Betrakta denna köparguide som den enda du behöver för att avgöra vilket som är den bästa programvaran för företagsinnehållshantering (ECM) för ditt företag. 

‍

Enligt forskning, 73 % av organisationerna har en innehållsmarknadsföringsstrategi på plats. Men kan de verkligen hantera det STORA informationsbiblioteket med bara det? 

Några gör troligen det. Men för dem som kämpar med det, finns det ett bättre sätt att strömlinjeforma din dokumenthantering. 

Genom ECM kan du organisera och redigera ostrukturerat innehåll snabbt, vilket förbättrar affärseffektiviteten och minskar kostnaderna. 

Men vi går händelserna i förväg. Vi är inte fans av spoilers. Så fortsätt och börja läsa om vad ECM är, de bästa alternativen för ditt företag och viktiga tips för att välja din lösning. 

Ansvarsfriskrivning: Detta blogginlägg uppdaterades senast den 12 mars 2024.

‍

Vad är programvara för företagsinnehållshantering (ECM)?

ECM-programvara är ett enkelt sätt att hantera, organisera och hämta ostrukturerad data på företagsnivå. 

Kort sagt, det gör det möjligt för auktoriserade användare (från anställda och kunder till affärspartners) att få åtkomst till olika typer av innehåll som mötesanteckningar, webbsidor, bilder, PDF-dokument, e-post och fakturor. 

En ECM-plattform fungerar bra för strikt reglerade industrier, inklusive försörjningskedjor, hälso- och sjukvård, och personalresurser.

Det finns några vanliga typer av ECM:  

• Dokumenthanteringssystem (DMS) som fokuserar på att lagra och hantera digitalt innehåll. 
• System för dokumenthantering för att hantera livscykeln för register, inklusive skapande och bevarande. 
• System för digital tillgångshantering (DAM) som hjälper till att ta hand om digitalt innehåll som bilder, videor eller ljudfiler. 

Med den globala ECM-marknaden som beräknas växa i intäkter (114 miljarder dollar vid slutet av 2035) är detta rätt ögonblick att investera i ECM. 

Men hur fungerar det egentligen? 

‍

Hur fungerar företagsinnehållshantering?

Syftet med ECM är enkelt. Det eliminerar behovet av pappersdokument och hjälper till att effektivisera dina affärsprocesser.

Tänk på det som ett centralt arkiv för all information från ditt företag. Denna lösning arbetar dag och natt för att automatisera ditt dataflöde och organisera informationen utanför dina strukturerade databaser. 

Processen börjar med att samla in data från olika källor, såsom e-post, PDF-filer, bilder och till och med inlägg på sociala medier. 

Därefter lagrar ECM-lösningen och indexerar data i en enda central plats där användare enkelt kan hämta den relevanta informationen de söker. Dessutom kan du kategorisera data hur du vill baserat på specifika kriterier. 

Men inte alla kan få tillgång till ECM-systemet. De flesta lösningar har behörighetsfunktioner som låter dig välja vem som ser, redigerar eller tar bort innehåll. Dessutom, med versionskontrollfunktioner, får du den senaste versionen av dokumentet. Så det finns ingen förvirring över vem som har gjort en ändring och när. 

Ett annat bra sätt som ECM förenklar ditt liv är genom arbetsflödesautomatisering. Det automatiserar tråkiga uppgifter som datainmatning. Dina anställda kommer att fokusera mer på tidskänsliga uppgifter medan de får rätt information när de behöver den som mest. 

Det låter ju bra och fint, men vad är vinsten? Se själv. 

‍

Vilka är fördelarna med att använda ECM-programvara?

Tyvärr, den genomsnittliga arbetaren spenderar cirka 20 % av sin arbetsvecka på att söka efter den information de behöver eller stör sina upptagna kollegor. 

Om de bara hade en lösning som kunde höja deras produktivitet avsevärt och möjliggöra mer effektivt samarbete…

Vänta, det finns en! Det heter innehållshantering. Och det hjälper dig: 

• Öka företagets effektivitet: ECM eliminerar behovet av pappersdokument och ger dig snabbt den data du behöver. Som ett resultat, eftersom ditt flöde är mer effektivt, får du olika fördelar som snabbare tid till marknaden. 
• Få snabbare åtkomst till dina data: Ingen mer tid som går till spillo när du söker efter den specifika anteckningen du behöver men inte kan komma ihåg var den är. En bra ECM-lösning ger dig enkel åtkomst till dina data oavsett var du arbetar. 
• Förbättra kundupplevelser: ECM är inte bara för anställda. Kunder kan använda det för att hämta viktig information om företaget, såsom beställningar, produkter osv., vilket hjälper till att förbättra kundnöjdhetsnivåerna och till och med avsluta fler försäljningar. 
• Reducera arbetskostnader: ECM sparar pengar eftersom du inte behöver anställa specialiserad personal för manuella uppgifter. Dessutom har du tillgång till data i realtid, vilket gör att du kan fatta bättre affärsbeslut angående din verksamhet. 
• Ha en klar bild av ditt företag: En ECM-plattform ger dig en mer exakt bild av ditt företag genom att samla all data i en enskild sanning. Eftersom du inte lämnar någon insikt bakom kan du och alla andra fatta bättre datadrivna beslut. 

‍

Kanske har dessa fördelar övertygat dig om att ECM är den rätta lösningen för ditt företag. Det är bra! Problemet är, var ska du börja? Vilka funktioner ska du hålla utkik efter? 👀

Låt oss se på ett ECM:s väsentliga funktioner tillsammans.

‍

Vilka nyckelfunktioner bör en ECM-lösning ha?

När du utvärderar en ECM-lösning finns det mycket att tänka på, som användarvänlighet eller om den erbjuder gratis provperioder eller inte. 

Så länge du vet dina behov och krav, är det ganska enkelt att hitta rätt lösning. 

Men det finns ett par must-have-funktioner som du inte bör hoppa över: 

• Integration med befintliga appar: Trött på att söka efter rätt bit information på tio olika appar? Ett ECM-verktyg kan lösa det problemet så länge det har API-integrationsalternativ med dina befintliga verktyg. Som ett resultat har du ett komplett bibliotek av data vid dina fingertoppar. 
• Avancerade sökfunktioner: Du behöver data SNABBT. Om din valda programvara tar en evighet på sig att hämta det du behöver, då är det inget bra. ECM-lösningen av ditt val bör erbjuda avancerade och snabba sökfunktioner så att du snabbt kan få tillgång till dina data. 
• Säkerhets- och efterlevnadsfunktioner: En ECM-plattform arbetar med privat företagsinformation. Så den måste ha robust verifiering av användartillgång och bör följa branschstandarder och regler. 
• Alternativ för versions- och historikkontroll: De flesta ECM-plattformar har anpassningsfunktioner som låter dig lagra dina data hur du vill. Men de bör också erbjuda ett sätt att spåra redigeringshistoriken för att se vem som har gjort ändringar. Dessutom är en återställningsfunktion utmärkt när du vill återgå till en tidigare filversion. 

‍

• Kraftfulla analysverktyg: Din valda ECM behöver kraftfulla analysverktyg som snabbt kan mäta och utvärdera din data. Det ger dig relevanta insikter, såsom förslag för förbättring och kundtrender, för bättre beslutsfattande. 

Nu när du vet vad du ska leta efter i din ECM-lösning, är det dags för huvudsektionen av denna artikel. 

‍

De 10 bästa ECM-programvarorna 2024

Så många verktyg, så lite tid för att utvärdera dem alla. 😮‍💨 

Enligt en Forrester-rapport, finns det 14 ECM-produkter med >$20 miljoner i intäkter. Men det är fyra för många — vi såg till att vår lista bara inkluderade de bästa av de bästa. 

Låt oss utforska dessa alternativ tillsammans. 

1. Guru

Guru är inte bara en fantastisk AI-driven företagswiki. 

Förutom att vara en one-stop-shop för all kunskap i ditt företag, har den också enterprise AI sökning och en intranätportal för anställda för mer effektivt samarbete. 

‍

Vilket innebär att den är mycket mer effektiv när det kommer till att samla dina kunskaper från alla dina datakällor. Och ger relevant och aktuell information tillbaka till dina team när de behöver det, oavsett var de arbetar. 

Guru eliminerar också helt appväxling. Denna plattform integreras med många API-anslutningar du använder dagligen som Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce och mer. 

Att få tillgång till data var som helst har aldrig varit enklare! 

Dessutom har Guru automatiserat rengöring. Det schemalägger periodisk verifiering och arkivering för att säkerställa att din kunskapsbas alltid är uppdaterad, vilket hjälper till att bibehålla dess noggrannhet. 

‍

Om du upplever skrivkramp när det gäller innehållsskapande, har Guru mallar för att göra ditt liv enklare. Dessutom får du din egen AI-assistent, som drivs av generativ AI, för att sammanfatta komplexa ämnen eller skapa innehåll åt dig. 

Guru använder AI och maskininlärning för att förbättra din sökning. Dessutom, eftersom den ständigt lär sig nya saker, kan Guru alltid ge dig aktuella, fräscha och relevanta insikter. 

När det gäller att analysera dina data, erbjuder Guru kraftfulla insikter i hur ditt team använder innehåll och vad de söker efter. Dessutom, genom kommentarer och emoji-reaktioner, skapar Guru en plats för konversationer. 

Vill du veta mer om Guru? Titta på vår video om efterfrågan för att stilla din nyfikenhet. 

‍

2. DocuWare

DocuWare erbjuder en användarvänlig digital dokumenthanteringslösning för små företag och stora företag inom flera branscher. 

Källa: Capterra

‍

Det är ett mjukvaruverktyg för arbetsflödesautomatisering som säkrar dina affärsdokument och optimerar dina operativa processer, oavsett var du är eller vilken enhet du använder. Vilket gör det till en bra lösning för fjärrteam som vill förbättra sin produktivitet. 

DocuWare stoltserar med sin säkra dokumentarkivering. Alla dina anställdas data, ekonomiska uppgifter och kontrakt är skyddade mot skador. Så, du undviker risken att någon stjäl dina data eller tappar dem. 

‍

Denna ECM stödjer både moln- och lokal distribution så den passar med alla typer av system. Dessutom organiserar DocuWare alla data på ett sätt som möjliggör ett bättre och mer produktivt arbetsutrymme. 

Eftersom den är så flexibel, integreras den med 500 olika affärsapplikationer, inklusive Oracle, SharePoint och QuickBooks. 

‍

3. M-Files

M-Files är ett AI-driven kunskapshanteringsverktyg som hjälper team att hitta information snabbare och mer effektivt. 

Källa: G2

‍

Denna plattform har en unik funktion kallad metadata-driven arkitektur. Kort sagt, det gör fildelning enklare. Ditt team kan hitta vilket dokument de behöver utan en lång sökning. 

Dessutom ger M-Files dig åtkomstkontroller över dina dokument (även för olika versioner av samma fil) baserat på roll eller grupp. 

Men det automatiserar också dina arbetsflöden. M-Files' dokumentmetadata håller reda på dina uppgifter och hjälper dig att kommunicera bättre med interna eller externa intressenter om vad de behöver göra. 

‍

Verktyget har skalbarhet utan kod för automatisk dokumenthantering, vilket betyder att det kan vara igång snabbt. Och oroa dig inte — den integreras med många verktyg du använder dagligen, som Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP och nätverksmappar. 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche är en molnbaserad ECM-plattform som säger ‘hejdå’ till pappersdokument och välkomnar procesautomatisering.  

Källa: G2

‍

Med denna moderna lösning kan du centralisera ditt innehåll och öka ditt teams produktivitet. Samtidigt som du skyddar dina data säkert från cyberattacker. Dessutom upprätthåller Laserfiche regelkompliance. 

Eftersom du använder en enda sanning är alla inne på samma data, oavsett vilken åtkomstnivå de har. Genom versionsspårning och avancerad sökning får du en bättre och mer intuitiv samarbete mellan dina team. 

‍

Laserfiche hjälper dig att behålla och hantera dokument under hela innehållscykeln. Genom att använda detaljerade revisionsloggar och strikta tillstånd kan endast behörig personal se, redigera eller få åtkomst till filer. 

Detta verktyg har också snabb sökning och hämtning funktionaliteter, vilket översätts till ökad produktivitet och förbättrade processer. 

Laserfiche erbjuder olika integrationslösningar, inklusive DocuSign, Microsoft Office 365 och verktyg för kundrelationer (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase av Hyland erbjuder affärsprocess- och ärendehanteringsverktyg som hjälper dig att effektivt hantera och organisera ditt innehåll. 

Källa: G2

‍

OnBase är en intelligent ECM-lösning som samlar data från flera källor. Den bra delen är att den också verifierar och klassificerar informationen så att du kan använda den så snart den har assimilerats. 

Dessutom analyserar OnBase ditt innehåll i realtid genom visuella rapporter och instrumentpaneler. Vad får du? Den nödvändiga synligheten för att fatta bättre och mer informerade beslut. 

Men den här lösningen automatiserar också upprepningsbara uppgifter via anpassningsbara formulär och inbyggda arbetsflöden. 

‍

Genom samskrivning, uppgifter och meddelanden gör OnBase fildelning så enkelt som en dans. Dessutom är allt säkert, så du har bättre, bekymmersfri samarbete mellan teammedlemmar. 

OnBase fungerar bra med många befintliga system. Tänk på Google, PeopleSoft, Epic och MuleSoft, till exempel. 

‍

6. Box

Box, en säker molninnehållstjänstplattform, fokuserar starkt på att hålla dina filer säkra genom intelligent hotdetektering, avancerad säkerhet och granular åtkomstkontroll. 

Men eftersom compliance och säkerhet går hand i hand, har Box också strikta datasekretess- och branschregler. Det är inte allt — genom att utnyttja maskininlärningens kraft kan Box upptäcka hot och sätta upp policyer.  

Källa: G2

‍

Denna användarvänliga plattform möjliggör också sömlös samarbete mellan dina team. Genom filannotering, e-signaturer och automatiserad uppgiftsflöde kan du arbeta från var som helst, på vilken enhet som helst.

‍

Dessutom arbetar Box proaktivt för att förenkla manuella arbetsflöden för att spara tid. Sådana saker som dokumentcapture och onboarding av nya anställda, som är avgörande för ditt företag (men som är så tråkigt) blir snabbare och lättare att hantera. 

Box låter dig förbli ansluten med alla dina favoritverktyg, eftersom det integreras med appar som Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack och Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText är ett smartare sätt att hantera och få värdefulla insikter från ditt innehåll. 

Källa: OpenText

‍

I grund och botten är OpenText en informationshanteringsplattform lämplig för många branscher, inklusive fordons-, bank-, försäkrings-, livsvetenskaper och juridik. 

Det är därför det är en bra lösning för att hantera juridisk information. Det centraliserar alla privata dokument som sprids över frånkopplade system till en enda källa för sanning. Som ett resultat har du värdefull data till hands, vilket förbättrar din produktivitet avsevärt. 

‍

Men OpenText har också en flexibel innehållstjänstplattform som är idealisk för effektiv hantering av stora mängder data. Dessutom kan du genom sina ECM-tjänster leverera mer operationell excellens. Och bygga en bro mellan ditt arbetsutrymme och viktiga verktyg som CRM, enterprise resource planning (ERP) och human capital management (HCM). 

OpenText har integrationslösningar för Microsoft, Salesforce och SAP. 

‍

8. Hyland

Hylands plattform för innehållslösningar kopplar ihop olika typer av data med alla dina affärssystem, arbetsflöden och verktyg. 

Källa: G2

‍

Hyland är en lösning fylld med användbara funktioner. Först och främst har den intelligent innehållsfångst som använder artificiell intelligens för att samla in information från företaget. Vad mer, gör den den datan användbar och tillgänglig, oavsett källa, typ eller tillstånd. 

För det andra har Hyland inbyggda funktioner för processautomation som kopplar samman dina arbetsflöden och system till en sömlös informationspunkt. 

Med säker datastyrning, ser denna lösning till att dina data följer de strängaste efterlevnadsreglerna (inom branscher som hälsovård, utbildning, försäkring, etc.). Hyland skyddar dina kritiska data från cyberhot och förlust. 

Sist men inte minst, Hyland är tillgängligt i över 500 unika applikationer, inklusive Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc. 

‍

9. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint är en intranettplattform och dokumenthanteringsverktyg som hanterar traditionellt, webb- och socialt innehåll. 

Källa: Microsoft

‍

En av dess bästa funktioner är att du kan komma åt den från olika enheter såsom datorer, telefoner och surfplattor. Du har all information och alla filer du behöver på ett enda ställe för att stärka teamarbete och samarbete. 

Men det hittar också den information du behöver snabbt genom kraftfulla sökfunktioner. På så sätt ökar SharePoint din produktivitet genom att förändra cách du arbetar, från enkla uppgifter som dokumentgodkännande till mer komplexa flöden. 

När det gäller dokument låter detta verktyg dig ladda ner, redigera och dela dina filer. Men det håller också en logg över vem som gjorde ändringar, samt tillåter dig att ladda ner olika versioner av samma dokument. 

SharePoint integreras med Microsoft 365-sviten, inklusive Field Service, Customer Service, Marketing och Project Service Automation. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Sist på vår lista (men väl värd att kolla in) är IBM, ett AI-drivet ECM-verktyg som automatiserar dina affärsprocesser. 

Källa: G2

Genom Watson — IBMs AI-assistent — kan du lösa vilken utmaning som helst som kastas din väg. Och få en 360-graders vy över dina affärsoperationer. 

Dessutom hjälper IBM dig att bygga lösningar för innehållshantering för att hantera användningsfall, designa bättre arbetsflöden och fånga värdefulla insikter som leder till bättre affärsresultat. 

Detta ECM-program förenar din frånkopplade information till en arbetsflödeslösning som är idealisk för moln-, hybrid- och lokal distribution. Hur? Genom hantering av processer och samarbetsfunktioner som gör datamanagement enklare och mer bekvämt. 

‍

IBM erbjuder kärnbibliotekstjänster som kan hantera dokument och filer mer effektivt. Dessutom har det säker fildelning och en kraftfull sökning som gör det enkelt att hitta de insikter du behöver. 

‍

‍

Hur man väljer ett ECM-system för din organisation

Som med varje annat verktyg i ditt företag måste ett ECM-system väljas noggrant. Det kan vara lättare att välja en som låter bra, men du vill inte hamna med en lösning som du ogillar. Och som helt enkelt inte gör sitt jobb.

Så, efter att ha utvärderat dina mål, syften och nuvarande behov, leta efter ett ECM-verktyg som: 

• Säker lagring av innehåll: Vi har framhävt vikten av att hålla dina data säkra genom hela artikeln. Du bör inte kompromissa när du söker efter ett verktyg som tar säkerhet, integritet och efterlevnad på allvar, särskilt om du arbetar i starkt reglerade branscher. 
• Integreras med befintliga system: Det är tröttsamt att ständigt byta från ett verktyg till ett annat. Din valda ECM-plattform bör sömlöst integreras med dina befintliga verktyg — och göra det utan att störa dina andra operationer. 
• Är flexibel och skalbar: ECM-verktyget behöver hjälpa dig att hitta den information du söker när du än behöver den, oavsett var du lagrar dina data. Men, viktigare är att det bör passa dina arbetsflöden perfekt och kunna anpassa sig efter dina växande behov.
• Erbjuder enkel åtkomst: Det borde inte vara svårt att hitta den information som du söker. Rätt ECM-plattform är enkel att använda och intuitiv, vilket innebär att den behöver ha en drag-och-släpp-gränssnitt för bättre användarupplevelser och anpassningsbara arbetsflöden som stöder samarbete. 

‍

• Har kraftfulla analysverktyg: Du behöver veta om verktyget gör sitt jobb eller inte. Det är bäst att leta efter ett ECM som har visuella rapporter, instrumentpaneler och analyser som ger en bra översikt över dina affärsprocesser. Och hjälper dig att fatta datadrivna beslut. 

‍

Sammanfattning

Det är upp till dig att bestämma vilket som är den bästa ECM-programvaran för ditt företag. Vi hoppas att denna köparguide har skjutit dig i rätt riktning. Och att du känner dig mer redo att ta dig an denna utmaning direkt.

OCH – här är en idé – du kan börja detta nya äventyr genom att prova Guru gratis.

‍