Считайте этот путеводитель покупателя единственным, который вам нужен, чтобы решить, какое программное обеспечение для управления корпоративным контентом (ECM) лучше всего подходит для вашего бизнеса. 

‍

Согласно исследованию, 73% организаций имеют стратегию контентного маркетинга. Но могут ли они действительно справиться с БОЛЬШОЙ библиотекой информации только с этим? 

Некоторые, вероятно, справляются. Но для тех, кто сталкивается с трудностями, есть лучший способ оптимизировать управление документами. 

С помощью ECM вы можете быстро организовать и редактировать неструктурированный контент, улучшая эффективность бизнеса и снижая затраты. 

Но мы забегаем вперед. Мы не фанаты спойлеров. Так что продолжайте и начните читать о том, что такое ECM, о лучших вариантах для вашего бизнеса и о ключевых советах по выбору вашего решения. 

Отказ от ответственности: Этот блог был обновлен 12 марта 2024 года.

‍

Что такое программное обеспечение для управления корпоративным контентом (ECM)?

Программное обеспечение ECM — это простой способ управлять, организовывать и извлекать неструктурированные данные на уровне предприятия. 

В двух словах, оно позволяет авторизованным пользователям (от сотрудников и клиентов до бизнес-партнеров) получать доступ к различным типам контента, таким как протоколы встреч, веб-страницы, изображения, PDF-документы, электронные письма и счета. 

Платформа ECM хорошо подходит для строго регулируемых отраслей, включая цепочку поставок, здравоохранение и управление человеческими ресурсами.

Существует несколько общих типов ECM:  

• Системы управления документами (DMS) которые сосредоточены на хранении и управлении цифровым контентом. 
• Системы управления записями для управления жизненным циклом записей, включая создание и хранение. 
• Системы управления цифровыми активами (DAM) которые помогают заботиться о цифровом контенте, таком как изображения, видео или аудиофайлы. 

В связи с тем, что мировой рынок ECM, по оценкам, вырастет в доходах ($114 миллиардов к концу 2035 года), сейчас самое время инвестировать в ECM. 

Но как это работает на самом деле? 

‍

Как работает управление корпоративным контентом?

Цель ECM проста. Это устраняет необходимость в бумажных документах и помогает оптимизировать бизнес-процессы.

Думайте об этом как о центральном репозитории для всей информации вашей компании. Это решение работает круглосуточно для автоматизации потоков данных и организации информации за пределами ваших структурированных баз данных. 

Процесс начинается с сбора данных из различных источников, таких как электронные письма, PDF-документы, изображения и даже социальные медиа-посты. 

Затем решение ECM хранит и индексирует данные в одном централизованном месте, где пользователи могут легко извлекать нужную информацию. Кроме того, вы можете классифицировать данные так, как вам удобно, на основе конкретных критериев. 

Однако не все могут получить доступ к системе ECM. Большинство решений имеют функции разрешений, которые позволяют вам выбирать, кто может просматривать, редактировать или удалять контент. Более того, с функциями контроля версий вы получаете последнюю версию документа. Так что нет путаницы относительно того, кто внес изменения и когда. 

Еще один отличный способ, как ECM упрощает вашу жизнь, это автоматизация рабочих процессов. Это автоматизирует скучные задачи, такие как ввод данных. Ваши сотрудники будут больше сосредоточены на срочных задачах, получая правильную информацию именно тогда, когда она им нужна. 

Все это звучит хорошо, но в чем выгода? Убедитесь сами. 

‍

Каковы преимущества использования программного обеспечения ECM?

К сожалению, средний работник тратит около 20% своего рабочего времени на поиск нужной информации или беспокойство своих занятых коллег. 

Если бы только у них было решение, которое могло бы значительно повысить их продуктивность и обеспечить более эффективное сотрудничество…

Подождите, такое решение есть! Его название — управление контентом. И оно помогает вам: 

• Повышение эффективности компании: ECM устраняет необходимость в бумажных документах и быстро предоставляет нужные данные. В результате, поскольку ваш поток стал более эффективным, вы получаете различные преимущества, такие как более быстрое время выхода на рынок. 
• Получите доступ к вашим данным быстрее: Больше не тратьте время на поиски конкретной заметки, которую вам нужно, но вы не можете вспомнить, где она находится. Хорошее решение ECM предоставляет вам легкий доступ к вашим данным, где бы вы ни работали. 
• Улучшите клиентский опыт: ECM предназначены не только для сотрудников. Клиенты могут использовать это для получения важной информации о компании, такой как заказы, продукты и т. д., что помогает улучшить показатели удовлетворенности клиентов и даже закрыть больше продаж. 
• Сократите трудозатраты: ECM экономит ваши деньги, поскольку вам не нужно нанимать специализированный персонал для выполнения ручных задач. Более того, у вас есть доступ к данным в реальном времени, что позволяет вам принимать более обоснованные бизнес-решения в отношении вашей работы. 
• Ясное представление о вашем бизнесе: Платформа ECM дает вам более точную картину вашего бизнеса, собирая все данные в одном источнике правды. Поскольку вы не оставляете ни одной идеи без внимания, вы и все остальные можете принимать более обоснованные решения на основе данных. 

‍

Возможно, эти преимущества убедили вас, что ECM — это правильное решение для вашего бизнеса. Это здорово! Проблема в том, с чего начать? На какие функции вам стоит обратить внимание? 👀

Давайте вместе рассмотрим основные функции ECM.

‍

Какие ключевые функции должна иметь система ECM?

При оценке решения ECM есть много вещей, которые нужно учитывать, такие как простота использования и наличие ли бесплатных пробных версий. 

Пока вы знаете свои потребности и требования, найти правильное решение довольно просто. 

Но есть несколько обязательных функций, которые вы не должны пропустить: 

• Интеграция с существующими приложениями: Устали искать нужную информацию в десяти разных приложениях? Инструмент ECM может решить эту проблему, если у него есть варианты API интеграции с вашими существующими инструментами. В результате вы получаете полную библиотеку данных под рукой. 
• Расширенные функции поиска: Вам нужны данные СРОЧНО. Если выбранное вами программное обеспечение требует много времени на получение необходимого, то это не подходит. Решение ECM, которое вы выбираете, должно предлагать расширенные и быстрые функции поиска, чтобы вы могли быстро получить доступ к вашим данным. 
• Функции безопасности и соблюдения нормативных требований: Платформа ECM работает с частной информацией компании. Поэтому она должна иметь надежную проверку уровней доступа пользователей и соответствовать отраслевым стандартам и нормативным требованиям. 
• Опции контроля версий и истории: Большинство платформ ECM имеют функции настройки, которые позволяют вам хранить данные так, как вы хотите. Но они также должны предлагать способ отслеживания истории редактирования, чтобы увидеть, кто вносил изменения. Кроме того, функция отката является отличной, когда вы хотите возвратиться к более ранней версии файла. 

‍

• Мощная аналитика: Выбранный вами ECM нуждается в мощных аналитических инструментах, которые могут быстро измерять и оценивать ваши данные. Он предоставляет вам релевантные идеи, такие как предложения по улучшению и тенденции по клиентам, для лучшего принятия решений. 

Теперь, когда вы знаете, на что обращать внимание в вашем решении ECM, пришло время для основной части этой статьи. 

‍

10 лучших решений программного обеспечения ECM в 2024 году

Так много инструментов, так мало времени, чтобы оценить их всех. 😮‍💨 

Согласно отчету Forrester, существует 14 продуктов ECM с >$20 миллионов дохода. Но это на четыре больше, чем нужно — мы позаботились о том, чтобы наш список включал только лучших из лучших. 

Давайте вместе изучим эти варианты. 

1. Guru

Guru — это не просто отличный вики компании на основе ИИ. 

Помимо того, что это универсальный магазин для всех знаний вашей компании, здесь также есть корпоративный ИИ-поиск и хаб для сотрудников для более эффективного сотрудничества. 

‍

Это означает, что он намного эффективнее в сборе ваших знаний из всех ваших источников данных. И предоставляет актуальную и своевременную информацию вашему коллективу, когда она им нужна, независимо от того, где они работают. 

Guru также полностью исключает смену приложений. Эта платформа интегрируется со многими API соединителями , которые вы используете ежедневно, такими как Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce и другие. 

Получать доступ к данным откуда угодно стало проще простого! 

Кроме того, Guru обеспечивает автоматизированную очистку. Он запланирует периодическую проверку и архивацию, чтобы гарантировать, что ваша база знаний всегда актуальна, помогая поддерживать её точность. 

‍

Если вы испытываете творческий кризис, когда дело касается создания контента, Guru предлагает шаблоны, чтобы облегчить вам жизнь. Кроме того, у вас будет собственный AI-ассистент на базе генеративного ИИ, который поможет вам суммировать сложные темы или создать контент для вас. 

Guru использует ИИ и машинное обучение для улучшения вашего поиска. Кроме того, поскольку он постоянно обучается новым вещам, Guru всегда может предоставить вам своевременные, свежие и актуальные идеи.

Когда дело доходит до анализа ваших данных, Guru предлагает мощные идеи о том, как ваша команда использует контент и что они ищут. Кроме того, через комментарии и реакции с помощью эмодзи, Guru создает место для разговоров. 

Хотите узнать больше о Guru? Просмотрите наше видео демонстрацию по запросу , чтобы удовлетворить ваше любопытство. 

‍

2. DocuWare

DocuWare предлагает удобное решение для цифрового управления документами для малого бизнеса и крупных предприятий в различных отраслях. 

Источник: Capterra

‍

Это инструмент автоматизации рабочего процесса, который защищает ваши бизнес-документы и оптимизирует ваши операционные процессы, независимо от того, где вы находитесь и какое устройство используете. Что делает его хорошим решением для удаленных команд, которые хотят повысить свою продуктивность. 

DocuWare гордится своей безопасной архивацией документов. Все ваши данные сотрудников, финансовые записи и контракты защищены от вреда. Таким образом, вы избегаете риска кражи или потери ваших данных. 

‍

Эта ECM также поддерживает как облачные, так и локальные системы, что делает её подходящей для любого типа системы. Кроме того, DocuWare тщательно организует все данные, что обеспечивает лучшее и более продуктивное рабочее пространство. 

Поскольку он такой гибкий, он интегрируется с 500 различными бизнес-приложениями, включая Oracle, SharePoint и QuickBooks.

‍

3. M-Files

M-Files - это инструмент управления знаниями на базе ИИ, который помогает командам быстрее и эффективнее находить информацию. 

Источник: G2

‍

Эта платформа имеет уникальную функцию, называемую архитектурой на основе метаданных. В двух словах, это упрощает обмен файлами. Ваша команда сможет найти любой документ, который им нужен, без долгих поисков. 

Кроме того, M-Files предоставляет вам контроль доступа к вашим документам (даже для разных версий одного и того же файла) в зависимости от роли или группы. 

Но она также автоматизирует ваши рабочие процессы. Метаданные документов M-Files отслеживают ваши задачи и помогают вам лучше общаться с внутренними или внешними заинтересованными сторонами по поводу того, что им нужно сделать.

‍

Этот инструмент обеспечивает масштабируемость автоматизации документов без кода, что означает, что он может быть быстро запущен. И не беспокойтесь — он интегрируется с множеством инструментов, которые вы используете каждый день, такими как Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP и сетевые папки.

‍

4. Laserfiche

Laserfiche — это облачная платформа ECM, которая говорит 'до свидания' бумажным документам и приветствует автоматизацию процессов.

Источник: G2

‍

С этим современным решением вы можете централизовать свой контент и повысить продуктивность своей команды. Всё это, сохраняя ваши данные в безопасности и защищенности от кибератак. Кроме того, Laserfiche обеспечивает соблюдение нормативных требований. 

Поскольку вы используете единый источник правды, все используют одни и те же данные, независимо от уровня доступа. С помощью отслеживания версий и расширенного поиска вы получаете лучшее и более интуитивное сотрудничество между вашими командами. 

‍

Laserfiche помогает вам сохранять и управлять документами на протяжении всего жизненного цикла контента. Используя детализированные журналы аудита и строгие разрешения, только уполномоченный персонал может просматривать, редактировать или получать доступ к файлам. 

Этот инструмент также имеет функции быстрого поиска и извлечения, что переводится в повышенную продуктивность и улучшенные процессы. 

Laserfiche предлагает различные варианты интеграции, включая DocuSign, Microsoft Office 365 и инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase от Hyland предлагает инструменты управления бизнес-процессами и делами, которые помогают эффективно управлять и организовывать ваш контент. 

Источник: G2

‍

OnBase - это интеллектуальное решение ECM, которое собирает данные из многоканальных источников. Хорошая часть в том, что он также проверяет и классифицирует информацию, чтобы вы могли использовать ее, как только она будет усвоена.

Кроме того, OnBase анализирует ваш контент в реальном времени с помощью визуальных отчетов и панелей мониторинга. Что вы получаете? Необходимую видимость для принятия лучших и более обоснованных решений. 

Но это решение также автоматизирует повторяющиеся задачи с помощью настраиваемых форм и встроенных рабочих процессов. 

‍

С помощью совместного редактирования, задач и уведомлений, OnBase делает обмен файлами проще простого. Кроме того, все безопасно, поэтому у вас лучшее, беззаботное сотрудничество между участниками команды.

OnBase хорошо работает со многими существующими системами. Например, это Google, PeopleSoft, Epic и MuleSoft. 

‍

6. Box

Box, безопасная облачная платформа для управления контентом, придает большое значение безопасности ваших файлов благодаря интеллектуальному обнаружению угроз, передовой безопасности и детальному управлению доступом. 

Но поскольку соблюдение норм и безопасность идут рука об руку, Box также имеет строгую конфиденциальность данных и соблюдение нормативных требований. Это еще не все — используя возможности машинного обучения, Box может обнаруживать угрозы и устанавливать политики.

Источник: G2

‍

Эта удобная платформа также обеспечивает бесшовное сотрудничество между вашими командами. С помощью аннотаций файлов, электронных подписей и автоматизированного рабочего процесса вы можете работать из любого места и на любом устройстве.

‍

Кроме того, Box активно работает над упрощением ручных рабочих процессов, чтобы сэкономить ваше время. Такие вещи, как захват документов и ввод новых сотрудников, которые имеют решающее значение для вашего бизнеса (но, о, как скучно), становятся быстрее и проще в управлении. 

Box позволяет вам оставаться на связи со всеми вашими любимыми инструментами, так как он интегрируется с приложениями, такими как Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack и Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText — это более разумный способ управления и получения ценной информации из вашего контента. 

Источник: OpenText

‍

По сути, OpenText — это платформа управления информацией, подходящая для многих отраслей, включая автомобилестроение, банковское дело, страхование, бионауки и юриспруденцию. 

Вот почему это отличное решение для обработки юридической информации. Он центрирует все конфиденциальные документы, рассеянные по разрозненным системам, в едином источнике правды. В результате у вас есть высокоценные данные под рукой, что значительно повышает вашу продуктивность. 

‍

Но OpenText также имеет гибкую платформу контентных услуг, идеально подходящую для эффективной обработки больших объемов данных. Более того, через свои услуги ECM вы можете обеспечить большее операционное совершенство. И построить мост между вашим рабочим пространством и важными инструментами, такими как CRM, планирование ресурсов предприятия (ERP) и управление человеческими ресурсами (HCM). 

OpenText предлагает решения для интеграции с Microsoft, Salesforce и SAP. 

‍

8. Hyland

Платформа контента Hyland соединяет различные виды данных со всеми вашими бизнес-системами, рабочими процессами и инструментами.

Источник: G2

‍

Hyland — это решение, наполненное полезными функциями. Прежде всего, у него есть интеллектуальный захват контента, который использует искусственный интеллект для сбора входящей информации компании. Более того, он делает эти данные полезными и доступными, независимо от источника, типа или состояния.

Во-вторых, у Hyland есть встроенные функции автоматизации процессов, которые соединяют ваши рабочие процессы и системы в одну бесшовную точку информации. 

С безопасным управлением данными это решение обеспечивает соблюдение строгих норм (в таких отраслях, как здравоохранение, образование, страхование и т. д.). Hyland защищает ваши критически важные данные от угроз кибербезопасности и утрат. 

И, наконец, Hyland доступен в более чем 500 уникальных приложениях, включая Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela и др. 

‍

9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint – это платформа интранет и программное обеспечение для управления документами, которое работает с традиционным, веб- и социальным контентом. 

Источник: Microsoft

‍

Одна из его лучших функций заключается в том, что вы можете получить к нему доступ с различных устройств, таких как компьютеры, телефоны и планшеты. У вас есть вся необходимая информация и файлы в одном месте для повышения командной работы и сотрудничества. 

Но он также быстро находит нужную вам информацию благодаря мощным функциям поиска. Таким образом, SharePoint повышает вашу продуктивность, изменяя способ вашей работы, от простых задач, таких как одобрение документов, до более сложных процессов. 

Когда дело касается документов, этот инструмент позволяет вам загружать, редактировать и делиться вашими файлами. Но он также ведет журнал изменений, а также позволяет загружать разные версии одного и того же документа. 

SharePoint интегрируется с пакетом Microsoft 365, включая сервис полевых услуг, клиентский сервис, маркетинг и автоматизацию проектного обслуживания. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Последним в нашем списке (но его стоит проверить) является IBM, инструмент ECM на базе ИИ, который автоматизирует ваши бизнес-процессы. 

Источник: G2

С помощью Watson — AI помощника IBM — вы можете решить любую задачу, которая перед вами поставлена. И получить 360-градусный обзор вашей бизнес-операции. 

Кроме того, IBM помогает вам создавать решения для управления контентом для обработки бизнес-кейсов, проектирования лучших рабочих процессов и захвата ценных идей, которые способствуют более оптимальным бизнес-результатам. 

Эта программа ECM объединяет вашу разрозненную информацию в одно решение для рабочих процессов, идеально подходящее для облачного, гибридного и локального развертывания. Как? С помощью функций управления процессами и сотрудничества, которые делают управление данными проще и удобнее. 

‍

IBM предлагает основные библиотечные услуги, которые могут более эффективно обрабатывать документы и файлы. Кроме того, он обеспечивает безопасный обмен файлами и мощный поиск, который делает поиск необходимых вам инсайтов легким. 

‍

‍

Как выбрать систему ECM для вашей организации

Как и любой другой инструмент в вашем бизнесе, систему ECM нужно тщательно рассмотреть. Возможно, будет проще выбрать тот, который звучит хорошо, но вы не хотите оказаться с решением, которое вам не нравится. И который просто не выполняет свою работу.

Итак, после оценки ваших целей, задач и текущих потребностей, ищите инструмент ECM, который: 

• Безопасно хранит контент: На протяжении всей статьи мы подчеркивали важность защиты ваших данных. Вы не должны идти на компромисс, когда ищете инструмент, который серьезно относится к безопасности, конфиденциальности и соблюдению норм, особенно если вы работаете в строго регулируемых отраслях. 
• Интегрируется с существующими системами: Утомительно постоянно переключаться с одного инструмента на другой. Выбранная вами платформа ECM должна бесшовно интегрироваться с вашими существующими инструментами и делать это, не нарушая другие операции. 
• Гибкая и масштабируемая: Инструмент ECM должен помочь вам находить информацию, которую вы ищете, когда бы вам это ни понадобилось, независимо от того, где вы храните свои данные. Но что более важно, он должен идеально подходить под ваши рабочие процессы и быть в состоянии адаптироваться к вашим растущим потребностям.
• Предлагает легкий доступ: Это не должно быть сложно — найти информацию, которую вы ищете. Правильная платформа ECM проста в использовании и интуитивно понятна, что означает, что у нее должен быть интерфейс перетаскивания для лучшего пользовательского опыта и настраиваемые рабочие процессы, которые поддерживают сотрудничество. 

‍

• Имеет мощные инструменты аналитики: Вам нужно знать, выполняет ли инструмент свою работу или нет. Лучше искать ECM, который имеет визуальные отчеты, панели управления и аналитику, которые дают хорошее представление о ваших бизнес-процессах. И помогает вам принимать решения на основе данных. 

‍

Итог

Вам решать, какое программное обеспечение ECM лучше всего подходит для вашего бизнеса. Мы надеемся, что этот путеводитель для покупателя подвиг вас в правильном направлении. И что вы чувствуете себя более готовыми к тому, чтобы столкнуться с этой задачей лицом к лицу. 

И — вот вам идея — вы можете начать это новое приключение, попробовав Guru бесплатно.

‍