اعتبر دليل المشتري هذا هو الدليل الوحيد الذي تحتاجه لتقرر أي برنامج إدارة محتوى مؤسسي (ECM) هو الأفضل لعملك. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. لكن هل يمكنهم حقًا التعامل مع مكتبة المعلومات الضخمة تلك بهذه الطريقة؟ 

Some probably do. لكن بالنسبة لأولئك الذين يواجهون صعوبة في ذلك، هناك طريقة أفضل لتبسيط إدارة مستنداتك. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

لكننا نتقدم على أنفسنا. نحن لسنا من محبي التلميحات. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

ما هو برنامج إدارة المحتوى المؤسسي (ECM)؟

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

كيف تعمل إدارة المحتوى المؤسسي؟

الغرض من إدارة المحتوى المؤسسي بسيط. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

فكر في الأمر كمستودع مركزي لجميع معلومات شركتك. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. لذا ليس هناك لبس حول من أجرى تعديلًا ومتى. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

كل هذا يبدو رائعًا، لكن ما هو العائد؟ See for yourself. 

‍

ما هي فوائد استخدام برامج إدارة المحتوى المؤسسي؟

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

If only they had a solution that could significantly raise their productivity and enable more effective collaboration…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• احصل على بياناتك بشكل أسرع: لا تنفق المزيد من الوقت في البحث عن تلك الملاحظة المحددة التي تحتاجها لكن لا يمكنك تذكر مكان وجودها. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• تحسين تجارب العملاء: برامج إدارة المحتوى المؤسسي ليست مخصصة للموظفين فقط. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• خفض تكاليف العمالة: إدارة المحتوى المؤسسي تدخر لك المال حيث أنك لا تحتاج لتوظيف موظفين متخصصين من أجل المهام اليدوية. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. هذا رائع! المشكلة هي، من أين تبدأ؟ ما هي الميزات التي يجب أن تراقبها؟ 👀

دعنا نلقي نظرة على الميزات الأساسية لبرنامج إدارة المحتوى المؤسسي معًا.

‍

ما الميزات الرئيسية التي يجب أن تمتلكها حل إدارة المحتوى المؤسسي؟

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

طالما أنك تعرف احتياجاتك ومتطلباتك، من السهل جدًا العثور على الحل المناسب. 

لكن هناك بعض الميزات الأساسية التي يجب ألا تتجاهلها: 

• التكامل مع التطبيقات الحالية: هل سئمت من البحث عن المعلومات الصحيحة في عشرة تطبيقات مختلفة؟ An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. إذا كانت البرمجيات التي اخترتها تستغرق وقتًا طويلًا لاسترجاع ما تحتاجه، فهي غير مناسبة. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

الآن بعد أن عرفت ما الذي تبحث عنه في حل إدارة المحتوى المؤسسي، حان الوقت للجزء الرئيسي من هذه المقالة. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

دعنا نستكشف هذه الخيارات معًا. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

بخلاف كونها وجهة واحدة لجميع معرفة شركتك، تحتوي أيضًا على بحث ذكاء اصطناعي مؤسسي ومركز انترانت للموظفين للتعاون الفعال. 

‍

مما يعني أنه أكثر فعالية في تجميع معرفتك من جميع مصادر بياناتك. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

علاوة على ذلك، قام Guru بأتمتة عملية التنظيف. تقوم بتحديد الفحص الدوري والأرشفة لضمان تحديث قاعدة معرفتك دائمًا، مما يساعد في الحفاظ على دقتها. 

‍

إذا كنت تعاني من انسداد الكاتب عند التعامل مع إنشاء المحتوى، فإن Guru لديه قوالب تجعل حياتك أسهل. بالإضافة إلى ذلك، ستحصل على مساعدك الشخصي المدعوم بالذكاء الاصطناعي، لتلخيص المواضيع المعقدة أو إعداد المحتوى لك. 

يستخدم Guru الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة لتحسين بحثك. بالإضافة إلى ذلك، بما أنه يتعلم أشياء جديدة باستمرار، يمكن لـ Guru دائمًا تزويدك برؤى جديدة وفي الوقت المناسب.

عندما يتعلق الأمر بتحليل بياناتك، يقدم Guru رؤى قوية حول كيفية استخدام فريقك للمحتوى وما يبحثون عنه. بالإضافة إلى ذلك، من خلال التعليقات وردود الفعل باستخدام الرموز التعبيرية، يخلق Guru مكانًا للمحادثات. 

هل تريد اكتشاف المزيد عن Guru؟ شاهد الفيديو التوضيحي حسب الطلب لتلبي فضولك. 

‍

2. DocuWare

تقدم DocuWare حل إدارة مستندات رقمية سهل الاستخدام للشركات الصغيرة والكبيرة في مجالات متعددة. 

المصدر: Capterra

‍

إنه أداة لبرمجيات أتمتة سير العمل التي تؤمن مستندات عملك وتحسن العمليات التشغيلية، بغض النظر عن مكانك أو الجهاز الذي تستخدمه. مما يجعلها حلاً جيدًا للفرق عن بُعد التي ترغب في تحسين إنتاجيتها. 

تتفخر DocuWare بأرشفتها الآمنة للمستندات. جميع بيانات موظفيك وسجلاتك المالية والعقود آمنة من الأذى. لذا، تجنب خطر سرقة بياناتك أو فقدانها. 

‍

يدعم نظام إدارة المحتوى هذا أيضًا عمليات النشر في السحابة والبيانات المحلية، لذا فهو يناسب أي نوع من الأنظمة. بالإضافة إلى ذلك، تنظم DocuWare بياناتك بدقة، مما يتيح مساحة عمل أفضل وأكثر إنتاجية. 

نظرًا لمرونته، فإنه يتكامل مع 500 تطبيق تجاري مختلف، بما في ذلك Oracle وSharePoint وQuickBooks.

‍

3. M-Files

M-Files هي أداة إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تساعد الفرق في العثور على المعلومات بسرعة وكفاءة. 

المصدر: G2

‍

يمتلك هذه المنصة ميزة فريدة تعرف باسم بنية تعتمد على البيانات الوصفية. باختصار، يجعل مشاركة الملفات أسهل. يمكن لفريقك العثور على أي مستند يحتاجونه دون بحث طويل. 

علاوة على ذلك، يمنحك M-Files تحكمات وصول على مستنداتك (حتى لنسخ مختلفة من نفس الملف) بناءً على الدور أو المجموعة. 

لكنه أيضًا يautomat عمليات سير العمل الخاصة بك. تقوم بيانات التعريف الخاصة بمستندات M-Files بتتبع مهامك وتساعدك على التواصل بشكل أفضل مع المعنيين الداخليين أو الخارجيين حول ما يحتاجون إلى القيام به.

‍

تتمتع الأداة بمقياس أتمتة المستندات بدون برمجة، مما يعني أنه يمكن أن تكون جاهزة في وقت قصير. ولا تقلق - يتكامل مع العديد من الأدوات التي تستخدمها يوميًا، مثل Adobe وDocuSign وGoogle Workspace وSAP ومجلدات الشبكة.

‍

4. Laserfiche

Laserfiche هي منصة إدارة محتوى قائمة على السحابة تقول ‘وداعًا’ للمستندات الورقية وترحب بأتمتة العمليات.  

المصدر: G2

‍

مع هذا الحل الحديث، يمكنك مركزية محتواك وزيادة إنتاجية فريقك. بينما تحافظ على بياناتك آمنة ومأمونة من اختراقات الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك، تحافظ Laserfiche على الامتثال التنظيمي. 

نظرًا لأنك تستخدم مصدرًا واحدًا للحقيقة، يستخدم الجميع نفس البيانات، بغض النظر عن مستوى الوصول الخاص بهم. من خلال تتبع الإصدارات والبحث المتقدم، تستمتع بتعاون أفضل وأكثر بديهية بين فرقك. 

‍

يساعدك Laserfiche في الاحتفاظ بالمستندات وإدارتها طوال دورة حياة المحتوى بالكامل. من خلال استخدام سجلات التدقيق التفصيلية والأذونات الصارمة، يمكن فقط للأشخاص المخولين مشاهدة أو تعديل أو الوصول إلى الملفات. 

تحتوي هذه الأداة أيضًا على وظائف بحث واسترجاع سريعة، مما يؤدي إلى تعزيز الإنتاجية وتحسين العمليات. 

تقدم Laserfiche خيارات تكامل مختلفة، بما في ذلك DocuSign وMicrosoft Office 365 وأدوات إدارة علاقات العملاء (CRM). 

‍

5. OnBase

تقدم OnBase من Hyland أدوات إدارة العمليات وحالات العمل التي تساعدك على إدارة وتنظيم محتواك بكفاءة. 

المصدر: G2

‍

OnBase هو حل ECM ذكي يجمع البيانات من مصادر متعددة القنوات. الجزء الجيد هو أنه يتحقق أيضًا من المعلومات ويصنفها حتى تتمكن من استخدامها بمجرد استيعابها.

علاوة على ذلك، يقوم OnBase بتحليل محتواك في الوقت الحقيقي من خلال التقارير المرئية ولوحات القيادة. ماذا تحصل؟ الرؤية اللازمة لاتخاذ قرارات أفضل وأكثر اطلاعًا. 

لكن هذا الحل يُخضع أيضًا المهام القابلة للتكرار لأشكال قابلة للتخصيص وعمليات سير العمل المدمجة. 

‍

من خلال التعاون، والمهام، والإشعارات، يجعل OnBase مشاركة الملفات سهلة للغاية. بالإضافة إلى ذلك، كل شيء مؤمن، لذا لديك تعاون أفضل يخلو من القلق بين الزملاء.

يعمل OnBase بشكل جيد مع العديد من الأنظمة الحالية. فكر في Google وPeopleSoft وEpic وMuleSoft، على سبيل المثال. 

‍

6. Box

Box، منصة خدمات محتوى سحابية آمنة، تركز بشكل كبير على الحفاظ على ملفاتك آمنة من خلال الاكتشاف الذكي للتهديدات، والأمان المتقدم، والتحكم الدقيق في الوصول. 

لكن نظرًا لأن الامتثال والأمان يسيران جنبًا إلى جنب، فإن Box أيضًا لديه خصوصية صارمة للبيانات والامتثال للصناعة. هذا ليس كل شيء - من خلال استغلال قوة التعلم الآلي، يمكن لـ Box اكتشاف التهديدات وتحديد السياسات.

المصدر: G2

‍

تتيح لك هذه المنصة سهلة الاستخدام أيضًا التعاون السلس بين فرقك. من خلال توضيح الملفات، والتوقيعات الإلكترونية، وتدفق المهام الآلي، يمكنك العمل من أي مكان، على أي جهاز.

‍

بالإضافة إلى ذلك، يعمل Box بشكل استباقي على تبسيط سير العمل اليدوي لتوفير الوقت. تتغير أشياء مثل استرداد الوثائق وتدريب الموظفين الجدد، وهي جوهر عملك (ولكنها مملة للغاية)، لتصبح أسرع وأسهل في التعامل. 

يتيح لك Box البقاء على اتصال مع جميع أدواتك المفضلة، حيث يتكامل مع تطبيقات مثل Adobe وOracle وOkta وIBM وSlack وZoom. 

‍

7. OpenText

OpenText هو وسيلة أذكى لإدارة واكتساب رؤى قيمة من محتواك. 

المصدر: OpenText

‍

ببساطة، يعتبر OpenText منصة لإدارة المعلومات مناسبة للعديد من الصناعات، بما في ذلك السيارات والمصارف والتأمين وعلوم الحياة والقانون. 

لهذا السبب، إنه حل رائع للتعامل مع المعلومات القانونية. تقوم بجمع جميع المستندات الخاصة الموزعة عبر أنظمة غير متصلة في مصدر واحد للحقيقة. نتيجة لذلك، لديك بيانات ذات قيمة عالية في متناول يدك، مما يحسن بشكل كبير إنتاجيتك. 

‍

لكن OpenText أيضًا لديه منصة خدمات محتوى مرنة مناسبة للتعامل بكفاءة مع كميات كبيرة من البيانات. علاوة على ذلك، من خلال خدمات ECM الخاصة به، يمكنك تقديم مستوى أعلى من التميز التشغيلي. وبناء جسر بين مساحة العمل الخاصة بك والأدوات المهمة مثل CRM وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة رأس المال البشري (HCM). 

تمتلك OpenText حلول تكامل لـ Microsoft وSalesforce وSAP. 

‍

8. Hyland

تقوم منصة حلول المحتوى من Hyland بربط أنواع البيانات المختلفة مع كافة أنظمة عملك، وسير العمل، والأدوات.

المصدر: G2

‍

تُعد Hyland حلا مليئًا بالميزات المفيدة. أولاً وقبل كل شيء، لديها ميزة ذكاء المحتوى الذكي الذي يستخدم الذكاء الاصطناعي لجمع المعلومات الواردة من الشركة. ما هو أكثر من ذلك، يجعل تلك البيانات مفيدة ومتاحة، بغض النظر عن المصدر أو النوع أو الحالة.

ثانياً، تتمتع Hyland بميزات أتمتة العمليات الأصلية التي تربط سير العمل والأنظمة الخاصة بك في نقطة معلومات سلسة واحدة. 

مع حوكمة بيانات آمنة، تضمن هذه الحلول أن تلتزم بياناتك بأكثر القوانين الصارمة المتعلقة بالامتثال (في صناعات مثل الرعاية الصحية، التعليم، التأمين، إلخ). تحمي Hyland بياناتك الحيوية من تهديدات الأمن السيبراني والفقدان. 

وأخيراً وليس آخراً، تتوفر Hyland في أكثر من 500 تطبيق فريد، بما في ذلك Workday وSharePoint وCognizant وDocuSign وAccela، إلخ. 

‍

9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint هي منصة إنترانت وأداة برمجيات إدارة المستندات التي تتعامل مع المحتوى التقليدي، والويب، والاجتماعي. 

المصدر: Microsoft

‍

واحدة من أفضل ميزاته هي أنه يمكنك الوصول إليه من أجهزة مختلفة مثل أجهزة الكمبيوتر، والهواتف، والأجهزة اللوحية. لديك جميع المعلومات والملفات التي تحتاجها في مكان واحد لتمكين العمل الجماعي والتعاون. 

لكنها أيضًا تجد المعلومات التي تحتاجها بسرعة من خلال ميزات بحث قوية. بهذه الطريقة، يعزز SharePoint إنتاجيتك من خلال تغيير طريقة عملك، من المهام البسيطة مثل الموافقة على المستندات إلى تدفقات عمل أكثر تعقيدًا. 

عندما يتعلق الأمر بالمستندات، تتيح لك هذه الأداة تنزيل، وتحرير، ومشاركة ملفاتك. لكنها أيضًا تحتفظ بسجل لمن قام بإجراء تغييرات، بالإضافة إلى السماح لك بتنزيل إصدارات مختلفة من نفس الوثيقة. 

يتكامل SharePoint مع مجموعة Microsoft 365، بما في ذلك Service Field وCustomer Service وMarketing وأتمتة خدمات المشاريع. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

آخر في قائمتنا (لكنه يستحق التحقق) هو IBM، أداة ECM مدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تأتمت عمليات عملك. 

المصدر: G2

من خلال Watson - مساعد الذكاء الاصطناعي من IBM - يمكنك حل أي تحدٍ يواجهك. احصل على رؤية 360 درجة لعمليات عملك. 

علاوة على ذلك، تساعدك IBM في بناء حلول إدارة المحتوى للتعامل مع حالات الاستخدام، وتصميم سير العمل بشكل أفضل، والتقاط رؤى قيمة تؤدي إلى نتائج عمل أفضل. 

هذا البرنامج الخاص بنظام إدارة المحتوى unites معلوماتك غير المتصلة بسلسلة واحدة من الحلول المثالية للنشر السحابي، المختلط، والمحلي. كيف؟ من خلال ميزات إدارة العمليات والتعاون التي تجعل إدارة البيانات أسهل وأكثر ملاءمة. 

‍

تقدم IBM خدمات مكتبة أساسية يمكن أن تتعامل مع المستندات والملفات بشكل أكثر كفاءة. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحتوي على مشاركة ملفات آمنة وبحث قوي يجعل من السهل العثور على الرؤى التي تحتاجها. 

‍

‍

كيفية اختيار نظام إدارة محتوى المؤسسات لمنظمتك

مثل كل أداة أخرى في عملك، يجب النظر بعناية في نظام إدارة محتوى المؤسسات. قد يكون من الأسهل اختيار واحدة تبدو جيدة، لكن لا تريد أن تنتهي بمشكلة لا تحبها. وهذا ببساطة لا يقوم بعمله.

لذا، بعد تقييم أهدافك واحتياجاتك الحالية، ابحث عن أداة إدارة محتوى المؤسسات التي: 

• تخزين المحتوى بأمان: لقد قمنا بتسليط الضوء طوال المقال على أهمية الحفاظ على أمان بياناتك. لا ينبغي عليك التفريط عند البحث عن أداة تأخذ الأمان والخصوصية والامتثال على محمل الجد، خاصة إذا كنت تعمل في صناعات تخضع لرقابة صارمة. 
• الاندماج مع الأنظمة الموجودة: من المتعب الاستمرار في الانتقال من أداة إلى أخرى. يجب أن تندمج منصة ECM التي اخترتها بسلاسة مع أدواتك الحالية — وأن تفعل ذلك دون تعطيل عملياتك الأخرى. 
• مرونة وقابلية للتوسع: تحتاج أداة إدارة محتوى المؤسسات إلى مساعدتك في العثور على المعلومات التي تبحث عنها كلما احتجت إليها، بغض النظر عن مكان تخزين بياناتك. لكن، والأكثر أهمية، يجب أن تتناسب مع سير العمل لديك مثل القفاز، وأن تكون قادرة على التكيف مع احتياجاتك المتزايدة.
• يوفر الوصول السهل: يجب ألا يكون من الصعب العثور على المعلومات التي تبحث عنها. يجب أن تكون منصة إدارة محتوى المؤسسات المناسبة سهلة الاستخدام وبديهية، مما يعني أنها تحتاج إلى واجهة سحب وإفلات لتوفير تجارب مستخدم أفضل وسير عمل قابل للتخصيص يدعم التعاون. 

‍

• يمتلك أدوات تحليلات قوية: تحتاج إلى معرفة ما إذا كانت الأداة تؤدي وظيفتها أم لا. من الأفضل البحث عن نظام ECM الذي يحتوي على تقارير مرئية ولوحات تحكم وتحليلات توفر رؤية جيدة لعمليات عملك. والمساعدة لك في اتخاذ قرارات قائمة على البيانات. 

‍

النتيجة النهائية

الأمر متروك لك لتحديد أي برنامج ECM هو الأفضل لعملك. نأمل أن يكون دليل الشراء هذا قد دفعك في الاتجاه الصحيح. وأنك تشعر بأنك أكثر استعدادًا لمواجهة هذا التحدي بشكل مباشر. 

وإليك فكرة — يمكنك بدء هذه المغامرة الجديدة من خلال تجربة Guru مجانًا.

‍