¿Alguna vez se preguntó cómo elegir el software CRM de la manera correcta? Ha venido al lugar correcto: aquí encontrará los secretos para seleccionar la herramienta que satisfaga todas sus necesidades.

El software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una solución que muchas empresas utilizan para mantener relaciones sólidas con sus clientes nuevos, potenciales y existentes.

Con el Se proyecta que el mercado de CRM alcance los 88.190 millones de dólares para 2024, ahora es más importante que nunca invertir en una solución de este tipo.

Hay uno pequeño problema: cómo elegir el software adecuado?

Probablemente te resulte difícil hacer esto por tu cuenta. Sin embargo, con esta guía del comprador, puede navegar entre el tumultuoso mar de vendedores y elegir una herramienta que se adapte a sus necesidades, a su caso de uso y a su presupuesto.

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¿Qué es el software CRM?

El CRM es un sistema que tiene un objetivo: gestionar todas las interacciones y relaciones de su empresa con los clientes, clientes potenciales y proveedores.

En pocas palabras, rastrea y almacena los datos de los clientes, como la información de contacto, pero también ayuda a descubrir nuevas oportunidades para hacer crecer su negocio y mejorar su rentabilidad.

Además, el CRM proporciona una excelente atención al cliente durante todo el ciclo de vida del comprador, lo que le ayuda a mantenerse conectado con su base de clientes en cada punto de contacto.

¿Para quién es el CRM? Bueno, ¡a todos! No importa cuál sea su sector o departamento, puede utilizar esta herramienta para gestionar todos los aspectos del recorrido del cliente y tener toda la información sobre ellos fácilmente disponible.

Sin embargo, ¿cómo se usa exactamente el CRM? Vamos a averiguarlo.

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¿Cómo se usa el software CRM?

Una buena herramienta de CRM aprovecha el poder de los datos para:

• Realice un seguimiento del comportamiento de los — El CRM le ayuda a descubrir información valiosa sobre sus clientes, como la forma en que interactúan con sus productos y servicios, cuáles son sus preferencias, etc.
• Automatiza la recopilación de comentarios — ¿Cansado de adivinar siempre lo que piensan tus clientes sobre tu marca? El CRM recopila todos los comentarios de los clientes en un solo lugar, lo que te permite mejorar tus servicios.
• Tome decisiones basadas en datos — La mejor manera de impulsar el crecimiento empresarial y crear relaciones más sólidas con los clientes es a través de un programa de CRM. Mediante el análisis de datos, esta herramienta predice el comportamiento de los usuarios e identifica los patrones para que pueda tomar mejores decisiones empresariales.
• Personalice las experiencias de los clientes — El CRM sabe cómo hacer que sus clientes se sientan vistos y comprendidos. Con esta herramienta, puede ofrecer interacciones personalizadas con los clientes que fortalezcan sus vínculos.
• Mejora la percepción de la marca — Es importante escuchar lo que la gente dice sobre tu empresa en los canales de redes sociales. Esto ayuda a fidelizar a los clientes y a mejorar la visibilidad de la marca.

Pero estas son solo algunas de las cosas que puede hacer.

El software CRM adecuado agiliza sus procesos empresariales al reemplazar las engorrosas hojas de cálculo y las bases de datos complejas y conectar sus flujos de trabajo en un solo lugar.

Lo que nos lleva a los beneficios de usar CRM...

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¿Cuáles son los beneficios de usar el software CRM?

Como cualquier otra herramienta que tenga en su negocio, el software CRM viene repleto de beneficios:

• Mejores relaciones con los clientes: El 85% de las personas menciona la mejora de las experiencias de los clientes como uno de los tres principales beneficios del software CRM. No es de extrañar. Dado que este software hace que la información de los clientes sea accesible para cualquier persona que la necesite, los miembros de su equipo pueden aumentar la satisfacción de los clientes.
• Incremento de los procesos de venta: Una buena herramienta de CRM automatiza las operaciones comerciales y las tareas clave a través de la automatización del marketing. Esto libera tiempo a sus empleados para que puedan centrarse en tareas más productivas.
• Mejores análisis y campañas de marketing segmentadas: Puedes tener todos los datos que quieras. Pero si no le das un buen uso, es inútil. El software CRM tiene análisis integrados que ayudan a las empresas a desglosar los silos de datos en métricas fáciles de entender e información procesable. Con esta información, puedes medir el éxito de tus esfuerzos de marketing y trabajar para mejorarlos.
• Costos reducidos: Muchos CRM son flexibles y escalables, lo que significa que son fáciles de implementar y crecer con su empresa. Además, dado que la mayoría de las herramientas tienen un plan de precios por usuario, solo tienes que pagar por lo que necesitas, incluidas las funciones. Como resultado, mantienes los costos bajos y utilizas el CRM como quieras.

¿En conclusión? Bueno, dado que obtiene visibilidad de todas sus operaciones, puede aumentar la productividad del equipo y optimizar su flujo de ventas.

Entonces, ¿cómo eliges el mejor sistema de CRM para tus necesidades? Vamos a sumergirnos.

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Cómo elegir el sistema CRM adecuado

El mercado del software CRM seguirá creciendo, alcanzando un volumen de 131.900 millones de dólares en 2028. Con esto enorme Aumentan, más y más sistemas CRM brotarán como hongos después de la lluvia.

Lo que no facilita tu decisión.

Llevará horas compararlos todos; además, dado que cada uno tiene características únicas (que suenan bien sobre el papel, ¿realmente las necesitas?) es aún más difícil decidir qué solución elegir.

Afortunadamente, elegir el proveedor de CRM adecuado puede ser un paseo por el parque si sigues estos pasos:

Paso #1: Identificar metas y objetivos específicos

Cada proceso de selección comienza con la identificación de sus desafíos y necesidades, es decir, lo que está intentando lograr.

Por ejemplo, ¿quieres deshacerte de las hojas de cálculo que se cargan lentamente? Si eres una pequeña empresa, no necesitarás mucho de tu herramienta de CRM. Pero, ¿qué pasa si quieres revisar tu servicio de atención al cliente?

Para obtener ayuda, responde estas preguntas:

• ¿Su herramienta actual es suficiente para cumplir con los requisitos empresariales?
• ¿Qué quiere abordar con CRM?
• ¿Cuántas personas usarán el sistema CRM?
• ¿Cuál es el tamaño de su presupuesto?
• ¿Integrará el software CRM con otras herramientas existentes?

Al trazar sus objetivos y expectativas, puede centrarse en el software de CRM que trabaja activamente para mejorar sus operaciones, no en cosas que no necesita.

Paso #2: Evalúe su presupuesto

La curiosidad se apoderó de ti: una búsqueda rápida en Google te mostró algunas opciones que te llamaron la atención. Las consideraste y las agregaste a tus finalistas, solo para descubrir que son muuuucho demasiado caro.

Para evitar decepciones y pérdidas de tiempo, intenta establecer tu presupuesto desde el principio. Hable con los miembros de su equipo para establecer sus expectativas y descarte cualquier herramienta de CRM que esté fuera del rango de precios.

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Paso #3: Haz una lista de características y funcionalidades

Presupuesto: ✅

Necesidades: ✅

Características: Cargando...

Ahora es el momento de hacer una lista de las funciones imprescindibles. Las herramientas de CRM tienen muchas funcionalidades interesantes, pero tal vez tú no necesidad todos ellos. Reúna a su equipo de ventas y hable sobre lo que necesitan (ya que serán ellos quienes usen el software).

Juntos, pueden crear una lista de capacidades clave. Pero si su presupuesto lo permite, por supuesto, añada también algunas funciones interesantes, incluso si no son esenciales.

Por lo general, el software CRM debe tener las siguientes características:

• Capacidades de informes
• Gestión de clientes potenciales
• Previsión de ventas
• Software de gestión de proyectos
• Automatización de marketing
• Gestión de contactos
• Herramientas de colaboración
• Encuestas y sondeos de satisfacción del cliente

Pero podemos hablar con más detalle sobre estas funciones más adelante; estad atentos.

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Paso #4: Investigue a los proveedores de software CRM

Prepara una taza de café, porque este paso va a llevar un tiempo. ☕

Después de hacer una lista de las funciones imprescindibles, deberías empezar a investigar las opciones que mejor se adapten a tus necesidades. Puedes empezar por consultar guías de compra como la nuestra.

O visita sitios de reseñas como G2 o TrustRadius, que suelen tener listas con el software que necesitas. Ver las reseñas te ayudará a ver una herramienta desde todos los ángulos, por lo que es más fácil emitir una opinión basada en lo que los usuarios reales tienen que decir al respecto.

Pero también puedes pedir recomendaciones a tu red, como líderes, colegas y amigos. Pueden proporcionarle información valiosa sobre qué herramienta utilizan, por qué es una buena opción y qué tan fácil es aprenderla.

Paso #5: Solicita demostraciones y versiones de prueba

Sin embargo, antes de probar las herramientas, hay una cosa más que debes hacer.

Y eso es para reduzca su lista de proveedores a entre tres y cinco opciones preferidas. Esto no solo lo acerca a su decisión final, sino que también lo ayuda a probar las herramientas más rápidamente.

Una vez hecho esto, ahora puedes solicitar demostraciones y pruebas a tus principales contendientes.

La mayoría de los proveedores ofrecen pruebas gratuitas de 30 días que puedes aprovechar al registrarte. Algunos proveedores incluso tienen planes gratuitos, lo cual es muy útil, especialmente si no necesitas mucho de tu CRM.

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Ponte en contacto con los proveedores de tu lista y prueba la herramienta. Recuerda invitar también a los miembros de tu equipo. Sus comentarios serán invaluables, ya que son ellos quienes más los usarán. Deje que se hagan una idea del software CRM e intente reducir aún más su lista.

Paso #6: Toma tu decisión e impleméntalo

Después de realizar todos los pasos anteriores, debería estar más cerca de tomar la decisión final.

Para algunos, desde la fase de prueba queda claro quién es el ganador. Sin embargo, para otros, probar varias herramientas solo puede reducir sus opciones a dos buenas.

Si se encuentra en la última categoría, investigue un poco más, pruébelos más a fondo y pida opiniones. Toma la decisión final y comienza la implementación.

La facilidad de uso de la herramienta que elijas determinará la rapidez del proceso de incorporación y la facilidad con la que se combinará con tus flujos de trabajo actuales.

Hemos prometido que analizaremos más detenidamente las funciones y estamos preparados para ofrecerlas.

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¿Qué funciones de CRM buscar?

El software CRM es más que una simple herramienta de marketing; es una buena manera de impulsar más ventas y retener a los clientes. Pero, ¿en qué funciones debe centrarse al seleccionar un nuevo sistema?

Estas son algunas ideas:

• Gestión de contactos: En el centro de cualquier programa de CRM, debe encontrar herramientas de administración de contactos. Estas ayudan a organizar los datos de sus clientes, como el historial de interacciones con los clientes y los datos demográficos. Se supone que ofrecen información sobre lo que puede hacer para mejorar la experiencia del usuario.
• Puntuación principal: Esta función identifica clientes potenciales de calidad y le ayuda a filtrarlos. Esto significa que tu equipo puede estar al tanto de ellos y eliminar los clientes potenciales muertos antes de que obstruyan tus flujos de trabajo.
• Análisis de informes y paneles: La solución CRM que elija debe proporcionar una visión completa de sus operaciones. Debe tener informes, información sobre clientes potenciales, previsiones, etc., que sean visualmente agradables y fáciles de entender. Y le permite personalizarlos como desee para una mejor visibilidad.
• Integraciones: Cada herramienta de CRM debe tener complementos que le permitan integrarse con sus herramientas existentes. Según Nucleus Research, el acceso a los datos clave acorta el ciclo de ventas de las personas entre un 8 y un 14%. El CRM debería funcionar bien con las plataformas de gestión de proyectos, contabilidad y marketing por correo electrónico. Pero también se puede integrar con herramientas de base de conocimiento automatizadas como Guru que dan acceso instantáneo a los archivos de la empresa.
• Herramientas de servicio al cliente: El CRM tiene que ver con los clientes (¡después de todo, está en el nombre!) por lo que debe tener capacidades de servicio al cliente, como plantillas prediseñadas, historiales de ventas automatizados, etc.

Entonces, después de todo esto, la pregunta sigue siendo: ¿cuál es el mejor software de CRM disponible actualmente?

Vamos a ver...

10 soluciones de software CRM a tener en cuenta

Tal vez no quieras pasarte horas revisando listas en Capterra; una simple guía del comprador es suficiente. ¿Y adivina qué? ESTO es la única guía que necesita para tomar la decisión correcta.

Por lo tanto, para facilitar su proceso de selección, hemos hecho una lista de los mejores proveedores de CRM que definitivamente debe consultar.

HubSpot CRM

HubSpot es una herramienta de servicio al cliente basada en inteligencia artificial con software CRM gratuito para tus equipos.

Con esta práctica herramienta, puede rastrear y analizar todo su flujo de ventas en tiempo real en un panel visual.

Además, tiene informes detallados a los que puede acceder para detectar oportunidades de crecimiento.

En palabras de un crítico feliz:»Tú no solo tenga un CRM para realizar un seguimiento de sus tareas, pero también... un lugar donde literalmente puedes hacer cualquier cosa que necesites dentro de tu negocio».

HubSpot también te notifica cuando alguien abre un correo electrónico, para que puedas hacer un seguimiento instantáneo a través del chat en vivo, el correo electrónico o el teléfono.

Y es se integra con Guru!

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Fuerza de ventas

Salesforce es una herramienta de CRM basada en la nube que analiza sus datos para brindarle información valiosa y, al mismo tiempo, ayudarlo a atraer y retener clientes leales.

¿Qué hace Salesforce? Bueno,»Es rastrea clientes potenciales, cuentas y contactos, y las oportunidades y las pantallas son muy similares, por lo que es fácil aprender.»

En pocas palabras, Salesforce reúne a sus equipos en una única fuente confiable; como resultado, siempre tendrán los datos y el conocimiento de los clientes al alcance de la mano. Además, es adaptable, escalable, seguro y flexible, y satisface las necesidades de su empresa sin importar el tamaño.

Puede integrar Salesforce con casi cualquier fuente de datos, como MuleSoft, Tableau, Slack y incluso Guru.

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Tubería

Pipedrive ofrece una combinación de CRM de ventas y gestión de procesos en una solución fácil de usar.

Con este ágil software de CRM, puede automatizar su flujo de ventas y ahorrar más tiempo. También le permite analizar los informes de ventas en tiempo real para tener una buena visión de su embudo de ventas. Con los análisis avanzados, la supervisión del equipo y las previsiones de Pipedrive, puedes tomar mejores decisiones basadas en los datos.

»Me ayuda mucho en mantener asociaciones fructíferas y un seguimiento excepcional de los clientes potenciales. El hecho de que Pipedrive pueda aumentar los ingresos a través de la gestión de ventas es, en mi opinión, su mejor característica.»

Pipedrive se conecta con muchísimas aplicaciones, incluida Guru.

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Con perspicacia

Insightly proporciona a los equipos de ventas y marketing de todos los tamaños una plataforma CRM asequible que les ayuda a aumentar la productividad y construir relaciones duraderas con los clientes.

Tiene muchas funciones útiles, como la gestión de proyectos, el seguimiento de clientes potenciales y la automatización del flujo de trabajo. Con ellas, puede aumentar la eficiencia y la transparencia de las ventas, eliminando los cuellos de botella y las inconsistencias.

Pero Insightly también se adapta a su empresa, lo que significa que siempre funcionará para mejorar la experiencia del cliente y resolver los problemas de los clientes más rápido, independientemente del tamaño de su empresa.

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»Insightly es muy fácil de usar y personalizable para satisfacer sus necesidades específicas... En general, mejora enormemente la eficiencia de mi equipo.»

Insightly se integra con Guru; vea cómo hacerlo aquí.

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Venta de azúcar

Sugar Sell is an advanced CRM solution that connects your marketing, sales, and service teams so they can focus on accelerating sales, increasing productivity, and creating engaging customer experiences. 

This on-site CRM tool combines AI technology, marketing automation, and customer service to fuel growth and strengthen bonds with customers. 

“... almost anything you can think [of] can be automated and you don’t need to be a tech wizard to achieve some really slick processes.” 

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So, not only does it deliver the right leads, but Sugar Sell also puts your marketing campaigns on autopilot, resulting in better outcomes. 

It’s also renowned for its integrations, one of them being with Guru. 

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Zendesk Sell

Zendesk Sell, a modern CRM platform, helps sales reps accelerate revenue and enhance customer experience.

Zendesk is easy to use and intuitive, meaning that your teams will have no problem learning it. 

“Zendesk has truly simplified our customer support journey. The clean and straightforward interface made it a breeze to navigate through customer tickets.”

No wonder — with features like advanced analytics, productivity tools, and dashboards, you have everything you need in one place. Moreover, you can unlock better team productivity and always meet customer expectations at all touchpoints. 

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Among Zendesk Sell’s countless integrations is an integration with Guru. 

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Zoho CRM

Zoho CRM is suitable for midsize to large organizations offering various useful features, such as workflow automation, contact management, and an AI-powered conversational assistant. 

What exactly does it do? Zoho CRM helps you close more deals, enjoy better visibility into your sales pipeline, and build stronger customer relationships.

Moreover, your business can harness the power of KPIs, predictive intelligence, and omni-channel to deliver tailored experiences that create loyal consumers. 

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“Zoho CRM plays well with others. Integrating with different business tools feels like a harmonious symphony rather than a tech battle.” 

And surprise! Zoho CRM integrates with Guru. 

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Copper

Copper is an easy-to-use CRM software solution with a strong focus on growing your business. 

How does it achieve that? Through simple workflow automation that gets rid of tedious tasks. And 360-degree visibility into sales activities across all your teams. This way, you avoid missing growth opportunities and losing leads. 

Moreover, “Copper CRM is a user-friendly and customizable CRM that seamlessly integrates with Google Workspace, making it an ideal choice for businesses that rely on Gmail, Calendar, and other Google apps.” 

And yes — Copper easily connects with other tools, including Guru. But it’s particularly ideal for those working with Google Workspace. 

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Apptivo

Apptivo is more than just CRM software — it’s a SaaS business management tool for companies of all sizes. 

What people like most about Apptivo is its customer service. “The entire support team at Apptivo is helpful, easy to reach, and knowledgeable.” So, if you have a problem with the software, Apptivo can help you figure it out in a few minutes. 

Moreover, this tool has typical CRM features, like schedule reports, workflow automation, multiple sales cycles, etc. Apptivo also comes in various shapes and sizes, like mobile or integrated.

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Speaking of integrations, Apptivo seamlessly blends with your current tools; and don’t forget about Guru! 

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Monday.com

A Monday you’ll definitely not hate, Monday.com is a project management solution at heart. But it also has fully customizable CRM capabilities, such as automated task generation and formula building.  

You can personalize Monday.com however you want, depending on your needs. It has building blocks like automations, integrations, and dashboards that help you create an intuitive workspace for your teams.

“We can section staff into teams to ensure the right info is displayed to the right people — this keeps things clean and allows us to categorize the content that’s applicable for different teams.” 

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Monday.com integrates nicely with third-party apps — and yes, with Guru, too! 

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Over to You

So, what do you think? Has this guide made your CRM selection process way easier? 

We sincerely hope so. With all the tips and tricks in this article on how to choose CRM software that meets your business needs, it’s super simple to make the final decision. 

But you know what goes well with your final CRM solution? Guru! 

Guru is a 3-in-1 knowledge management solution that connects with all your existing tools and workflows. Guru’s main mission is to bring your collective knowledge (customer data, interaction histories, etc.) right where you are. 

But testing it for yourself is the best course of action. So don’t hesitate to sign up for Guru for free. 

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