Upptäck några av de bästa kunskapsbasprogrammen som för närvarande finns på marknaden i denna praktiska artikel.

Visste du att kunskapsarbetare fortfarande spenderar 19% av sin tid för att söka och samla information? Sanningen att säga, det är inte ett särskilt effektivt sätt att hålla koll på all kunskap ett företag har. 

För att låsa upp hela potentialen av din organisatoriska kunskap behöver du rätt verktyg. 

Kom in… ett program för kunskapsbas. Med en sådan lösning kan du öka produktiviteten, förbättra sökbarheten och främja en kultur av samarbete. 

Det finns ett litet problem: hur väljer du den perfekta programvaran för dina specifika behov?

Denna guide har alla svar du söker. Den kommer att täcka allt från vad programvara för kunskapsbaser är till tips för att välja den bästa för ditt företag. 

Ansvarsfriskrivning: Detta blogginlägg uppdaterades senast den 4 mars 2024.

‍

Vad är kunskapsbasprogramvara?

Programvara för kunskapsbaser är ett företags digitala bibliotek med information om dess produkter, tjänster eller interna processer. 

Syftet är att hålla all din företagskunskap organiserad. Kunder och anställda hittar enkelt det de behöver själva. Utan att behöva kontakta andra teammedlemmar eller din kundsupportteam. 

Detta självbetjänande magasin innehåller relevant information som handledningar, wikis, vanliga frågor (FAQ) eller företags policyer. Men du kan också använda det för personliga anteckningar eller för att spåra kundfeedback och klagomål. 

Som ett resultat förbättrar du kundupplevelser, ökar teamarbetsinsatser och produktivitet och minskar supportkostnader.

Du tänker säkert nu, ‘Hur fungerar det exakt?’ 

Undra inte längre; vi kommer att visa dig!

‍

Hur fungerar kunskapsbaser?

Kunskapsbaser fungerar som ett centralt arkiv av strukturerad information för ditt företags data, fakta och filer. 

Dessa verktyg lagrar, organiserar och hämtar företagskunskap, vilket effektivt leder till ökad produktivitet och snabbare beslutsfattande. 

Kort sagt hjälper kunskapsbaser med: 

• Datainsamling — En kunskapsbaslösning samlar in relevant data från alla dina avkopplade källor. Detta inkluderar dokument, e-post, chathistorik osv. 
• Strukturering — Kunskapsbaser handlar inte bara om att samla in data. De organiserar också din kunskap i olika kategorier, ämnen eller domäner, beroende på dina preferenser. 
• Indexering — Eftersom kunskapsbasen lagrar och organiserar datan får du enklare åtkomst till den. Genom att använda sökfrågor och fördefinierade kriterier kan alla snabbt lokalisera den information de söker, närhelst de behöver det. 

Det finns två primära typer av kunskapsbaser: interna och externa.

Inre kunskapsbaser är strikt avsedda för dina anställdas användning. De fungerar som en ‘öppen butik’ för dina resurser. Vem som helst från ditt företag kan söka efter den information de behöver för att utföra sina jobb.

Extern kunskapsbaser, även kända som kundservicekunskapsbaser, är endast för allmänheten. De tillhandahåller vanligtvis information relaterad till dina produkter, men kan också inkludera FAQ, användarmanualer eller hjälpsamma artiklar.

‍

Du känner dig mer självsäker nu när du vet hur kunskapsbaser fungerar. Ändå, är de värda besväret?

Fortsätt läsa för att ta reda på mer. 

‍

Vilka är fördelarna med att använda programvara för kunskapsbas?

Kunskapsbasprogramvara är användbar eftersom den sparar mycket tid för dina teammedlemmar. Dina supportagenter slutar svara på samma frågor (t.ex. om din produkts prissättning). Istället kan de fokusera på komplexa kundproblem. 

Som ett resultat kan den rätta kunskapsbasen ge följande fördelar: 

• Ökad kundnöjdhet: Dina kunder får information de behöver dygnet runt, även när du är OOO. 
• Reducerade kostnader: En integrerad chatbot kan hantera de mest grundläggande kundfrågorna. Så du behöver inte anställa fler personer för att utföra jobbet. 
• Mer effektivt samarbete: Dina agenter kommer att ha enkel åtkomst till relevant information, vilket gör att de kan kommunicera och samarbeta mer effektivt. 
• Bättre utbildning av anställda: Artiklar i kunskapsbasen är bara ett klick bort. Din personal kommer alltid att ha tillgång till nyttigt material för snabba svar. 
• Sparad tid: En självbetjäningskunskapsbas frigör din teams tid och de kan fokusera mer på att ge oöverträffad kundservice. 

Men vad gör en kunskapsbas bra?

Den måste ha några nyckelfunktioner, så låt oss prata om dem härnäst. 

‍

Vilka nyckelfunktioner bör programvara för kunskapsbas ha?

Oavsett om de är externa eller interna, bör programvaran för kunskapsbaser göra ditt teams liv enklare, inte ge dem huvudvärk. Men användarvänlighet är bara en av detta verktygs mest viktiga funktioner. Det finns många andra att ha i åtanke när du utvärderar programvara för kunskapsbas.

Ta en titt: 

• AI innehållshjälp: De flesta moderna program för kunskapsbas utnyttjar kraften av AI för innehållsskapande och sammanfattning av komplexa ämnen. Vissa människor kan ha bekymmer över noggrannheten av AI-innehåll eller säkerheten och tryggheten av dina data. Men en AI-driven sökfunktionalitet kan avsevärt förbättra din kunskapsdelning. 
• Innehållsbyggare och redigerare: Generativ AI kan hjälpa dig att snabbt skapa innehåll, men den behöver fortfarande en mänsklig touch för att göra det ‘Wow.’ Din önskade kunskapsbas bör ha en innehållsredigerare eller förgjorda mallar som gör det enkelt att skapa innehåll. 
• App-integrationer: Ditt team använder hundratals verktyg varje dag; att lägga till en till ovanpå det kanske bara blockerar ditt arbetsflöde. Det är avgörande att leta efter verktyg för kunskapsbaser som enkelt integreras med en mängd olika appar som Slack, Salesforce eller andra projektledningslösningar du använder dagligen. 

‍

• Analytik och behörigheter: Ett verktyg för kunskapsbas bör ha kraftfulla analytik och rapporteringsmöjligheter. De hjälper dig att se vad ditt team söker efter eller hur de använder innehållet. Dessutom, välj en plattform som har användarbehörigheter för att hålla känslig data privat och säker. 
• Effektiv sökmotor: En lösning för kunskapsbasen är inte komplett utan sökfunktionalitet. Det valda verktyget bör använda en avancerad algoritm för att ge användarna korrekt information, även om det finns felstavade ord, felaktiga fraser osv. 

Vi har letat överallt efter verktyg som tickar i alla dessa boxar. Låt oss nu utforska några av de bästa självbetjäningsverktygen för kunskapsbaser som finns tillgängliga på marknaden. 🔍

‍

‍

10 av de bästa verktygen för kunskapsbaser 2024

Behöver du verkligen ett verktyg för kunskapsbas? 

Än så länge har du hanterat ditt innehåll på egen hand och allt har fungerat bra. Men, enligt McKinsey, har många företag upptäckt att en bättre kunskapsförvaltningsprocess ökar deras produktivitet med upp till 25%. 

Så, om du vill uppleva detsamma, ta en titt på följande lista. Kanske hittar du något du gillar. 

1. Guru

Guru är tre saker på en gång: en AI-driven företagskunskapsökning, en intranetplattform och en wiki. Det kombinerar sömlöst artificiell intelligens med mänsklig kraft för att göra hantering och skapande av innehåll enkelt. 

Vad Guru gör bäst är integrera med alla verktyg du använder dagligen så att du kan fokusera på det aktuella arbetet. På så sätt arbetar ditt team ostört genom att stanna på samma flik, chattgrupp eller e-posttråd. 

Populära Guru-integrationer inkluderar Google Chrome, Slack, BambooHR och många fler. 

Detta AI-drivna verktyg ger dig också alla svar du behöver snabbt och effektivt. 

Hur snabbt?

Kolla in detta:

‍

Guru hjälper dig att hitta rätt information på alla dina appar och identifiera duplicerad kunskap eller luckor. Dessutom har den intuitiva samarbetsverktyg som du kan använda för att skapa och uppdatera din kunskap i realtid. 

Med Guru lämnar du det oändliga skrollandet och sökandet genom otaliga separata verktyg; allt finns nu inom räckhåll. 

Läs mer om Guru genom att titta på vår on-demand demo-video!

‍

2. Document360

Document360 är ett gratis program för kunskapsbaser för att skapa innehåll som SOP:er, wikis, API-dokumentation och användarmanualer.

Det har ett användarvänligt gränssnitt, med en interaktiv instrumentpanel som är lätt att förstå. Document360 har även en inline-kommentarsfunktion som möjliggör bättre kommunikation mellan dina team och en mer dynamisk granskningsprocess. 

Källa: G2

‍

Med Document360 skapar du både en intern och extern kundkunskapsdatabas genom en markdown- eller WYSIWYG-redigerare. Denna produkt syftar till att säkerställa att dina kunder får en övergripande bra upplevelse genom att skapa hjälpsam produktdokumentation och FAQ-sidor. 

‍

Document360 integreras med Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams och andra. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice erbjuder ett verktyg för kunskapshantering som är lämpligt för försäljnings-/marknadschefer, kundsupportteam och produktutvecklare. 

Det som tilltalar med Helpjuice är dess anpassningsförmåga. Om du följer strikta varumärkesregler kan denna kunskapsdatabaslösning hjälpa dig att möta dina standarder med flera skräddarsydda mallar och teman. Du kan personifiera var och en av dem med dina färger och din logotyp. 

Helpjuice har dessutom en Google-liknande sökning som ständigt uppdateras, baserat på aktuella trender samt robust analys som låter dig se vilka artiklar som behöver förbättras, vad folk behöver från dig, etc. 

Källa: Capterra

‍

Det integreras med verktyg som Zapier, Google Chrome, Salesforce och Slack, så du kan få tillgång till det var du än arbetar. 

‍

4. Zendesk

Zendesk kombinerar kraften av en IT-kunskapsdatabas och kundorienterad hjälpdeskprogramvara i en lösning. 

Det är en plattform som håller innehållet relevant, fyller kunskapsluckor och ger insikter i vad klienter letar efter. Dessutom hjälper det dina agenter att hantera fler kundsupportärenden, vilket i sin tur ökar engagemanget och retentionen. 

Källa: G2

‍

Men Zendesk är också lämpligt för att förbättra intern kommunikation, vilket gör kunskapen tillgänglig för alla involverade i företaget. 

Med Zendesk’s generativa AI kan du skriva nya artiklar, revidera ditt innehåll för bättre räckvidd och komma på svar på kundförfrågningar. 

‍

Detta verktyg integreras med flera populära appar som Jira, Slack, Tymeshift Workforce, etc. 

‍

5. Slite

Slite är ett verktyg för kunskapsdatabaser som organiserar dina viktigaste dokument och hjälper dig att nå dina filer när du behöver dem som mest. 

Ditt team kan hämta all information – från onboarding-guider till anteckningar – utan att slösa tid på att söka efter vad de behöver. Slite sorterar dina filer efter kanal, men det har också mallar för att hjälpa dig komma igång. 

Källa: G2

‍

Slite erbjuder en redigerare med grundläggande funktioner, vilket ger dig möjlighet att infoga bilder eller videor, lägga till emojis eller citat, och infoga kodsnuttar. Du får de nödvändiga verktygen för att ge din kunskapsbas en aning av personlighet.

‍

Vad som är mer, Slite för med sig ditt teams kunskap till dina favoritverktyg, som Miro, Google Drive, Loom eller YouTube.

‍

6. Bloomfire

Bloomfire är en molnbaserad lösning för kunskapshantering som tar hand om ditt företags organisatoriska kunskap.

Oavsett plats kan varje anställd hitta det material de behöver för att göra sina jobb. Eftersom Bloomfire indexerar varje ord från dina filer, även ljudinspelningar, kommer ditt team att få tillgång till dokumenten enklare.  

Källa: G2

‍

Detta möjliggör bättre affärsbeslut samtidigt som det främjar en kultur av samarbete. Dessutom har Bloomfire många integrationer, inklusive Box, Microsoft Teams och Google Drive. 

‍

Bloomfire låter dig ladda upp ditt innehåll direkt i arbetsytan, oavsett format (PDF-filer, videor, presentationsmaterial, etc.). Men du kan också använda dess inbyggda redigerare för att skapa nytt innehåll från grunden. 

‍

7. Help Scout

Help Scout är programvara för hjälpdesk i grunden. Men det kan fungera som ett ständigt supportcenter som sparar tid för ditt team och förbättrar användarupplevelsen.

Källa: G2

‍

Detta verktyg håller innehållshanteringen enkel genom att ge dig de organisatoriska och automatiseringsverktyg som behövs för att svara på kundfrågor, dygnet runt. Det är också lätt att sätta upp eftersom det inte kräver någon kodning.

Help Scout erbjuder många anpassningsalternativ som gör att widgeten blir din. Dessutom kan du begränsa vem som ser ditt innehåll och vem som är auktoriserad att interagera med det, för att hålla din information säker.

Du kan visa dina filer för dina kunder via de verktyg du älskar, som Shopify, Mailchimp, FreshBooks eller Slack. 

‍

8. Notion

Notion är en kopplad arbetsyta där team av alla storlekar centraliserar sin kunskap. 

Notion organiserar ditt innehåll genom drag-och-släpp, vilket innebär att alla kan komma och uppdatera sidan utan att behöva någon teknisk expertis. Dessutom har Notion en sidobarsfunktion som låter dig snabbt organisera och anpassa din kunskap för snabb åtkomst. 

Denna plattform har också en sökfunktion som gör att du snabbt kan hitta det du letar efter. Eftersom Notion håller allt uppdaterat, oavsett hur mycket du växer, kommer du alltid att ha färskt innehåll tillgängligt.

Källa: G2

‍

Notion är emot att byta appar; det är därför den integreras med många verktyg som Slack, Figma, Amplitude eller GitHub.

‍

9. Nuclino

Nuclino kan vara “atomkärnan” av all din organisatoriska kunskap. Det samlar dina anteckningar, filer och projekt på en enda plattform utan att behöva byta sammanhang. 

Det har ett intuitivt gränssnitt, så du behöver ingen teknisk utbildning för att använda detta verktyg. Du får också fördelar av markdown-kommandon, medie-inbäddningar och versionshistorik för att enkelt dokumentera allt.

Nuclino’s wiki håller din kunskap organiserad, så att du kan kategorisera och strukturera ditt innehåll på det sätt du vill, för varje team och ämne. Använd interna länkar, offentliga och privata arbetsytor, samt anpassade fält för att hålla dina filer i gott ordning. 

Källa: G2

‍

Nuclino fungerar mycket bra med alla dina favoritappar: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, etc.

‍

10. Confluence

Vårt sista verktyg är Confluence, en öppen källkod och delad arbetsyta som låter dig skapa din egen kunskapsdatabas för intern dokumentation. 

Källa: G2

‍

Denna lösning är helt sökbar. Confluence har avancerade sökfunktioner, etiketter och innehållsträd som hjälper dina team att hitta det de behöver utan att slösa tid.

‍

Confluence hjälper till när det kommer till att skapa det faktiska innehållet. Du kan använda en tom duk för att skriva ned dina tankar, men du får också över 75 anpassningsbara mallar för att bygga din kunskapsbas.

Du kan koppla Confluence med Atlassian-sviten eller leta runt i dess marknadsplats efter de appar du vill ha (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, etc.). 

‍

Hur man väljer den bästa plattformen för kunskapsdatabaser

Det finns gott om bra plattformar för kunskapshantering som är redo att betjäna dig. Men det är svårt att avgöra vilken som är rätt för dig, särskilt om du inte vet vad du ska leta efter. Eller kanske är du fortfarande inte säker på att du behöver en från början.

Kan denna statistik ändra din åsikt?

91% av kunderna skulle använda en online kunskapsdatabas om den var skräddarsydd efter deras behov. Vilket betyder att du inte bör nöja dig med det första verktyget du ser. 

I din jakt på den heliga graalen, kom ihåg följande viktiga faktorer: 

• Integrationer: Programvaran för kunskapshantering du väljer bör enkelt kunna koppla ihop med andra verktyg i din arbetsprocess. Det är viktigt att du inte byter appar när du letar efter en fil och att du har enkel tillgång till svaren du söker. 
• Användarvänlighet: Granska hur lätt det är att underhålla din kunskapsdatabas. Välj ett verktyg som effektiviserar din onboardingprocess så du snabbt får igång appen. 
• Total ägandekostnad: Detta väcker frågan “Kommer jag få valuta för pengarna med detta verktyg?” När du utvärderar dina alternativ, välj ett verktyg som inte kräver mycket utbildning av anställda och som är lätt att installera och underhålla så att du kan få en snabb avkastning på din investering. 
• Flexibilitet: Det verktyg du väljer bör vara användbart för både interna och externa kunskapsdatabaser. Flexibilitet ska också innebära att det kan integreras med andra verktyg och skala tillsammans med ditt företag. 

‍

• Säkerhet: Kunskapsdatabaser arbetar med känsliga data. Därför rekommenderas det starkt att välja ett verktyg som har aktuella överensstämmelsecertifieringar och följer branschens regler och begränsningar, så att du undviker otrevliga situationer. 

‍

‍

Slutsats

Att välja den bästa programvaran för kunskapsbaser för ditt stora eller lilla företag bör inte kännas som en lång, mödosam resa. Ja, det är ett stort beslut, ett som kräver noggrant övervägande och planering, men denna guide ger dig de perfekta tipsen för att effektivisera hela processen.

Kom ihåg: gör din hemläxa ordentligt, förstå dina behov, så kommer du att hitta lösningen som uppfyller alla dina krav på nolltid. 

‍