Considérez ce guide d'achat comme le seul dont vous avez besoin pour décider quel est le meilleur logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour votre entreprise. 

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Selon des recherches, 73 % des organisations disposent d'une stratégie de marketing de contenu. Mais peuvent-elles vraiment gérer la gigantesque bibliothèque d'informations avec juste cela ? 

Certaines le peuvent probablement. Mais pour ceux qui ont du mal avec cela, il existe un moyen meilleur de rationaliser la gestion de vos documents. 

Grâce à l'ECM, vous pouvez organiser et modifier rapidement un contenu non structuré, améliorant l'efficacité commerciale et réduisant les coûts. 

Mais nous prenons un peu d'avance. Nous ne sommes pas fans des spoilers. Alors n'hésitez pas à commencer à lire sur ce qu'est l'ECM, les meilleures options pour votre entreprise et les conseils clés pour choisir votre solution. 

Remarque : Cet article de blog a été mis à jour pour la dernière fois le 12 mars 2024.

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Qu'est-ce que le logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ?

Le logiciel ECM est un moyen facile de gérer, organiser et récupérer des données non structurées à un niveau d'entreprise. 

En résumé, il permet aux utilisateurs autorisés (des employés et clients aux partenaires commerciaux) d'accéder à différents types de contenu tels que les notes de réunion, les pages Web, les images, les PDF, les e-mails et les factures. 

Une plateforme ECM fonctionne bien pour des secteurs strictement réglementés, y compris la chaîne d'approvisionnement, les soins de santé et les ressources humaines.

Il existe quelques types courants d'ECM :  

• Systèmes de gestion de documents (DMS) qui se concentrent sur le stockage et la gestion de contenu numérique. 
• Systèmes de gestion des dossiers pour gérer le cycle de vie des dossiers, y compris la création et la conservation. 
• Systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) qui aident à s'occuper du contenu numérique tel que des images, des vidéos ou des fichiers audio. 

Avec le marché mondial de l'ECM dont les revenus devraient atteindre (114 milliards de dollars d'ici la fin de 2035), c'est le bon moment pour investir dans l'ECM. 

Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? 

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Comment fonctionne la gestion de contenu d'entreprise ?

L'objectif de l'ECM est simple. Il élimine le besoin de documents papier et aide à rationaliser vos processus commerciaux.

Pensez-y comme à votre dépôt central pour toutes les informations de votre entreprise. Cette solution fonctionne jour et nuit pour automatiser votre flux de données et organiser les infos en dehors de vos bases de données structurées. 

Le processus commence par la collecte de données provenant de plusieurs sources, telles que des e-mails, des PDF, des images et même des publications sur les réseaux sociaux. 

Ensuite, la solution ECM stocke et indexe les données en un seul endroit centralisé où les utilisateurs peuvent facilement récupérer la pièce d'information pertinente qu'ils recherchent. De plus, vous pouvez catégoriser les données comme vous le souhaitez en fonction de critères spécifiques. 

Cependant, tout le monde ne peut pas accéder au système ECM. La plupart des solutions disposent de fonctionnalités de permission qui vous permettent de sélectionner qui peut visualiser, modifier ou supprimer le contenu. De plus, avec les capacités de contrôle de version, vous disposez de la dernière version du document. Ainsi, il n’y a aucune confusion sur qui a effectué un changement et quand. 

Une autre excellente façon dont l'ECM simplifie votre vie est grâce à l'automatisation des flux de travail. Il automatise les tâches ennuyeuses telles que la saisie de données. Vos employés se concentreront davantage sur des tâches sensibles au temps tout en recevant les bonnes informations quand ils en ont le plus besoin. 

Tout cela semble bien, mais quel est le bénéfice ? Voyez par vous-même. 

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Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel ECM ?

Malheureusement, le travailleur moyen passe environ 20 % de sa semaine de travail à chercher les informations dont il a besoin ou à déranger ses collègues occupés. 

Si seulement ils avaient une solution qui pourrait considérablement augmenter leur productivité et permettre une collaboration plus efficace.

Attendez, il y en a une ! Son nom est gestion de contenu. Et cela vous aide : 

• Améliorer l'efficacité de l'entreprise : L'ECM élimine le besoin de documents papier et vous apporte les données dont vous avez besoin rapidement. En conséquence, puisque votre flux est plus efficace, vous profitez de divers avantages tels qu'un délai de mise sur le marché plus rapide. 
• Accédez à vos données plus rapidement : Fini de perdre du temps à chercher cette note spécifique dont vous avez besoin mais que vous ne pouvez pas retrouver. Une bonne solution ECM vous permet d'accéder facilement à vos données où que vous travailliez. 
• Améliorer les expériences client : Les ECM ne sont pas seulement pour les employés. Les clients peuvent l'utiliser pour récupérer des informations vitales sur l'entreprise, telles que les commandes, les produits, etc., ce qui aide à améliorer les taux de satisfaction client et même à conclure plus de ventes. 
• Réduire les coûts de main-d'œuvre : L'ECM vous fait économiser de l'argent, car vous n'avez pas besoin d'embaucher du personnel spécialisé pour des tâches manuelles. De plus, vous avez accès aux données en temps réel, vous permettant de prendre de meilleures décisions commerciales concernant vos opérations. 
• Avoir une vue claire de votre entreprise : Une plateforme ECM vous donne une image plus précise de votre entreprise en rassemblant toutes les données en une seule source de vérité. Puisque vous ne laissez aucune information derrière, vous et tous les autres pouvez prendre de meilleures décisions basées sur les données. 

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Peut-être que ces avantages vous ont convaincu que l'ECM est la bonne solution pour votre entreprise. C'est génial ! Le problème est, par où commencer ? Quelles fonctionnalités devez-vous surveiller ? 👀

Examinons ensemble les fonctionnalités essentielles d'un ECM.

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Quelles fonctionnalités clés une solution ECM devrait-elle avoir ?

Lors de l'évaluation d'une solution ECM, il y a de nombreuses choses à considérer, comme la facilité d'utilisation ou si elle propose ou non des essais gratuits. 

Tant que vous connaissez vos besoins et exigences, il est assez facile de trouver la bonne solution. 

Mais il y a quelques fonctionnalités indispensables que vous ne devriez pas négliger : 

• Intégration avec les applications existantes : Marre de chercher la bonne information sur dix applications différentes ? Un outil ECM peut résoudre ce problème tant qu'il a des options d'intégration API avec vos outils existants. En conséquence, vous avez une bibliothèque complète de données à portée de main. 
• Fonctionnalités de recherche avancées : Vous avez besoin de données RAPIDEMENT. Si le logiciel de votre choix met une éternité à récupérer ce dont vous avez besoin, alors il n'est pas bon. La solution ECM de votre choix devrait offrir des fonctionnalités de recherche avancées et rapides, afin que vous puissiez accéder rapidement à vos données. 
• Fonctionnalités de sécurité et de conformité : Une plateforme ECM fonctionne avec des informations privées des entreprises. Elle doit donc disposer d'une vérification robuste des niveaux d'accès utilisateur et doit se conformer aux normes et réglementations du secteur. 
• Options de contrôle de version et d'historique : La plupart des plateformes ECM disposent de fonctionnalités de personnalisation qui vous permettent de stocker vos données comme vous le souhaitez. Mais elles devraient également offrir un moyen de suivre l'historique des modifications pour voir qui a effectué des changements. De plus, une fonctionnalité de retour en arrière est excellente lorsque vous souhaitez revenir à une version antérieure d'un fichier. 

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• Analytique puissante : L'ECM que vous choisissez doit disposer d'outils d'analyse puissants capables de mesurer et d'évaluer rapidement vos données. Il vous fournit des informations pertinentes, telles que des suggestions d'amélioration et des tendances clients, pour une meilleure prise de décision. 

Maintenant que vous savez quoi rechercher dans votre solution ECM, il est temps pour la partie principale de cet article. 

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Les 10 meilleures solutions de logiciel ECM en 2024

Tant d'outils, si peu de temps pour tous les évaluer. 😮‍💨 

Selon un rapport Forrester, il y a 14 produits ECM avec des revenus > 20 millions de dollars. Mais cela fait quatre de trop — nous nous sommes assurés que notre liste ne comprend que les meilleurs des meilleurs. 

Explorons ces options ensemble. 

1. Guru

Guru n'est pas seulement un excellent wiki d'entreprise alimenté par IA. 

En plus d'être un guichet unique pour toutes les connaissances de votre entreprise, il a également une recherche IA pour entreprise et un hub intranet pour employés pour une collaboration plus efficace. 

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Ce qui signifie qu'il est beaucoup plus efficace pour rassembler vos connaissances à partir de toutes vos sources de données. Et donner des informations pertinentes et opportunes à vos équipes quand elles en ont besoin, peu importe où elles travaillent. 

Guru élimine également complètement le besoin de changer d'application. Cette plateforme s'intègre à de nombreux connecteurs API que vous utilisez au quotidien comme Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, et plus encore. 

Accéder aux données de n'importe où n'a jamais été aussi facile ! 

De plus, Guru a automatisé le nettoyage. Il programme une vérification et une archivage périodiques pour s'assurer que votre base de connaissances est toujours à jour, aidant à maintenir son exactitude. 

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Si vous éprouvez un blocage de l'écrivain lorsque vous créez du contenu, Guru a des modèles pour vous faciliter la vie. De plus, vous obtenez votre propre assistant IA, alimenté par l'IA générative, pour résumer des sujets complexes ou rédiger le contenu pour vous. 

Guru utilise l'IA et l'apprentissage automatique pour améliorer votre recherche. En outre, puisqu'il apprend constamment de nouvelles choses, Guru peut toujours vous fournir des informations fraîches, pertinentes et opportunes. 

En ce qui concerne l'analyse de vos données, Guru offre des aperçus puissants sur la façon dont votre équipe utilise le contenu et ce qu'elle recherche. De plus, à travers les commentaires et les réactions emoji, Guru crée un espace pour des conversations. 

Vous voulez en savoir plus sur Guru ? Regardez notre démonstration vidéo à la demande pour satisfaire votre curiosité. 

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2. DocuWare

DocuWare fournit une solution de gestion documentaire numérique conviviale pour les petites entreprises et les grandes entreprises dans plusieurs secteurs. 

Source : Capterra

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C'est un outil de logiciel d'automatisation des flux de travail qui sécurise vos documents commerciaux et optimise vos processus opérationnels, peu importe où vous êtes ou quel appareil vous utilisez. Ce qui en fait une bonne solution pour les équipes distantes qui souhaitent améliorer leur productivité. 

DocuWare est fier de son archivage sécurisé des documents. Toutes vos données d'employés, dossiers financiers et contrats sont à l'abri. Ainsi, vous évitez le risque que quelqu'un vole vos données ou les perde. 

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Cet ECM prend également en charge les déploiements cloud et sur site, s'adaptant à tout système. De plus, DocuWare organise soigneusement toutes les données, permettant un espace de travail meilleur et plus productif. 

Étant donné qu'il est si flexible, il s'intègre à 500 applications commerciales différentes, y compris Oracle, SharePoint et QuickBooks. 

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3. M-Files

M-Files est un outil de gestion des connaissances alimenté par l'IA qui aide les équipes à trouver des informations plus rapidement et plus efficacement. 

Source : G2

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Cette plateforme a une fonctionnalité unique appelée architecture basée sur les métadonnées. En bref, elle facilite le partage de fichiers. Votre équipe peut trouver n'importe quel document dont elle a besoin sans une recherche longue. 

De plus, M-Files vous donne des contrôles d'accès sur vos documents (même pour différentes versions du même fichier) en fonction du rôle ou du groupe. 

Mais il automatise aussi vos processus de travail. Les métadonnées des documents de M-Files gardent la trace de vos tâches et vous aident à mieux communiquer avec les parties prenantes internes ou externes sur ce qu'elles doivent faire. 

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L'outil possède une évolutivité d'automatisation des documents sans code, ce qui signifie qu'il peut être rapidement opérationnel. Et ne vous inquiétez pas — il s'intègre à de nombreux outils que vous utilisez quotidiennement, comme Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP et les dossiers réseau. 

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4. Laserfiche

Laserfiche est une plateforme ECM basée sur le cloud qui dit ‘au revoir’ aux documents papier et accueille l'automatisation des processus.  

Source : G2

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Avec cette solution moderne, vous pouvez centraliser votre contenu et augmenter la productivité de votre équipe. Tout en gardant vos données sécurisées contre les violations informatiques. De plus, Laserfiche maintient la conformité réglementaire. 

Puisqu'une seule source de vérité est utilisée, tous les utilisateurs accèdent aux mêmes données, quelle que soit leur niveau d'accès. Grâce au suivi des versions et à la recherche avancée, vous bénéficiez d'une collaboration meilleure et plus intuitive entre vos équipes. 

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Laserfiche vous aide à conserver et gérer les documents tout au long du cycle de vie du contenu. En utilisant des journaux d'audit détaillés et des permissions strictes, seules les personnes autorisées peuvent voir, modifier ou accéder aux fichiers. 

Cet outil dispose également de fonctionnalités de recherche rapide et de récupération, ce qui se traduit par une productivité accrue et des processus améliorés. 

Laserfiche propose différentes options d'intégration, y compris DocuSign, Microsoft Office 365 et des outils de gestion de la relation client (CRM). 

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5. OnBase

OnBase par Hyland propose des outils de gestion des processus métier et des cas qui vous aident à gérer et organiser efficacement votre contenu. 

Source : G2

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OnBase est une solution ECM intelligente qui collecte des données de sources multicanaux. Le bon côté, c'est qu'il vérifie et classifie également les informations afin que vous puissiez les utiliser dès qu'elles sont assimilées. 

De plus, OnBase analyse votre contenu en temps réel via des rapports visuels et des tableaux de bord. Que obtenez-vous ? La visibilité nécessaire pour prendre de meilleures décisions et des décisions plus éclairées. 

Mais cette solution automatise également des tâches répétables via des formulaires personnalisables et des workflows intégrés. 

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Grâce à la coécriture, aux tâches et aux notifications, OnBase rend le partage de fichiers aussi facile qu'un jeu d'enfant. De plus, tout est sécurisé, vous bénéficierez donc d'une meilleure collaboration sans souci entre collègues. 

OnBase fonctionne bien avec de nombreux systèmes existants. Pensez à Google, PeopleSoft, Epic et MuleSoft, par exemple. 

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6. Box

Box, une plateforme de services de contenu cloud sécurisé, se concentre fortement sur la protection de vos fichiers grâce à la détection intelligente des menaces, à la sécurité avancée et à un contrôle d'accès granulaire. 

Mais puisque la conformité et la sécurité vont de pair, Box a également des politiques strictes de confidentialité des données et de conformité à l'industrie. Ce n'est pas tout — en exploitant la puissance de l'apprentissage automatique, Box peut détecter les menaces et définir des politiques.  

Source : G2

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Cette plateforme facile à utiliser permet également une collaboration transparente entre vos équipes. Grâce à l'annotation de fichiers, aux signatures électroniques et au flux de tâches automatisé, vous pouvez travailler de n'importe où, sur n'importe quel appareil.

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De plus, Box travaille proactivement à simplifier les workflows manuels pour vous faire gagner du temps. Des choses comme la saisie de documents et l'intégration des nouveaux employés, qui sont vitales pour votre entreprise (mais oh si ennuyeuses) deviennent plus rapides et plus faciles à gérer. 

Box vous permet de rester connecté à tous vos outils préférés, car il s'intègre à des applications comme Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack et Zoom. 

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7. OpenText

OpenText est un moyen plus intelligent de gérer et d'obtenir des informations précieuses de votre contenu. 

Source : OpenText

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En essence, OpenText est une plateforme de gestion de l'information adaptée à de nombreuses industries, y compris l'automobile, la banque, l'assurance, les sciences de la vie et le droit. 

C'est pourquoi c'est une excellente solution pour gérer des informations juridiques. Elle centralise tous les documents privés répartis sur des systèmes déconnectés en une seule source de vérité. En conséquence, vous avez des données de grande valeur à portée de main, ce qui améliore considérablement votre productivité. 

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Mais OpenText dispose également d'une plateforme de services de contenu flexible idéale pour gérer efficacement de grands volumes de données. De plus, grâce à ses services ECM, vous pouvez offrir une plus grande excellence opérationnelle. Et construire un pont entre votre espace de travail et des outils importants comme les CRM, la planification des ressources de l'entreprise (ERP) et la gestion des ressources humaines (HCM). 

OpenText propose des solutions d'intégration pour Microsoft, Salesforce et SAP. 

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8. Hyland

La plateforme de solution de contenu de Hyland connecte divers types de données avec tous vos systèmes d'entreprise, workflows et outils. 

Source : G2

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Hyland est une solution remplie de fonctionnalités utiles. Tout d'abord, il dispose d'une capture de contenu intelligente qui utilise l'intelligence artificielle pour collecter des informations de l'entreprise entrantes. De plus, il rend ces données utiles et accessibles, quelle que soit la source, le type ou l'état. 

Deuxièmement, Hyland a des fonctionnalités d'automatisation des processus natives qui connectent vos workflows et systèmes en un seul point d'information. 

Avec une gouvernance des données sécurisée, cette solution garantit que vos données respectent les lois de conformité les plus strictes (dans des secteurs tels que les soins de santé, l'éducation, l'assurance, etc.). Hyland protège vos données critiques contre les menaces de cybersécurité et les pertes. 

Enfin, Hyland est disponible dans plus de 500 applications uniques, y compris Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, etc. 

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9. SharePoint de Microsoft

Microsoft SharePoint est une plateforme intranet et un logiciel de gestion documentaire qui traite le contenu traditionnel, web et social. 

Source : Microsoft

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Une de ses meilleures fonctionnalités est que vous pouvez y accéder à partir de différents appareils, tels que des ordinateurs, des téléphones et des tablettes. Vous avez toutes les informations et fichiers dont vous avez besoin en un seul endroit pour favoriser le travail d'équipe et la collaboration. 

Mais il trouve aussi rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à des fonctionnalités de recherche puissantes. De cette façon, SharePoint booste votre productivité en changeant votre façon de travailler, des tâches simples comme l'approbation de documents aux flux plus complexes. 

En ce qui concerne les documents, cet outil vous permet de télécharger, modifier et partager vos fichiers. Mais il garde aussi une trace de qui a apporté des modifications, en vous permettant de télécharger différentes versions du même document. 

SharePoint s'intègre à la suite Microsoft 365, y compris Field Service, Customer Service, Marketing et Project Service Automation. 

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10. IBM Business Automation Workflow

Dernier sur notre liste (mais bien valeureux) est IBM, un outil ECM alimenté par l'IA qui automatise vos processus métiers. 

Source : G2

Grâce à Watson — l'assistant IA d'IBM — vous pouvez résoudre n'importe quel défi qui se présente à vous. Et obtenir une vue à 360 degrés de vos opérations commerciales. 

De plus, IBM vous aide à construire des solutions de gestion de contenu pour gérer des cas d'utilisation, concevoir de meilleurs workflows et capturer des informations précieuses qui mènent à de meilleurs résultats commerciaux. 

Ce programme ECM unit vos informations déconnectées en une solution de workflow idéale pour le déploiement dans le cloud, hybride et sur site. Comment ? Grâce à des fonctionnalités de gestion des processus et de collaboration qui rendent la gestion des données plus facile et plus pratique. 

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IBM offre des services de bibliothèque essentiels qui peuvent gérer des documents et des fichiers de manière plus efficace. De plus, il dispose d'un partage de fichiers sécurisé et d'une recherche puissante qui facilite la recherche des informations dont vous avez besoin. 

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Comment choisir un système ECM pour votre organisation

Comme tout autre outil dans votre entreprise, un système ECM doit être soigneusement considéré. Il pourrait être plus facile de choisir un qui semble bon, mais vous ne voulez pas vous retrouver avec une solution que vous n'aimez pas. Et qui ne fait tout simplement pas son travail.

Donc, après avoir évalué vos objectifs, buts et besoins actuels, recherchez un outil ECM qui : 

• Stocke le contenu de manière sécurisée :  Nous avons souligné tout au long de l'article l'importance de garder vos données en sécurité. Vous ne devriez pas faire de compromis lorsque vous recherchez un outil qui prend la sécurité, la confidentialité et la conformité au sérieux, surtout si vous travaillez dans des secteurs fortement réglementés. 
• S'intègre avec les systèmes existants : Il est épuisant de continuer à passer d'un outil à un autre. Votre plateforme ECM choisie doit s'intégrer parfaitement à vos outils existants — et le faire sans perturber vos autres opérations. 
• Est flexible et évolutif : L'outil ECM doit vous aider à trouver les informations dont vous avez besoin chaque fois que vous en avez besoin, peu importe où vous stockez vos données. Mais, plus important encore, il doit s'adapter à vos flux de travail comme un gant et être capable de s'adapter à vos besoins croissants.
• Offre un accès facile : Il ne devrait pas être difficile de trouver l'information que vous cherchez. La bonne plateforme ECM est facile à utiliser et intuitive, ce qui signifie qu'elle doit avoir une interface de glisser-déposer pour de meilleures expériences utilisateur et des flux de travail personnalisables qui soutiennent la collaboration. 

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• A des outils d'analyse puissants : Vous devez savoir si l'outil fait son travail ou non. Il est préférable de rechercher un ECM qui dispose de rapports visuels, de tableaux de bord et d'analyses qui donnent une bonne vue de vos processus d'affaires. Et vous aide à prendre des décisions basées sur les données. 

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La ligne de fond

C'est à vous de décider quel est le meilleur logiciel ECM pour votre entreprise. Nous espérons que ce guide de l'acheteur vous a poussé dans la bonne direction. Et que vous vous sentez plus prêt à relever ce défi de front. 

ET — voici une idée — vous pouvez commencer cette nouvelle aventure en essayant Guru gratuitement.

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