Was ist asynchrone Kommunikation? 

Asynchrone Kommunikation bedeutet Interaktion ohne Echtzeitgespräch – Antworten können verzögert werden. Ein gutes Beispiel ist E-Mail. In diesem Ansatz planen die Menschen keine Meetings und die Antworten sind weniger zeitkritisch.

In diesem Szenario müssen Sie Ihre Mitarbeiter nicht auffordern, gleichzeitig online zu sein. Stattdessen geben Sie Ihren Teamkollegen die Flexibilität, ihre Arbeitszeiten unabhängig von ihrem Standort zu wählen. 

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail gesendet haben, in der Sie ein Dokument von einem Teammitglied anfordern, erwarten Sie anstatt einer sofortigen Antwort, geduldig zu sein und zu warten, bis sie später antworten. Es gibt eine wachsende Zahl von Beweisen, die die Produktivitätsvorteile zeigen, wenn man nicht auf alle Anfragen sofort antwortet, sobald sie eingehen. Tatsächlich hat die Forschung der American Psychological Association ergeben, dass Unterbrechungen die Produktivität erheblich verringern können.

Arten der synchronen vs. asynchronen Kommunikation

Lernen

Synchrones Lernen findet in Echtzeit statt, mit Schülern und Lehrern zusammen. Alternativ können Lehrer Informationen asynchron teilen. Lernende erkunden in ihrer eigenen Zeit, zum Beispiel durch Videos schauen, Lesen und Zuhören. Lehrer verwenden ein Lernmanagementsystem (LMS), um Lernmaterialien zu teilen.

Programmierung

Bei der Programmierung werden synchrone Operationen nacheinander ausgeführt. Eine Aufgabe endet, der nächste Schritt beginnt. Asynchrone Vorgänge können gleichzeitig ablaufen – Sie können zum nächsten Schritt übergehen, während ein anderer Schritt abgeschlossen wird.

Kommunikation

Der wichtigste Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation besteht darin, dass synchronisierte Kommunikationen geplante Echtzeitinteraktionen per Telefon, Video oder persönlich sind. Asynchrone Kommunikation findet in Ihrer eigenen Zeit statt und muss nicht geplant werden.

In diesem Artikel werden wir alles erkunden, was Sie über synchrone vs asynchrone Kommunikation im Allgemeinen wissen müssen.

Warum sollten Sie auf asynchrone Kommunikation umschwenken? 

Eine Studie von Stanford über 16.000 Mitarbeiter hat ergeben, dass Remote-Mitarbeiter 13% produktiver sind. In einer weiteren Überprüfung meldete ein Unternehmen, das auf Remote-Arbeit umgeschwenkt ist, einen Anstieg des Jahreswerts von 1,3 Milliarden Dollar. 

Kein atemraubender Pendelverkehr zur Arbeit mehr, kein Einatmen von mit Kohlenstoff belasteter Luft, kein Mitmachen bei Büropolitik oder ständige Anwesenheit, selbst wenn Sie nicht wollen. Sie haben mehr Zeit, um sich Ihrer Familie und Ihren Hobbys zu widmen, weil Sie die Kontrolle über Ihren Tag zurückgewonnen und wie Sie Ihre Aktivitäten planen. 

Während viele Menschen davon ausgehen, dass die örtliche Unabhängigkeit der Hauptgrund ist, warum Remote-Arbeiter glücklicher sind, spielt die asynchrone Kommunikation eine wichtige Rolle dabei, Remote-Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Kommunikation mit ihren Teamkollegen zu geben.

In einer Remote-First, vollständig asynchronen Umgebung wachen Sie auf, wann Sie möchten, sehen die E-Mails, die in Ihrem Posteingang liegen, und fühlen keinen Druck, zu antworten. So schnappen Sie sich ein Getränk und beenden Ihre Morgenroutine, bevor Sie sich an Ihren Desktop setzen, um mit der Arbeit für den Tag zu beginnen.

Während viele Unternehmen überzeugt sind, dass Remote-Arbeit die Zukunft ist, kämpfen sie auch damit, wie sie die Kontrolle an ihre Mitarbeiter abgeben und die asynchrone Kommunikation übernehmen können – selbst wenn die Vorteile eine zufriedenere Belegschaft, reduzierte Gemeinkosten und die Möglichkeit beinhalten, Talente von überall auf der Welt einzustellen.

Synchrone vs asynchrone Kommunikation 

Synchron kommunizieren, findet in Echtzeit zwischen zwei oder mehr Personen statt. Alle Parteien sind zur gleichen Zeit online. Wenn eine Nachricht oder Anfrage gesendet wird, erfolgt eine sofortige Antwort.

Synchrone Kommunikation ist in einem physischen Arbeitsort üblich, wo Manager zu einem Büro eines Teammitglieds gehen und nach einem Dokument oder einer Frage zu einem Prozess fragen können. Arbeitszeiten und Pausenzeiten sind festgelegt und es herrscht ein hoher Druck, immer verfügbar zu sein.

Beispiele für synchrone Kommunikation sind Videoanrufe, Instant Messaging und Telefonkonversationen.

Situationen, in denen synchrone Kommunikation vorteilhaft ist, sind:

• Brainstorming-Sitzungen
• Wöchentliche Teammeetings
• Teambuilding-Aktivitäten
• Projektbesprechungen
• Interview-Sitzungen
• Wasser-Kühlschrank-Gespräche

Während asynchrone Kommunikation sofort erfolgt, wird bei synchroner Kommunikation ein erwarteter Verzug erwartet. Statt zu bestimmen, wann Mitarbeiter arbeiten oder auf Kommunikationen reagieren können, gibt die asynchrone Kommunikation die Kontrolle an den Mitarbeiter und nicht an den Arbeitgeber.

Beispiele für asynchrone Kommunikation

Messaging-Software: Messaging-Software wie Microsoft Teams und Slack ist hilfreich für die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Sie senden eine Nachricht, und der Empfänger antwortet, wenn er online kommt.

E-Mail: Es besteht kein Druck, sofort auf Arbeits-E-Mails zu antworten. Mitarbeiter können zu einem geeigneten Zeitpunkt mit Tools wie Gmail und Outlook antworten. 

Videoaufzeichnung: Videoaufzeichnungen oder Demos eignen sich hervorragend, wenn Sie einen Prozess erklären müssen. Beliebte Videoaufzeichnungswerkzeuge sind Zoom und Loom.

Cloud-Kollaboration: Mit Tools wie Google Workspace und Microsoft Teams können Sie gemeinsam mit Ihren Teamkollegen an Dokumenten arbeiten, Änderungen vornehmen und Kommentare hinterlassen, die sie zu einem geeigneten Zeitpunkt bearbeiten können.   

Video-Bibliotheken: Eine Video-Bibliothek ist eine Sammlung von Schulungsvideos, die Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses oder regulären Schulungsintervallen ansehen können. Sie können Guru mit Lernmanagementsoftware wie Lessonly und Skilljar integrieren, damit Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo lernen können.

Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Tools sind eine großartige Möglichkeit, um an Projekten zusammenzuarbeiten, Lieferungen zu kommunizieren und Projektaktivitäten zu verfolgen. Beispiele, die mit Guru erkundet werden können, sind Asana und Trello. 

Wikis und Intranets: Wikis und Intranets dienen als einzige Quelle der Wahrheit innerhalb einer Organisation. Es ist ein Repository für Unternehmensdokumente, Prozesse und andere Ressourcen, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeitsfunktionen auszuführen. Mit einem Intranet-CMS wie Guru kann jeder Inhalte erstellen und verifizierbares Wissen teilen, damit Mitarbeiter stets die besten Praktiken nutzen.

Was sind die Vorteile der asynchronen Kommunikation?

Flexibilität, um zu antworten, wann Sie können 

Asynchrone Kommunikation gibt Ihnen die Freiheit, Ihren Arbeitstag basierend auf Ihren produktivsten Stunden zu planen. Anstatt zwischen den Tabs zu wechseln, um ununterbrochene Nachrichten zu beantworten, können Sie Ihre Antworten bündeln, wenn Sie Zeit haben. 

Mit mehr Flexibilität verbringen Sie längere Zeit mit wichtigeren Aufgaben, was zu einer verbesserten Leistung und Produktivität führt. 

Ehrlichere Kommunikation 

Während asynchrone Kommunikation langsamer ist, tendiert sie auch dazu, qualitativ hochwertiger zu sein als reflexartige Antworten. Es ermöglicht Ihnen, einen bestimmten Gedanken zu durchdenken, Ihre Gedanken zu sammeln und Antworten zu geben, wenn Sie bereit sind. Das macht es für andere einfacher, Ihre Nachricht effektiv zu verstehen und unnötige Hin- und Her zu vermeiden. 

Größere Transparenz, da Kommunikation standardmäßig gespeichert wird 

Chatnachrichten und Slack-Threads erfolgen alle schriftlich und werden automatisch gespeichert, sodass Sie und Ihr Team später auf sie verweisen können. Dies führt zu einer größeren Transparenz in Ihrem Unternehmen und stellt sicher, dass niemand wichtige Informationen verpasst. 

Besser für Menschen in verschiedenen Zeitzonen 

In Echtzeit über verschiedene Zeitzonen zu kommunizieren, ist schwierig, wenn ein Teamkollege friedlich schläft, während ein anderer von seinem Morgensport zurückkommt. 

Da asynchrone Kommunikation nicht erfordert, dass Remote-Mitarbeiter gleichzeitig verbunden sind, können Sie eine Nachricht an einen Mitarbeiter in Europa aus Ihrer Wohnung in San Francisco senden und sie werden später am Tag antworten, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz sitzen.

Erhöhte Produktivität 

In einer synchronen Umgebung verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter 12 Stunden pro Woche mit der Vorbereitung und der Teilnahme an Meetings. 

Ohne Ablenkungen können Mitarbeiter Zeit für tiefes Arbeiten reservieren und ihre Antworten dann ein paar Mal am Tag bündeln, anstatt alle 30 Minuten auf ihr Telefon zu schauen. 

Ganz zu schweigen davon, dass die Mitarbeiter ihre Produktivität mit asynchronem Informationsaustausch in die Höhe treiben können, um Zeit und Stress zu sparen.

Das Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation finden

Um es klarzustellen, wir fordern Sie nicht auf, die Echtzeitkommunikation vollständig abzulehnen. Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist.

Remote-Arbeit kann beispielsweise extrem isolierend sein. Synchron kommunizieren kann Ihnen helfen, ein Verhältnis zu Teamkollegen aufzubauen und persönliche Beziehungen zu entwickeln, die zu einer besseren Zusammenarbeit am Arbeitsplatz führen.

Es ist auch nützlich, wenn Sie sensible Themen besprechen, kritisches Feedback geben, eine Leistungsbewertung durchführen oder viele Ideen auf einmal brainstormen möchten.

Wenn ein Projekt schnell voranschreitet und Sie alle auf den gleichen Stand bringen wollen, kann ein Zoom-Meeting Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen. In einer Krisensituation oder bei einem Notfall ist es sinnvoll, alle schnell einzubinden, um das Problem zu mindern.

Es kann jedoch eine Zeitverschwendung sein, wenn:

• Mitarbeiter müssen zu Meetings erscheinen und auf alle warten, die ankommen 
• Sie wachen morgens auf und das Erste, was Sie tun, ist, auf Arbeits-E-Mails und Slack-Nachrichten zu antworten.
• Sie verbringen den ganzen Tag damit, einem endlosen E-Mail-Thread zu antworten, anstatt die Aufgabe zu erledigen, die in einer Stunde fällig ist.

Der Trick besteht darin, die synchrone Kommunikation auf ein Minimum zu reduzieren. Geben Sie Ihrem Team Autonomie, aber legen Sie Regeln fest, die alle in Einklang halten. Mikromanagement vermeiden, aber verfügbar bleiben, wenn sie Hilfe benötigen, um ein Hindernis zu überwinden. 

Organisieren Sie regelmäßige Teambindungsveranstaltungen, um Isolation zu bewältigen und soziale Beziehungen aufrechtzuerhalten. Kombinieren Sie asynchrone und synchrone Kommunikation, und Sie werden ein glückliches Team mit einem gesunden Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben haben.

Wie kann die asynchrone Kommunikation verbessert werden? 

Als Einzelperson

Schreiben Sie Ihre Gedanken auf

Es ist schwieriger, Missverständnisse zu haben oder den Kontext zu verlieren, wenn Sie schreiben. Das Schreiben Ihrer Gedanken gibt den Menschen Zeit, Ihre Nachricht zu lesen und darüber nachzudenken, anstatt sofort zu reagieren. Während Sie Ihre Gedanken aufschreiben, können Sie sie verfeinern und mehr Kontext bieten, der anderen hilft, Ihre Nachrichten schnell zu verstehen, was die Notwendigkeit für Eins-zu-eins-Meetings oder lange Nachrichtenstränge reduziert.

Überkommunizieren 

Die Zeitverzögerung zwischen Antworten bietet die Möglichkeit, klare Nachrichten zu senden. Was muss die nächste Person über die Aufgabe oder das Meeting wissen? Geben Sie so viele Hintergrundinformationen wie möglich. 

Verwenden Sie Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen, um Kontext bereitzustellen. Senden Sie Links zu relevanten früheren Gesprächen und Ressourcen, die Ihren Kollegen helfen, Ihre Nachricht besser zu verstehen. Setzen Sie klare Fristen, damit sie wissen, wann eine Aufgabe fällig ist. Sie sparen mehr Zeit, wenn Sie den Kontext im Voraus bereitstellen. 

Erstellen Sie hervorragende Dokumentationen 

Es wäre großartig, wenn jeder in Ihrem Unternehmen über übermenschliche Erinnerungsfähigkeiten verfügen würde und nur einmal über Dinge informiert werden müsste. Leider, es sei denn, Sie arbeiten in einem wirklich coolen geheimen Programm, von dem wir wahrscheinlich nichts wissen sollten, werden die Menschen eine Menge Erinnerungen bezüglich der Regeln für die Arbeit und Kommunikation benötigen.  

Konzentrieren Sie sich darauf, informative Dokumentationen zu erstellen, die Aufgaben leicht erklären und grundlegende Fragen beantworten können, die im Laufe des Tages auftreten können. Sie können Dokumentationen zu Kommunikationsprozessen, spezifische Richtlinien zur Projektarbeit und alles erstellen, was Sie für besonders nützlich halten. 

Es ist wichtig, sich bei der Überlegung, wie man bestimmte Dinge am besten kommuniziert, nicht nur auf schriftliche Dokumente zu beschränken. Schulungs-Videos, Infografiken und Audiodateien können eine großartige Möglichkeit sein, um die Menschen informiert zu halten. 

Die richtige Dokumentation gibt den Menschen viel mehr Flexibilität und hilft sicherzustellen, dass Informationen zugänglich und leicht verständlich sind. Das kann dazu beitragen, endlose Hin- und Her-Nachrichten (schon lange keine Schulterklopfer mehr) zu reduzieren und ermöglicht es allen, autonomer und effizienter zu arbeiten.

Planen Sie im Voraus 

Anstatt eine Nachricht zu senden, die lautet:

“Hallo Linda, könntest du mir jetzt die aktualisierte Einarbeitungsliste für unser Vertriebsteam zusenden?”

Sie könnten sagen:

“Hallo Linda, ich brauche die aktualisierte Einarbeitungsliste für unser Vertriebsteam in drei Tagen.”

Planung gibt den Mitarbeitern Zeit zur Vorbereitung und entfernt den Druck, Aufgaben sofort zu erledigen.

Stellen Sie sicher, dass alle Zugriff auf die richtigen Dokumente haben 

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen zur Dokumentenfreigabe und stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen Zugriff auf die entsprechenden Dateien haben. Das mag unwesentlich erscheinen, aber wenn jemand Zugriff anfordern muss, kann das zu unnötigen Verzögerungen von mehreren Stunden oder sogar einem ganzen Tag führen. 

Verwenden Sie Threads, um effektiv zu kommunizieren 

Der Zweck von Threads ist es, textbasierte Gespräche zu erleichtern. E-Mail-Diskussionen sind fragmentiert und schließen Informationen in ein Postfach ein, auf das nur der Absender und der Empfänger zugreifen können.

Threads sind großartig für Gespräche, bei denen mehrere Teammitglieder Ideen austauschen und Entscheidungen treffen können.

Verwenden Sie vor Besprechungen Threads, um relevante Informationen zu teilen, damit Ihr Team das Thema versteht. Nach dem Meeting, setzen Sie die Unterhaltung fort, damit diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, die Informationen finden können. Sie können einen Link zur Videoaufzeichnung des Meetings im Thread teilen, und jeder, der Fragen stellt, erhält direkt im Thread Antworten.

Kommunikationstools wie Slack ermöglichen es Ihnen, Gruppenprojekte zu verwalten, indem Sie Aufgaben direkt in die Projektdiskussions-Threads hinzufügen. Anstatt verschiedene zusammenhanglos folgender Gespräche durchzugehen, kann Ihr Team schnell den relevanten Thread samt der Informationen finden, die sie benötigen, um zu beginnen. 

Benachrichtigungen während der Arbeit ausschalten

Benachrichtigungen ruinieren Ihre Produktivität. Es hält Sie in einem Zustand der Hyper-Reaktionsfähigkeit, wenn Sie ständig auf den Klang einer Smartphone- oder Desktop-Benachrichtigung warten. Jedes Mal, wenn Sie antworten, dauert es 25 Minuten , um wieder auf Kurs zu kommen, was zu Produktivitätsverlusten führt.

Verwenden Sie stattdessen Zeitblöcke, um mehr aus jedem Tag herauszuholen. Wenn Sie 8 Stunden am Tag arbeiten, können Sie alle drei Stunden Benachrichtigungen überprüfen und dann auf einmal antworten.

Als Manager

Wissen, wann man asynchrone vs. synchrone Kommunikation verwenden sollte

Was können Sie per E-Mail, in einem Thread oder über einen Zoom-Konferenzanruf kommunizieren?

Während Teammitglieder ihre Arbeitszeiten unter asynchroner Kommunikation festlegen können, ist es wichtig, dass Manager wissen, wann sie mit (oder nicht mit) Echtzeit-Antworten rechnen müssen.

Legen Sie ein Protokoll für Situationen fest, die eine sofortige Antwort erfordern, und erstellen Sie einen speziellen Kanal, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie sofort antworten sollen, wenn sie solche Nachrichten erhalten.

Zum Beispiel ist das Offlinegehen Ihrer Website ein Notfall und erfordert, dass alle Hände zur Behebung des Problems zur Verfügung stehen. Ein Bericht für eine Aufgabe, die nächste Woche fällig ist, könnte über Slack oder eine Erinnerung in Asana kommuniziert werden.

Haben Sie klare Kommunikationsprozesse 

Einer der größten Gründe, warum asynchrone Kommunikation oft scheitert, ist, dass Menschen keine Regeln für die Kommunikation haben. Deshalb ist es wichtig, sehr klare Erwartungen zu schaffen, wie die Menschen miteinander sprechen. Wenn Sie es richtig machen, verringern Sie die Chancen auf Missverständnisse oder Fehlkommunikation von Informationen. 

Erwägen Sie, dass Mitarbeiter festgelegte Arbeitszeiten schaffen, in denen sie wissen, dass sie an ihrem Computer sein werden und verfügbar sind, um zu arbeiten. Nutzen Sie verschiedene Labels, Namen und Themaeinstellungen in Ihren Slack-Kanälen, damit die Mitarbeiter wissen, welche Gespräche sie dort führen sollten.

Dringlichkeit definieren 

Ein defektes öffentliches Feature auf einer Website oder App ist ein dringendes Arbeitsproblem. Eine Frage darüber, welche Farbe Post-it® Notizen Ihr Team bevorzugt, ist es nicht. Wenn Sie keinen Weg finden, zwischen den beiden zu unterscheiden, wird jede eingehende E-Mail oder Slack wie ein Notfall erscheinen. 

Damit asynchrone Kommunikation funktioniert, müssen die Mitarbeiter den Unterschied zwischen dringenden Angelegenheiten und solchen erkennen, die warten können.

Richten Sie Richtlinien ein, was tatsächlich eine dringende Angelegenheit darstellt und wie man dies am besten kennzeichnet. Haben Sie einen konkreten Aktionsplan, wen Sie kontaktieren sollten, welche Schritte zu unternehmen sind und wie das Problem dokumentiert werden sollte. 

Möchten Sie tiefer in die beste Vorgehensweise zur Bewältigung von Kommunikationsproblemen am Arbeitsplatz eintauchen? Schauen Sie sich unseren Beitrag zu unserem Ansatz zur internen Kommunikation bei Guru an.

Bewerten Sie Teammitglieder basierend auf Ergebnissen und Leistungen 

Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass sie nach den Beiträgen zu den Zielen des Teams und nicht nach der Anzahl der Stunden, die sie gearbeitet haben, bewertet werden.

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten festlegen, solange sie produktiv sind. Wenn sie es bevorzugen, drei Stunden am Morgen und vier Stunden am Abend für ungestörte tiefgehende Arbeit zu arbeiten, ist das in Ordnung, solange sie ihre monatlichen Ziele erreichen.

Starre Arbeitszeiten abschaffen

Die Annahme eines flexiblen Arbeitsplans ermöglicht es Ihnen, die besten Talente von überall auf der Welt zu rekrutieren. Sie werden sich natürlich zu asynchronen Kommunikation hingezogen fühlen, wenn nicht jeder gleichzeitig online sein kann. 

Asynchrone Check-ins planen

Wenn es viele Abhängigkeiten in Ihrem Team gibt, haben Sie mehr Meetings. Bevor Rick ein Update an einen Kunden über einen Fehler sendet, den der Kunde gefunden hat, muss er bei Anna aus der Technik nachfragen, ob das Problem behoben wurde. Niemand weiß, woran die anderen arbeiten, was zu Meetings und langen E-Mail-Threads führt.

Verwenden Sie Remote-Check-ins, um Meetings asynchron zu machen. Es ist eine Möglichkeit für Teams, zu teilen, woran sie arbeiten, ohne ihren Arbeitsablauf zu stören.

Einige Möglichkeiten, dies zu tun, sind:

• Ein zentrales Portal, in dem Teams täglich die Projekte teilen, an denen sie arbeiten
• Ein Projektmanagement-Tool wie Asana, mit dem Sie Arbeitsabläufe erstellen und den Fortschritt über mehrere Projekte hinweg verfolgen
• Ein Messaging-Tool wie Slack, in dem Teams posten können, woran sie arbeiten, und das nahtlos in interne Kommunikationsplattformen wie Guru integriert.

Fördern Sie Routinen, aber kehren Sie nicht zu alten Gewohnheiten zurück 

Obwohl es in einer Remote-Umgebung weniger notwendig ist, traditionelle Arbeitszeiten beizubehalten, ermutigen Sie Ihr Team, eine Arbeitsroutine zu haben, die den alten 9-5 Zeitplan ersetzt.

Als Teamleiter können Sie festlegen:

• Zeiten für wöchentliche Check-ins, zu denen alle anwesend sein sollten
• Einen Zeitrahmen für Antworten auf E-Mails und Nachrichten auf Slack (könnte 12-24 Stunden dauern)
• Verfahren zur Kommunikation für diejenigen in verschiedenen Zeitzonen und im Falle eines Notfalls

Vertrauen, Unabhängigkeit und Verantwortung in Ihre Arbeitskultur einbringen 

Vertrauen und Unabhängigkeit sind die Werte, auf denen asynchrone Kommunikation beruht. Sie müssen vertrauen, dass Ihr Team rechtzeitig liefern wird, damit sich die Teamkollegen keine Sorgen machen müssen, dass jemand sein Wort nicht hält. Wenn Mitarbeiter unabhängig arbeiten, ohne mikromanagt zu werden, fördert das Innovation und stärkt ihr Vertrauen.

Lassen Sie uns den Leuten etwas Verständnis entgegenbringen. Bis vor kurzem war es fast unmöglich für asynchrones Arbeiten, gut zu... funktionieren. Dank der Innovationen in der modernen Technologie ist es einfacher denn je, remote zu arbeiten, aber es ist wichtig zu beachten, dass die Arbeitsumgebung, die wir jetzt genießen, vor 20 Jahren oder sogar vor 10 Jahren in einigen Fällen nicht möglich gewesen wäre. 

Denken Sie daran, dass Sie und Ihre Kollegen aus einem bestimmten Grund zusammenarbeiten. Sie wurden alle als effiziente, talentierte und fähige Mitarbeiter angesehen. Es sei denn, jemand hat Ihnen einen Grund gegeben zu glauben, dass er die Verantwortung, die mit asynchronem Arbeiten verbunden ist, nicht bewältigen kann, vertrauen Sie darauf, dass sie den nächsten Schritt in Ihrer Arbeitsumgebung bewältigen können.

Gestalten Sie Informationen mit einem Wissensmanagement-System leicht zugänglich 

81% der Mitarbeiter fühlen sich frustriert, wenn sie nicht auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen. 

Ein internes Wissensmanagement (KM) System minimiert die Notwendigkeit für Mitarbeiter, Fragen zu stellen. Es wird zum zentralen Repositorium für alle Unternehmensdokumente wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Prozessdokumentation, Veröffentlichungsrichtlinien und Markenwerte. Das System, das Sie wählen, sollte intuitiv sein, leicht durchsuchbar und in Ihren Arbeitsablauf integrierbar.

Nutzen Sie Ihre Meeting-Zeit gut

Wir haben zuvor gesagt, dass die Annahme eines asynchronen Kommunikationsmodells nicht bedeutet, dass Sie die synchrone Arbeit ablehnen. Wenn Sie Teil einer verteilten Belegschaft sind, zählt jedes Meeting. Die Pandemie zwang uns, einen genauen Blick darauf zu werfen, wie wir unsere Meeting-Zeiten genutzt haben und wirklich darüber nachzudenken, wie wir die Zeit aller optimal nutzen können. 

Nehmen Sie sich Zeit, um über den Zweck und die Hauptziele eines Meetings nachzudenken, bevor Sie Ihr Planungstool öffnen. Fragen Sie sich, ob dies etwas ist, das live diskutiert werden muss, oder ob Sie dasselbe Ergebnis erzielen könnten, nachdem Sie eine E-Mail oder Slack gesendet haben.

Vorbereitungsarbeiten vor dem Meeting können ein wertvolles Werkzeug für Personen sein, die asynchron arbeiten. Es kann die Meeting-Zeit reduzieren, wenn Menschen Dokumente überprüfen, Videos ansehen oder vorbereitet mit Fragen oder Ideen zu dem offiziellen Treffen kommen. 

Und vergessen Sie nicht den Wert aufgezeichneter Meetings. Trotz Ihrer besten Bemühungen wird es Zeiten geben, in denen einige Menschen nicht in der Lage sind, an einem Meeting teilzunehmen. Aufgezeichnete Meetings können den Menschen die Informationen geben , die sie benötigen, um weiterzuarbeiten.

Investieren Sie in teamfördernde Aktivitäten 

Wenn Sie asynchrone Kommunikation annehmen, gibt es weniger Möglichkeiten für Teams, sich persönlich zu verbinden oder zu sozialisieren, insbesondere wenn Sie remote sind. 

Sie können das Vakuum füllen, indem Sie regelmäßige Aktivitäten organisieren, die den Beziehungsaufbau und die Teameinheit fördern. Zum Beispiel könnten Sie eine monatliche Spielstunde am Freitag, Drinks über Zoom zum Auffrischen oder halbjährliche persönliche Retreats organisieren.

Es gibt Ihrem Team etwas, worauf es sich freuen kann, an Tagen, an denen es sich isoliert oder demotiviert fühlt.

Verwenden Sie Tools, die asynchrone Kommunikation fördern 

Guru 

Guru ist ein internes Kommunikationstool und eine Wissensaustauschplattform, die verifizierte Informationen von Experten in Ihrem Team bereitstellt. Die Informationen können von Mitarbeitern genau dort abgerufen werden, wo sie arbeiten. Denken Sie an Guru wie an ein Unternehmenswiki, das in Ihren Arbeitsablauf integriert ist, damit Sie immer die Informationen haben, die Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit benötigen.

Google Workspace

Google Workspace ist eine Sammlung von Cloud-Computing- und Produktivitätstools, die es einfach machen, an Projekten an einem Ort zusammenzuarbeiten. Werkzeuge in Google Workspace umfassen Chat, Gmail, Kalender, Docs, Folien, Tabellen, Formulare und Drive.

Mehrere Personen können an einem Dokument zusammenarbeiten, Kommentare hinterlassen, wo etwas unklar ist, und Herausforderungen in Echtzeit lösen. Alles wird auf Google Drive gespeichert, sodass Sie sich keine Sorgen über den Verlust von Dokumenten oder den Zugriff auf Dateien machen müssen.  

Messaging-Apps

Messaging-Apps wie Slack und Microsoft Teams eliminieren die Notwendigkeit, lange Diskussionen über E-Mail-Threads zu führen und streamlinen die Kommunikation über eine Messaging-Plattform. 

Sie können Themen nach Kanälen für verschiedene Teams organisieren, um die Qualität und Relevanz der Gespräche zu verbessern. Teammitglieder können wählen, wie sie basierend auf Interessen oder Verfügbarkeit benachrichtigt werden wollen. 

Gott sei Dank zeigt Slack keine Lesebestätigungen an, was den Druck nimmt, sofort zu antworten, wenn Sie eine private Nachricht erhalten.

Asana

Verwenden Sie Asana , um Projekten und Fristen Ihren Teamkollegen zuzuweisen, ohne eine E-Mail zu senden oder ein Meeting zu organisieren. Sie können Ihre Mitarbeiter markieren, Kommentare zu Projekten hinterlassen und sogar wichtige Projektdokumente in Asana verlinken, um ihnen alles geben, was sie benötigen, um die Arbeit effizient zu erledigen. 

Loom

Loom ist ein Video-Nachrichtentool, mit dem Sie Ihren Bildschirm, Ihr Gesicht und Ihre Stimme aufzeichnen und sofort Videos erstellen und teilen können, entweder per E-Mail oder über einen Link. Sie können Loom verwenden, um Prozesse zu dokumentieren, neue Mitarbeiter einzuarbeiten und Wissen mit Ihren Kollegen zu teilen.

Als Werkzeug für asynchrone Kommunikation senden Sie Video-Nachrichten in Ihrem eigenen Zeitrahmen, und Ihr Kollege konsumiert das Video nach Belieben. Es ist eine großartige Möglichkeit, einen Produktfahrplan zu erklären, Ihren Teamkollegen zu zeigen, wie man einen Fehler behebt, oder zu erklären, warum Sie bestimmte Entscheidungen getroffen haben.

Vorsicht, eine immer "an"-Kultur zu schaffen

Kollaborativer Overload tritt auf, wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit damit verbringt, auf Anfragen zu reagieren und sich mit dem Team zu beschäftigen, was zu Lasten seiner eigenen Arbeit geht. Einige Ursachen für kollaborativen Overload sind:

Die Kommunikation über Produktivität zu priorisieren 

Laut Harvard Business Review verbringen Mitarbeitende derzeit 50% mehr Zeit mit Zusammenarbeit als noch vor 20 Jahren. 

Denken Sie 80% eines Arbeitstags auf E-Mail-Kommunikation, 15% der Unternehmenszeit auf Besprechungen und über 200 Slack-Nachrichten pro Tag. Die Zeit der Mitarbeiter ist kostbar, und Unternehmen sollten bewerten, ob ihre aktuellen internen Kommunikationspraktiken für oder gegen sie arbeiten .

Dieser Trend der ständigen Kommunikation bedeutet, dass der gesamte Tag um Besprechungen herum organisiert ist, wobei die Zeit dazwischen für die Kernaufgaben aufgewendet wird. Das führt in der Regel dazu, dass Mitarbeitende an Wochentagen und am Wochenende (ohne zusätzliche Vergütung) Überstunden arbeiten, um zugewiesene Aufgaben zu erledigen.

Unnötiger Druck für Mitarbeiter, immer verfügbar zu sein 

Wenn die Mitarbeiter ständig in Echtzeitkommunikation involviert sind, haben sie keine Kontrolle über ihre Zeitpläne. Anstatt ihre eigenen Agenden festzulegen und produktiv zu sein, verbringt Ihr Team den Tag damit, auf Anfragen zu reagieren. Um die verlorene Zeit auszugleichen, arbeiten sie schneller, was zu mehr Druck, höherer Frustration und Stress führt. Das Ergebnis ist ein Burnout und ein Mangel an Motivation, um zu erscheinen.

Gespräche von geringer Qualität 

Die erste Antwort ist wahrscheinlich nicht Ihre beste Antwort. Wenn Sie sofort antworten müssen, gibt es keine Zeit, um Ihre Antworten durchzudenken und eine überlegte Antwort zu geben, weil Sie unter Druck stehen. Die Qualität des Gesprächs leidet und Lösungen sind oft unzureichend.

Fernarbeit ist hier, um zu bleiben: Fördern Sie Effizienz gegenüber ständiger Kommunikation

Die Zukunft der Arbeit ist verteilt und vielfältig. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie nicht in derselben Zeitzone sein müssen, um Ergebnisse zu erzielen. Der Erfolg hängt jetzt von Ergebnissen und Leistungen ab, nicht davon, wie viele Stunden Sie erscheinen.

Die Einführung eines asynchronen Systems ermöglicht es Ihnen, auf das beste Talent aus der ganzen Welt zuzugreifen. Es gibt Ihrem Team die Autonomie, die Stunden zu wählen, in denen sie am produktivsten sind, und die Leistung zu maximieren, ohne ständig online sein zu müssen. Es ist eine großartige Möglichkeit, mehr Tiefenarbeit zu leisten, sich abzuschalten, wenn Sie es brauchen, und wieder aufgeladen zurückzukehren.

Für die Zeiten, in denen Sie persönliche Gespräche benötigen, wählen Sie Werkzeuge , die synchrone mit asynchroner Kommunikation kombinieren, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten.