Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Totuus on, että se ei ole kovin tehokas tapa seurata kaikkea tietoa, jota yrityksellä on. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Syötä… tietopohjaohjelmistosovellus. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

On yksi pieni ongelma: miten valitset täydellisen ohjelmiston erityistarpeisiisi?

Tässä oppaassa on kaikki etsimäsi vastaukset. Se kattaa kaiken siitä, mitä tietopohjaohjelmisto on, vinkkeihin parhaimman valitsemiseksi yrityksellesi. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2025.

‍

What is Knowledge Base Software?

Tietopohjaohjelmisto on yrityksen digitaalinen kirjasto sen tuotteista, palveluista tai sisäisistä prosesseista. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

Nyt ajattelet varmaankin: 'Miten se tarkalleen toimii?' 

Älä enää ihmettele; näytämme sinulle!

‍

How Do Knowledge Bases Work?

Tietopohjat toimivat keskitettynä tietovarastona yrityksesi tietojen, faktojen ja tiedostojen järjestetylle tiedolle. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Tietojen keruu — Tietopohjaratkaisu kerää olennaista tietoa kaikista eristyneistä lähteistäsi. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Rakentaminen — Tietopohjat eivät ole vain tiedon keräämistä. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indeksointi — Koska tietopohja tallentaa ja järjestää tiedon, sinulla on helpompi pääsy siihen. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Sisäiset tietopohjat ovat tarkoitettu vain työntekijöidesi käyttöön. Ne toimivat 'yleisenä kauppana' resursseillesi. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

Tunnet nyt itsesi varmemmaksi, kun tiedät, miten tietopohjat toimivat. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

‍

What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Tu support agentit lopettavat samojen kysymysten (esim. tuotteesi hinnoista) vastaamisen. Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Asiakastyytyväisyyden lisääntyminen: Asiakkaasi saavat tarvitsemaansa tietoa 24/7, vaikka et olisi työssäsi. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. Joten sinun ei tarvitse palkata lisää ihmisiä työn tekemiseen. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Säästetty aika: Itsepalvelutietopohja vapauttaa tiimisi aikaa, ja he voivat keskittyä enemmän erinomaisen asiakaspalvelun tarjoamiseen. 

But what makes a knowledge base good?

Sen on oltava varustettu tärkeillä ominaisuuksilla, joten puhutaan niistä seuraavaksi. 

‍

What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Olipa se ulkoinen tai sisäinen, tietopohjaohjelmiston pitäisi helpottaa tiimisi työtä, ei aiheuttaa päänsärkyä. Mutta käytön helppous on vain yksi tämän työkalun tärkeimmistä ominaisuuksista. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Sisältörakentaja ja -editori: Generatiivinen AI voi auttaa sinua luomaan sisältöä nopeasti, mutta se tarvitsee silti inhimillistä kosketusta, jotta se olisi 'Wow.' Toivottu tietopohjasi pitäisi olla sisältöeditori tai valmiita malleja, jotka tekevät sisällön luomisesta vaivatonta. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. On tärkeää etsiä tietopohjatyökaluja, jotka integroituvat helposti monenlaisisiin sovelluksiin, kuten Slack, Salesforce tai muihin projektinhallintaratkaisuihin, joita käytät päivittäin. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. Ne auttavat näkemään, mitä tiimisi etsii tai miten he käyttävät sisältöä. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

Olemme etsineet kaikkialta työkaluja, jotka täyttävät kaikki nämä kriteerit. Tutkitaan nyt joitakin parhaita itsepalvelutietopohjatyökaluja, jotka ovat saatavilla markkinoilla. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2025

Do you really need a knowledge base tool? 

Tuntil nyt olet hoitanut sisältösi itse ja kaikki on mennyt hyvin. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Ehkä löydät jotain, mistä pidät. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

Guru tekee mahdolliseksi lopettaa loputtoman selaamisen ja etsimisen lukemattomista työkaluista; kaikki on nyt sormiesi ulottuvilla. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

Se tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, interaktiivisella ohjauspaneelilla, joka on helppo ymmärtää. Document360:llä on myös sisäinen kommentointiominaisuus, joka mahdollistaa paremman viestinnän tiimienne välillä ja dynaamisemman tarkistusprosessin.

Lähde: G2

‍

Document360:n avulla luot sekä sisäisen että ulkoisen asiakastietopohjan markdown- tai WYSIWYG-editorilla. Tämä tuote pyrkii varmistamaan, että asiakkaasi saavat kokonaisuudessaan hyvän kokemuksen luomalla hyödyllistä tuotedokumentaatiota ja FAQ-sivuja. 

‍

Document360 integroituu Slackin, Driftin, Freshdeskin, Microsoft Teamsin ja muiden kanssa. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice tarjoaa sopivan tietohallintotyökalun, joka sopii myynti- /markkinointipäälliköille, asiakastukitiimeille ja tuotekehittäjille. 

Mikä Helpjuicessa viehättää, on sen mukautettavuus. Jos noudatat tiukkoja brändisääntöjä, tämä tietopankkiratkaisu voi auttaa sinua täyttämään vaatimuksesi useilla räätälöidyillä malleilla ja teemoilla. Voit personoida jokaisen niistä väreilläsi ja logollasi. 

Helpjuice:ssa on myös Googlen kaltainen haku, joka päivittää jatkuvasti perustuen ajankohtaisiin trendeihin ja tehokkaisiin analyyseihin, jotka antavat sinulle tietoa siitä, mitkä artikkelit tarvitsevat parannusta, mitä ihmiset tarvitsevat sinulta jne.

Lähde: Capterra

‍

Se integroituu työkaluihin, kuten Zapier, Google Chrome, Salesforce ja Slack, joten voit käyttää sitä missä tahansa työskentelet. 

‍

4. Zendesk

Zendesk yhdistää IT-tietopankin ja käyttäjän käyttöön tarkoitetun tukiohjelmiston voiman yhdeksi ratkaisuksi. 

Se on alusta, joka pitää sisällön ajankohtaisena, täyttää tietovajeita ja antaa näkemyksiä siitä, mitä asiakkaat etsivät. Lisäksi se auttaa agentejasi käsittelemään enemmän asiakastukilippuja, mikä puolestaan lisää sitoutumista ja asiakastyytyväisyyttä. 

Lähde: G2

‍

Mutta Zendesk on myös sopiva parantamaan sisäistä viestintää, mikä tekee tiedoista saavutettavia kaikille yrityksessä mukana oleville. 

Zendesk:n generatiivisen AI:n avulla voit kirjoittaa uusia artikkeleita, muokata sisältöäsi paremman tavoittavuuden saavuttamiseksi ja keksiä vastauksia asiakaskyselyihin. 

‍

Tämä työkalu integroituu useisiin suosittuihin sovelluksiin, kuten Jira, Slack, Tymeshift Workforce jne. 

‍

5. Slite

Slite on tietopankkityökalu, joka järjestää tärkeimmät asiakirjasi ja auttaa sinua pääsemään tiedostoihisi silloin, kun niitä tarvitset eniten. 

Tiimisi voi saada minkä tahansa tiedon — perehdytysohjeista muistiinpanoihin — hukkaamatta aikaa etsimiseen. Slite lajittelee tiedostosi kanavan mukaan, mutta siinä on myös malleja, jotka auttavat sinua alkuun. 

Lähde: G2

‍

Slite tarjoaa editorin, jolla on perustason ominaisuuksia, minkä ansiosta voit lisätä kuvia tai videoita, lisätä hymiöitä tai lainauksia, ja upottaa koodin siivouksia. Saat tarvittavat työkalut, jotta tietopohjasi saa ripauksen persoonallisuutta. 

‍

Entä jos, Slite tuo tiimisi tiedot suosikkityökaluihisi, kuten Miro, Google Drive, Loom tai YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire on pilvipohjainen tietohallintaratkaisu, joka huolehtii yrityksesi organisaatiotiedosta. 

Sijainnista riippumatta jokainen työntekijä voi löytää materiaalin, jota he tarvitsevat työnsä tekemiseen. Koska Bloomfire indeksoi jokaisen sanan tiedostoistasi, jopa äänitallenteet, tiimisi pääsee asiakirjoihin helpommin.  

Lähde: G2

‍

Tämä mahdollistaa parempien liiketoimintapäätösten tekemisen samalla, kun vaalitaan yhteistyö kulttuuria. Lisäksi Bloomfirella on runsaasti integraatioita, mukaan lukien Box, Microsoft Teams ja Google Drive. 

‍

Bloomfire antaa sinun ladata sisältösi suoraan työtilaan, riippumatta muodosta (PDF, videot, esitysohjelmat jne.). Mutta voit myös käyttää sen sisäänrakennettua editoria luodaksesi uutta sisältöä alusta alkaen. 

‍

7. Help Scout

Help Scout on sydämeltään tukityökalu. Mutta se voi toimia aina päällä olevan tukikeskuksen, joka säästää tiimisi aikaa ja parantaa käyttäjäkokemusta.

Lähde: G2

‍

Tämä työkalu pitää sisällönhallinnan yksinkertaisena antamalla sinulle organisaatio- ja automaatiotyökalut, joita tarvitset asiakaskysymyksiin vastaamiseksi ympäri vuorokauden. Se on myös helppo asentaa, koska se ei vaadi koodia. 

Help Scout tuo pöydälle runsaasti kustomointimahdollisuuksia, jotka tekevät widgetistäsi omasi. Lisäksi voit rajoittaa, kuka näkee sisältösi ja kuka on valtuutettu vuorovaikuttamaan sen kanssa, jotta tietosi pysyvät turvassa. 

Voit tuoda tiedostosi asiakkaidesi eteen suosikkityökalujesi, kuten Shopify, Mailchimp, FreshBooks tai Slack, avulla. 

‍

8. Notion

Notion on yhteydessä oleva työtila, jossa eri kokoiset tiimit keskittävät tietonsa. 

Notion järjestää sisältösi laahaamalla ja pudottamalla, mikä tarkoittaa, että kuka tahansa voi tulla ja päivittää sivua ilman teknistä asiantuntemusta. Lisäksi Notionissa on sivupalkki, joka antaa sinun järjestää ja mukauttaa tietosi nopeasti, jotta ne ovat helposti saatavilla. 

Tässä alustassa on myös hakutoiminto, joka mahdollistaa sinun löytää etsimäsi nopeasti. Koska Notion pitää kaiken ajan tasalla, riippumatta siitä, kuinka paljon laajennat, sinulla on aina tuore sisältö helposti saatavilla. 

Lähde: G2

‍

Notion vastustaa sovellusten vaihtamista; sen vuoksi se integroituu moniin työkaluihin, kuten Slack, Figma, Amplitude tai GitHub. 

‍

9. Nuclino

Nuclino voi olla kaikkien organisatoristen tietojesi ydin. Se yhdistää muistiinpanosi, tiedostosi ja projektisi yhteen alustaan, ilman kontekstin vaihdon tarvetta. 

Se tarjoaa intuitiivisen käyttöliittymän, joten sinun ei tarvitse olla tekninen asiantuntija käyttääksesi tätä työkalua. Saat myös hyötyä markdown-komentoista, mediainsertoista ja versiohistoriasta, jotta voit helposti dokumentoida kaiken. 

Nuclino:n wiki pitää tietosi järjestyksessä, jolloin voit luokitella ja jäsentää sisältösi haluamallasi tavalla jokaista tiimiä ja aihetta varten. Käytä sisäisiä linkkejä, julkisia ja yksityisiä työtiloja sekä mukautettuja kenttiä tiedostojesi pitämiseen siistissä järjestyksessä. 

Lähde: G2

‍

Nuclino toimii erittäin hyvin kaikkien suosikkisovellustesi kanssa: Discord, Grammarly, InVision, Typeform jne.

‍

10. Confluence

Viimeinen työkalumme on Confluence, avoimen lähdekoodin ja jaettu työtila, joka antaa sinulle mahdollisuuden luoda oma tietopankkisi sisäiselle dokumentaatiolle. 

Lähde: G2

‍

Tämä ratkaisu on täysin haettavissa. Confluence sisältää edistyneet hakutoiminnot, tunnisteet ja sisällön puut, jotka auttavat tiimejäsi löytämään tarvitsemansa ilman aikaa hukkaamatta.

‍

Confluence auttaa sisällön luomisessa. Voit käyttää tyhjää kangasta ideoidesi kirjaamiseen, mutta saat myös yli 75 räätälöitävää mallia tietopohjasi rakentamiseen. 

Voit liittää Confluencen Atlassian-sarjaan tai etsiä sen markkinapaikalta haluamiasi sovelluksia (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM jne.). 

‍

Kuinka valita paras tietopankkialusta

Markkinoilla on runsaasti hyviä tiedonhallintatyökaluja, jotka ovat valmiita palvelemaan sinua. Mutta on vaikeaa päättää, mikä niistä on oikea sinulle, varsinkin jos et tiedä, mitä etsit. Tai ehkä et ole vielä varma, tarvitsetko sellaista ylipäätään. 

Voiko tämä tilasto muuttaa mieltäsi?

91% asiakkaista käyttäisi verkkotietopankkia jos se olisi räätälöity heidän tarpeidensa mukaan. Mikä tarkoittaa, että sinun ei pitäisi tyytyä ensimmäiseen työkaluun, jonka näet. 

Etsiessäsi Pyhää Graalia, pidä mielessäsi seuraavat avaintekijät: 

• Integraatiot: Valitsemasi tiedonhallintaohjelmiston tulisi yhdistää helposti muihin työkaluihin työnkulussasi. On tärkeää, että et vaihda sovelluksia etsiessäsi tiedostoa ja että sinulla on helppo pääsy etsimiisi vastauksiin. 
• Käytön helppous: Tarkista kuinka helppoa tietopankkisi ylläpitäminen on. Valitse työkalu, joka yksinkertaistaa onboarding-prosessiasi, jotta saat sovelluksen nopeasti käyttöön. 
• Omistuskustannukset: Tämä herättää kysymyksen, 'Saaneko tästä työkalusta vastinetta rahoilleni?' Kun arvioit vaihtoehtojasi, valitse työkalu, joka ei vaadi paljon työntekijäkoulutusta ja on helppo asentaa ja ylläpitää, jotta voit saada nopean tuoton investoinnillesi. 
• Joustavuus: Valitsemasi työkalu pitäisi olla hyödyllinen sekä sisäisille että ulkoisille tietopankille. Joustavuuden tulisi myös tarkoittaa, että se voi integroida muihin työkaluihin ja laajentua yrityksesi mukana. 

‍

• Turvallisuus: Tietopankit käsittelevät arkaluontoista dataa. Siksi on erittäin suositeltavaa valita työkalu, joka omaa ajantasaiset vaatimustenmukaisuustodistukset ja noudattaa alakohtaisia sääntöjä ja rajoituksia, jotta vältät ikävät tilanteet. 

‍

‍

Yhteenveto

Paras tietopohjatyökalun valitseminen suurelle tai pienelle liiketoiminnalle ei pitäisi tuntua pitkältä ja vaivalloiselta matkalta. Kyllä, se on suuri päätös, joka vaatii huolellista harkintaa ja suunnittelua, mutta tämä opas antaa sinulle täydelliset vinkit koko prosessin sujuvoittamiseen. 

Muista: tee kotiläksysi hyvin, ymmärrä tarpeesi, ja löydät ratkaisun, joka täyttää kaikki vaatimuksesi nopeasti. 

‍