Consider this buyer’s guide the only one you need to decide which is the best enterprise content management (ECM) software for your business. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. But for those who struggle with it, there’s a better way to streamline your document management. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

But we’re getting ahead of ourselves. We’re not fans of spoilers. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

How Does Enterprise Content Management Work?

ECM’s purpose is simple. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

Think of it as your central repository for all your company’s information. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. So there’s no confusion over who made a change and when. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

This all sounds fine and dandy but what’s the payoff? See for yourself. 

‍

What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

If only they had a solution that could significantly raise their productivity and enable more effective collaboration…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• Access your data faster: No more wasting time searching for that one specific note you need but can’t remember where it is. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• Improve customer experiences: ECM’s are not just for employees. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• Reduce labor costs: ECM saves you money since you don’t need to hire specialized staff for manual tasks. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. That’s great! The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

Let’s look at an ECM’s essential features together.

‍

What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

As long as you know your needs and requirements, it’s pretty easy to find the right solution. 

But there are a few must-have features you shouldn’t skip: 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. If your chosen software takes ages to retrieve what you need, then it’s no good. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

Now that you know what to look for in your ECM solution, it’s time for the main section of this article. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

Let’s explore these options together. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

Aside from being a one-stop shop for all your company’s knowledge, it also has enterprise AI search and an employee intranet hub for more effective collaboration. 

‍

Which means it’s much more effective in rounding up your knowledge from all your data sources. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

นอกจากนี้ Guru มีการทำความสะอาดอัตโนมัติ. มันจัดตารางการตรวจสอบและการเก็บข้อมูลเป็นระยะเวลาเพื่อให้ฐานความรู้ของคุณทันสมัยอยู่เสมอ ช่วยรักษาความถูกต้องของข้อมูล 

‍

หากคุณกำลังประสบปัญหากับการสร้างเนื้อหา Guru มีเทมเพลตที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณยังมีผู้ช่วย AI ของคุณเอง ที่ขับเคลื่อนด้วย AI แบบสร้างสรรค์ เพื่อสรุปหัวข้อที่ซับซ้อนหรือสร้างเนื้อหาให้คุณ 

Guru ใช้ AI และการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อปรับปรุงการค้นหาของคุณ. นอกจากนี้เนื่องจากมันเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอ Guru สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่ทันเวลา สดใหม่ และเกี่ยวข้องกับคุณเสมอ 

เมื่อพูดถึงการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ Guru จะนำเสนอข้อมูลเชิงลึกที่ทรงพลังเกี่ยวกับวิธีที่ทีมของคุณใช้เนื้อหาและสิ่งที่พวกเขากำลังค้นหา นอกจากนี้ผ่านความคิดเห็นและการตอบสนองด้วยอีโมจิ Guru สร้างสถานที่สำหรับการสนทนา 

คุณต้องการค้นหาเกี่ยวกับ Guru มากขึ้นหรือไม่? รับชม วิดีโอสาธิตตามความต้องการ เพื่อเติมเต็มความอยากรู้อยากเห็นของคุณ 

‍

2. DocuWare

DocuWare ให้บริการโซลูชันการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ใช้งานง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ในหลายอุตสาหกรรม 

ที่มา: Capterra

‍

มันเป็นเครื่องมือซอฟต์แวร์อัตโนมัติในกระบวนการทำงานที่ปกป้องเอกสารธุรกิจของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการดำเนินงานของคุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือต้องการใช้อุปกรณ์อะไร ซึ่งทำให้มันเป็นโซลูชันที่ดีสำหรับทีมที่ทำงานจากระยะไกลที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

DocuWare มุ่งมั่นในความปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสาร. ข้อมูลพนักงานทั้งหมดของคุณ บันทึกทางการเงิน และสัญญานั้นปลอดภัยจากอันตราย. ดังนั้นคุณจึงหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการถูกขโมยข้อมูลหรือสูญหาย 

‍

ECM นี้ยังรองรับการปรับใช้งานทั้งแบบคลาวด์และภายในองค์กร ดังนั้นจึงเหมาะกับระบบทุกประเภท. นอกจากนี้ DocuWare ยังจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดได้อย่างดี ทำให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

เนื่องจากมันมีความยืดหยุ่นมาก มันจึงรวมเข้ากับแอปพลิเคชันธุรกิจที่แตกต่างกัน 500 รายการ รวมถึง Oracle, SharePoint และ QuickBooks 

‍

3. M-Files

M-Files เป็นเครื่องมือการจัดการความรู้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้ทีมค้นหาข้อมูลได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ที่มา: G2

‍

แพลตฟอร์มนี้มีฟีเจอร์ที่ไม่เหมือนใครเรียกว่า สถาปัตยกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา. โดยสรุป มันทำให้การแชร์ไฟล์ง่ายขึ้น. ทีมของคุณสามารถค้นหาเอกสารใดๆ ที่พวกเขาต้องการโดยไม่ต้องใช้เวลานานในการค้นหา 

นอกจากนี้ M-Files ยังให้สิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารของคุณ (แม้สำหรับเวอร์ชันต่างๆ ของไฟล์เดียวกัน) ตามบทบาทหรือกลุ่ม 

แต่มันยังทำให้การทำงานของคุณอัตโนมัติ. ข้อมูลเมตาของเอกสารใน M-Files จะช่วยติดตามงานของคุณและช่วยให้คุณสื่อสารได้ดีขึ้นกับบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องภายในหรือภายนอกเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องทำ 

‍

เครื่องมือนี้ไม่มีโค้ดที่สามารถปรับขยายได้สำหรับการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร ซึ่งหมายความว่าสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว. และไม่ต้องกังวล — มันรวมเข้ากับเครื่องมือหลายอย่างที่คุณใช้ในชีวิตประจำวัน เช่น Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP และโฟลเดอร์เครือข่าย 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche เป็นแพลตฟอร์ม ECM ที่ใช้คลาวด์ซึ่งบอกลเอกสารกระดาษและต้อนรับกระบวนการอัตโนมัติ  

ที่มา: G2

‍

ด้วยโซลูชันที่ทันสมัยนี้ คุณสามารถรวมศูนย์เนื้อหาของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทีมคุณได้ ทั้งหมดในขณะที่รักษาความปลอดภัยของข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยจากการโจมตีทางไซเบอร์. นอกจากนี้ Laserfiche ยังรักษาความสอดคล้องของกฎระเบียบ 

เนื่องจากคุณใช้แหล่งข้อมูลเดียว ทุกคนจึงใช้ข้อมูลเดียวกัน ไม่ว่าเขาจะมีระดับการเข้าถึงอย่างไร. ผ่านการติดตามเวอร์ชันและการค้นหาที่ล้ำสมัย คุณจะได้รับประโยชน์จากการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นและมีความเข้าใจมากขึ้นระหว่างทีมของคุณ 

‍

Laserfiche ช่วยให้คุณรักษาและจัดการเอกสารตลอดทั้งวงจรชีวิตของเนื้อหา. โดยการใช้บันทึกการตรวจสอบละเอียดและสิทธิ์ที่เข้มงวด บุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดู แก้ไข หรือเข้าถึงไฟล์ได้ 

เครื่องมือนี้ยังมีฟังก์ชันการค้นหาและดึงข้อมูลที่รวดเร็ว ซึ่งแปลเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการ 

Laserfiche มีตัวเลือกการรวมเข้าที่หลากหลาย รวมถึง DocuSign, Microsoft Office 365 และเครื่องมือการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) 

‍

5. OnBase

OnBase โดย Hyland เสนอเครื่องมือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและกรณีที่ช่วยให้คุณจัดการและจัดระเบียบเนื้อหาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ที่มา: G2

‍

OnBase เป็นโซลูชัน ECM ที่ชาญฉลาดที่รวบรวมข้อมูลจากแหล่งที่มาหลายช่องทาง. สิ่งที่ดีคือมันยังตรวจสอบและจัดประเภทข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถใช้ได้ทันทีที่มันถูกนำเข้ามา 

นอกจากนี้ OnBase ยังวิเคราะห์เนื้อหาของคุณแบบเรียลไทม์ผ่านรายงานและแดชบอร์ดที่มองเห็นได้. คุณจะได้รับอะไร? การมองเห็นที่จำเป็นในการตัดสินใจได้ดีขึ้นและมีข้อมูลมากขึ้น 

แต่โซลูชันนี้ยังช่วยอัตโนมัติในงานที่สามารถทำซ้ำได้ผ่านฟอร์มที่ปรับแต่งได้และเวิร์กโฟลว์ในตัว 

‍

ผ่านการทำงานร่วมกัน งาน และการแจ้งเตือน OnBase ทำให้การแชร์ไฟล์เป็นเรื่องง่าย. นอกจากนี้ ทุกอย่างมีความปลอดภัย ดังนั้นคุณจึงมีการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นและไร้กังวลระหว่างเพื่อนร่วมงาน 

OnBase ทำงานได้อย่างราบรื่นกับระบบที่มีอยู่มากมาย. เช่น Google, PeopleSoft, Epic และ MuleSoft 

‍

6. กล่อง

Box แพลตฟอร์มบริการเนื้อหาคลาวด์ที่ปลอดภัย มุ่งเน้นการรักษาความปลอดภัยให้กับไฟล์ของคุณผ่านการตรวจจับภัยคุกคามอัจฉริยะ ความปลอดภัยขั้นสูง และการควบคุมการเข้าถึงแบบละเอียด 

แต่เนื่องจากความสอดคล้องและความปลอดภัยไปด้วยกัน Box ยังมีความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอย่างเข้มงวดและความเป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรม. นั่นไม่ใช่ทั้งหมด — โดยการใช้พลังของการเรียนรู้ของเครื่อง Box สามารถตรวจจับภัยคุกคามและกำหนดนโยบายได้  

ที่มา: G2

‍

แพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายนี้ยังช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้อย่างราบรื่นระหว่างทีมของคุณ. ผ่านการบันทึกไฟล์ การลงชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และกระบวนการทำงานอัตโนมัติ คุณสามารถทำงานจากทุกที่ บนอุปกรณ์ใดก็ได้.

‍

นอกจากนี้ Box ยังทำงานอย่างมุ่งมั่นในการทำให้งานอัตโนมัติง่ายขึ้นเพื่อลดเวลาให้กับคุณ. สิ่งต่างๆ เช่น การจับภาพเอกสารและการฝึกอบรมผู้สมัครใหม่ ซึ่งสำคัญต่อธุรกิจของคุณ (แม้จะน่าเบื่อ) ก็กลายเป็นเรื่องที่จัดการได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น 

Box ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุณชื่นชอบทั้งหมด เนื่องจากรวมเข้ากับแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack และ Zoom 

‍

7. OpenText

OpenText เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการจัดการและรับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าในเนื้อหาของคุณ 

ที่มา: OpenText

‍

โดยพื้นฐานแล้ว OpenText เป็นแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลที่เหมาะสำหรับหลายอุตสาหกรรม รวมถึงยานยนต์ ธนาคาร ประกันภัย วิทยาศาสตร์สุขภาพ และกฎหมาย 

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมมันจึงเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการข้อมูลทางกฎหมาย มันรวมเอกสารส่วนตัวทั้งหมดที่กระจายอยู่ในระบบที่ไม่มีการเชื่อมต่อเป็นแหล่งข้อมูลเดียว. ด้วยเหตุนี้คุณจึงมีข้อมูลที่มีมูลค่าสูงอยู่ในมือ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณอย่างมาก 

‍

แต่ OpenText ยังมีแพลตฟอร์มบริการเนื้อหาที่ยืดหยุ่นที่เหมาะสำหรับการจัดการปริมาณข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ. นอกจากนี้ ผ่านบริการ ECM ของมัน คุณสามารถสร้างความเป็นเลิศในการดำเนินงานได้มากขึ้น. และสร้างสะพานเชื่อมระหว่างพื้นที่ทำงานและเครื่องมือที่สำคัญ เช่น CRM การวางแผนทรัพยากรในองค์กร (ERP) และการจัดการทุนมนุษย์ (HCM) 

OpenText มีโซลูชันการรวมเข้ากับ Microsoft, Salesforce และ SAP 

‍

8. Hyland

แพลตฟอร์มโซลูชันเนื้อหาของ Hyland เชื่อมโยงข้อมูลหลายประเภทกับระบบธุรกิจของคุณ เวิร์กโฟลว์ และเครื่องมือทั้งหมด 

ที่มา: G2

‍

Hyland เป็นโซลูชันที่มีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มาก. ก่อนอื่น มันมีการเก็บข้อมูลที่ชาญฉลาดซึ่งใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการเก็บข้อมูลที่เข้ามาจากบริษัท. นอกจากนี้ยังทำให้ข้อมูลนั้นมีประโยชน์และเข้าถึงได้ ไม่ว่าจะแหล่งที่มา ประเภท หรือสถานะของข้อมูล 

ประการที่สอง Hyland มีฟีเจอร์การอัตโนมัติในกระบวนการที่เชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์และระบบของคุณเข้าไว้ด้วยกันในจุดข้อมูลเดียว 

ด้วยการจัดการข้อมูลอย่างปลอดภัย โซลูชันนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณปฏิบัติตามกฎหมายความปลอดภัยที่เข้มงวดที่สุด (ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ การศึกษา ประกันภัย เป็นต้น). Hyland ปกป้องข้อมูลที่สำคัญของคุณจากภัยคุกคามด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์และการสูญหาย 

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด Hyland มีให้บริการในแอปพลิเคชันที่ไม่ซ้ำกันมากกว่า 500 รายการ รวมถึง Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela เป็นต้น 

‍

9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint คือแพลตฟอร์มอินทราเน็ตและเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่จัดการเนื้อหาประเภททั่วไป เว็บ และสังคม 

ที่มา: Microsoft

‍

หนึ่งในฟีเจอร์ที่ดีที่สุดคือคุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ และแท็บเล็ต. คุณมีข้อมูลและไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการในที่เดียวเพื่อเสริมสร้างการทำงานเป็นทีมและความร่วมมือ 

แต่มันยังค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้รวดเร็วด้วยฟีเจอร์ค้นหาที่ทรงพลัง. ด้วยวิธีนี้ SharePoint จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณโดยการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของคุณ ตั้งแต่งานง่ายๆ เช่น การอนุมัติเอกสาร ไปจนถึงกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น 

เมื่อพูดถึงเอกสาร เครื่องมือนี้ให้คุณดาวน์โหลด แก้ไข และแชร์ไฟล์ของคุณ. แต่ก็เก็บบันทึกว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลง รวมถึงอนุญาตให้คุณดาวน์โหลดเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารเดียวกัน 

SharePoint รวมเข้ากับชุด Microsoft 365 รวมถึง Field Service, Customer Service, Marketing และ Project Service Automation 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

สุดท้ายในรายการของเรา (แต่คุ้มค่าที่จะตรวจสอบ) คือ IBM เครื่องมือ ECM ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้อัตโนมัติในกระบวนการธุรกิจของคุณ 

ที่มา: G2

ผ่าน Watson — ผู้ช่วย AI ของ IBM — คุณสามารถแก้ไขความท้าทายใดๆ ที่ส่งมาให้คุณ และรับมุมมองแบบ 360 องศาของการดำเนินงานธุรกิจของคุณ 

นอกจากนี้ IBM ยังช่วยคุณสร้างโซลูชันการจัดการเนื้อหาเพื่อจัดการกรณีการใช้งาน ออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น และจับภาพข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีกว่า 

โปรแกรม ECM นี้รวมข้อมูลที่ไม่มีการเชื่อมต่อของคุณเป็นโซลูชันกระบวนการทำงานเดียวที่เหมาะสำหรับการปรับใช้ในคลาวด์ ไฮบริด และภายในองค์กร. ทำไม? ผ่านการจัดการกระบวนการและฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่ทำให้การจัดการข้อมูลเป็นเรื่องง่ายและสะดวกสบาย 

‍

IBM เสนอการบริการห้องสมุดหลักซึ่งสามารถจัดการเอกสารและไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น. นอกจากนี้ยังมีการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยและการค้นหาที่ทรงพลัง ซึ่งทำให้การหาข้อมูลที่คุณต้องการเป็นเรื่องง่าย 

‍

‍

วิธีการเลือกระบบ ECM สำหรับองค์กรของคุณ

เหมือนกับเครื่องมืออื่นๆ ในธุรกิจของคุณ ระบบ ECM ต้องได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาขององค์กรที่ดีที่สุดอาจง่ายกว่าเมื่อเลือกสิ่งที่เสียงดี แต่คุณไม่ต้องการจบลงด้วยทางออกที่คุณไม่ชอบ。 และซึ่งไม่สามารถทำงานได้เลย。

ดังนั้น หลังจากการประเมินวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และความต้องการในปัจจุบันของคุณแล้ว ให้มองหาเครื่องมือ ECM ที่: 

• จัดเก็บเนื้อหาอย่างปลอดภัย: เราได้เน้นย้ำตลอดทั้งบทความถึงความสำคัญของการรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย。 คุณไม่ควรทำให้ความปลอดภัย ความเป็นส่วนตัว และการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ลดน้อยลงเมื่อค้นหาเครื่องมือที่มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีข้อบังคับเข้มงวด。 
• รวมเข้ากับระบบที่มีอยู่: มันน่าเบื่อที่จะต้องสลับระหว่างเครื่องมือหนึ่งไปยังอีกเครื่องมือหนึ่งตลอดเวลา。 แพลตฟอร์ม ECM ที่คุณเลือกควรจะบูรณาการเข้ากับเครื่องมือที่คุณมีอยู่ได้อย่างไม่มีสะดุด และทำเช่นนั้นโดยไม่รบกวนการดำเนินงานอื่น ๆ ของคุณ。 
• มีความยืดหยุ่นและขยายตัวได้: เครื่องมือ ECM จำเป็นต้องช่วยคุณค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ไม่ว่าคุณจะเก็บข้อมูลของคุณที่ไหน แต่ที่สำคัญกว่านั้น มันควรจะเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณอย่างลงตัวและสามารถปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของคุณได้
• เสนอการเข้าถึงง่าย: มันไม่ควรเป็นเรื่องยากที่จะค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ。 แพลตฟอร์ม ECM ที่ถูกต้องใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ ซึ่งหมายความว่ามันต้องมีส่วนติดต่อที่ใช้งานง่ายสำหรับประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีกว่า และกระบวนการที่สามารถปรับแต่งได้ซึ่งสนับสนุนการทำงานร่วมกัน 

‍

• มีเครื่องมือวิเคราะห์ที่ทรงพลัง: คุณจำเป็นต้องรู้ว่าเครื่องมือกำลังทำงานหรือไม่ ดีที่สุดคือการมองหา ECM ที่มีรายงานภาพ แดชบอร์ด และการวิเคราะห์ที่ให้ภาพรวมที่ดีของกระบวนการธุรกิจของคุณ. และช่วยคุณในการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล 

‍

เรื่องสำคัญ

ขึ้นอยู่กับคุณในการตัดสินใจว่าสิ่งใดคือซอฟต์แวร์ ECM ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ. เราหวังว่าคู่มือผู้ซื้อฉบับนี้จะช่วยชี้นำคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง. และคุณรู้สึกพร้อมมากขึ้นในการเผชิญหน้ากับความท้าทายนี้โดยตรง. 

และ — นี่คือไอเดีย — คุณสามารถเริ่มการผจญภัยใหม่นี้ได้โดย ทดลองใช้ Guru ฟรี.

‍