Considera questa guida per l'acquirente come l'unica di cui hai bisogno per decidere quale sia il miglior software di enterprise content management (ECM) per la tua azienda. 

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Secondo la ricerca, il 73% delle organizzazioni ha una strategia di content marketing in atto. Ma possono davvero gestire la ENORME libreria di informazioni solo con questo? 

Alcuni probabilmente sì. Ma per coloro che faticano con esso, c'è un modo migliore per semplificare la gestione dei documenti. 

Grazie a ECM, puoi organizzare e modificare rapidamente contenuti non strutturati, migliorando l'efficienza aziendale e riducendo i costi. 

Ma stiamo andando avanti. Non siamo fan degli spoiler. Quindi, vai avanti e inizia a leggere su cos'è l'ECM, le migliori opzioni per la tua azienda, e i suggerimenti chiave per scegliere la tua soluzione. 

Dichiarazione: Questo post del blog è stato aggiornato l'12 marzo 2024.

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Cos'è il software di gestione dei contenuti aziendali (ECM)?

Il software ECM è un modo facile per gestire, organizzare e recuperare dati non strutturati a livello aziendale. 

In poche parole, consente agli utenti autorizzati (da dipendenti e clienti a partner commerciali) di accedere a diversi tipi di contenuto come note di riunioni, pagine web, immagini, PDF, email e fatture. 

Una piattaforma ECM funziona bene per settori rigorosamente regolamentati, tra cui la catena di approvvigionamento, la sanità e le risorse umane.

Ci sono alcuni tipi comuni di ECM:  

• Sistemi di gestione documentale (DMS) che si concentrano sulla memorizzazione e gestione dei contenuti digitali. 
• Sistemi di gestione dei documenti per gestire il ciclo di vita dei documenti, compresa la creazione e la conservazione. 
• Sistemi di gestione delle risorse digitali (DAM) che aiutano a gestire contenuti digitali come immagini, video o file audio. 

Con il mercato globale ECM stimato in crescita in termini di fatturato ($114 miliardi entro la fine del 2035) questo è il momento giusto per investire in ECM. 

Ma come funziona esattamente? 

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Come funziona la gestione dei contenuti aziendali?

Lo scopo dell'ECM è semplice. Elimina la necessità di documenti cartacei e aiuta a semplificare i tuoi processi aziendali.

Pensalo come il tuo repository centrale per tutte le informazioni della tua azienda. Questa soluzione funziona giorno e notte per automatizzare il flusso dei dati e organizzare le informazioni al di fuori dei tuoi database strutturati. 

Il processo inizia raccogliendo dati da varie fonti, come email, PDF, immagini e persino post sui social media. 

Poi, la soluzione ECM memorizza e indicizza i dati in un'unica posizione centralizzata dove gli utenti possono facilmente recuperare il pezzo di informazione rilevante che cercano. Inoltre, puoi categorizzare i dati come meglio credi in base a criteri specifici. 

Tuttavia, non tutti possono accedere al sistema ECM. La maggior parte delle soluzioni ha funzionalità di autorizzazione che ti consentono di scegliere chi visualizza, modifica o elimina contenuti. Inoltre, con le capacità di controllo delle versioni, hai l'ultima versione del documento. Quindi non ci sono confusioni su chi ha fatto una modifica e quando. 

Un altro ottimo modo in cui l'ECM semplifica la tua vita è attraverso l'automazione dei flussi di lavoro. Automatizza compiti noiosi come l'immissione dei dati. I tuoi dipendenti si concentreranno di più su compiti urgenti ricevendo le informazioni giuste quando ne hanno più bisogno. 

Tutto ciò suona bene, ma qual è il guadagno? Vedilo tu stesso. 

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Quali sono i vantaggi dell'uso del software ECM?

Sfortunatamente, il lavoratore medio trascorre circa il 20% della sua settimana lavorativa a cercare le informazioni di cui ha bisogno o a disturbare i colleghi indaffarati. 

Se solo avessero una soluzione che potesse aumentare significativamente la loro produttività e consentire una collaborazione più efficace…

Aspetta, ce n'è una! Si chiama gestione dei contenuti. E ti aiuta: 

• Aumentare l'efficienza aziendale: L'ECM elimina la necessità di documenti cartacei e ti fornisce i dati di cui hai bisogno rapidamente. Di conseguenza, poiché il tuo flusso è più efficiente, godi di vari vantaggi come un tempo di immissione sul mercato più rapido. 
• Accedi ai tuoi dati più velocemente: Non perdere più tempo a cercare quella nota specifica di cui hai bisogno ma non riesci a ricordare dove si trova. Una buona soluzione ECM ti consente di accedere facilmente ai tuoi dati ovunque lavori. 
• Migliora le esperienze dei clienti: Gli ECM non sono solo per i dipendenti. I clienti possono usarlo per recuperare informazioni vitali sull'azienda, come ordini, prodotti, ecc., il che aiuta a migliorare i tassi di soddisfazione dei clienti e persino a chiudere più vendite. 
• Riduci i costi del lavoro: L'ECM ti fa risparmiare denaro poiché non hai bisogno di assumere personale specializzato per compiti manuali. Inoltre, hai accesso ai dati in tempo reale, permettendoti di prendere decisioni aziendali migliori riguardo le tue operazioni. 
• Avere una visione chiara della tua azienda: Una piattaforma ECM ti offre un quadro più accurato della tua azienda raccogliendo tutti i dati in un'unica fonte di verità. Poiché non lasci indietro alcuna informazione, tu e tutti gli altri potete prendere decisioni più basate sui dati. 

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Forse questi vantaggi ti hanno convinto che l'ECM è la soluzione giusta per la tua azienda. Ecco fatto! Il problema è, da dove inizi? Quali caratteristiche dovresti tenere d'occhio? 👀

Diamo un'occhiata insieme alle caratteristiche essenziali di un ECM.

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Quali caratteristiche chiave dovrebbe avere una soluzione ECM?

Quando valuti una soluzione ECM, ci sono molte cose da considerare, come la facilità d'uso o se offre prove gratuite o meno. 

Finché conosci le tue esigenze e requisiti, è abbastanza facile trovare la soluzione giusta. 

Ma ci sono alcune funzionalità imprescindibili che non dovresti trascurare: 

• Integrazione con le app esistenti: Stanco di cercare il giusto pezzo di informazione su dieci diverse app? Un tool ECM può risolvere quel problema, purché abbia opzioni di integrazione API con i tuoi strumenti esistenti. Di conseguenza, hai una libreria completa di dati a portata di mano. 
• Funzionalità di ricerca avanzate: Hai bisogno di dati VELOCI. Se il software scelto impiega un'eternità a recuperare ciò di cui hai bisogno, allora non va bene. La soluzione ECM scelta dovrebbe offrire funzionalità di ricerca avanzate e rapide, così puoi accedere velocemente ai tuoi dati. 
• Funzionalità di sicurezza e conformità: Una piattaforma ECM lavora con informazioni riservate dell'azienda. Quindi deve avere robusti livelli di verifica degli accessi e deve rispettare gli standard e i regolamenti di settore. 
• Opzioni di controllo delle versioni e della cronologia: La maggior parte delle piattaforme ECM ha funzionalità di personalizzazione che ti consentono di memorizzare i tuoi dati come preferisci. Ma dovrebbero anche offrire un modo per tenere traccia della cronologia delle modifiche, per vedere chi ha apportato modifiche. Inoltre, una funzione di rollback è ottima quando desideri tornare a una versione precedente del file. 

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• Analytics potenti: Il tuo ECM scelto ha bisogno di potenti strumenti di analytics che possano misurare e valutare rapidamente i tuoi dati. Ti fornisce informazioni pertinenti, come suggerimenti per miglioramenti e tendenze dei clienti, per una migliore presa di decisioni. 

Ora che sai cosa cercare nella tua soluzione ECM, è tempo di passare alla sezione principale di questo articolo. 

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I 10 migliori software ECM nel 2024

Così tanti strumenti, così poco tempo per valutarli tutti. 😮‍💨 

Secondo un rapporto Forrester, ci sono 14 prodotti ECM con >$20 milioni di fatturato. Ma quattro sono troppi - abbiamo assicurato che la nostra lista includesse solo i migliori del settore. 

Esploriamo queste opzioni insieme. 

1. Guru

Guru non è solo un grande wiki aziendale alimentato da AI. 

Oltre a essere un'unica soluzione per tutta la conoscenza della tua azienda, ha anche ricerca AI enterprise e un hub intranet per i dipendenti per una collaborazione più efficace. 

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Il che significa che è molto più efficace nel raccogliere la tua conoscenza da tutte le tue fonti di dati. E fornire informazioni rilevanti e tempestive ai tuoi team quando ne hanno bisogno, indipendentemente da dove lavorano. 

Guru elimina anche completamente il cambio di app. Questa piattaforma si integra con molti connettori API che usi quotidianamente come Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce e altro ancora. 

Accedere ai dati da qualsiasi luogo non è mai stato così facile! 

Inoltre, Guru ha automatizzato la pulizia. Pianifica verifiche e archiviazioni periodiche per garantire che il tuo knowledge base sia sempre aggiornato, contribuendo a mantenere la sua accuratezza. 

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Se stai vivendo un blocco dello scrittore quando si tratta di creazione di contenuti, Guru ha modelli per renderti la vita più facile. Inoltre, hai il tuo personale assistente AI, alimentato da AI generativa, per riassumere argomenti complessi o creare contenuti per te. 

Guru utilizza AI e machine learning per migliorare la tua ricerca. Inoltre, poiché sta continuamente imparando cose nuove, Guru può sempre fornirti informazioni tempestive, fresche e pertinenti. 

Quando si tratta di analizzare i tuoi dati, Guru offre potenti intuizioni su come il tuo team utilizza i contenuti e ciò che stanno cercando. Inoltre, attraverso commenti e reazioni emoji, Guru crea uno spazio per le conversazioni. 

Vuoi scoprire di più su Guru? Guarda il nostro video dimostrativo on-demand per soddisfare la tua curiosità. 

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2. DocuWare

DocuWare offre una soluzione di gestione documentale digitale user-friendly per piccole imprese e grandi aziende in più settori. 

Fonte: Capterra

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È uno strumento software di automazione del flusso di lavoro che protegge i documenti aziendali e ottimizza i processi operativi, indipendentemente da dove ti trovi o quale dispositivo stai utilizzando. Il che lo rende una buona soluzione per i team remoti che vogliono migliorare la loro produttività. 

DocuWare è orgogliosa del suo archiviazione documentale sicura. Tutti i dati dei tuoi dipendenti, i record finanziari e i contratti sono al sicuro. Quindi, eviti il rischio che qualcuno rubi o perda i tuoi dati. 

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Questo ECM supporta anche implementazioni sia su cloud che in loco, quindi si adatta a qualsiasi tipo di sistema. Inoltre, DocuWare organizza strettamente tutti i dati, consentendo uno spazio di lavoro migliore e più produttivo. 

Poiché è così flessibile, si integra con 500 diverse applicazioni aziendali, tra cui Oracle, SharePoint e QuickBooks. 

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3. M-Files

M-Files è uno strumento di gestione della conoscenza guidato dall'AI che aiuta i team a trovare informazioni più rapidamente e in modo più efficiente. 

Fonte: G2

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Questa piattaforma ha una caratteristica unica chiamata architettura basata sui metadati. In breve, rende la condivisione dei file più semplice. Il tuo team può trovare qualsiasi documento di cui ha bisogno senza una lunga ricerca. 

Inoltre, M-Files ti offre controlli di accesso sui tuoi documenti (anche per diverse versioni dello stesso file) basati su ruolo o gruppo. 

Ma automatizza anche i tuoi flussi di lavoro. I metadati dei documenti di M-Files tengono traccia delle tue attività e ti aiutano a comunicare meglio con le parti interessate interne o esterne su ciò che devono fare. 

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Il tool ha scalabilità per automazione documentale senza codice, il che significa che può essere attivato e funzionante rapidamente. E non preoccuparti — si integra con molti strumenti che usi quotidianamente, come Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP e cartelle di rete. 

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4. Laserfiche

Laserfiche è una piattaforma ECM basata su cloud che dice 'addio' ai documenti cartacei e dà il benvenuto all'automazione dei processi.  

Fonte: G2

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Con questa soluzione moderna, puoi centralizzare i tuoi contenuti e aumentare la produttività del tuo team. Il tutto mantenendo i tuoi dati al sicuro da violazioni cibernetiche. Inoltre, Laserfiche mantiene la conformità normativa. 

Poiché usi una singola fonte di verità, tutti stanno utilizzando gli stessi dati, indipendentemente dal loro livello di accesso. Grazie al tracciamento delle versioni e alla ricerca avanzata, godi di una collaborazione migliore e più intuitiva tra i tuoi team. 

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Laserfiche ti aiuta a conservare e gestire i documenti per tutta la durata del contenuto. Utilizzando registri di audit dettagliati e permessi rigorosi, solo il personale autorizzato può visualizzare, modificare o accedere ai file. 

Questo strumento ha anche funzionalità di ricerca e recupero rapide, che si traducono in maggiore produttività e processi migliorati. 

Laserfiche offre diverse opzioni di integrazione, tra cui DocuSign, Microsoft Office 365 e strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). 

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5. OnBase

OnBase by Hyland offre strumenti di gestione dei processi aziendali e di gestione dei casi che ti aiutano a gestire e organizzare i tuoi contenuti in modo efficiente. 

Fonte: G2

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OnBase è una soluzione ECM intelligente che raccoglie dati da più fonti. La parte positiva è che verifica e classifica anche le informazioni in modo da poterle utilizzare non appena vengono assimilate. 

Inoltre, OnBase analizza i tuoi contenuti in tempo reale attraverso report visuali e dashboard. Cosa ottieni? La visibilità necessaria per prendere decisioni migliori e più informate. 

Ma questa soluzione automatizza anche attività ripetitive tramite moduli personalizzabili e flussi di lavoro integrati. 

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Attraverso la co-autoria, i compiti e le notifiche, OnBase rende la condivisione di file facile come bere un bicchier d'acqua. Inoltre, tutto è sicuro, quindi hai una collaborazione migliore e priva di preoccupazioni tra i membri del team. 

OnBase si integra bene con molti sistemi esistenti. Pensa a Google, PeopleSoft, Epic e MuleSoft, per esempio. 

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6. Box

Box, una piattaforma di servizi di contenuto cloud sicura, si concentra fortemente sul mantenere i tuoi file al sicuro attraverso rilevamento delle minacce intelligente, sicurezza avanzata e controllo degli accessi granulari. 

Ma poiché la conformità e la sicurezza vanno di pari passo, Box ha anche severi requisiti di privacy dei dati e conformità del settore. Non è tutto — sfruttando il potere dell'apprendimento automatico, Box può rilevare minacce e impostare politiche.  

Fonte: G2

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Questa piattaforma facile da usare consente anche una collaborazione senza soluzione di continuità tra i tuoi team. Attraverso l'annotazione dei file, le firme elettroniche e il flusso di lavoro automatizzato, puoi lavorare da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo.

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Inoltre, Box lavora proattivamente per semplificare i flussi di lavoro manuali per risparmiarti tempo. Cose come la cattura di documenti e l'inserimento di nuovi assunti, che sono vitali per la tua azienda (ma oh così noiose) diventano più veloci e facili da gestire. 

Box ti consente di rimanere connesso con tutti i tuoi strumenti preferiti, poiché si integra con app come Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack e Zoom. 

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7. OpenText

OpenText è un modo più intelligente per gestire e ottenere preziose intuizioni dai tuoi contenuti. 

Fonte: OpenText

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In sostanza, OpenText è una piattaforma di gestione delle informazioni adatta a molti settori, compresi automotive, banche, assicurazioni, scienze della vita e legale. 

Ecco perché è una grande soluzione per gestire informazioni legali. Centralizza tutti i documenti privati sparsi in sistemi disconnessi in una singola fonte di verità. Di conseguenza, hai dati di alto valore a portata di mano, il che migliora notevolmente la tua produttività. 

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Ma OpenText ha anche una piattaforma di servizi di contenuto flessibile ideale per gestire grandi volumi di dati in modo efficiente. Inoltre, attraverso i suoi servizi ECM, puoi fornire maggiore eccellenza operativa. E costruire un ponte tra il tuo spazio di lavoro e strumenti importanti come CRM, pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e gestione delle risorse umane (HCM). 

OpenText ha soluzioni di integrazione per Microsoft, Salesforce e SAP. 

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8. Hyland

La piattaforma di soluzione dei contenuti di Hyland collega vari tipi di dati con tutti i tuoi sistemi aziendali, flussi di lavoro e strumenti. 

Fonte: G2

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Hyland è una soluzione ricca di funzionalità utili. Prima di tutto, ha una cattura di contenuti intelligente che utilizza intelligenza artificiale per raccogliere informazioni aziendali in entrata. Inoltre, rende utili e accessibili quei dati, indipendentemente dalla fonte, dal tipo o dallo stato. 

In secondo luogo, Hyland ha funzionalità native di automazione dei processi che collegano i tuoi flussi di lavoro e sistemi in un unico punto di informazione. 

Con una governance dei dati sicura, questa soluzione assicura che i tuoi dati rispettino le leggi di conformità più stringenti (in settori come assistenza sanitaria, istruzione, assicurazioni, ecc.). Hyland protegge i tuoi dati critici da minacce informatiche e perdite. 

Ultimo ma non meno importante, Hyland è disponibile in oltre 500 applicazioni uniche, tra cui Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela, ecc. 

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9. Microsoft’s SharePoint

Microsoft SharePoint è una piattaforma intranet e software di gestione documentale che si occupa di contenuti tradizionali, web e social. 

Fonte: Microsoft

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Una delle sue migliori caratteristiche è che puoi accedervi da diversi dispositivi come computer, telefoni e tablet. Hai tutte le informazioni e i file di cui hai bisogno in un unico posto per favorire il lavoro di squadra e la collaborazione. 

Ma trova anche rapidamente le informazioni di cui hai bisogno attraverso potenti funzionalità di ricerca. In questo modo, SharePoint aumenta la tua produttività cambiando il modo in cui lavori, da attività semplici come l'approvazione dei documenti a flussi di lavoro più complessi. 

Quando si tratta di documenti, questo strumento ti consente di scaricare, modificare e condividere i tuoi file. Ma mantiene anche un registro di chi ha effettuato modifiche, oltre a consentirti di scaricare diverse versioni dello stesso documento. 

SharePoint si integra con la suite Microsoft 365, inclusi Field Service, Customer Service, Marketing e Project Service Automation. 

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10. IBM Business Automation Workflow

Ultimo nella nostra lista (ma vale la pena dare un'occhiata) è IBM, uno strumento ECM potenziato dall'AI che automatizza i tuoi processi aziendali. 

Fonte: G2

Attraverso Watson — l'assistente AI di IBM — puoi risolvere qualsiasi sfida che ti si presenta. E ottenere una visione a 360 gradi delle operazioni aziendali. 

Inoltre, IBM ti aiuta a costruire soluzioni di gestione dei contenuti per gestire casi d'uso, progettare flussi di lavoro migliori e catturare intuizioni preziose che portano a risultati aziendali migliori. 

Questo programma ECM unisce le tue informazioni disconnesse in una soluzione di flusso di lavoro ideale per il cloud, l'ibrido e l'implementazione in loco. Come? Attraverso funzionalità di gestione dei processi e collaborazione che rendono la gestione dei dati più facile e conveniente. 

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IBM offre servizi di biblioteca core che possono gestire documenti e file in modo più efficiente. Inoltre, offre una condivisione sicura dei file e una ricerca potente che rende facile trovare le informazioni di cui hai bisogno. 

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Come scegliere un sistema ECM per la tua organizzazione

Come ogni altro strumento nella tua azienda, un sistema ECM deve essere considerato con attenzione. Potrebbe essere più facile scegliere quello che suona bene, ma non vuoi finire con una soluzione che non ti piace. E che semplicemente non fa il suo lavoro.

Quindi, dopo aver valutato i tuoi obiettivi, scopi e bisogni attuali, cerca uno strumento ECM che: 

• Memorizza i contenuti in modo sicuro: Abbiamo evidenziato nel corso dell'articolo l'importanza di mantenere i tuoi dati al sicuro. Non dovresti scendere a compromessi quando cerchi uno strumento che prenda sul serio la sicurezza, la privacy e la conformità, soprattutto se lavori in settori altamente regolamentati. 
• Si integra con i sistemi esistenti: È faticoso dover passare continuamente da uno strumento all'altro. La tua piattaforma ECM scelta dovrebbe integrarsi perfettamente con i tuoi strumenti esistenti — e farlo senza interrompere le tue altre operazioni. 
• È flessibile e scalabile: Lo strumento ECM deve aiutarti a trovare le informazioni che cerchi ogni volta che ne hai bisogno, indipendentemente da dove archivi i tuoi dati. Ma, soprattutto, dovrebbe adattarsi ai tuoi flussi di lavoro come un guanto ed essere in grado di adattarsi alle tue crescenti necessità.
• Offre un facile accesso: Non dovrebbe essere difficile trovare le informazioni che cerchi. La giusta piattaforma ECM è facile da usare e intuitiva, il che significa che deve avere un'interfaccia drag-and-drop per migliori esperienze utente e flussi di lavoro personalizzabili che supportino la collaborazione. 

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• Ha potenti strumenti analitici: Devi sapere se lo strumento sta svolgendo il suo lavoro o meno. È meglio cercare un ECM che abbia report visivi, dashboard e analisi che offrono una buona panoramica dei tuoi processi aziendali. E aiutarti a prendere decisioni basate sui dati. 

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La linea di fondo

Sta a te decidere quale sia il miglior software ECM per la tua azienda. Speriamo che questa guida per l'acquirente ti abbia spinto nella giusta direzione. E che ti senti più pronto ad affrontare questa sfida.

E — ecco un'idea — puoi iniziare questa nuova avventura provando Guru gratuitamente.

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