Discover some of the best knowledge base software currently available on the market in this handy article.

Did you know that knowledge workers still spend 19% of their time searching for and gathering information? Truth be told, it’s not a very effective way of keeping track of all the knowledge a company has. 

To unlock the full potential of your organizational knowledge, you need the right tool. 

Enter… a knowledge base software program. With such a solution, you can boost productivity, improve search visibility, and foster a culture of collaboration. 

There’s one small problem, though: how do you choose the perfect software for your specific needs?

This guide has all the answers you're looking for. It’ll cover everything from what knowledge base software is to tips for choosing the best one for your business. 

Disclaimer: This blog post was last updated on March 4, 2024.

‍

What is Knowledge Base Software?

Knowledge base software is a company’s digital library of information about its products, services, or internal processes. 

Its purpose is to keep all your company knowledge organized. Clients and employees will easily find what they need on their own. Without having to reach out to other team members or your customer support team. 

This self-serving storehouse contains relevant information like tutorials, wikis, frequently asked questions (FAQs), or company policies. But you can also use it for personal notes or to track customer feedback and complaints. 

As a result, you improve customer experiences, increase team collaboration and productivity, and reduce support costs.

By now, you’re probably thinking, ‘How exactly does it work?’ 

Wonder no longer; we’ll show you!

‍

How Do Knowledge Bases Work?

Knowledge bases work as a central repository of structured information for your business’s data, facts, and files. 

These tools store, organize, and retrieve company knowledge, effectively leading to enhanced productivity and faster decision-making. 

In a nutshell, knowledge bases help with: 

• Data collection — A knowledge base solution collects relevant data from all your disconnected sources. This includes documents, emails, chat history, and so on. 
• Structuring — Knowledge bases are not just about collecting data. They also organize your knowledge into different categories, topics, or domains, depending on your preferences. 
• Indexing — Since the knowledge base stores and organizes the data, you’ll have easier access to it. By using search queries and predefined criteria, anyone can quickly locate the information they seek, whenever they need it. 

There are two primary types of knowledge bases: internal and external.

Internal knowledge bases are strictly for your employees’ use. They serve as a ‘general store’ for your resources. Anyone from your company can search for the info they need to do their jobs.

External knowledge bases, also known as customer service knowledge bases, are for the general public only. They usually provide info related to your products, but can also include FAQs, user manuals, or helpful articles.

‍

You’re feeling more confident now that you know how knowledge bases work. Still, are they worth the effort?

Read on to find out. 

‍

What Are the Benefits of Using Knowledge Base Software?

Knowledge base software is useful because it saves your team members a lot of time. Your support agents stop answering the same questions (e.g., about your product’s pricing). Instead, they can focus on complex customer problems. 

As a result, the right knowledge base can yield the following benefits: 

• Increased customer satisfaction: Your clients will get the information they need 24/7, even when you’re OOO. 
• Reduced costs: An integrated chatbot can handle the most basic of customer questions. So you don’t need to hire more people to do the job. 
• More effective collaboration: Your agents will have easy access to relevant information, which allows them to communicate and collaborate more efficiently. 
• Better employee training: Knowledge base articles are just a click away. Your staff will always have access to useful materials for quick answers. 
• Saved time: A self-service knowledge base frees up your team’s time and they’ll focus more on providing unmatched customer service. 

But what makes a knowledge base good?

It must have some key features, so let’s talk about them next. 

‍

What Key Features Should Knowledge Base Software Have?

Whether external or internal, knowledge base software should make your team’s life easier, not give them headaches. But ease-of-use is just one of this tool’s most important features. There are plenty of others to keep in mind when evaluating knowledge base software.

Take a look: 

• AI content assist: Most modern knowledge base software harnesses the power of AI for content creation and summarizing complex topics. Some people might have concerns about the accuracy of AI content or the safety and security of your data. However, an AI-powered search functionality can significantly enhance your knowledge sharing. 
• Content builder and editor: Generative AI can help you create content quickly, but it still needs a human touch to make it ‘Wow.’ Your desired knowledge base should have a content editor or pre-made templates that make crafting content a breeze. 
• App integrations: Your team uses hundreds of tools every day; adding one more on top of that might only clog your workflow. It’s essential to look for knowledge base tools that integrate easily with a wide variety of apps like Slack, Salesforce, or other project management solutions you use daily. 

‍

• Analytics and permissions: A knowledge base tool should have powerful analytics and reporting capabilities. They help you see what your team’s searching for or how they use the content. Plus, select a platform that has user permissions to keep sensitive data private and secure. 
• Effective search engine: A knowledge base solution is not complete without search functionality. The chosen tool should use an advanced algorithm to give users the correct information, even if there are misspelled words, incorrect phrases, etc. 

We’ve looked everywhere for the tools that tick all these boxes. Let’s now explore some of the best self-service knowledge base tools available on the market. 🔍

‍

‍

10 of the Best Knowledge Base Tools in 2024

Do you really need a knowledge base tool? 

Until now, you’ve handled your content on your own and everything worked out well. But, according to McKinsey, many companies found that a better knowledge management process increases their productivity by up to 25%. 

So, if you want to experience the same, give the following list a look. Maybe you’ll find something you like. 

1. Guru

Guru is three things at once: an AI-driven company knowledge search, an intranet platform, and a wiki. It seamlessly combines artificial intelligence with human power to make managing and creating content a walk in the park. 

What Guru does best is integrate with all the tools you use daily so you can focus on the task at hand. This way, your team works undisturbed by staying in the same tab, chat group, or email thread. 

Popular Guru integrations include Google Chrome, Slack, BambooHR, and many more. 

This AI-powered tool also gives you all the answers you need quickly and efficiently. 

How quickly?

Check this out:

‍

Guru helps you find the right information on all your apps and identify duplicate knowledge or gaps. Plus, it has intuitive collaboration tools that you can use to create and update your knowledge in real time. 

With Guru, you leave behind the endless scrolling and searching through countless separate tools; everything’s now at your fingertips. 

Learn more about Guru by watching our on-demand demo video!

‍

2. Document360

Document360 is a free knowledge base software tool for creating content like SOPs, wikis, API documentation, and user manuals.

Ini memiliki antarmuka yang ramah pengguna, dengan dasbor interaktif yang mudah dipahami. Document360 juga memiliki fitur komentar inline yang memungkinkan komunikasi yang lebih baik antara tim Anda dan proses tinjauan yang lebih dinamis. 

Sumber: G2

‍

Dengan Document360, Anda membuat basis pengetahuan pelanggan baik internal maupun eksternal melalui editor markdown atau WYSIWYG. Produk ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelanggan Anda memiliki pengalaman yang baik secara keseluruhan dengan membuat dokumentasi produk yang bermanfaat dan halaman FAQ. 

‍

Document360 terintegrasi dengan Slack, Drift, Freshdesk, Microsoft Teams, dan lainnya. 

‍

3. Helpjuice

Helpjuice menawarkan alat manajemen pengetahuan yang cocok untuk manajer penjualan/pemasaran, tim dukungan pelanggan, dan pengembang produk. 

Yang menarik tentang Helpjuice adalah kemampuannya untuk disesuaikan. Jika Anda mengikuti aturan merek yang ketat, solusi basis pengetahuan ini dapat membantu Anda memenuhi standar Anda dengan berbagai template dan tema kustom. Anda dapat mempersonalisasi masing-masing dengan warna dan logo Anda. 

Helpjuice juga memiliki pencarian yang mirip Google yang terus diperbarui, berdasarkan tren terkini dan analitik yang kuat yang memungkinkan Anda melihat artikel mana yang perlu diperbaiki, apa yang dibutuhkan orang dari Anda, dll. 

Sumber: Capterra

‍

Ini terintegrasi dengan alat-alat seperti Zapier, Google Chrome, Salesforce, dan Slack, sehingga Anda dapat mengaksesnya di mana pun Anda bekerja. 

‍

4. Zendesk

Zendesk menggabungkan kekuatan basis pengetahuan TI dan perangkat lunak meja bantuan yang dihadapi pelanggan menjadi satu solusi. 

Ini adalah platform yang menjaga konten tetap relevan, mengisi kesenjangan pengetahuan, dan memberikan wawasan tentang apa yang dicari klien. Selain itu, ini membantu agen Anda menangani lebih banyak tiket dukungan pelanggan, yang pada gilirannya meningkatkan keterlibatan dan retensi. 

Sumber: G2

‍

Tetapi Zendesk juga cocok untuk meningkatkan komunikasi internal, membuat pengetahuan dapat diakses oleh siapa saja yang terlibat dalam perusahaan. 

Dengan AI generatif Zendesk, Anda dapat menulis artikel baru, merevisi konten Anda untuk jangkauan yang lebih baik, dan membuat respons untuk pertanyaan pelanggan. 

‍

Alat ini terintegrasi dengan banyak aplikasi populer seperti Jira, Slack, Tymeshift Workforce, dll. 

‍

5. Slite

Slite adalah alat basis pengetahuan yang mengorganisir dokumen Anda yang paling penting dan membantu Anda mencapai file-file Anda saat Anda paling membutuhkannya. 

Tim Anda dapat mengambil informasi apa pun — dari panduan onboarding hingga catatan — tanpa membuang waktu mencari apa yang mereka butuhkan. Slite mengurutkan file Anda berdasarkan saluran, tetapi juga memiliki template untuk membantu Anda memulai. 

Sumber: G2

‍

Slite menawarkan editor dengan kemampuan dasar, memberi Anda kemampuan untuk menyisipkan gambar atau video, menambahkan emoji atau kutipan, dan menyematkan cuplikan kode. Anda akan mendapatkan alat yang diperlukan untuk memberikan sedikit kepribadian pada basis pengetahuan Anda. 

‍

Apa lagi, Slite membawa pengetahuan tim Anda ke alat favorit Anda, seperti Miro, Google Drive, Loom, atau YouTube. 

‍

6. Bloomfire

Bloomfire adalah solusi manajemen pengetahuan berbasis cloud yang mengurus pengetahuan organisasi perusahaan Anda. 

Tidak peduli lokasi mereka, setiap karyawan dapat menemukan materi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Karena Bloomfire mengindeks setiap kata dari file Anda, bahkan rekaman audio, tim Anda akan mengakses dokumen lebih mudah.  

Sumber: G2

‍

Ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik sambil memupuk budaya kolaborasi. Selain itu, Bloomfire memiliki banyak integrasi, termasuk Box, Microsoft Teams, dan Google Drive. 

‍

Bloomfire memungkinkan Anda mengunggah konten Anda langsung ke ruang kerja, tidak peduli formatnya (PDF, video, presentasi, dll.). Tetapi Anda juga dapat menggunakan editor bawaan untuk membuat konten baru dari awal. 

‍

7. Help Scout

Help Scout adalah perangkat lunak meja bantuan di hati. Tetapi ia dapat bertindak sebagai pusat dukungan yang selalu aktif yang menghemat waktu tim Anda dan meningkatkan pengalaman pengguna.

Sumber: G2

‍

Alat ini menjaga manajemen konten tetap sederhana dengan memberi Anda alat organisasi dan otomatisasi yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pelanggan, siang atau malam. Ini juga mudah untuk disiapkan karena tidak memerlukan kode. 

Help Scout membawa banyak opsi kustomisasi yang akan membuat widget Anda milik Anda. Ditambah lagi, Anda dapat membatasi siapa yang melihat konten Anda dan siapa yang berwenang untuk berinteraksi dengannya, untuk menjaga data Anda aman. 

Anda dapat membawa file Anda di depan pelanggan Anda melalui alat-alat yang Anda cintai, seperti Shopify, Mailchimp, FreshBooks, atau Slack. 

‍

8. Notion

Notion adalah ruang kerja terhubung di mana tim dari berbagai ukuran memusatkan pengetahuan mereka. 

Notion mengatur konten Anda dengan pengorganisasian seret dan lepas, yang berarti siapa pun dapat datang dan memperbarui halaman tanpa memerlukan keahlian teknis. Selain itu, Notion memiliki sidebar yang memungkinkan Anda dengan cepat mengatur dan menyesuaikan pengetahuan Anda untuk akses yang mudah. 

Platform ini juga memiliki fungsi pencarian yang memungkinkan Anda dengan cepat menemukan apa yang Anda cari. Karena Notion menjaga semua tetap terupdate, tidak peduli seberapa besar Anda berkembang, Anda akan memiliki konten segar yang siap digunakan. 

Sumber: G2

‍

Notion menentang peralihan aplikasi; itulah sebabnya ia terintegrasi dengan banyak alat seperti Slack, Figma, Amplitude, atau GitHub. 

‍

9. Nuclino

Nuclino bisa menjadi “nukleus” dari semua pengetahuan organisasi Anda. Ia menggabungkan catatan, file, dan proyek Anda dalam satu platform, tanpa diperlukan pengalihan konteks. 

Ini memiliki antarmuka yang intuitif, jadi Anda tidak perlu gelar di bidang teknologi untuk menggunakan alat ini. Anda juga akan mendapatkan manfaat dari perintah markdown, menyematkan media, dan sejarah versi untuk mendokumentasikan semuanya dengan mudah. 

Wiki Nuclino menjaga pengetahuan Anda terorganisir, memungkinkan Anda untuk mengategorikan dan menyusun konten Anda sesuai keinginan, untuk setiap tim dan topik. Gunakan tautan internal, ruang kerja publik dan pribadi, dan kolom kustom untuk menjaga file Anda tetap teratur. 

Sumber: G2

‍

Nuclino bekerja sangat baik dengan semua aplikasi favorit Anda: Discord, Grammarly, InVision, Typeform, dll.

‍

10. Confluence

Alat terakhir kami adalah Confluence, sebuah ruang kerja sumber terbuka dan berbagi yang memungkinkan Anda membuat basis pengetahuan Anda sendiri untuk dokumentasi internal. 

Sumber: G2

‍

Solusi ini sepenuhnya dapat dicari. Confluence memiliki fungsi pencarian canggih, label, dan pohon konten yang membantu tim Anda menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa membuang waktu.

‍

Confluence membantu dalam membuat konten yang sebenarnya. Anda dapat menggunakan kanvas kosong untuk mencatat pemikiran Anda, tetapi Anda juga akan mendapatkan lebih dari 75 templat yang dapat disesuaikan untuk membangun basis pengetahuan Anda. 

Anda dapat menghubungkan Confluence dengan suite Atlassian atau mencari di pasar untuk aplikasi yang Anda inginkan (Google Docs, Jira, Trello, Atlas CRM, dll.). 

‍

Cara Memilih Platform Basis Pengetahuan Terbaik

Ada banyak platform manajemen pengetahuan yang baik di sekitar, siap melayani Anda. Tapi sulit untuk memutuskan mana yang tepat untuk Anda, terutama jika Anda tidak tahu apa yang harus dicari. Atau mungkin Anda masih tidak yakin apakah Anda membutuhkannya sejak awal. 

Bisakah statistik ini mengubah pikiran Anda?

91% pelanggan akan menggunakan basis pengetahuan online jika disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Yang berarti Anda tidak seharusnya puas dengan alat pertama yang Anda lihat. 

Dalam pencarian Anda untuk Cawan Suci, ingatlah faktor kunci berikut ini: 

• Integrasi: Perangkat lunak manajemen pengetahuan yang Anda pilih harus mudah terhubung dengan alat lain dalam alur kerja Anda. Penting bagi Anda untuk tidak berpindah aplikasi saat Anda mencari file dan bahwa Anda memiliki akses mudah ke jawaban yang Anda cari. 
• Kemudahan penggunaan: Tinjau seberapa mudahnya mempertahankan basis pengetahuan Anda. Pilih alat yang akan memperlancar proses orientasi Anda sehingga Anda dapat segera menjalankan aplikasi. 
• Total biaya kepemilikan: Ini mengajak kita untuk bertanya “Apakah saya akan mendapatkan nilai uang saya dengan alat ini?” Saat mengevaluasi pilihan Anda, pilihlah alat yang tidak memerlukan banyak pelatihan karyawan dan mudah untuk dipasang dan dipelihara sehingga Anda dapat mendapatkan pengembalian investasi yang cepat. 
• Kemampuan fleksibilitas: Alat yang Anda pilih harus berguna baik untuk basis pengetahuan internal maupun eksternal. Fleksibilitas juga harus berarti dapat terintegrasi dengan alat lain dan berkembang seiring perusahaan Anda. 

‍

• Keamanan: Basis pengetahuan bekerja dengan data sensitif. Itulah sebabnya sangat dianjurkan untuk memilih alat yang memiliki sertifikasi kepatuhan terkini dan mematuhi regulasi serta batasan industri, agar Anda terhindar dari situasi yang tidak menyenangkan. 

‍

‍

Kesimpulan

Memilih perangkat lunak basis pengetahuan terbaik untuk bisnis besar atau kecil Anda seharusnya tidak terasa seperti perjalanan yang panjang dan menyiksa. Ya, ini adalah keputusan besar, yang memerlukan pemikiran dan perencanaan yang cermat, tetapi panduan ini memberikan tips yang sempurna untuk memperlancar seluruh proses. 

Ingat: lakukan penelitian Anda dengan baik, pahami kebutuhan Anda, dan Anda akan menemukan solusi yang memenuhi semua persyaratan Anda dalam waktu singkat. 

‍