Consider this buyer’s guide the only one you need to decide which is the best enterprise content management (ECM) software for your business. 

‍

According to research, 73% of organizations have a content marketing strategy in place. But can they really handle the HUGE library of information with just that? 

Some probably do. But for those who struggle with it, there’s a better way to streamline your document management. 

Through ECM, you can organize and edit unstructured content quickly, improving business efficiency and reducing costs. 

But we’re getting ahead of ourselves. We’re not fans of spoilers. So go ahead and start reading about what ECM is, the best options for your business, and key tips for choosing your solution. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 12, 2024.

‍

What is Enterprise Content Management (ECM) Software?

ECM software is an easy way to manage, organize, and retrieve unstructured data at an enterprise level. 

In a nutshell, it allows authorized users (from employees and clients to business partners) to access different types of content like meeting notes, web pages, images, PDFs, emails, and invoices. 

An ECM platform works well for strictly regulated industries, including supply chain, healthcare, and human resources.

There are a few common types of ECM:  

• Document Management Systems (DMS) which focus on storing and managing digital content. 
• Records Management Systems for managing the lifecycle of records, including creation and retention. 
• Digital Asset Management (DAM) Systems that help take care of digital content such as images, videos, or audio files. 

With the global ECM market estimated to grow in revenue ($114 billion by the end of 2035) this is the right moment to invest in ECM. 

But how exactly does it work? 

‍

How Does Enterprise Content Management Work?

ECM’s purpose is simple. It eliminates the need for paper documents and helps streamline your business processes.

Think of it as your central repository for all your company’s information. This solution works day and night to automate your data flow and organize the info outside your structured databases. 

The process starts by collecting data from various sources, such as emails, PDFs, images, and even social media posts. 

Then, the ECM solution stores and indexes the data in a single centralized place where users can easily retrieve the relevant piece of information they seek. Plus, you can categorize the data however you want based on specific criteria. 

However, not everyone can access the ECM system. Most solutions have permission features that let you select who views, edits, or deletes content. Moreover, with version-control capabilities, you get the latest version of the doc. So there’s no confusion over who made a change and when. 

Another great way ECM simplifies your life is through workflow automation. It automates boring tasks such as data entry. Your employees will focus more on time-sensitive tasks while receiving the right info when they need it most. 

This all sounds fine and dandy but what’s the payoff? See for yourself. 

‍

What Are the Benefits of Using ECM Software?

Unfortunately, the average worker spends around 20% of their workweek searching for the info they need or bothering their busy colleagues. 

If only they had a solution that could significantly raise their productivity and enable more effective collaboration…

Wait, there is one! Its name is content management. And it helps you: 

• Boost company efficiency: ECM eliminates the need for paper docs and brings you the data you need quickly. As a result, since your flow is more efficient, you enjoy various benefits like faster time to market. 
• Access your data faster: No more wasting time searching for that one specific note you need but can’t remember where it is. A good ECM solution gives you easy access to your data wherever you work. 
• Improve customer experiences: ECM’s are not just for employees. Clients can use it to retrieve vital information about the company, such as orders, products, etc., which helps improve customer satisfaction rates and even close more sales. 
• Reduce labor costs: ECM saves you money since you don’t need to hire specialized staff for manual tasks. Furthermore, you have access to data in real time, enabling you to make better business decisions regarding your operations. 
• Have a clear view of your business: An ECM platform gives you a more accurate picture of your business by collecting all data in a single source of truth. Since you leave no insight behind, you and everyone else can make better data-driven decisions. 

‍

Maybe these benefits convinced you that ECM is the right solution for your business. That’s great! The problem is, where do you start? What features do you keep an eye out for? 👀

Let’s look at an ECM’s essential features together.

‍

What Key Features Should an ECM Solution Have?

When evaluating an ECM solution, there are plenty of things to consider, like ease of use or whether it offers free trials or not. 

As long as you know your needs and requirements, it’s pretty easy to find the right solution. 

But there are a few must-have features you shouldn’t skip: 

• Integration with existing apps: Tired of searching for the right piece of information on ten different apps? An ECM tool can solve that problem as long as it has API integration options with your existing tools. As a result, you have a complete library of data at your fingertips. 
• Advanced search functionalities: You need data FAST. If your chosen software takes ages to retrieve what you need, then it’s no good. The ECM solution of your choice should offer advanced and fast search features so you can quickly access your data. 
• Security and compliance features: An ECM platform works with private company information. So it must have robust user access level verification and should comply with industry standards and regulations. 
• Version and history control options: Most ECM platforms have customization features that let you store your data however you want. But they should also offer a way of tracking the edit history to see who made any changes. Plus, a rollback feature is excellent when you want to return to an earlier file version. 

‍

• Powerful analytics: Your chosen ECM needs powerful analytics tools that can measure and evaluate your data quickly. It provides you with relevant insights, such as suggestions for improvement and customer trends, for better decision-making. 

Now that you know what to look for in your ECM solution, it’s time for the main section of this article. 

‍

The 10 Best ECM Software Solutions in 2024

So many tools, so little time to evaluate them all. 😮‍💨 

According to a Forrester report, there are 14 ECM products with >$20 million in revenue. But that is four too many — we made sure our list only included the best of the best. 

Let’s explore these options together. 

1. Guru

Guru is not just a great AI-powered company wiki. 

Aside from being a one-stop shop for all your company’s knowledge, it also has enterprise AI search and an employee intranet hub for more effective collaboration. 

‍

Which means it’s much more effective in rounding up your knowledge from all your data sources. And giving relevant and timely information back to your teams when they need it, no matter where they work. 

Guru also eliminates switching apps completely. This platform integrates with many API connectors you use daily like Slack, Microsoft Teams, Box, Salesforce, and more. 

Accessing data from anywhere has never been easier! 

Lisäksi Guru on automatisoinut siivouksen. Se aikatauluttaa säännölliset tarkistukset ja arkistoinnin varmistaakseen, että tietopankkisi on aina ajan tasalla, auttaen ylläpitämään sen tarkkuutta. 

‍

Jos kärsit kirjoittamisen esteistä sisällön luomisessa, Guru tarjoaa malleja, jotka tekevät elämästäsi helpompaa. Lisäksi saat oman AI-avustajan, generatiiviseen tekoälyyn perustuvan, joka tiivistää monimutkaisia aiheita tai laatii sisällön puolestasi. 

Guru käyttää tekoälyä ja koneoppimista parantaakseen hakua. Lisäksi, koska se oppii jatkuvasti uusia asioita, Guru voi aina tarjota sinulle ajankohtaisia, tuoreita ja olennaisia näkemyksiä. 

Kun on kyse tietojesi analysoinnista, Guru tarjoaa voimakkaita näkemyksiä siitä, kuinka tiimisi käyttää sisältöä ja mitä he etsivät. Lisäksi, kommenttien ja emojireaktioiden kautta Guru luo paikan keskusteluille. 

Haluatko tietää lisää Gurusta? Katso meidän kysyntädemo-video tyydyttääksesi uteliaisuutesi. 

‍

2. DocuWare

DocuWare tarjoaa käyttäjäystävällisen digitaalisen asiakirjahallintaratkaisun pienille yrityksille ja suurille liikkeellepaneville aloille monilla eri alueilla. 

Lähde: Capterra

‍

Se on työprosessien automaatio-ohjelmisto, joka suojaa liiketoimintasi asiakirjoja ja optimoi operatiiviset prosessisi, riippumatta siitä, missä olet tai mitä laitetta käytät. Mikä tekee siitä hyvän ratkaisu etätiimeille, jotka haluavat parantaa tuottavuuttaan. 

DocuWare ylpeilee turvallisella asiakirjahallinnalla. Kaikki työntekijätietosi, talousasiakirjasi ja sopimuksesi ovat turvassa vahingoilta. Joten vältät riskin, että joku varastaa tai menettää tietosi. 

‍

Tämä ECM tukee myös sekä pilvi- että paikan päällä tapahtuvia käyttöönottoja, joten se sopii minkä tahansa järjestelmän kanssa. Lisäksi DocuWare järjestää kaikki tiedot tiiviisti, mahdollistaen paremman ja tuottavamman työtilan. 

Koska se on niin joustava, se integroituu 500:aan eri liiketoimintasovellukseen, mukaan lukien Oracle, SharePoint ja QuickBooks. 

‍

3. M-Files

M-Files on tekoälypohjainen tietohallintotyökalu, joka auttaa tiimejä löytämään tietoa nopeammin ja tehokkaammin. 

Lähde: G2

‍

Tällä alustalla on ainutlaatuinen ominaisuus nimeltä metadataa ohjaava arkkitehtuuri. Yhteenvetona, se helpottaa tiedostojen jakamista. Tiimisi voi löytää minkä tahansa asiakirjan, jota he tarvitsevat ilman pitkää hakua. 

Lisäksi M-Files antaa sinulle käyttöoikeudet asiakirjoihisi (jopa eri versioihin samasta tiedostosta) roolin tai ryhmän mukaan. 

Mutta se automaattisesti myös automatisoi työnkulkuasi. M-Filesin asiakirjadata seuraa tehtäviäsi ja auttaa sinua kommunikoimaan paremmin sisäisten tai ulkoisten sidosryhmien kanssa siitä, mitä heidän pitäisi tehdä. 

‍

Työkalu tarjoaa koodittoman asiakirjojen automatisointimahdollisuuden, mikä tarkoittaa, että se voi olla nopeasti käytössä. Äläkä huoli — se integroituu moniin työkaluihin, joita käytät päivittäin, kuten Adobe, DocuSign, Google Workspace, SAP ja verkkoalustat. 

‍

4. Laserfiche

Laserfiche on pilvipohjainen ECM-alustaratkaisu, joka sanoo 'näkemiin' paperiasiakirjoille ja toivottaa prosessiautomaation tervetulleeksi.  

Lähde: G2

‍

Tällä modernilla ratkaisulla voit keskittää sisältösi ja tehostaa tiimisi tuottavuutta. Kaiken sen ohella, että pidät tietosi turvassa ja suojattuna kyberrikoksilta. Lisäksi Laserfiche ylläpitää sääntelyn mukaisuutta. 

Kun käytät yhtä totuuden lähdettä, kaikki käyttävät samoja tietoja, riippumatta heidän pääsymahdollisuudestaan. Versiosoiden seurannan ja edistyneen haun avulla nautit paremmasta ja intuitiivisemmasta yhteistyöstä tiimiesi välillä. 

‍

Laserfiche auttaa sinua säilyttämään ja hallitsemaan asiakirjoja koko sisältöelinkaaren ajan. Käyttämällä yksityiskohtaisia auditointilokeja ja tiukkoja käyttöoikeuksia vain valtuutetut henkilöt voivat tarkastella, muokata tai käyttää tiedostoja. 

Tässä työkalussa on myös nopea haku- ja noutofunktio, mikä kääntyy lisääntyneeseen tuottavuuteen ja parannettuihin prosesseihin. 

Laserfiche tarjoaa erilaisia integraatioita, mukaan lukien DocuSign, Microsoft Office 365 ja asiakassuhteiden hallinta (CRM) työkaluja. 

‍

5. OnBase

OnBase by Hyland tarjoaa liiketoimintaprosessien ja tapausten hallintatyökaluja, jotka auttavat sinua hallitsemaan ja järjestämään sisältösi tehokkaasti. 

Lähde: G2

‍

OnBase on älykäs ECM-ratkaisu, joka kerää tietoa monikanavaisista lähteistä. Hyvä puoli on, että se myös tarkistaa ja luokittelee tiedot, jotta voit käyttää niitä heti, kun ne on omaksuttu. 

Lisäksi OnBase analysoi sisältösi reaaliaikaisesti visuaalisten raporttien ja hallintapaneelien avulla. Mitä saat? Tarpeellista näkyvyyttä tehdä parempia ja perustellumpia päätöksiä. 

Mutta tämä ratkaisu automatisoi myös toistuvia tehtäviä muokattavien lomakkeiden ja sisäänrakennettujen työnkulkujen kautta. 

‍

Yhteistyön, tehtävien ja ilmoitusten kautta OnBase tekee tiedostojen jakamisesta yhtä helppoa kuin piirakka. Lisäksi kaikki on turvallista, joten sinulla on parempi, huoleton yhteistyö tiimikavereiden kesken. 

OnBase toimii hyvin monien olemassa olevien järjestelmien kanssa. Ajattele esimerkiksi Googlea, PeopleSoftia, Epiciä ja MuleSoftia. 

‍

6. Laatikko

Box, turvallinen pilvipohjainen sisältöpalvelualusta, keskittyy voimakkaasti tiedostojesi turvallisuuden varmistamiseen älykkään uhkien havaitsemisen, edistyneen turvallisuuden ja yksityiskohtaisen pääsynvalvonnan avulla. 

Mutta koska vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus kulkevat käsi kädessä, Boxilla on myös tiukat tietosuojaa ja teollisia vaatimuksia. Se ei ole kaikki — hyödyntämällä koneoppimisen voimaa Box voi havaita uhkia ja asettaa politiikkoja.  

Lähde: G2

‍

Tämä helppokäyttöinen alusta mahdollistaa myös saumatonta yhteistyötä tiimiesi välillä. Tiedostojen merkintöjen, sähköisten allekirjoitusten ja automatisoitujen tehtävien virtauksen avulla voit työskennellä mistä tahansa, millä tahansa laitteella.

‍

Lisäksi Box työskentelee aktiivisesti yksinkertaistaakseen manuaaliset työnkulut säästääkseen sinulta aikaa. Asiat, kuten asiakirjojen tallentaminen ja uusien työntekijöiden perehdyttäminen, jotka ovat elintärkeitä liiketoiminnallesi (mutta niin tylsiä), käyvät nopeammiksi ja helpommiksi käsitellä. 

Box antaa sinun pysyä yhteydessä kaikkiin suosikkityökaluihisi, sillä se integroituu sovelluksiin, kuten Adobe, Oracle, Okta, IBM, Slack ja Zoom. 

‍

7. OpenText

OpenText on älykkäämpi tapa hallita ja saada arvokasta tietoa sisällöstäsi. 

Lähde: OpenText

‍

Yhteenvetona, OpenText on informaationhallintaratkaisu, joka sopii monille aloille, mukaan lukien auto-, pankki-, vakuutus-, elämän-tieteet ja laki. 

Siksi se on loistava ratkaisu oikeudellisten tietojen käsittelyyn. Se keskittää kaikki yksityiset asiakirjat, jotka on hajautettu eri järjestelmien kesken, yhdeksi totuudeksi. Sen seurauksena sinulla on arvokasta tietoa käsillä, mikä parantaa tuottavuuttasi huomattavasti. 

‍

Mutta OpenTextilla on myös joustava sisältöpalvelualusta, joka on ihanteellinen suurten tietomäärien tehokkaaseen käsittelyyn. Lisäksi, ECM-palveluiden kautta voit tarjota lisää operatiivista erinomaisuutta. Ja rakennat sillan työtilaasi ja tärkeisiin työkaluihin, kuten CRM, yritysresurssien suunnittelu (ERP) ja henkilöstöhallinta (HCM). 

OpenTextillä on integraatioratkaisuja Microsoftille, Salesforcelle ja SAPille. 

‍

8. Hyland

Hylandin sisältöratkaisualusta yhdistää erilaisia tietoja kaikkien liiketoimintajärjestelmiesi, työnkulkujesi ja työkalujesi kanssa. 

Lähde: G2

‍

Hyland on hyödyllisten ominaisuuksien täynnä. Ensinnäkin sillä on älykäs sisällönkeruu, joka käyttää tekoälyä kerätäkseen yrityksesi saapuvia tietoja. Mikä parasta, se tekee näistä tiedoista hyödyllisiä ja saatavilla, riippumatta lähteestä, tyypistä tai tilasta. 

Toiseksi Hylandilla on sisäänrakennettu prosessiautomatisointiominaisuuksia, jotka yhdistävät työnkulkuasi ja järjestelmiäsi yhdelle saumatulle tiedonlähteelle. 

Turvallisen datan hallinnan avulla tämä ratkaisu varmistaa, että datasi noudattaa tiukimpia vaatimuksia (aloilla, kuten terveydenhuolto, koulutus, vakuutukset jne.). Hyland suojaa olennaista tietoa kyberuhilta ja menetyksiltä. 

Viimeiseksi, mutta ei vähäisimpänä, Hyland on saatavilla yli 500 ainutlaatuista sovellusta, mukaan lukien Workday, SharePoint, Cognizant, DocuSign, Accela jne. 

‍

9. Microsoftin SharePoint

Microsoft SharePoint on intranet-alusta ja asiakirjahallintaohjelmistotyökalu, joka käsittelee perinteistä, verkkosivustoa ja sosiaalista sisältöä. 

Lähde: Microsoft

‍

Yksi parhaista ominaisuuksista on, että voit käyttää sitä eri laitteista, kuten tietokoneista, puhelimista ja tableteista. Sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot ja tiedostot yhdessä paikassa, mikä voimistaa tiimityötä ja yhteistyötä. 

Mutta se löytää myös tarvitsemasi tiedot nopeasti voimakkaiden hakutoimintojen kautta. Tällä tavalla SharePoint parantaa tuottavuuttasi muuttamalla tapaasi työskennellä, yksinkertaisista tehtävistä, kuten asiakirjan hyväksynnästä, monimutkaisemmiksi työnkuluiksi. 

Mitä asiakirjoihin tulee, tämä työkalu antaa sinulle mahdollisuuden ladata, muokata ja jakaa tiedostojasi. Mutta se myös pitää kirjaa siitä, kuka teki muutoksia, ja sallii sinun ladata eri versioita samasta asiakirjasta. 

SharePoint integroituu Microsoft 365 -kokonaisuuteen, mukaan lukien Kenttäpalvelu, Asiakaspalvelu, Markkinointi ja Projektipalveluautomaatio. 

‍

10. IBM Business Automation Workflow

Viimeisenä listallamme (mutta ehdottomasti tarkistamisen arvoinen) on IBM, tekoälypohjainen ECM-työkalu, joka automatisoi liiketoimintaprosessejasi. 

Lähde: G2

Watsonin kautta — IBMin AI-assistentti — voit ratkaista kaikki eteen tulevat haasteet. Ja saat 360 asteen näkökulman liiketoimintatoimintoihisi. 

Lisäksi IBM auttaa sinua rakentamaan sisällönhallintaratkaisuja käyttötilanteiden käsittelemiseksi, suunnittelemaan parempia työnkulkuja ja kaappaamaan arvokkaita näkemyksiä, jotka johtavat parempiin liiketoimintatuloksiin. 

Tämä ECM-ohjelma yhdistää eristyneet tietosi yhdeksi työnkulkuratkaisuksi, joka soveltuu pilvi-, hybrid- ja paikalliseen käyttöönottoon. Kuinka? Prosessinhallinta- ja yhteistyöominaisuuksien avulla datan hallinta on helpompaa ja kätevämpää. 

‍

IBM tarjoaa ydinkirjastopalveluja, jotka voivat käsitellä asiakirjoja ja tiedostoja tehokkaammin. Lisäksi se sisältää turvalliset tiedostojen jakamisominaisuudet ja tehokkaan haun, joka tekee tarvitsemasi oivallusten löytämisestä helppoa. 

‍

‍

Kuinka valita ECM-järjestelmä organisaatiollesi

Kuten jokin muu työkalu liiketoiminnassasi, ECM-järjestelmä on harkittava huolellisesti. Saattaa olla helpompaa valita sellainen, joka kuulostaa hyvältä, mutta et halua päätyä ratkaisuun, josta et pidä. Ja joka ei yksinkertaisesti tee tehtäväänsä.

Kun olet arvioinut tavoitteesi, päämääräsi ja nykyiset tarpeesi, etsi ECM-työkalu, joka: 

• Turvallisesti tallentaa sisällön: Olemme korostaneet artikkelissa tietojen turvallisuuden merkitystä. Et saa tehdä kompromisseja etsiessäsi työkalua, joka ottaa turvallisuuden, yksityisyyden ja vaatimustenmukaisuuden vakavasti, erityisesti jos työskentelet tiukasti säännellyillä aloilla. 
• Integroituu olemassa oleviin järjestelmiin: On rasittavaa vaihtaa työkalusta toiseen. Valitsemasi ECM-alustan olisi integroituva vaivattomasti olemassa oleviin työkaluihisi — ja tehtävä se häiritsemättä muita toimintoja. 
• On joustava ja skaalautuva: ECM-työkalun on autettava sinua löytämään tarvitsemasi tiedot aina kun tarvitset niitä, riippumatta siitä, mihin tallennat tietosi. Mutta tärkeämpää on, että sen tulisi sopia työprosesseihisi kuin hansikas ja pystyä sopeutumaan kasvaviin tarpeisiisi.
• Tarjoaa helpon pääsyn: Tiedon etsimisen ei pitäisi olla vaikeaa. Oikean ECM-alustan on oltava helppokäyttöinen ja intuitiivinen, joten sen on oltava vedä ja pudota -käyttöliittymä, joka parantaa käyttäjäkokemuksia ja mukautettavia työprosesseja tukemaan yhteistyötä. 

‍

• Omistaa tehokkaat analytiikkatyökalut: Sinun on tiedettävä, toimiiko työkalu oikein vai ei. On parasta etsiä ECM, jossa on visuaalisia raporteja, kojelautoja ja analyysejä, jotka antavat hyvän näkymän liiketoimintaprosesseihisi. Ja auttaa sinua tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. 

‍

Yhteenveto

On sinun päätettävissäsi, mikä on paras ECM-ohjelmisto liiketoimintaasi varten. Toivomme, että tämä ostajan opas ohjasi sinua oikeaan suuntaan. Ja että tunnet itsesi valmiimmaksi kohtaamaan tämän haasteen suoraan. 

JA — tässä on idea — voit aloittaa tämän uuden seikkailun kokeilemalla Guru:ta ilmaiseksi.

‍