Odkryj najlepsze oprogramowanie bazy wiedzy dostępne obecnie na rynku w tym przydatnym artykule.

Czy wiesz, że pracownicy wiedzy spędzają wciąż 19% swojego czasu na poszukiwanie i gromadzenie informacji? Prawda jest taka, że to nie jest bardzo skuteczny sposób na śledzenie całej wiedzy, jaką ma firma. 

Aby odblokować pełny potencjał swojej wiedzy organizacyjnej, potrzebujesz odpowiedniego narzędzia. 

Wprowadź… program oprogramowania bazy wiedzy. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz zwiększyć produktywność, poprawić widoczność wyszukiwania i promować kulturę współpracy. 

Jest jeden mały problem: jak wybrać idealne oprogramowanie dla swoich specyficznych potrzeb?

Ten przewodnik ma wszystkie odpowiedzi, których szukasz. Omawia wszystko, co związane z oprogramowaniem bazy wiedzy, oraz porady dotyczące wyboru najlepszego dla Twojego biznesu. 

Wyjaśnienie: Ten wpis na blogu został ostatnio zaktualizowany 4 marca 2024 roku.

‍

Czym jest oprogramowanie bazy wiedzy?

Oprogramowanie bazy wiedzy to cyfrowa biblioteka informacji o produktach, usługach lub procesach wewnętrznych firmy. 

Jego celem jest uporządkowanie całej wiedzy w twojej firmie. Klienci i pracownicy łatwo znajdą to, czego potrzebują samodzielnie. Bez konieczności kontaktowania się z innymi członkami zespołu lub zespołem wsparcia klientów. 

Ten magazyn samoobsługowy zawiera istotne informacje, takie jak samouczki, wiki, najczęściej zadawane pytania (FAQ) lub polityki firmy. Ale możesz go również używać do osobistych notatek lub śledzenia opinii i skarg klientów. 

W rezultacie poprawiasz doświadczenia klientów, zwiększasz współpracę zespołową i produktywność oraz redukujesz koszty wsparcia.

Prawdopodobnie myślisz teraz: ‘Jak dokładnie to działa?’ 

Nie martw się więcej; pokażemy Ci!

‍

Jak działają bazy wiedzy?

Bazy wiedzy działają jako centralne repozytorium uporządkowanej informacji o danych, faktach i plikach Twojego biznesu. 

Te narzędzia przechowują, organizują i odzyskują wiedzę firmy, co skutkuje zwiększoną produktywnością i szybszym podejmowaniem decyzji. 

Krótko mówiąc, bazy wiedzy pomagają w: 

• Zbieranie danych — Rozwiązanie bazy wiedzy zbiera istotne dane ze wszystkich niepodłączonych źródeł. To obejmuje dokumenty, e-maile, historię czatu i tak dalej. 
• Strukturalizowanie — Bazy wiedzy nie polegają tylko na zbieraniu danych. Organizują również twoją wiedzę w różne kategorie, tematy lub dziedziny, w zależności od twoich preferencji. 
• Indeksowanie — Ponieważ baza wiedzy przechowuje i organizuje dane, będziesz mieć do nich łatwiejszy dostęp. Korzystając z zapytań wyszukiwania i zdefiniowanych kryteriów, każdy może szybko zlokalizować potrzebne informacje, kiedy tylko ich potrzebuje. 

Istnieją dwa podstawowe typy baz wiedzy: wewnętrzne i zewnętrzne.

Wewnętrzne bazy wiedzy są ściśle przeznaczone do użytku przez Twoich pracowników. Służą jako ‘ogólny sklep’ dla twoich zasobów. Każdy w twojej firmie może wyszukiwać informacje, których potrzebuje, aby wykonać swoją pracę.

Zewnętrzne bazy wiedzy, znane również jako bazy wiedzy z obsługi klienta, są przeznaczone wyłącznie dla ogółu społeczeństwa. Zazwyczaj dostarczają informacji związanych z twoimi produktami, ale mogą także zawierać FAQ, instrukcje obsługi lub pomocne artykuły.

‍

Teraz czujesz się pewniej, wiedząc, jak działają bazy wiedzy. Czy jednak są tego warte?

Czytaj dalej, aby się dowiedzieć. 

‍

Jakie są korzyści z używania oprogramowania bazy wiedzy?

Oprogramowanie bazy wiedzy jest przydatne, ponieważ oszczędza twoim członkom zespołu dużo czasu. Twoi agenci wsparcia przestają odpowiadać na te same pytania (np. o ceny Twojego produktu). Zamiast tego mogą skupić się na złożonych problemach klientów. 

W rezultacie odpowiednia baza wiedzy może przynieść następujące korzyści: 

• Zwiększona satysfakcja klientów: Twoi klienci będą mogli uzyskać potrzebne informacje 24/7, nawet gdy jesteś poza biurem. 
• Zmniejszone koszty: Zintegrowany chatbot może obsługiwać najprostsze pytania klientów. Nie musisz więc zatrudniać więcej ludzi do wykonania pracy. 
• Skuteczniejsza współpraca: Twoi agenci będą mieli łatwy dostęp do istotnych informacji, co pozwala im komunikować się i współpracować bardziej efektywnie. 
• Lepsze szkolenie pracowników: Artykuły bazy wiedzy są zawsze o jeden klik od ciebie. Twój personel zawsze będzie miał dostęp do przydatnych materiałów z szybkimi odpowiedziami. 
• Zaoszczędzony czas: Baza wiedzy samoobsługowej uwalnia czas Twojego zespołu i pozwala im skupić się na zapewnieniu niezrównanej obsługi klienta. 

Ale co czyni bazę wiedzy dobrej?

Musisz mieć kilka kluczowych funkcji, więc porozmawiajmy o nich teraz. 

‍

Jakie kluczowe funkcje powinno mieć oprogramowanie bazy wiedzy?

Niezależnie od tego, czy są to bazy zewnętrzne, czy wewnętrzne, oprogramowanie bazy wiedzy powinno ułatwiać życie Twojego zespołu, a nie sprawiać im bólu głowy. Jednak łatwość obsługi to tylko jedna z najważniejszych funkcji tego narzędzia. Istnieje wiele innych, które należy wziąć pod uwagę przy ocenie oprogramowania bazy wiedzy.

Spójrz: 

• Asystent treści oparty na AI: Większość nowoczesnych programów bazy wiedzy wykorzystuje moc AI do tworzenia treści i podsumowywania złożonych tematów. Niektórzy mogą mieć obawy dotyczące dokładności treści AI lub bezpieczeństwa i ochrony twoich danych. Jednak funkcjonalność wyszukiwania oparta na AI może znacząco poprawić twoje dzielenie się wiedzą. 
• Budowniczy i edytor treści: Generatywna AI może pomóc Ci w szybkim tworzeniu treści, ale nadal potrzebuje ludzkiego dotyku, aby zrobić to ‘Wow.’ Twoja wymagana baza wiedzy powinna mieć edytor treści lub gotowe szablony, które ułatwiają tworzenie treści. 
• Integracje aplikacji: Twój zespół korzysta codziennie z setek narzędzi; dodanie kolejnego może zablokować twój przepływ pracy. Ważne jest, aby szukać narzędzi bazy wiedzy, które łatwo integrują się z szeroką gamą aplikacji, takich jak Slack, Salesforce lub inne rozwiązania do zarządzania projektami, których używasz na co dzień. 

‍

• Analiza i uprawnienia: Narzędzie bazy wiedzy powinno mieć potężne możliwości analityczne i raportowe. Pomagają Ci zobaczyć, czego Twoje zespoły szukają lub jak wykorzystują treści. Dodatkowo wybierz platformę, która ma uprawnienia użytkowników, aby chronić wrażliwe dane prywatnie i bezpiecznie. 
• Skuteczna wyszukiwarka: Rozwiązanie bazy wiedzy nie jest kompletne bez funkcji wyszukiwania. Wybrane narzędzie powinno korzystać z zaawansowanego algorytmu, aby dostarczyć użytkownikom poprawne informacje, nawet jeśli wystąpiły błędy ortograficzne, niewłaściwe zwroty itp. 

Szukaliśmy wszędzie narzędzi, które spełniają wszystkie te wymagania. Teraz zbadamy niektóre z najlepszych narzędzi bazy wiedzy samoobsługowej dostępnych na rynku. 🔍

‍

‍

10 najlepszych narzędzi do baz wiedzy w 2024 roku

Czy naprawdę potrzebujesz narzędzia bazy wiedzy? 

Jak dotąd zarządzałeś swoją treścią samodzielnie i wszystko dobrze dopasowało się. Jednak, według McKinsey, wiele firm odkryło, że lepszy proces zarządzania wiedzą zwiększa ich wydajność o 25%. 

Więc, jeśli chcesz doświadczyć tego samego, przyjrzyj się poniższej liście. Może znajdziesz coś, co Ci się spodoba. 

1. Guru

Guru to trzy rzeczy naraz: wyszukiwarka wiedzy firmy napędzana AI, platforma intranetowa i wiki. Bezproblemowo łączy sztuczną inteligencję z ludzką mocą, sprawiając, że zarządzanie i tworzenie treści jest kwestią prostą. 

Czym Guru najlepiej się wyróżnia, to integracja ze wszystkimi narzędziami, z których korzystasz na co dzień żebyś mógł skupić się na najważniejszym zadaniu. W ten sposób twój zespół pracuje bez przeszkód, pozostając w tej samej karcie, grupie czatu lub wątku e-mailowym. 

Popularne integracje z Guru to Google Chrome, Slack, BambooHR i wiele innych. 

To narzędzie napędzane AI również szybko i efektywnie dostarcza wszystkich odpowiedzi, których potrzebujesz. 

Jak szybko?

Sprawdź to:

‍

Guru pomaga ci znaleźć właściwe informacje we wszystkich twoich aplikacjach i zidentyfikować duplikaty wiedzy lub luki. Ponadto ma intuicyjne narzędzia do współpracy, których możesz używać do tworzenia i aktualizowania swojej wiedzy w czasie rzeczywistym. 

Z Guru opuszczasz nieskończone przewijanie i szukanie przez niezliczone oddzielne narzędzia; wszystko jest już na wyciągnięcie ręki. 

Dowiedz się więcej o Guru, oglądając nasz film demo na żądanie!

‍

2. Document360

Document360 to darmowe narzędzie oprogramowania bazy wiedzy do tworzenia treści, takich jak SOP, wiki, dokumentacja API i instrukcje obsługi.

Ma przyjazny interfejs, z interaktywnym panelem, który jest łatwy do zrozumienia. Document360 ma również funkcję komentarzy inline, która poprawia komunikację między zespołami oraz dynamiczny proces przeglądania. 

Źródło: G2

‍

Dzięki Document360 tworzysz zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną bazę wiedzy dla klientów poprzez edytor markdown lub WYSIWYG. Ten produkt ma na celu zapewnienie, że twoi klienci mają ogólnie dobre doświadczenia, tworząc pomocną dokumentację i strony FAQ. 

‍

Document360 integruje się ze Slackiem, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams i innymi. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice oferuje narzędzie do zarządzania wiedzą odpowiednie dla menedżerów sprzedaży/marketingu, zespołów wsparcia klienta oraz deweloperów produktów. 

To, co przyciąga uwagę Helpjuice, to jego możliwość dostosowania. Jeśli przestrzegasz ścisłych zasad marki, to rozwiązanie do bazy wiedzy może pomóc spełnić twoje standardy dzięki wielu dostosowanym szablonom i motywom. Możesz spersonalizować każdy z nich swoimi kolorami i logo. 

Helpjuice ma również wyszukiwarkę podobną do Google, która nieustannie aktualizuje się, w oparciu o aktualne trendy oraz solidne analizy, które pozwalają zobaczyć, które artykuły wymagają poprawy, czego ludzie od ciebie potrzebują itd. 

Źródło: Capterra

‍

Integruje się z narzędziami takimi jak Zapier, Google Chrome, Salesforce i Slack, dzięki czemu możesz uzyskać do niego dostęp wszędzie tam, gdzie pracujesz. 

‍

4. Zendesk

Zendesk łączy moc bazy wiedzy IT i oprogramowania pomocy dla klientów w jedno rozwiązanie. 

To platforma, która utrzymuje treści w odpowiednich tematach, wypełnia luki w wiedzy i dostarcza informacji na temat tego, czego poszukują klienci. Co więcej, pomaga twoim agentom obsługiwać więcej zgłoszeń wsparcia, co z kolei zwiększa zaangażowanie i retencję. 

Źródło: G2

‍

Ale Zendesk nadaje się również do poprawy komunikacji wewnętrznej, udostępniając wiedzę każdemu zaangażowanemu w firmę. 

Dzięki generatywnej AI Zendesk możesz pisać nowe artykuły, poprawiać swoje treści, aby uzyskać lepszy zasięg, i wymyślać odpowiedzi na zapytania klientów. 

‍

To narzędzie integruje się z wieloma popularnymi aplikacjami, takimi jak Jira, Slack, Tymeshift Workforce itd. 

‍

5. Slite

Slite to narzędzie do bazy wiedzy, które organizuje twoje najważniejsze dokumenty i pomaga ci uzyskać dostęp do plików wtedy, gdy ich najbardziej potrzebujesz. 

Twój zespół może wydobywać wszelkie informacje — od przewodników po pierwsze kroki po notatki — nie marnując czasu na szukanie tego, czego potrzebują. Slite sortuje twoje pliki według kanału, ale ma także szablony, które pomogą ci rozpocząć. 

Źródło: G2

‍

Slite oferuje edytor z podstawowymi możliwościami, dając ci możliwość wstawiania obrazów lub filmów, dodawania emoji lub cytatów oraz osadzania fragmentów kodu. Otrzymasz niezbędne narzędzia, aby nadać swojej bazie wiedzy trochę osobowości. 

‍

Co więcej, Slite przynosi wiedzę twojego zespołu do twoich ulubionych narzędzi, takich jak Miro, Google Drive, Loom czy YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire to chmurowe rozwiązanie do zarządzania wiedzą, które dba o wiedzę organizacyjną twojej firmy. 

Niezależnie od ich lokalizacji, każdy pracownik może znaleźć materiały potrzebne do wykonania swojej pracy. Ponieważ Bloomfire indeksuje każde słowo z twoich plików, nawet nagrania dźwiękowe, twój zespół uzyska łatwiejszy dostęp do dokumentów.  

Źródło: G2

‍

To pozwala podejmować lepsze decyzje biznesowe, jednocześnie kształtując kulturę współpracy. Ponadto Bloomfire posiada wiele integracji, w tym Box, Microsoft Teams i Google Drive. 

‍

Bloomfire pozwala przesyłać treści bezpośrednio do przestrzeni roboczej, niezależnie od formatu (PDF, filmy, prezentacje itd.). Ale możesz także użyć jego wbudowanego edytora do tworzenia nowych treści od podstaw. 

‍

7. Help Scout

Help Scout to w istocie oprogramowanie do pomocy. Jednak może działać jako zawsze dostępne centrum wsparcia, które oszczędza czas twojego zespołu i poprawia doświadczenie użytkowników.

Źródło: G2

‍

To narzędzie upraszcza zarządzanie treściami, dając ci narzędzia organizacyjne i automatyzacyjne potrzebne do udzielania odpowiedzi na pytania klientów, dzień i noc. Jest również łatwe w konfiguracji, ponieważ nie wymaga kodowania. 

Help Scout oferuje wiele opcji dostosowywania, które sprawią, że widget będzie twój. Możesz ograniczyć, kto widzi twoje treści i kto jest uprawniony do interakcji z nimi, aby chronić swoje dane. 

Możesz zaprezentować swoje pliki przed klientami za pomocą narzędzi, które uwielbiasz, takich jak Shopify, Mailchimp, FreshBooks lub Slack. 

‍

8. Notion

Notion to połączona przestrzeń robocza, w której zespoły wszelkich rozmiarów centralizują swoją wiedzę. 

Notion porządkuje twoje treści poprzez organizację typu przeciągnij i upuść, co oznacza, że każdy może przyjść i zaktualizować stronę bez potrzeby posiadania jakiejkolwiek wiedzy technicznej. Ponadto Notion ma pasek boczny, który umożliwia szybkie organizowanie i dostosowywanie wiedzy dla łatwego dostępu. 

Ta platforma ma również funkcję wyszukiwania, która pozwala szybko znaleźć to, czego szukasz. Ponieważ Notion utrzymuje wszystko na bieżąco, niezależnie od tego, jak bardzo się rozwijasz, będziesz mieć świeże treści zawsze dostępne. 

Źródło: G2

‍

Notion jest przeciwko przełączaniu aplikacji; dlatego integruje się z wieloma narzędziami, takimi jak Slack, Figma, Amplitude czy GitHub. 

‍

9. Nuclino

Nuclino może być “jądrem” całej twojej wiedzy organizacyjnej. Łączy twoje notatki, pliki i projekty w jednej platformie, bez potrzeby zmiany kontekstu. 

Ma intuicyjny interfejs, więc nie potrzebujesz dyplomu technologicznego, aby korzystać z tego narzędzia. Będziesz również korzystać z poleceń markdown, osadzonych mediów i historii wersji, aby łatwo dokumentować wszystko. 

Wiki Nuclino utrzymuje twoją wiedzę zorganizowaną, pozwalając kategoryzować i strukturyzować twoje treści, jak chcesz, dla każdego zespołu i tematu. Użyj linków wewnętrznych, publicznych i prywatnych przestrzeni roboczych oraz pola niestandardowe, aby utrzymać pliki w porządku. 

Źródło: G2

‍

Nuclino działa bardzo dobrze z wszystkimi twoimi ulubionymi aplikacjami: Discord, Grammarly, InVision, Typeform itd.

‍

10. Confluence

Nasze ostatnie narzędzie to Confluence, otwarte i wspólne miejsce pracy, które pozwala tworzyć własną bazę wiedzy do dokumentacji wewnętrznej. 

Źródło: G2

‍

To rozwiązanie jest w pełni przeszukiwalne. Confluence ma zaawansowane funkcje wyszukiwania, etykiety i drzewa treści, które pomagają twoim zespołom znaleźć to, czego potrzebują, bez marnowania czasu.

‍

Confluence pomaga w tworzeniu rzeczywistej treści. Możesz użyć pustego ekranu, aby zapisać swoje myśli, ale dostaniesz również ponad 75 konfigurowalnych szablonów do budowy swojej bazy wiedzy. 

Możesz połączyć Confluence z pakietem Atlassian lub rozejrzeć się po jego rynku w poszukiwaniu potrzebnych aplikacji (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM itd.). 

‍

Jak wybrać najlepszą platformę do bazy wiedzy

Jest wiele dobrych platform do zarządzania wiedzą, gotowych, aby ci służyć. Ale ciężko zdecydować, który z nich jest odpowiedni dla ciebie, zwłaszcza jeśli nie wiesz, na co zwrócić uwagę. Może wciąż nie jesteś pewien, czy w ogóle go potrzebujesz. 

Czy ta statystyka może zmienić twoje zdanie?

91% klientów korzystałoby z internetowej bazy wiedzy gdyby była dostosowana do ich potrzeb. Co oznacza, że nie powinieneś zadowalać się pierwszym narzędziem, które zobaczysz. 

W swoim poszukiwaniu Świętego Graala miej na uwadze następujące kluczowe czynniki: 

• Integracje: Oprogramowanie do zarządzania wiedzą, które wybierzesz, powinno łatwo łączyć się z innymi narzędziami w twoim workflow. Ważne jest, aby nie zmieniać aplikacji, gdy szukasz pliku oraz aby mieć łatwy dostęp do potrzebnych odpowiedzi. 
• Łatwość użycia: Przejrzyj, jak łatwo jest utrzymać swoją bazę wiedzy. Wybierz narzędzie, które usprawni twój proces onboardingu, abyś mógł szybko uruchomić aplikację. 
• Całkowity koszt posiadania: To nasuwa pytanie „Czy dostanę wartość za swoje pieniądze z tym narzędziem?” Przy ocenie twoich opcji, wybierz narzędzie, które nie wymaga dużego szkolenia pracowników oraz jest łatwe do zainstalowania i utrzymania, abyś mógł szybko odzyskać zainwestowane pieniądze. 
• Elastyczność: Narzędzie, które wybierzesz, powinno być przydatne zarówno dla wewnętrznych, jak i zewnętrznych baz wiedzy. Elastyczność powinna również oznaczać, że może integrować się z innymi narzędziami i skalować razem z twoją firmą. 

‍

• Bezpieczeństwo: Bazy wiedzy pracują z danymi wrażliwymi. Dlatego bardzo rekomenduje się wybór narzędzia, które ma aktualne certyfikaty zgodności i przestrzega branżowych regulacji oraz ograniczeń, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji. 

‍

‍

Ostateczny wniosek

Wybór najlepszego oprogramowania do bazy wiedzy dla twojej dużej lub małej firmy nie powinien być długą i uciążliwą podróżą. Tak, to ogromna decyzja, która wymaga starannego przemyślenia i planowania, ale ten przewodnik daje ci doskonałe wskazówki do uproszczenia całego procesu. 

Pamiętaj: zrób swoje zadanie dobrze, zrozum swoje potrzeby, a znajdziesz rozwiązanie, które spełni wszystkie twoje wymagania w krótkim czasie. 

‍