Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

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What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

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How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

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You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

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What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

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What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

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• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

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10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

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Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

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2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

Ha un'interfaccia user-friendly, con un cruscotto interattivo che è facile da capire. Document360 ha anche una funzione di commento in linea che consente una comunicazione migliore tra i tuoi team e un processo di revisione più dinamico. 

Fonte: G2

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Con Document360, puoi creare sia una base di conoscenze per clienti interni che esterni tramite un editor markdown o WYSIWYG. Questo prodotto mira a garantire che i tuoi clienti abbiano un'esperienza complessivamente buona creando documentazione utile sul prodotto e pagine FAQ. 

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Document360 si integra con Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams e altri. 

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3. Helpjuice

Helpjuice offre un strumento di gestione delle conoscenze adatto per manager di vendita/marketing, team di supporto ai clienti e sviluppatori di prodotti. 

Ciò che attrae di Helpjuice è la sua personalizzabilità. Se segui regole di branding rigide, questa soluzione di base di conoscenze può aiutarti a rispettare i tuoi standard con più modelli e temi personalizzati. Puoi personalizzare ciascuno di essi con i tuoi colori e il tuo logo. 

Helpjuice ha anche una ricerca simile a Google che si aggiorna costantemente, basata su tendenze attuali e robuste analisi che ti permettono di vedere quali articoli necessitano miglioramenti, cosa vogliono le persone da te, ecc. 

Fonte: Capterra

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Si integra con strumenti come Zapier, Google Chrome, Salesforce e Slack, così puoi accedervi ovunque lavori. 

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4. Zendesk

Zendesk combina la potenza di una base di conoscenze IT e software di help desk per clienti in una sola soluzione. 

È una piattaforma che mantiene i contenuti rilevanti, colma le lacune di conoscenza e fornisce intuizioni su ciò che i clienti stanno cercando. Inoltre, aiuta i tuoi agenti a gestire più ticket di supporto ai clienti, il che a sua volta aumenta il coinvolgimento e la retention. 

Fonte: G2

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Ma Zendesk è anche adatto per migliorare la comunicazione interna, rendendo le conoscenze accessibili a chiunque sia coinvolto nell'azienda. 

Con l'AI generativa di Zendesk, puoi scrivere nuovi articoli, rivedere i tuoi contenuti per una maggiore diffusione e trovare risposte alle domande dei clienti.

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Questo strumento si integra con molte app popolari come Jira, Slack, Tymeshift Workforce, ecc. 

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5. Slite

Slite è uno strumento di base di conoscenze che organizza i tuoi documenti più importanti e ti aiuta a raggiungere i tuoi file quando ne hai più bisogno. 

Il tuo team può recuperare qualsiasi informazione — dalle guide di onboarding alle note — senza perdere tempo a cercare ciò di cui ha bisogno. Slite ordina i tuoi file per canale, ma ha anche modelli per aiutarti a iniziare. 

Fonte: G2

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Slite offre un editor con funzionalità base, dandoti la possibilità di inserire immagini o video, aggiungere emoji o citazioni e incorporare frammenti di codice. Ottieni gli strumenti necessari per dare un tocco di personalità alla tua base di conoscenza.

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Inoltre, Slite porta la conoscenza del tuo team nei tuoi strumenti preferiti, come Miro, Google Drive, Loom o YouTube.

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6. Bloomfire

Bloomfire è una soluzione di gestione della conoscenza basata su cloud che si occupa della conoscenza organizzazionale della tua azienda.

Indipendentemente dalla loro posizione, ogni dipendente può trovare il materiale di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro. Dal momento che Bloomfire indicizza ogni parola dai tuoi file, anche registrazioni audio, il tuo team accederà ai documenti più facilmente.  

Fonte: G2

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Questo ti consente di prendere decisioni aziendali migliori mentre nutri una cultura di collaborazione. Inoltre, Bloomfire ha molte integrazioni, tra cui Box, Microsoft Teams e Google Drive. 

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Bloomfire ti consente di caricare i tuoi contenuti direttamente nello spazio di lavoro, indipendentemente dal formato (PDF, video, presentazioni, ecc.). Ma puoi anche utilizzare il suo editor integrato per creare nuovi contenuti da zero. 

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7. Help Scout

Help Scout è software di help desk per definizione. Ma può agire come un centro di supporto sempre attivo che risparmia tempo al tuo team e migliora l'esperienza dell'utente.

Fonte: G2

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Questo strumento semplifica la gestione dei contenuti fornendoti gli strumenti organizzativi e di automazione necessari per rispondere alle domande dei clienti, giorno e notte. È anche facile da configurare poiché non richiede codice.

Help Scout offre molte opzioni di personalizzazione che renderanno il widget tuo. Inoltre, puoi limitare chi vede i tuoi contenuti e chi è autorizzato a interagire con essi, per mantenere al sicuro i tuoi dati.

Puoi portare i tuoi file di fronte ai tuoi clienti tramite gli strumenti che ami, come Shopify, Mailchimp, FreshBooks o Slack. 

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8. Notion

Notion è uno spazio di lavoro connesso dove team di tutte le dimensioni centralizzano la propria conoscenza. 

Notion mette in ordine i tuoi contenuti tramite organizzazione drag-and-drop, il che significa che chiunque può venire e aggiornare la pagina senza necessitare di competenze tecniche. Inoltre, Notion ha una barra laterale che ti consente di organizzare e personalizzare rapidamente la tua conoscenza per un facile accesso. 

Questa piattaforma ha anche una funzionalità di ricerca che ti permette di trovare rapidamente ciò che stai cercando. Poiché Notion mantiene tutto aggiornato, indipendentemente da quanto scalti, avrai contenuti freschi prontamente disponibili.

Fonte: G2

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Notion è contro il cambio di app; ecco perché si integra con molti strumenti come Slack, Figma, Amplitude o GitHub.

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9. Nuclino

Nuclino può essere il "nucleo" di tutta la tua conoscenza organizzativa. Riunisce le tue note, file e progetti in un'unica piattaforma, senza necessità di cambiare contesto. 

Ha un'interfaccia intuitiva, quindi non hai bisogno di una laurea in tecnologia per utilizzare questo strumento. Beneficerai anche di comandi markdown, di incorporamenti multimediali e della cronologia delle versioni per documentare facilmente tutto.

Il wiki di Nuclino mantiene la tua conoscenza organizzata, permettendoti di categorizzare e strutturare i tuoi contenuti come desideri, per ogni team e argomento. Usa link interni, spazi di lavoro pubblici e privati e campi personalizzati per mantenere i tuoi file in ordine. 

Fonte: G2

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Nuclino funziona molto bene con tutte le tue app preferite: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, ecc.

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10. Confluence

L'ultimo strumento è Confluence, uno spazio di lavoro open-source e condiviso che ti consente di creare la tua base di conoscenze per la documentazione interna. 

Fonte: G2

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Questa soluzione è completamente ricercabile. Confluence ha funzioni di ricerca avanzata, etichette e alberi di contenuto che aiutano i tuoi team a trovare ciò di cui hanno bisogno senza perdere tempo.

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Confluence ti aiuta nella creazione dei contenuti. Puoi usare una tela vuota per annotare i tuoi pensieri, ma otterrai anche oltre 75 modelli personalizzabili per costruire la tua base di conoscenza.

Puoi collegare Confluence con la suite Atlassian o esplorare il suo marketplace per le app che desideri (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, ecc.). 

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Come Scegliere la Migliore Piattaforma per la Base di Conoscenze

Ci sono molte buone piattaforme di gestione delle conoscenze disponibili, pronte a servirti. Ma è difficile decidere quale sia quello giusto per te, soprattutto se non sai cosa cercare. O forse non sei ancora sicuro di averne bisogno in primo luogo.

Questa statistica può cambiare idea?

Il 91% dei clienti utilizzerà una base di conoscenze online se fosse personalizzata in base alle loro esigenze. Il che significa che non dovresti accontentarti del primo strumento che vedi. 

Nella tua ricerca del Santo Graal, tieni presente i seguenti fattori chiave: 

• Integrazioni: Il software di gestione delle conoscenze che scegli dovrebbe collegarsi facilmente ad altri strumenti nel tuo flusso di lavoro. È importante che non cambi app quando stai cercando un file e che tu abbia facile accesso alle risposte che cerchi. 
• Facilità d'uso: Esamina quanto è facile mantenere la tua base di conoscenze. Scegli uno strumento che semplifichi il tuo processo di onboarding in modo da ottenere rapidamente l'app pronta all'uso. 
• Costo totale di possesso: Ci si chiede "Ottengo ciò per cui pago con questo strumento?" Quando valuti le tue opzioni, scegli uno strumento che non richieda molto addestramento per i dipendenti ed è facile da installare e mantenere in modo da ottenere un rapido ritorno sul tuo investimento. 
• Flessibilità: Lo strumento che scegli dovrebbe essere utile sia per le basi di conoscenze interne che esterne. La flessibilità dovrebbe anche significare che può integrarsi con altri strumenti e crescere insieme alla tua azienda. 

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• Sicurezza: Le basi di conoscenze lavorano con dati sensibili. Ecco perché è altamente consigliato scegliere uno strumento che abbia certificazioni di conformità aggiornate e rispetti le normative e restrizioni del settore, per evitare situazioni spiacevoli. 

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Conclusioni

Scegliere il miglior software per la base di conoscenza per la tua grande o piccola azienda non dovrebbe sembrare un lungo e arduo viaggio. Sì, è una decisione enorme, una che richiede attenzione e pianificazione, ma questa guida ti offre i consigli perfetti per semplificare l'intero processo.

Ricorda: fai bene il tuo compito, comprendi le tue esigenze e troverai la soluzione che soddisfa tutti i tuoi requisiti in men che non si dica. 

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