mail-Thread zu antworten, anstatt die Aufgabe zu erledigen, die in einer Stunde fällig ist.

Der Trick besteht darin, die synchrone Kommunikation auf ein Minimum zu beschränken. Geben Sie Ihrem Team Autonomie, aber legen Sie Regeln fest, die dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Führen Sie kein Mikromanagement durch, sondern bleiben Sie verfügbar, wenn sie Hilfe benötigen, um eine Straßensperre zu überwinden.

Organisieren Sie regelmäßige Teambuilding-Events, um die Isolation zu bewältigen und soziale Beziehungen aufrechtzuerhalten. Kombinieren Sie asynchrone und synchrone Kommunikation und Sie werden ein glückliches Team mit einer gesunden Work-Life-Balance haben.

Wie kann die asynchrone Kommunikation verbessert werden? 

Als Einzelperson

Schreiben Sie Ihre Gedanken auf

Es ist schwieriger, den Kontext beim Schreiben falsch zu verstehen oder zu verlieren. Wenn Sie Ihre Gedanken aufschreiben, haben die Leute Zeit, Ihre Botschaft zu lesen und darüber nachzudenken, anstatt sofort zu reagieren. Während Sie Ihre Gedanken aufschreiben, können Sie sie verfeinern und mehr Kontext bereitstellen, sodass andere Ihre Botschaft schnell verstehen können. Dadurch werden Einzelgespräche oder lange Nachrichten-Threads überflüssig.

Überkommunizieren

Die Zeitverzögerung zwischen den Antworten bietet die Möglichkeit, klare Botschaften zu senden. Was muss die nächste Person über die Aufgabe oder das Meeting wissen? Geben Sie so viele Hintergrundinformationen wie möglich an.

Verwenden Sie Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen, um den Kontext bereitzustellen. Senden Sie Links zu relevanten früheren Gesprächen und Ressourcen, die Ihren Kollegen helfen, Ihre Botschaft besser zu verstehen. Setze klare Fristen, damit sie wissen, wann eine Aufgabe fällig ist. Sie sparen mehr Zeit, wenn Sie den Kontext im Voraus angeben.

Erstellen Sie eine herausragende Dokumentation

Es wäre toll, wenn jeder in Ihrem Unternehmen übermenschliche Erinnerungsfähigkeiten hätte und nur einmal etwas erzählt bekommen müsste. Leider werden die Leute viele Erinnerungen an Arbeits- und Kommunikationsregeln benötigen, es sei denn, Sie arbeiten an einem wirklich coolen, streng geheimen Programm, von dem wir wahrscheinlich nichts wissen sollten.

Konzentrieren Sie sich darauf, eine informative Dokumentation zu erstellen, in der Aufgaben leicht erklärt und grundlegende Fragen beantwortet werden können, die wahrscheinlich im Laufe des Tages auftauchen. Sie können Dokumentationen zu Kommunikationsprozessen, spezifische Richtlinien zur Projektarbeit und alles, was Ihrer Meinung nach für Ihre Mitarbeiter besonders nützlich sein wird, erstellen.

Es ist wichtig, dass Sie sich nicht auf schriftliche Dokumente beschränken, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie bestimmte Dinge am besten kommunizieren können. Lehrvideos, Infografiken und Audiodateien können eine großartige Möglichkeit sein, die Leute auf dem Laufenden zu halten.

Die richtige Dokumentation bietet den Mitarbeitern viel mehr Flexibilität und trägt dazu bei, dass Informationen zugänglich und leicht verständlich sind. Dies kann dazu beitragen, endloses Hin und Her von Nachrichten (also langes Schulterklopfen) zu vermeiden, und alle können autonomer und effizienter arbeiten.

Vorausplanen

Anstatt eine Nachricht zu senden, die lautet:

„Hallo Linda, könntest du mir jetzt die aktualisierte Onboarding-Checkliste für unser Vertriebsteam schicken?“

Man könnte sagen:

„Hallo Linda, ich benötige in drei Tagen die aktualisierte Onboarding-Checkliste für unser Vertriebsteam.“

Die Planung gibt den Mitarbeitern Zeit, sich vorzubereiten, und beseitigt den Druck, Aufgaben sofort zu erledigen.

Stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf die richtigen Dokumente hat

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf die entsprechenden Dateien haben. Das mag unbedeutend erscheinen, aber wenn jemand Zugriff beantragen muss, kann dies zu unnötigen Verzögerungen von mehreren Stunden oder sogar einem ganzen Tag führen.

Verwenden Sie Threads, um effektiv zu kommunizieren

Der Zweck von Threads besteht darin, textbasierte Konversationen zu vereinfachen. E-Mail-Diskussionen sind fragmentiert und sperren Informationen in einem Posteingang, auf den nur Absender und Empfänger zugreifen können.

Threads eignen sich hervorragend für Konversationen, in denen mehrere Teammitglieder Ideen austauschen und Entscheidungen treffen können.

Verwenden Sie vor Besprechungen Threads, um relevante Informationen auszutauschen, damit Ihr Team das jeweilige Thema besser versteht. Setzen Sie den Thread nach dem Meeting fort, damit diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, die Informationen finden können. Du kannst einen Link zum Video der Besprechung im Thread teilen und jeder, der Fragen stellt, erhält direkt im Thread Antworten.

Tools für die Kommunikation wie Slack ermöglichen es dir, Gruppenprojekte zu verwalten, indem du Aufgaben direkt zu den Projektdiskussions-Threads hinzufügst. Anstatt verschiedene unzusammenhängende Konversationen zu führen, kann dein Team schnell den relevanten Thread zusammen mit den Informationen finden, die es für den Einstieg benötigt.

Benachrichtigungen bei der Arbeit ausschalten

Benachrichtigungen ruinieren Ihre Produktivität. Es hält Sie in einem Zustand der Hyperreaktionsfähigkeit, wenn Sie immer auf den Ton einer Smartphone- oder Desktop-Benachrichtigung warten. Jedes Mal, wenn Sie antworten, dauert es 25 Minuten um wieder auf Kurs zu kommen, was zu Produktivitätseinbußen führt.

Nutze stattdessen Zeitblöcke, um mehr aus jedem Tag herauszuholen. Wenn du 8 Stunden am Tag arbeitest, kannst du die Benachrichtigungen alle drei Stunden überprüfen und sofort antworten.

Als Manager

Erfahren Sie, wann Sie asynchrone und synchrone Kommunikation verwenden sollten

Was können Sie per E-Mail, in einem Thread oder über eine Zoom-Telefonkonferenz kommunizieren?

Teammitglieder können zwar ihre Arbeitszeiten unter asynchroner Kommunikation festlegen, aber es ist wichtig, dass Manager wissen, wann sie mit Antworten in Echtzeit rechnen (oder nicht).

Richten Sie ein Protokoll für Situationen ein, die eine sofortige Reaktion erfordern, und richten Sie einen eigenen Kanal ein, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie sofort antworten müssen, wenn sie solche Nachrichten erhalten.

Wenn Ihre Website beispielsweise offline geht, ist dies ein Notfall und erfordert, dass alle Mitarbeiter an Bord sind, um das Problem sofort zu beheben. Ein Bericht für eine Aufgabe, die nächste Woche fällig ist, könnte über Slack oder eine Erinnerung auf Asana übermittelt werden.

Haben Sie klare Kommunikationsprozesse eingerichtet

Einer der Hauptgründe, warum asynchrone Kommunikation scheitert, ist, dass die Leute keine Regeln für die Kommunikation haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, sehr klare Erwartungen an die Art und Weise zu stellen, wie Menschen miteinander sprechen. Wenn Sie es richtig machen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen missverstanden oder falsch kommuniziert werden.

Erwägen Sie, die Mitarbeiter festgelegte Arbeitszeiten festlegen zu lassen, bei denen sie wissen, dass sie an ihrem Computer sitzen und zur Arbeit zur Verfügung stehen. Verwende verschiedene Bezeichnungen, Namen und Themeneinstellungen in deinen Slack-Channels, damit die Mitarbeiter wissen, welche Unterhaltungen sie in ihnen führen sollten

Dringlichkeit definieren

Eine defekte öffentliche Funktion auf einer Website oder App ist ein dringendes Arbeitsproblem. Eine Frage dazu, welche Post-it® -Notizen in Farbe Ihr Team bevorzugt, ist keine. Wenn du keinen Weg findest, zwischen den beiden zu unterscheiden, wird sich jede eingehende E-Mail oder Slack wie ein Notfall anfühlen.

Damit asynchrone Kommunikation funktioniert, müssen die Mitarbeiter den Unterschied zwischen dringenden Angelegenheiten und solchen, die warten können, kennen.

Legen Sie Richtlinien dafür fest, was wirklich eine dringende Angelegenheit ist, und wie Sie dies am besten kennzeichnen können. Legen Sie einen Aktionsplan fest, in dem Sie angeben, an wen Sie sich wenden können, welche Schritte zu ergreifen sind und wie das Problem dokumentiert werden kann.

Möchten Sie sich eingehender damit befassen, wie Sie Kommunikationsprobleme bei der Arbeit am besten lösen können? Schauen Sie sich unseren Beitrag an unser Ansatz zur internen Kommunikation bei Guru.

Bewerten Sie die Teammitglieder auf der Grundlage von Leistung und Ergebnissen

Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass sie anhand ihres Beitrags zu den Teamzielen beurteilt werden und nicht anhand der Anzahl der Stunden, die sie für die Arbeit aufgewendet haben.

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten so lange festlegen, wie sie produktiv sind. Wenn sie es vorziehen, drei Stunden morgens und vier Stunden abends zu arbeiten, um ununterbrochen intensiv zu arbeiten, ist das in Ordnung, solange sie ihre monatlichen Ziele erreichen.

Starre Arbeitszeiten abschaffen

Die Einführung eines flexiblen Arbeitszeitplans ermöglicht es Ihnen, Top-Talente von überall auf der Welt zu rekrutieren. Sie werden sich natürlich für asynchrone Kommunikation interessieren, wenn nicht alle gleichzeitig online sein können.

Asynchrone Check-ins planen

Wenn Ihr Team stark von Ihrem Team abhängig ist, haben Sie am Ende mehr Besprechungen. Bevor Rick einem Kunden ein Update über einen Fehler sendet, den der Kunde gefunden hat, muss er sich bei Anna von der technischen Abteilung erkundigen, ob das Problem behoben wurde. Niemand weiß, woran jemand gerade arbeitet, was zu Besprechungen und langen E-Mail-Threads führt.

Verwenden Sie Remote-Check-Ins, um Besprechungen asynchron zu gestalten. Auf diese Weise können Teams teilen, woran sie gerade arbeiten, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Es gibt einige Möglichkeiten, dies zu tun:

• Ein zentrales Portal, auf dem Teams Projekte teilen, an denen sie täglich arbeiten
• Ein Projektmanagement-Tool wie Asana, mit dem Sie Workflows erstellen und den Fortschritt mehrerer Projekte verfolgen können
• Ein Messaging-Tool wie Slack, mit dem Teams posten können, woran sie gerade arbeiten, und das sich nahtlos integrieren lässt interne Kommunikationsplattformen wie Guru

Fördern Sie Routinen, aber kehren Sie nicht zu alten Gewohnheiten zurück 

Es ist zwar weniger notwendig, traditionelle Arbeitszeiten in einer Remote-Umgebung einzuhalten, aber ermutigen Sie Ihr Team, eine Arbeitsroutine zu haben, die den alten Zeitplan von 9 bis 5 Uhr ersetzt.

Als Teamleiter kannst du Folgendes festlegen:

• Zeiten für wöchentliche Check-ins, an denen alle anwesend sein sollten
• Eine Zeitleiste für Antworten auf E-Mails und Nachrichten auf Slack (kann 12-24 Stunden dauern)
• Verfahren zur Kommunikation für Personen in verschiedenen Zeitzonen und im Notfall

Verleihen Sie Ihrer Arbeitskultur Vertrauen, Unabhängigkeit und Rechenschaftspflicht

Vertrauen und Unabhängigkeit sind die Werte, auf denen asynchrone Kommunikation basiert. Sie müssen darauf vertrauen, dass Ihr Team pünktlich liefert, damit sich die Teamkollegen keine Sorgen machen müssen, dass jemand ihr Wort nicht hält. Wenn Mitarbeiter unabhängig und ohne Mikromanagement arbeiten, fördert das Innovationen und stärkt ihr Selbstvertrauen.

Lassen Sie uns den Leuten etwas Spielraum lassen. Bis vor Kurzem war es fast unmöglich, dass asynchrone Arbeit gut... funktionierte. Dank moderner Technologien ist Telearbeit einfacher als je zuvor, aber es ist wichtig zu bedenken, dass das Arbeitsumfeld, das wir jetzt genießen, vor 20 Jahren, in manchen Fällen sogar vor 10 Jahren, nicht möglich gewesen wäre.

Denken Sie daran, dass Sie und Ihre Kollegen aus einem bestimmten Grund zusammenarbeiten. Sie wurden alle als effiziente, talentierte und fähige Mitarbeiter angesehen. Sofern Ihnen nicht jemand einen Grund zu der Annahme gegeben hat, dass er die Verantwortung, die mit asynchroner Arbeit einhergeht, nicht bewältigen kann, vertrauen Sie darauf, dass er den nächsten Schritt in Ihrer Arbeitsumgebung erledigen kann.

Machen Sie Informationen mit einem Wissensmanagementsystem leicht zugänglich

81% der Mitarbeiter fühlen sich frustriert, wenn sie nicht auf die Informationen zugreifen können, die sie zur Erledigung einer Aufgabe benötigen.

Ein interner Wissensmanagement Das (KM) -System minimiert die Notwendigkeit, dass Mitarbeiter Fragen stellen müssen. Es wird zum zentralen Speicherort für alle Unternehmensdokumente wie das Onboarding von Mitarbeitern, die Prozessdokumentation, Veröffentlichungsrichtlinien und Markenwerte. Das von Ihnen gewählte System sollte intuitiv, leicht zu durchsuchen und in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren sein.

Nutzen Sie Ihre Besprechungszeit gut

Wir haben bereits gesagt, dass die Einführung eines asynchronen Kommunikationsmodells nicht bedeutet, dass Sie synchrones Arbeiten ablehnen. Wenn Sie Teil einer verteilten Belegschaft sind, zählt jedes Meeting. Die Pandemie zwang uns, genau zu prüfen, wie wir unsere Besprechungszeiten nutzten, und wirklich darüber nachzudenken, wie wir die Zeit aller Beteiligten am besten nutzen können.

Nehmen Sie sich Zeit, um über den Zweck und die Hauptziele eines Meetings nachzudenken, bevor Sie Ihr Planungstool aufrufen. Fragen Sie sich, ob dies etwas ist, das live besprochen werden muss, oder ob Sie nach dem Senden einer E-Mail oder Slack dasselbe Ergebnis erzielen könnten.

Die Arbeit vor dem Meeting kann ein wertvolles Instrument für Personen sein, die asynchron arbeiten. Wenn die Leute Dokumente überprüfen, Videos ansehen oder sich mit Fragen oder Ideen vorbereiten, bevor Sie sich offiziell treffen, kann das die Zeit für Besprechungen verkürzen und die Zeit, die Sie zusammen verbringen, noch wirkungsvoller machen.

Und vergessen Sie nicht den Wert aufgezeichneter Besprechungen. Trotz Ihrer besten Bemühungen wird es Zeiten geben, in denen einige Personen nicht in der Lage sind, sich zu treffen. Aufgezeichnete Besprechungen können gib den Leuten die Informationen sie müssen weiterarbeiten.

Investieren Sie in Aktivitäten zur Teambildung

Wenn Sie asynchrone Kommunikation einführen, haben Teams weniger Möglichkeiten, sich persönlich zu treffen oder Kontakte zu knüpfen, insbesondere wenn Sie remote arbeiten.

Sie können die Lücke füllen, indem Sie regelmäßige Aktivitäten organisieren, die den Aufbau von Beziehungen und die Einheit des Teams fördern. Du könntest zum Beispiel eine monatliche Spielstunde am Freitag, Drinks über Zoom zum Aufholen oder halbjährliche persönliche Retreats organisieren.

Es gibt Ihrem Team etwas, auf das es sich an Tagen freuen kann, an denen es sich isoliert oder demotiviert fühlt.

Verwenden Sie Tools, die asynchrone Kommunikation fördern

Guru

Guru ist ein internes Kommunikationstool und eine Plattform für den Wissensaustausch, die verifizierte Informationen von Experten in Ihrem Team bereitstellt. Die Informationen können von Mitarbeitern direkt dort abgerufen werden, wo sie arbeiten. Stellen Sie sich Guru wie ein Unternehmenswiki vor, das sich in Ihren Arbeitsablauf integriert, sodass Sie immer über die Informationen verfügen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.

Google Workspace

Google Workspace ist eine Sammlung von Cloud-Computing- und Produktivitätstools, die es einfach machen, projektübergreifend an einem Ort zusammenzuarbeiten. Zu den Tools in Google Workspace gehören Chat, Gmail, Kalender, Docs, Slides, Sheets, Forms und Drive.

Mehrere Personen können gemeinsam an einem Dokument arbeiten, Kommentare hinterlassen, wenn etwas unklar ist, und Probleme in Echtzeit lösen. Alles wird auf Google Drive gespeichert, sodass Sie sich keine Sorgen um den Verlust von Dokumenten oder den Zugriff auf Dateien machen müssen.

Messaging-Apps

Messaging-Apps wie Slack und Microsoft-Teams Machen Sie lange Diskussionen über E-Mail-Threads überflüssig und optimieren Sie die Kommunikation über eine Messaging-Plattform.

Sie können Themen nach Kanälen für verschiedene Teams organisieren, um die Qualität und Relevanz der Konversationen zu verbessern. Die Teammitglieder können anhand von Themen, die für sie von Interesse oder Verfügbarkeit relevant sind, auswählen, wie sie benachrichtigt werden möchten.

Zum Glück zeigt Slack keine Lesebestätigung an, was den Druck verringert, sofort zu antworten, wenn Sie eine private Nachricht erhalten.

Asana

Benutzen Asana um Ihren Teamkollegen Projekte und Termine zuzuweisen, ohne eine E-Mail zu senden oder ein Meeting zu organisieren. Sie können Ihre Mitarbeiter taggen, Projekte kommentieren und sogar wichtige Projektdokumente in Asana verknüpfen, um ihnen alles zur Verfügung zu stellen, was sie für eine effektive Erledigung der Arbeit benötigen.

Webstuhl

Webstuhl ist ein Videonachrichten-Tool, mit dem Sie Ihren Bildschirm, Ihr Gesicht und Ihre Stimme aufzeichnen können, um Videos zu erstellen und diese sofort per E-Mail oder über einen Link zu teilen. Sie können Loom verwenden, um Prozesse zu dokumentieren, neue Mitarbeiter einzustellen und Wissen mit Ihren Kollegen zu teilen.

Als Tool für die asynchrone Kommunikation senden Sie Videonachrichten in Ihrem eigenen Zeitrahmen und Ihr Kollege konsumiert das Video nach Belieben. Es ist eine großartige Möglichkeit, eine Produkt-Roadmap zu erklären, Ihren Teamkollegen zu zeigen, wie ein Fehler behoben werden kann, oder zu erklären, warum Sie bestimmte Entscheidungen getroffen haben.

Hüten Sie sich davor, eine Kultur zu schaffen, die immer aktiv ist

Kollaborative Überlastung entsteht, wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit damit verbringt, auf Anfragen zu antworten und mit dem Team zu interagieren, was sich nachteilig auf seine eigene Arbeit auswirkt. Zu den Ursachen für eine Überlastung der Zusammenarbeit gehören:

Priorisierung der Kommunikation vor Produktivität 

Laut Harvard Business Review geben Mitarbeiter derzeit aus 50% mehr Zeit mehr Zusammenarbeit als vor 20 Jahren.

Denke 80% eines Arbeitstages zur E-Mail-Kommunikation, 15% der Unternehmenszeit bei Treffen und über 200 Slack-Nachrichten ein Tag. Die Zeit der Mitarbeiter ist kostbar, und Unternehmen sollten bewerten, ob ihre aktuellen internen Kommunikationspraktiken funktionieren für oder gegen sie.

Dieser Trend der ständigen Kommunikation bedeutet, dass ihr ganzer Tag auf Besprechungen ausgerichtet ist und dazwischen Zeit für Kernaufgaben aufgewendet wird. Dies führt in der Regel dazu, dass Mitarbeiter an Wochentagen und Wochenenden (ohne zusätzliche Bezahlung) Überstunden machen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen.

Unnötiger Druck für Mitarbeiter, immer verfügbar zu sein 

Wenn Mitarbeiter immer in Echtzeit kommunizieren, haben sie keine Kontrolle über ihre Zeitpläne. Anstatt ihre eigenen Tagesordnungen festzulegen und produktiv zu sein, verbringt Ihr Team den Tag damit, auf Anfragen zu antworten. Um die verlorene Zeit auszugleichen, arbeiten sie schneller, was zu mehr Druck, höherer Frustration und Stress führt. Das Ergebnis ist Burnout und mangelnde Motivation, aufzutauchen.

Gespräche von geringer Qualität

Die erste Antwort ist wahrscheinlich nicht Ihre beste Antwort. Wenn Sie sofort reagieren müssen, haben Sie keine Zeit, Ihre Antworten zu überdenken und eine durchdachte Antwort zu geben, weil Sie unter Druck stehen. Die Qualität der Konversation leidet darunter und die Lösungen sind oft unterdurchschnittlich.

Telearbeit ist da, um zu bleiben: Effizienz statt ständiger Kommunikation fördern

Die Zukunft der Arbeit ist verteilt und vielfältig. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie sich nicht in derselben Zeitzone befinden müssen, um Ergebnisse zu erzielen. Daher hängt der Erfolg jetzt von Ergebnissen und Leistung ab, nicht davon, wie viele Stunden Sie erscheinen.

Die Einführung eines asynchronen Systems ermöglicht es Ihnen, die besten Talente auf der ganzen Welt zu gewinnen. Es gibt Ihrem Team die Freiheit, die Stunden auszuwählen, in denen es am produktivsten ist, und die Leistung zu maximieren, ohne ständig aktiv sein zu müssen. Es ist eine großartige Möglichkeit, tiefgründiger zu arbeiten, abzuschalten, wenn nötig, und wieder aufgeladen zurückzukommen.

Für die Zeiten, in denen Sie persönliche Gespräche benötigen, wählen Sie Werkzeuge die synchrone und asynchrone Kommunikation miteinander verbinden und so einen optimierten Arbeitsablauf ermöglichen.