Considera esta guía para compradores como la única que necesitas para decidir cuál es el mejor software de gestión de contenido empresarial (ECM). 

‍

Según investigaciones, el 73% de las organizaciones tiene una estrategia de marketing de contenido implementada. Pero, ¿pueden realmente manejar la ENORME biblioteca de información con solo eso? 

Algunos probablemente lo hagan. Pero para aquellos que luchan con ello, hay una mejor manera de optimizar la gestión de documentos. 

A través de ECM, puedes organizar y editar contenido no estructurado rápidamente, mejorando la eficiencia empresarial y reduciendo costos. 

Pero nos estamos adelantando. No somos fans de los spoilers. Así que ve adelante y comienza a leer sobre qué es ECM, las mejores opciones para tu negocio y consejos clave para elegir tu solución. 

Descargo de responsabilidad: Esta publicación de blog fue actualizada por última vez el 12 de marzo de 2024.

‍

¿Qué es el software de gestión de contenido empresarial (ECM)?

El software ECM es una manera fácil de gestionar, organizar y recuperar datos no estructurados a nivel empresarial. 

En pocas palabras, permite a los usuarios autorizados (desde empleados y clientes hasta socios comerciales) acceder a diferentes tipos de contenido como notas de reuniones, páginas web, imágenes, PDFs, correos electrónicos y facturas. 

Una plataforma ECM funciona bien para industrias estrictamente reguladas, incluyendo la cadena de suministro, la salud y los recursos humanos.

Hay algunos tipos comunes de ECM:  

• Sistemas de gestión de documentos (DMS) que se centran en almacenar y gestionar contenido digital. 
• Sistemas de gestión de registros para gestionar el ciclo de vida de los registros, incluyendo creación y conservación. 
• Sistemas de gestión de activos digitales (DAM) que ayudan a cuidar el contenido digital como imágenes, videos o archivos de audio. 

Con el mercado global de ECM estimado en crecer en ingresos ($114 mil millones para finales de 2035) este es el momento adecuado para invertir en ECM. 

Pero, ¿cómo funciona exactamente? 

‍

¿Cómo funciona la gestión de contenido empresarial?

El propósito de ECM es simple. Elimina la necesidad de documentos en papel y ayuda a agilizar tus procesos empresariales.

Piénsalo como tu repositorio central para toda la información de tu empresa. Esta solución trabaja día y noche para automatizar tu flujo de datos y organizar la información fuera de tus bases de datos estructuradas. 

El proceso comienza recolectando datos de diversas fuentes, como correos electrónicos, PDFs, imágenes y hasta publicaciones en redes sociales. 

Luego, la solución ECM almacena e indexa los datos en un lugar centralizado donde los usuarios pueden recuperar fácilmente la información relevante que buscan. Además, puedes categorizar los datos como desees según criterios específicos. 

Sin embargo, no todos pueden acceder al sistema ECM. La mayoría de las soluciones tienen características de permisos que te permiten seleccionar quién ve, edita o elimina contenido. Además, con las capacidades de control de versiones, obtienes la última versión del documento. Así que no hay confusión sobre quién hizo un cambio y cuándo. 

Otra gran manera en que ECM simplifica tu vida es a través de la automatización de flujos de trabajo. Automatiza tareas aburridas como la entrada de datos. Tus empleados se enfocarán más en tareas críticas mientras reciben la información adecuada cuando más la necesitan. 

Todo esto suena genial, pero ¿cuál es la recompensa? Véalo por ti mismo. 

‍

¿Cuáles son los beneficios de usar software ECM?

Desafortunadamente, el trabajador promedio pasa alrededor del 20% de su semana laboral buscando la información que necesita o molestando a sus colegas ocupados. 

Si tan solo tuvieran una solución que pudiera aumentar significativamente su productividad y permitir una colaboración más efectiva…

Espera, ¡sí hay una! ¡Su nombre es gestión de contenido! Y te ayuda: 

• Aumentar la eficiencia de la empresa: ECM elimina la necesidad de documentos en papel y te brinda los datos que necesitas rápidamente. Como resultado, dado que tu flujo es más eficiente, disfrutas de varios beneficios como un tiempo de comercialización más rápido. 
• Accede a tus datos más rápido: No más perder tiempo buscando esa nota específica que necesitas pero no puedes recordar dónde está. Una buena solución ECM te brinda fácil acceso a tus datos dondequiera que trabajes. 
• Mejorar la experiencia del cliente: ECM no es solo para empleados. Los clientes pueden usarlo para recuperar información vital sobre la empresa, como pedidos, productos, etc., lo que ayuda a mejorar las tasas de satisfacción del cliente e incluso cerrar más ventas. 
• Reducir costos laborales: ECM te ahorra dinero ya que no necesitas contratar personal especializado para tareas manuales. Además, tienes acceso a datos en tiempo real, lo que te permite tomar mejores decisiones comerciales con respecto a tus operaciones. 
• Tener una visión clara de tu negocio: Una plataforma ECM te brinda una imagen más precisa de tu negocio al recopilar todos los datos en una única fuente de verdad. Dado que no dejas ninguna información atrás, tú y los demás pueden tomar mejores decisiones basadas en datos. 

‍

Quizás estos beneficios te convencieron de que ECM es la solución adecuada para tu negocio. ¡Eso es genial! El problema es, ¿por dónde empezar? ¿Qué características debes tener en cuenta? 👀

Vamos a ver juntos las características esenciales que debe tener un ECM.

‍

¿Qué características clave debe tener una solución ECM?

Al evaluar una solución ECM, hay muchas cosas que considerar, como la facilidad de uso o si ofrece pruebas gratuitas o no. 

Mientras sepas tus necesidades y requisitos, es bastante fácil encontrar la solución adecuada. 

Pero hay algunas características imprescindibles que no debes omitir: 

• Integración con aplicaciones existentes: ¿Cansado de buscar la información correcta en diez aplicaciones diferentes? Una herramienta ECM puede resolver ese problema siempre que tenga opciones de integración API con tus herramientas existentes. Como resultado, tienes una biblioteca completa de datos al alcance de tu mano. 
• Funcionalidades avanzadas de búsqueda: Necesitas datos RÁPIDO. Si el software que elegiste tarda edades en recuperar lo que necesitas, entonces no sirve. La solución ECM de tu elección debe ofrecer características de búsqueda avanzadas y rápidas para que puedas acceder rápidamente a tus datos. 
• Características de seguridad y cumplimiento: Una plataforma ECM trabaja con información privada de la empresa. Por lo tanto, debe tener una verificación robusta del nivel de acceso del usuario y debe cumplir con las normas y regulaciones de la industria. 
• Opciones de control de versiones e historial: La mayoría de las plataformas ECM tienen características de personalización que te permiten almacenar tus datos como desees. Pero también deberían ofrecer una forma de rastrear el historial de ediciones para ver quién hizo algún cambio. Además, una función de reversión es excelente cuando deseas volver a una versión anterior de un archivo. 

‍

• Analíticas poderosas: Tu ECM elegido necesita herramientas de analíticas potentes que puedan medir y evaluar tus datos rápidamente. Te proporciona información relevante, como sugerencias para mejorar y tendencias del cliente, para una mejor toma de decisiones. 

Ahora que sabes qué buscar en tu solución ECM, es momento de la sección principal de este artículo. 

‍

Las 10 mejores soluciones de software ECM en 2024

Tantos herramientas, tan poco tiempo para evaluarlas todas. 😮‍💨 

Según un informe de Forrester, hay 14 productos ECM con >$20 millones en ingresos. Pero eso es cuatro de más — nos aseguramos de que nuestra lista solo incluyera lo mejor de lo mejor. 

Exploramos estas opciones juntos. 

1. Guru

Guru no es solo un gran wiki corporativo potenciado por IA. 

Además de ser una solución integral para todo el conocimiento de tu empresa, también tiene búsqueda de IA empresarial y un hub de intranet para empleados que fomenta una colaboración más efectiva. 

‍

Lo que significa que es mucho más efectivo en reunir tu conocimiento de todas tus fuentes de datos. Y proporcionar información relevante y oportuna a tus equipos cuando la necesitan, sin importar dónde trabajen. 

Guru también elimina completamente el cambio de aplicaciones. Esta plataforma se integra con muchos conectores API que utilizas a diario, como Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce y más. 

¡Acceder a datos desde cualquier lugar nunca ha sido tan fácil! 

Además, Guru ha automatizado la limpieza. Programa verificaciones periódicas y archivos para asegurarte de que tu base de conocimientos esté siempre actualizada, ayudando a mantener su precisión. 

‍

Si estás experimentando bloqueo del escritor al tratar con la creación de contenido, Guru tiene plantillas para facilitarte la vida. Además, tienes tu propio asistente de IA, potenciado por IA generativa, para resumir temas complejos o crear el contenido por ti. 

Guru utiliza IA y aprendizaje automático para mejorar tu búsqueda. Además, como está aprendiendo constantemente cosas nuevas, Guru siempre puede proporcionarte información actual, fresca y relevante.

Cuando se trata de analizar tus datos, Guru ofrece poderosas perspectivas sobre cómo tu equipo está utilizando contenido y qué están buscando. Además, a través de comentarios y reacciones con emojis, Guru crea un lugar para las conversaciones. 

¿Quieres descubrir más sobre Guru? Mira nuestro video de demostración bajo demanda para satisfacer tu curiosidad. 

‍

2. DocuWare

DocuWare proporciona una solución de gestión de documentos digitales fácil de usar para pequeñas empresas y grandes empresas en múltiples industrias. 

Fuente: Capterra

‍

Es una herramienta de automatización de flujo de trabajo que asegura tus documentos comerciales y optimiza tus procesos operativos, sin importar dónde estés o qué dispositivo estés utilizando. Lo que la convierte en una buena solución para equipos remotos que quieren mejorar su productividad. 

DocuWare se enorgullece de su archivo seguro de documentos. Todos tus datos de empleados, registros financieros y contratos están a salvo de daños. Así, evitas el riesgo de que alguien robe o pierda tus datos. 

‍

Este ECM también admite implementaciones tanto en la nube como en sitio, por lo que se adapta a cualquier tipo de sistema. Además, DocuWare organiza todos los datos de manera ordenada, lo que permite un espacio de trabajo mejor y más productivo. 

Como es tan flexible, se integra con 500 aplicaciones comerciales diferentes, incluidas Oracle, SharePoint y QuickBooks.

‍

3. M-Files

M-Files es una herramienta de gestión del conocimiento impulsada por IA que ayuda a los equipos a encontrar información más rápido y de manera más eficiente. 

Fuente: G2

‍

Esta plataforma tiene una característicá única llamada arquitectura impulsada por metadatos. En resumen, facilita el intercambio de archivos. Tu equipo puede encontrar cualquier documento que necesite sin una búsqueda larga. 

Además, M-Files te da controles de acceso sobre tus documentos (incluso para diferentes versiones del mismo archivo) según rol o grupo. 

Pero también automatiza tus flujos de trabajo. Los metadatos de documentos de M-Files mantienen un seguimiento de tus tareas y te ayudan a comunicarte mejor con partes interesadas internas o externas sobre lo que tienen que hacer.

‍

La herramienta no-code tiene escalabilidad en la automatización de documentos, lo que significa que puede estar en funcionamiento rápidamente. Y no te preocupes — se integra con muchas herramientas que usas a diario, como Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP y carpetas de red.

‍

4. Laserfiche

Laserfiche es una plataforma ECM basada en la nube que dice 'adiós' a los documentos en papel y da la bienvenida a la automatización de procesos.

Fuente: G2

‍

Con esta solución moderna, puedes centralizar tu contenido y aumentar la productividad de tu equipo. Todo mientras mantienes tus datos seguros y protegidos de violaciones cibernéticas. Además, Laserfiche mantiene el cumplimiento regulatorio. 

Dado que utilizas una única fuente de verdad, todos están usando los mismos datos, sin importar su nivel de acceso. A través del seguimiento de versiones y búsquedas avanzadas, disfrutas de una colaboración mejor y más intuitiva entre tus equipos. 

‍

Laserfiche te ayuda a retener y gestionar documentos a lo largo de todo el ciclo de vida del contenido. Al usar registros de auditoría detallados y permisos estrictos, solo el personal autorizado puede ver, editar o acceder a archivos. 

Esta herramienta también tiene funcionalidades de búsqueda y recuperación rápida, lo que se traduce en una mayor productividad y procesos mejorados. 

Laserfiche ofrece diferentes opciones de integración, incluyendo DocuSign, Microsoft Office 365 y herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase de Hyland ofrece herramientas de gestión de procesos comerciales y gestión de casos que te ayudan a gestionar y organizar tu contenido de manera eficiente. 

Fuente: G2

‍

OnBase es una solución ECM inteligente que recopila datos de fuentes multicanal. Lo bueno es que también verifica y clasifica la información para que puedas utilizarla tan pronto como se asimile.

Además, OnBase analiza tu contenido en tiempo real a través de informes visuales y paneles de control. ¿Qué obtienes? La visibilidad necesaria para tomar decisiones mejores y más informadas. 

Pero esta solución también automatiza tareas repetibles a través de formularios personalizables y flujos de trabajo integrados. 

‍

A través de coautoría, tareas y notificaciones, OnBase hace que compartir archivos sea muy fácil. Además, todo es seguro, por lo que tienes una mejor colaboración entre compañeros sin preocupaciones.

OnBase se lleva bien con muchos sistemas existentes. Piensa en Google, PeopleSoft, Epic y MuleSoft, por ejemplo. 

‍

6. Box

Box, una plataforma de servicios de contenido en la nube segura, se enfoca en mantener tus archivos seguros a través de detección de amenazas inteligente, seguridad avanzada y control de acceso granular. 

Pero dado que el cumplimiento y la seguridad van de la mano, Box también tiene estrictas políticas de privacidad de datos y cumplimiento industrial. Eso no es todo — al aprovechar el poder del aprendizaje automático, Box puede detectar amenazas y establecer políticas.

Fuente: G2

‍

Esta plataforma fácil de usar también permite una colaboración fluida entre tus equipos. A través de la anotación de archivos, firmas electrónicas y flujos de trabajo automatizados, puedes trabajar desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.

‍

Además, Box trabaja proactivamente para simplificar los flujos de trabajo manuales para ahorrarte tiempo. Cosas como la captura de documentos y la incorporación de nuevos empleados, que son vitales para tu negocio (pero tan aburridas) se vuelven más rápidas y fáciles de manejar. 

Box te permite estar conectado con todas tus herramientas favoritas, ya que se integra con aplicaciones como Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack y Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText es una forma más inteligente de gestionar y obtener valiosas perspectivas de tu contenido. 

Fuente: OpenText

‍

En esencia, OpenText es una plataforma de gestión de información adecuada para muchas industrias, incluyendo automotriz, banca, seguros, ciencias de la vida y legal. 

Por eso es una gran solución para manejar información legal. Centraliza todos los documentos privados dispersos a través de sistemas desconectados en una única fuente de verdad. Como resultado, tienes datos de alto valor a mano, lo que mejora en gran medida tu productividad. 

‍

Pero OpenText también tiene una plataforma de servicios de contenido flexible ideal para manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente. Además, a través de sus servicios ECM, puedes ofrecer más excelencia operativa. Y construir un puente entre tu espacio de trabajo y herramientas importantes como CRM, planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de capital humano (HCM). 

OpenText tiene soluciones de integración para Microsoft, Salesforce y SAP. 

‍

8. Hyland

La plataforma de solución de contenido de Hyland conecta varios tipos de datos con todos tus sistemas de negocio, flujos de trabajo y herramientas.

Fuente: G2

‍

Hyland es una solución llena de características útiles. Primero que nada, tiene captura de contenido inteligente que utiliza inteligencia artificial para recopilar información entrante de la empresa. Lo que es más, hace que esos datos sean útiles y accesibles, independientemente de la fuente, tipo o estado.

En segundo lugar, Hyland tiene características nativas de automatización de procesos que conectan tus flujos de trabajo y sistemas en un único punto de información sin interrupciones. 

Con el gobierno seguro de los datos, esta solución asegura que tus datos cumplan con las leyes de cumplimiento más estrictas (en industrias como salud, educación, seguros, etc.). Hyland protege tus datos críticos de amenazas cibernéticas y pérdidas. 

Por último, pero no menos importante, Hyland está disponible en más de 500 aplicaciones únicas, incluyendo Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc. 

‍

9. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una plataforma de intranet y una herramienta de software de gestión de documentos que trata con contenido tradicional, web y social. 

Fuente: Microsoft

‍

Una de sus mejores características es que puedes acceder a ella desde diferentes dispositivos como computadoras, teléfonos y tabletas. Tienes toda la información y archivos que necesitas en un solo lugar para empoderar el trabajo en equipo y la colaboración. 

Pero también encuentra la información que necesitas rápidamente a través de poderosas funciones de búsqueda. De esta manera, SharePoint aumenta tu productividad al cambiar la forma en que trabajas, desde tareas simples como la aprobación de documentos hasta flujos más complejos. 

Cuando se trata de documentos, esta herramienta te permite descargar, editar y compartir tus archivos. Pero también lleva un registro de quién realizó los cambios, así como permitirte descargar diferentes versiones del mismo documento. 

SharePoint se integra con la suite Microsoft 365, incluyendo Field Service, Customer Service, Marketing y Project Service Automation. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

El último en nuestra lista (pero vale la pena revisar) es IBM, una herramienta ECM impulsada por IA que automatiza tus procesos comerciales. 

Fuente: G2

A través de Watson — el asistente de IA de IBM — puedes resolver cualquier desafío que se te presente. Y obtener una vista de 360 grados de tus operaciones comerciales. 

Además, IBM te ayuda a construir soluciones de gestión de contenido para manejar casos de uso, diseñar mejores flujos de trabajo y capturar valiosos insights que conducen a mejores resultados empresariales. 

Este programa ECM une tu información desconectada en una única solución de flujo de trabajo ideal para implementación en la nube, híbrida y en sitio. ¿Cómo? A través de funciones de gestión de procesos y colaboración que hacen que gestionar datos sea más fácil y conveniente. 

‍

IBM ofrece servicios básicos de biblioteca que pueden manejar documentos y archivos de manera más eficiente. Además, tiene intercambio de archivos seguro y una búsqueda poderosa que hace que encontrar los conocimientos que necesitas sea muy fácil. 

‍

‍

Cómo elegir un sistema ECM para tu organización

Como cualquier otra herramienta en tu negocio, un sistema ECM debe ser considerado cuidadosamente. Puede ser más fácil elegir uno que suene bien, pero no quieres terminar con una solución que no te gusta. Y que simplemente no haga su trabajo.

Así que, después de evaluar tus objetivos, metas y necesidades actuales, busca una herramienta ECM que: 

• Almacena contenido de manera segura: Hemos destacado a lo largo del artículo la importancia de mantener tus datos seguros. No deberías comprometerte al buscar una herramienta que tome en serio la seguridad, la privacidad y el cumplimiento, especialmente si trabajas en industrias altamente reguladas. 
• Se integra con los sistemas existentes: Es cansador estar cambiando de una herramienta a otra. La plataforma ECM que elijas debe integrarse sin problemas con tus herramientas existentes — y hacerlo sin interrumpir tus otras operaciones. 
• Es flexible y escalable: La herramienta ECM necesita ayudarte a encontrar la información que buscas siempre que la necesites, sin importar dónde almacenes tus datos. Pero, más importante aún, debería ajustarse a tus flujos de trabajo como un guante y ser capaz de adaptarse a tus crecientes necesidades.
• Ofrece fácil acceso: No debería ser difícil encontrar la información que buscas. La plataforma ECM adecuada es fácil de usar e intuitiva, lo que significa que necesita tener una interfaz de arrastrar y soltar para mejorar las experiencias de usuario y flujos de trabajo personalizables que apoyen la colaboración. 

‍

• Tiene herramientas de análisis poderosas: Necesitas saber si la herramienta está haciendo su trabajo o no. Es mejor buscar un ECM que tenga informes visuales, paneles y análisis que ofrezcan una buena visión de tus procesos empresariales. Y que te ayude a tomar decisiones basadas en datos. 

‍

La línea de fondo

Depende de ti decidir cuál es el mejor software ECM para tu negocio. Esperamos que esta guía del comprador te haya orientado en la dirección correcta. Y que te sientas más preparado para enfrentar este desafío de manera directa. 

Y — aquí hay una idea — puedes comenzar esta nueva aventura probando Guru gratis.

‍