Considérez ce guide d'achat comme le seul guide dont vous avez besoin pour décider quel est le meilleur logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour votre entreprise.

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Selon les recherches, 73 % des organisations ont mis en place une stratégie de marketing de contenu. Mais peuvent-ils vraiment gérer l'ÉNORME bibliothèque d'informations avec cela ?

Certains le font probablement. Mais pour ceux qui éprouvent des difficultés, il existe un meilleur moyen de rationaliser la gestion de vos documents.

Grâce à l'ECM, vous pouvez organiser et modifier rapidement le contenu non structuré, améliorant ainsi l'efficacité de l'entreprise et réduisant les coûts.

Mais nous prenons de l'avance. Nous ne sommes pas fans de spoilers. Alors allez-y et commencez à lire ce qu'est l'ECM, les meilleures options pour votre entreprise et les principaux conseils pour choisir votre solution.

Avertissement : Ce billet de blog a été mis à jour pour la dernière fois le 12 mars 2024.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?

Le logiciel ECM est un moyen simple de gérer, d'organiser et de récupérer des données non structurées au niveau de l'entreprise.

En résumé, il permet aux utilisateurs autorisés (qu'il s'agisse d'employés, de clients ou de partenaires commerciaux) d'accéder à différents types de contenus tels que des notes de réunion, des pages Web, des images, des PDF, des e-mails et des factures.

Une plateforme ECM fonctionne bien pour les secteurs strictement réglementés, notamment la chaîne d'approvisionnement, les soins de santé et les ressources humaines.

Il existe quelques types courants d'ECM :

• Systèmes de gestion de documents (DMS) qui se concentrent sur le stockage et la gestion du contenu numérique.
• Systèmes de gestion des dossiers pour gérer le cycle de vie des enregistrements, y compris leur création et leur conservation.
• Systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) qui permettent de gérer les contenus numériques tels que les images, les vidéos ou les fichiers audio.

Alors que le marché mondial de l'ECM devrait augmenter en termes de chiffre d'affaires (114 milliards de dollars d'ici la fin de 2035) c'est le bon moment pour investir dans l'ECM.

Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?

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Comment fonctionne la gestion de contenu d'entreprise ?

L'objectif de l'ECM est simple. Il élimine le besoin de documents papier et contribue à rationaliser vos processus métier.

Considérez-le comme votre référentiel central pour toutes les informations de votre entreprise. Cette solution fonctionne jour et nuit pour automatiser votre flux de données et organiser les informations en dehors de vos bases de données structurées.

Le processus commence par la collecte de données provenant de diverses sources, telles que des e-mails, des PDF, des images et même des publications sur les réseaux sociaux.

Ensuite, la solution ECM stocke et indexe les données dans un endroit centralisé unique où les utilisateurs peuvent facilement récupérer l'information pertinente qu'ils recherchent. De plus, vous pouvez classer les données comme vous le souhaitez en fonction de critères spécifiques.

Cependant, tout le monde n'a pas accès au système ECM. La plupart des solutions disposent de fonctionnalités d'autorisation qui vous permettent de sélectionner qui consulte, modifie ou supprime le contenu. De plus, grâce aux fonctionnalités de contrôle de version, vous obtenez la dernière version du document. Il n'y a donc aucune confusion quant à savoir qui a effectué un changement et quand.

L'automatisation des flux de travail est un autre excellent moyen pour vous simplifier la vie de tous. Il automatise les tâches ennuyeuses telles que la saisie de données. Vos employés se concentreront davantage sur les tâches urgentes tout en recevant les bonnes informations au moment où ils en ont le plus besoin.

Tout cela semble bien beau, mais quel en est le gain ? Constatez par vous-même.

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Quels sont les avantages de l'utilisation du logiciel ECM ?

Malheureusement, le travailleur moyen passe environ 20 % de sa semaine de travail à chercher pour obtenir les informations dont ils ont besoin ou pour déranger leurs collègues très occupés.

Si seulement ils disposaient d'une solution capable d'augmenter leur productivité de manière significative et de permettre une collaboration plus efficace...

Attendez, il y en a une ! Son nom est la gestion de contenu. Et cela vous aide à :

• Renforcez l'efficacité de votre entreprise : L'ECM élimine le besoin de documents papier et vous fournit rapidement les données dont vous avez besoin. Par conséquent, comme votre flux est plus efficace, vous bénéficiez de divers avantages, tels que des délais de mise sur le marché plus rapides.
• Accédez à vos données plus rapidement : Ne perdez plus de temps à chercher la note spécifique dont vous avez besoin sans vous souvenir où elle se trouve. Une bonne solution ECM vous permet d'accéder facilement à vos données, où que vous travailliez.
• Améliorez l'expérience client : Les ECM ne sont pas réservés aux employés. Les clients peuvent l'utiliser pour récupérer des informations vitales sur l'entreprise, telles que les commandes, les produits, etc., ce qui contribue à améliorer les taux de satisfaction des clients et même à réaliser davantage de ventes.
• Réduire les coûts de main-d'œuvre : L'ECM vous permet d'économiser de l'argent car vous n'avez pas besoin d'engager du personnel spécialisé pour les tâches manuelles. De plus, vous avez accès aux données en temps réel, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions commerciales concernant vos opérations.
• Ayez une vision claire de votre activité : Une plateforme ECM vous donne une image plus précise de votre activité en collectant toutes les données dans une seule source fiable. Comme vous ne laissez aucune information derrière vous, vous pouvez, comme tout le monde, prendre de meilleures décisions fondées sur les données.

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Ces avantages vous ont peut-être convaincu que l'ECM est la solution idéale pour votre entreprise. C'est super ! Le problème est de savoir par où commencer ? Quelles sont les fonctionnalités que vous surveillez ? 👀

Examinons ensemble les fonctionnalités essentielles d'un ECM.

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Quelles sont les principales caractéristiques d'une solution ECM ?

Lors de l'évaluation d'une solution ECM, de nombreux éléments doivent être pris en compte, tels que la facilité d'utilisation ou le fait qu'elle propose des essais gratuits ou non.

Tant que vous connaissez vos besoins et vos exigences, il est assez facile de trouver la bonne solution.

Mais il y a quelques fonctionnalités indispensables que vous ne devriez pas ignorer :

• Intégration avec les applications existantes : Vous en avez assez de rechercher la bonne information sur dix applications différentes ? Un outil ECM peut résoudre ce problème à condition qu'il dispose d'options d'intégration d'API avec vos outils existants. Vous disposez ainsi d'une bibliothèque complète de données à portée de main.
• Fonctionnalités de recherche avancées : Vous avez besoin de données RAPIDEMENT. Si le logiciel que vous avez choisi met du temps à récupérer ce dont vous avez besoin, il ne sert à rien. La solution ECM de votre choix doit offrir des fonctionnalités de recherche avancées et rapides afin que vous puissiez accéder rapidement à vos données.
• Caractéristiques de sécurité et de conformité : Une plateforme ECM fonctionne avec les informations des entreprises privées. Il doit donc disposer d'une vérification robuste du niveau d'accès des utilisateurs et doit être conforme aux normes et réglementations du secteur.
• Options de contrôle des versions et de l'historique : La plupart des plateformes ECM disposent de fonctionnalités de personnalisation qui vous permettent de stocker vos données comme vous le souhaitez. Mais ils devraient également offrir un moyen de suivre l'historique des modifications pour savoir qui a apporté des modifications. De plus, une fonction de restauration est excellente lorsque vous souhaitez revenir à une version de fichier antérieure.

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• Des analyses puissantes : L'ECM que vous avez choisi nécessite de puissants outils d'analyse capables de mesurer et d'évaluer rapidement vos données. Il vous fournit des informations pertinentes, telles que des suggestions d'amélioration et les tendances des clients, pour une meilleure prise de décision.

Maintenant que vous savez ce qu'il faut rechercher dans votre solution ECM, il est temps de passer à la section principale de cet article.

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Les 10 meilleures solutions logicielles ECM en 2024

Tant d'outils, si peu de temps pour tous les évaluer. 😮 ‍ 💨

Selon un Rapport Forrester, il existe 14 produits ECM dont le chiffre d'affaires est supérieur à 20 millions de dollars. Mais c'est quatre de trop. Nous avons veillé à ce que notre liste ne comprenne que les meilleurs.

Explorons ces options ensemble.

1. gourou

Guru n'est pas qu'un grand Wiki d'entreprise alimenté par l'IA.

En plus d'être un guichet unique pour toutes les connaissances de votre entreprise, il possède également recherche par IA d'entreprise et un hub intranet pour les employés pour une collaboration plus efficace.

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Cela signifie qu'il est beaucoup plus efficace pour rassembler vos connaissances provenant de toutes vos sources de données. Et en fournissant des informations pertinentes et opportunes à vos équipes quand elles en ont besoin, quel que soit leur lieu de travail.

Guru élimine également complètement le changement d'application. Cette plateforme s'intègre à de nombreux Connecteurs API que vous utilisez quotidiennement, comme Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, etc.

Il n'a jamais été aussi facile d'accéder aux données où que vous soyez !

De plus, Guru a automatisé le nettoyage. Il planifie des vérifications et un archivage périodiques pour garantir que votre base de connaissances est toujours à jour, ce qui permet de maintenir son exactitude.

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Si vous rencontrez des difficultés lors de la création de contenu, Guru propose des modèles pour vous faciliter la vie. De plus, vous disposez de votre propre assistant d'IA, alimenté par une IA générative, pour résumer des sujets complexes ou créer du contenu pour vous.

Guru utilise l'IA et l'apprentissage automatique pour améliorer vos recherches. De plus, comme il apprend constamment de nouvelles choses, Guru peut toujours vous fournir des informations opportunes, fraîches et pertinentes.

Lorsqu'il s'agit d'analyser vos données, Guru fournit des informations précieuses sur la manière dont votre équipe utilise le contenu et sur ce qu'elle recherche. De plus, par le biais de commentaires et de réactions emoji, Guru crée un lieu de conversation.

Vous voulez en savoir plus sur Guru ? Regardez notre vidéo de démonstration à la demande pour satisfaire votre curiosité.

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2. DocuWare

DocuWare fournit une solution de gestion de documents numériques conviviale pour les petites et grandes entreprises de nombreux secteurs.

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Il s'agit d'un outil logiciel d'automatisation des flux de travail qui sécurise vos documents commerciaux et optimise vos processus opérationnels, où que vous soyez et quel que soit l'appareil que vous utilisez. C'est donc une bonne solution pour les équipes travaillant à distance qui souhaitent améliorer leur productivité.

DocuWare est fier de son archivage sécurisé de documents. Toutes les données de vos employés, vos dossiers financiers et vos contrats sont à l'abri de tout danger. Ainsi, vous évitez le risque que quelqu'un vole vos données ou les perde.

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Cet ECM prend également en charge les déploiements dans le cloud et sur site, de sorte qu'il s'adapte à tout type de système. De plus, DocuWare organise étroitement toutes les données, ce qui permet un espace de travail meilleur et plus productif.

Grâce à sa flexibilité, il s'intègre à 500 applications métier différentes, notamment Oracle, SharePoint et QuickBooks.

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3. M-Files

M-Files est un outil de gestion des connaissances piloté par l'IA qui aide les équipes à trouver des informations plus rapidement et plus efficacement.

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Cette plateforme possède une caractéristique unique appelée architecture pilotée par les métadonnées. En résumé, cela facilite le partage de fichiers. Votre équipe peut trouver tous les documents dont elle a besoin sans avoir à effectuer de longues recherches.

De plus, M-Files vous permet de contrôler l'accès à vos documents (même pour différentes versions d'un même fichier) en fonction du rôle ou du groupe.

Mais il automatise également vos flux de travail. Les métadonnées des documents de M-Files assurent le suivi de vos tâches et vous aident à mieux communiquer avec les parties prenantes internes ou externes sur ce qu'elles doivent faire.

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L'outil est évolutif pour l'automatisation des documents sans code, ce qui signifie qu'il peut être rapidement opérationnel. Et ne vous inquiétez pas, il s'intègre à de nombreux outils que vous utilisez quotidiennement, tels qu'Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP et les dossiers réseau.

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4. Fiche laser

Laserfiche est une plateforme ECM basée sur le cloud qui dit « adieu » aux documents papier et encourage l'automatisation des processus.

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Grâce à cette solution moderne, vous pouvez centraliser votre contenu et améliorer la productivité de votre équipe. Tout en protégeant vos données contre les cyberattaques. De plus, Laserfiche assure la conformité réglementaire.

Comme vous utilisez une seule source fiable, tout le monde utilise les mêmes données, quel que soit son niveau d'accès. Grâce au suivi des versions et à la recherche avancée, vous bénéficiez d'une collaboration améliorée et plus intuitive entre vos équipes.

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Laserfiche vous aide à conserver et à gérer les documents tout au long du cycle de vie du contenu. En utilisant des journaux d'audit détaillés et des autorisations strictes, seul le personnel autorisé peut consulter, modifier ou accéder aux fichiers.

Cet outil possède également des fonctionnalités de recherche et de récupération rapides, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et des processus.

Laserfiche propose différentes options d'intégration, notamment DocuSign, Microsoft Office 365 et des outils de gestion de la relation client (CRM).

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5. Sur Base

OnBase by Hyland propose des processus métier et des outils de gestion des dossiers qui vous aident à gérer et à organiser efficacement votre contenu.

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OnBase est une solution ECM intelligente qui collecte des données provenant de sources multicanaux. L'avantage, c'est qu'il vérifie et classe également les informations afin que vous puissiez les utiliser dès qu'elles sont assimilées.

De plus, OnBase analyse votre contenu en temps réel grâce à des rapports visuels et des tableaux de bord. Qu'est-ce que tu obtiens ? La visibilité nécessaire pour prendre de meilleures décisions en toute connaissance de cause.

Mais cette solution automatise également les tâches répétables via des formulaires personnalisables et des flux de travail intégrés.

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Grâce à la co-création, aux tâches et aux notifications, OnBase simplifie le partage de fichiers. De plus, tout est sécurisé, ce qui vous permet de collaborer plus sereinement entre vos coéquipiers.

OnBase fonctionne parfaitement avec de nombreux systèmes existants. Pensez à Google, PeopleSoft, Epic et MuleSoft, par exemple.

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6. Boîte

Box, une plateforme sécurisée de services de contenu dans le cloud, met l'accent sur la protection de vos fichiers grâce à une détection intelligente des menaces, à une sécurité avancée et à un contrôle d'accès granulaire.

Mais comme conformité et sécurité vont de pair, Box applique également des règles strictes en matière de confidentialité des données et de conformité au secteur. Ce n'est pas tout : en exploitant la puissance de l'apprentissage automatique, Box peut détecter les menaces et définir des politiques.

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Cette plateforme facile à utiliser permet également une collaboration fluide entre vos équipes. Grâce à l'annotation de fichiers, aux signatures électroniques et au flux de tâches automatisé, vous pouvez travailler de n'importe où et sur n'importe quel appareil.

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De plus, Box travaille de manière proactive pour simplifier les flux de travail manuels afin de vous faire gagner du temps. Des tâches telles que la capture de documents et l'intégration des nouveaux employés, qui sont vitales pour votre entreprise (mais tellement ennuyeuses), deviennent plus rapides et plus faciles à gérer.

Box vous permet de rester connecté à tous vos outils préférés, car il s'intègre à des applications telles qu'Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack et Zoom.

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7. Texte ouvert

OpenText est un moyen plus intelligent de gérer et d'obtenir des informations précieuses à partir de votre contenu.

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OpenText est essentiellement une plateforme de gestion de l'information adaptée à de nombreux secteurs, notamment l'automobile, la banque, l'assurance, les sciences de la vie et le droit.

C'est pourquoi il s'agit d'une excellente solution pour le traitement des informations légales. Il centralise tous les documents privés répartis sur des systèmes déconnectés en une seule source fiable. Par conséquent, vous disposez de données de grande valeur, ce qui améliore considérablement votre productivité.

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Mais OpenText dispose également d'une plateforme de services de contenu flexible, idéale pour gérer efficacement de grands volumes de données. De plus, grâce à ses services ECM, vous pouvez atteindre une excellence opérationnelle accrue. Et établissez un lien entre votre espace de travail et des outils importants tels que le CRM, la planification des ressources d'entreprise (ERP) et la gestion du capital humain (HCM).

OpenText propose des solutions d'intégration pour Microsoft, Salesforce et SAP.

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8. Hyland

La plateforme de solutions de contenu de Hyland connecte différents types de données à tous vos systèmes, flux de travail et outils d'entreprise.

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Hyland est une solution dotée de fonctionnalités utiles. Tout d'abord, il dispose d'une capture de contenu intelligente qui utilise l'intelligence artificielle pour collecter les informations entrantes de l'entreprise. De plus, cela rend ces données utiles et accessibles, quels que soient leur source, leur type ou leur état.

Deuxièmement, Hyland possède des fonctionnalités natives d'automatisation des processus qui connectent vos flux de travail et vos systèmes en un point d'information transparent.

Grâce à une gouvernance sécurisée des données, cette solution garantit que vos données respectent les lois de conformité les plus strictes (dans des secteurs tels que la santé, l'éducation, les assurances, etc.). Hyland protège vos données critiques contre les menaces et les pertes liées à la cybersécurité.

Enfin, Hyland est disponible dans plus de 500 applications uniques, notamment Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc.

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9. SharePoint de Microsoft

Microsoft SharePoint est une plate-forme intranet et un outil logiciel de gestion de documents qui traite du contenu traditionnel, Web et social.

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L'une de ses meilleures fonctionnalités est que vous pouvez y accéder à partir de différents appareils tels que des ordinateurs, des téléphones et des tablettes. Vous disposez de toutes les informations et de tous les fichiers dont vous avez besoin en un seul endroit pour favoriser le travail d'équipe et la collaboration.

Mais il trouve également rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à de puissantes fonctionnalités de recherche. SharePoint augmente ainsi votre productivité en modifiant votre façon de travailler, qu'il s'agisse de tâches simples telles que l'approbation de documents ou de flux plus complexes.

En ce qui concerne les documents, cet outil vous permet de télécharger, de modifier et de partager vos fichiers. Mais il conserve également un journal des personnes qui ont apporté des modifications et vous permet de télécharger différentes versions du même document.

SharePoint s'intègre à la suite Microsoft 365, y compris le service sur le terrain, le service client, le marketing et l'automatisation des services de projet.

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10. Flux de travail IBM Business Automation

Le dernier sur notre liste (mais qui vaut le détour) est IBM, un outil ECM basé sur l'IA qui automatise vos processus métier.

Source : G2

Grâce à Watson, l'assistant IA d'IBM, vous pouvez résoudre tous les défis qui se présentent à vous. Et bénéficiez d'une vue à 360 degrés de vos opérations commerciales.

En outre, IBM vous aide à créer des solutions de gestion de contenu pour gérer les cas d'utilisation, concevoir de meilleurs flux de travail et recueillir des informations précieuses qui mènent à de meilleurs résultats commerciaux.

Ce programme ECM regroupe vos informations déconnectées en une seule solution de flux de travail idéale pour le déploiement dans le cloud, hybride et sur site. Comment ? Grâce à des fonctionnalités de gestion des processus et de collaboration qui rendent la gestion des données plus facile et plus pratique.

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IBM propose des services de bibliothèque de base qui permettent de gérer les documents et les fichiers de manière plus efficace. De plus, il dispose d'un partage de fichiers sécurisé et d'une puissante fonction de recherche qui vous permet de trouver facilement les informations dont vous avez besoin.

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Comment choisir un système ECM pour votre organisation

Comme tout autre outil de votre entreprise, un système ECM doit être soigneusement étudié. Il est peut-être plus facile d'en choisir une qui sonne bien, mais vous ne voulez pas vous retrouver avec une solution qui ne vous plaît pas. Et qui ne fait tout simplement pas son travail.

Ainsi, après avoir évalué vos objectifs, vos buts et vos besoins actuels, recherchez un outil ECM qui :

• Stocke le contenu en toute sécurité : Tout au long de l'article, nous avons souligné l'importance de protéger vos données. Vous ne devez pas faire de compromis lorsque vous recherchez un outil qui prend au sérieux la sécurité, la confidentialité et la conformité, surtout si vous travaillez dans des secteurs fortement réglementés.
• S'intègre aux systèmes existants : C'est fatiguant de passer d'un outil à l'autre. La plateforme ECM que vous avez choisie doit s'intégrer parfaitement à vos outils existants, sans perturber vos autres opérations.
• Est flexible et évolutif : L'outil ECM doit vous aider à trouver les informations que vous recherchez quand vous en avez besoin, quel que soit l'endroit où vous stockez vos données. Mais surtout, il doit s'adapter parfaitement à vos flux de travail et être capable de s'adapter à vos besoins croissants.
• Offre un accès facile : Il ne devrait pas être difficile de trouver les informations que vous recherchez. La bonne plateforme ECM est facile à utiliser et intuitive, ce qui signifie qu'elle doit disposer d'une interface glisser-déposer pour améliorer l'expérience utilisateur et de flux de travail personnalisables qui favorisent la collaboration.

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• Possède de puissants outils d'analyse : Vous devez savoir si l'outil fait son travail ou non. Il est préférable de rechercher un ECM doté de rapports visuels, de tableaux de bord et d'analyses qui donnent une bonne vue de vos processus métier. Et vous aider à prendre des décisions fondées sur les données.

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L'essentiel

C'est à vous de décider quel est le meilleur logiciel ECM pour votre entreprise. Nous espérons que ce guide de l'acheteur vous a orienté dans la bonne direction. Et que vous vous sentez plus prêt à relever ce défi de front.

ET — voici une idée — vous pouvez commencer cette nouvelle aventure en essayer Guru gratuitement.

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