Considera que esta guía del comprador es la única que necesitas para decidir cuál es el mejor software de administración de contenido empresarial (ECM) para tu empresa.

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Según la investigación, El 73% de las organizaciones cuenta con una estrategia de marketing de contenidos. Pero, ¿realmente pueden gestionar la ENORME biblioteca de información con solo eso?

Probablemente algunos sí. Pero para aquellos que tienen problemas con ello, hay una forma mejor de simplificar la gestión de documentos.

A través de ECM, puede organizar y editar contenido no estructurado con rapidez, lo que mejora la eficiencia empresarial y reduce los costos.

Pero nos estamos adelantando. No somos fanáticos de los spoilers. Así que sigue leyendo sobre qué es la ECM, las mejores opciones para tu empresa y los consejos clave para elegir tu solución.

Descargo de responsabilidad: Esta publicación de blog se actualizó por última vez el 12 de marzo de 2024.

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¿Qué es el software de gestión de contenido empresarial (ECM)?

El software ECM es una manera fácil de administrar, organizar y recuperar datos no estructurados a nivel empresarial.

En pocas palabras, permite a los usuarios autorizados (desde empleados y clientes hasta socios comerciales) acceder a diferentes tipos de contenido, como notas de reuniones, páginas web, imágenes, archivos PDF, correos electrónicos y facturas.

Una plataforma de ECM funciona bien para industrias estrictamente reguladas, incluidas la cadena de suministro, la atención médica y los recursos humanos.

Hay algunos tipos comunes de ECM:

• Sistemas de gestión documental (DMS) que se centran en almacenar y gestionar el contenido digital.
• Sistemas de administración de registros para administrar el ciclo de vida de los registros, incluida la creación y la retención.
• Sistemas de gestión de activos digitales (DAM) que ayudan a cuidar el contenido digital, como imágenes, vídeos o archivos de audio.

Dado que se estima que los ingresos del mercado mundial de ECM aumentarán (114 mil millones de dólares para finales de 2035) es el momento adecuado para invertir en ECM.

Pero, ¿cómo funciona exactamente?

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¿Cómo funciona la gestión de contenido empresarial?

El propósito de ECM es simple. Elimina la necesidad de documentos en papel y ayuda a simplificar sus procesos empresariales.

Considérelo como el repositorio central de toda la información de su empresa. Esta solución funciona día y noche para automatizar el flujo de datos y organizar la información fuera de las bases de datos estructuradas.

El proceso comienza con la recopilación de datos de varias fuentes, como correos electrónicos, archivos PDF, imágenes e incluso publicaciones en redes sociales.

Luego, la solución ECM almacena e indexa los datos en un único lugar centralizado donde los usuarios pueden recuperar fácilmente la información relevante que buscan. Además, puede clasificar los datos como desee en función de criterios específicos.

Sin embargo, no todos pueden acceder al sistema ECM. La mayoría de las soluciones tienen funciones de permisos que permiten seleccionar quién ve, edita o elimina el contenido. Además, con las funciones de control de versiones, obtendrá la versión más reciente del documento. Por lo tanto, no hay confusión sobre quién hizo un cambio y cuándo.

Otra excelente manera en que ECM simplifica su vida es a través de la automatización del flujo de trabajo. Automatiza las tareas aburridas, como la entrada de datos. Sus empleados se centrarán más en las tareas urgentes y recibirán la información correcta cuando más la necesitan.

Todo esto suena muy bien, pero ¿cuál es la recompensa? Compruébelo usted mismo.

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¿Cuáles son los beneficios de usar el software ECM?

Por desgracia, el trabajador promedio dedica alrededor del 20% de su semana laboral a buscar para obtener la información que necesitan o para molestar a sus ocupados colegas.

Si tan solo tuvieran una solución que pudiera aumentar significativamente su productividad y permitir una colaboración más eficaz...

¡Espera, hay uno! Su nombre es gestión de contenidos. Y le ayuda a:

• Aumente la eficiencia de la empresa: ECM elimina la necesidad de documentos en papel y le brinda los datos que necesita rápidamente. Como resultado, dado que su flujo es más eficiente, disfruta de varios beneficios, como un menor tiempo de comercialización.
• Acceda a sus datos más rápido: No pierdas más tiempo buscando esa nota específica que necesitas pero no puedes recordar dónde está. Una buena solución de ECM le permite acceder fácilmente a sus datos desde cualquier lugar de trabajo.
• Mejore las experiencias de los clientes: Los ECM no son solo para los empleados. Los clientes pueden usarlo para recuperar información vital sobre la empresa, como pedidos, productos, etc., lo que ayuda a mejorar las tasas de satisfacción de los clientes e incluso a cerrar más ventas.
• Reduzca los costos de mano de obra: La ECM le ahorra dinero, ya que no necesita contratar personal especializado para las tareas manuales. Además, tiene acceso a los datos en tiempo real, lo que le permite tomar mejores decisiones empresariales con respecto a sus operaciones.
• Tenga una visión clara de su negocio: Una plataforma ECM le brinda una imagen más precisa de su negocio al recopilar todos los datos en una única fuente confiable. Como no deja ninguna información, usted y todos los demás pueden tomar mejores decisiones basadas en los datos.

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Quizás estos beneficios lo convencieron de que ECM es la solución adecuada para su empresa. ¡Eso es genial! El problema es, ¿por dónde empezar? ¿A qué características estás atento? 👀

Analicemos juntos las características esenciales de un ECM.

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¿Qué características clave debe tener una solución ECM?

Al evaluar una solución de ECM, hay muchas cosas a tener en cuenta, como la facilidad de uso o si ofrece pruebas gratuitas o no.

Siempre que conozca sus necesidades y requisitos, es bastante fácil encontrar la solución adecuada.

Sin embargo, hay algunas funciones imprescindibles que no debes saltarte:

• Integración con las aplicaciones existentes: ¿Cansado de buscar la información correcta en diez aplicaciones diferentes? Una herramienta de ECM puede resolver ese problema siempre que tenga opciones de integración de API con las herramientas existentes. Como resultado, tiene una biblioteca completa de datos al alcance de la mano.
• Funcionalidades de búsqueda avanzada: Necesita datos RÁPIDAMENTE. Si el software que ha elegido tarda años en recuperar lo que necesita, entonces no sirve de nada. La solución de ECM que elija debe ofrecer funciones de búsqueda rápidas y avanzadas para que pueda acceder rápidamente a sus datos.
• Funciones de seguridad y cumplimiento: Una plataforma ECM funciona con información de empresas privadas. Por lo tanto, debe contar con una verificación sólida del nivel de acceso de los usuarios y debe cumplir con los estándares y regulaciones de la industria.
• Opciones de control de versiones e historial: La mayoría de las plataformas ECM tienen funciones de personalización que le permiten almacenar los datos como desee. Pero también deberían ofrecer una forma de rastrear el historial de ediciones para ver quién realizó los cambios. Además, la función de reversión es excelente cuando quieres volver a una versión anterior del archivo.

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• Análisis potentes: El ECM que elija necesita herramientas de análisis potentes que puedan medir y evaluar sus datos rápidamente. Le proporciona información relevante, como sugerencias de mejora y tendencias de los clientes, para una mejor toma de decisiones.

Ahora que sabe qué buscar en su solución ECM, es el momento de pasar a la sección principal de este artículo.

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Las 10 mejores soluciones de software de ECM en 2024

Tantas herramientas, tan poco tiempo para evaluarlas todas. 😮 ‍ 💨

Según un Informe Forrester, hay 14 productos de ECM con ingresos superiores a 20 millones de dólares. Pero son cuatro de más. Nos aseguramos de que nuestra lista solo incluyera lo mejor de lo mejor.

Exploremos estas opciones juntos.

1. Gurú

Guru no es solo un gran Wiki empresarial con tecnología de inteligencia artificial.

Además de ser una ventanilla única para todo el conocimiento de su empresa, también tiene búsqueda de IA empresarial y un centro de intranet para empleados para una colaboración más eficaz.

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Esto significa que es mucho más eficaz a la hora de reunir los conocimientos de todas las fuentes de datos. Además, proporciona información relevante y oportuna a sus equipos cuando la necesitan, sin importar dónde trabajen.

Guru también elimina por completo el cambio de aplicación. Esta plataforma se integra con muchos Conectores API lo usas a diario, como Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce y más.

¡Acceder a los datos desde cualquier lugar nunca ha sido tan fácil!

Además, Guru ha automatizado la limpieza. Programa la verificación y el archivado periódicos para garantizar que su base de conocimientos esté siempre actualizada, lo que ayuda a mantener su precisión.

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Si te encuentras con el bloqueo del escritor a la hora de crear contenido, Guru tiene plantillas para hacerte la vida más fácil. Además, tienes tu propio asistente de IA, impulsado por IA generativa, para resumir temas complejos o crear el contenido por ti.

Guru utiliza la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para mejorar tu búsqueda. Además, dado que aprende constantemente cosas nuevas, Guru siempre puede proporcionarte información oportuna, fresca y relevante.

Cuando se trata de analizar tus datos, Guru ofrece información valiosa sobre cómo tu equipo usa el contenido y qué es lo que busca. Además, a través de comentarios y reacciones con emojis, Guru crea un lugar para las conversaciones.

¿Quieres saber más sobre Guru? Mira nuestro vídeo de demostración bajo demanda para satisfacer tu curiosidad.

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2. DocuWare

DocuWare proporciona una solución de gestión de documentos digitales fácil de usar para pequeñas y grandes empresas de varios sectores.

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Es una herramienta de software de automatización del flujo de trabajo que protege sus documentos empresariales y optimiza sus procesos operativos, sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo esté utilizando. Esto la convierte en una buena solución para los equipos remotos que desean mejorar su productividad.

DocuWare se enorgullece de su archivado seguro de documentos. Todos los datos, registros financieros y contratos de sus empleados están a salvo de cualquier daño. De este modo, evitas el riesgo de que alguien robe tus datos o los pierda.

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Este ECM también admite despliegues in situ y en la nube, por lo que se adapta a cualquier tipo de sistema. Además, DocuWare organiza minuciosamente todos los datos, lo que permite un espacio de trabajo mejor y más productivo.

Como es tan flexible, se integra con 500 aplicaciones empresariales diferentes, incluidas Oracle, SharePoint y QuickBooks.

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3. M-Files

M-Files es una herramienta de gestión del conocimiento basada en inteligencia artificial que ayuda a los equipos a encontrar información de forma más rápida y eficiente.

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Esta plataforma tiene una característica única llamada arquitectura basada en metadatos. En pocas palabras, facilita el intercambio de archivos. Tu equipo puede encontrar cualquier documento que necesite sin una búsqueda prolongada.

Además, M-Files le brinda controles de acceso a sus documentos (incluso para diferentes versiones del mismo archivo) según el rol o el grupo.

Pero también automatiza sus flujos de trabajo. Los metadatos de los documentos de M-Files hacen un seguimiento de tus tareas y te ayudan a comunicarte mejor con las partes interesadas internas o externas sobre lo que tienen que hacer.

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La herramienta tiene escalabilidad de automatización de documentos sin código, lo que significa que puede estar en funcionamiento rápidamente. Y no se preocupe: se integra con muchas herramientas que utiliza a diario, como Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP y las carpetas de red.

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4. Laserfiche

Laserfiche es una plataforma de ECM basada en la nube que dice «adiós» a los documentos en papel y da la bienvenida a la automatización de procesos.

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Con esta solución moderna, puedes centralizar tu contenido y aumentar la productividad de tu equipo. Todo ello mientras mantienes tus datos seguros y protegidos contra las ciberinfracciones. Además, Laserfiche mantiene el cumplimiento normativo.

Como se utiliza una única fuente de información veraz, todos utilizan los mismos datos, independientemente de su nivel de acceso. Gracias al seguimiento de versiones y a la búsqueda avanzada, disfrutará de una colaboración mejor y más intuitiva entre sus equipos.

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Laserfiche le ayuda a retener y gestionar documentos durante todo el ciclo de vida del contenido. Al utilizar registros de auditoría detallados y permisos estrictos, solo el personal autorizado puede ver, editar o acceder a los archivos.

Esta herramienta también cuenta con funciones rápidas de búsqueda y recuperación, lo que se traduce en una mayor productividad y procesos mejorados.

Laserfiche ofrece diferentes opciones de integración, incluidas DocuSign, Microsoft Office 365 y herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

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5. OnBase

OnBase de Hyland ofrece herramientas de administración de casos y procesos empresariales que le ayudan a administrar y organizar su contenido de manera eficiente.

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OnBase es una solución de ECM inteligente que recopila datos de fuentes multicanal. Lo bueno es que también verifica y clasifica la información para que pueda usarla tan pronto como se asimile.

Además, OnBase analiza su contenido en tiempo real a través de informes visuales y paneles. ¿Qué obtiene? La visibilidad necesaria para tomar decisiones mejores y más informadas.

Sin embargo, esta solución también automatiza las tareas repetitivas mediante formularios personalizables y flujos de trabajo integrados.

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Gracias a la coautoría, las tareas y las notificaciones, OnBase hace que compartir archivos sea muy fácil. Además, todo es seguro, por lo que puede colaborar mejor y sin preocupaciones entre los compañeros de equipo.

OnBase funciona perfectamente con muchos sistemas existentes. Piense en Google, PeopleSoft, Epic y MuleSoft, por ejemplo.

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6. Caja

Box, una plataforma segura de servicios de contenido en la nube, se centra principalmente en mantener sus archivos seguros mediante la detección inteligente de amenazas, la seguridad avanzada y el control de acceso granular.

Sin embargo, dado que el cumplimiento y la seguridad van de la mano, Box también tiene una estricta privacidad de los datos y el cumplimiento de la industria. Y eso no es todo: al aprovechar el poder del aprendizaje automático, Box puede detectar amenazas y establecer políticas.

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Esta plataforma fácil de usar también permite una colaboración fluida entre sus equipos. Gracias a la anotación de archivos, las firmas electrónicas y el flujo de tareas automatizado, puede trabajar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

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Además, Box trabaja de forma proactiva para simplificar los flujos de trabajo manuales y ahorrarle tiempo. Cosas como la captura de documentos y la incorporación de nuevos empleados, que son fundamentales para su empresa (pero qué aburridas), se vuelven más rápidas y fáciles de gestionar.

Box le permite mantenerse conectado con todas sus herramientas favoritas, ya que se integra con aplicaciones como Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack y Zoom.

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7. Abrir texto

OpenText es una forma más inteligente de administrar y obtener información valiosa a partir de su contenido.

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En esencia, OpenText es una plataforma de administración de información adecuada para muchas industrias, incluidas la automotriz, bancaria, de seguros, de ciencias de la vida y legal.

Por eso es una excelente solución para gestionar la información legal. Centraliza todos los documentos privados distribuidos en sistemas desconectados en una única fuente de información veraz. Como resultado, tiene a mano datos de gran valor, lo que mejora considerablemente su productividad.

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Sin embargo, OpenText también cuenta con una plataforma de servicios de contenido flexible, ideal para gestionar grandes volúmenes de datos de manera eficiente. Además, a través de sus servicios de ECM, puede ofrecer una mayor excelencia operativa. Y construya un puente entre su espacio de trabajo y herramientas importantes como la CRM, la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión del capital humano (HCM).

OpenText tiene soluciones de integración para Microsoft, Salesforce y SAP.

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8. Hyland

La plataforma de soluciones de contenido de Hyland conecta varios tipos de datos con todos sus sistemas empresariales, flujos de trabajo y herramientas.

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Hyland es una solución repleta de funciones útiles. En primer lugar, cuenta con una captura de contenido inteligente que utiliza inteligencia artificial para recopilar la información entrante de la empresa. Además, hace que los datos sean útiles y accesibles, independientemente de la fuente, el tipo o el estado.

En segundo lugar, Hyland cuenta con funciones nativas de automatización de procesos que conectan sus flujos de trabajo y sistemas en un punto de información sin fisuras.

Con una gobernanza de datos segura, esta solución garantiza que sus datos cumplan con las leyes de cumplimiento más estrictas (en sectores como la salud, la educación, los seguros, etc.). Hyland protege sus datos críticos de las amenazas y pérdidas de ciberseguridad.

Por último, pero no por ello menos importante, Hyland está disponible en más de 500 aplicaciones únicas, incluidas Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc.

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9. SharePoint de Microsoft

Microsoft SharePoint es una plataforma de intranet y una herramienta de software de administración de documentos que se ocupa del contenido tradicional, web y social.

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Una de sus mejores características es que puedes acceder a él desde diferentes dispositivos, como ordenadores, teléfonos y tabletas. Tienes toda la información y los archivos que necesitas en un solo lugar para potenciar el trabajo en equipo y la colaboración.

Pero también encuentra la información que necesita rápidamente a través de potentes funciones de búsqueda. De este modo, SharePoint aumenta su productividad al cambiar su forma de trabajar, desde tareas sencillas como la aprobación de documentos hasta flujos más complejos.

Cuando se trata de documentos, esta herramienta te permite descargar, editar y compartir tus archivos. Pero también mantiene un registro de quién ha realizado los cambios y te permite descargar diferentes versiones del mismo documento.

SharePoint se integra con la suite Microsoft 365, que incluye Field Service, Customer Service, Marketing y Project Service Automation.

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10. Flujo de trabajo de automatización empresarial de IBM

El último en nuestra lista (pero vale la pena echarle un vistazo) es IBM, una herramienta de ECM basada en inteligencia artificial que automatiza sus procesos empresariales.

Fuente: G2

A través de Watson, el asistente de inteligencia artificial de IBM, puede resolver cualquier desafío que se le presente. Y obtenga una visión de 360 grados de sus operaciones empresariales.

Además, IBM le ayuda a crear soluciones de gestión de contenido para gestionar casos de uso, diseñar mejores flujos de trabajo y capturar información valiosa que conduzca a mejores resultados empresariales.

Este programa de ECM reúne la información desconectada en una solución de flujo de trabajo ideal para la implementación en la nube, híbrida e in situ. ¿Cómo? A través de funciones de colaboración y administración de procesos que facilitan y hacen que la administración de datos sea más fácil y cómoda.

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IBM ofrece servicios de biblioteca básicos que pueden gestionar documentos y archivos de forma más eficiente. Además, permite compartir archivos de forma segura y ofrece una potente función de búsqueda que facilita la búsqueda de la información que necesita.

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Cómo elegir un sistema ECM para su organización

Como cualquier otra herramienta de su empresa, un sistema ECM debe considerarse cuidadosamente. Puede que sea más fácil elegir una que suene bien, pero no querrás terminar con una solución que no te guste. Y que simplemente no hace su trabajo.

Por lo tanto, después de evaluar sus objetivos, metas y necesidades actuales, busque una herramienta de ECM que:

• Almacena contenido de forma segura: A lo largo del artículo, hemos destacado la importancia de mantener sus datos seguros. Cuando busque una herramienta que se tome en serio la seguridad, la privacidad y el cumplimiento, no debe hacer concesiones, especialmente si trabaja en sectores muy regulados.
• Se integra con los sistemas existentes: Es agotador seguir cambiando de una herramienta a otra. La plataforma de ECM que elija debe integrarse a la perfección con sus herramientas actuales, y hacerlo sin interrumpir sus demás operaciones.
• Es flexible y escalable: La herramienta ECM debe ayudarlo a encontrar la información que busca siempre que la necesite, sin importar dónde almacene sus datos. Pero, lo que es más importante, debe adaptarse perfectamente a sus flujos de trabajo y poder adaptarse a sus crecientes necesidades.
• Ofrece fácil acceso: No debería ser difícil encontrar la información que busca. La plataforma de ECM adecuada es fácil de usar e intuitiva, lo que significa que debe tener una interfaz de arrastrar y soltar para obtener mejores experiencias de usuario y flujos de trabajo personalizables que fomenten la colaboración.

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• Cuenta con potentes herramientas de análisis: Debe saber si la herramienta está haciendo su trabajo o no. Lo mejor es buscar un ECM que tenga informes visuales, paneles y análisis que brinden una buena visión de los procesos empresariales. Y lo ayudan a tomar decisiones basadas en datos.

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El resultado final

Depende de usted decidir cuál es el mejor software de ECM para su empresa. Esperamos que esta guía del comprador lo haya guiado en la dirección correcta. Y que te sientas más preparado para afrontar este desafío de forma frontal.

Y, he aquí una idea, puedes empezar esta nueva aventura así probando Guru gratis.

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