Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

‍

What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

‍

How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

‍

What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

‍

What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

Se tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, interaktiivisella ohjauspaneelilla, joka on helppo ymmärtää. Document360:llä on myös sisäinen kommentointiominaisuus, joka mahdollistaa paremman viestinnän tiimienne välillä ja dynaamisemman tarkistusprosessin.

Lähde: G2

‍

Document360:n avulla luot sekä sisäisen että ulkoisen asiakastietopohjan markdown- tai WYSIWYG-editorilla. Tämä tuote pyrkii varmistamaan, että asiakkaasi saavat kokonaisuudessaan hyvän kokemuksen luomalla hyödyllistä tuotedokumentaatiota ja FAQ-sivuja. 

‍

Document360 integroituu Slackin, Driftin, Freshdeskin, Microsoft Teamsin ja muiden kanssa. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice tarjoaa sopivan tietohallintotyökalun, joka sopii myynti- /markkinointipäälliköille, asiakastukitiimeille ja tuotekehittäjille. 

Mikä Helpjuicessa viehättää, on sen mukautettavuus. Jos noudatat tiukkoja brändisääntöjä, tämä tietopankkiratkaisu voi auttaa sinua täyttämään vaatimuksesi useilla räätälöidyillä malleilla ja teemoilla. Voit personoida jokaisen niistä väreilläsi ja logollasi. 

Helpjuice:ssa on myös Googlen kaltainen haku, joka päivittää jatkuvasti perustuen ajankohtaisiin trendeihin ja tehokkaisiin analyyseihin, jotka antavat sinulle tietoa siitä, mitkä artikkelit tarvitsevat parannusta, mitä ihmiset tarvitsevat sinulta jne.

Lähde: Capterra

‍

Se integroituu työkaluihin, kuten Zapier, Google Chrome, Salesforce ja Slack, joten voit käyttää sitä missä tahansa työskentelet. 

‍

4. Zendesk

Zendesk yhdistää IT-tietopankin ja käyttäjän käyttöön tarkoitetun tukiohjelmiston voiman yhdeksi ratkaisuksi. 

Se on alusta, joka pitää sisällön ajankohtaisena, täyttää tietovajeita ja antaa näkemyksiä siitä, mitä asiakkaat etsivät. Lisäksi se auttaa agentejasi käsittelemään enemmän asiakastukilippuja, mikä puolestaan lisää sitoutumista ja asiakastyytyväisyyttä. 

Lähde: G2

‍

Mutta Zendesk on myös sopiva parantamaan sisäistä viestintää, mikä tekee tiedoista saavutettavia kaikille yrityksessä mukana oleville. 

Zendesk:n generatiivisen AI:n avulla voit kirjoittaa uusia artikkeleita, muokata sisältöäsi paremman tavoittavuuden saavuttamiseksi ja keksiä vastauksia asiakaskyselyihin.

‍

Tämä työkalu integroituu useisiin suosittuihin sovelluksiin, kuten Jira, Slack, Tymeshift Workforce jne. 

‍

5. Slite

Slite on tietopankkityökalu, joka järjestää tärkeimmät asiakirjasi ja auttaa sinua pääsemään tiedostoihisi silloin, kun niitä tarvitset eniten. 

Tiimisi voi saada minkä tahansa tiedon — perehdytysohjeista muistiinpanoihin — hukkaamatta aikaa etsimiseen. Slite lajittelee tiedostosi kanavan mukaan, mutta siinä on myös malleja, jotka auttavat sinua alkuun. 

Lähde: G2

‍

Slite tarjoaa editorin, jolla on perustason ominaisuuksia, minkä ansiosta voit lisätä kuvia tai videoita, lisätä hymiöitä tai lainauksia, ja upottaa koodin siivouksia. Saat tarvittavat työkalut, jotta tietopohjasi saa ripauksen persoonallisuutta.

‍

Entä jos, Slite tuo tiimisi tiedot suosikkityökaluihisi, kuten Miro, Google Drive, Loom tai YouTube.

‍

6. Bloomfire

Bloomfire on pilvipohjainen tietohallintaratkaisu, joka huolehtii yrityksesi organisaatiotiedosta.

Sijainnista riippumatta jokainen työntekijä voi löytää materiaalin, jota he tarvitsevat työnsä tekemiseen. Koska Bloomfire indeksoi jokaisen sanan tiedostoistasi, jopa äänitallenteet, tiimisi pääsee asiakirjoihin helpommin.  

Lähde: G2

‍

Tämä mahdollistaa parempien liiketoimintapäätösten tekemisen samalla, kun vaalitaan yhteistyö kulttuuria. Lisäksi Bloomfirella on runsaasti integraatioita, mukaan lukien Box, Microsoft Teams ja Google Drive. 

‍

Bloomfire antaa sinun ladata sisältösi suoraan työtilaan, riippumatta muodosta (PDF, videot, esitysohjelmat jne.). Mutta voit myös käyttää sen sisäänrakennettua editoria luodaksesi uutta sisältöä alusta alkaen. 

‍

7. Help Scout

Help Scout on sydämeltään tukityökalu. Mutta se voi toimia aina päällä olevan tukikeskuksen, joka säästää tiimisi aikaa ja parantaa käyttäjäkokemusta.

Lähde: G2

‍

Tämä työkalu pitää sisällönhallinnan yksinkertaisena antamalla sinulle organisaatio- ja automaatiotyökalut, joita tarvitset asiakaskysymyksiin vastaamiseksi ympäri vuorokauden. Se on myös helppo asentaa, koska se ei vaadi koodia.

Help Scout tuo pöydälle runsaasti kustomointimahdollisuuksia, jotka tekevät widgetistäsi omasi. Lisäksi voit rajoittaa, kuka näkee sisältösi ja kuka on valtuutettu vuorovaikuttamaan sen kanssa, jotta tietosi pysyvät turvassa.

Voit tuoda tiedostosi asiakkaidesi eteen suosikkityökalujesi, kuten Shopify, Mailchimp, FreshBooks tai Slack, avulla. 

‍

8. Notion

Notion on yhteydessä oleva työtila, jossa eri kokoiset tiimit keskittävät tietonsa. 

Notion järjestää sisältösi laahaamalla ja pudottamalla, mikä tarkoittaa, että kuka tahansa voi tulla ja päivittää sivua ilman teknistä asiantuntemusta. Lisäksi Notionissa on sivupalkki, joka antaa sinun järjestää ja mukauttaa tietosi nopeasti, jotta ne ovat helposti saatavilla. 

Tässä alustassa on myös hakutoiminto, joka mahdollistaa sinun löytää etsimäsi nopeasti. Koska Notion pitää kaiken ajan tasalla, riippumatta siitä, kuinka paljon laajennat, sinulla on aina tuore sisältö helposti saatavilla.

Lähde: G2

‍

Notion vastustaa sovellusten vaihtamista; sen vuoksi se integroituu moniin työkaluihin, kuten Slack, Figma, Amplitude tai GitHub.

‍

9. Nuclino

Nuclino voi olla kaikkien organisatoristen tietojesi “ydin”. Se yhdistää muistiinpanosi, tiedostosi ja projektisi yhteen alustaan, ilman kontekstin vaihdon tarvetta. 

Se tarjoaa intuitiivisen käyttöliittymän, joten sinun ei tarvitse olla tekninen asiantuntija käyttääksesi tätä työkalua. Saat myös hyötyä markdown-komentoista, mediainsertoista ja versiohistoriasta, jotta voit helposti dokumentoida kaiken.

Nuclino:n wiki pitää tietosi järjestyksessä, jolloin voit luokitella ja jäsentää sisältösi haluamallasi tavalla jokaista tiimiä ja aihetta varten. Käytä sisäisiä linkkejä, julkisia ja yksityisiä työtiloja sekä mukautettuja kenttiä tiedostojesi pitämiseen siistissä järjestyksessä. 

Lähde: G2

‍

Nuclino toimii erittäin hyvin kaikkien suosikkisovellustesi kanssa: Discord, Grammarly, InVision, Typeform jne.

‍

10. Confluence

Viimeinen työkalumme on Confluence, avoimen lähdekoodin ja jaettu työtila, joka antaa sinulle mahdollisuuden luoda oma tietopankkisi sisäiselle dokumentaatiolle. 

Lähde: G2

‍

Tämä ratkaisu on täysin haettavissa. Confluence sisältää edistyneet hakutoiminnot, tunnisteet ja sisällön puut, jotka auttavat tiimejäsi löytämään tarvitsemansa ilman aikaa hukkaamatta.

‍

Confluence auttaa sisällön luomisessa. Voit käyttää tyhjää kangasta ideoidesi kirjaamiseen, mutta saat myös yli 75 räätälöitävää mallia tietopohjasi rakentamiseen.

Voit liittää Confluencen Atlassian-sarjaan tai etsiä sen markkinapaikalta haluamiasi sovelluksia (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM jne.). 

‍

Kuinka valita paras tietopankkialusta

Markkinoilla on runsaasti hyviä tiedonhallintatyökaluja, jotka ovat valmiita palvelemaan sinua. Mutta on vaikeaa päättää, mikä niistä on oikea sinulle, varsinkin jos et tiedä, mitä etsit. Tai ehkä et ole vielä varma, tarvitsetko sellaista ylipäätään.

Voiko tämä tilasto muuttaa mieltäsi?

91% asiakkaista käyttäisi verkkotietopankkia jos se olisi räätälöity heidän tarpeidensa mukaan. Mikä tarkoittaa, että sinun ei pitäisi tyytyä ensimmäiseen työkaluun, jonka näet. 

Etsiessäsi Pyhää Graalia, pidä mielessäsi seuraavat avaintekijät: 

• Integraatiot: Valitsemasi tiedonhallintaohjelmiston tulisi yhdistää helposti muihin työkaluihin työnkulussasi. On tärkeää, että et vaihda sovelluksia etsiessäsi tiedostoa ja että sinulla on helppo pääsy etsimiisi vastauksiin. 
• Käytön helppous: Tarkista kuinka helppoa tietopankkisi ylläpitäminen on. Valitse työkalu, joka yksinkertaistaa onboarding-prosessiasi, jotta saat sovelluksen nopeasti käyttöön. 
• Omistuskustannukset: Tämä herättää kysymyksen “Saaneko tästä työkalusta vastinetta rahoilleni?” Kun arvioit vaihtoehtojasi, valitse työkalu, joka ei vaadi paljon työntekijäkoulutusta ja on helppo asentaa ja ylläpitää, jotta voit saada nopean tuoton investoinnillesi. 
• Joustavuus: Valitsemasi työkalu pitäisi olla hyödyllinen sekä sisäisille että ulkoisille tietopankille. Joustavuuden tulisi myös tarkoittaa, että se voi integroida muihin työkaluihin ja laajentua yrityksesi mukana. 

‍

• Turvallisuus: Tietopankit käsittelevät arkaluontoista dataa. Siksi on erittäin suositeltavaa valita työkalu, joka omaa ajantasaiset vaatimustenmukaisuustodistukset ja noudattaa alakohtaisia sääntöjä ja rajoituksia, jotta vältät ikävät tilanteet. 

‍

‍

Yhteenveto

Paras tietopohjatyökalun valitseminen suurelle tai pienelle liiketoiminnalle ei pitäisi tuntua pitkältä ja vaivalloiselta matkalta. Kyllä, se on suuri päätös, joka vaatii huolellista harkintaa ja suunnittelua, mutta tämä opas antaa sinulle täydelliset vinkit koko prosessin sujuvoittamiseen.

Muista: tee kotiläksysi hyvin, ymmärrä tarpeesi, ja löydät ratkaisun, joka täyttää kaikki vaatimuksesi nopeasti. 

‍