このバイヤーガイドが、ビジネスに最適なエンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソフトウェアを決定するために必要な唯一のガイドであると考えてください。

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According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. しかし、それを扱うのに苦労している人々には、文書管理を効率化するためのより良い方法があります。

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

しかし、私たちは先を急いているようです。 私たちはネタバレのファンではありません。 So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

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What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

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How Does Enterprise Content Management Work?

ECMの目的はシンプルです。 It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

それを、あなたの会社のすべての情報の中央リポジトリとして考えてください。 This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. 誰がいつ変更を加えたかについての混乱がないようにするためです。

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

すべては素晴らしいですが、どういう利益が得られるのでしょうか？ See for yourself. 

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What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

If only they had a solution that could significantly raise their productivity and enable more effective collaboration…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• データをより早くアクセスします： 必要な特定のメモを見つけるために時間を無駄にする必要がありませんが、どこにあるか思い出せません。 A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• 顧客体験を向上させる： ECMは従業員だけのものではありません。 Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• 人件費を削減する： ECMは手動作業のために専門のスタッフを雇う必要がないので、あなたのお金を節約します。 Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

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Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. それは素晴らしい！ The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

一緒にECMの必須機能を見ていきましょう。

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What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

自分のニーズと要件を理解していれば、適切なソリューションを見つけるのは非常に簡単です。

しかし、あなたが見逃すべきでない必須機能がいくつかあります。

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. 選択したソフトウェアが必要なものを取得するのに時間がかかる場合、それは役に立ちません。 The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

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• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

どのようなECMソリューションを探せばよいかを理解したので、この記事のメインセクションの時間です。

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The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

一緒にこれらの選択肢を探っていきましょう。

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

会社の知識のワンストップショップであることに加えて、より効果的なコラボレーションのために、 エンタープライズAI検索 と社員イントラネットハブも備えています。 

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これは、すべてのデータソースからの知識をまとめるのに非常に効果的です。 And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

さらに、Guruには自動クリーンアップ機能があります。 定期的な検証とアーカイブをスケジュールし、ナレッジベースが常に最新の状態に保たれ、正確性を維持するのに役立ちます。 

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コンテンツ作成に関する作家のブロックを抱えている場合、Guruにはあなたの生活を楽にするテンプレートがあります。 さらに、あなた専用のAIアシスタントが生成AIによって複雑なトピックを要約したり、コンテンツを作成したりします。 

GuruはAIと機械学習を利用して検索を改善します。 さらに、常に新しいことを学んでいるので、Guruはいつでもタイムリーで新鮮かつ関連性のある洞察を提供できます。

データ分析に関しては、Guruはチームがコンテンツをどのように使用しているか、そして彼らが何を検索しているのかについての強力な洞察を提供します。 さらに、コメントや絵文字の反応を通じて、Guruは会話の場を作ります。 

Guruについてもっと知りたいですか？ 私たちの オンデマンドデモビデオ をご覧いただき、好奇心を満たしてください。 

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2. DocuWare

DocuWareは、小規模ビジネスや大規模企業向けの使いやすいデジタルドキュメント管理ソリューションを提供します。 

出典: Capterra

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どこにいても、どのデバイスを使用していても、ビジネス文書を保護し、業務プロセスを最適化するワークフロー自動化ソフトウェアツールです。 これは、生産性を向上させたいリモートチームにとって良いソリューションです。 

DocuWareは、安全な文書アーカイブを誇りとしています。 すべての従業員データ、財務記録、契約書は安全に保護されています。 そのため、データが盗まれたり失われたりするリスクを回避します。 

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このECMは、クラウドとオンサイトの両方のデプロイメントをサポートしているため、あらゆるシステムに適合します。 さらに、DocuWareはすべてのデータを厳密に整理し、より良い生産的な作業環境を実現します。 

非常に柔軟性があるため、Oracle、SharePoint、QuickBooksを含む500以上の異なるビジネスアプリケーションと統合できます。

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3. M-Files

M-Filesは、チームが情報をより迅速かつ効果的に見つけるのを助けるAI駆動のナレッジ管理ツールです。 

出典: G2

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このプラットフォームは、メタデータ駆動型アーキテクチャという独自の機能があります。 要するに、ファイル共有を簡単にします。 チームは、長時間の検索なしに必要な文書を見つけることができます。 

さらに、M-Filesは役割やグループに基づいて、文書（同じファイルの異なるバージョンを含む）に対するアクセス制御を提供します。

しかし、それはワークフローも自動化します。 M-Filesの文書メタデータは、タスクの管理を行い、内部または外部の利害関係者とのコミュニケーションを助けます。

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このツールには、コード不要の文書自動化スケーラビリティがあり、すぐに稼働させることができます。 心配しないでください――Adobe、DocuSign、Google Workspace、SAP、ネットワークフォルダーなど、日々使用している多くのツールと統合されています。

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4. Laserfiche

Laserficheは、ペーパードキュメントに「さようなら」を言い、プロセス自動化を歓迎するクラウドベースのECMプラットフォームです。

出典: G2

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この現代的なソリューションを使用すると、コンテンツを集中させ、チームの生産性を向上させることができます。 すべてのデータを安全に保ちながら、サイバー侵害から保護されます。 さらに、Laserficheは規制遵守を維持します。 

真の情報ソースを使用することで、すべての人が同じデータを使用でき、アクセスレベルに関係なく、より良い協力が可能になります。 バージョン追跡と高度な検索を通じて、チーム間のより良く直感的なコラボレーションを楽しめます。 

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Laserficheは、コンテンツライフサイクル全体にわたって文書を保持し、管理するのを手伝います。 詳細な監査ログと厳格な権限を使用することで、許可された人のみがファイルを表示、編集、またはアクセスできます。 

このツールには迅速な検索と取得機能があり、生産性の向上とプロセスの改善をもたらします。 

Laserficheは、DocuSign、Microsoft Office 365、顧客関係管理（CRM）ツールなど、さまざまな統合オプションを提供しています。

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5. OnBase

OnBase by Hylandは、ビジネスプロセスとケース管理ツールを提供し、コンテンツを効率的に管理し、整理します。 

出典: G2

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OnBaseは、マルチチャネルソースからデータを収集するインテリジェントなECMソリューションです。 良い点は、それが情報を検証し、分類するので、すぐに使用できるようになります。

さらに、OnBaseはビジュアルレポートとダッシュボードを通じてコンテンツをリアルタイムで分析します。 何を得ることができますか？ より良く、より情報に基づいた意思決定を行うために必要な可視性。 

しかし、このソリューションは、カスタマイズ可能なフォームや組み込みのワークフローを通じて、繰り返し可能なタスクを自動化します。 

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共同作成、タスク、および通知を通じて、OnBaseはファイル共有を簡単にします。 さらに、すべてが安全であるため、チームメンバー間の不安のないコラボレーションが実現します。

OnBaseは、既存の多くのシステムとうまく連携します。 例えばGoogle、PeopleSoft、Epic、MuleSoftなどです。 

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6. Box

Boxは、安全なクラウドコンテンツサービスプラットフォームで、インテリジェントな脅威検出、高度なセキュリティ、および詳細なアクセス制御を通じてファイルの安全性を重視しています。 

ただし、コンプライアンスとセキュリティは手を取り合っていますので、Boxには厳格なデータプライバシーと業界のコンプライアンスも備えています。 それだけではありません――機械学習の力を活用することで、Boxは脅威を検出し、ポリシーを設定できます。

出典: G2

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この使いやすいプラットフォームは、チーム間でシームレスなコラボレーションを可能にします。 ファイルの注釈、電子署名、そして自動化されたタスクフローを通じて、どこからでも、どのデバイスでも作業できます。

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さらに、Boxは手動ワークフローを簡素化して時間を節約するために積極的に取り組んでいます。 文書キャプチャや新入社員のオンボーディングなど、あなたのビジネスにとって重要（しかし、とても退屈な）な作業がより早く、簡単に行えるようになります。

Boxを使用すると、Adobe、Oracle、Okta、IBM、Slack、Zoomなどのアプリと統合され、すべてのツールを接続し続けることができます。 

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7. OpenText

OpenTextは、コンテンツを管理し、貴重な洞察を得るための賢い方法です。 

出典: OpenText

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要するに、OpenTextは多くの業界（自動車、銀行、保険、ライフサイエンス、法務など）に適した情報管理プラットフォームです。 

これが理由で、法的情報を処理するための優れたソリューションとなっています。 これは、途切れたシステムに散在するすべてのプライベート文書を単一の真実のソースに集中させます。 その結果、高価値のデータが手元にあり、生産性が大幅に向上します。 

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ただし、OpenTextには、大量のデータを効率的に処理するための柔軟なコンテンツサービスプラットフォームもあります。 さらに、ECMサービスを通じて、より多くの運用優秀性を提供できます。 そして、CRM、エンタープライズリソースプランニング（ERP）、人材管理（HCM）などの重要なツール間の橋を構築します。

OpenTextは、Microsoft、Salesforce、SAPの統合ソリューションを提供しています。 

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8. Hyland

Hylandのコンテンツソリューションプラットフォームは、さまざまなデータをすべてのビジネスシステム、ワークフロー、ツールと接続します。

出典: G2

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Hylandは、便利な機能で満たされたソリューションです。 まず第一に、人工知能を使用して会社の情報を収集するインテリジェントなコンテンツキャプチャがあります。 さらに、それはそのデータを有用でアクセス可能にし、ソース、タイプ、状態に関係なく利用できるようにします。

次に、Hylandには、ワークフローとシステムを1つのシームレスな情報ポイントに接続するネイティブプロセス自動化機能があります。 

安全なデータガバナンスにより、このソリューションは、あなたのデータが厳しいコンプライアンス法（医療、教育、保険などの業界で）に従うようにします。 Hylandは、サイバーセキュリティの脅威と損失から重要なデータを保護します。 

最後に、Hylandは、Workday、SharePoint、Cognizant、DocuSign、Accelaなど、500以上のユニークなアプリケーションで利用可能です。 

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9. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePointは、伝統的なコンテンツ、ウェブ、ソーシャルコンテンツを扱うイントラネットプラットフォームおよびドキュメント管理ソフトウェアツールです。 

出典: Microsoft

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最も優れた機能の1つは、コンピュータ、電話、タブレットなどの異なるデバイスからアクセスできることです。 チームワークとコラボレーションを強化するために、すべての情報とファイルを単一の場所に保管できます。 

しかし、強力な検索機能を通じて、必要な情報を迅速に見つけることもできます。 このようにして、SharePointは、文書の承認などの単純な作業から、より複雑なフローに至るまで、作業方法を変えることで生産性を高めます。 

文書に関しては、このツールを使用すると、ファイルをダウンロード、編集、および共有することができます。 ただし、誰が変更を行ったかのログを保持し、同じ文書の異なるバージョンをダウンロードすることも可能です。 

SharePointは、Field Service、Customer Service、Marketing、Project Service Automationなどを含むMicrosoft 365スイートとの統合が可能です。 

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10. IBM Business Automation Workflow

最後に挙げるのはIBMで、AI駆動のECMツールがあなたのビジネスプロセスを自動化します。

出典: G2

Watson——IBMのAIアシスタントを通じて、あなたに突きつけられたどんな課題も解決できます。 そして、ビジネス運営の360度のビューを取得します。 

さらに、IBMは、ユースケースを扱うためのコンテンツ管理ソリューションを構築し、より良いワークフローを設計し、より良いビジネス結果につながる貴重な洞察をキャプチャするのを手助けします。 

このECMプログラムは、途切れた情報を一つのワークフローソリューションに統合します。クラウド、ハイブリッド、オンサイトデプロイメントに最適です。 どうやって？ プロセスマネジメントとコラボレーション機能を通じて、データ管理を容易かつ便利にします。 

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IBMは、文書やファイルをより効率的に処理できるコアライブラリサービスを提供します。 さらに、安全なファイル共有と強力な検索機能が備わっており、必要な洞察を簡単に見つけることができます。 

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あなたの組織に最適なECMシステムの選び方

ビジネスの他のツールと同様に、ECMシステムは慎重に検討する必要があります。 良い響きのものを選ぶことが簡単かもしれませんが、気に入らないソリューションを選んでしまわないようにしましょう。 そして、単に仕事をしていないもの。

したがって、目標、ゴール、現在のニーズを評価した後は、次の条件を満たすECMツールを探してください： 

• コンテンツを安全に保存: 私たちは、データを安全に保つことの重要性をこの記事を通じて強調しています。 特に規制の厳しい業界で働いている場合、セキュリティ、プライバシー、コンプライアンスを真剣に受け止めるツールを探す際には妥協してはいけません。 
• 既存のシステムと統合: ツールを切り替えるのは疲れます。 選択したECMプラットフォームは、他の業務を妨げることなく、既存のツールとシームレスに統合されるべきです。 
• 柔軟でスケーラブル： ECMツールは、データをどこに保存していても、必要な情報を見つける手助けをしなければなりません。 しかし、もっと重要なのは、それがあなたのワークフローにぴったり合い、成長するニーズに適応できることです。
• 簡単にアクセスできる: 探している情報を見つけるのが難しくてはいけません。 適切なECMプラットフォームは使いやすく直感的であるため、より良いユーザー体験のためにドラッグアンドドロップインターフェースとコラボレーションをサポートするカスタマイズ可能なワークフローを備えている必要があります。 

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• 強力な分析ツールを備えている： ツールがその仕事をしているかどうかを知る必要があります。 ビジュアルレポート、ダッシュボード、分析を提供するECMを探すことをお勧めします。これにより、業務プロセスの良い見通しを得ることができます。 そして、データに基づいて意思決定を行う手助けをします。 

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要点

あなたのビジネスに最適なECMソフトウェアを決定するのはあなた次第です。 この購入ガイドがあなたを正しい方向へ導いてくれることを願っています。 そして、この課題に対処する準備ができていることを願っています。 

そして、これがアイデアです — この新しい冒険を開始するために Guruを無料で試してみることができます。

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