Betrag denne købsguide som den eneste, du har brug for, for at beslutte, hvilket enterprise content management (ECM) software der er bedst til din virksomhed. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. Men for dem, der kæmper med det, er der en bedre måde at strømline din dokumenthåndtering på. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

Men vi springer for meget frem. Vi er ikke fans af spoilers. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

How Does Enterprise Content Management Work?

Formålet med ECM er enkelt. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

Tænkt på det som dit centrale arkiv for alle dine virksomheders oplysninger. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. Så der ikke er forvirring om, hvem der har foretaget en ændring og hvornår. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

Det lyder alt sammen fint og dandy, men hvad er gevinsten? See for yourself. 

‍

What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

If only they had a solution that could significantly raise their productivity and enable more effective collaboration…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• Få hurtigere adgang til dine data: Ingen mere spild af tid på at lede efter den ene specifikke note, du har brug for, men ikke kan huske, hvor den er. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• Forbedre kundeoplevelser: ECM er ikke kun for medarbejdere. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• Reducer arbejdstimer: ECM sparer dig penge, da du ikke behøver at ansætte specialiseret personale til manuelle opgaver. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. Det er fantastisk! The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

Lad os se på et ECMs essentielle funktioner sammen.

‍

What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

Så længe du kender dine behov og krav, er det ret nemt at finde den rigtige løsning. 

Men der er et par must-have funktioner, du ikke bør springe over: 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. Hvis den software, du har valgt, tager en evighed at hente det, du har brug for, så er den ikke god. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

Nu hvor du ved, hvad du skal kigge efter i din ECM-løsning, er det tid til hovedafsnittet af denne artikel. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

Lad os udforske disse muligheder sammen. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

Ud over at være en one-stop-shop for al din virksomheds viden, har det også enterprise AI-søgning og et intranet for medarbejdere til mere effektivt samarbejde. 

‍

Hvilket betyder, at det er meget mere effektivt til at samle din viden fra alle dine datakilder. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

Desuden har Guru automatiseret oprydning. Det planlægger periodisk verifikation og arkivering for at sikre, at din vidensdatabase altid er opdateret, hvilket hjælper med at opretholde nøjagtigheden. 

‍

Hvis du oplever skriveblokade, når du arbejder med indholdsoprettelse, har Guru skabeloner, der gør dit liv lettere. Derudover får du din helt egen AI-assistent, drevet af generativ AI, til at opsummere komplekse emner eller udarbejde indholdet for dig. 

Guru bruger AI og maskinlæring til at forbedre din søgning. Desuden, fordi den konstant lærer nye ting, kan Guru altid give dig rettidige, friske og relevante indsigter. 

Når det kommer til at analysere dine data, tilbyder Guru kraftfulde indsigter i, hvordan dit team bruger indhold og hvad de søger efter. Derudover skaber Guru gennem kommentarer og emoji-reaktioner et sted for samtaler. 

Vil du opdage mere om Guru? Se vores on-demand demo-video for at tilfredsstille din nysgerrighed. 

‍

2. DocuWare

DocuWare tilbyder en brugervenlig digital dokumentstyringsløsning til små virksomheder og store virksomheder i flere brancher. 

Kilde: Capterra

‍

Det er et softwareværktøj til workflow-automatisering, der sikrer dine forretningsdokumenter og optimerer dine driftsprocesser, uanset hvor du er, eller hvilken enhed du bruger. Hvilket gør det til en god løsning for fjernteam, der ønsker at forbedre deres produktivitet. 

DocuWare er stolt af sin sikre dokumentarkivering. Alle dine medarbejderdata, finansielle optegnelser og kontrakter er sikre mod skader. Så du undgår risikoen for, at nogen stjæler dine data eller taber dem. 

‍

Dette ECM understøtter også både cloud og on-site implementeringer, så det passer til enhver form for system. Desuden organiserer DocuWare alle data tæt, hvilket muliggør et bedre og mere produktivt arbejdsmiljø. 

Da det er så fleksibelt, integreres det med 500 forskellige forretningsapplikationer, herunder Oracle, SharePoint og QuickBooks. 

‍

3. M-Files

M-Files er et AI-drevet værktøj til vidensstyring, der hjælper hold med at finde information hurtigere og mere effektivt. 

Kilde: G2

‍

Denne platform har et unikt funktion, der kaldes metadata-drevet arkitektur. Kort fortalt gør det fildeling lettere. Dit team kan finde ethvert dokument, de har brug for, uden en langvarig søgning. 

Desuden giver M-Files dig adgangskontrol over dine dokumenter (selv for forskellige versioner af den samme fil) baseret på rolle eller gruppe. 

Men det automatiserer også dine arbejdsgange. M-Files’ dokumentmetadata holder styr på dine opgaver og hjælper dig med at kommunikere bedre med interne eller eksterne interessenter om, hvad de skal gøre. 

‍

Værktøjet har no-code dokumentautomatisering, hvilket betyder, at det kan være hurtigt i drift. Og bare rolig — det integreres med mange værktøjer, du bruger dagligt, såsom Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP og netværksmapper. 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche er en cloud-baseret ECM-platform, der siger ‘farvel’ til papirdokumenter og byder på procesautomatisering.  

Kilde: G2

‍

Med denne moderne løsning kan du centralisere dit indhold og øge dit teams produktivitet. Alt imens du holder dine data sikre mod cyberangreb. Desuden opretholder Laserfiche regulatorisk overholdelse. 

Da du bruger en enkelt sandhedskilde, bruger alle de samme data, uanset deres adgangsniveau. Gennem versionssporings og avanceret søgning nyder du et bedre og mere intuitivt samarbejde mellem dine teams. 

‍

Laserfiche hjælper dig med at bevare og administrere dokumenter gennem hele indholdslivscyklussen. Ved at bruge detaljerede revisionslogs og strenge rettigheder kan kun autoriseret personale se, redigere eller få adgang til filer. 

Dette værktøj har også hurtige søge- og genfindingseffektivitet, hvilket oversættes til øget produktivitet og forbedrede processer. 

Laserfiche tilbyder forskellige integrationsmuligheder, herunder DocuSign, Microsoft Office 365 og værktøjer til kundeadministration (CRM). 

‍

5. OnBase

OnBase by Hyland tilbyder værktøjer til forretningsproces- og sagsstyring, der hjælper dig med effektivt at administrere og organisere dit indhold. 

Kilde: G2

‍

OnBase er en intelligent ECM-løsning, der indsamler data fra multikanalskilder. Den gode del er, at det også verificerer og klassificerer informationen, så du kan bruge den, så snart den er assimilieret. 

Desuden analyserer OnBase dit indhold i realtid gennem visuelle rapporter og dashboards. Hvad får du? Den nødvendige synlighed til at træffe bedre og mere informerede beslutninger. 

Men denne løsning automatiserer også gentagne opgaver via tilpassede formularer og indbyggede arbejdsgange. 

‍

Gennem co-authoring, opgaver og notifikationer gør OnBase filudveksling så let som ingenting. Plus, alt er sikkert, så du har bedre, bekymringsfri samarbejde mellem kolleger. 

OnBase fungerer godt sammen med mange eksisterende systemer. Tænk på Google, PeopleSoft, Epic og MuleSoft, for eksempel. 

‍

6. Box

Box, en sikker cloud-indholdstjenesteplatform, fokuserer meget på at holde dine filer sikre gennem intelligent trusselregistrering, avanceret sikkerhed og granular adgangskontrol. 

Men da overholdelse og sikkerhed går hånd i hånd, har Box også strenge databeskyttelses- og brancheregler. Det er ikke alt — ved at udnytte kraften fra maskinlæring kan Box opdage trusler og fastsætte politikker.  

Kilde: G2

‍

Denne brugervenlige platform muliggør også sømløs samarbejde mellem dine teams. Gennem filannotation, e-signaturer og automatiseret arbejdsflow kan du arbejde fra hvor som helst, på hvilken som helst enhed.

‍

Desuden arbejder Box proaktivt for at forenkle manuelle arbejdsprocesser for at spare tid. Såsom dokumentfangst og onboarding af nye medarbejdere, som er vigtige for din virksomhed (men så kedelige) bliver hurtigere og lettere at håndtere. 

Box lader dig forblive forbundet med alle dine foretrukne værktøjer, da det integrerer med apps som Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack, og Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText er en smartere måde at administrere og få værdifulde indsigter fra dit indhold. 

Kilde: OpenText

‍

I essensen er OpenText en informationsstyringsplatform, der er velegnet til mange industrier, herunder bilindustrien, bank, forsikring, livsvidenskab og jura. 

Derfor er det en fantastisk løsning til håndtering af juridisk information. Det centraliserer alle private dokumenter, der er spredt over adskilte systemer, til en enkelt sandhedskilde. Som et resultat har du højkvalitetsdata ved hånden, hvilket øger din produktivitet betydeligt. 

‍

Men OpenText har også en fleksibel indholdstjenesteplatform, der er ideel til effektivt at håndtere store datamængder. Derudover kan du gennem sine ECM-tjenester levere mere operationel dygtighed. Og bygge en bro mellem dit arbejdsområde og vigtige værktøjer som CRM, enterprise resource planning (ERP), og human capital management (HCM). 

OpenText har integrationsløsninger til Microsoft, Salesforce og SAP. 

‍

8. Hyland

Hylands indholdsløsningsplatform forbinder forskellige typer af data med alle dine forretningssystemer, workflows og værktøjer. 

Kilde: G2

‍

Hyland er en løsning fyldt med nyttige funktioner. For det første har den intelligent indholdfangst, der bruger kunstig intelligens til at indsamle indkommende virksomhedsoplysninger. Hvad mere er, det gør disse data nyttige og tilgængelige, uanset kilde, type eller tilstand. 

For det andet har Hyland indbyggede procesautomationsfunktioner, der forbinder dine arbejdsgange og systemer til ét sømløst informationspunkt. 

Med sikker datastyring sikrer denne løsning, at dine data overholder de strengeste overholdelseslove (i industrier som sundhedsvæsen, uddannelse, forsikring osv.). Hyland beskytter dine kritiske data mod cybersikkerhedstrusler og tab. 

Sidst, men ikke mindst, er Hyland tilgængelig i 500+ unikke applikationer, herunder Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela osv. 

‍

9. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint er en intranetplatform og dokumentstyringssoftware, der arbejder med traditionelt, web- og socialt indhold. 

Kilde: Microsoft

‍

En af dens bedste funktioner er, at du kan tilgå den fra forskellige enheder som computere, telefoner og tablets. Du har al information og filer, du har brug for, på ét sted for at styrke teamwork og samarbejde. 

Men det finder også de oplysninger, du har brug for, hurtigt gennem kraftige søgefunktioner. På denne måde øger SharePoint din produktivitet ved at ændre den måde, du arbejder på, fra enkle opgaver som dokumentgodkendelse til mere komplekse processer. 

Når det kommer til dokumenter, lader dette værktøj dig downloade, redigere og dele dine filer. Men det holder også styr på, hvem der har foretaget ændringer, og giver dig mulighed for at downloade forskellige versioner af det samme dokument. 

SharePoint integreres med Microsoft 365-suite, herunder Field Service, Customer Service, Marketing og Project Service Automation. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Sidst på vores liste (men bestemt værd at tjekke ud) er IBM, et AI-drevet ECM-værktøj, der automatiserer dine forretningsprocesser. 

Kilde: G2

Gennem Watson — IBMs AI-assistent — kan du løse enhver udfordring, der kastes din vej. Og få et 360-graders overblik over dine forretningsoperationer. 

Desuden hjælper IBM dig med at bygge løsninger til indholdsstyring til håndtering af brugssager, designe bedre arbejdsgange og indfange værdifulde indsigter, der fører til bedre forretningsresultater. 

Dette ECM-program samler dine adskilte oplysninger til én workflow-løsning, der er ideel til cloud, hybrid og on-site implementering. Hvordan? Gennem processtyring og samarbejdsfunktioner, der gør datastyring lettere og mere bekvemt. 

‍

IBM tilbyder kernebibliotektjenester, der effektivt kan håndtere dokumenter og filer. Derudover har det sikker fildeling og en kraftfuld søgning, der gør det nemt at finde de indsigter, du har brug for. 

‍

‍

Hvordan man vælger et ECM-system til din organisation

Ligesom ethvert andet værktøj i din virksomhed, skal et ECM-system overvejes nøje. Det kan være lettere at vælge en, der lyder godt, men du vil ikke ende med en løsning, du ikke kan lide. Og som simpelthen ikke udfører sit job.

Så efter at have evalueret dine mål, ønsker og nuværende behov, skal du lede efter et ECM-værktøj, der: 

• Sikrer opbevaring af indhold: Vi har fremhævet vigtigheden af at holde dine data sikre i hele artiklen. Du bør ikke gå på kompromis, når du søger efter et værktøj, der tager sikkerhed, privatliv og overholdelse alvorligt, især hvis du arbejder i stærkt regulerede brancher. 
• Integrerer med eksisterende systemer: Det er trættende at blive ved med at skifte fra et værktøj til et andet. Din valgte ECM-platform skal problemfrit integrere med dine eksisterende værktøjer — og gøre det uden at forstyrre dine andre operationer. 
• Er fleksibel og skalerbar: ECM-værktøjet skal hjælpe dig med at finde de oplysninger, du søger, når du har brug for det, uanset hvor du opbevarer dine data. Men vigtigere er, at det skal passe til dine arbejdsprocesser som en handske og være i stand til at tilpasse sig dine voksende behov.
• Tilbyder nem adgang: Det bør ikke være svært at finde de oplysninger, du søger. Den rigtige ECM-platform er nem at bruge og intuitiv, hvilket betyder, at den skal have en drag-and-drop-grænseflade for bedre brugeroplevelser og tilpassede arbejdsprocesser, der understøtter samarbejde. 

‍

• Har kraftfulde analysetools: Du har brug for at vide, om værktøjet gør sit job eller ej. Det er bedst at lede efter en ECM, der har visuelle rapporter, dashboards og analyser, der giver et godt overblik over dine forretningsprocesser. Og hjælper dig med at træffe datadrevne beslutninger. 

‍

Den vigtigste konklusion

Det er op til dig at beslutte, hvilken der er den bedste ECM-software til din virksomhed. Vi håber, at denne køberguide har skubbet dig i den rigtige retning. Og at du føler dig mere klar til at tackle denne udfordring direkte.

OG — her er en idé — du kan starte dette nye eventyr ved at prøve Guru gratis.

‍