Uważaj na ten przewodnik dla nabywców jako jedyny, którego potrzebujesz, aby zdecydować, które oprogramowanie do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) jest najlepsze dla Twojego biznesu. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. Ale dla tych, którzy mają z tym problemy, jest lepszy sposób na uproszczenie zarządzania dokumentami. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

Ale wyprzedzamy fakty. Nie lubimy spoilerów. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

How Does Enterprise Content Management Work?

Cel ECM jest prosty. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

Myśl o tym jak o centralnym repozytorium dla wszystkich informacji Twojej firmy. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. Dzięki temu nie ma wątpliwości, kto dokonał zmiany i kiedy. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

To wszystko brzmi pięknie i ładnie, ale jaki jest zysk? See for yourself. 

‍

What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

Gdyby tylko mieli rozwiązanie, które mogłoby znacząco zwiększyć ich wydajność i umożliwić skuteczniejszą współpracę…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• Uzyskaj szybciej dostęp do danych: Koniec ze marnowaniem czasu na szukanie tej jednej, konkretnej notatki, której potrzebujesz, ale nie możesz pamiętać, gdzie się znajduje. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• Popraw doświadczenia klientów: ECM nie jest tylko dla pracowników. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• Zmniejsz koszty pracy: ECM oszczędza pieniądze, ponieważ nie musisz zatrudniać specjalistycznego personelu do zadań ręcznych. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. To wspaniale! The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

Przyjrzyjmy się razem podstawowym funkcjom ECM.

‍

What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

Dopóki znasz swoje potrzeby i wymagania, bardzo łatwo jest znaleźć odpowiednie rozwiązanie. 

Ale jest kilka niezbędnych funkcji, które nie powinny zostać pominięte: 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. Jeśli wybrane oprogramowanie zajmuje wieki na odzyskanie tego, czego potrzebujesz, to nie ma sensu. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

Teraz, gdy wiesz, na co zwrócić uwagę w swoim rozwiązaniu ECM, nadszedł czas na główną część tego artykułu. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. Ale to cztery za dużo — upewniliśmy się, że nasza lista zawiera tylko najlepsze z najlepszych. 

Przyjrzyjmy się tym opcjom razem. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

Oprócz bycia kompleksowym miejscem dla całej wiedzy Twojej firmy, ma również rozwiązanie wyszukiwania AI przedsiębiorstwa i hub intranetowy dla pracowników, co umożliwia bardziej efektywną współpracę. 

‍

Co oznacza, że jest znacznie bardziej efektywne w zbieraniu Twojej wiedzy ze wszystkich źródeł danych. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

Ponadto, Guru zautomatyzował proces sprzątania. Planuje okresową weryfikację i archiwizację, aby zapewnić, że Twoja baza wiedzy jest zawsze aktualna, co pomaga zachować jej dokładność. 

‍

Jeśli doświadczasz braku weny twórczej podczas tworzenia treści, Guru ma szablony, które ułatwią Ci życie. Ponadto otrzymujesz własnego asystenta AI, zasilanego przez generatywne AI, który podsumowuje złożone tematy lub pisze treści za Ciebie. 

Guru wykorzystuje AI i uczenie maszynowe, aby poprawić Twoje wyszukiwanie. Ponadto, ponieważ ciągle uczy się nowych rzeczy, Guru zawsze może dostarczyć Ci na czas świeże i istotne spostrzeżenia.

Jeśli chodzi o analizę Twoich danych, Guru oferuje potężne spostrzeżenia dotyczące tego, jak Twój zespół korzysta z treści oraz czego szuka. Dodatkowo, poprzez komentarze i reakcje emoji, Guru tworzy przestrzeń do rozmów. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o Guru? Obejrzyj nasz film demo na żądanie , aby zaspokoić swoją ciekawość. 

‍

2. DocuWare

DocuWare oferuje przyjazne dla użytkownika cyfrowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami dla małych firm oraz dużych przedsiębiorstw w różnych branżach. 

Źródło: Capterra

‍

To narzędzie do automatyzacji pracy, które zabezpiecza Twoje dokumenty biznesowe i optymalizuje procesy operacyjne, niezależnie od tego, gdzie jesteś i z jakiego urządzenia korzystasz. Co czyni go dobrym rozwiązaniem dla zdalnych zespołów, które chcą poprawić swoją wydajność. 

DocuWare szczyci się bezpiecznym archiwizowaniem dokumentów. Wszystkie dane pracowników, dokumenty finansowe i umowy są bezpieczne. Dzięki temu unikasz ryzyka, że ktoś ukradnie Twoje dane lub je zgubi. 

‍

Ten ECM wspiera zarówno usługi w chmurze, jak i wdrożenia lokalne, aby dopasować się do każdego rodzaju systemu. Ponadto, DocuWare ściśle organizuje wszystkie dane, co umożliwia lepszą i bardziej wydajną przestrzeń roboczą. 

Ponieważ jest tak elastyczne, integruje się z 500 różnymi aplikacjami biznesowymi, w tym z Oracle, SharePoint i QuickBooks.

‍

3. M-Files

M-Files jest narzędziem do zarządzania wiedzą napędzanym AI, które pomaga zespołom szybciej i efektywniej znajdować informacje. 

Źródło: G2

‍

Ta platforma ma unikalną cechę nazwaną architekturą zorientowaną na metadane. Krótko mówiąc, ułatwia dzielenie się plikami. Twój zespół może znaleźć każdy dokument, którego potrzebuje, bez długiego wyszukiwania. 

Ponadto, M-Files daje Ci kontrolę dostępu do Twoich dokumentów (nawet dla różnych wersji tego samego pliku) na podstawie roli lub grupy. 

Jednak także automatyzuje Twoje przepływy pracy. Metadane dokumentów M-Files śledzą Twoje zadania i pomagają lepiej komunikować się z wewnętrznymi lub zewnętrznymi interesariuszami na temat tego, co muszą zrobić.

‍

To narzędzie ma automatyzację dokumentów bez kodu, co oznacza, że można je szybko uruchomić. I nie martw się - integruje się z wieloma narzędziami, z których korzystasz na co dzień, takimi jak Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP i foldery sieciowe.

‍

4. Laserfiche

Laserfiche to platforma ECM w chmurze, która mówi ‘żegnaj’ dokumentom papierowym i wita automatyzację procesów.  

Źródło: G2

‍

Z tym nowoczesnym rozwiązaniem możesz zcentralizować swoją treść i zwiększyć wydajność swojego zespołu. Jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo Twoich danych przed zagrożeniami w cyberprzestrzeni. Ponadto, Laserfiche utrzymuje zgodność z regulacjami. 

Ponieważ korzystasz z jednego źródła prawdy, wszyscy używają tych samych danych, niezależnie od poziomu dostępu. Dzięki śledzeniu wersji i zaawansowanemu wyszukiwaniu cieszysz się lepszą i bardziej intuicyjną współpracą pomiędzy Twoimi zespołami. 

‍

Laserfiche pomaga Ci zachować i zarządzać dokumentami przez cały cykl życia zawartości. Używając dokładnych dzienników audytowych i ścisłych uprawnień, tylko upoważniony personel może przeglądać, edytować lub uzyskiwać dostęp do plików. 

To narzędzie ma również funkcje szybkiego wyszukiwania i odzyskiwania, co przekłada się na zwiększoną wydajność i ulepszone procesy. 

Laserfiche oferuje różne opcje integracji, w tym DocuSign, Microsoft Office 365 i narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase od Hyland oferuje narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi i sprawami, które pomagają w efektywnym zarządzaniu i organizowaniu Twoich treści. 

Źródło: G2

‍

OnBase to inteligentne rozwiązanie ECM, które zbiera dane z różnych źródeł. Dobrą rzeczą jest to, że weryfikuje i klasyfikuje informacje, abyś mógł z nich korzystać, jak tylko zostaną przyswojone.

Ponadto, OnBase analizuje Twoje treści w czasie rzeczywistym za pomocą wizualnych raportów i pulpitów nawigacyjnych. Co zyskujesz? Niezbędną widoczność, aby podejmować lepsze i bardziej świadome decyzje. 

Ale to rozwiązanie również automatyzuje powtarzalne zadania za pomocą dostosowanych formularzy i wbudowanych przepływów pracy. 

‍

Dzięki współtworzeniu, zadaniom i powiadomieniom, OnBase sprawia, że dzielenie się plikami jest dziecinnie proste. Ponadto wszystko jest bezpieczne, dzięki czemu masz lepszą, bezstresową współpracę między członkami zespołu.

OnBase dobrze działa z wieloma istniejącymi systemami. Pomyśl o Google, PeopleSoft, Epic i MuleSoft, na przykład. 

‍

6. Box

Box, bezpieczna platforma usług chmurowych, skupia się na zapewnieniu bezpieczeństwa Twoich plików dzięki inteligentnemu wykrywaniu zagrożeń, zaawansowanej ochronie i szczegółowej kontroli dostępu. 

Ale ponieważ zgodność i bezpieczeństwo idą w parze, Box ma również ścisłą prywatność danych i zgodność branżową. To nie wszystko — wykorzystując moc uczenia maszynowego, Box może wykrywać zagrożenia i ustalać polityki.

Źródło: G2

‍

Ta łatwa w użyciu platforma umożliwia także płynna współpracę między zespołami. Dzięki adnotacjom plików, e-podpisom i zautomatyzowanym przepływom zadań możesz pracować z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu.

‍

Ponadto, Box proaktywnie pracuje nad uproszczeniem ręcznych procesów, aby zaoszczędzić czas. Rzeczy takie jak przechwytywanie dokumentów i onboarding nowych pracowników, które są istotne dla Twojego biznesu (ale oh, jakie nudne) stają się szybsze i łatwiejsze w obsłudze. 

Box pozwala Ci pozostać w kontakcie ze wszystkimi ulubionymi narzędziami, ponieważ integruje się z aplikacjami takimi jak Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack i Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText to mądrzejszy sposób zarządzania i uzyskiwania cennych informacji o Twoich treściach. 

Źródło: OpenText

‍

W istocie, OpenText to platforma do zarządzania informacjami odpowiednia dla wielu branż, w tym motoryzacyjnej, bankowej, ubezpieczeniowej, nauk przyrodniczych i prawniczej. 

Dlatego jest doskonałym rozwiązaniem do obsługi informacji prawnych. Zcentralizowuje wszystkie prywatne dokumenty rozproszone w różnych systemach w jednym źródle prawdy. W rezultacie masz dostęp do danych o dużej wartości, co znacznie poprawia Twoją wydajność. 

‍

Jednak OpenText ma również elastyczną platformę usług treści, idealną do efektywnego zarządzania dużymi wolumenami danych. Ponadto, poprzez usługi ECM możesz zapewnić więcej doskonałości operacyjnej. I zbudować most między swoim miejscem pracy a ważnymi narzędziami, takimi jak CRM, planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) oraz zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM). 

OpenText ma rozwiązania integracyjne dla Microsoft, Salesforce i SAP. 

‍

8. Hyland

Platforma rozwiązań zawartości Hylanda łączy różne rodzaje danych ze wszystkimi Twoimi systemami biznesowymi, przepływami pracy i narzędziami.

Źródło: G2

‍

Hyland to rozwiązanie pełne przydatnych funkcji. Przede wszystkim posiada inteligentne przechwytywanie treści, które wykorzystuje sztuczną inteligencję do zbierania nadchodzących informacji o firmie. Co więcej, sprawia, że te dane są użyteczne i dostępne, niezależnie od źródła, typu czy stanu.

Po drugie, Hyland ma wbudowane funkcje automatyzacji procesów, które łączą Twoje przepływy pracy i systemy w jeden spójny punkt informacji. 

Dzięki odpowiedzialności za dane, ta platforma zapewnia, że Twoje dane przestrzegają najsurowszych przepisów dotyczących zgodności (w branżach takich jak opieka zdrowotna, edukacja, ubezpieczenia itp.). Hyland chroni Twoje krytyczne dane przed zagrożeniami z cyberprzestrzeni i utratą. 

Nie mniej ważne jest to, że Hyland jest dostępny w ponad 500 unikalnych aplikacjach, w tym Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela itd. 

‍

9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint to platforma intranetowa i narzędzie do zarządzania dokumentami, które obsługuje treści tradycyjne, internetowe i społecznościowe. 

Źródło: Microsoft

‍

Jedną z jego najlepszych cech jest to, że możesz uzyskać do niego dostęp z różnych urządzeń, takich jak komputery, telefony i tablety. Masz wszystkie informacje i pliki, których potrzebujesz w jednym miejscu, aby wzmocnić współpracę i współdziałanie. 

Jednak również szybko znajduje potrzebne informacje dzięki potężnym funkcjom wyszukiwania. W ten sposób SharePoint zwiększa Twoją wydajność, zmieniając sposób pracy, od prostych zadań, takich jak zatwierdzanie dokumentów, do bardziej złożonych przepływów. 

Jeśli chodzi o dokumenty, to narzędzie pozwala na pobieranie, edytowanie i udostępnianie plików. Jednak również prowadzi rejestr zmian, a także pozwala na pobieranie różnych wersji tego samego dokumentu. 

SharePoint integruje się z pakietem Microsoft 365, w tym z Field Service, Customer Service, Marketing i Project Service Automation. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Ostatni na naszej liście (ale zdecydowanie wart uwagi) to IBM, narzędzie ECM napędzane AI, które automatyzuje Twoje procesy biznesowe. 

Źródło: G2

Przez Watson — asystenta AI IBM — możesz rozwiązać każdy problem, który napotkałeś. I uzyskać pełny obraz prowadzenia Twojego biznesu. 

Ponadto, IBM pomaga w budowaniu rozwiązań do zarządzania treścią do obsługi przypadków użycia, projektowania lepszych przepływów pracy i zbierania cennych informacji, które prowadzą do lepszych wyników biznesowych. 

Ten program ECM łączy Twoje rozproszone informacje w jedno rozwiązanie przepływu pracy, idealne dla wdrożeń w chmurze, hybrydowych i lokalnych. Jak? Dzięki funkcjom zarządzania procesami i współpracy, które ułatwiają zarządzanie danymi i czynią je bardziej wygodnymi. 

‍

IBM oferuje podstawowe usługi biblioteczne, które mogą efektywnie obsługiwać dokumenty i pliki. Dodatkowo, posiada bezpieczne udostępnianie plików i potężne wyszukiwanie, które sprawia, że znalezienie potrzebnych informacji jest łatwe. 

‍

‍

Jak wybrać system ECM dla swojej organizacji

Jak każdy inny tool w Twojej firmie, system ECM musi być dokładnie przemyślany. Może być łatwiej wybrać taki, który dobrze brzmi, ale nie chcesz skończyć z rozwiązaniem, które nie przypadnie ci do gustu. I które po prostu nie działa.

Więc po ocenie swoich celów, zamierzeń i aktualnych potrzeb, szukaj narzędzia ECM, które: 

• Bezpiecznie przechowuje treści: Podkreśliliśmy w całym artykule znaczenie ochrony danych. Nie powinieneś iść na kompromis szukając narzędzia, które poważnie traktuje bezpieczeństwo, prywatność i zgodność z przepisami, szczególnie jeśli pracujesz w ściśle regulowanych branżach. 
• Integruje się z istniejącymi systemami: Męczące jest ciągłe przełączanie się z jednego narzędzia na drugie. Wybrana przez ciebie platforma ECM powinna bezproblemowo integrować się z twoimi istniejącymi narzędziami — i robić to bez zakłócania innych operacji. 
• Jest elastyczna i skalowalna: Narzędzie ECM musi pomagać Ci znaleźć potrzebne informacje, kiedy tylko ich potrzebujesz, niezależnie od tego, gdzie przechowujesz swoje dane. Ale, co ważniejsze, powinno pasować do Twojego workflow jak rękawiczka i móc dostosować się do Twoich rosnących potrzeb.
• Oferuje łatwy dostęp: Nie powinno być trudno znaleźć potrzebne informacje. Odpowiednia platforma ECM jest łatwa w użyciu i intuicyjna, co oznacza, że powinna mieć interfejs typu drag-and-drop dla lepszych doświadczeń użytkownika oraz dostosowywalne workflowy wspierające współpracę. 

‍

• Ma potężne narzędzia analityczne: Musisz wiedzieć, czy narzędzie wykonuje swoją pracę, czy nie. Najlepiej szukać ECM, który ma wizualne raporty, pulpit nawigacyjny i analizy, które dają dobry obraz twoich procesów biznesowych. I pomagają podejmować decyzje oparte na danych. 

‍

Najważniejsze

To do ciebie należy decyzja, które oprogramowanie ECM jest najlepsze dla twojego biznesu. Mamy nadzieję, że ten przewodnik dla kupujących skłonił cię w dobrym kierunku. I że czujesz się bardziej gotowy, aby zmierzyć się z tym wyzwaniem głowami.

A OTO pomysł — możesz rozpocząć tę nową przygodę, próbując Guru za darmo.

‍