¿Alguna vez te has preguntado cómo elegir el software de CRM de la manera correcta? Has venido al lugar correcto — aquí es donde encontrarás los secretos para seleccionar la herramienta que satisfaga cada una de tus necesidades. 

El software de gestión de relaciones con clientes (CRM) es una solución que muchas empresas utilizan para mantener relaciones sólidas con sus clientes nuevos, potenciales y existentes. 

Con el mercado de CRM proyectado para alcanzar los $88.19 mil millones para 2024, ahora es más importante que nunca invertir en una solución de este tipo. 

Hay un pequeño problema: ¿cómo eliges el software adecuado? 

Probablemente tendrías dificultades para hacerlo por tu cuenta.  Pero con esta guía para compradores, puedes navegar por el tumultuoso mar de proveedores y elegir una herramienta que se ajuste a tus requisitos, caso de uso y presupuesto. 

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¿Qué es el software de CRM?

CRM es un sistema que tiene un objetivo: gestionar todas las interacciones y relaciones de tu empresa con clientes, prospectos y proveedores. 

En resumen, rastrea y almacena datos de clientes, como información de contacto, pero también ayuda a descubrir nuevas oportunidades para hacer crecer tu negocio y mejorar tu rentabilidad. 

Además, el CRM proporciona un excelente soporte al cliente a lo largo del ciclo de vida del comprador, ayudándote a mantenerte conectado con tu base de clientes en cada punto de contacto. 

¿Para quién es el CRM? ¡Para todos! No importa tu industria o departamento, puedes usar esta herramienta para gestionar cada aspecto del viaje del cliente y tener toda la información sobre ellos fácilmente disponible. 

¿Cómo utilizas exactamente el CRM, entonces? Descubrámoslo. 

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¿Cómo se utiliza el software de CRM?

Una buena herramienta de CRM aprovecha el poder de los datos para: 

• Rastrear el comportamiento del cliente — El CRM te ayuda a descubrir información valiosa sobre tus clientes, como cómo interactúan con tus productos y servicios, cuáles son sus preferencias, etc. 
• Automatizar la recolección de comentarios — ¿Cansado de siempre adivinar lo que piensan tus clientes sobre tu marca? El CRM recoge todos los comentarios de los clientes en un solo lugar, lo que te permite mejorar tus servicios. El CRM recopila todos los comentarios de los clientes en un solo lugar, lo que te permite mejorar tus servicios. 
• Tomar decisiones basadas en datos — La mejor manera de impulsar el crecimiento empresarial y crear relaciones más sólidas con los clientes es a través de un programa de CRM. A través del análisis de datos, esta herramienta predice el comportamiento del usuario e identifica patrones para que puedas tomar mejores decisiones comerciales. 
• Personalizar las experiencias del cliente — El CRM sabe cómo hacer que tus clientes se sientan vistos y comprendidos. Con esta herramienta, puedes ofrecer interacciones personalizadas con los clientes que fortalezcan tus lazos. 
• Mejorar la percepción de la marca — Es importante escuchar lo que las personas dicen sobre tu empresa en los canales de redes sociales. Esto ayuda a crear lealtad del cliente y mejorar la visibilidad de la marca. 

Pero estas son solo algunas de las cosas que puede hacer. 

El software de CRM adecuado optimiza tus procesos comerciales al reemplazar hojas de cálculo engorrosas y bases de datos complejas y conectar tus flujos de trabajo en un solo lugar. 

Lo que nos lleva a los beneficios de usar CRM…

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¿Cuáles son los beneficios de usar software de CRM?

Como cualquier otra herramienta que tengas en tu negocio, el software de CRM viene cargado de toneladas de beneficios: 

• Mejores relaciones con los clientes: El 85% de las personas cita experiencias mejoradas con los clientes como uno de los tres principales beneficios del software de CRM. No es de extrañar. Dado que este software hace que la información del cliente esté accesible para cualquier persona que la necesite, los miembros de tu equipo pueden aumentar la satisfacción del cliente. 
• Procesos de ventas incrementados: Una buena herramienta de CRM automatiza tus operaciones comerciales y tareas clave a través de la automatización de marketing. Esto libera el tiempo de tus empleados, para que puedan concentrarse en tareas más productivas. 
• Mejores análisis y campañas de marketing dirigidas: Puedes tener todos los datos que desees. Pero si no los utilizas correctamente, son inútiles. El software de CRM tiene análisis integrados que ayudan a las empresas a desglosar los silos de datos en métricas fácilmente entendidas e insights accionables. Con esta información, puedes medir el éxito de tus esfuerzos de marketing y trabajar para mejorarlos. 
• Costos reducidos: Muchos CRMs son flexibles y escalables, lo que significa que son fáciles de implementar y crecer con tu negocio. Además, dado que la mayoría de las herramientas tienen un plan de precios por usuario, solo tienes que pagar por lo que necesitas, incluidas las características. Como resultado, mantienes los costos bajos y utilizas el CRM como desees.  

¿En conclusión? Bueno, como obtienes visibilidad sobre todas tus operaciones, puedes aumentar la productividad del equipo y optimizar tu embudo de ventas. 

Entonces, ¿cómo eliges el mejor sistema de CRM para tus necesidades? Sumérgete. 

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Cómo Elegir el Sistema de CRM Adecuado

El mercado de software de CRM continuará creciendo, alcanzando un volumen de $131.90 mil millones para 2028. Con este enorme aumento, cada vez más sistemas de CRM brotarán como champiñones después de la lluvia. 

Lo que no facilita tu decisión. 

Te llevará horas compararlos todos; además, dado que cada uno tiene características únicas (que suenan bien en papel, pero ¿realmente las necesitas?) es aún más difícil entender qué solución elegir.  

Afortunadamente, elegir el proveedor de CRM adecuado puede ser un paseo por el parque si sigues estos pasos: 

Paso #1: Identificar objetivos y metas específicas

Cada proceso de selección comienza identificando tus desafíos y necesidades, es decir, lo que intentas lograr. 

Por ejemplo, ¿solo quieres deshacerte de hojas de cálculo de carga lenta? Si eres una pequeña empresa, entonces no necesitarás mucho de tu herramienta de CRM. Pero, ¿y si quieres renovar tu servicio de atención al cliente? 

Para ayudar, responde estas preguntas: 

• ¿Es tu herramienta actual suficiente para cumplir con los requisitos comerciales?
• ¿Qué quieres abordar con el CRM? 
• ¿Cuántas personas usarán el sistema de CRM? 
• ¿Cuál es el tamaño de tu presupuesto? 
• ¿Integrarás el software de CRM con otras herramientas existentes? 

Al mapear tus objetivos y expectativas, puedes concentrarte en el software de CRM que trabaje activamente para mejorar tus operaciones, no en cosas que no necesitas. 

Paso #2: Evalúa tu presupuesto

La curiosidad te ganó — una búsqueda rápida en Google te mostró algunas opciones que llamaron tu atención. Las consideraste y las agregaste a tu lista corta, solo para encontrar que son demasiado caras.

Para evitar decepciones y tiempo perdido, trata de establecer tu presupuesto desde el principio. Habla con los miembros de tu equipo para establecer tus expectativas y descartar cualquier herramienta de CRM fuera de tu rango de precios.

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Paso #3: Haz una lista de características y funcionalidades

Presupuesto: ✅

Necesidades: ✅

Características: Cargando…

Ahora es el momento de hacer una lista de tus características imprescindibles. Las herramientas de CRM tienen muchas funcionalidad emocionantes, pero tal vez no necesites todas ellas. Reúne a tu equipo de ventas y habla sobre lo que necesitan (ya que serán los que usen el software).

Juntos, pueden elaborar una lista de capacidades clave. Pero si tu presupuesto lo permite, no dudes en agregar algunas características deseables también, incluso si no son esenciales. 

Por lo general, el software de CRM debería tener las siguientes características: 

• Capacidades de informes 
• Gestión de leads
• Predicción de ventas
• [Software de gestión de proyectos] (https://www.getguru.com/reference/how-to-choose-project-management-software)
• Automatización de marketing 
• Gestión de contactos
• Herramientas de colaboración
• Encuestas y sondeos de satisfacción del cliente

Pero podemos hablar en mayor detalle sobre estas características más adelante; mantente atento. 

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Paso #4: Investigar a los proveedores de software de CRM 

Prepara una olla de café, porque este paso tomará un tiempo. ☕

Después de hacer una lista de características imprescindibles, deberías comenzar a investigar las opciones que mejor se ajusten a tus requisitos. Puedes empezar consultando guías para compradores como la nuestra. 

O visitar sitios de reseñas como G2 o TrustRadius que generalmente tienen listas con el software que necesitas. Mirar reseñas te ayudará a ver una herramienta desde todos los ángulos, por lo que es más fácil formarte una opinión basada en lo que los usuarios reales tienen que decir al respecto. 

Pero también puedes pedir recomendaciones a tu red, como líderes, colegas y amigos. Ellos pueden darte información valiosa sobre qué herramienta utilizan, por qué es una buena opción y cuán fácil es aprenderla. 

Paso #5: Solicitar demostraciones y pruebas

Sin embargo, antes de probar las herramientas, hay una cosa más que debes hacer. 

Y eso es reducir tu lista de proveedores a entre tres y cinco opciones preferidas. No solo te acerca a tu decisión final, sino que también te ayuda a probar las herramientas más rápidamente. 

Con eso hecho, ahora puedes solicitar demostraciones y pruebas de tus principales contendientes. 

La mayoría de los proveedores ofrecen pruebas gratuitas de 30 días a las que puedes aprovechar inscribiéndote. Algunos proveedores incluso tienen planes gratuitos, lo cual es muy útil, especialmente si no necesitas mucho de tu CRM. 

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Contacta a los proveedores de tu lista y prueba la herramienta. Recuerda invitar también a los miembros de tu equipo. Su retroalimentación será invaluable, ya que son los que más la utilizarán. Déjalos tener una idea del software CRM e intenta reducir tu lista aún más. 

Paso #6: Toma tu decisión e implementa

Después de pasar por todos los pasos anteriores, deberías estar más cerca de hacer la elección final. 

Para algunos, está claro desde la fase de prueba quién es el ganador. Pero para otros, probar varias herramientas podría reducir sus opciones a solo dos buenas. 

Si estás en la última categoría, haz más investigaciones, pruébalas más a fondo y pide opiniones. Toma tu decisión final y comienza la implementación.

La facilidad de uso de la herramienta elegida determinará cuán rápido es el proceso de incorporación y cuán fácil se integrará con tus flujos de trabajo. 

Hemos prometido que observaremos más de cerca las características y estamos listos para cumplirlo. 

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¿Qué características de CRM buscar?

El software CRM es más que solo una herramienta de marketing; es una buena forma de impulsar más ventas y retener clientes. Pero, ¿en qué características deberías enfocarte al seleccionar un nuevo sistema? 

Aquí hay algunas ideas: 

• Gestión de contactos: En el centro de cualquier programa CRM, deberías encontrar herramientas de gestión de contactos. Estas ayudan a organizar tus datos de clientes, como el historial de interacciones y la demografía. Se supone que deben ofrecer información sobre lo que puedes hacer para mejorar la experiencia del usuario.
• Puntuación de leads: Esta característica identifica leads de calidad y te ayuda a filtrarlos. Lo que significa que tu equipo puede mantenerse al tanto de ellos y eliminar los leads muertos antes de que obstruyan tus flujos de trabajo. 
• Analítica de reportes y tableros: La solución CRM que elijas debe proporcionar una visión completa de tus operaciones. Debería tener reportes, información de leads, pronósticos, etc., que sean visualmente agradables y fáciles de entender. Y permitirte personalizarlos como desees para mejor visibilidad. 
• Integraciones: Cada herramienta CRM debe tener complementos que le permitan integrarse con tus herramientas existentes. Según Nucleus Research, el acceso a datos clave acorta el ciclo de ventas de las personas entre 8 y 14%. El CRM debería funcionar bien con plataformas de gestión de proyectos, contabilidad y marketing por correo electrónico. Pero también puede integrarse con herramientas de base de conocimiento automatizadas como Guru que brindan acceso instantáneo a los archivos de la empresa. 
• Herramientas de servicio al cliente: El CRM trata sobre los clientes (¡está en el nombre, después de todo!) así que debe tener capacidades de servicio al cliente, como plantillas predefinidas, historiales de ventas automatizadas, etc. 

Entonces, después de todo esto, la pregunta sigue siendo: ¿cuál es el mejor software CRM actualmente disponible?

Veamos…

10 Soluciones de Software CRM a Considerar

Quizás no quieras pasar horas revisando listas en Capterra; una simple guía de comprador es suficiente. ¿Y adivina qué? ESTA es la única guía que necesitas para tomar la decisión correcta. 

Entonces, para ayudar en tu proceso de selección, hemos confeccionado una lista de los mejores proveedores de CRM que definitivamente deberías revisar. 

HubSpot CRM

HubSpot es una herramienta de servicio al cliente impulsada por IA con software CRM gratuito para tus equipos.

Con esta herramienta, puedes seguir y analizar tu pipeline de ventas completo en tiempo real en un tablero visual. 

Fuente: G2

Además, tienes reportes detallados a los que puedes acceder para identificar oportunidades de crecimiento. 

En palabras de un revisor satisfecho, “No solo tienes un CRM para seguir tus tareas, sino también… un lugar donde puedes literalmente hacer cualquier cosa que necesites dentro de tu negocio.” 

HubSpot también te notifica cuando alguien abre un correo electrónico, para que puedas hacer un seguimiento instantáneo a través de chat en vivo, correo electrónico o teléfono. 

¡Y se integra con Guru! 

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Salesforce

Salesforce es una herramienta CRM basada en la nube que analiza tus datos para brindarte información valiosa mientras te ayuda a atraer y retener clientes leales.

Fuente: G2

¿Qué hace Salesforce? Bueno, “Rastrea leads, cuentas, contactos y oportunidades y las pantallas son muy similares, así que es fácil de aprender.” 

En resumen, Salesforce une a tus equipos en una única fuente de verdad; como resultado, siempre tendrán los datos y conocimientos de los clientes al alcance de la mano. Además, es adaptable, escalable, seguro y flexible, satisfaciendo las necesidades de tu negocio sin importar su tamaño. 

Puedes integrar Salesforce con casi cualquier fuente de datos, como MuleSoft, Tableau, Slack, y incluso Guru. 

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Pipedrive

Pipedrive ofrece una combinación de CRM de ventas y gestión de pipeline en una solución fácil de usar. 

Fuente: G2

Con este software CRM ágil, puedes automatizar tu pipeline de ventas y ahorrar más tiempo. También te permite sumergirte en reportes de ventas en tiempo real para tener una buena visión de tu embudo de ventas. Con la analítica avanzada de Pipedrive, el monitoreo del equipo y la previsión, puedes tomar mejores decisiones basadas en datos. 

“Me ayuda mucho en mantener asociaciones fructíferas y seguimiento excepcional de leads. El hecho de que Pipedrive puede aumentar los ingresos a través de la gestión de ventas es, en mi opinión, su mejor característica.” Pipedrive se conecta con un montón de aplicaciones, incluyendo Guru. 

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Insightly

Insightly proporciona a equipos de ventas y marketing de todos los tamaños una plataforma CRM asequible que les ayuda a aumentar la productividad y construir relaciones duraderas con los clientes. 

Fuente: G2

Tiene muchas características útiles, como gestión de proyectos, seguimiento de leads y automatización de flujos de trabajo. Con estas, puedes aumentar la eficiencia y transparencia de las ventas, eliminando cuellos de botella e inconsistencias. 

Pero Insightly también se adapta a tu empresa, lo que significa que siempre trabajará para mejorar la experiencia de tus clientes y resolver problemas más rápido, sin importar el tamaño de tu negocio. 

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“Insightly es muy fácil de usar y personalizable para satisfacer tus necesidades específicas... En general, mejora masivamente la eficiencia de mi equipo.” En general, mejora masivamente la eficiencia de mi equipo. 

Insightly se integra con Guru — ve cómo aquí. 

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Sugar Sell

Sugar Sell es una solución CRM avanzada que conecta a tus equipos de marketing, ventas y servicio para que se enfoquen en acelerar las ventas, aumentar la productividad y crear experiencias atractivas para los clientes. 

Fuente: Capterra

Esta herramienta CRM local combina tecnología de IA, automatización de marketing y servicio al cliente para impulsar el crecimiento y fortalecer los lazos con los clientes. 

“... casi cualquier cosa que puedas pensar [se puede automatizar y no necesitas ser un experto técnico para lograr procesos realmente fluidos._” 

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Entonces, no solo entrega los leads correctos, sino que Sugar Sell también pone tus campañas de marketing en piloto automático, resultando en mejores resultados. 

También es conocido por sus integraciones, una de ellas es con Guru. 

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Zendesk Sell

Zendesk Sell, una plataforma CRM moderna, ayuda a los representantes de ventas a acelerar los ingresos y mejorar la experiencia del cliente.

Fuente: G2

Zendesk es fácil de usar e intuitivo, lo que significa que tus equipos no tendrán problemas para aprenderlo. 

“Zendesk ha simplificado verdaderamente nuestro viaje de atención al cliente. La interfaz limpia y sencilla hizo que fuera fácil navegar a través de los tickets de los clientes.” La interfaz limpia y sencilla facilita la navegación a través de los tickets de los clientes.”

No es de extrañar; con características como analítica avanzada, herramientas de productividad y tableros, tienes todo lo que necesitas en un solo lugar. Además, puedes desbloquear mejor productividad en el equipo y siempre cumplir con las expectativas de los clientes en todos los puntos de contacto. 

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Entre las innumerables integraciones de Zendesk Sell hay una integración con Guru. 

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Zoho CRM

Zoho CRM es adecuado para organizaciones de tamaño medio a grande que ofrecen diversas características útiles, como automatización de flujos de trabajo, gestión de contactos y un asistente conversacional impulsado por IA. 

Fuente: G2

¿Qué exactamente hace? Zoho CRM te ayuda a cerrar más tratos, disfrutar de mejor visibilidad en tu pipeline de ventas y construir relaciones más sólidas con los clientes.

Además, tu negocio puede aprovechar el poder de los KPI, la inteligencia predictiva y omni-canal para ofrecer experiencias personalizadas que creen consumidores leales.

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“Zoho CRM funciona bien con otros. Integrarse con diferentes herramientas empresariales se siente como una sinfonía armoniosa en lugar de una batalla tecnológica.” ¡Y sorpresa! 

Zoho CRM se integra con Guru. Zoho CRM se integra con Guru. 

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Copper

Copper es una solución de software CRM fácil de usar con un fuerte enfoque en hacer crecer tu negocio.

Fuente: Copper

¿Cómo logra eso? A través de una automatización simple de flujo de trabajo que elimina tareas tediosas. Y visibilidad de 360 grados en las actividades de ventas de todos tus equipos. De esta manera, evitas perder oportunidades de crecimiento y perder leads.

Además, “Copper CRM es un CRM fácil de usar y personalizable que se integra a la perfección con Google Workspace, lo que lo convierte en una opción ideal para empresas que dependen de Gmail, Calendar y otras aplicaciones de Google.” 

Y sí — Copper se conecta fácilmente con otras herramientas, incluido Guru. Pero es particularmente ideal para quienes trabajan con Google Workspace. 

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Apptivo

Apptivo es más que solo un software de CRM — es una herramienta de gestión empresarial SaaS para empresas de todos los tamaños. 

Fuente: G2

Lo que más le gusta a la gente de Apptivo es su servicio al cliente. “Todo el equipo de soporte de Apptivo es útil, fácil de contactar, y conocedor.” Entonces, si tienes un problema con el software, Apptivo puede ayudarte a resolverlo en unos minutos. 

Además, esta herramienta tiene características típicas de CRM, como generación de informes programados, automatización de flujos de trabajo, múltiples ciclos de venta, etc. Apptivo también viene en varias formas y tamaños, como móvil o integrado.

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Hablando de integraciones, Apptivo se integra sin problemas con tus herramientas actuales; ¡y no te olvides de Guru! 

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Monday.com

Un lunes que definitivamente no odiarás, Monday.com es, en esencia, una solución de gestión de proyectos. Pero también tiene capacidades de CRM totalmente personalizables, como generación de tareas automatizadas y creación de fórmulas.  

Fuente: G2

Puedes personalizar Monday.com como desees, dependiendo de tus necesidades. Tiene bloques de construcción como automatizaciones, integraciones y tableros que te ayudan a crear un espacio de trabajo intuitivo para tus equipos.

“Podemos dividir al personal en equipos para asegurar que la información correcta se muestre a las personas adecuadas — esto mantiene las cosas ordenadas y nos permite categorizar el contenido que es aplicable para diferentes equipos.” 

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Monday.com se integra bien con aplicaciones de terceros — y sí, ¡también con Guru! 

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Tu turno

Entonces, ¿qué piensas? ¿Ha hecho esta guía que tu proceso de selección de CRM sea mucho más fácil? 

Esperamos que sí. Con todos los consejos y trucos en este artículo sobre cómo elegir el software de CRM que satisface las necesidades de tu negocio, es muy simple tomar la decisión final. 

Pero, ¿sabes qué va bien con tu solución final de CRM? ¡Guru! 

Guru es una solución de gestión del conocimiento 3-en-1 que se conecta con todas tus herramientas y flujos de trabajo existentes. La misión principal de Guru es llevar tu conocimiento colectivo (datos de clientes, historiales de interacción, etc.) justo donde estás. 

Pero probarlo por ti mismo es la mejor forma de actuar. Así que no dudes en registrarte en Guru gratis. 

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